Disfunctioneren en dossieropbouw VNG Eendaagse Arbeidszaken 28 mei 2015 door Wilco Nieuwenhuis, advocaat
Programma
1. Juridische normenkader 2. Wat is disfunctioneren? 3. Rol HRM 4. Stappenplan bij disfunctioneren: • • •
In kaart brengen / beoordelen Onderzoeken oorzaak Verbeterkans
5. Ontslag 6. Normalisering rechtspositie
Normenkader
8:6 CAR-UWO: de ambtenaar kan worden ontslagen op grond van onbekwaamheid of ongeschiktheid voor het door hem beklede ambt, anders dan op grond van ziels- of lichaamsgebreken.
CRvB: • ongeschiktheid is het ontbreken van eigenschappen, mentaliteit en/of instelling die voor het op goede wijze vervullen van de functie vereist zijn; • ongeschiktheid moet worden aangetoond aan de hand van concrete gedragingen van de ambtenaar; • de ambtenaar moet tijdig op zijn functioneren of gedrag zijn aangesproken en in de gelegenheid hebben gehad dit te verbeteren.
Disfunctioneren Disfunctioneren = niet voldoen aan de verwachtingen. ‘Harde’ en ‘zachte’ competenties: • • • •
Kwaliteit en kwantiteit van de output Vaardigheden Houding (bijv. loyaliteit, onderschikking aan de leiding) Gedrag (bijv. negatief uitlaten)
Welke verwachtingen? • • •
Functiebeschrijving, competentieprofiel Concrete opdrachten Eerdere gesprekken
Ongeschiktheid is ook het op persoonlijke motieven niet bereid zijn de functie (weer) te vervullen. ECLI:NL:CRVB:2014:3219 Let op: enkel ambiëren andere functie is onvoldoende. ECLI:NL:CRVB:2014:659
Disfunctioneren Soms raakvlakken met: • Disciplinair ontslag; • Ontslag op andere gronden.
Bijvoorbeeld bij: • • • •
Integriteitskwesties; Negeren concrete opdrachten; Niet meewerken aan verbetertraject; Etc.
Bij samenloop van ontslaggronden heeft de werkgever een zekere keuzevrijheid. De gekozen ontslaggrond moet kunnen worden aangetoond. ECLI:NL:CRVB:2012:BX0505 Eventueel primaire en subsidiaire grondslag. Let op: ongeschiktheidsontslag kent re-integratiefase.
Rol HRM
Bij signalen over disfunctioneren: • •
Signaleren verbanden / trends (dossier lichten); In kaart brengen context (bepaalde tijd, pensioen, etc.).
Bieden van continuïteit en professionaliteit: • •
Wisseling leiding; ‘Doorslaan’ van geen dossier naar ontslag.
Adviseren over keuze: • • •
Niets doen (bewust accepteren consequenties); Onderhandelen (tip: houd de weg terug open) Traject.
Wie beheert het P-dossier?
Stappenplan
Stappenplan = dossieropbouw 1. In kaart brengen concrete feiten en omstandigheden; 2. Achterhalen oorzaak disfunctioneren 3. Bespreken concrete feiten en omstandigheden met medewerker en kwalificeren daarvan; 4. Aansporen tot verbetering (verbetertraject); 5. Evalueren. Bij iedere stap: vastleggen. Na doorlopen stappenplan: 1. Doel behaald? 2. Herplaatsing? 3. Ontslag.
Stap 1: in kaart brengen
Disfunctioneren aannemelijk maken aan de hand van concrete feiten en omstandigheden. Hoe aannemelijk maken (‘bewijs’)? • • • • •
Eigen waarneming leidinggevende/beoordelaar (let op: animositeit); Verklaringen collega’s/informanten (let op: animositeit); Informatie van buiten de organisatie; Onderzoeksresultaten; Etc.
Stap 1: in kaart brengen
Formele beoordelingsgesprekken vereist? 15:1:15 CAR-UWO: “kan”
Eigen beleid
Stap 1: in kaart brengen
Disfunctioneren kan ook op andere wijzen worden aangetoond, bijvoorbeeld: • • • • •
Functioneringsgesprekken Gespreksverslagen Werkafspraken Assessment ……
Wat is dan het nut van beoordelingen? Bij ontslag kan worden uitgegaan van onherroepelijk geworden beoordelingen. ECLI:NL:CRVB:2012:BX0505
Stap 1: beoordelen
Rechter toetst beoordelingen terughoudend: Het ligt op de weg van de werkgever om aannemelijk te maken dat een negatieve waardering niet op onvoldoende gronden berust. Daarbij is niet beslissend of elk feit boven elke twijfel verheven is, en zelfs is niet van doorslaggevend belang of bepaalde feiten onjuist blijken te zijn vastgesteld of geïnterpreteerd. Het gaat er om of in het totale beeld van de in beschouwing genomen gezichtspunten de gegeven waarderingen de hiervoor bedoelde toetsing kunnen doorstaan. ECLI:NL:CRVB:2013:BY7858
Wijze van toetsen rechter: • Zijn afzonderlijke voorbeelden aannemelijk (na verweer); • Kunnen deze voorbeelden conclusie op gezichtspunt dragen; • Kunnen deelconclusies het totaalbeeld ‘onvoldoende’ dragen. Niet ieder feit hoeft onomstotelijk bewezen te worden.
Stap 1: beoordelen
Ruimte bij bepaling eindoordeel beoordeling: • Bij de vaststelling van het eindoordeel gaat het om de waardering van het totale beeld. Het eindoordeel moet in verhouding staan tot de scores op de afzonderlijke gezichtspunten, maar hoeft niet een wiskundig bepaald gemiddelde te zijn. Het staat de werkgever in beginsel vrij om aan de afzonderlijke gezichtspunten een verschillend gewicht toe te kennen, welk gewicht afhankelijk kan zijn van de overwegingen die tot de onderscheiden scores hebben geleid. ECLI:NL:CRVB:2007:BA5298
•
Bij een ‘voldoende’ eindbeoordeling moeten uitdrukkelijk vermelde negatieve (deel)aspecten van de gegeven waardering inzichtelijk zijn. De werkgever moet daarvoor de benodigde onderbouwing aandragen. ECLI:NL:CRVB:2012:BY7678
Stap 1: beoordelen
Hoe doorstaat een beoordeling de rechterlijke toets? Formeel: • • • • • • •
(eigen) procedurele voorschriften (frequentie, aantal beoordelaars); eerst beoordelingsgesprek, dan beoordeling vaststellen; mogelijkheid voor zienswijze voor vaststelling beoordeling; opgedragen taken die feitelijk zijn verricht ECLI:NL:CRVB:2014:659 beoordelingstijdvak (ook niet indirect teruggrijpen) ECLI:NL:CRVB:2012:BY7678 geen overval ECLI:NL:CRVB:2012:BV0812 actuele feiten ECLI:NL:CRVB:2014:3219 (bijv. na periode van ziekte of mislukte herplaatsing) Schenden formele voorschriften blijft soms zonder gevolgen, als medewerker daardoor niet is benadeeld. ECLI:NL:CRVB:2014:905 Werkgever stelt beoordeling eenzijdig vast.
Stap 1: beoordelen
Inhoudelijk: • • • •
beoordeling betreft de hele functie; objectieve gegevens en voorbeelden van concrete gebeurtenissen evenwichtige deelscores ECLI:NL:CRVB:2013:BY7858, ECLI:NL:CRVB:2014:3530 extra motiveren negatief afwijken van trend op deelaspect. ECLI:NL:CRVB:2014:3530
‘Inhalen’ dossier niet via een beoordeling. Beter via een gesprek waarin wordt teruggeblikt. Denk aan gespreksverslag. ECLI:NL:CRVB:2012:BY2834 Een beoordeling mag niet uit de lucht vallen. Zo nodig tussentijds wijzen op tekortkomingen. ECLI:NL:CRVB:2012:BV0812
Stap 2: oorzaak
Omstandigheden die het functioneren negatief kunnen beïnvloeden, leiden niet tot hogere scores dan op grond van het feitelijk functioneren gerechtvaardigd is. Zulke omstandigheden kunnen hooguit invloed hebben op de aan de beoordeling in rechtspositionele sfeer te verbinden gevolgen. Dit geldt ook voor medische klachten. ECLI:NL:CRVB:2013:BZ9421
‘Anders dan’: arbeidsongeschiktheid • •
Bij aanwijzingen: plicht om te onderzoeken ECLI:NL:CRVB:2013:BY9317 Spanningsveld: psychische klachten en disfunctioneren (eventueel medisch onderzoek naar objectief ziektebeeld)
Ziek is ziek. Wees helder over gevolgen voor lopend verbetertraject.
Stap 2: oorzaak
Privé-omstandigheden Karakter / persoonlijkheid Conflict met leidinggevende/beoordelaar CRvB is niet erg vergevingsgezind.
Organisatorisch: • • •
Andere leidinggevende bijv. na reorganisatie Cultuuromslag ECLI:NL:CRVB:2012:BX8111 Andere/strengere eisen
Kennisachterstand / slechte of te weinig begeleiding
Stap 3: verbeterkans
“Reële” verbeterkans: De ambtenaar moet tijdig op zijn functioneren of gedrag zijn aangesproken en de gelegenheid hebben gehad dit te verbeteren. Altijd verbeterkans? Een verbeterkans mag achterwege blijven indien de ambtenaar dusdanig blijk heeft gegeven niet over de vereiste eigenschappen, mentaliteit of instelling te beschikken dat de werkgever zich op het standpunt mag stellen dat het bieden van een verbeterkans niet zinvol is. Die conclusie mag slechts in bijzonder sprekende gevallen worden getrokken. ECLI:NL:CRVB:2012:BX8111
‘Niet leerbaar’ / ‘niet coachbaar’. Is vaak een wisselwerking met leidinggevende, collega’s.
Stap 3: verbeterkans
Hoe reëel is het einddoel? • • •
Bespreken met medewerker zelf. Hij/zij moet veranderen; Objectiveren inschatting einddoel (bijv. ontwikkelassessment); Andere opties dan ontslag? HRM pak je rol!
Stap 3: verbeterkans Inhoud verbetertraject 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Stel vast waar medewerker tekortschiet; Formuleer SMART-doelen (wat); Spreek af met welke middelen (hoe); Stel een termijn (wanneer); Spreek af wie wat doet (wie); Maak duidelijk wat volgt bij niet slagen.
Middelen: • • • • • • •
Periodiek voortgangsgesprek Feedback collega’s Interne / externe coaching Vaardighedentraining (bijv. persoonlijke effectiviteit, …) Scholing Assessment Etc.
Stap 3: verbeterkans
Hoe lang en hoe veel inspanning? • •
werkgever moet medewerker concrete aanwijzingen geven en ondersteunen; Redelijke termijn; • Aard disfunctioneren; • Duur dienstverband; • Functioneren door de jaren heen; • Oorzaak disfunctioneren. Zelf laten schrijven verbeterplan? ECLI:NL:CRVB:2012:BY1221 Als functioneren gedurende langere tijd ter discussie heeft gestaan: meerdere gesprekken soms afdoende. ECLI:NL:CRVB:2012:BX7285
Leg ook vast hoe de medewerker meewerkt in het traject. Houdt de medewerker zich aan de afspraken?
Stap 3: verbeterkans
Wat als het echt niet gaat? De werkgever is bevoegd een verbetertraject tussentijds te beëindigen, indien het functioneren van de betrokken medewerker onverhoopt zozeer onder de maat blijft, dat de beoogde verbetering redelijkerwijs uitgesloten moet worden geacht. ECLI:NL:CRVB:2014:3621
Liever een traject ‘opknippen’, dan één veelomvattend en langdurig traject.
Stap 3: verbeterkans
‘Kip ik heb je’: conflict / impasse
Kom beloften na.
Waarschuw tijdig voor uitblijven verbetering en gevolgen daarvan. Bij terugval na eerder succesvol doorlopen verbetertraject speelt disfunctioneren vóór dit traject niet meer mee. De terugval moet ontslag zelfstandig kunnen dragen. ECLI:NL:CRVB:2015:4308
Ontslag
Eén beoordeling ‘onvoldoende’ kan al voldoende zijn. ECLI:NL:CRVB:2013:BY8130
Goed functioneren in verleden staat niet in de weg aan ongeschiktheidsontslag. ECLI:NL:CRVB: Soms mag bij vastgesteld disfunctioneren van ontslagbevoegdheid geen gebruik worden gemaakt. Herplaatsingsinspanning op grond van zorgvuldigheid: • •
Alleen in bijzondere gevallen; Bijvoorbeeld leeftijd en duur dienstverband. ECLI:NL:CRVB:2015:32
Re-integratiefase: •
Inspanningen tijdens re-integratiefase niet meenemen bij beoordeling ontslagbesluit, maar bij effectuering ontslag. ECLI:NL:CRVB:2013:758
Ontslag
Subsidiaire ontslaggrond
Ook tussentijdse beëindiging tijdelijke aanstelling kan op grond van 8:6 CAR-UWO. ECLI:NL:CRVB:2014:532
Praktijk
•
Goede begeleiding maar slechte/geen vastlegging
•
Goede beoordeling op papier
•
Vooroordelen (dossieropbouw = richting ontslag)
•
Combinatie van factoren (disfunctioneren en ziekte)
•
“Zachte heelmeesters...”
•
Kanaliseren (wanneer opschakelen)
•
Afspraken niet nakomen
•
Wie heeft de regie, wie is waarvoor verantwoordelijk?
•
Gewijzigde “bedrijfsfilosofie”
Normalisering rechtspositie
Bent u er al mee bezig?
Wat betekent dit voor disfunctioneren en dossieropbouw?
Vragen/opmerkingen? @NysinghArbeid
E.
[email protected] T. 026 – 3 57 57 81 M. 06 – 51 26 16 23 www.nysingh.nl/arbeidsrecht
