Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél

H-1134 Budapest, Váci út 23-27. Postacím: 1325 Bp., Pf.: 355. Telefon: 465 2400 Fax: 349 1991 www.vizmuvek.hu [email protected]

Dokumentumkezelés SAP integrációval g a Fővárosi Vízműveknél

Készítette: Gróf Károly

1

Fővárosi Vízművek Zrt. • www.vizmuvek.hu • [email protected]

Dokumentumkezelés általában Dokumentum: a napi működés alapja és mozgatója, illetve a legális működés bizonyító erejű pillére Dokumentumkezelés: „szükséges rossz” Dokumentumkezelés: D k k lé TEVÉKENYSÉG TÁMOGATÁSA Dokumentumkezelés az üzleti folyamatok valamely informatikai megoldással történő támogatását magába foglaló tevékenység Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, válogatását segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység 2

Fővárosi Vízművek ZRt.

• Gazdasági Társaság • Kö Közfeladatot f l d ellátó llá ó szervezet (199 (1995. é évii LVII LVII. tv. a vízgazdálkodásról) • Kettő eredménye: – Gazdag jogszabályi környezet környezet, megfelelési kényszer – Sok adminisztrációs feladat – Nagy kihívás a hatékony ügyvitel/dokumentumkezelés megszervezése 3

Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság • www.vizmuvek.hu • [email protected]

Fontosabb dátumok • 1996-tól SAP bevezetés, fejlesztések (FI, CO, TRCM, AM, HR, SD, stb. modulok) • 2002 SAP ISU bevezetés, ügyfélszolgálat modernizációja • 2003 SAP DMS bevezetés (szerződés nyilvántartás, szállítói számlautalványozási workflow (digitalizálás) • 2003-2004 Orchi általános dokumentumkezelő rendszer (digitalizálás) – 2003-tól iratok csoportosítása: • SAP releváns és nem SAP releváns iratok 4


2009. ELO Professional 6.0 bevezetése

• 2009-től új kötelezettség: tanúsított iratkezelő szoftver alkalmazása • Felmerülő problémák és döntések: – Minden eddigi ráfordítást dobjuk ki? • Nem! Integráljuk a meglévő jól működő alkalmazásokat az új, tanúsított dokumentumkezelő rendszerhez!

– Megfelel g ez a jjogszabályi g y előírásoknak? • Igen, mert a jogszabály engedi a külön nyilvántartásban kezelt iratok körének kialakítását megfelelő szabályozással

5


SAP DMS integráció kialakítása

• Hol legyenek az integrációs pontok? – Kerülendő: dupla adatrögzítés – Fontos: iratkezelési kötelezettség teljesítését támogassa (irattározás, (irattározás raktári nyilvántartás, nyilvántartás selejtezés, levéltári átadás, stb.) – Döntés: SAP releváns iratok esetében vegyük át a metaadatokat az ELO-ba,, mert az ELO támogatja g j a szükséges irattározási feladatokat

6


Dokumentumkezelési folyamatok Előkészítés

Beérkező dokumentumok

Iratkezelési csoport

iktatás

átvétel

osztályok

Szignálásra továbbadás SAP rel. dokumentumok

szétválogatás é ál á

Nem SAP rel. dokumentumok

Iktatás

Átadás vonalkód lkód

vonalkód lkód

Küld é Küldemény

szkennelés

vonalkód

SAP

Érkeztetés

SAP feldolgozás

érkeztetés

ICS

Átvétel

Ügyintézés

érkeztetés

átadás

7

ügyintézés

szkennelés

Lezárás


ügyintézők

SAP inetrfész funkciója

• A folyamat során az irattározásra kerülő iratok k ülj kerüljenek k ikt iktatásra(azaz tá ( megfelelő f l lő főszám, fő á illetve 1 alszám kerüljön kiosztásra) • Irattárazáshoz szükséges g adatok kerüljenek j átadásra a SAP rendszerből az ELO rendszernek,, itt ezek az információk mint metaadatok tárolódjanak.

8


Interfész technikai alapjai

• Az interfész technológiai alapját az ELO SAPALINK interfésze biztosítja biztosítja. Ennek segítségével az ELO az SAP ArchiveLink interfészén keresztül képes p kommunikálni az SAP rendszerrel • A SAPALINK interfész részeként az SAP rendszerbe importálásra kerülnek az ELO SAPALINK interfészt támogató funkciós modulok. E k segítségével Ezek ít é é l bi biztosítható t íth tó az adatátadás d tát dá a két rendszer között.

9


ELO-ban ELO ban SAP releváns ügyirat létrehozása

• Vonalkód rögzítése • Ügyiratszám generálása

10


ELO-ba ELO ba metaadatok importálása

Ügyirat létrehozva 11

Metaadatok importálva


SAP releváns ügyirat sémája

Automatikusan feltöltött adatokkal 12


SAP releváns irat sémája

Automatikusan feltöltött f ö ö adatokkal 13


ELO - SAP partnertörzs

– Keresés – Átemelés ELO-ba – Szinkronizáció: S i k i á ió ha h változik SAP oldalon a partner adata, frissül ELOban

14


2010 SAP ISU integráció

• SAP ISU ügyintézési workflow kialakítása • Ügyfélszolgálati dokumentumok ELO-ban ELO ban történő irattározása – SAP DMS integráció analógiájára irattározáshoz szükséges metaadatok átvétele -> a nagy mennyiség, jobb kezelhetőség érdekében külön SAP releváns iktatókönyvbe, új séma kialakításával – Szkennelt kép átadása a SAP-nak • az ELO oldalon kialakításra került egy ’Átadás SAP-ba’ funkció -> az átadott irat 61 ’Átadva SAP-nak’ státuszt kap

15


2010 ELO -> > SAP átadás

•

16

A szkennelt kép az átadás során (a kiegészítő metaadatokkal) bekerül a Livelink archívum SAP releváns csatornájába, mintha az a szkennelés során került volna oda.


2010 SAP-> SAP > ELO átadás • SAP-ból történő dokumentum átmozgatás: – A szkennelt kép megjelenik az ELO feldolgozásra váró d k dokumentumai t i kö között ött egy át átmeneti ti tárolóhelyen tá lóh l – Az ELO-ban feldolgozást végzők E-mail-ben értesülnek az átadásról

17


2010 SAP-> SAP > ELO átadás

• Az egy adott napon beérkezett és szkennelt dokumentumokról az ELO irattáros felhasználói E Email-ben értesülnek, hogy az iratok irattározását meg g lehet kezdeni.

18


2010. Jogi modul bevezetése

• Eltérő metaadatok volt lt szükség ük é – Tárgyalások, t t á k nyomon tartozások követése – Figyelmeztető E-mail E mail értesítések tartozások esedékességéről, tárgyalásokról 19

Jogi akta séma


2010. MSZO határidő figyelés

• Mérnökszolgálati osztály –N Nem ELO ffelhasználók lh álók számára á á automatikus t tik figyelmeztető E-mail értesítés generálás ügyintézési határidő közeledtéről

20


Köszönöm a figyelmet! Gróf Károly E-mail: [email protected] Tel: +36-30-626-8409 +36 30 626 8409

21


Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél

Recommend Documents