Doelmatigheid van het werkproces van de SO bij de medische zorg in verpleeghuizen Spiegelrapport
Verpleeghuis Voorbeeld behandeldienst
Ineke Bloemendaal Willem van der Windt Utrecht, januari 2014
0
Spiegelrapport ‘Doelmatigheid werkproces SO’
Kiwa Carity is hét kennis- en expertisecentrum in het hart van de zorg. Wij willen de Nederlandse zorgsector optimaal informeren, adviseren en ondersteunen en daarmee bijdragen aan een goede sturing en kwaliteit van de zorg. Uitgangspunten zijn: objectiviteit, gedegenheid, betrouwbaarheid en onafhankelijkheid. Kiwa Carity wortelt in de basis en heeft een sterke verbinding met de top van de zorg. Door die unieke sleutelpositie zijn wij bij uitstek in staat om actief bij te dragen aan de ontwikkeling van het landelijke beleid en ontwikkelingen in het veld. Wij ondersteunen onze klanten in hun streven de doeltreffendheid, doelmatigheid, toegankelijkheid en kwaliteit van de zorg te verbeteren.
© Kiwa Carity, Utrecht, 7 2013. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit werk mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kiwa Carity.
Uitgever Kiwa Carity Ptolemaeuslaan 900, 3528 BV Utrecht Postbus 85200, 3508 AE Utrecht Telefoon 030 - 2345 678 Fax 030 - 2345 677
[email protected]
Publicatie van cijfers en/of tekst uit dit werk als toelichting of ondersteuning bij wetenschappelijke artikelen, boeken of scripties, is toegestaan mits daarbij geen sprake is van commerciële doeleinden en voor zover de bron duidelijk wordt vermeld. Indien het werk bedoeld is voor openbare publicaties dan mag dat zonder schriftelijke toestemming louter in zijn geheel en zonder enige toevoeging of weglating openbaar gemaakt worden. ® Carity is een wettig gedeponeerd dienst- en warenmerk.
0
Spiegelrapport ‘Doelmatigheid werkproces SO’
Inleiding In het voorjaar van 2013 heeft u meegedaan aan het onderzoek naar de behandelpraktijk van de SO in verpleeghuizen dat Kiwa Carity uitvoert in opdracht van het Capaciteitsorgaan. In totaal hebben 102 medische diensten meegedaan aan dit onderzoek. U gaf aan dat u belangstelling heeft voor een rapportage over de bezetting en caseload in uw organisatie gespiegeld aan branchegenoten. Hierbij doen wij u deze vergelijking toekomen. In ons onderzoek zetten wij per organisatie twee grootheden naast elkaar: namelijk het aantal cliënten met zorgzwaartepakket zzp5 tot en met zzp10, gewogen naar intensiteit van de behandeling, het aantal fte’s SO en het aantal fte’s andere professionals die een bijdrage leveren aan de medische zorg (aio’s SO, andere artsen, verpleegkundig specialisten (VS), physician assistants (PA), verpleegkundigen met een specifieke functieomschrijving (s.f.), medisch secretaressen/doktersassistenten en psychologen). Wij zullen uw organisatie dus op deze aspecten vergelijken met de aan het onderzoek deelnemende branchegenoten.
Samenstelling van de medische dienst Hieronder staat een overzicht van de samenstelling van de medische dienst wat betreft de bovengenoemde personeelscategorieën: gemiddeld in onze steekproef tegenover uw organisatie: Samenstelling relevante beroepsgroepen in de medische dienst (in% o.b.v. fte’s) gemiddeld
uw organisatie*
gemiddeld
uw organisatie*
(in fte)
(in fte)
(in %)
(in %)
Relevante beroepsgroepen
Specialisten Ouderengeneeskunde (SO's)
4,6
4
37%
34%
Aio’s SO's
0,5
0,8
4%
7%
Overige artsen totaal, waarvan:
1,2
0
10%
huisartsen 0,1
0%
0
1%
0%
basisartsen 1
0
8%
0%
overige artsen 0,1
0
1%
0%
Verpleegkundig Specialisten (VS)
1,1
0
9%
0%
Physician assistant (PA) Verpleegkundigen met specifieke functieomschrijving (s.f.) Medisch secretaressen/doktersassistenten
0,1
0
1%
0%
0,8
4
6%
34%
1,4
0,4
11%
3%
Psychologen
2,8
2,5
22%
21%
12,6
11,7
100%**
100%
Totaal
Peildatum 1 januari 2013 *eventueel missende waarden uit uw vragenlijst t.a.v. het aantal fte’s zijn op ‘0’ gezet **Door afrondingen kunnen kleine afwijkingen ontstaan
Bovenstaande cijfers vormen de basis voor de overige resultaten in dit rapport. Hieronder staat een overzicht van de verhouding tussen het aantal ondersteunende professionals en de SO’s, gemiddeld voor de deelnemende medische diensten en voor uw organisatie. Ratio’s
gemiddeld
uw organisatie
overige artsen (incl.aio’s) tov SO
37%
VS/PA tov SO
27%
20% 0%
VPK s.f. tov SO
18%
100%
MS/DA tov SO
28%
10%
Psychologen tov SO
61%
63%
*eventueel missende waarden t.a.v. het aantal fte’s in uw vragenlijst zijn op ‘0’ gezet
1
Spiegelrapport ‘Doelmatigheid werkproces SO’
Met deze cijfers kunnen we ook het gemiddelde aantal cliënten per SO berekenen bij de deelnemende medische diensten: één fte SO bedient gemiddeld 88 cliënten met zzp5 tot en met zzp10. Dat geeft echter een onvolledig beeld. We willen in elk geval rekening houden met: a. eventuele medische zorg aan cliënten die geen verpleeghuisbewoner zijn (o.m. dagbehandeling, verzorgingshuis, 1e lijn, ziekenhuis); b. de begeleiding van aio’s SO door de SO. Het aantal fte’s SO wordt gecorrigeerd met 0,2 fte per fte aio die wordt begeleid; c. de zorgzwaarte van de cliënten1. De weegfactoren die we hiervoor gebruiken zijn: somatiek (0,9), psychogeriatrie (0,75), revalidatie en palliatief-terminaal (2,0). Daarnaast zijn er allerlei zaken uit de werkcontext van de SO die we niet betrouwbaar kunnen meten en die dus noodzakelijkerwijs deel uit zullen moeten maken van uw eigen analyse binnen uw medische dienst. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aandeel aan overige werkzaamheden (commissies, e.d.), het begeleiden van zorgteams, de mate waarin diensten worden gedraaid, etc., in relatie tot het aantal SO’s, maar ook in relatie tot andere organisaties. In onderstaande tabel staan de factoren waar we voor corrigeren samengevat, weer het gemiddelde in onze steekproef tegenover het gemiddelde in uw organisatie. Correcties voor:
gemiddeld
a. Behandeling door SO’s aan niet verpleeghuisbewoners (in% van fte’s artsen) b.Begeleiding van aio’s SO door SO’s: Correctie op de personele formatie aan SO’s (in fte)
uw organisatie
13,4%
.
0,09
0,16
c.Zorgzwaarte cliënten Aantal cliënten (zzp5-zzp10), waarvan:
402
320
somatisch (in%)
25%
26%
psychogeriatrisch (in%)
65%
63%
revalidatie (in%)
9%
10%
palliatief-terminaal (in%)
1%
1%
totaal
100%
100%
Caseload per fte SO Houden we rekening met de factoren a tm c dan bedient één fte SO gemiddeld 99 cliënten over alle deelnemende medische diensten. In onderstaand histogram ziet u de verdeling van deze caseload voor de deelnemende medische diensten in het onderzoek. Uitschieters in deze figuur worden veroorzaakt door de aanwezigheid van veel overige artsen en/of andere professionals of ondersteuners in de betreffende medische diensten.
1
Vervolgens heeft een correctie plaatsgevonden om het totale aantal cliënten voor de totale onderzoeksgroep constant te houden.
2
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
Figuur 1 Caseload van de SO bij de deelnemende medische diensten 35
30
aantal medische diensten
25
20
15
10
5
0
aantal cliënten per SO
Aantal gewogen cliënten per SO (‘caseload’ van de SO) van uw organisatie ten opzichte van het gemiddelde van uw collega medische diensten is: Caseload per fte SO Aantal gewogen cliënten per SO
gemiddeld 99
uw organisatie 84
In bovenstaand overzicht van de caseload van de SO is rekening gehouden met de correcties zoals genoemd onder a tm c, maar is geen rekening gehouden met de bijdrage van andere beroepsgroepen aan de medische zorg.
Caseload per fte ‘Medische eenheid’ Door de ondersteuning door en samenwerking met andere beroepsgroepen kan de SO meer cliënten bedienen. In eerder onderzoek hebben SO’s aangegeven welke personeelscategorieën hierbij relevant zijn2. De samenstelling van de medische diensten blijkt zeer divers. Om de medische diensten onderling vergelijkbaar te kunnen maken, hebben we berekend hoeveel ‘fte’s medische eenheden’ aanwezig zijn bij de medische diensten. In de ‘medische eenheden’ zijn de formaties van de verschillende personeelscategorieën opgeteld. Per personeelscategorie is een weegfactor vastgesteld met behulp van een multiple regressie analyse. Kernvraag daarbij was: Hoeveel extra cliënten kan de SO bedienen door middel van ondersteuning van anderen? De weegfactoren3 zijn beoordeeld door de Kamer SO van het Capaciteitsorgaan. Er is een inschatting gemaakt van de percentages die plausibel zijn in 2013. De weegfactoren zijn statistische uitkomsten die uitsluitend bedoeld zijn om de medische diensten onderling te vergelijken. U kunt hiermee uw positie bepalen ten opzichte van de andere medische diensten die hebben deelgenomen aan ons onderzoek wat betreft het aantal cliënten dat door de medische dienst als totaal bediend wordt, waarbij het opnieuw belangrijk is de specifieke praktijkvoering in uw organisatie te laten meewegen. De weegfactoren kunnen niet zonder meer als norm gehanteerd worden om de gewenste samenstelling en caseload van individuele medische diensten vast te stellen! Niet alleen gaat het bij de vastgestelde weegfactoren om een momentopname, een beschrijving van de praktijk in de medische diensten per 1/1/2013, maar ook blijkt uit de analyse een grote variatie in omstandigheden (randvoorwaarden, organisatie). Bijvoorbeeld: aanwezigheid van een extra arts (basisarts, huisarts of overige arts) 2
De personeelscategorieën die volgens SO’s van direct belang zijn voor de doelmatigheid van het werkproces van de SO: aio’s SO, andere artsen, verpleegkundig specialisten (VS) en physician assistants (PA), verpleegkundigen met een specifieke functieomschrijving (s.f.), doktersassistenten/medisch secretaressen en psychologen. 3 Weegfactoren zijn: SO (100%) aio’s SO (60%), overige artsen (56%), Verpleegkundig specialist en physician assistant (35%)), Medisch secretaressen/doktersassistenten (30%)), psychologen (47%).
3
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
levert een gemiddelde verhoging op van de doelmatigheid van de SO met 56%. Voor de afzonderlijke medische diensten varieert dit percentage tussen 20% en 90%. Werkproces en organisatorische randvoorwaarden zorgen er dus voor dat de inzet van specifieke professionals in de ene medische dienst wel en in de andere medische dienst veel minder tot een meerwaarde leidt voor de caseload van de SO. De deelnemende medische diensten bedienen gemiddeld 55 cliënten per fte medische eenheid. In het histogram ziet u de verdeling van caseload van de medische diensten. Figuur 2 Gewogen aantal cliënten per ‘fte medische eenheid’, caseload medische dienst
In uw organisatie is het aantal gewogen cliënten per fte medische eenheid (caseload voor de medische eenheden) ten opzichte van het gemiddelde van uw collega medische diensten|: Caseload per fte Medische eenheid Aantal gewogen cliënten per fte medische eenheid
gemiddeld 55
uw organisatie 58
Doelmatigheid werkproces en kwaliteit Naarmate het werkproces doelmatiger is georganiseerd zal de SO naar verwachting meer cliënten medische zorg kunnen bieden. Daarom is in het onderzoek een vragenlijst opgenomen waarin u uw eigen medische dienst heeft gescoord op doelmatigheid van het werkproces van de SO. Daarnaast heeft u een inschatting gegeven van enkele formele kwaliteitsaspecten. In onderstaande tabel ziet u hoe uw overallscore4 op doelmatigheid en formele kwaliteit zich verhoudt tot het gemiddelde van uw collega medische diensten. Hoe hoger de score, des te positiever het oordeel (op een schaal van 1 tot 4). Overall score
gemiddeld
uw organisatie
Doelmatigheid
2,8
2,6
Kwaliteit
3,1
2,6
4
Gemiddelde score op de afzonderlijke vragen, gewogen naar het gemiddelde belang dat aan de betreffende doelmatigheidsfactor is toegekend door de aan het onderzoek deelnemende medische diensten.
4
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
De vragenlijst over doelmatigheid bestaat uit een aantal subschalen die verschillende aspecten van doelmatigheid omvatten, namelijk: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Professionaliteit van de behandelpraktijk Basis van verpleging en verzorging Overdracht gespecialiseerde verpleegkundige zorg Triage en verpleegkundige analyse Ondersteuning door beleidsmedewerkers Samenwerking met (GZ-)Psychologen Elektronische/digitale ondersteuning Uitvoeren van verpleegtechnische handelingen
In onderstaande figuur is te zien hoe de score van uw organisatie zich verhoudt tot de gemiddelde score van de deelnemende organisaties op de doelmatigheidsfactoren. Professionaliteit behandelpraktijk
Verpleegtechnische handelingen uitvoeren
Elektr/Digitale ondersteuning
4.0 3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0 0.5 0.0
Basis verpleging en verzorging
Overdracht gespecialiseerde verpleegkundige zorg
Samenwerking met psychologen
Triage en verpleegkundige analyse
Beleidsmedewerkers
gemiddeld
uw organisatie
Of een score voor uw organisatie een verbeterpunt is, hangt uiteraard samen met bestaande visies en ambities op de betreffende terreinen. In zijn algemeenheid geldt dat scores onder de ‘3’ in elk geval kunnen gelden als verbeterpunt. In de bijlage vindt u uw antwoorden op de afzonderlijke vragen die horen bij de subschalen afgezet tegen de gemiddelde scores. Voor nadere inlichtingen kunt u zich wenden tot: Ineke Bloemendaal (email:
[email protected]) Willem van der Windt (email:
[email protected])
5
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
6
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
Bijlage Doelmatigheidsaspecten werkproces SO (in %, n=96-100) volledig eens: 4
gedeeltelijk eens: 3
gedeeltelijk oneens: 2
helemaal oneens:1
Uw score
De medische dienst heeft een eigen medisch beleidsplan
34
43
13
10
3
We hebben heldere afspraken gemaakt met de organisatie als geheel over taken, verantwoorde-lijkheden en bevoegdheden van de medische dienst
40
50
8
2
1
42
41
12
5
1
13
18
26
42
1
21
52
22
5
4
Professionaliteit behandelpraktijk algemeen
We hebben heldere afspraken met de organisatie over randvoorwaarden en budget voor de medische dienst Genoemde afspraken zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst Basis van verpleging en verzorging Er is voldoende verpleging en/of verzorging op de verpleegafdelingen De kwaliteit van de verpleegkundige/verzorgende analyse bij visites is doorgaans goed tot uitstekend Op de afdelingen/teams vindt goede signalering plaats van ‘niet pluis’ situaties
7
56
33
4
1
12
58
27
3
2
Overdracht gespecialiseerde verpleegkundige zorg Wondzorg en diabeteszorg zijn grotendeels overgedragen van de artsen naar anderen binnen of buiten de organisatie
21
39
18
22
4
10
22
31
37
2
Wij werken met een triagesysteem
38
35
14
13
4
Het triagesysteem werkt doorgaans effectief De kwaliteit van de verpleegkundige/verzorgende analyse bij oproepen is doorgaans goed
30
40
21
9
4
Van copd/astma, hartfalen, mondzorg, obstipatie, incontinentie, pijn, etc. zijn meerdere overgedragen naar anderen binnen of buiten de organisatie Triage
25
60
13
2
4
Ondersteuning beleidsmedewerkers Er zijn beleidsmedewerkers aanwezig waar de medische dienst een beroep op kan doen
28
41
22
8
3
De medische dienst wordt voldoende ondersteund door beleidsmedewerkers (commissies, wet- en regelgeving)
22
35
34
8
2
Samenwerking met (GZ-)Psychologen Er zijn voldoende GZ-psychologen aanwezig waar de medische dienst een beroep op kan doen
31
29
20
19
1
Samenwerking met de aanw. GZ-psychologen is optimaal Er zijn voldoende psychologen aanwezig waar de medische dienst een beroep op kan doen
36
38
7
19
1
53
33
9
5
2
Samenwerking met de aanwezige psychologen is optimaal
48
41
7
4
2
Epd en digitale ondersteuning Elektronisch zorgdossier/epd is gekoppeld met laboratorium en apotheek
12
16
17
54
1
Elektronisch zorgdossier/epd is geïntegreerd met bedrijfsinformatiesystemen Oneigenlijke taken (1 item) De artsen in onze organisatie moeten geregeld verpleegtechnische handelingen uitvoeren
7
19
26
13
42
3
helemaal oneens: 4
gedeeltelijk oneens: 3
gedeeltelijk eens: 2
helemaal eens:1
Uw score
1
25
32
42
4
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
Formele kwaliteitsaspecten bij de medische zorg in het verpleeghuis (in %, n=98-100) volledig eens: 4 86
gedeeltelijk eens: 3 7
gedeeltelijk oneens: 2 6
helemaal oneens: 1 1
Uw score 2
37
53
8
2
3
Het geneesmiddelenformularium wordt jaarlijks gereviseerd
41
41
14
4
1
Farmacotherapeutisch overleg vindt voldoende vaak plaats Relevante nieuwe richtlijnen van Verenso, NHG en CBO worden binnen 6 maanden na verschijnen besproken
74
19
4
3
2
22
48
25
5
3
Wij bespreken voldoende vaak de richtlijnen, die we gebruiken
16
48
33
3
2
Wij participeren actief in de landelijke richtlijnontwikkeling Wij gebruiken een elektronisch patiëntendossier (speciaal voor artsen of behandelaren)
3
24
37
36
2
Formele kwaliteitsaspecten We beschikken over een geneesmiddelenformularium Alle artsen volgen in hun voorschrijfgedrag het geneesmiddelenformularium
27
12
9
52
2
Ons EPD is geschikt voor onderzoeksdoeleinden (ICPCclassificatie, ingebouwde meetinstrumenten)
9
14
19
57
1
Alle artsen gebruiken het elektronisch voorschrijfsysteem voor ieder medicatievoorschrift
67
11
5
17
4
ja:3
nee:1
ten dele:2
76
19
5
We beschikken over een elektronisch voorschrijfsysteem
8
4
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
Even voorstellen:
Kiwa Carity is een onderzoeks- en adviesbureau in de zorg dat haar oorsprong kent (meer dan veertig jaar geleden) in het NZI. In deze lange periode heeft Kiwa Carity zich ontwikkeld tot een breed bureau met expertise op een viertal vlakken: 1. Informatie expertise 2. Onderzoek 3. Advies 4. Kwaliteitsmetingen In 2010 zijn wij onderdeel geworden van de Kiwa groep. Bij Kiwa Carity werken ongeveer veertig adviseurs/onderzoekers die allen met hun eigen expertise werken aan het verbeteren van de zorg. Vaak hebben de medewerkers een bedrijfskundige achtergrond, maar ook medici, paramedici, verpleegkundigen, economen en gezondheidswetenschappers zijn bij ons werkzaam. Door deze diversiteit zijn we ook goed in staat om instellingen in de breedte te ondersteunen bij vraagstukken.
Voor meer informatie:
Willem van der Windt
[email protected] tel. 06 5237 7454
9
Ineke Bloemendaal
[email protected] tel. 06 1296 1909
Spiegelrapport 'Doelmatigheid werkproces SO'
