Datum Ons kenmerk Contactpersoon Telefoon -
Uitnodiging ALV 26 augustus 2003
Onderwerp
Fax
E-mail
8 augustus 2003 VvE/w0/2003 R.C. Plein 020-5885473 020-5885472
[email protected]
Geachte heerlmevrouw, Namens het bestuur van de Verenging Van Eigenaars "Haventweeling" nodigen wij u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering op dinsdag 26 augustus 2003 a.s. 20.00 uur tot 22.00 uur Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 41 0 te Amsterdam
Tijdstip Plaats
Bijgaand treft u aan de agenda. De relevante vergaderstukken zullen wij u op korte termijn doen toekomen. In afwachting van een goede vertegenwoordiging zien wij u graag tegemoet. Mocht u niet in de gelegenheid zijn om de vergadering bij te wonen, dan verzoeken wij u vriendelijk gebruik te maken van het bijgevoegde machtigingsformulier. U kunt dan één van uw medeleden (mede eigenaar) machtigen om namens u te stemmen enlof het woord te voeren. Uw stem gaat hierdoor niet verloren. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van uw vereniging, R. C. Plein Account Manager Het Oosten VVE Beheer
Bijlagen:
-
agenda machtigingsformulier
Datum
8 augustus 2003
Kenmerk
VvE/ah/2002. 213
Bladnummer
Agenda t.b.v. Algemene Ledenvergadering van VVE "Haventweeling" op 26 augustus 2003 1 . Opening en vaststellen Quorum. 2. Vaststellen agenda.
3. Mededelingen en ingekomen stukken. 4. Notulen ALV d.d. 24 april 2002 (reeds in bezit).
5. Toelichting op de jaarstukken 2002 (wordt nagezonden). 6. Jaarrekening 2002 (wordt nagezonden) Verslag kascommissie Goed keuring jaarrekening Goedkeuring bestemming resultaat.
7. Bespreking en vaststelling Begroting 2003 (wordt nagezonden) Goedkeuring begroting en servicekosten.
8. Rondvraag. 9. Sluiting.
VVE Haventweeling
Begroting 2003
Concept 18 juli 2003
zon 15 jaar groting ~ e ~ i c e k o ~2003 ten Jaarbasis Algemeen 2003 1144e deel Alaemene kosten Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten Beheervergoeding Elektra Water Diverse kosten
Algemeen 1M397e deel
Kosten Lift 1140e deel
Kosten Garage 11390 deel
9.205 300 7.812 6.500 325 Totaal
24.442
24.442
2.208 1.267 12.389
Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening Totaal
24.364
Kosten Lift Contract Lifl Onderhoud lifl Liftkeuring Reservering voorziening
Kosten parkeeraaraae -ervergoeding L - . mnrnaak bestrating D~erse onderhoudskosten Reservering voorziening I
TOTAAL BEGROTING Inkomsten Servicekosten op basis van de begroting Resultaat
67.764 67.764 O
24.442
24.364
12.445
6.514
;~icekostenBegroting 2003
terdeling over de appartementen
adres
Aandeel in splitsingsakte aandeel
Aandeel splitsingsakte parkeren
1.280
117
.;rrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof epothof .epothof Herengracht Stuurmankade Zeeburgerkade Sloterkade
Totaal
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
45 46 50 51 52 53 54 55 56
57 58 59 60 61 62 63 64
65 66 67 68 69 70 71 392-e 352 134 104
111397
24.442
24.364
555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555 555
628 663 820 558 820 453 436 453 453 384 401 453 436 453 453 384 453 453 384 401 977 1.081 680 663 820 558 820 453 384 453 401 384 453 401 436 453 453 488 453 453 384 453 977 1.134 52 52 52 52
1140 12.445
1/39 6.514
totaal
2002
Per maand per maand verschil
67.764
5.647
4.654
993
1.183 1.385 1.853 1.592 1.853 1.487 1.470 1.487 1.487 1.250 1.268 1.487 1.470 1.487 1.487 1.250 1.487 1.487 1.250 1.268 2.010 2.115 1.403 1.385 1.853 1.592 1 .853 1.487 1.250 1.487 1.268 1.250 1.487 1.268 1.470 1.487 1.487 1.689 1.487 1.487 1.250 1.487 2.010 2.334 219 219 219 219
99 115 154 133 154 124 122 124 124 104 106 124 122 124 124 104 124 124 104 106 168 176 117 115 154 133 154 124 104 124 106 104 124 106 122 124 124 141 124 124 104 124 168 195 18 18 18 18
87 104 1 24 109 124 103 102 103 103 83 84 103 102 1 03 103 83 103 103 83 84 133 139 105 104 124 109 124 103 83 103 84 83 103 84 102 103 1 03 120 103 103 83 103 1 33 158 18 18 18 18
12 12 30 24 30 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 34 37 12 12 30 24 30 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 34 37 O O O O
I
I Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof
2003 1/44
36 35 44 29 44 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 53 59 36 35 44 29 44 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 53 59
1.280
3 3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 6 3 3 3 3 6 3 3 3 3
117
24.442
24.364
31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1
31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1 31 1
12.445
167 167 167 167 167 167 167 167
167 167 1 67 167 167 167
167 167 167 167 167 167 167 167 167
167 167 167 167 334 167 167 167 167 334 167 167 167 167
6.514
67.764
5.647
4.654
993
MJO Algemeen OnderhoudsJaar: kosten
I
1
2003
2.446
OnderhoudsOnderhoudsTotaal reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar Begin jaar 65.959 2.340 8.500 76.799
Onderhoudsreserve Eind jaar 74.353
Minimum Renteperc.
111e 3,25%
14.639 Gemiddelde per jaar
MJO Parkeer Onderhouds- OnderhoudsOnderhoudsTotaal 1 Jaar: kosten reserve Rente totaal toevoeging beschikbaar Begin jaar
I
~
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 201 0 201 1 201 2 201 3 201 4 201 5 2016 2017
21 3
10.334 4.900
21 3
3.899 5.161 6.465 7.811 8.981 10.409 1 1.883 13.404 4.306 523 1.675 2.866 4.095 5.363 6.454
1 62 203 246 283 328 374 422 136 16 53 90 129 169 203 245
~
1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1 .l00 1.100 1.100 1.100
Onderhoudsreserve Eind jaar
5.161 6.465 7.811 9.194 10.409 11.883 13.404 14.640 5.422 1.675 2.866 4.095 5.363 6.666 7.799
5.161 6.465 7.81 1 8.981 10.409 1 1.883 13.404 4.306 523 1.675 2.866 4.095 5.363 6.454 7.799
Minimum Renteperc.
523 3,25%
15.659 1.424 Gemiddelde per jaar
Begrote uitgaven t.l.v. voorziening
Omschrijving
Bedrag €
Schilderwerk
VT Toeslag 7% Subtotaal
2.055
BTW 19%
391
Totaal
r Specificatie begrote vergoedingen Het Oosten Beheervergoeding Beheervergoeding parkeer 7% jaarlijkse kosten 7% kosten t.l.v. voorzieningen
5.506 824 1.260 134
Totaal vergoedingen
7.725
BTW 19%
1.468
Totaal t.l.v. vereniging
VVE Haventweeling
Jaarrekening 2002
Concept 26 februari 2003
INHOUD
Bijlage I:
Balans per 31 december 2002
Bijlage 2:
Exploitatierekening over 2002
Bijlage 3:
Toelichting op de balans per 31 december 2002
Bijlage 4:
Afrekening servicekosten 2002
Bijlage I : BALANS per 31 december 2002
AKTIVA Vorderingen Te ontvangen servicekosten Overige vorderingen
3.067,11 4.498,74
1 .951,31 2.282,25
7.565,85
4.233,56
Liquide middelen BNG ING Postbank Rabo
TOTAAL
81.494,69
80.663,77
81.494,69
80.663,77
PASSIVA Voorzieningen Algemeen Lift Parkeer
3 Kortlopende schulden Resultaat boekjaar Nog te betalen kosten
TOTAAL
Bijlage 2: Staat van Baten en Lasten 2002
Jaarrekening 2002
Begroting 2002
Verschil
Totaal
0,OO 23.141,89
150,OO 26.306,OO
-150,OO -3.164,11
Totaal
6.766,OO 25.744,90
6.766,OO 17.130,OO
0,OO 8.61 4,90
Totaal
4.339,68 793,72 251 ,O9 0,oo 5.384,49
4.573,OO 0,OO 757,OO 0,oo 5.330,OO
-233,32 793,72 -505,91 0,oo 54,49
Totaal
1.510,OO 6.587,30
1.51 0,OO 7.075,OO
0,OO -487,70
Kosten 1/44 Schoonmaak algemene ruimten Overige bestuurskosten Beheervergoeding Elektra Water Diverse kosten
9
Overige kosten 111397 Verzekering Onderhoud tuin Divers onderhoud Reservering voorziening Kosten lift 1/40 Contract lift Onderhoud lift Liftkeuring Reservering voorziening Onderhoud garage 1/39 Beheervergoeding Schoonmaak bestrating Diverse onderhoudskosten Reservering voorziening
3 Totaal Kosten Opbrengst servicekosten
Resultaat boekjaar
Bijlage 3: Toelichting op de balans per 31 december 2002
AKTIVA
Liquide middelen De vereniging heeft de volgende bankrekeningen: 28.50.78.011 BNG-bank Op deze rekening wordt momenteel 3% rente vergoed. Postbank 6335909 PASSIVA
CT
Voorzieningen Algemeen beginsaldo Resultaat oude boekjaren stortirig onderhoudsuitgaven rente
65.583,02 3.095,21 6.766,OO (1 1.447,44) 1.962,22
eindsaldo
65.959,OO
beginsaldo storting rente eindsaldo
3.941,65 0,OO 121,35 4.063,OO
beginsaldo storting rente eindsaldo
2.273,04 1.51 0,OO 115,96 3.899,OO
Lift
P Parkeer
Bijlage IV: Afrekening seiviceko~ten2002
Verdeling over de appartementen Aandeel Aandeel splitsingsakte splitsingsakte appartementen parkeren
adres
1.280
9
'F
Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Entrepothof Herengracht Stuurmankade Zeeburgerkade Sloterkade
Totaal
25 26 27 28 29 30 31 32
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 50 51 52 53 51 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64
65 66 67 68 69 70 71 392-e 352 134 104
36 35 44 29 44 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 53 59 36 35 44 29 44 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 23 22 23 53 59
1.280
117
3 3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 6 3 3 3 3 6 3 3 3 3
117
1/44
111397
23.142
25.745
526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526 526
663 700 866 590 866 479 461 479 479 405 424 479 461 479 479 405 479 479 405 424 1.032 1.143 719 700 866 590 866 479 405 479 424 405 479 424 461 479 479 516 479 479 405 479 1 .O32 1.198 55 55 55 55
23.142
25.745
1 140
5.384
135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135
135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135 135
5.384
1/39 6.587
169 169 169 169 169 169 169 169
169 169 169 169 169 169
169 169 169 169 169 169 169 169 169
169 169 169 169 338 169 169 169 169 338 169 169 169 169
6.587
totaal
betaald
verschil
60.859
59.044
1.815
1.189 1.395 1.696 1.419 1.696 1.309 1.290 1.309 1.309 1.066 1.084 1.309 1.290 1.309 1.309 1 .O66 1.309 1.309 1.066 1.084 1.861 1.972 1.414 1.395 1.696 1.419 1.696 1.309 1.066 1.309 1.084 1.066 1.309 1.084 1.290 1.309 1.309 1.514 1.309 1.309 1.066 1.309 1.861 2.196 224 224 224 224
1.105 1.319 1.555 1.379 1.555 1.307 1.295 1.307 1.307 1.067 1.079 1.307 1.295 1.307 1.307 1.067 1.307 1.307 1.067 1.079 1.677 1.744 1.331 1.319 1.554 1.379 1.554 1.307 1.067 1.307 1.079 1.067 1.307 1.079 1.295 1.307 1.307 1.516 1.307 1.307 1.067 1.307 1.677 1.977 222 222 222 222
84 76 141 40 141 2 52 2 15 2 52 2 12 2 15 1 84 228 83 76 142 40 142 2
60.859
59.044
1-
2 5 12 5 52 2 22 2 12 184 219 2 2 2 2
1.815
Datum
P
Uw kenmerk
VVE "De Haventweeling"
Ons kenmerk Contactpersoon Telefoon
Onderwerp
Uitnodiging ALV 24 september 2003
Fax E-mail
9 september 2003 VvE/pd/2003 R.C. Plein 020-5885473 020-5885472
[email protected]
Geachte heer/mevrouw, In de vergadering van 26 augustus jl. waren te weinig stemmen vertegenwoordigd, teneinde rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Ingevolge art. 37, lid 5 van het modelreglement dient derhalve een "tweede" vergadering geconvoceerd te worden. In deze "tweede" vergadering kan ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen wel tot rechtsgeldige besluitvorming worden overgegaan. In de vergadering van 26 augustus jl. zijn de agendapunten reeds inhoudelijk behandeld. In de "tweede" vergadering, welke gehouden zal worden op woensdaq 24 se~ternbera.s. zal slechts tot stemming worden overgegaan. Uw hoeft derhalve niet aanwezig te zijn. U kunt door middel van het bijgevoegde machtigingsformulier uw stem uitbrengen. Tijdstip Plaats
: 17.00 uur tot 17.30 uur : Hoofdkantoor Het Oosten, Sarphatistraat 41 0 te Amsterdam
Bijgaand treft u aan de agenda. Het machtigingsformulier kunt u deponeren in de brievenbus, p / a Entrepothof 45 of 54. LI kunt het machtigingsformulier ook retourneren aan Het Oosten VVEBeheer B.V. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van uw vereniging, R. C. Plein Account Manager Het Oosten VVEBeheer
Bijlagen: agenda, machtigingsformulier notulen d.d. 26 augustus 2003
Het O o t e n V! t. Hehrcr H.V
Po\tbris 700 1000 AS .Anisterdam Sarphatisti-aai 4 10
\vww.hetoosten.iil vvc.beheer(~hetooste11.11l K v K 33 l OR874
Datum
9 september 2003
Kenmerk
VvE/ah/2002.
Bladnummer
213
Agenda t.b.v. Algemene Ledenvergadering van VVE "Haventweeling" op 24 september 2003 1 . Opening.
2. Mededelingen en ingekomen stukken.
3. Notulen ALV d.d. 2 4 april 2 0 0 2 (reeds in bezit).
4. Vaststelling Jaarrekening 2002. Verslag kascommissie (wordt nagezonden) Goed keuring Jaarrekening Goedkeuriug bestemming resultaat (zie notulen d.d. 26 augustus
.
2003)
5. Vaststelling Begroting 2003. Goedkeuring begroting en servicekosten.
6. Sluiting.
Kenmerk
9 september 2003 VvElah12002.
Bladnummer
313
Datum
Machtiqinqsformulier VVE "Haventweeling" U kunt door middel van het machtigingsformulier uw stem uitbrengen.
VERKLARING: De eigenaar van appartement: Naam eigenaar: Handtekening eigenaar:
Datum:
Besluitvormina Notulen d.d. 24 april 2002
* voor / tegen / onthouding
Vaststelling Jaarrekening 2002 Goedkeuring Jaarrekening 2002 Bestemming resultaat 2002
* voor / tegen / onthouding * voor / tegen / onthouding
Begroting 2003
* voor / tegen / onthouding
Het machtigingsformulier kunt u deponeren in de brievenbus van het bestuur, pla Entrepothof 45 of 54. U kunt het machtigingsformulier ook retourneren aan Het Oosten VVE Beheer B.V.
* Omcirkel uw keuze
VERSLAG Vergaderinglbespreking
Algemene Ledenvergadering VVE"Haventweeling"
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Tijd
20:OO uur
Plaats
Hoofdgebouw Het Oosten, Sarphatiestraat 410
Aanwezigen
Zie presentielijst; namens het bestuur zijn aanwezig de heren R. Schalk (voorzitter) en J. Visser. Namens Het Oosten W E Beheer is de heer R. Plein aanwezig. Zie presentielijst
Afwezigen
Verzonden aan C.C.
Verslag gemaakt door
Henri Zwols
Eerste versie d.d.
28 augustus 2003 9 september 2003
Gewijzigde versie d.d.
Volgende verg.lbespreking Tijd Plaats
Actie door1 Uit. gereed
1.
Openina en vaststellina quorum
De voorzitter (de heer R. Schalk) opent de vergadering om 20:lO uur en heet alle aanwezigen hartelijk welkom. Aanwezig enlof vertegenwoordigd zijn 687 stemmen van de 1.397 Besluit
mogelijke stemmen. De vergadering kan met deze vertegenwoordiging ingevolge art. 37 lid
Actie bestuur
5 geen rechtsgeldige besluiten nemen. Conform art. 38 lid 6 zal een tweede vergadering
bijeen geroepen worden, waarbij ongeacht het aantal aanwezige enlof vertegenwoordigde stemmen tot besluitvorming kan worden overgegaan. Er wordt echter besloten om de vergadering wel doorgang te laten vinden, opdat in de tweede vergadering slechts tot stemming kan worden overgegaan. De eigenaars kunnen in de tweede vergadering vervolgens bij volmacht hun stem uitbrengen. Roberto C. Plein van Het Oosten W E Beheer stelt zich nader voor aan de vergadering. Hij is de nieuwe account manager voor de vereniging van eigenaars Haventweeling.
2. Vaststellen aaenda De agenda wordt zonder aanpassingen vastgesteld door de vergadering. 3.
Mededelingen en inaekomen stukken
De voorzitter bedankt de organisatoren van de barbecue. Deze was zeer geslaagd. De organisatie wil volgend jaar weer een barbecue organiseren. De barbecue zal volgend jaar ruim van tevoren worden aangekondigd.
Actie door/
Vergaderingbespreking
ALV "Haventweeling"
Uit. gereed
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Bladnummer
217
Het project ter verfraaiing van de hal is niet tot uitvoering gebracht. Het ontwerp was te laat gereed en bleek te kostbaar vanwege de veiligheidsvoorschrifienvan de brandweer. Er is nog gedacht aan een soberder ontwerp, maar de ontwerper wilde geen half werk leveren. 4.
Notulen ALV d.d. 24 april 2002
Er zijn geen opmerkingen op of vragen naar aanleiding van voornoemde notulen. De voorzitter stelt de actiepunten ter discussie. Actiepunten:
Actie contactpersoon
Actie bestuur
Vraag 4.1 Antwoord 4.1
1. 2.
Is reeds gebeurd. Is reeds gebeurd. De voorzitter dringt er op aan deze nummers te gebruiken in geval van een klacht.
3. 4. 5.
Is reeds gebeurd. Is komen te vervallen. Komt bij eerstvolgende periodieke onderhoud aan de orde. Extra rubbers onder de tegels is duur en het nut is beperkt. Alleen wanneer een tegel stuk is wordt overgegaan tot volledige vervanging. Is reeds gebeurd. De nieuwe eigenaar is er nog niet.. Als nieuwe werkwijze opgenomen. Is in de afgelopen periode echter niet zo gebeurd. Het Oosten W E Beheer zal dit punt oppakken.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
De bewoner reageert niet. Is reeds gebeurd. Er is nu een goedwerkende alarmbel. Is in behandeling. Er is nog niets mee gedaan. Actiepunt: uitzoeken. Niet gebeurd. Is niet ernstig.
N.a.v. actiepunt 10: Werkt de bel ook als de stroom uitvalt? Nee, en daar is niets aan te doen. De notulen zullen in de volgende vergadering worden vastgesteld. 5. Toelichtina op de iaarstukken2002 Het aangekondigde agendapunt toelichting Jaarrekening 2002 is niet verzonden. De voorzit-
Actie bestuur
ter legt uit, dat er nog wat onduidelijkheid bestaat over de Jaarrekening 2002. Het bestuur heefi veel aandacht besteed aan de begroting 2003 en het meerjarenonderhoudsplan, De voorzitter stelt deswege voor een kascommissie in het leven te roepen, die zich nogmaals buigt over de Jaarrekening 2002. De Kascommissie zal de vergadering vervolgens informeren over haar bevindingen op basis waarvan de vergadering vervolgens een besluit kan nemen. Opmerkelijk waren de werkelijke kosten voor het klachtenonderhoud in 2002. De kosten zijn ruim E 6.000,- euro hoger dan afhankelijk is begroot. Er wordt vermoedt dat de vervanging van de borstels van de ramen de oorzaak zijn van de hoge kosten. De vereniging zal nader worden geïnformeerd over de aanzienlijke stijging van deze kosten.
Vraag 5.1
I Waarom is er een begrotingsverschilin de opbrengstvan de servicekosten?
Actie door1 Uit. gereed
Antwoord 5.1
Vergaderinglbespreking
ALV "Haventweeling"
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Bladnummer
317
In de vergadering van vorig jaar, is besloten de bijdragen per 1 juni 2002 in te laten gaan, waardoor een overschot is ontstaan van 5 maanden. 6.
Jaarrekeninq 2002
6.1
Verslag kascommissie:
Er was dit jaar geen kascommissie. De voorzitter stelt voor de Jaarrekening 2002 alsnog door een te vormen kascommissie te controleren, opdat deze in de tweede vergadering ter vaststelling kan worden voorgelegd. Alle eigenaren ontvangen voor de "tweede" vergadering een verklaring van de kascommissie, waarin een toelichting gegeven zal worden op de Jaarrekening 2002. De eigenaren kunnen vervolgens in de tweede vergadering bij volmacht hun stem uitbrengen. De vergadering gaat hiermee unaniem akkoord. Menno Goebbels en Wouter van de Souwe Actiepunt kascommissie
stellen zich beschikbaar voor de kascommissie en worden bij acclamatie gekozen. De kascommissie zal de jaarrekening 2002 alsnog toetsen. In de tweede vergadering wordt de Jaarrekening 2002 vervolgens ter stemming voorgelegd aan de eigenaren.
Vraag 6.1 Antwoord 6.1
Er was toch al een kascommissie? Bij vergaderbesluit is ooit besloten dat de kascommissie ieder jaar opnieuw wordt benoemd.
Antwoord 6.2
Vorig jaar had de W E een groot saldo op een depositorekening. Is hier iets mee gebeurd?
Antwoord 6.2
Het geld is uitgezet bij de BNG en de Rabobank t.b.v. toekomstige kosten. Zie daarvoor de balans van de Jaarrekening.
7. Beqrotinn 2003 De voorzitter geeft een korte toelichting op de begroting voor het boekjaar 2003. Vraag 7.1
Wat is de begrotingspost onderhoud tuin?
Antwoord 7.1
Dat is onder andere de heg bij de flat en de plantenbakken op het garagedak.
Vraag 7.2
Zijn de stroomkosten gedaald door het nieuwe ventilatiesysteem in de garage?
Antwoord 7.2
Inderdaad. De nieuwe motoren zijn zuiniger en draaien's nachts op halve kracht. De voorzitter geeft aan dat uit kostenovennregingen de hekwerken in het (nood)trappenhuis dit jaar niet geschilderd worden. Het geld wordt gereserveerd voor toekomstige noodzakelijke uitgaven. De kosten ten behoeve van het schildennrerk zijn namelijk groter dan begroot. Er is meer slijtage, o.a. door fietsen die in de ruimte worden gestald. Er ontstaat een discussie over de toekomst van de hal naar aanleiding van een vraag hierover. Er blijken niet veel mogelijkheden te zijn i.v.m. de brandvoorschriften. Een aantal mensen is wel tevreden met het huidige (eenvoudige) uiterlijk van-de hal.
Actie door/ Uit. gereed
Vergaderinghesprekhg
1 Vergaderdatum I Bladnummer
Actie halcommissie Besluit Voorstel
Besluit
Vraag 7.3 Antwoord 7.3
Vraag 8.1
ALV "Haventweeling" 26 augustus 2003 417
Het hal-verbeteringsproject is vorig jaar opgezet, omdat er geld beschikbaar was gekomen door een gewijzigde inning van de elektriciteitskosten. Aangezien is gebleken dat de vereniging de reserves nodig heeft voor de geprognosticeerde onderhoudswerkzaamheden, is de vergadering van mening dat verfraaiingen ten behoeve van de hal niet zo zeer noodzakelijk zijn. De vergadering is van mening dat slechts bij voldoende reserves (zonder verhoging van de servicekosten) geld beschikbaar kan worden gemaakt voor verfraaiingen van de hal. Na ampele discussie wordt besloten de halcommissie wederom in het leven te roepen. In deze commissie nemen plaats: Jeroen de Riik, Carla van Ginniken en nieuw lid Martiin Steane. De halcommissie zal onderzoeken of met beperkte middelen de hal alsnog verfraaid kan worden. Het bestuur heeft zich voornamelijk beziggehouden met het meerjarenonderhoudsplan. Het plan gaat uit van een tijdshorizon van 15 jaar, waarbij de liftinstallaties in 2016 aan de nodige onderhoudswerkzaamheden toe zijn. Het is van belang om hier in de begroting 2003 reeds rekening mee te houden. Ook de garagedeuren staan in de tijdshorizon opgenomen in de planning voor onderhoud c.q. vervanging. Op basis van alle geprognosticeerde kosten in het meerjarenonderhoudsplan is de reservering voor 2003 vastgesteld, hetgeen resulteert in een stijging van de servicekosten voor 2003. De vergadering stemt vooralsnog met unaniem in met de begroting 2003. In de tweede vergadering kan de begroting worden vastgesteld. N.a.v. het eerder geconstateerde verschil in werkelijke- en begrote kosten voor de diverse onderhoud van 2002: als de werkelijke kosten lager blijken te zijn, gaan de servicekosten dan omlaag. Na sluiting van het boekjaar zal beoordeeld worden of een teruggave van de servicekosten aanvaardbaar en gerechtvaardigd is. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van het meerjarenonderhoudsplan en de jaarlijkse reservering van de VVE.
1 *.
Rondvraag
Er is een inbraak geweest op de tweede verdieping waarbij de schuifpui geforceerd is.
Antwoord 8.1
Valt de schade onder de verzekering? Ja, de schade valt onder de opstalverzekering.
Vraag 8.2 Actie bestuur
Kunnen er inbraakwerende maatregelen komen tegen omhoogklimmen? Het bestuur gaat hier aandacht aan besteden bij de volgende jaarlijkse inspectieronde.
Vraag 8.3 Antwoord 8.3
Van wie zijn de afzonderlijke parkeerplaatsen, welke staan vermeld op de presentielijst? Dit zijn parkeerplaatsen van eigenaars die zelf niet in het gebouw woonachtig zijn. De parkeerplaatsen zijn namelijk conform de akte van splitsing vrij verhandelbaar. Hier valt weinig tegen te doen.
-.
Actie door/
Vergaderingrbespreking
ALV "Haventweeling"
Uit. gereed
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Bladnummer
517
Vraag 8.4
Er gaan circulaires rond waarin garages worden aangeboden tegen woekerprijzen Is daar iets aan te doen?
Antwoord 8.4
Nee, conform de notariële akte van splitsing is dit niet verboden. Een wijziging van de akten is zeer kostbaar. Daarnaast dienen alle eigenaren alsmede alle zakelijk gerechtigden (hypotheeknemers) unaniem in te stemmen met een akte wijziging.
Vraag 8.5 Antwoord 8.5
In de statuten staat dat garages eerst aangeboden moeten worden aan bewoners. Dit valt echter niet te controleren.
Vraag 8.6 Actie bestuur Antwoord 8.6
Vanuit de garages kan men zo de hal inlopen, dus ook eigenaren van garages die geen bewoner zijn. Kan er een slot op deze deuren? Nee, deze deuren zijn vluchtroutes in verband van brand in de desbetreffende garage. De deur moet vrij te openen zijn.
Vraag 8.7 Antwoord 8.7
Ik ruik geregeld een gaslucht in de centrale hal. Het bestuur gaat er meteen naar kijken. Ter info: er bleek inderdaad een gaslek te zijn. Dit is reeds gerepareerd door Nuon. Dank voor de oplettendheid van de bewoners.
Vraag 8.8 Antwoord 8.8
Diverse woningen worden onderverhuurd. Hebben we daar zicht op en mag dat? Hierover staat niets in het huishoudelijk reglement en de akte opgenomen. Hier kan derhalve niets tegen worden opgetreden. Feitelijk gaat het hier om verhuur, niet onderhuur, omdat er sprake is van koopwoningen die worden verhuurd aan derden. Verhuur van de woningen wordt niet gemeld en valt moeilijk te controleren door het bestuur.
Vraag 8.9 Antwoord 8.9
Wie zitten er achter de e-mailservices van 'digitale Zeeburg' en kunnen we het gebruiken voor onderlinge communicatie? Niet bekend. Niet iedereen heeft internet.
Vraag 8.1 0 Antwoord 8.10
We hebben een mededelingenkast. Deze is vaak op slot. Dit is bekend. Blijkbaar valt de kast weer in het slot. De voorzitter zal de kast weer open zetten.
Vraag 8.11 Antwoord 8.11
In mijn afwezigheid is het alarm afgegaan. Is het een idee om telefoonnummers uit te wisselen, zodat de bewoner geïnformeerd kan worden? Dat regelen we in dit geval even onderling.
Vraag 8.12
Vorig jaar heb ik, omdat de sloten van de berging defect waren, mijn fietsen in de gang gezet. Na de vergadering waren ze weg. Heeft iemand ze gezien?
Antwoord 8.12
Nee. In de vergadering is overigens gezegd dat er niets in de hal en gang gezet mag worden. Wellicht heeft een bewonerze buiten gezet en zijn ze vervolgens gestolen.
Actie door/
Vergaderingbespreking
ALV "Haventweeling"
Uit. gereed
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Bladnummer
617
Het verlies van spullen in gemeenschappelijke ruimtes is voor eigen risico.
Antwoord 8.13
Het slot van de hal naar de garage is defect. Deze worden regelmatig vervangen. Het slot slijt heel snel.
Vraag 8.14 Antwoord 8.14
Wat is het telefoonnummer van de klachtenlijn? Het algemene (klachten) nummer van Het Oosten W E Beheer is 020 588 51 99, zowel
Vraag 8.13
tijdens als buiten kantoortijden. Vraag 8.15 Antwoord 8.15
Vraag 8.16 Antwoord 8.16
Als er een defect is ten aanzien van gemeenschawweliike zaken, wie kan dan een monteur bellen? Wat is het protocol? Ten aanzien van de gemeenschappelijke ruimten kan iedere eigenaar contact opnemen met Het Oosten W E Beheer onder nummer 020 588 51 99. Onderhoud binnen de woning is voor rekening van de eigenaar. Er is een conflict tussen bepaalde bewoners en het bestuur. Wat gaat het bestuur daar aan doen? Er is officieel niets bekend over een conflict. Er is wel geklaagd, de voorzitter heeft de officiële paden genoemd, maar daar wordt door deze mensen geen gebruik van gemaakt.
Vraag 8.17
Wat is er misgegaan bij de reparatie van de kapotte garagedeur? De deur heeft vijf dagen
Antwoord 8.17
open gestaan. Iemand heeft per ongeluk de monteur afgebeld. Dit is destijds hersteld. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 22.05 uur onder dankzegging van een ieders komst. Alle eigenaren ontvangen op korte termijn een uitnodiging en 9.
agenda voor de tweede vergadering.
Actie-lafsprakenlijst na de vergadering van 26 augustus 2003 Verg.lAg.pnt Volgnr. Actie door
Actiepunt
26-0811
1.
Bestuur
Nieuwe vergadering uitschrijven
26-0814
2.
Contactpersoon Bestuur informeren bij mutaties
26-0814
3.
Bestuur
Onderzoek naar scheuren in trappen nabij 37-43
Actie door1 Uit. gereed
Vergaderingibespreking
ALV "Havenhveeling"
Vergaderdatum
26 augustus 2003
Bladnummer
717
26-0815
4.
Voorzitter
Toelichting op de Jaarrekening 2002 schrijven
26-0816
5.
Kascommissie
Jaarrekening 2002 controleren
26-0816
6.
Beheerder
Fout in toelichting op de balans herstellen
26-0818
7.
Bestuur
Inbraakwering (beklimming gevel) onderzoeken
26-0818
8.
Halcommissie
Ontwerp maken voor hal
26-0818
9.
Beheerder
Gaslucht in hal opsporen en verhelpen
26-0818
10.
Voorzitter
Mededelingenkast open zetten
VERSLAG Vergaderinglbespreking
Algemene Ledenvergadering VVE"Haventweeling"I (2evergadering)
Vergaderdatum
24 september 2003
Tijd
17:OO uur
Plaats
Hoofdgebouw Het Oosten, Sarphatiestraat 410
vertegenwoordiging
Zie presentielijst; namens het bestuur is aanwezig de heer J. Visser. Namens Het Oosten W E Beheer is de heer R.C. Plein aanwezig.
Verzonden aan C.C.
Verslag gemaakt door
R. C. Plein
Eerste versie d.d.
1 oktober 2003
Gewijzigde versie d.d.
Volgende verg.lbespreking Tijd Plaats
Actie door1 Uit. gereed -
1. Openinq en vaststellinq quorum Vertegenwoordigd zijn 517 van de 1.397 mogelijke stemmen. Conform art. 37 lid 5 en art. 38 lid 6 kunnen ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen rechtsgeldige besluiten worden genomen. In deze vergadering zal zoals afgesproken in de vergadering van 26 augustus jl. slechts tot stemming worden overgegaan. 2.
Mededelinqen en inqekomen stukken
Er zijn 15 volmachten ontvangen.
3.
Notulen d.d. 24 april 2002
De stemming is als volgt; Voor; Tegen;
437 stemmen 44 stemmen
Onthouding; 36 stemmen Totaal
517 stemmen
De notulen overeenkomstig zijn hierbij vastgesteld.
Actie door1
Vergaderingíbespreking
ALV "Haventweeling"
Uit. gereed
Vergaderdatum
24 september 2003
Bladnummer
212
4.
Vaststellen Jaarrekeninci 2002
De stemming is als volgt; Goedkeurinq Jaarrekeninq 2002 Voor;
495 stemmen Tegen; O stemmen Onthouding; 22 stemmen 51 7 stemmen
Totaal stemmen
De Jaarrekening 2002 wordt vastgesteld en het bestuur wordt hiermee décharge verleend voor het door haar gevoerde (financiële) beleid over het boekjaar 2002. Goedkeurinq bestemminq resultaat;
495 stemmen O stemmen Tegen; Onthouding; 22 stemmen Voor;
Totaal stemmen
51 7 stemmen
De appartementsrechten die een bedrag dienen bij te betalen conform de afrekening 2002 krijgen de mogelijkheid dit bedrag vanaf 1 november a.s. in twee termijnen te voldoen. 5.
Vaststellinq Becirotinq 2003
De stemming is als volgt; Voor;
495 stemmen
O stemmen Tegen; Onthouding; 22 stemmen 517 stemmen
Totaal
De begroting 2003 is hiermee vastgesteld. Afgesproken wordt dat de nieuwe bijdragen voor het boekjaar 2003 per 1 november 2003 ingaan met terugwerkende kracht. Dit bedrag kan in twee termijnen worden voldaan aan de VVE.
6.
Sluiting
De vergadering wordt om 17.20uur gesloten.
