Projektový management-MP Pořádání plaveckých závodů Šmídová Barbora
Rok 2009/10
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 1
Úvod........................................................................................................................................... 2 Současný stav........................................................................................................................... 2 Stanovený cíl ............................................................................................................................ 2 Časová náročnost ................................................................................................................... 4 Časový harmonogram............................................................................................................ 4 Časový harmonogram-Dny plánovaných plaveckých závodů....................................... 5 Finanční náročnost .................................................................................................................. 6 WBS diagram ............................................................................................................................ 7 Tabulka logického rámce....................................................................................................... 8 Personální zastoupení............................................................................................................ 10 Možná rizika ............................................................................................................................ 11 Zhodnocení............................................................................................................................. 11
Úvod Tento projekt má popsat všechny nezbytné kroky k tomu, aby mohly být uspořádány plavecké závody v Ústí nad Labem. V současné době je pořádáno mnoho podobných závodů po celé České republice. Jedny z nich se pořádají i v Ústeckém kraji. Tyto jsou však na nevyhovující úrovni a proto se tento projekt zabývá návrhem plaveckých závodů na vyšší úrovni.
Současný stav V současné době se v Ústí nad Labem pořádají plavecké závody jednou ročně a trvají dva dny. Závody jsou pořádány na nevyhovující úrovni. To je způsobeno především tím, že jsou na ně zvány pouze velké plavecké kluby, není zajištěno zázemí pro účastníky a organizace samotná je nedostatečná. To způsobuje dodatečné odhlašování závodníků z jednotlivých disciplín a ubývání zájmu o tyto závody. Plavecké závody nejsou veřejností téměř vůbec navštěvovány. Příčinou je to, že závody nejsou medializovány a veřejnost nemá možnost se o nich dozvědět.
Stanovený cíl Za hlavní cíl tohoto projektu bylo stanoveno úspěšné uspořádání plaveckých závodů v Ústí nad Labem. Od současných by se měly lišit především v profesionálním přístupu k jejich pořádání. Pozvání na závody by mělo být doručeno do všech plaveckých klubů v České republice. Ze všech přihlášených účastníků se pak vybere 350 nejlepších ve svých věkových kategoriích.
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 2
USPOŘÁDÁNÍ PLAVECKÝCH ZÁVODŮ
ZVÝŠIT POČET ÚČASTNÍKŮ A JEJICH SPOKOJENOST
ZVÝŠIT ZÁJEM O PLAVÁNÍ
INFORMOVAT VEŘEJNOST
POZVAT ODBORNOU VEŘEJNOTS
POZVAT PRODEJCE SPORTOVNÍH O ZBOŽÍ
POZVAT VELKÉ I MALÉ PLAVECKÉ KLUBY
ZLEPŠIT SLUŽBY PRO ZÁVODNÍKY
ZVÝŠIT PROFESIONALITU ROZHODČÍCH
ZAJISTIT DOPROVODNÝ PROGRAM
Graf 1, Strom cílů
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 3
DOŠKOLOVÁNÍ
ÚČAST NA SEMINÁŘÍCH A PREZENTACÍ-
ZVÝŠIT ZÁJEM O NOVÉ TECHNIKY
Časová náročnost Pořádání plaveckých závodů není jednoduché. Jedná se o činnost, která je náročná jak z hlediska časového, finančního, ale je náročná i z hlediska organizačního. Jedním z nejdůležitějších kroků při plánování plaveckých závodů je stanovení pevného termínu, kdy se budou konat. Neméně důležitým úkolem je zajištění sportoviště na plánovaný termín a pozvání plaveckých klubů z celé České republiky. Pro úspěšné konání plaveckých závodů je nezbytné, aby příprava začala alespoň 6 měsíců před plánovaným termínem konání.
Časový harmonogram 6 měsíců před plánovaným termínem závodů • • • • •
stanovení data závodů pozvání sportovních klubů pronájem sportoviště informovat odbornou veřejnost projevit zájem o sponzoring
2-3 měsíce před plánovaným termínem závodů • • • •
potvrzení účasti závodníků pozvání prodejců sportovního zboží zajištění rozhodčích a personálu a jejich proškolení zajištění ubytování/stravování/dopravy
1 měsíc před plánovaným termínem závodů • • • • • •
zajištění odměn/cen zajištění měřící techniky, pomocné techniky zajištění fotografa připomenutí závodů plaveckým klubům zajištění doprovodného programu zajištění triček pro rozhodčí
14 dní před plánovaným termínem závodů • • •
informovat laickou veřejnost cílené pozvání odborné veřejnosti doprava triček pro rozhodčí
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 4
1 týden před plánovaným termínem závodů • • • • • • •
konečné potvrzení účastníků(přesný počet) výběr startovného vytvoření databáze startů medializace vytvoření databáze účastníků doprava měřící techniky přeškolení rozhodčích
Časový harmonogram-Dny plánovaných plaveckých závodů Den 1 6:00 6:00-8:30 8:30 8:30-9:00 9:00 9:15 9:15-12:00 12:00-13:00 13:15-17:00 17:00-19:00
dovezení zbývající techniky příprava a zapojení techniky, vylepení startovního plánu setkání všech rozhodčích, přidělení triček, seznámení s plánem závodů rozplavání pro závodníky slavnostní nástup rozhodčích začátek závodů dopolední program závodů polední pauza na oběd, doprovodný program odpolední program doprovodný program, vyhlášení výsledků, předání diplomů a cen
Den 2 8:30 8:30-9:00 9:00 9:00-12:00 12:00-13:00 13:00-16:00 16:00-17:00 17:00 17:10 17:30 17:00-18:00
setkání všech rozhodčích, seznámení s plánem závodů rozplavání pro závodníky začátek závodů dopolední program závodů polední pauza na oběd, doprovodný program odpolední program doprovodný program, vyhlášení výsledků, předání diplomů a cen slavnostní nástup rozhodčích ukončení závodů předání odměn rozhodčím/personálu úklid sportoviště, odpojení techniky, odvoz techniky
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 5
Finanční náročnost Položky Zajištění sportoviště Odměny pro vítěze -sponzorský dar Zajištění techniky Plat rozhodčích Plat pořadatelů Fotograf -sponzorský dar Medializace -sponzorský dar Doškolení rozhodčích Doprovodný program Občerstvení pořadatelů/rozhodčích -sponzorský dar Trika pro pořadatele/rozhodčích -sponzorský dar
Cena 30 000 Kč 20 000 Kč 5 000 Kč 12 500 Kč 15 000 Kč 3 000 Kč 4 000 Kč 5 500 Kč 4 000 Kč 6 000 Kč
Sponzorské dary Vybrané startovné
30 000 Kč 42 000 Kč
Cena celkem Cena bez sponzorských darů
115 500 Kč 42 000 Kč
10 500 Kč
Tab. 1, finanční náročnost
Finanční náročnost pořádání plaveckých závodů byla vyčíslena na 115 500 Kč. Podnikatelé z Ústí nad Labem darovali peněžní částku v hodnotě 30 000 Kč a hmotné sponzorské dary v podobě odměn pro vítěze a dalších se vyšplhaly na 43 500 Kč. Celková hodnota sponzorských darů tedy činila 73 500 Kč. Výše startovného byla tedy stanovena na 120 Kč za jednoho účastníka (350 účastníků). Vybraná částka za startovné pokryla zbytek nezbytných finančních prostředků pro tyto závody.
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 6
Graf 2, WBS diagram
Pořádání plaveckých závodů
6 měsíců před závody
2-3 měsíce před závody
1 měsíc před závody
14 dní před závody
1 týden před závody
Stanovení data
Potvrzení účasti závodníků
Odměny/ceny
Informovat veřejnost
Potvrzení účastníků
Pozvání sport.klubů
Pozvání prodejcům
Měřící/pomocná technika
Pozvat odbornou veřejnost
Výběr startovného
Fotograf
Doprava triček
Pronájem sportoviště
Rozhodčí/personál a školení
Databáze startů, účastníků
Sponzoring
Ubytování
Doprovodný program
Medializace
Informovat odb.veřejnost
Stravování
Připomínka klubům
Doprava techniky
Doprava
Trička pro rozhodčí
Přeškolení rozhodčích
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 7
Tabulka logického rámce 1.sloupec
2.sloupec
3.sloupec
4.sloupec
Intervenční(popis projektu)
Objektivně ověřitelné
Zdroje informací k ověření
Vnější předpoklady/rizika
ukazatele Hlavní cíl •
• •
Uspořádání plaveckých závodů
• •
Nárůst počtu návštěvníků Nárůst zájmu o plavecké kurzy Růst profesionality rozhodčích Vytvoření nových plaveckých
Databáze startů Databáze účastníků • Monitorovací zprávy o profesionalitě rozhodčích • •
klubů •
Účel projektu • Zvýšit zájem o plavání • Zvýšit počet účastníků a jejich spokojenost • Zvýšit profesionalitu pořadatelů a rozhodčích
• • • • • •
Nárůst počtu účastníků
400 zájemců o účast na závodech 350 vybraných zájemců 8 plaveckých klubů přihlášeno 450 návštěvníků závodů 4 návštěvníci z odborné veřejnosti 2 prodejci sportovního zboží
Monitorovací zprávy o počtu plaveckých klubů •
• Počet návštěvníků • Dokumentace závodů • •
Statistiky účastníků Statistiky návštěvníků
• • • •
•
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 8
Zájem veřejnosti o pořádané závody Zajištění kvalitních služeb Zajištění realizace projektu Zájem klubů o účast na závodech Zájem o plavání jako o sport
Výstupy projektu • • • • • • •
Úspěšně uspořádané plavecké závody Personál(rozhodčí) vyškolen Pozvány plavecké kluby Stanoveno datum závodů Personál zajištěn Technika zajištěna Areál zajištěn
• • • • •
Vyškolení rozhodčích 2x před závody Zvýšení počtu plaveckých klubů o 20% Zvýšení počtu účastníků o 30% Zvýšení počtu návštěvníků o 20% Určení data závodů 6 měsíců předem
• • • •
Plány závodů Statistika účastníků Statistika personálu Dokumentace závodů
•
•
• • •
Tab 2, Tabulka logického rámce
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 9
Realizace projektu v požadovaném čase a kvalitě Výběr vhodného personálu/technik y Zájem občanů Zajištění kvalitních služeb Zajištění sponzorů
Pořádání plaveckých závodů
účastníci
pořadatelé
veřejnost
závodníci
rozhodčí
Organizátor(2)
laická veřejnost
odborná veřejnost
Vrchní rozhodčí(1)
Organizátor startů(2)
Hlavní rozhodčí(8)
Hlasatel(1)
Rozhodčí stylu(1)
Zpracovatel výsledků(2)
Startér(1)
Administrativní pracovníci(2)
Cílový rozhodčí(2)
Ostatní personál(2)
Graf 3, Personální zastoupení
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 10
Obrátkoví rozhodčí(6)
Možná rizika -
Některý z rozhodčích/personálu se nemůže zúčastnit Některý z plaveckých klubů se na poslední chvíli odhlásí ze závodů Odstoupení sponzora od smlouvy Nedostatek/nezajištění cen a odměn pro účastníky Nefunkčnost měřící techniky/pomocné techniky Nepřítomnost fotografa, doprovodného programu Problém se zajištěním trik pro rozhodčí Časové riziko(posun startů závodů) Malá účast veřejnosti
Většině z možných rizik jde předejít správnou organizací a komunikací. Zbytek nečekaných překážek půjde odstranit improvizací a menšími kompromisy.
Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy.
Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci
Stránka 11
