Doelen, Resultaten en Return on Investment

Doelen, Resultaten en Return on Investment

© Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet +31 341 42 37 37 www.ultimo.com

Voorwoord Dit document is bedoeld om weer te geven welke concrete voordelen de inzet van Ultimo Facility Management (Facilitair Management Informatie Systeem: FMIS) kan hebben voor organisaties. Ultimo heeft meer dan 1.500 opdrachtgevers in binnen- en buitenland, actief in vele branches. Hierbij valt op dat organisaties verschillend zijn en dit betekent dat organisaties verschillende doelen/voordelen zullen ondervinden bij het gebruik van Ultimo. Deze whitepaper is opgesteld om een globaal beeld hiervan te schetsen. Uw Ultimo contactpersoon zal u graag nader toelichten, wat de specifieke voordelen van Ultimo voor uw organisatie zijn. Allereerst wordt in algemene termen ‘het waarom’ van Ultimo beschreven, gevolgd door doelen, resultaten en terugverdientijd, die het gebruik van Ultimo Facility Management (Lite) in de praktijk bieden. Bij het opstellen van deze whitepaper is geput uit diverse bronnen. Zo is gebruik gemaakt van referentieverhalen en informatie uit klantenonderzoeken en gebruikersbijeenkomsten. Alle citaten in dit document zijn ontleend aan gepubliceerde artikelen of aan door klanten ingevulde formulieren tijdens gebruikersbijeenkomsten of een klantenonderzoek. Een groot aantal beschrijvingen over het gebruik van Ultimo Facility Management (Lite) in de praktijk en de voordelen die dit gebruik oplevert vindt u op onze website www.ultimo.com via het menu referenties.

© Ultimo Software Solutions bv

2

Inhoudsopgave Voorwoord..................................................................................................................................................... 2 1.

Waarom Ultimo? .................................................................................................................................. 4 1.1 Algemeen ...................................................................................................................................... 4 1.2 Inzicht ............................................................................................................................................ 5 1.3 Besparingen ................................................................................................................................. 6 1.4 Regelgeving.................................................................................................................................. 7

2.

Doelen en resultaten uit de praktijk ................................................................................................. 8 2.1 Algemeen ...................................................................................................................................... 8 2.2 Klanten aan het woord ............................................................................................................... 8

3.

Return on investment ...................................................................................................................... 10 3.1 Algemeen ................................................................................................................................... 10 3.2 Klanten aan het woord ............................................................................................................ 10

4.

Conclusie............................................................................................................................................ 11


3

1. Waarom Ultimo? 1.1

Algemeen

Een organisatie zal haar kosten zo veel mogelijk willen beperken en de prestaties zo veel mogelijk willen optimaliseren. Een trend op het gebied van facilitaire dienstverlening is het omgaan met steeds meer bezuinigingen en reorganisaties. Een facilitair bedrijf heeft vaak te maken met een uiteenlopend aanbod aan ondersteunende diensten. Het is essentieel dat de verschillende medewerkers en afdelingen onderling een goede afstemming bereiken over de uit te voeren werkzaamheden en dat er sprake is van daadkrachtige regie over de uit te voeren taken. Alleen op die manier ontstaan soepel lopende processen en verloopt de dienstverlening aan de interne klant optimaal. De doelmatige inzet van Ultimo stelt u in staat om dit te realiseren. Ultimo verbindt de diverse processen met elkaar, doordat alle informatie op één plek wordt vastgelegd en geborgd en de workflows in het systeem aanpasbaar zijn aan het verloop van het proces binnen uw organisatie. Daarom wordt op het juiste moment, de juiste medewerker voorzien van de juiste informatie, die nodig is om zijn taken uit te voeren. De aanschaf van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) kan voortkomen uit diverse doelstellingen. Facilitaire afdelingen hebben te maken met interne en externe factoren, die vragen om een optimale aanpak bij de borging van de processen. Interne factoren: 

Kostenbeheersing / kostenreductie



Efficiëntieverbetering / effectiviteitsverbetering



Performance verbetering



(Interne) klanttevredenheid

Externe factoren: 

Behalen van certificeringen (kwaliteit)



Voldoen aan richtlijnen / wetgeving (gezondheid, veiligheid en milieu)



Imago


4

1.2

Inzicht

Middels Ultimo kan inzicht verworven worden in de ondersteunende processen. Daarbij kan gedacht worden aan het inzicht dat door rapportages en dashboards verkregen kan worden (managementinformatie), maar ook aan het feit dat werkzaamheden efficiënter en effectiever kunnen plaatsvinden door de beschikbaarheid van gebundelde en gestructureerde informatie. Zo is in Ultimo Facility Management (Lite) bij een inventarisitem direct inzichtelijk wie de leverancier is, of het nog onder garantie valt, of er een servicecontract is, wat de onderhoudshistorie is en wanneer er periodiek onderhoud gepland is. Daarnaast kunnen gerelateerde documenten, zoals een gebruikshandleiding of tekening, direct worden opgeroepen. Het komt binnen organisaties veelvuldig voor dat informatie op meerdere plekken beschikbaar is, of zelfs niet eens opgeslagen is. De informatie is alleen ‘opgeslagen’ in het hoofd van de medewerker(s). Naarmate de organisatie groter wordt, nemen de ongemakken en risico’s van decentrale of gebrekkige informatieopslag toe. Door de inzet van Ultimo kan informatie gestructureerd gebundeld worden. Dit scheelt niet alleen zoekwerk, maar draagt er aan bij dat iedereen beschikt over informatie die up-to-date is en dat een organisatie minder last heeft van personele wijzigingen (iemand die met pensioen gaat of ziek wordt bijvoorbeeld). Op tal van manieren kan de informatieoverdracht en communicatie geoptimaliseerd worden. Denk hierbij aan werkbonnen, het gebruik maken van cateringlijsten, het aanvragen van schoonmaak en de output middels rapportages. Een backoffice medewerker kan een adequate planning maken van alle uitgegeven middelen en bestelde catering. Er is goed inzicht in de workload, zodat duidelijke prioriteiten kunnen worden gesteld en activiteiten kunnen worden gebundeld. Bij het afhandelen van werkzaamheden of de overdracht van werkzaamheden, is duidelijk terug te vinden in de historie wat de reeds uitgevoerde werkzaamheden zijn. Door de centrale rol is het vanzelfsprekend dat Ultimo ook de bron is voor het genereren van managementinformatie over de prestaties van het facilitair bedrijf. Informatie kan op verschillende manieren worden gesorteerd en ingezien worden. Dit geeft u een accuraat en compleet beeld van de situatie. Deze stuurinformatie levert goede aanknopingspunten op om het serviceniveau en het facilitair beleid, waar nodig, nog verder te optimaliseren. Ook maakt dit inzichtelijk waar kosten worden gemaakt en welke kosten dit zijn.


5

1.3

Besparingen

Organisaties zijn altijd op zoek naar mogelijkheden om besparingen te realiseren. Eén van de middelen waardoor besparingen kunnen worden gerealiseerd, is de inzet van Ultimo, omdat door de inzet van Ultimo de bottlenecks en cost-drivers inzichtelijk gemaakt worden. Door Ultimo in te zetten voor het borgen van de verschillende processen, kan een efficiencyslag gerealiseerd worden. Zo is het mogelijk om digitaal te werken door middel van de mobiele webapp, die de papierwinkel helpt te reduceren. Tevens worden processen inzichtelijk en kunnen deze beter gestroomlijnd worden. Hoe vaak overkomt het organisaties niet dat contracten stilzwijgend worden verlengd tegen ongunstige voorwaarden, omdat men te laat is met opzeggen van een contract. Via Ultimo wordt u tijdig genotificeerd om de regie in handen te houden met betrekking tot uw contracten. In het kader van het scheiden van wonen en zorg is er in samenwerking met onze klanten de module Verhuuradministratie ontwikkeld. Ultimo ondersteunt u op deze manier bij het optimaal beheer van uw vastgoed en de verhuur daarvan. Administratieve handelingen worden vereenvoudigd en u houdt grip op de bezettingsgraad (eventueel per gebouw), de beschikbaarheid van verhuurbare eenheden, de facturatie en dit alles zonder extra inspanning van uw medewerkerkers of derden.

Kapitaal kan beter worden ingezet, omdat de informatie uit het systeem ondersteuning biedt bij vraagstukken op het gebied van onderhouden versus vervangen. Besparingen worden dus op diverse manieren gerealiseerd, vaak in termen van het effectiever inzetten van tijd en middelen. Indirect zal effectiever onderhoud leiden tot een betere performance, zodat er meer rendement uit uw facilitaire bedrijf gehaald kan worden. Dit zal in veel gevallen voor organisaties het meeste geld opleveren.


6

1.4

Regelgeving

Klanten van Ultimo Software Solutions bv gebruiken de software onder meer als hulpmiddel om te kunnen voldoen aan certificeringen en richtlijnen zoals ISO en NEN. Veel organisaties moeten immers voldoen aan regelgeving en zorgdragen voor de waarborging van procedures rondom een kwaliteitssysteem. Om hieraan te kunnen voldoen zullen bepaalde activiteiten moeten worden geregistreerd en aangestuurd. Vaak wordt men bijvoorbeeld verplicht gesteld bepaalde gegevens bij te houden en met een regelmatige interval inspecties en (veiligheids)tests uit te voeren. Behalve de mogelijkheid tot het vastleggen van gegevens voorziet de software ook in de planning van activiteiten, zodat deze activiteiten altijd op tijd kunnen worden uitgevoerd. Samengevat is via Ultimo het borgen van te registreren gegevens mogelijk en zijn verplicht uit te voeren activiteiten planbaar te maken. De registratie en het eenvoudig reproduceerbaar kunnen maken van de ingevoerde gegevens zijn zeer belangrijke hulpmiddelen bij audits.


7

2. Doelen en resultaten uit de praktijk 2.1 Algemeen In dit hoofdstuk vindt u citaten van klanten met betrekking tot de doelen die gelden en de resultaten die worden geboekt met behulp van Ultimo Facility Management.

2.2 Klanten aan het woord Marjan Mol, directeur facilitair bedrijf UMCU "We wilden professionaliseren door onze klanten beter te informeren, kosten inzichtelijk te maken en werkzaamheden vanuit verschillende clusters te combineren." Laura Vierveijzer, projectmedewerker Vastgoed Stichting De Zorgcirkel “De kracht van de nieuwe module Verhuuradministratie zit hem in het feit dat klanten direct bij de ontwikkeling van de module betrokken zijn en dat de module daardoor goed aansluit bij de dagelijkse praktijk.” Nathalie Trijsburg, facilitair medewerkster Dunea Duin & Water “Doordat de facilitaire meldingen in Ultimo op categorie worden ingevoerd, kan ik per categorie en contract de zaken evalueren en dit meenemen in mijn contractbesprekingen, bijvoorbeeld met de cateraar en het schoonmaakbedrijf. Het voordeel van het systeem is dat je zaken veel beter kunt monitoren.” Jean Pierre van Huizen, hoofd afdeling ICT & AV-media Christelijke Agrarische Hogeschool Vilentum ”Welke processen wil je registreren, maar belangrijker nog, welke informatie wil je uit het systeem halen?” Ruben van der Linden, business intelligence consultant Stichting De Zorgcirkel "Het was noodzakelijk om software aan te schaffen, waarin alle verhuurbare eenheden, inclusief de bijbehorende administratie, konden worden geregistreerd. Daarnaast had het management aangegeven dat er ook meer met Meerjaren Onderhoudsplanningen gewerkt moest gaan worden. Ook dit onderdeel zou in het systeem moeten worden ondergebracht." Sven Talman, projectleider Antonius Ziekenhuis ,,Het is zeer goed om te kunnen sparren met de consultant. Wat is er allemaal mogelijk in de standaard van Ultimo, wat zijn onze ideeën om het in te richten en wat is de link tussen wat wij functioneel willen en wat er technisch mogelijk is.’’ André Wattèl, beleidsmedewerker bij het Wartburg College Rotterdam “Door middel van verschillende meerjaren-onderhoud scenario’s, inclusief bijbehorende kostenramingen en de grafische weergave hiervan, hebben we in één overzicht de verschillende onderhoudswerkzaamheden en momenten voor ogen. Hierbij kunnen we in de grafische planning ook nog schuiven met onderhoudswerkzaamheden, zolang een scenario nog niet definitief is vastgelegd.”


8

Ben Rooseboom de Vries, facilitair manager Tata Steel "Met Ultimo hebben we onze directie kunnen overtuigen van de hoeveelheid werk die wij op onze afdeling verzetten. Daarvoor ontbrak het aan een duidelijk beeld hiervan." Giovanni van Keulen, facilitair manager Stichting Maasduinen "Ultimo biedt een uitstekende oplossing voor een organisatie als de onze. Wij zijn niet heel groot en met de SaaS-oplossing hebben we een pakket dat toch veel mogelijkheden biedt om de processen te kunnen borgen én te optimaliseren tegen een aantrekkelijke prijs. Door de inzet van Ultimo zijn we instaat om kostenbesparingen te realiseren."


9

3. Return on investment 3.1 Algemeen Bij de budgetaanvraag voor de aanschaf van een FMIS wordt vaak gevraagd naar de verwachte terugverdientijd (ROI). Vaak zijn gegevens met betrekking tot de ROI moeilijk te verstrekken. Dit wordt veelal veroorzaakt doordat organisaties vooraf niet meten en dus niet weten hoe groot de winst is die zij boeken. Voor Ultimo Software Solutions was dit aanleiding om tijdens klantonderzoeken te vragen naar de ROI bij bestaande klanten. Een groot deel van de ondervraagden gaf aan geen inschatting te kunnen geven. De klanten welke wel een beeld hadden van de terugverdientijd, geven aan dat deze op ongeveer twee of drie jaar na implementatie bereikt is.

3.2 Klanten aan het woord André Wattèl, beleidsmedewerker bij het Wartburg College Rotterdam “Het is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar naar schatting is de efficiëntie door de inzet van Ultimo met zo’n 60% toegenomen.” Martine Hemmer, voormalig projectleider Ultimo bij Ziekenhuis Groep Twente "Ultimo Facility Management draagt haar steentje bij aan het realiseren van de strategische doelstellingen van het Facilitair Bedrijf. Mede dankzij Ultimo wordt het prestatieniveau naar een hoger niveau getild, wordt bijgedragen aan het besparen van kosten, het optimaliseren van processen en het verhogen van de klanttevredenheid." Dhr. E. Beunckens, Diensthoofd IT, Chiyoda Europa: “De kosten zijn gedaald door het terugdringen van storingen en doordat er minder artikelen op voorraad nodig zijn. Het goed managen van de spareparts met het systeem zorgt samen met alle andere voordelen voor een goede return on investment.” Dhr. J. Aerts, Technisch Manager, Coldset Printing Partners Paal Beringen NV: ”Naar Return on Investment hebben wij niet moeten kijken. Dit programma is gewoon een hulpmiddel dat wij nodig hebben om goed ons werk te kunnen doen en aan registratie eisen te kunnen voldoen. Daar is geen discussie over. De ROI bepalen blijft natte vingerwerk. Op de korte termijn leidt het gebruik van het systeem waarschijnlijk tot meer administratie, maar op de langere termijn gaat het gebruik van zo’n systeem zeker renderen.”


10

4. Conclusie Met de inzet van Ultimo profiteert u van de volgende voordelen: 

Centrale borging van meldingen en dus kennisopslag



Pro-actieve informatievoorziening aan de interne klant via de Self Service Portal of door middel van notificaties



Uniforme manier van werken, maar met de mogelijkheid om de applicatie aan uw organisatie en processen aan te passen



Onderbouwing en sturing van budgetten, gebaseerd op solide data.



Integratie van verschillende disciplines



Verbeteren van de communicatie tussen front-office en back-offices (en het centraal borgen van deze communicatie in het Ultimo FMIS)



Eenvoudig genereren van managementinformatie



Eenvoudig aantonen dat aan belangrijke regelgeving is voldaan



Integratiemogelijkheden met andere business software, waardoor de administratieve last kan worden verlaagd



Meer grip op bedrijfsmiddelen, meldingen en contracten, waardoor verbeteren bespaarprogramma’s kunnen worden opgesteld



Mogelijkheden om mobiel te werken met de Ultimo apps, waardoor u efficiënter en sneller kunt werken



Een verwachte Return on Investment van gemiddeld 2 á 3 jaar


11

Doelen, Resultaten en Return on Investment

Recommend Documents