Het Maintenance & Engineering Solutions departement van Yokogawa Belgium staat in voor de technische en applicatie-ondersteuning van industriële Yokogawa DCS systemen en producten. Door de toename van ondersteunende taken is er op korte termijn behoefte aan een: Project Manager Als Project Manager brengt u projecten tot een goed einde. U zorgt voor een goede werking binnen het projectteam. U analyseert de behoeften van de klant, denkt technische oplossingen uit en implementeert deze in een industriële procesomgeving. Daartoe beschikt u over kennis van processturing, industriële regeltechniek en elektriciteitswerken. Wij zoeken een industrieel ingenieur, universitair - A1 of gelijkwaardig door ervaring met een passie voor automatisatie en elektriciteit. Bij voorkeur met enkele jaren ervaring in management of projectleiding. Onze ideale medewerker is drietalig Nederlands/Frans/Engels en is leergierig, stressbestendig en communicatief. Hij/zij beschikt over een stevig analytisch vermogen en kan logisch een industriële toepassing analyseren, creatieve oplossingen aandragen en implementeren. Hij/zij werkt hoofdzakelijk in ons kantoor te Zaventem en occasioneel bij onze klanten. Hij/zij kan zelfstandig de beste oplossing voorstellen, bespreken en tot tevredenheid van de klant implementeren. Yokogawa biedt een uitdagende job in zeer afwisselende toepassingen. U werkt in een jong en dynamisch team.
Gedetailleerde functiebeschrijving : 1. Positie van de functie Managing Director Mgr.SRV & ENG
Project Mgr.
a. Doel Betreft het met de beoogde kwaliteit, onder de beoogde condities, binnen de gestelde materiële en financiële grenzen, volgens planning, tot stand brengen van de beoogde resultaten van het project, het tussentijds rapporteren over de voortgang, het bijstellen van projectdoelen en het overleg daarover, het opleveren en de afronding van het project en de deelprojecten, het geven van indicaties voor vervolg, resp. het genereren van vervolgopdrachten. Is verantwoordelijk voor de/het: • tijdig, binnen budget en gestelde kwaliteitseisen opleveren van financieel omvangrijke projecten; •
realiseren en, indien mogelijk vergroten van de marges zoals geschat bij de Project Kick Off.
•
aanwezigheid en uitdragen van vereiste procedures en werkinstructies voor het handhaven van de kwaliteit (ISO-9001).
Controle vindt incidenteel plaats door de Manager Maintenance & Engineering middels rapportage b. Positie De functie rapporteert aan de Manager Maintenance & Engineering.
2. Belangrijkste Resultaatsgebieden a. Project Voorbereiding Betreft het leggen van contacten met opdrachtgevers en leveranciers, het onderzoeken en exact bepalen van de vraag en de omstandigheden van de eigenaar van het probleem, het verkennen van mogelijke oplossingen en de ruimte voor het realiseren daarvan. Enkele voorbeelden van activiteiten: Coördineren en/of maken van kostenberekeningen en adviseren van Sales over contractvoorwaarden betreffende potentiële opdrachten voor de levering van meet-en regelsystemen, bestaande uit hard- en software uit eigen levering en/of van derden en instrumentatie, incl. training en services Regelen van de overdracht van projectopdrachten van Sales naar Engineering Evalueren van commerciële en technische condities van de opdracht en ondernemen van actie bij onduidelijkheden. Project kick-off meeting organiseren
b. Project Uitvoering Het doelgericht uitzoeken, vrijmaken, inwerken, motiveren, trainen en coachen van projectdeelnemers, het daadwerkelijk leidinggeven aan het team en aan afzonderlijke medewerkers. Enkele voorbeelden van activiteiten: Samenstellen van het project kwaliteitsplan volgens opdracht (minimaal volgens Yokogawastandaarden). In overleg met betrokken leidinggevenden samenstellen van het projectteam. In overleg met de lead-engineer samenstellen van de Functional Design Specification (FDS) en projectdocumentatie. Bewaken van de project-kwaliteit en ondernemen van actie bij geconstateerde afwijking. In samenwerking met de lead-engineer vaststellen van de projecttaken met de bijbehorende budgetten. Signaleren, coördineren en bewaken van meer/minder-werk. Bewaken van het projectbudget en van levertijden en ondernemen van actie bij -dreigendeoverschrijding. Beslissen omtrent keuze van toe te leveren hard- en software na overleg met de leadengineer en de inkoper. Organiseren van in- en externe projectbesprekingen. Coördineren van zowel Factory Acceptance- als de Site Acceptance Test in overleg met de opdrachtgever
c. Project Administratie Betreft de organisatie, inrichting en uitvoering van de informatievoorziening, de administratieve organisatie van de projectuitvoering en de projectadministratie zelf. Enkele voorbeelden van activiteiten: Verstrekken van projectinformatie aan de Project Administrator t.b.v. project-rapportage. Voeren van de projectadministratie Het administreren en initiëren van meer/minder-werk. Het factureren. Het verschepen. Het verzorgen van certificaten (Certificate of Origin). In overleg met de Administrator verzorgen van voortgangsrapportage. Samenstellen van het project close-out rapport.
3. Functietechnische vereisten (kennis en kunde) a. Basiskennis Kennis is vereist van de/het : Projectorganisatie, -management, leidinggeven (incl.personeelsresourcing) en planning en – tools. Meet- en regeltechniek en –systemen. Prijsstructuur en technische architectuur van eigen systemen en door derden te leveren hard- en software. Algemene instrumentatie. Te besturen processen. Algemene elektrotechniek. Algemene communicatie- en interface-technieken. Budgetteringen opstellen en budgetbewaking. Financieel-administratieve, logistieke procedures. Procedures, normen en standaards. Methoden en kwaliteitsbewaking. Presentatie- en onderhandelingstechnieken. Commerciële technieken. Engelse taal in woord en geschrift. PC praktische werkervaring ( Word, Excel, PPT) Ervaring en andere expertkennis Vloeiend in het Nederlands, Frans en Engels. Duits is een voordeel.
b. Opleiding Opleiding op universitair of technische hogeschool niveau.
c. Voorkeur voor mogelijke aanvullende opleidingen Aanvullende gewenste opleidingen die niet strikt noodzakelijk zijn maar wel de invulling van de functie kunnen optimaliseren, nu of in de toekomst. : Cursussen bedrijfskunde, managementvaardigheden, sociale vaardigheden. Enkele jaren ervaring in management of projectleiding. Expertise in het vakgebied waarin het project actief is.
4. Persoonlijke bekwaamheidsvereisten a. Prestatiemotivatie en Inzet Stellen van hoge eisen aan zichzelf en aan de resultaten die worden geproduceerd. Laten zien niet tevreden te zijn met gemiddelde prestaties. Zichzelf ontwikkelen om kwaliteit te leveren, hoog te presteren, succes te behalen. Prestatie- indicatoren: Heeft de opdracht van het project in kaart gebracht en een duidelijke en efficiënte taakverdeling opgesteld (organogram & functiebeschrijvingen); Streeft voortdurend naar een verbetering van de prestaties; evalueert, wijzigt, herdenkt methodes om deze meer effectief en efficiënt te maken; schakelt mensen en middelen optimaal in om de werking op het project te verbeteren; maakt realistisch gebruik van schaarse middelen; Werkt hard om hoge prestaties te kunnen leveren. Spreekt enthousiast over het bedrijf, de functie, het vak, de medewerkers. Formuleert uitdagende doelen voor zichzelf Gedraagt zich verantwoordelijk en zelfstandig, bevordert dit gedrag bij anderen. Grijpt kansen, creëert mogelijkheden voor verdere ontwikkeling. Levert uitstekende prestaties Doet meer dan wordt gevraagd Stelt zich verantwoordelijk voor kwaliteit van de dienstverlening Reserveert tijd en energie voor eigen ontwikkeling binnen het vakgebied.
b. Klantgerichtheid Waarborgt een correcte behandeling van de klanten geeft binnen een redelijke termijn informatie aan de klant die erom vraagt of zorgt dat dit gebeurt; zorgt voor een begrijpelijke en duidelijke communicatie naar de klanten door te waken over een eenvoudig taalgebruik en een verzorgde presentatie;.
c. Kwaliteitsbesef Zich richten op het tegemoetkomen aan wensen en behoeften van cliënten en consumenten. Een hoge prioriteit toekennen aan afwerking, gebruikersgemak, veiligheid en service. Tevredenheid toetsen bij de cliënten. Prestatie- indicatoren: Reageert snel en passend op klachten en op vragen om dienstverlening. Neemt het belang van het bedrijf en de medewerkers als uitgangspunt. Vraagt door, zoekt actief naar de werkelijke wensen van de cliënten Stelt zich in op het afleveren van perfect maatwerk, Beschouwt zichzelf als verantwoordelijk voor de belangrijkste ondersteuning van een op kwaliteit georiënteerd bedrijfsproductieproces. Streeft naar het leveren van kwaliteit in de dienstverlening. Geeft een helder beeld van te bereiken resultaten, de kwaliteit ervan, de kosten, het tijdstraject en de fasering van in het proces Reageert direct op klachten, brengt verbeteringen aan, zorgt voor een leereffect. Aanvaardt verantwoordelijkheid voor gemaakte fouten.
d. Betrouwbaarheid / Integriteit Zich rechtschapen, eerlijk en onkreukbaar gedragen, in overeenstemming met algemeen geldende sociale en professionele normen. Prestatie- indicatoren: Is (hoewel diplomatisch) eerlijk en rechtuit. Geeft de werkelijkheid correct weer. Houd zich aan de regels van het beroep en de organisatie. Geeft duidelijk aan wanneer een verlangde actie buiten eigen normen of de beroeps-, respectievelijk instellingsnormen valt. Houdt aan algemene en professionele gedragsnormen vast, ook wanneer dit nadeel, spanning of conflicten met zich meebrengt. Respecteert de persoonlijkheid en de normen en waarden van anderen. Neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen. Meldt gemaakte fouten en neemt uit eigen beweging stappen om schade te compenseren of te beperken.
e. Organisatiebetrokkenheid Zich houden aan de afspraken, aan de stappen, aan de voorwaarden en aan de beoogde resultaten van een proces. Zich richten naar de wensen en bedoelingen van de ander. Prestatie- indicatoren: Praat enthousiast over het bedrijf, het werk, het management en de medewerkers Komt uit voor persoonlijke betrokkenheid bij het lot van management en medewerkers Collega's en medewerkers worden niet afgevallen in het bijzijn van anderen. Geeft dekking en steun aan medewerkers en collega's die worden aangevallen. Richt zich naar de waarden en normen van bedrijf en beroep. Komt afspraken na, ook al is dat niet in eigen belang Staat achter beslissingen die voor de medewerkers of het bedrijf nuttig zijn, ook als dat weerstand oplevert Zet zich in om bedrijfsdoelen te realiseren, ook wanneer men zelf ander beleid prioriteit zou willen geven.
f. Uitdrukken Ideeën en meningen duidelijk maken met helder taalgebruik, passende lichaamstaal en goede stijlvormen. De taal mondeling en schriftelijk correct gebruiken, aangepast aan de doelgroep. Gedragsindicatoren: Brengt zijn/haar ideeën helder en duidelijk over, zowel schriftelijk als mondeling;
schrijft effectieve memo's
gebruikt voorbeelden om ideeën te verduidelijken
spreekt en schrijft duidelijk, beknopt, ter zake. Reageert open, opbouwend en constructief op vergaderingen. Is bereid discussies aan te gaan, gaat deze niet uit de weg. Legt zijn kaarten open op tafel tijdens een discussie. Informeert de Engineering Manager over de technische aspecten van een dossier maar ook over de houding van verschillende groepen in het veld; Gebruikt geen ingewikkelde zinnen Vaktaal wordt vermeden of duidelijk uitgelegd. Verstrekte informatie wordt met duidelijke voorbeelden geïllustreerd . Ontvangen informatie wordt geverifieerd en getoetst.
g. Onderhandelen Effectief communiceren met het oog op het bereiken van overeenstemming en acceptatie. Prestatie-indicatoren: Zoekt vooraf naar realistische en haalbare resultaten. Bepaalt vooraf eigen mogelijkheden en grenzen en schat de bereidheid van ieder om concessies te doen zo helder mogelijk in. Tast naar argumenten van de wederpartij voor een eigen standpunt te onderbouwen. Geeft duidelijk eigen doelstellingen en belangen aan en houdt daaraan vast. Benoemt in het gesprek helder de punten die aansluiten bij de doelstellingen van de wederpartij. Geeft argumenten waarom voorstellen van de onderhandelingspartners niet acceptabel niet praktisch of niet haalbaar zijn. Goede overlegstrategie: brengt argumenten stap voor stap in, steeds op het juiste moment. Vindt ingangen voor gemeenschappelijke belangen, resultaten en oplossingen die voor alle partijen acceptabel zijn. Gaat na of partijen het onderhandelingsresultaat begrijpen en accepteren. Maakt de balans op van wat er is ingeleverd en wat daarvoor is verkregen.
h. Impact Gedragsindicatoren: Gebruikt directe overredingskracht (maar blijft diplomatisch t.o.v. klant)
Geeft een duidelijke uitleg, vergelijkt met een andere situatie, brengt argumenten aan, confronteert de groep openlijk met argumentaties;
Tracht mensen te overtuigen door hen duidelijk te wijzen op hun verantwoordelijkheid, door het belang van een consensus voor beide partijen aan te tonen;
Minimaliseert opmerkingen om een discussie te winnen;
Brengt een bijkomend, nieuw element aan om deelnemers aan een discussie, een vergadering te overtuigen; neemt pertinent stelling; is direct, gebruikt klare en duidelijke taal, gebruikt overredingskracht;
verdedigt de eigen mening tegenover de hiërarchische chef, stelt een nota op om de belangrijkheid van een probleem te signaleren; durft grenzen te leggen. Gebruikt meerdere acties/technieken tegelijk om anderen te overtuigen. Denkt (vooraf) aan de impact die zijn/haar actie zal hebben op anderen en past daarom welbewust zijn/haar argumentatie aan het “publiek” aan. Heeft een echte “strategie” om impact te laten gelden :
Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen opsnuiven, om tot afspraken te komen;
Maakt gebruik van verschillende contacten en relaties (zijn: haar “netwerk”) om de slaagkansen van de afdeling te verhogen.
i. Denken – Synthetisch (oordeelsvorming) Afwegen van beschikbare informatie en op basis daarvan tot een oordeel komen. Prestatie- indicatoren: Onderscheidt de hoofdzaken van de bijzaken evenals zin en onzin in informatie. Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese vooraleer tot het opstellen van een mogelijk actieplan over te gaan, definieert verschillende stappen om tot de oplossing van een probleem te komen. Schat risico's, kansen en neveneffecten in Beoordeelt en beargumenteert verschillende alternatieven. Betrekt belangen van bedrijf en medewerkers, de kwaliteit en de kosten van de interventie, de mogelijkheden of vooruitzichten op langere termijn en ieders eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij het oordeel. Benoemt gevolgen en consequenties van een besluit en maakt dit toegankelijk voor nadere beslissingen door belanghebbenden Onderbouwt oordeel of uitspraak benoemt voor- en nadelen, schetst de mogelijke consequenties en kosten van alternatieven.
j. Denken – Analytisch (probleemanalyse) Verkrijgen en herkennen van belangrijke informatie, verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van verschijnselen, zoeken naar ter zake doende gegevens. Het beeld completeren en vastleggen. Prestatie- indicatoren: Splitst een probleem / een situatie op in deelaspecten, definieert verschillende stappen om tot een oplossing te komen: Legt verbanden tussen verschillende aspecten van een probleem / een situatie; denkt vooruit, anticipeert op mogelijke problemen. Gebruikt verschillende analytische technieken om problemen op te delen, om diverse oplossingen te bedenken en tegen elkaar af te wegen. Zorgt dat er condities aanwezig zijn voor het verkrijgen van betrouwbare informatie Ziet dat informatie onvolledig of onbetrouwbaar is en neemt maatregelen. Benut actief professionele informatiebronnen. Vergaart op verschillende manieren informatie om te toetsen of de informatie betrouwbaar is. Verzamelt achtergrondinformatie over situaties, feiten en geslaagde oplossingen Zoekt naar de oorzaken van ontbrekende, onjuiste, vervormde of selectieve informatie Stelt logisch en methodisch vast waar het probleem zit en wat er aan gedaan kan worden Komt op het juiste moment met de juiste actie. Treft voorzorgsmaatregelen voor complicaties en onverwachte wendingen.
k. Besluitvaardigheid Beslissingen nemen, wat zichtbaar wordt in het ondernemen van concrete acties of in het uitspreken van een duidelijke mening. Prestatie-indicatoren: Is duidelijk in adviezen en opdrachten, laat geen twijfel bestaan over uitvoeringszaken waarvoor men verantwoordelijk is. Neemt na enige overweging zonder aarzelen een eigen standpunt in. Neemt besluiten op tijd, stelt besluiten niet onnodig uit en neemt ze ook niet te snel. Confronteert, is helder over iets dat niet juist is, wijst slechte voorstellen of suggesties duidelijk af. Stelt consequenties bij het niet opvolgen van aanwijzing of advies
l. Creativiteit Gedragsindicatoren Stelt geijkte werkwijzen ter discussie, komt met alternatieven. Komt direct met nieuwe ideeën en nieuwe oplossingen. Ziet direct de kern van een complex probleem en gaat daar vindingrijk op door.
m. Teamleiderschap Gedragsindicatoren: Geeft richtlijnen en instructies aan medewerkers. Informeert medewerkers, verduidelijkt het waarom van beslissingen:
Geeft richtlijnen, instructies aan medewerkers aangaande het uit te voeren werk en controleert de uitvoering,
Informeert medewerkers over vergaderingen, veranderingen en genomen beslissingen om hen op de hoogte te brengen en betrokkenheid binnen het project te creëren;
Verduidelijkt het waarom van beslissingen, veranderingen, ... verantwoordt zich naar medewerkers toe; Doet alles om de effectiviteit van het projectteam te verhogen:
Verdeelt het werk op een billijke wijze rekening houdende met werkdruk en eenieders tijdsbesteding;
Detecteert en houdt rekening met individuele specialiteiten (kennis en kunde) bij de verdeling van het werk;
Informeert bij medewerkers hoe zij de taakverdeling binnen de afdeling zien; wil hiermee betrokkenheid creëren;
Roept mensen samen om intern te overleggen aangaande voorbereidend werk, problemen, dossiers, nota’s, herschikking van werk, ...);
Heeft aandacht voor de goede sfeer binnen het projectteam verkrijgen (informele bijeenkomsten, open deur
Komt in samenspraak met medewerkers tot een oplossing (probleemoplossend) Zorgt voor een goede ondersteuning van zijn team :
schept een motiverend werkklimaat; zorgt ervoor dat iedereen de bevoegdheden en middelen, informatie, ...heeft die nodig zijn om de taak goed te kunnen uitvoeren;
n. Overtuigen van groepen (groepsgericht leiderschap) Gedragsindicatoren Is duidelijk over het doel en mogelijkheden van de groep. Geeft duidelijke opdrachten. Geeft helder aan waar de inbreng van de leiding verschilt van de inbreng van de deelnemers. Maakt daarover duidelijke afspraken. Zorgen voor randvoorwaarden voor het goed functioneren van de groep. Spoort deelnemers aan om zich te uiten en zelf inbreng te geven. Ziet en benut de onderlinge relaties van de deelnemers voor een goede samenwerking. Betrekt deelnemers bij het oplossen van misverstanden, spanningen en knelpunten. Signaleert successen die zijn bereikt door of met steun van de groep. Benoemt de punten waarover men het onderling wel en niet eens is. Behartigt naar buiten de belangen van de groep. Geeft een goed gedragsvoorbeeld voor de vereiste inzet bij het werk Toont waardering voor bereikte resultaten.
o. Beheersmatig Structuur aanbrengen Op te lossen problemen in kaart brengen en orde scheppen in de situatie. Realistische doelen stellen, prioriteiten bepalen, effectieve strategieën bedenken en plannen opstellen om tijdig de juiste acties te ondernemen en daarbij over de juiste middelen en mogelijkheden te beschikken om de gewenste doelen te kunnen bereiken. Prestatie-indicatoren: Geeft duidelijk overzicht van de situatie, laat zien wat hoofdzaken zijn en wat bijzaken. Stelt prioriteiten, werkt duidelijk volgens plan. Stelt duidelijke doelen, benoemt rollen taken en deelactiviteiten Geeft aan hoe de werkzaamheden georganiseerd moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is. Koerst direct op acties en resultaten, wanneer nodig op termijn. . Anticipeert op belemmeringen en mislukkingen, geeft alternatieven aan. Markeert de af te leggen weg, benoemt concrete en meetbare doelstellingen.
p. Omgaan met stressfactoren Gedragsindicatoren: De Project Manager is een stressbestendig en communicatief persoon die deze taken kan verrichten, ook onder grote druk en met een minimum aan ondersteuning
EINDE VAN DIT DOCUMENT
