10. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

Projektový management-MP Pořádání poutě Mužáková Gabriela

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Úvod...........................................................................................................................................2 Současný stav ...........................................................................................................................2 Stanovený cíl.............................................................................................................................2 Časová náročnost ...................................................................................................................4 Časový harmonogram ............................................................................................................4 Časový harmonogram ............................................................................................................5 Finanční náročnost ..................................................................................................................6 WBS diagram.............................................................................................................................7 Tabulka logického rámce .......................................................................................................8 Možná rizika.............................................................................................................................10 Zhodnocení .............................................................................................................................10

Úvod Tento vypracovaný projekt by měl sloužit ke správnému uspořádání poutě v Liberci, v městské části Liberec 14- Ruprechtice. V Libereckém kraji a déle po celé České Republice jsou pořádány podobné poutě. Je to bráno jako společenská událost, která slouží k pobavení dětí i dospělých a vždy je na takových akcích co zlepšovat.

Současný stav V současné době se v Liberci- Ruprechticích pořádá pouť jednou do roka a tato pouť trvá 3 dny, vždy je to od pátku do neděle. Tato pouť má ale bohužel malou návštěvnost. Důvody malé návštěvnosti jsou v tom, že pouť je na špatně dostupném místě, takže všechny zajímavé atrakce se tam nedostanou, organizace je také nevyhovující. Tyto a další důvody zapříčiňují to že atrakce potvrdí účast a nakonec ani nedorazí a tím návštěvníci poutě nejsou nadšeni a odcházejí zklamaní a další rok se nevrací.

Stanovený cíl Za hlavní cíl tohoto projektu bylo stanoveno úspěšné uspořádání poutě v Liberci 14Ruprechticích. Od současné by se měla lišit především v profesionálním přístupu pořádání poutě od těch minulých. Pro dobrý začátek by měli být včas rozeslány pozvánky pro účinkující, a potvrzena jejich účast na pouti. Na pouti by mělo být 5 větších atrakcí, 5-10 menších atrakcí a 10-15 doprovodných stánků s prodejem různého zboží.


Stránka 2

POZVAT VEŘEJNOST

POZVAT PRODEJCE S DOPROVODN ÝM ZBOŽÍM


INFORMOVAT VEŘEJNOST

ZVÝŠIT ZÁJEM O POUŤ

POZVAT VELKÉ I MALÉ ATRAKCE

ZLEPŠIT SLUŽBY PRO NÁVŠTĚVNÍKY

ZVÝŠIT POČET NÁVŠTĚVNÍKŮ A JEJICH SPOKOJENOST

USPOŘÁDÁNÍ POUŤE

Stránka 3

ZAJISTIT DOPROVODNÝ PROGRAM

ZVÝŠIT ZÁJEM POŘADATELŮ (MOTIVACE)

ÚČAST NA POŘÁDACÍCH SCHŮZÍCH

ZVÝŠIT PROFESIONALIT U ORGANIZOVÁN Í

ZVÝŠIT ZÁJEM O NOVÉ ATRAKCE

Časová náročnost Pořádání společenské akce- poutě není jednoduché. Jedná se o činnost, která je náročná z časového hlediska, finančního hlediska ale také nesmíme zapomenout na organizační hledisko. Jedním z nejdůležitějších kroků při plánování poutě je stanovení přesného termínu, kdy se bude pouť konat. Dalším velmi důležitým úkolem je zajistit místo konání poutě v domluveném termínu a pozvat majitele atrakcí. Aby pouť dopadla bez větších problémů, je nutné aby příprava začala s dostatečným předstihem (asi 6 měsíců).

Časový harmonogram 6 měsíců před plánovaným termínem závodů • • • • •

stanovení data poutě zařízení atrakcí pronájem místa konání informovat veřejnost projevit zájem o sponzoring

2-3 měsíce před plánovaným termínem poutě • • • •

potvrzení účasti atrakcí pozvání doprovodných prodejců (stánky) zajištění, informování a proškolení pořadatelů zajištění úklidové firmy a mobilní WC

1 měsíc před plánovaným termínem závodů • • • • •

zajištění fotografa připomenutí poutě majitelům atrakcí zajištění doprovodného programu zajištění techniky pro podium zajištění triček pro pořadatele

14 dní před plánovaným termínem závodů • • •

informovat veřejnost v blízkém okolí vytisknout letáky s reklamou doprava triček pro pořadatele


Stránka 4

1 týden před plánovaným termínem závodů • • • • • •

konečné potvrzení atrakcí a stánků (přesný počet) výběr nájmu za místo atrakce a stánku medializace, reklama připomenutí úklidové firmě a mobilních WC poslední motivace pořadatelů zajištění ohňostroje

Časový harmonogram-Dny plánovaných plaveckých závodů Den 1 7:30 8:00 8:30-14:00 14:30 14:30-20:00

dovoz atrakcí a stánků, dále zbylá technika pro podium, WC rozmístění a přidělení ploch stavění techniky, rozdání triček pořadatelům zahájení poutě trvání 1. dne poutě

Den 2 8:30 8:30-21:30 16:00-17:00 17:00-17:30 18:00-19:00 21:30

zahájení 2. dne poutě trvání 2. dne poutě koncert místní kapely vystoupení kouzelníka koncert Heidi Janků ohňostroj

Den 3 8:30 8:30-16:00 13:00 16:00-19:00 19:00

zahájení 3. dne poutě trvání 3. dne poutě koncert místní kapely demontáž techniky a odvoz nástup úklidové firmy


Stránka 5

Finanční náročnost Položky Zajištění plochy Úklidová firma -sponzorský dar Zajištění WC Plat pořadatelů Koncert Heidi Janků Fotograf -sponzorský dar Medializace -sponzorský dar Místní kapely -sponzorský dar Doprovodný program, kouzelník Občerstvení pořadatelů/účinkujících -sponzorský dar Trička pro pořadatele -sponzorský dar Ohňostroj Sponzorské dary Vybraný pronájem (poplatek)

Cena 9 000 Kč 15 000 Kč 5 000 Kč 9 500 Kč 15 000 Kč 2 500 Kč 3 000 Kč 5 000 Kč 4 000 Kč 6 000 Kč

Cena celkem Cena bez sponzorských darů

92 500 Kč 53 500 Kč

3 500 Kč 15 000 Kč 35 000 Kč 72 500 Kč

Finanční náročnost pořádání poutě byla spočítána na 92 500 Kč. Podnikatelé z části Liberec 14- Ruprechtice darovali peněžní částku v hodnotě 35 000 Kč a to byla i celková hodnota sponzorských darů. Za pronájem místa pro atrakce a stánky bylo vybráno 72 500 Kč (5x 3 000 Kč za velké atrakce, 10x 2 000 Kč za menší atrakce a 15x 2 500 Kč za stánky s občerstvením a doprovodným prodejem zboží). Pouť nebyla prodělečná a pořadatelům zbylo 15 000 Kč. Tato částka byla pro hlavního pořadatele jako jeho prémie.


Stránka 6

Pozvání dopr. prodejců

Zařízení atrakcí

Úklidová firma

Zájem o sponzoring


Mobilní WC

Proškolení pořadatelů

Informovat veřejnost

Zajištění pořadatelů

Potvrzení účasti atrakcí

Stanovení data poutě

Pronájem místa konání

2-3 měsíce před závody

6 měsíců před závody

Trička pro pořadatele

Doprovodný program

Připomenutí majit. atrak.

Technika pro podium

Zajištění fotografa

1 měsíc před závody

Stránka 7

Doprava triček

Tisk plakátů a letáků

Informovat veřejnost

14 dní před závody

Pořádání poutě vdiagra Ruprechticích WBS

Poslední motivace pořadatelů

Připomenutí úklid. firmě

Zajištění ohňostoje

Vylepení plakátů

Výběr pronájmu za místo

Potvrzení atrakcí

1 týden před závody


• Zvýšit profesionalitu pořadatelů

• Zvýšit zájem o pouť • Zvýšit počet návštěvníků a jejich spokojenost

Účel projektu

• Uspořádání poutě

Hlavní cíl

Objektivně ověřitelné

Intervenční(popis projektu)

• 23 zájemců o účasti na pouti • 15 vybraných atrakcí • 15 doprovodných stánků • 750-1000 návštěvníků poutě • 4 účinkující (2x kapela, zpěvačka, kouzelník) • 3 pomocní pořadatele a 1 hlavní pořadatel

• Nárůst počtu návštěvníků • Růst profesionality pořádání • Nárůst počtu atrakcí a doprovodného programu

ukazatele

2.sloupec

1.sloupec

Tabulka logického rámce

Stránka 8

• Počet návštěvníků • Dokumentace poutě • Dokumentace zúčastněných • Statistika návštěvníků

• Databáze atrakcí • Databáze doprovodných stánků s prodejem • Monitorovací zprávy o počtu účinkujících

Zdroje informací k ověření

3.sloupec

• Zájem veřejnosti o pořádanou pouť • Zajištění kvalitních služeb • Zajištění realizace projektu • Zájem atrakcí o účasti na pouti • Zájem o

Vnější předpoklady/rizika

4.sloupec


• Úspěšně uspořádaná společenská akce- pouť • Personál(pořadatele) vyškolen • Pozvány atrakce, doprovodný program • Stanoveno datum poutě • Personál (pořadatele) zajištěn • Technika zajištěna • Místo konání zajištěno

Výstupy projektu • Vyškolení pořadatelů 1x až 2x před závody • Zvýšení počtu atrakcí o 15% • Zvýšení počtu doprovod. stánků o 10% • Zvýšení počtu návštěvníků o 20% • Určení data potě 6 měsíců předem

Stránka 9

• Plány poutě • Statistika účinkujících • Statistika personálu • Dokumentace poutě

•

• •

•

•

společenskou událost Realizace projektu v požadovaném čase a kvalitě Výběr vhodného personálu/techni ky Zájem občanů Zajištění kvalitních služeb Zajištění sponzorů

Možná rizika -

Některý z pořadatelů se nemůže zúčastnit Některý majitel atrakce se na poslední chvíli odhlásí z poutě Některý majitel stánku s doprovodným prodejem se nemůže zúčastnit Odstoupení sponzora od smlouvy Nedostatek financí na zaplacení doprovodného programu Nefunkčnost techniky Nepřítomnost fotografa Nepřítomnost doprovodného programu Problém s tričkama pro pořadatele Časové riziko (posun ohňostroje kvůli počasí) Malá účast veřejnosti (návštěvníků)

Většině z možných rizik jde předejít hlavně správnou organizací projektu a komunikací mezi účinkujícími a pořadateli. Zbylé nečekané překážky jdou odstranit pohotovou improvizací a menšími kompromisy.

Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy. Odezva od návštěvníků byla velice pozitivní, proto se pořadatelé rozhodli pro další pokračování a snahu zlepšování se dále v této činnosti.


Stránka 10

10. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

Recommend Documents