!0Q 1 9 FEB Dat. ontv.: Routing

Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl

Provinciale Staten van Overijssel

[email protected]

PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P 5 / l l O l u / ! 0 Q Dat. ontv.:

1 9 FEB 2014

K'K 51048329

a.d.

AN NL45RABO0397341121 I n l i c h t i n g e n bij ir. L. Folkertsma

Routing

Bijl.:

t i l e f o o n 038 499 94 03 [email protected]

Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

Datum

11.02.2014 Kenmerk 2014/0034389

Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en w e l :

Pagina

1

Bijlagen I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijsel 2013 (te raadplegen via www.overijssel.nl/sis en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 brengt de provinciale archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris, voortaan jaarlijks verslag uit aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van het Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013. In het verslag krijgen zowel de inspectiebezoeken in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht (op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht) als het gevoerde relatiebeheer aandacht. Interbestuurlijk toezicht op het gebied van archiefzorg en -beheer wordt uitgeoefend op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen in Overijssel. In de functie van provinciearchivaris wordt toezicht uitgeoefend op het beheer van het provinciale archief (vanaf het moment van documentcreatie tot en met de overbrenging van het oud archief naar het Historisch Centrum Overijssel). Archiefzorg en archiefbeheer krijgen bij de mede-overheden in Overijssel over het algemeen voldoende aandacht. Wel is bij een viertal gemeenten achterstand ontstaan in archiefbewerking, door onvoldoende personele capaciteit. Tegen die achtergrond is aan hen in het kader van het interbestuurlijk toezicht de kleur oranje toegekend bij archiefbeheer; bij één gemeente is dat verder het geval in verband met de toestand van de archiefbewaarplaats. Bij die gemeente is nieuwbouw voorzien in 2014. Wij beklemtonen in de aanbiedingsbrief aan de zorgdragers in Overijssel het blijvende belang van goede archiefzorg en -beheer; als dat ontbreekt kunnen we op termijn de geschiedenis niet meer reconstrueren en dreigen waardevolle archiefdocumenten verloren te gaan.

Datum verzending

18. FEB 2 O H

provincie

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013

Een bijzondere ontwikkeling achten wij de grote aandacht die zorgdragers schenken aan de ontwikkeling van het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem voor het archief. In toenemende mate maken gemeenten en waterschappen daarbij gebruik van het instrument van de KPI's, de Kritische Prestatie Indicatoren voor archiefbeheer. Deze KPI's zijn in 2011 door de VNG aan de gemeenten aangeboden. De KPI-rapportages worden aangeboden aan de colleges van B&W resp. het dagelijks bestuur. Zij leggen deze rapportages, eventueel voorzien van een plan van aanpak voor de gesignaleerde aandachtspunten, aan de raad/het algemeen bestuur voor in het kader van de versterking van het horizontale toezicht. Aan ons college wordt, als onderdeel van het zogenaamde informatiearrangement bij het interbestuurlijk toezicht, een exemplaar van de KPI-rapportage toegezonden. Ook in 2013 ging bij het relatiebeheer veel aandacht uit naar digitale archivering. Veel gemeenten bereiden zich voor op de overgang naar digitale archivering. In 2013 hebben overigens geen colleges van B&W een vervangingsbesluit genomen, maar het ziet er naar uit dat dit in de loop van dit jaar in een aantal gemeenten zal plaatsvinden. Zoals u weet heeft ons college ultimo 2013 besloten om met ingang van 1 oktober 2013 uitsluitend digitaal te archiveren. In dat proces is de provinciearchivaris betrokken geweest. Datum

11.02.2014 Kenmerk

Gedeputeerde Staten van Overijssel,

2014/0034389

Qvdy^Lj*^~~~

Pagina

2

voorzitter,

secretaris,

provincie \ v J V e r j i S S e |

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2013 Kleur bekennen

Bestuurs- en Concernzaken Drs. L. Folkertsma

februari 2014

Colofon

Uitgave provincie Overijssel 2014/0022934 Datum februari 2014 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 90 Fotografie/Illustraties Bas van Dishoeck (foto’s gemaakt bij de feitelijke overdracht van een archiefblok van de provincie Overijssel op 10 december 2013) Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: 038 499 9403 Mobiel: 06 10 43 23 47 E-mail: [email protected] Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 www.overijssel.nl [email protected]

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

2.

Inleiding

3.

Zorgdragers in Overijssel

4.

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

5.

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

6.

Ontwikkelingen provincie Overijssel

7.

Diversen

8.

Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2013 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2014 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen


3

4


1

Voorwoord

Sinds de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012 vindt het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied plaats op grond van artikel 124 van de Gemeentewet. De revitalisering van het generiek toezicht betekende het einde van twee specifieke toezichtmaatregelen: het goedkeuren van archiefbewaarplaatsen en het verlenen van machtigingen voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden. De generieke toezichtinstrumenten zijn schorsing en vernietiging resp. in de plaatsstelling bij taakverwaarlozing. Hoewel de Wet Revitalisering generiek toezicht slechts een jaar oud is, werkt de provincie Overijssel al sinds 2010 in de geest van de wet. Met alle 25 Overijsselse gemeenten hebben Gedeputeerde Staten een Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente X gesloten. Met Waterschap Groot Salland is geen bestuursovereenkomst afgesloten, met het per 1 januari 2014 gevormde Waterschap Vechtstromen ook nog niet. Bij de overeenkomsten, die alle terreinen van het interbestuurlijk toezicht omvatten, is een toetsingskader opgenomen. Dat toetsingskader wordt waar nodig jaarlijks geactualiseerd. Zo is voor het interbestuurlijk archieftoezicht landelijk het aanvullend beleidskader Nieuwe Schoenen opgesteld; dit beleidskader is per provincie door de colleges van GS vastgesteld. Verder zijn medio 2011 de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeentelijke archiefketen, opgesteld door de VNG, aangeboden aan de gemeenten. Ook waterschappen en openbare lichamen doen hun voordeel met deze KPI’s. Het hanteren ervan is een belangrijk onderdeel in de kwaliteitszorg voor archieven. Met deze vorm zelfevaluatie bekennen de zorgdragers kleur. Hoewel er met openbare lichamen geen Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen zijn afgesloten door Gedeputeerde Staten heeft ook daar het archieftoezicht plaatsgevonden in de geest van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Als provinciearchivaris heb ik dit jaar de nodige aandacht mogen besteden aan de totstandkoming van de nieuwe Archiefverordening provincie Overijssel 2013, het Besluit Informatiebeheer provincie Overijssel 2013 en de Dienstverleningsovereenkomst tussen de provincie en het HCO voor het beheer van het oud-archief. In 2013 bracht ik negen inspectiebezoeken aan gemeenten, drie aan openbare lichamen en één bezoek aan een waterschap. Ook in 2013 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties, waarbij sommige collega’s nu de naam interbestuurlijk toezichthouder archief dragen. In tien van de twaalf provincies is inmiddels ook een provinciearchivaris benoemd. Doorgaans is dit de provinciale archiefinspecteur1 , in enkele gevallen is dit de rijksarchivaris in de provincie. De samenwerking met Gelderland heeft in dit verslagjaar niet alleen plaatsgevonden in de vorm van achtervang van elkaar, maar actief door participatie in het overleg van Gelderse archiefinspecteurs en deelname aan studiedagen voor de beoordeling van archiefruimten, waarbij ik zowel kennis opdeed als mocht delen. Met en aan de Gelderse archiefinspecteur, de heer Bennie te Vaarwerk, heb ik de nodige adviezen uitgebracht en kennis gedeeld. Bij de provincie Overijssel werd na een interimsituatie per 1 april een nieuwe teamleider bij het team Informatie benoemd: mevrouw Isabella Steinprinz. Met haar heb ik een goede werkrelatie opgebouwd. 1

Sinds 1 januari 2013 is artikel 28 van de Archiefwet 1995 gewijzigd: dat artikel regelde de verplichte benoeming van de provinciale archiefinspecteur. In plaats daarvan is nu spake van de niet-verplichte benoeming van de provinciearchivaris, naar analogie van de benoeming van de gemeente- of waterschapsarchivaris,


5

Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Tegen de achtergrond van de versterkte horizontale verantwoording is vanaf 2013 sprake van jaarlijkse verslaglegging. Bij de aanbieding van het verslag aan de zorgdragers in Overijssel beklemtoont het provinciaal bestuur het blijvend belang van goede archiefzorg en goed archiefbeheer. Zonder voldoende inspanningen kunnen we op den duur de geschiedenis niet meer reconstrueren of dreigt cultuurhistorisch erfgoed verloren te gaan. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel. 038 499 94 03 Tel. Mobiel 06 10 43 23 47 e-mail [email protected] www.overijssel.nl Zwolle, februari 2014.

6


2

Inleiding

De subtitel van dit jaarverslag is ‘kleur bekennen’. Dat is een knipoog naar de systematiek van het interbestuurlijk toezicht, waarbij het oordeel op de beleidsterreinen wordt gegeven met behulp van het verkeerslichtmodel. Groen betekent dat wordt voldaan aan de wettelijke eisen; oranje betekent dat er een onderdeel is waaraan niet aan die wettelijke eisen wordt voldaan en rood betekent dat – breed – niet aan de wettelijke eisen wordt voldaan. In 2013 hebben gemeenten in toenemende mate gebruik gemaakt van de KPI’s. Het invullen van de KPI’s is een zelfbeoordeling: dan weet je waar je staat met je archiefzorg en –beheer. Door de KPI-rapportage aan B&W aan te bieden resp. door B&W aan de raad wordt invulling gegeven aan de versterkte horizontale verantwoording, passend bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht. Als de KPI-rapportage wordt voorzien van aanbevelingen (bij de constatering dat iets nog niet aanwezig is, of een regeling is verouderd wordt dan aanbevolen om datgene wel te gaan regelen resp. te actualiseren) ontstaat een kwaliteitszorgsysteem, zoals dat bedoeld is in artikel 16 van de Archiefregeling. Een kwaliteitszorgsysteem voor het archief met toetsbare eisen kan ook in de reguliere planning en controlcyclus worden opgenomen, of een kwaliteitssysteem als het INK-model. Het gaat er om dat er aandacht is voor de kwaliteit van het informatiebeheer. De zorgdragers in Overijssel zijn zich ten volle bewust van de wettelijke noodzaak aandacht te schenken aan de kwaliteitszorg voor het archief. Daarmee bekennen zij kleur. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen.


7

3

Zorgdragers in Overijssel

3.1

Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer, Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. In de gemeente Steenwijkerland zal naar verwachting binnen een jaar een archivaris worden benoemd. De beoogde gemeentearchivaris volgt momenteel de opleiding archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. De ambtelijke integratie van Ommen en Hardenberg (Bestuursdienst Ommen-Hardenberg) en die van Dinkelland en Tubbergen (Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen) heeft gevolgen (gehad) voor de informatiehuishouding van de betrokken gemeenten.

3.2

Waterschappen De twee geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen, Waterschap Groot Salland en Waterschap Regge en Dinkel vallen onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. Met de fusie per 1 januari van 2014 van het Drentse Waterschap Velt en Vecht met Waterschap Regge en Dinkel tot Waterschap Vechtstromen, met als vestigingsplaats Almelo, blijft het archiefwettelijk toezicht op twee waterschapen bestaan.

3.3

(voormalige) Politieregio’s Met de instelling van de Nationale Politie in 2013 is een eind gekomen aan het provinciale archieftoezicht op de politie. In het verslagjaar heeft aan beide voormalige politieregio’s (Twente en IJsselland) een afscheidsbezoek plaatsgevonden. In beide gevallen is ook gesproken over de afsluiting van de archieven en de overbrenging daarvan. De archieven blijven in de provincie; het archief van de Regiopolitie IJsselland wordt overgedragen aan het Historisch Centrum Overijssel (HCO); het archief van de Regiopolitie Twente wordt waarschijnlijk overgedragen aan de gemeente Enschede. Mogelijk wordt ook dat archief overgedragen aan het HCO; dat is voor zover mij bekend landelijk nog in overleg.

3.4

Openbare lichamen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente).

8


In 2013 heb ik een inspectiebezoek gebracht aan de Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (GBLT) in Zwolle. Bij een aantal andere openbare lichamen, waaronder de GGD IJsselland in Zwolle en het GBT, het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente is sprake geweest van relatiebeheer: kennis en ervaring is uitgewisseld. Dat heeft er bij het GBT toe geleid dat de archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn opgesteld. Hetzelfde is gebeurd bij ADT, het openbaar lichaam Area Development Twente. Op dit openbaar lichaam, dat een samenwerkingsverband is van de gemeente Enschede en de provincie Overijssel, wordt geen archiefwettelijk toezicht uitgeoefend; wel heeft de provinciearchivaris daar een taak.

3.5

Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving. Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving. Eind 2012 werd Kunst en Cultuur Overijssel failliet verkaard, kort voor de opheffing per 1 januari 2013 waartoe het bestuur in oktober 2012 al had besloten. Hier speelde de vraag of KCO met enig openbaar gezag bekleed was of was geweest; bij de afwikkeling van het faillissement is ten aanzien van het archief besloten dat dit wordt overgebracht naar het HCO, waar het ook wordt bewerkt. Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Zie daarvoor onder ‘verbonden partijen’.


9

4

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

4.1

Achterstanden Ik constateer dat in het verslagjaar de achterstanden bij dossiervorming en –bewerking zijn toegenomen. Bij vier gemeenten heeft dat geleid tot het toekennen van de toezichtkleur ‘oranje’. De oorzaak van de toenemende achterstand is doorgaans capaciteitsgebrek bij de documentaire informatievoorziening. De formatie staat onder druk; verder vindt een verschuiving plaats in de inzet van capaciteit voor digitaal werken en digitale archivering. Op termijn levert digitale archivering efficiencywinst op, maar op de korte termijn moet hybride worden gewerkt en komt er nog veel analoog materiaal uit de organisatie dat dient te worden bewerkt en geordend.

4.2

Acquisitie Mede als gevolg van personele reductie bij DIV-afdelingen staat acquisitie van particuliere archieven onder druk. Twee gemeenten gaven dit jaar aan dat er een ‘rem’ was gezet op het verwerven van dergelijke archieven. In voorkomende gevallen is overleg nodig als er een bijzonder archief wordt aangeboden. Verwerving van particuliere archieven blijft van belang voor de vorming van de archiefcollectie van de gemeenten: op nationaal niveau wordt de collectie Nederland gevormd; op lokaal niveau moeten zorgdragers hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Dit is neergelegd in de Archiefvisie (zie aldaar). Bij elk inspectiebezoek aan een gemeente heb ik aandacht gevraagd voor het acquisitiebeleid.

4.3

Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden van het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2013 geen bijzondere ontwikkelingen geweest. Enkele gemeenten rapporteerden dat (flink) voortgang werd gemaakt met de materiële verzorging, maar in enkele gevallen moest ook worden geconstateerd dat juist op dit punt geen enkele voortgang kon worden gemaakt. Veel oude archieven zijn intussen herverpakt in zuurvrije omslagen en opgeborgen in zuurvrije dozen, voorzien van zuurvrije etiketten. Deze ‘herverpakkingstrajecten’ zijn arbeidsintensief; sommige gemeenten verheugen zich in de inzet van vrijwilligers bij deze werkzaamheden.

10


4.4

Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In drie of vier bijeenkomsten op jaarbasis komen onder voorzitterschap van de directeur van het HCO ongeveer tien collega’s van gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel bijeen. In 2013 zijn we een keer te gast geweest op Twickel, bij welke gelegenheid archivaris Aafke Brunt een inleiding over het archief van Stichting Twickel verzorgde en ons rondleidde in het kasteel. De agendacommissie van het archiefberaad bestond onveranderd uit de archivaris van Deventer, Hylle de Beer, directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur.

4.5

Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar zijn nieuw- en verbouwprojecten voor vier archiefbewaarplaatsen ontwikkeld en deels uitgevoerd. In Enschede is een tot nu toe onbenut depot in de archiefbewaarplaats ingericht conform de wettelijke eisen (oplevering begin 2014); in Kampen zal in het cultuurcluster in De Stadskazerne een archiefbewaarplaats worden gebouwd. In de nieuwbouw van het stadhuis Almelo is eveneens een archiefbewaarplaats opgenomen. Bij de voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo zal in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats worden gebouwd. In al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur meer of minder intensief ingeschakeld. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de ‘voorkantsturing’ dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder.

4.6

Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in archiefruimten van enkele gemeenten, het treffen van brandwerende maatregelen en de aanschaf van brandblusapparatuur.

4.7

Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. In de verslagperiode is wederom een aantal verordeningen, daterend uit de periode voor inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, geactualiseerd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties, het LOPAI, heeft zijn modelregelingen volledig aangepast aan de nieuwste weten regelgeving. In de zomer van 2013 heeft het LOPAI de verantwoordelijkheid voor het beheer van de modelregelingen overgedragen aan de sectie inspectie van BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Vanuit het LOPAI blijft deelname bestaan in de werkgroep modelregelingen van BRAIN, in de persoon van auteur dezes.


11

4.8

Archiefvisie De staatssecretaris van OCW heeft op 1 juni 2011 zijn Archiefvisie aangeboden aan de Tweede Kamer. Op deze plaats belicht ik slechts twee aspecten uit deze nota, die gevolgen hebben voor de medeoverheden. Het eerste is van cultuurhistorische aard. Bij het onderwerp ‘acquisitie’ sprak ik al over de ‘collectie Nederland’, die op nationaal niveau wordt gevormd. De medeoverheden dienen beleid te ontwikkelen om te zorgen voor goede ‘regionale of lokale collecties’. Cultuurhistorisch erfgoed is niet alleen op nationaal niveau te vinden en te behouden, maar ook op regionale en lokale schaal. Het tweede aspect betreft de overbrengingstermijn van archieven. Analoge archieven dienen te worden overgebracht na twintig jaar. Door het werken met zgn. 10-jarenblokken is de feitelijke overbrenging in sommige gevallen pas na dertig jaar. De staatssecretaris dringt aan op overbrenging na twintig jaar. Waar het gaat om overbrenging van digitale archiefbescheiden doet de opvatting opgeld dat dit vijf jaar na afsluiting van het stuk zou moeten kunnen plaatsvinden. Dat zet druk op de totstandkoming van e-depotvoorzieningen. In Overijssel is daarvoor eind 2012 een initiatief genomen waarover u meer leest in de paragrafen 4.23 en 4.24. De Archiefvisie heeft inmiddels een concretisering gekregen in het dit jaar vastgestelde Archief 2020 Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie.

4.9

(Programma) Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van OCW, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gaan samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda 2013-2016 onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen: • digitale duurzaamheid • openbaarheid en selectie • toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland • documenteren van de samenleving • kwaliteitszorg en bestelversterking In 2013/2014 staan op basis van het Uitvoeringsplan 2013 de lijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland centraal.

4.10

Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Door bezuinigingen staat soms het volgen van opleidingen onder druk: ofwel om financiële redenen, ofwel de werkdruk belemmert het gaan volgen van een opleiding. Bij goed personeelsbeleid hoort ook dat de medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen. Hiervoor vraag ik aandacht bij de inspectiebezoeken.

12


4.11

Beleidsplannen Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie is.

4.12

Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vrijwel alle zorgdragers hebben een dergelijk Besluit Informatiebeheer vastgesteld (soms wordt nog de naam Besluit Post- en Archiefzaken gebruikt). Ook hier geldt dat deze besluiten dienen te worden aangepast aan de recente weten regelgeving. Diverse zorgdragers hebben dit opgepakt in 2013. Geactualiseerde modellen van het LOPAI, daterend uit het voorjaar van 2013, zijn daarbij behulpzaam.

4.13

Beveiliging Beveiliging van archieven heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht.

4.14

BRAIN Enkele jaren geleden is BRAIN opgericht, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Het vroegere Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (WGA) is opgegaan in BRAIN en gaat verder onder naam sectie inspectie. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN. BRAIN ontwikkelt zich tot een belangrijk kennisplatform, dat ook monitoring aanbiedt voor archiefinstellingen. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld).

4.15

Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast. In het verslagjaar heb ik bij één zorgdrager geconstateerd dat in de buurt van de archiefdepots geen brandslanghaspels aanwezig waren. Ook trof ik nog eenmaal een wettelijk niet toegestane brandblusser aan.


13

4.16

Calamiteiten Calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan. In Enschede ontstond na vernieuwing van het dak van de binnentuin van het stadhuis een lekkage in een van de archiefdepots. Het archief kon tijdig worden geëvacueerd en de lekkage is verholpen.

4.17

Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Verder is in diverse gemeenten het afgelopen jaar verder gewerkt aan een calamiteitenplan voor het archief (incl. prioriteitstelling bij onverhoopte noodzaak tot ontruiming) of aan het algemene ontruimings- of calamiteitenplan van de gemeente.

4.18

(Chief Information Officer) Hoewel het hier niet gaat om een wettelijk verplichte functie gaat de Archiefvisie er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen (men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het informatiebeleid). De CIO vervult een functie in het kader van opstelling van selectielijsten (die bevatten richtlijnen voor de bewaartermijn van stukken; in dat proces worden ook externe deskundigen betrokken), bij het acquisitiebeleid en bij belangrijke ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Een aantal onderwerpen wordt behandeld in het zogenaamde SIO: Strategisch Infiormatie Overleg. Dit laatste vindt tot nu toe vooral plaats op het niveau van de rijksoverheid.

4.19

DAISY Over de ketenarchivering van DAISY (Decoratie Aanvraag Informatie Systeem), het digitale aanvraagsysteem voor Koninklijke onderscheidingen, heeft dit jaar intensief overleg plaatsgevonden tussen de Erfgoedinspectie, het LOPAI en de Kanselarij van de Nederlandse Orden. Dit naar aanleiding van vragen uit de vergadering van Kabinetschefs van de Commissarissen van de Koning(in). In 2014 zal een besluit worden genomen over de precieze rol van de betrokken partijen bij DAISY (Kanselarij, ministeries, commissarissen van de Koning en burgemeesters) om het archiefbeheer zorgvuldig te regelen. Ondergetekende is in dit proces de contactpersoon vanuit het LOPAI; sinds oktober 2013 samen met de heer R.Suir van de Provinciale Archiefinspectie NoordBrabant.

4.20

Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog diverse zorgdragers waarbij het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar nog geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze aansluiting wel gewaarborgd.

14


4.21

Digitalisering In 2013 zijn in de provincie geen besluiten genomen over vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale documenten. Een dergelijk besluit wordt sinds 1 januari 2013 genomen door de zorgdrager zelf. Diverse gemeenten zijn op weg naar digitaal archiveren en ontwikkelen een handboek vervanging. De archiefinspecteur heeft onder meer in Hof van Twente, Zwolle, GBLT en bij de Veiligheidsregio Twente adviezen kunnen geven op dit gebied. De provincie Overijssel zelf heeft besloten om per 1 oktober 2013 over te gaan tot digitale archivering. Het handboek vervanging is in 2012/2013 aangepast aan nieuwe ontwikkelingen, waaronder de introductie van een nieuwe generatie scanners. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen (‘digitale duurzaamheid’) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-depot. Op het gebied van de ontwikkeling van digitale personeelsdossiers (Raet online) is nog niet op alle vragen uit de provincie (levend bij onder meer Netwerkstad Twente) uitsluitsel gegeven.

4.22

Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle ‘archiefwaardige’ documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’, het e-depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, oftewel hun authenticiteit en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS’ n zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet in het DMS bevinden, maar in GISapplicaties, op websites etc. De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht.

4.23

E-depot Een e-depot is: ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december 2012. De noodzaak tot spoedige totstandkoming van e-depots is er, nu in de Archiefvisie wordt gepleit voor overbrenging van afgesloten digitale dossiers na vijf jaar. Naast de bestaande e-depots van Amsterdam en Rotterdam, de Justitiële Informatiedienst (JustID) en het Nationaal Archief (NA) wordt door het NA samen met de Regionaal Historische Centra gewerkt aan de totstandkoming van gemeenschappelijke edepotvoorzieningen.

4.24

Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Mogelijk kunnen op termijn alle zorgdragers in Overijssel zich bij dat e-depot aansluiten. In 2012 heeft het provinciaal bestuur van Overijssel een initiële investering van € 500.000 beschikbaar gesteld aan het HCO om een dergelijke voorziening te ontwikkelen. Het HCO heeft in juni 2013 het plan van aanpak vastgesteld.


15

De pilot gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen start begin 2014. Deelnemers zijn Deventer, Waterschap Groot Salland en mogelijk Dalfsen. Om draagvlak te creëren voor de ontwikkeling van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen werkt het HCO samen met de provincie gestaag aan de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid. Deze ‘regionale’ variant van de ACDD, de landelijke Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid, streeft er naar om een stap voor te lopen bij de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Via het HCO wordt kennis gedeeld met de ACDD, in de samenwerking van Nationaal Archief met de Regionaal Historische Centra. Op 2 oktober vond een studieochtend plaats bij het HCO, waar onder meer de algemeen rijksarchivaris en de provinciale archiefinspecteur een inleiding verzorgden.

4.25

Gemeentelijke Archief Inspecties Met benoemde archivarissen in drie Overijsselse gemeenten behoort onze provincie tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies. In veel provincies is sprake van een dekkend net van archiefdiensten, maar juist niet in Noordoost-Nederland. De tendens dat bij het HCO capaciteit op dit gebied wordt ingehuurd heeft zich voortgezet. Dienstverleningsovereenkomsten waarin archiefinspectie een onderdeel is heeft het HCO inmiddels gesloten met Kampen, Zwolle, Deventer, Enschede, Losser, Ommen en Hardenberg. De gemeentelijke archiefinspecteur van het HCO besteedt een flink deel van zijn uren aan deze samenwerkingsvormen. Dat draagt bij aan professionalisering van archiefbeheer.

4.26

Informatiearrangement In het nieuwe interbestuurlijk toezicht staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is vertrouwen in medeoverheden. Inspecties vinden niet standaard (twee)jaarlijks plaats, maar zijn minder frequent en bijvoorbeeld risico- of thematisch georganiseerd. Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk komt te liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. In toenemende mate worden KPI-rapportages gemaakt bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen. Tot het informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek. De komende jaren zal duidelijk worden of hiermee het informatiearrangement de informatiebehoefte van de toezichthouder voldoende afdekt, en hoe de administratieve lasten worden ervaren door de zorgdrager.

4.27

Interventieladder In het vernieuwde interbestuurlijk toezicht is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Het reguliere contact vindt plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en (voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd is met weten regelgeving. Op archiefgebied zijn de generieke toezichtinstrumenten niet ingezet in 2013.

16


4.28

Interbestuurlijk toezicht (IBT) Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Ik heb de afgelopen drie jaar in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Overijssel legde dat feitelijk al neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen, die inmiddels met alle gemeenten zijn gesloten. De Bestuursovereenkomsten en het bijbehorende toetsingskader worden jaarlijks geëvalueerd en besproken in een provinciebrede ambtelijke IBT-bijeenkomst. Zie verder hoofdstuk 5.1.

4.29

Kennis delen Het behoeft geen betoog dat het delen van kennis en het uitwisselen van ervaring cruciaal is. Archiefzorg en archiefbeheer zijn sterk aan verandering onderhevig; wat blijft is de noodzaak om zorgvuldig archieven te bewaren en te beheren. Via de inspectiebezoeken, het Archiefberaad Overijssel, mailverkeer met alle zorgdragers en studiedagen is gestreefd naar tijdige uitwisseling van kennis en ervaring. De archiefinspecteur heeft dit verslagjaar lezingen verzorgd op studiemiddagen van M&R Kampen (2x), DOX-supportgemeenten (najaarsbijeenkomst in RijssenHolten) en bij het HCO. In platforms als het LOPAI of de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) en op studiebijeenkomsten van BRAIN is de archiefinspecteur actief in het verwerven van kennis.

4.30

Ketenarchivering In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO) (en ook aan het eerder genoemde systeem van aanvraag van Koninklijke onderscheidingen) en, per 1 januari 2013, de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc. De in september 2013 door het LOPAI vastgestelde notitie archivering bij Verbonden Partijen is gepubliceerd op www.lopai.nl.

4.31

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011 zijn deze KPI’s aangeboden aan de gemeenten. In het verslagjaar 2013 zijn diverse gemeenten overgegaan tot het hanteren van de KPI’s. De rapportage over het archiefbeheer geschiedt dan aan de hand van de KPI’s: alle archiefwettelijke eisen zijn verwerkt in de KPI’s. Een dergelijke KPIrapportage vervangt de algemene vragenlijst archiefinspectie, die ik hanteer vanaf 2008/2009.

4.32

Kwaliteitszorg(systeem) De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 over kwaliteitssysteem: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. Zijn regelmatige audits noodzakelijk? Moet een externe auditor worden ingeschakeld?


17

Als een gemeente werkt met het INK-model, is dat dan voor het archief ook een goed kwaliteitssysteem? Is toepassing van de PDCA-cyclus voldoende (Plan-do-check-act)? Ik ben van oordeel dat elke gemeente die een vaste systematiek hanteert om haar div- en archiefbeheer te ‘meten’ in feite aan kwaliteitszorg doet. Een minimumvariant is wat mij betreft de jaarlijkse invulling van een vragenlijst (bijv. de KPI’s) met de eerstvolgende keer de rapportage wat met aanbevelingen is gedaan. Een DMS kan worden getoetst met behulp van RODIN, het in 2010 door het LOPAI ontwikkelde Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Met mijn Gelderse collega ben ik overigens van oordeel dat een standaardisatie van toegepaste kwaliteitszorgsystemen een objectieve, voor ieder gelijke beoordeling mogelijk maakt. Standaardisatie bij beoordeling is ook wenselijk. In het overleg van de archiefinspecties van het rijk, de provincies en gemeenten is recent ook gepleit voor een algemeen toetsingskader.

4.33

LOPAI In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht. Het LOPAI fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties (inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Het bestuur wordt gevormd door mevrouw drs. Irmgard Broos, provinciaal archiefinspecteur in Utrecht en Flevoland, voorzitter; drs. Jetze Dijkstra, provinciaal archiefinspecteur in Fryslân en Groningen, secretaris en mevrouw drs. Ria van den Heuvel, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in NoordBrabant, lid. Geen bestuurslid maar wel penningmeester is drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering generiek toezicht worden ook functiebenamingen gehanteerd als ‘(interbestuurlijk) toezichthouder archief. ’ Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke werkgroep worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al genoemd werkzaamheden die leidden tot ED3 en modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de bouwcommissie, die met ook vertegenwoordigers van de Erfgoedinspectie en van gemeentelijke archiefinspecties commerciële archiefbewaarplaatsen en –ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor oud archief aanbiedt inderdaad beschikt over een archiefbewaarplaats. De toetsing door de bouwcommissie – geen certificering! – vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager. De Overijsselse archiefinspecteur is plv. lid van de bouwcommissie.

18


4.34

Materiële verzorging Naast de soms grote herverpakkingsoperaties van oude archieven in zuurvrije mappen en dozen, voorzien van zuurvrije etiketten is er ook aandacht voor restauratie en conservering. Het gaat daarbij niet alleen om analoge documenten, maar ook om videobanden, geluidsbanden of fotocollecties. Enkele gemeenten hebben een afzonderlijk restauratieplan/conserveringsplan vastgesteld voor kostbare, oude archiefstukken die wegens ouderdom of veelvuldig gebruik groot onderhoud nodig hebben. Ik acht de zorg voor deze ‘oude’ archiefstukken in de provincie op orde, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de financiën te vinden voor kostbare restauraties. In de verslagperiode hebben onder andere bescheiden restauratiewerkzaamheden plaatsgevonden in Kampen en Steenwijkerland.

4.35

Opleiding Bij het toezicht op de zorg hoort de vraag naar voldoende en voldoende opgeleid personeel. Naast de reguliere opleidingen archivistiek in Amsterdam (HBO en academisch) en Leiden (op academisch niveau) verzorgt de Stichting Archiefschool de nodige cursussen. Bij de Haagse Hogeschool hebben inmiddels enkele tientallen archiefinspecteurs van rijk, provincie en gemeenten de speciale auditopleiding voor archief afgerond. Eind 2013 startte een masterclass voor ketenarchivering bij de Erfgoedinspectie. In vier bijeenkomsten wordt intensief kennis overgedragen op dit terrein. De Overijsselse archiefinspecteur behoort tot de deelnemers.

4.36

Particuliere archieven De verwerving van particuliere archieven heb ik behandeld bij het onderwerp acquisitie. Aan enkele zorgdragers heb ik advies kunnen uitbrengen over hun acquisitiebeleid. Verder hebben enkele particuliere archiefvormers informatie ingewonnen over ordenings- en beheervraagstukken.


19

Aan de archivaris van het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) van de Gereformeerde Kerken in Nederland, gevestigd in Kampen, adviseerde ik over een aantal onderwerpen op het gebied van archiefbeheer.

4.37

Projectarchivering ‘DIV’ kan nog zo actief en accuraat zijn bij de dossiervorming en –bewerking, als deze afdeling geen stukken krijgt aangereikt blijft het archief incompleet. Dat speelt vooral een rol bij projectarchivering. Het risico is dat een projectleider dossiers onder zich houdt (analoog letterlijk in de vensterbank, digitaal op een aparte harde schijf) zodat een project niet zorgvuldig kan worden gearchiveerd. Een tweede risico is, dat extern ingehuurde projectontwikkelaars hun documenten slechts (doen) beheren bij het bureau waarvan zij deel uitmaken. Dan kan een zorgdrager geen inhoud geven aan zijn wettelijke plicht tot archivering. Ik merk bij diverse gemeenten dat men oog heeft voor dit onderwerp. Mede naar aanleiding van een rapport van de gemeentelijke rekenkamer Almelo (Fortezza-zaak) heeft het onderwerp projectarchivering aandacht gekregen van het Archiefberaad Overijssel. In de inspectieperiode 2013-2014 krijgt het aspect projectarchivering bij elk bezoek aandacht in het kader van risicogeoriënteerd toezicht. Wat in positieve zin opvalt is dat er over het algemeen zorgvuldig aandacht is voor de projectarchivering. In een DMS wordt, door het toekennen van een of meer extra metadata aan stukken, een goede projectadministratie gevoerd.

4.38

Provincie Overijssel Het jaar 2013 is bij de archiefwettelijke zorgdrager ‘provincie Overijssel’ een bijzonder jaar geweest. Vanuit de documentaire informatievoorziening (BVINF, het team Informatie van de eenheid Bedrijfsvoering) is een aantal operaties in gang gezet waarbij de hele provinciale organisatie werd betrokken. Doorgaans via het BO, het Bedrijfsvoeringsoverleg. Dat is een overleg van de adjunct-hoofden van de eenheden, waar algemene bedrijfsvoeringsvraagstukken worden geagendeerd. De provincie is sedert december 2006 volledig digitaal gaan werken, maar de archivering bleef analoog. Het document managementsysteem EDO, Elektronisch Documentbeheer Overijssel, is voortdurend in ontwikkeling. Het is bekend dat het systeem niet het meest gebruiksvriendelijke DMS is, maar vanuit BVINF wordt veel aandacht geschonken aan verbeteringen en waar nodig aan assistentie op de werkplek door de relatiebeheerders. Op weg naar het vervangingsbesluit heeft de organisatie een aantal problemen aangepakt dat in de loop van de tijd was ontstaan. Zo heeft een grote operatie plaatsgevonden om zwevende documenten te ordenen, enveloppen en zaken te sluiten en te voorzien van de volledige besluitvormingsmetadata en is de J-schijf, de schijf voor gemeenschappelijk gebruik, gesaneerd. Diverse teksten die in de loop van de tijd op de J-schijf zijn geplaatst, ook van de archiefinspectie, zijn wegens geconstateerde veroudering weggehaald. Een ander deel van de teksten op de J-schijf is overgebracht naar het DMS. De afwikkeling van al die operaties heeft er toe geleid dat aan het einde van het jaar door GS het vervangingsbesluit is genomen, waarbij de ingangsdatum is vastgesteld op 1 oktober 2013. De provinciale archiefinspecteur annex provinciearchivaris heeft in dit proces een rol gespeeld.

20



21

In 2013 is ook de operatie bewerking archiefblok 1987-1998 afgerond. De feitelijke bewerking van 1,1 km1 archief was gereed ultimo 2012; de beschrijvende inventaris en de inleiding daarop zijn in het voorjaar van 2013 afgerond. De officiële overdracht van dit archief aan het HCO heeft plaatsgevonden in december 2013. Overgedragen zijn het GS-archief over de periode 1971-1987, het CdK-archief 1991-2007 (CdK als provinciaalorgaan) en enkele kleinere archieven, zoals dat van de opgeheven Provinciale Overijsselse Stichting voor de Bosbrandbestrijding, het archief van de voormalige Culturele Raad Overijssel (later KCO) en het archief van het in 1984 opgeven Provinciaal Commando Bescherming Bevolking Overijssel. Verder hebben Provinciale Staten in mei de nieuwe archiefverordening vastgesteld, die in overeenstemming is met de geldende archiefwetgeving. De Archiefverordening provincie Overijssel 2013 is in nauwe samenwerking tussen de archivaris, BVINF, het team Juridische Zaken en de eenheid Economie en Cultuur tot stand gekomen. Gedeputeerde Staten stelden tevens uitvoeringsregels vast, het Besluit Informatiebeheer provincie Overijssel 2013. Ook hier was de inbreng van Juridische Zaken van belang. Het sluitstuk van de werkzaamheden was de totstandkoming van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de provincie en het Historisch Centrum Overijssel. Op basis van het Bestuursakkoord tussen het Rijk en het IPO zijn de provincies sinds 2012 zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun oud-archief vanaf 1801. Deze archieven werden tot dan toe verplicht overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie. Die verplichte overbrenging blijft gelden gedurende de looptijd van het genoemde Bestuursakkoord. Nu de provincie een archivaris heeft benoemd diende ook een taakafbakening plaats te vinden tussen de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de directeur van het HCO (in zijn functie als rijksarchivaris in de provincie) en de provinciearchivaris. Het voortouw bij de totstandkoming van de DVO lag bij de eenheid Economie en Cultuur,vanuit haar verantwoordelijkheid voor het cultuurhistorisch erfgoed. In november werd de DVO namens GS getekend door de Commissaris van de Koning, mevrouw drs. A.Th.B.Bijleveld-Schouten en door de voorzitter van het HCO, de heer drs. C.G.A.A.Brekelmans. In algemene zin constateer ik dat de relatie tussen het team Informatie en de provinciale archiefinspecteur/provinciearchivaris open is en, in dit verslagjaar, intensief. Ik word geïnformeerd over ontwikkelingen en waar nodig wordt mijn advies ingewonnen.

22


4.39

Publicaties De provinciale archiefinspectie van Overijssel heeft in deze verslagperiode het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2011-2012 het licht laten zien. In het kader van de versterking van het horizontale toezicht op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht vindt voortaan jaarlijks verslaglegging plaats. In oktober 2013 verscheen na een aanloop van tweeënhalf jaar het jaarboek Inspectie, uitgave van de Stichting Archief Publicaties (SAP). In dat jaarboek is een artikel over het nieuwe (provinciale) archieftoezicht opgenomen, waarvan auteurs zijn de (toenmalige) provinciaal archiefinspecteur in Gelderland, dr. Frans Scholten, de provinciaal archiefinspecteur Overijssel en de provinciaal archiefinspecteur in Drenthe, Fryslân en Groningen, drs. Jetze Dijkstra. Bij de actualisatie van het artikel was ook de huidige Gelderse archiefinspecteur betrokken, de heer Bennie te Vaarwerk. De Overijsselse archiefinspecteur verzorgde een bespreking van het jaarboek Inspectie, die in oktober werd gepubliceerd in het Archievenblad, uitgave van de KVAN.

4.40

Publieksfunctie De in 2011 afgeronde inventarissen van de gemeente Oldenzaal (secretarie-archief en archief diensten en bedrijven t/m 1989) zijn zowel in druk verschenen als op de website geplaatst. Met het voltooien van deze operatie en het reguliere werk kwam ook een einde aan de ambtelijke loopbaan van de heer Jos Oude Essink Nijhuis, beleidsmedewerker stadsarchief, wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.

4.41

Relatiebeheer Relatiebeheer is het onderhouden van contact met alle zorgdragers in Overijssel. Ik heb onveranderd energie kunnen steken in het uitwisselen van kennis en ervaring. In het verslagjaar vooral op het gebied van digitaal werken en de beoogde totstandkoming van gemeenschappelijke edepotvoorzieningen in Overijssel.

4.42

Risicogeoriënteerd toezicht Bij de invoering van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat meer op afstand staat en minder intensief is dan in het verleden, is het van belang om accenten te leggen. Deels kan dat in de vorm van een thematische aanpak (bijv. de aandacht voor acquisitiebeleid of voor archiefbewerking), deels in de vorm van risicogeoriënteerd toezicht. In 2013-2014 besteed ik extra aandacht aan projectarchivering, naast de digitale duurzaamheid.

4.43

RUD-vorming De RUD’s (Regionale Uitvoerings Diensten) beginnen gestalte te krijgen. Mede via het LOPAI is gezorgd voor het ontwerpen van archiefbepalingen in de gemeenschappelijke regelingen. Eerder, bij ketenarchivering, sprak ik al over de verantwoordelijkheden van de diverse zorgdragers.


23

4.44

Telecommunicatie archiefbewaarplaats In de archiefbewaarplaats is een telefoonverbinding verplicht. Nu overal sprake is van digitale telefonie is een belangrijk aandachtspunt de telefonische bereikbaarheid in de archiefbewaarplaats. Bij nieuwbouw of verbouw van archiefbewaarplaatsen wordt dit meegenomen.

4.45

Trends Digitaal archiveren neemt toe. De digitale duurzaamheid kan worden gewaarborgd door de ontwikkeling van (gemeenschappelijke) e-depotvoorzieningen. Ambtelijk is er in Overijssel bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen de overtuiging dat je alleen door samen te werken de digitale duurzaamheid kunt organiseren. Een andere trend is het verschuiven van de aandacht voor analoog archiefbeheer naar digitaal archiefbeheer, zo schreef ik in mijn vorig verslag. De komende twintig jaar zal echter nog veel analoog archiefmateriaal moeten worden geselecteerd en bewerkt, voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

4.46

Vervanging Vervanging van archiefdocumenten door digitale documenten is aan de orde van de dag. De wettelijke vereisten die worden gesteld aan het vervangingsproces staan niet meer in de Beleidsregel vervanging archiefdocumenten provincie Overijssel 2008: die beleidsregel is in januari 2013 ingetrokken door GS. Alle zorgdragers in Overijssel zijn daarover per brief geïnformeerd. De wettelijke eisen voor vervanging zijn nu opgenomen in een nieuw hoofdstuk 3A in de Archiefregeling. Wat is gebleven is de noodzaak om een handboek vervanging op te stellen: naar mijn overtuiging is dat de enig juiste manier om er voor te zorgen dat aan alle aspecten van het vervangingsproces is gedacht.

4.47

Vervreemding Vervreemding van overheidsarchief aan derden is alleen toegestaan met machtiging van de naasthogere overheid. In de verslagperiode heeft geen vervreemding van een archief plaatsgevonden.

24


4.48

Watermelders

In een archiefruimte of archiefbewaarplaats die zich onder het maaiveld bevindt dient een watermelder te worden aangebracht, die is aangesloten op het gebouwbeheersysteem. In de verslagperiode heb ik in een paar gevallen hierover adviezen uitgebracht. Een archiefbewaarplaats behoeft niet meer zijn te voorzien van een waterkerende drempel; uitgangspunt is dat de watermelder mogelijk onheil snel signaleert. Sommige vloeren of archiefstellingen zijn zo ingericht, dat de onderste vijf cm niet feitelijk wordt benut voor de opslag van archiefmateriaal. Ook deed zich een praktijkgeval voor waarbij de watermeter niet in de archiefbewaarplaats was aangebracht, maar in de aanpalende kelderruimte. Deze archiefbewaarplaats was voorzien van een waterkerende drempel. In combinatie met de watermelder in de onmiddellijke nabijheid wordt mijns inziens voldaan aan de doelstelling van de Archiefregeling.

4.49

Websites en archivering Websites worden door de overheid steeds meer gebruikt, ook in het kader van het uitgangspunt van de Rijksoverheid dat binnenkort de dienstverlening door de overheid voor 75% digitaal moet plaatsvinden. Hierbij past een opmerking over de archivering van websites: nu gemeenten enerzijds steeds meer dienstverlening digitaal aanbieden en anderzijds de website een officieel publicatiekanaal wordt, is het van belang om een en ander zorgvuldig te archiveren. Dat is een bedrijfsbelang. In het verslagjaar is een landelijke publicatie verschenen over het archiveren van uitzendingen/opname van de raadsvergaderingen. Zowel bij de gemeenten Zwolle (gastheer voor een aantal zgn. Dimpact-gemeenten) als bij de provincie heeft een studiemiddag plaatsgevonden over webarchivering.


25

5

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

5.1

Wet Revitalisering generiek toezicht Inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht was 1 oktober 2012. Formeel is er dus nu vijftien maanden ervaring opgedaan. Dankzij het project modernisering interbestuurlijk toezicht dat in Overijssel werd gestart eind 2007, op basis van het rapport van de commissie Oosting ’Van specifiek naar generiek’, heeft onze provincie een aantal jaren voorgesorteerd op de nieuwe wet. Als pilotgemeenten fungeerden Dinkelland en Zwolle, met welke gemeenten in oktober 2010 de eerste bestuursovereenkomsten werden gesloten. In de periode daarna is met alle 25 gemeenten een Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie en de gemeente gesloten. Met als afronding de overeenkomst met Enschede voorjaar 2013. Door deze bestuursovereenkomsten met als bijlage het toetsingskader bestond in Overijssel geen behoefte aan het vaststellen van een algemene informatieverordening voor het toezicht; in de Bestuursovereenkomsten zijn afspraken gemaakt over het informatiearrangement.

5.1.1

Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente/het waterschap Zoals in de vorige paragraaf vermeld hebben GS met alle 25 gemeenten een Bestuursovereenkomst afgesloten. Met het Waterschap Regge en Dinkel was eveneens een dergelijke overeenkomst afgesloten. Nu Waterschap Regge en Dinkel sinds 1 januari 2014 met het Drentse Waterschap Velt en Vecht is gefuseerd tot het Waterschap Vechtstromen met als vestigingsplaats Almelo kan er gewerkt worden aan een nieuwe overeenkomst. Ook met Waterschap Groot Salland wordt mogelijk een overeenkomst gesloten. Voor de archiefinspecteur geldt, dat hij het interbestuurlijk toezicht bij alle zorgdragers uitoefent in de geest van de Wet Revitalisering generiek toezicht.

5.1.2

Algemeen Beleidskader taakverwaarlozing In overleg met IPO, VNG en de Unie van Waterschappen heeft het Ministerie van BZK een algemeen beleidskader taakverwaarlozing vastgesteld. Dit beleidskader is vastgesteld ten tijde van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Dit kader vormt nu een bijlage bij de Bestuursovereenkomsten die hiervoor zijn genoemd.

26


5.1.3

Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe schoenen’ GS Overijssel hebben op 13 november 2012 het aanvullend beleidskader voor het archieftoezicht ‘Nieuwe schoenen’ vastgesteld. Dit was voorbereid door het LOPAI ten behoeve van het IPO en in overleg met de VNG. Het beleidskader bevat onder meer bepalingen over het informatiearrangement en de interventieladder.

5.1.4

Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie (Besluit van 11 juli 2012, Stb. 330) In dit Koninklijk Besluit zijn algemene regels opgenomen over het verstrekken van systematische informatie in het kader van interbestuurlijk toezicht.

5.2

Wijziging(en) archiefwetgeving

5.2.1

Wijziging(en) Archiefwet 1995 De Archiefwet 1995 is voor het laatst gewijzigd per 1 januari 2013. Artikel 28 van de wet is gewijzigd: daarin is niet langer de verplichte aanstelling van de provinciale archiefinspecteur opgenomen, maar de niet-verplichte benoeming van de provinciearchivaris. De wet is daarmee in overeenstemming gebracht met de situatie t.a.v. de niet-verplichte benoeming van de gemeentec.q. waterschapsarchivaris. In Overijssel is er voor gekozen de provinciale archiefinspecteur tevens te benoemen tot provinciearchivaris. In tien provincies is in de loop van het afgelopen jaar de functie provinciearchivaris ingevuld.

5.2.2

Wijziging(en) Archiefbesluit 1995 Ook het Archiefbesluit 1995 is aangepast aan de nieuwe inzichten, hierboven genoemd bij de wijziging van de Archiefwet 1995.

5.2.3

Wijziging(en) Archiefregeling De Archiefregeling is gewijzigd door het nieuwe hoofdstuk over vervanging. Verder zal aanpassing plaatsvinden in verband met het niet langer ‘wettelijk verplicht’ stellen van NEN- en ISO-normen door de Rijksoverheid.


27

5.3

Politiewet (invoering Nationale Politie per 01 01 2013) Bij de invoering van de Nationale Politie per 1 januari 2013 is een eind gekomen aan het archiefwettelijk toezicht door de provincie op de politieregio’s. Aan beide voormalige politieregio’s in Overijssel bracht ik een afscheidsbezoek: de Regiopolitie Zwolle en de Regiopolitie Twente. De voormalige Regiopolitie Twente is direct betrokken bij de landelijke ontwikkelingen op het gebied van DIV- en archiefzorg bij de politie. Er blijft op dat gebied ook contact met de provincie bestaan, in het kader van informatieuitwisseling.

5.4

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel (2008) Zoals eerder aangegeven hebben GS Overijssel deze beleidsregel ingetrokken in januari 2013, als direct gevolg van het intrekken van de rijksbeleidsregel vervanging en het opnemen van een hoofdstuk over vervanging in de Archiefregeling.

5.5

Modellen LOPAI (nu: BRAIN) voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer De LOPAI-modellen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer hebben in 2013 opnieuw een redactieslag gekend. Vooral vanwege de wetswijzigingen, maar ook op grond van (bijv. technische) ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering. De eindverantwoordelijkheid voor de modelregelingen is in de zomer van 2013 overgedragen aan BRAIN.

28


6

Ontwikkelingen provincie Overijssel

Onder de noemer ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’ benoem ik een aantal punten, dat in de verslagperiode is opgepakt en uitgewerkt. Gelet op de vele ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding bij de overheid en de daarmee gepaard gaande wijzigingen in weten regelgeving is er voldoende aanleiding om dit aspect van het werk uit te lichten.

6.1

Samenwerking Overijssel-Gelderland Sinds februari 2011 zijn, op grond van GS-besluiten van Overijssel en Gelderland, de inspecteurs bevoegd tot het verrichten van werkzaamheden in beide provincies. In de praktijk van 2013 heeft deelname en inbreng vanuit Overijssel plaatsgevonden aan een cursus voor het beoordelen van archiefruimten. De resultaten van de Overijsselse inspectie van archiefruimten bij het bedrijf Digiwerkt in Deventer zijn gedeeld met Gelderland. In het voorjaar was ik betrokken bij het beoordelen van de resultaten van de in Gelderland uitgevoerde monitor (de zgn.nul-meting van de stand van zaken bij archiefzorg en –beheer bij de zorgdragers). Verder heeft regelmatig overleg plaatsgevonden tussen de beide inspecteurs bij de voorbereiding van de provinciale archiefverordeningen, de besluiten informatiebeheer en de dienstverleningsovereenkomsten met het HCO en met het Gelders Archief. Deze vorm van kennis delen heeft meerwaarde voor betrokkenen.

6.2

Samenwerking in het LOPAI (en met EGI en BRAIN) Het LOPAI is een sinds 1960 bestaand vakberaad van provinciale archiefinspecties. Bij een krimpende formatie en bij de intensieve ontwikkelingen in het vakgebied en de zich wijzigende weten regelgeving blijft het LOPAI een belangrijk platform voor kennisdeling. Eind 2012 is dan ook door het LOPAI besloten om de wijze van samenwerking voort te zetten. Het is ook het enige platform waarin direct wordt samengewerkt met de Erfgoedinspectie (voormalige Rijksarchiefinspectie) en de gemeentelijke archiefinspectie, nu sectie inspectie van BRAIN. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN; ook enkele provincies zijn toegetreden tot deze branchevereniging.

6.3

Samenwerking met HCO

6.3.1

Adviseur bestuur In de gemeenschappelijke regeling van het HCO is de bepaling opgenomen dat de provinciale archiefinspecteur de vergaderingen van het bestuur als adviseur kan bijwonen. Deze rol vervul ik zo goed mogelijk. Als bestuursadviseur streef ik er ook naar om presentaties en officiële openingen van tentoonstellingen bij het HCO bij te wonen. De opening van de bijzondere jaarlijkse tentoonstelling rondom de bevrijding woonde ik in dat verband bij, alsmede die van de tentoonstelling Kijk Wild en Denk Lenig op 27 september.


29

6.3.2

Samenwerking met Gemeentelijk Archiefinspecteur De Gemeentelijk Archiefinspecteur van het HCO vervult om te beginnen zijn taak bij de gemeente Zwolle en bij de GGD IJsselland. In de praktijk zijn wij steeds meer samen gaan optrekken; waar de Gemeentelijk Archiefinspecteur voornamelijk toezicht op het beheer uitoefent beperk ik mij tot toezicht op de zorg; de inspectierapporten wisselen wij uit. Onze samenwerking is hecht, mede op basis van de nota ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’, die wij eerder aanboden aan de Commissaris van de Koningin (portefeuillehouder archiefzorg en archiefbeheer in het college van GS Overijssel) en aan de directeur van het HCO.

6.4

Archiefberaad Overijssel Al eerder in dit verslag is kort aangegeven wat de samenstelling en rol is van het Archiefberaad in Overijssel. In mijn ogen is het een belangrijk platform om kennis en ervaring uit te wisselen. In de eerste plaats tussen de deelnemers (in 2013 directeur HCO, vertegenwoordigers van de gemeenten Zwolle, Steenwijkerland, Kampen, Borne, Deventer, Enschede, Oldenzaal, de provincie, Waterschap Regge en Dinkel en vanuit de particuliere sector Twickel): zij belichten diverse onderwerpen op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. Hoewel er – noodzakelijkerwijs – de afgelopen jaren een accent heeft gelegen op digitalisering, wordt het historisch archief niet vergeten. Een thema in 2013 was bijvoorbeeld het mogen publiceren van bouwvergunningen en de auteursrechten daarbij. Het platform draagt zijn kennis en ervaring breder uit, bijvoorbeeld in de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid i.o. Het ambtelijk platform OCDD dat ruim een jaar geleden is ontstaan wordt deels bemenst door leden van het Archiefberaad Overijssel.

30


7

Diversen

7.1

Deelname aan studiedagen Het op peil houden van kennis is essentieel. Naast deelname aan (korte) trainingen op verschillende gebieden die de provincie Overijssel haar personeel aanbiedt heb ik ook op het vakgebied aan bijscholing gedaan, door deelname aan de KVAN-dagen, de jaarlijkse tweedaagse bijeenkomst van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland en aan twee kennisdagen van BRAIN (kwaliteitszorg en inspectie).

7.2

Studiedag EGI-LOPAI Eenmaal per twee jaar organiseert het LOPAI, gezamenlijk met de Erfgoedinspectie (en medebetrokkenheid van de sectie inspectie van BRAIN) een studiedag. Met eigen menskracht, uit verschillende provincies. De studiedag in 2013 stond in het teken van digitalisering en het werken aan een algemeen geldend toezichtkader.

7.3

Opleiding beoogd gemeentearchivaris Steenwijkerland. De heer Roel Lensen, nu nog senior medewerker archief in Steenwijkerland, is in 2012 gestart met de opleiding archivistiek b aan de Hogeschool van Amsterdam. Ik fungeer als zijn praktijkbegeleider; dit betekent dat wij enkele keren per jaar overleg voeren over de resultaten van de opleiding, de praktijkwerkzaamheden en dit jaar over de opzet van de scriptie. De heer Lensen hoopt in 2015 af te studeren. Dan zal naar verwachting ook zijn benoeming tot gemeentearchivaris plaatsvinden.

7.4

Overleg met Tercera Tercera is een bedrijf, gevestigd in Kampen, dat de publicatie van bestemmingsplannen e.d. uitvoert voor zeer veel zorgdragers: gemeenten, alle twaalf provincies en ook enkele rijksorganen. Zij voegen een kenmerk toe aan de gepubliceerde bestanden, dat als bewijs moet worden gezien van publicatie. Tercera is geen archiefvormer; op verzoek van het bedrijf heb ik met hen overlegd op 20 november. De uitkomst van dit overleg heb ik gedeeld met het LOPAI op 12 december 2013. Tercera zal nader contact leggen met de zorgdragers om hen te informeren over het feit dat zij geen overheidsarchiefvormer is; de bestemmingsplannen c.a. zullen ter archivering worden aangeboden aan de archiefwettelijke zorgdragers.


31

8

Bijlagen

8.1

Zorgdragers in Overijssel De zorgdragers waar ik het archiefwettelijk toezicht heb uitgeoefend het afgelopen jaar zijn de 25 gemeenten, 2 waterschappen en enkele grotere openbare lichamen (GGD IJsselland, Regio Twente, Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn, GBLT in Zwolle en ADT in Enschede). Verder onderhoud ik relaties met de Veiligheidsregio Twente en Veiligheidsregio IJsselland, de Stadsbank Oost-Nederland (vestigingsplaats Enschede), en het gemeenschappelijk belastingkantoor Twente (GBT; vestigingsplaats Enschede).

8.2

Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2013 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2014 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer

Wettelijk kader: nieuwe IBT op grond van Wet Revitalisering generiek toezicht d.d. 1 oktober 2012/wijziging Archiefwet 1995, inclusief het aanvullend archieftoetsingskader ‘Nieuwe schoenen’. In Overijssel vormgegeven in Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie en de gemeente/ het waterschap. Kleur Per zorgdrager is aangegeven de kleur van het ambtelijke voorgestelde toezichtregime in 2014 + motivatie. De objectieve criteria voor het toezicht zijn te vinden in de Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente/het waterschap en de bijlage daarbij waarin de omschrijving is neergelegd van het archieftoezicht. Motivatie De motivatie is enerzijds te vinden in het genoemde verslag van het laatstgehouden algemene inspectiebezoek en verder in a) de opvolging van de aanbevelingen daaruit, b) recente contacten met de zorgdragers over diverse ontwikkelingen en adviezen, c) de door steeds meer gemeenten gebruikte KPI’s archiefbeheer – ook een belangrijk instrument in de horizontale verantwoording aan B&W resp. door B&W aan de gemeenteraad en d) uiteraard onder toepassing van het in de Bestuursovereenkomst vervatte toetsingskader. Het laatstgehouden inspectiebezoek is uit de derde bezoekronde (gestart in 2013, doorlopend in 2014) of uit de tweede bezoekronde (2009-2012). N.B.: met alle 25 gemeenten is een Bestuursovereenkomst afgesloten en met een van beide geheel in Overijssel gelegen waterschappen (Waterschap Regge en Dinkel – NB: door de fusie per 1 januari 2014 met het Waterschap Velt en Vecht tot het Waterschap Vechtstromen zal een nieuwe bestuursovereenkomst moeten worden gesloten).

32


Het nieuwe archiefwettelijke toezicht is – uiteraard – ook van toepassing op de andere zorgdragers in Overijssel, met name de openbare lichamen ingesteld op grond van de Wgr. Met de komst van de Nationale Politie per 1 januari 2013 is het provinciale toezicht op de politieregio’s komen te vervallen. De beelden gedeeld De toezichtbeelden zijn in de periode medio november-medio december 2013 gedeeld met alle zorgdragers. Er is geen discussie ontstaan over het toe te passen toezichtregime. Openbare lichamen Voor de goede orde merk ik op dat een aantal openbare lichamen de afgelopen jaren al tot de te inspecteren mede-overheden behoorde. Bij enkele openbare lichamen, waarmee voor het eerst contact werd gelegd in de periode 2011/2012 heeft nog geen inspectiebezoek plaatsgevonden. In beginsel zullen deze worden gehouden in 2014. Samenvatting overzicht: Van de 25 gemeenten hebben er 20 de toezichtkleur groen. Vijf gemeenten zijn oranje. De oranje gemeenten zijn: Almelo: oranje geworden. Enschede: oranje geworden. Kampen: oranje gebleven. Losser: oranje geworden. Ommen: oranje geworden Zwolle is in 2013 van oranje naar groen gegaan. De wijzigingen zijn wel ambtelijk, maar nog niet bestuurlijk gecommuniceerd. Ambtelijk is van de kant van de gemeenten ingestemd met het voorgestelde toezichtregime. Bestuurlijk wordt dit gecommuniceerd in de brief van GS aan B&W waarin het totaalbeeld van het IBT wordt geschetst. Deze totaalbeelden worden uiterlijk in maart 2014 vastgesteld. De provincie Overijssel blijft groen, op basis van de weggewerkte achterstanden bij de analoge archiefbewerking. Het bewerkte archief is ultimo december 2013 overgedragen aan het HCO. Motivatie

Naam gemeente/ waterschap/ gem. reg. + datum inspectiebezoek

Toezicht-kleur

Almelo 31 10 13

Oranje/was groen

Er is een flinke achterstand ontstaan in de afgelopen jaren in het bewerken van semi-statische archieven. Verder wordt een grote stukkenstroom verwacht ter voorbereiding op de verhuizing van de ambtelijke organisatie. De bezetting van het oud-archief is krap. Positief zijn de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en de betrokkenheid bij de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats.

Borne 30 09 11

Groen

De archiefverordening gemeente Borne 2013 is door de raad vastgesteld. B&W stelden op 17 december het Besluit informatiebeheer gemeente Borne 2013 vast. De eerste stap is gezet om te komen tot kwaliteitszorg. Volgend jaar worden hiervoor de kaders vastgesteld en gaat de gemeente starten met de uitrol. Een kwaliteitsslag in de dossiervorming in het dynamisch archief naar aanleiding van een aantal geconstateerde missies wordt in 2013 afgerond. Overige belangrijke ontwikkelingen voor 2014: - Opstarten substitutietraject. -Verbonden partijen. (per samenwerking wordt een archiefparagraaf opgesteld) -Inrichten zaaksysteem


33

Motivatie


Toezicht-kleur

Dalfsen 28 05 13

Groen

In het inspectiebezoek is geconstateerd dat archiefzorg en archiefbeheer goed op orde zijn. Dalfsen gaat mogelijk participeren in de pilot e-depot bij het HCO.

Deventer 05 11 13

Groen

In het inspectiebezoek is geconstateerd dat archiefzorg en archiefbeheer goed op orde zijn. De afgekeurde archiefruimten worden nog enkele jaren gebruikt voor opslag en/of bewerking van op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Te bewaren archieven zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats en gedeeltelijk naar het bedrijf Vada in Nijverdal.

Dinkelland 30 11 11

Groen

De ambtelijke fusie met Tubbergen per 1 januari 2013 betekende voor de documentaire informatievoorziening dat Dinkelland een inhaalslag moest maken op het gebied van digitaal werken. Sinds 1 juli wordt volledig digitaal gewerkt; in de loop van 2014 zal een vervangingsbesluit worden genomen dat met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 zal gelden. Stukken van de gemeente Dinkelland uit het eerste halfjaar zijn toegevoegd aan het digitale archief. Het calamiteitenplan voor oud-archief zal ook in 2014 worden vastgesteld. Capaciteit om een deel van het oud-archief beter te inventariseren (van voor 1945) is nog niet gevonden, evenmin als capaciteit voor de herverpakkingsoperatie in zuurvrije mappen en dozen. Aan de KPI’s voor archiefbeheer wordt gewerkt.

Enschede 10 11 11

Oranje/was groen

Veel aanbevelingen uit 2011 zijn opgepakt. Zo zijn er overeenkomsten met Documentenwacht en is het calamiteitenplan voor het archief vrijwel gereed. Ook de (her)inrichting van de depots van het stadsarchief in de kelder van het stadhuis wordt op korte termijn afgerond. In 2012 en 2013 heeft verder een forse inhaalslag plaatsgevonden in het bewerken van secretarie- en dienstarchieven. Veel aandacht krijgt ook digitalisering. Omdat er naar verwachting in de archiefruimte ‘Werkplein’ nog een grote hoeveelheid te bewerken dienstarchieven aanwezig is wordt het toezichtsregime voor komend jaar oranje. Op grond van het op te stellen archiefbewerkingsplan, voorzien van een financiële onderbouwing, zou het toezichtsregime over een jaar weer ‘groen’ kunnen zijn.

Haaksbergen 14 09 11

Groen

Hoewel er een krappe personele bezetting is, zijn toch de meeste aanbevelingen uit het inspectiegezoek van 2011 opgevolgd. Zo wordt zowel het calamiteitenplan als het bezoekersreglement nog in 2013 vastgesteld. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 1 x per drie maanden gemonitord. Zaakgericht werken krijgt ook de nodige aandacht. Voor de stukken met een bewaartermijn tot zeven jaar is inmiddels een vervangingsbesluit genomen. Er

34



Toezicht-kleur

Motivatie

is wel enige achterstand in het bewerken van dossiers. Bij het in het voorjaar van 2014 te plannen inspectiebezoek zal nader bij de ontwikkelingen worden stil gestaan. Hardenberg Part 07 12

Groen

De archiefverordening van Hardenberg staat gepland voor vaststelling door de raad in maart 2014. Aansluitend wordt het Besluit Informatiebeheer in het College van B&W gebracht. Het generiek besluit tot overbrenging van archieven (formalisatie) zal voor Ommen en Hardenberg in de komende tijd worden voorgelegd aan de respectevelijke colleges van B&W. Kwaliteitszorg krijgt de nodige aandacht op basis van de in 2013 ingevulde KPI-rapportage. Deze wordt in januari 2014 voorgelegd aan de raad.

Hellendoorn 10 11 10

Groen

De aanbevelingen uit het laatste inspectiebezoek zijn opgevolgd: de klimaatregeling in de archiefbewaarplaats is verbeterd en een brandblusser is aangebracht. In 2013 vond uitvoerig overleg plaats over de concept-invulling van de KPI’s, en in de afgelopen tijd over digitalisering. Dit najaar stelde de raad de nieuwe Archiefverordening vast; het college van burgemeester en wethouders een nieuw Besluit Informatiebeheer. Het eerstkomende inspectiebezoek zal begin 2014 plaatsvinden.

Hengelo 04 10 11

Groen

In 2012 hebben GS een machtiging vervanging verleend aan de gemeente Hengelo. In 2013 is de archiefinspecteur ingeschakeld bij de plannen voor de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats, die naar verwachting in 2014 plaatsvindt in de kelder van het stadhuis. Al eerder was er overeenstemming om kleine investeringen in de huidige archiefbewaarplaats niet meer uit te voeren.

Hof van Twente 03 12 13

Groen

In het inspectiebezoek is geconstateerd dat de archiefzorg en het archiefbeheer in Hof van Twente vrijwel geheel op orde zijn. In een zorgvuldig traject is het handboek vervanging opgesteld. Bij de doorvoering van de reorganisatie van het ambtelijk apparaat per 1 mei 2014 wordt gestreefd naar het vervangingsbesluit. Enige zorg is uitgesproken over de capaciteit die bij de documentaire informatievoorziening (DIV) resteert voor het analoog archief.

Kampen 14 05 13

Oranje

Over het actief gedogen van de afgekeurde archiefbewaarplaats kan worden opgemerkt dat de gemeente het klimaat daar stabiel weet te houden. Over de nieuwbouw in De Stadskazerne vond veelvuldig overleg plaats. Voor wat betreft het opvolgen van de aanbevelingen uit het inspectiebezoek: door de relatief beperkte bezetting van het archief zal het wegwerken van achterstanden (nu: 60 m1) nog geruime tijd kosten. Verder kost de komende verhuizing ook de nodige inzet. De overeenkomst met


35


Toezicht-kleur

Motivatie

Documentenwacht geldt nu zowel voor het archief als voor de documentaire informatievoorziening (DIV); het conceptcalamiteitenplan zal t.z.t. worden vastgesteld voor de nieuwe locatie. Overigens is er voor het huidige archief een calamiteitenplan uit 1996. De raad van Kampen heeft op 4 juli 2013 een nieuwe Archiefverordening vastgesteld. Losser 24 01 11

Oldenzaal

Oranje/was groen

De meeste aanbevelingen uit het laatste inspectiebezoek zijn opgevolgd: de klimaatregeling is anders afgesteld; de CO2-blusser is aangeschaft. Het calamiteitenplan is klaar en wordt binnenkort vastgesteld. De nieuwe Archiefverordening en het nieuwe Besluit informatiebeheer zijn vastgesteld op 15 oktober 2013 door de raad resp. B&W. Een concept-KPI rapportage is gereed. De toezichtkleur komt desondanks voor 2014 op oranje, gelet op de relatief grote achterstand in archiefbewerking. Met de krappe bezetting is de inhaalslag lastig.

Groen

In het inspectieverlag is geconstateerd dat de archiefzorg en het archiefbeheer in Oldenzaal vrijwel geheel op orde zijn.

27 09 13 Olst-Wijhe 09 09 10

Groen

De concept-KPI-rapportage is gereed. De aanbevelingen uit het laatste inspectiebezoek zijn grotendeels opgevolgd. In 2011/2012 vond tussentijds overleg plaats over de inrichting van de nieuwe archiefruimte in het gemeentehuis.

Ommen 09 10 13

Oranje/was groen

Het Bezoekersreglement is door het college van B&W vastgesteld. De officiële aanwijzing van de archiefbewaarplaats (in Hardenberg) door Ommen heeft plaatsgevonden. Ook is de voormalige archiefbewaarplaats Ommen als archiefruimte voor Ommen aangewezen. De KPI-rapportage is in januari 2014 vastgesteld door de raad. De nieuwe archiefverordening wordt in maart 2014 aan de raad voorgelegd. Kijkend naar achterstanden in archiefbewerking, handboek substitutie en overbrenging van archieven wordt het toezichtregime voor 2014 op ‘oranje’ gezet .

Raalte 05 01 11

Groen

De aanbevelingen uit het laatste inspectiebezoek zijn opgevolgd: het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt gemonitord; een contract met Documentenwacht is gesloten en er is een bezoekersreglement vastgesteld. Achterstand bij archiefvorming doet zich niet voor, maar gelet op de krappe bezetting lukt het nu niet om een deel van het oud-archief van Heino te inventariseren. In de samenwerking van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWRverband) wordt gewerkt aan de aanschaf van één document management systeem (DMS). De invoering van zaakgericht werken legt ook druk op de formatie bij de documentaire informatievoorziening (DIV).

36



Toezicht-kleur

Rijssen-Holten

Groen

Motivatie

Bij het inspectiebezoek is geconstateerd dat archiefzorg en archiefbeheer vrijwel geheel op orde zijn. De archiefverordening zal begin 2014 worden geactualiseerd. Een overeenkomst met Documentenwacht is gesloten; het archief wordt voorzien van aanduidingen die prioriteit aangeven bij een onverhoopte ontruiming. Enige achterstand bij archiefbewerking die enkele jaren geleden bestond is weggewerkt.

23 09 13

Staphorst 16 11 11

Groen

Staphorst heeft de aanbevelingen inzake het klimaat in de archiefbewaarplaats opgepakt. Achterstanden in archiefbewerking doen zich niet voor. Sinds kort is de organisatie gestart met zaakgericht werken. Een handboek vervanging wordt in 2014 opgesteld. De KPI’s voor archiefbeheer zijn in concept ingevuld; overleg daarover met de archiefinspecteur vindt nog plaats.

Steenwijkerland 12 09 11

Groen

Voor zover van toepassing zijn alle aanbevelingen van 2011 opgevolgd. De invoering van digitaal werken krijgt in 2014 definitief gestalte door de invoering van zaakgericht werken. De archiefverordening is actueel; het Besluit Informatiebeheer is in 2012 door B&W vastgesteld. Het calamiteitenplan voor het archief is klaar en is in december 2013 formeel vastgesteld. De digitaliseringsoperatie van de bouwvergunningen is volop bezig. Het bewerken van archieven van de voorlopers van de gemeente Steenwijkerland verloopt voorspoedig; als laatste is nu aan de beurt het archief van Steenwijk over de periode 19912000. Die bewerking zal klaar zijn in de loop van 2014. De senior medewerker archief is op dit moment bezig met de invulling van de KPI’s voor archiefbeheer.

Tubbergen 15 09 11

Groen

In de aanloop naar de machtiging vervanging (verleend per 1 mei 2011) zijn de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer geactualiseerd. Met Documentenwacht is een overeenkomst gesloten; het algemene beveiligingsplan voor het gemeentehuis (incl. archiefbewaarplaats) wordt in 2014 opgesteld. Nu gaat veel aandacht uit naar het gelijk trekken van het digitaal werken van Tubbergen en Dinkelland, sinds 1 januari 2013 ambtelijk samengevoegd in Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen. Voor het bewerken van analoge dossiers van beide gemeenten is een medewerker beschikbaar. Aan de KPI’s voor archiefbeheer wordt gewerkt.

Twenterand 02 05 13

Groen

Bij het recente inspectiebezoek is geconstateerd dat de aanbevelingen van het vorige bezoek zijn opgevolgd, o.a. vaststelling calamiteitenplan op 17 september 2013. Verder is op 19 november het Besluit Informatiebeheer gemeente Twenterand 2013 vastgesteld. De KPI-rapportage, te beschouwen als kwaliteitssysteem voor het archief, wordt


37


Toezicht-kleur

Motivatie

begin 2014 aangeboden aan B&W resp. aan de raad. Wierden 07 03 12

Groen

De aanbevelingen uit het inspectiebezoek zijn ter hand genomen. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer worden geactualiseerd; calamiteitenzorg zal ook aandacht krijgen. Achterstand in archiefvorming en –bewerking is weggewerkt. De KPI-rapportage archiefbeheer wordt op dit moment gemaakt.

Zwartewaterland 14 02 11

Groen

Op dit moment werkt de gemeente nog hybride; er wordt zowel analoog als digitaal archief gevormd. In 2014 start een pilot digitaal werken. De werkvoorraad bij archiefvorming beslaat 5 m1; dat is een normale voorraad. De vernietigingstermijn van WMO/WWB-stukken is recent door B&W op 7 jaar bepaald. De gemeente werkt aan de invulling van de KPI’s voor archiefbeheer.

Zwolle Zomer 2010

Groen/was oranje

De achterstand bij archiefvorming – en bewerking is grotendeels ingelopen. De werkvoorraad bij de documentaire informatievoorziening (DIV) is 120 m1; dit wordt met eigen menskracht bewerkt. De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan behoorlijk snel. Dit jaar is het handboek vervanging tot stand gekomen, met o.a. betrokkenheid van de provinciale en de gemeentelijke archiefinspecteur.

Waterschap Groot Salland 27 02 13

Groen

De aanbevelingen uit het inspectiebezoek worden opgepakt. Momenteel wordt gewerkt aan de KPI-rapportage. Het calamiteitenplan voor het archief moet nog worden aangereikt bij de provincie. Het Besluit Informatiebeheer wordt nog geactualiseerd.

Waterschap Regge en Dinkel 13 02 12

Groen

De aanbevelingen van het laatste inspectiebezoek aan WRD zijn of worden opgevolgd: het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt gemonitord. De brandblussers worden of zijn inmiddels vervangen. In de aanloop naar de fusie met Waterschap Velt en Vecht per 1 januari 2104 tot het Waterschap Vechtstromen heeft het nodige overleg plaatsgevonden over div- en archiefzorg, met name ook over digitalisering.

GGD IJsselland

Groen

De aanbevelingen uit het inspectieverslag zijn allen uitgevoerd. Via de gemeentelijk archiefinspecteur is de provinciale archiefinspecteur betrokken bij verdere ontwikkelingen.

Groen

Gemeld is dat actualisatie van de archiefverordening en van het Besluit Informatiebeheer plaatsvindt na de introductie van het nieuwe Document Management Systeem en de reorganisatie van de organisatie. Achterstanden in

23 05 11

Regio Twente 04 06 13

38



Toezicht-kleur

Motivatie

archiefvorming en –bewerking zijn er vrijwel niet. Van het oud-archief is 75% bewerkt en vervolgens overgebracht naar VADA in Nijverdal.

GBLT (gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn)

Groen

Bij het inspectiebezoek is geconstateerd dat de zorg voor en het beheer van de informatiehuishouding op orde zijn.

Groen

Het archiefbewerkingsproject 201/2012 is afgerond met de beschrijvende inventaris voorjaar 2013; het archiefblok is in december overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel. De organisatie heeft een inhaalslag gemaakt bij het zorgvuldig digitaal archiveren, wat is uitgemond in het vervangingsbesluit van Gedeputeerde Staten, ingaande 1 oktober 2013. Zowel op termijn te vernietigen archiefbescheiden als de blijvend te bewaren documenten worden nu vervangen door digitale documenten.

07 11 13

Provincie Overijssel 31 05 10


39

8.3

Lijst met afkortingen In dit verslag hanteer ik een aantal afkortingen. Ik heb er naar gestreefd om de eerste maal dat ik een dergelijke afkorting gebruik deze ook voluit te vermelden. Deze lijst vergemakkelijkt het terugzoeken c.q. vinden van de betekenissen. ACDD ADC ADT B&W BRAIN BZK CdK CIO DAISY DIV DMS EDO ED3 EGI GBLT GBT GGD GS HCO IBT ICT INK ISO JustID KCO KPI’s KVAN LOPAI NA NEN OCDD OCW OLO PDCA PS RHC RMA RODIN RUD SAP SIO Stb. UvW VNG Wabo Wet Rgt WGA Wgr

40

Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland (gevestigd in Kampen) Area Development Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Enschede) (College van) Burgemeester en Wethouders Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris van de Koningin, tot 30 april, daarna: Commissaris van de Koning Chief Information Officer Decoratie Aanvraag Informatie Systeem Documentaire Informatie Verzorging (afdeling DIV) Document Management Systeem Elektronisch Documentbeheer Overijssel (DMS van de provincie) Eisen Duurzaam Digitaal Depot (digitale publicatie van LOPAI, versie 2, d.d. december 2012) Erfgoedinspectie OCW (waarin opgenomen de rijksarchiefinspectie) Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (openbaar lichaam, gevestigd in Zwolle) Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Hengelo) Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (College van) Gedeputeerde Staten Historisch Centrum Overijssel (gevestigd in Zwolle) Interbestuurlijk toezicht Informatie- en communicatietechnologie Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK-kwaliteitsmodel) Door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard Justitiële Informatiedienst (van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, o.a. gevestigd in Almelo) Kunst en Cultuur Overijssel (was gevestigd in Zwolle) Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties Nationaal Archief door het Nederlands Normalisatie Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Omgevingsloket Online (behoort bij Wabo) Plan, Do, Check, Act: de planning- en controlcyclus van een organisatie Provinciale Staten Regionaal Historisch Centrum (in Overijssel: HCO) Records Management Applicatie (‘archiefdeel’ in DMS) Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (LOPAI-publicatie) Regionale Uitvoeringsdienst (t.b.v. uitvoering taken Wabo: vergunningverlening, toezicht en handhaving) Stichting Archief Publicaties (gevestigd in Arnhem) Strategisch Informatie Overleg (o.l.v. de CIO) Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden Unie van Waterschappen Vereniging van Nederlandse Gemeenten (soms: afdeling Overijssel) Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wet Revitalisering generiek toezicht Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (nu: sectie inspectie BRAIN) Wet gemeenschappelijke regelingen


!0Q 1 9 FEB Dat. ontv.: Routing

Recommend Documents