Conceptversie 20 mei 2015
INHOUDSOPGAVE 1.
Nut en noodzaak .......................................................................................................................................................3
2.
Onderscheid tussen kennis en innovatie ........................................................................................................3
3.
Wat willen we bereiken? .......................................................................................................................................4
4.
Hoe willen we dit bereiken?.................................................................................................................................4 Kennisagenda..................................................................................................................................................................4 Innoveren op hoger niveau .......................................................................................................................................5 Implementatie van innovatie ...................................................................................................................................6 Een andere manier van denken...............................................................................................................................6 Samenwerken aan kennisontwikkeling en innovatie ....................................................................................7 Betrokkenheid van medewerkers, management en bestuur ......................................................................7 Een gemotiveerd Kennis en Innovatie Team .....................................................................................................8 Branding en publiciteit ...............................................................................................................................................8
5.
Planning........................................................................................................................................................................9
1.
NUT EN NOODZAAK
Een binnen de waterschappen breed gedragen opvatting is dat waterschappen moeten anticiperen op de snel veranderende maatschappij waarin sprake is van een toenemende druk op de beschikbare ruimte, veranderende klimatologische omstandigheden, toenemende waterkwaliteitseisen en een economisch klimaat dat zwaar drukt op de investeringsbegrotingen van zowel de waterschappen als de partners in het water(keten)beheer. De regionale wateropgaven nopen tot het zoeken naar slimme werkwijzen en innovatieve oplossingen, en daaraan gerelateerd het actueel houden en maken van de kennis in de waterschappen. Er wordt daadwerkelijk een urgentie gevoeld tot goed kennismanagement en innovatie ten behoeve van de uitvoering van de kerntaken, en daarmee bijdragen aan de maatschappelijke opgave tot duurzame ontwikkeling (uit beleidskader kennis en innovatie Hoogheemraadschap Delfland, DMS nr 1042976). In het Waterbeheerplan 5 wordt innovatie prominent genoemd als “een middel om strategische doelen te realiseren en dit vooral samen, sneller en slimmer te doen. Samenwerking is hierin een kernelement.”
2.
ONDERSCHEID TUSSEN KENNIS EN INNOVATIE
Innovatie wordt gedefinieerd als de implementatie van een (technisch, organisatorisch, juridisch of ander) concept dat het functioneren en presteren van de publieke sector kwalitatief verandert en daarmee substantieel verbetert. Dit concept kan op van alles betrekking hebben, bijvoorbeeld organisatie of management, beleidsontwikkeling of besluitvorming, communicatie of het gebruik van technologie. Het kan eveneens betrekking hebben op dezelfde dingen anders doen (slimmer, sneller, beter) en nieuwe dingen doen. Innovatie is pas een feit wanneer een vernieuwing (breed) is doorgevoerd of toegepast, en wanneer er sprake is van een (te verwachten) verbetering van de gang van zaken. Het is een gefaseerd proces, dat een systematisch aanpak vereist. Innovatie omvat zowel technologisch- als sociaal innoveren. Kennis wordt gedefinieerd als alle concepten en processen die het mogelijk maken om te denken en te handelen. Innovatie is de kunst van het leggen van verrassende verbindingen. Wij interpreteren kennis als basis voor beleid en als bouwsteen voor innovatie. Innovatie, op zijn beurt, genereert weer nieuwe kennis. In ons programma maken we onderscheid tussen kennis en innovatie, een onderscheid op basis van ‘proven vs. non-proven technology’. Ten eerste moet de kennisagenda van Delfland op orde zijn, we moeten weten welke kennis we in huis hebben, waar de leemtes zitten, en welke kennis bij externe partijen beschikbaar is. Als hier een goed beeld van is kan er aan de kennisleemte gewerkt worden. Hierbij gaat het om ‘proven technology’ die in principe zonder veel moeite verkregen kan worden. Gaat het om ‘non-proven technology’, dan wordt dat gedefinieerd als innovatie. Alle innovaties die we bij Delfland financieren zijn niet getest in een soortgelijke context. Daarmee tillen we onze innovaties naar een hoger niveau. ‘Nieuw voor Delfland’ is daarmee niet voldoende om op de innovatie agenda te komen. 3
3.
WAT WILLEN WE BEREIKEN?
We willen dat Delfland kennismanagement en innovatie als normale onderdelen van de organisatie gaat zien. We kiezen verschillende aanvliegroutes voor het tot stand komen van een kennis agenda en een innovatie agenda. De verantwoordelijkheid voor de tot standkoming van de kennisagenda ligt bij de teams. De kennisagenda benoemt kennishiaten en de kennisvragen die nodig zijn om invulling te geven aan de doelstellingen van Delfland. De kennisagenda geeft daarmee de focus weer van het onderzoek dat voor Delfland van belang is. Daarnaast willen we dat Delfland een koploper wordt in innovatie vergeleken bij andere waterschappen. Daarbij gaat Delfland zich richten op de thema’s die in de vergezichten bij het WBP5 zijn gedefinieerd: 1. 2. 3. 4. 5.
De beste dijk is een multifunctionele dijk Doe meer met waterbeheer Overal kan je zwemmen Delfland energieneutraal Duurzaam hergebruik van water
Inhoudelijke informatie over deze thema’s kan worden gelezen in het WBP5, en wordt hier niet opnieuw opgeschreven. Door inspirerende vernieuwingen worden deze vergezichten dichterbij gebracht. Idealiter zijn de vergezichten gemeengoed geworden ten tijde van het volgende WBP. Op basis van deze vergezichten wordt een innovatieagenda samengesteld.
4.
HOE WILLEN WE DIT BEREIKEN?
KENNISAGENDA Voor de ontwikkeling van een kennisagenda als onderdeel van het kennismanagement zijn een aantal ontwikkelingsstappen geïdentificeerd. Deze zijn schematisch weergegeven in onderstaande figuur. Stap 1: Check beleidsuitgangspunten Wat is het bredere kader om kennis en innovatie ook daadwerkelijk vorm te kunnen geven?
Uitwerking beleidskader innovatie vastgesteld door de Verenigde Vergadering op 25 februari 2014. Strategisch deel WBP5 (2016-2021): Kerntaken / Trends / Ontwikkeling / Ambitie – lopend jaar Kadernota/uitvoeringsagenda
Stap 2: Welke kennis hebben we nodig ? Alle teams zijn verantwoordelijk voor het actueel houden van de benodigde kennis. Er moet worden gekeken op welke thema’s kennis nodig is. Dit kunnen zowel sectorale ontwikkelingen zijn, maar ook integrale thema’s. zeker bij deze integrale thema’s is ondersteuning door de kenniscoördinatoren wenselijk. Stap 3: Kennis inventarisatie 4
Een inventarisatie vindt plaats om te weten wie welke kennis heeft op de gedefinieerde thema’s. Stap 4: Identificatie Kennishiaten Er wordt gekeken en beoordeeld op welke thema’s of onderwerpen kennis moet worden gegenereerd. Dit kan zowel nieuwe of bestaande kennis van buiten naar binnen zijn, of bestaande kennis van binnen naar binnen. Stap 5: Afweging Randvoorwaarden/Benodigdheden kennisagenda Kennisvragen worden door de teams, in samenspraak met de kenniscoordinatoren beoordeeld op relevantie en kansrijkheid. De selectie van kennisvragen die hieruit volgt is de kennisagenda. Financiele consequenties van de beantwoording van kennisvragen worden gedragen door de teams zelf.
INNOVEREN OP HOGER NIVEAU Selectie voor innovaties wordt gemaakt op basis van proven vs. non-proven technology. Eerst moet uitgezocht worden of iets al ergens is gedaan en wat wij daarvan kunnen leren. Ideeën die wel nieuw zijn voor Delfland maar ergens anders al zijn uitgetest, zullen daardoor niet in aanmerking komen voor de innovatieagenda. Dat betekent niet dat het geen interessante vragen zijn voor Delfland. Deze vragen kunnen desgewenst op de kennisagenda komen en binnen teams worden opgepakt. Hoewel het belangrijk is om focus aan te brengen in het innovatie programma van Delfland, willen we ook de mogelijkheid open laten voor spontane kansrijke ideeën die externe contacten ons aanbieden.
5
De innovatie agenda die zo wordt opgesteld, wordt gefinancierd uit het innovatiefonds. Innovatie vindt plaats in een aantal fases. Tot en met de pilotfase kan een innovatie gefinancierd worden uit het innovatiefonds, daarna wordt het maatwerk. Om tot innovaties op een hoger niveau te komen wordt er gekeken naar wat er al beschikbaar is in de buitenwereld en welke kennis er binnen Delfland aanwezig is. Als we hier een overzicht van hebben middels een kennisagenda, kunnen we ons voor innovatie richten op de non-proven technology. Er moet een proces op gang komen waarmee we het opborrelen van ideeën in de organisatie kunnen stimuleren. Ideeën hiervoor worden besproken in een latere paragraaf. We sturen deze ideeen via de vergezichten, en de organisatie doen we met de hulp van een aantal innovatie ambassadeurs in de organisatie. Dit zijn mensen die enthousiast zijn over innovatie en zich vrijwillig hebben gemeld om te helpen. De plant is een ietwat naar binnengekeerde, serieuze creatieveling met bij tijd en wijle briljante en onorthodoxe ideeën. Hij of zij weet veel, heeft veel fantasie en is bovengemiddeld intelligent. Maar de plant vindt het moeilijk om zijn ideeën aan de man te brengen. Deels omdat hij wat moeite heeft met andere mensen, deels omdat hij praktische bezwaren het liefst wegdenkt. ‘Dat is uitwerking ...’ vindt een plant. Een plant in z’n eentje komt niet ver. Meer planten zijn al snel de dood in de pot: die hebben teveel ideeën en komen er onderling niet uit.
Voorts maken we gebruik van de ‘planten’ (zie box) in de organisatie, en willen we werken met andersdenkenden en dromers. Zij komen vaak met goede innovaties. Passende selectiecriteria worden ontwikkeld om veelbelovende innovaties te selecteren. Op termijn verdient het de voorkeur om te werken met een doorlopend innovatiefonds, zonder jaarschijven. Het werkt verstorend en vertragend voor innovatie projecten als er elk jaar opnieuw budget aangevraagd moet worden.
Bron: Leren.nl
IMPLEMENTATIE VAN INNOVATIE Innovatiemanagement moet basiskennis worden in de organisatie. In de Delfland academie zal hiervoor een module worden samengesteld. Hierdoor begrijpt men dat een innovatie niet klaar is na een succesvolle pilot. Succesvolle innovaties kunnen doorgroeien en verankerd worden in de reguliere P&C cyclus van Delfland. Er is een transitieperiode tussen een innovatieproject of proces en het verankerd worden in de P&C cyclus. Inzet van middelen vanuit het innovatiefonds wordt in de transitieperiode afgebouwd. Voor een succesvolle implementatie van innovatie moet ook gekeken worden naar de huidige vorm van aanbesteden. Delfland zal haar kennis op gebied van het aanbesteden van innovaties moeten uitbreiden.
EEN ANDERE MANIER VAN DENKEN Kennisontwikkeling en innovatie moeten van iedereen in de organisatie worden. De verantwoordelijkheid voor kennisontwikkeling willen we bij de teams zelf beleggen. Voor zover dit nog niet gebeurt, zullen de teams zullen zelf een manier moeten vinden om een kennisagenda op te stellen en daarmee de kennis die ze missen te vergaren. Ondersteuning kan worden geboden door de kenniscoördinatoren.
6
Op gebied van innovatie willen we bewerkstelligen dat medewerkers op een andere manier naar hun werk te kijken, en gaan nadenken over hoe ze hun taken slimmer, beter of goedkoper kunnen uitvoeren. Hiervoor hebben we actieve ondersteuning nodig vanuit het DMT en het dagelijks bestuur. Dit willen we bereiken door inspiratiesessies te organiseren, door een innovatiemarkt te organiseren, en de toegang tot het innovatiefonds duidelijker en ondersteuning makkelijker toegankelijk te maken. We willen ook de geleerde lessen van innovatieve projecten uit het verleden toegankelijk maken voor iedereen, door middel van presentaties door betrokkenen en informatie op het samenwerkingsportaal. Medewerkers moeten het gevoel krijgen dat ze mogen experimenteren, en dat een innovatie die niet succesvol is, niet betekent dat het experiment is mislukt.
SAMENWERKEN AAN KENNISONTWIKKELING EN INNOVATIE In het WBP5 staat omschreven dat “Delfland nadrukkelijk samen – in de gouden driehoek, kennisinstellingen, bedrijfsleven en publieke sector – De brononderzoeker is een netwerker pur met anderen naar innovaties zoekt.” Dit betekent dat sang. De brononderzoeker stelt de juiste vragen op het juiste moment aan de juiste we onze bestaande relaties met deze organisaties mensen. Hij is enthousiast en heeft plezier moeten onderhouden en naar nieuwe relevante in een uitdaging. De brononderzoeker ziet relaties moeten zoeken. Door deze relaties te geen problemen, hij ziet kansen. Hij kent onderhouden blijven we op de hoogte van elkaars overal wel iemand die weer iemand ontwikkelingen en samen kunnen we werken aan het kennen die hem verder kunnen helpen. En de brononderzoeker heeft een neusje voor beantwoorden van Delflands kennis- en goede ideeën. innovatievragen. We willen hiervoor o.a. gebruik maken van de zogenaamde ‘brononderzoekers’ in de Bron: leren.nl organisatie (zie box). Organisaties weten ons ook te vinden om als launching customer nieuwe concepten te testen, als deze relevant voor ons zijn. In een latere paragraaf wordt nader ingegaan op de rollen en verantwoordelijkheden hierin van verschillende medewerkers..
BETROKKENHEID VAN MEDEWERKERS, MANAGEMENT EN BESTUUR Om kennis management en innovatie te laten landen in de organisatie is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden en taken gerelateerd aan beide onderwerpen, goed worden belegd. Elk vergezicht is toebedeeld aan een bestuurder, waarmee innovatie bestuurlijk goed is afgedekt. De innovaties die onder een bepaald vergezicht vallen zullen inhoudelijk met desbetreffende bestuurder worden besproken. De innovatie ambities, verwoord in dit plan, zullen worden besproken met het DMT, de portefeuillehouder innovatie en vervolgens ter vaststelling voorgelegd aan het college van D&H. We willen de vergezichten ook koppelen aan DMT leden, zodat er in het DMT ambassadeurs voor innovatie zijn. Daarnaast willen we graag samenwerken met een of meerdere trekkers in het DMT voor kennismanagement en/of innovatie. Communicatie kan plaats vinden via het hoofd S&I of de lokethouder kennis en innovatie. Teamleiders zullen de formulering van een kennisagenda en de tijd die besteed wordt aan innovatie als aparte posten in hun teamplannen op moeten nemen. Ook moeten deze activiteiten terug komen in de PVB cycli van betrokken personen. De teamleiders zijn verantwoordeliik voor 7
het actueel houden van de kennis in hun team. Ze worden hierin ondersteund door de kennis en innovatiecoordinatoren. Kenniscoordinatoren hebben een vastgestelde hoeveelheid uren nodig voor kennis en innovatie management. Zij hebben hierin een adviserende rol naar de teamleiders. Daarnaast is deze tijd nodig om congressen en bijeenkomsten te bezoeken, netwerk gesprekken te voeren met interessante externe partijen, en deze kennis vervolgens te verspreiden in de organisatie. De lokethouder kennis en innovatie geeft sturing aan het innovatieprogramma en onderhoudt contact met de portefeuillehouder innovatie. Voorts onderhoudt de lokethouder strategische contacten op het vlak van innovatie.
EEN GEMOTIVEERD KENNIS EN INNOVATIE TEAM De onderwerpen kennis en innovatie worden getrokken door het Kennis en Innovatie Team (KIT) dat bestaat uit een vijftal kenniscoördinatoren en de lokethouder kennis en innovatie. Dit team heeft als missie om kennismanagement en innovatie normale onderdelen van de organisatie te laten worden. De kenniscoördinatoren komen uit de teams ruimtelijke planvorming, waterhuishouding, water systeem kwaliteit, gezuiverd afvalwater en waterkeringen. Hiermee zijn de inhoudelijke taken op beleidsniveau afgedekt. Door de publiciteit die we willen gaan geven aan innovatie zijn de kenniscoordinatoren en lokethouder straks voor iedereen te vinden, en weet men wat hun rol is. De werkzaamheden van de kenniscoordinatoren zoals hierboven beschreven zullen worden vastgelegd, en komen ook terug in de PVB cyclus. Omdat kennismanagement en innovatie voor en van iedereen is, betrekken we zoveel mogelijk anderen bij de activiteiten die we gaan organiseren.
BRANDING EN PUBLICITEIT Hieronder volgen een aantal nader uit te werken ideeën voor branding en publiciteit van innovatie binnen en buiten Delfland. Excursie in een ‘ideeenbus’ naar innovaties – te kiezen door medewerkers Teasers om het KIT team bekendheid te geven KIT pagina op website en samenwerkingsportaal Ideeën sessies op ongewone locaties – zoals bijv. een vuilnisbelt Delflandse innovatieprijs Innovatiemarkt Promofilm voor innovatie bij Delfland Een thema inzetten om innovatie ludiek en herkenbaar te maken. Vergaderruimten vol inspiratie hangen.
8
Muziek – ter inspiratie tijdens innovatie sessies Innovatie jingle Medewerkers doen het, niet wij Innovatie promotie team = KIT + ambassadeurs Inspirerende sprekers Doorborduren op de spetters waterverf van het WBP5. Schilderingen van vergezichten Reacties oproepen Iedereen in z’n kracht
5.
PLANNING
Wat? Uitwerken document kennisagenda Uitwerken document innovatieagenda Presentatie kennisagenda en innovatieagenda – voorgesprek Paul vd Wijngaart Presentatie DMT Uitrol kennisagenda teamleiders Bespreking/presentatie PFO R. Smits Bespreking/presentatie PFO Haersma Buma D&H Presentatie PFO+ Organiseren uitwerking van de vergezichten Inspiratiesessies Kennis en innovatie plan ter info naar VV Per vergezicht onderwerpen benoemen Spelregels herijken voor innovatiefonds Organiseren van het opborrelen van ideeën Voor de onderwerpen nagaan welke ideeen er zijn Prioriteren van ideeen Voer ideeen uit
Wie? Peter Hollanders, Job van Dansik, Oscar Helsen Judith Kaspersma, Ronald Bakkum Gijsbert de Boer, Judith Kaspersma
Wanneer af? 20 mei
Gijsbert de Boer, Judith Kaspersma KIT, Gijsbert de Boer Gijsbert de Boer, KIT
27 mei
Gijsbert de Boer, KIT
8 juni
Ries Smits Judith Kaspersma KIT
23 juni 30 juni juli
KIT, innovatie ambassadeurs Judith Kaspersma
Augustus / september 24 september
Teams
september
KIT
augustus
KIT, ambassadeurs
september
KIT, teams
oktober
KIT, bestuur
november
Projectleider, teams
2016
9
20 mei Derde week van mei
Begin juni 8 juni
