Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat
• 1 |
AFDELINGSPLAN FINANCIEN EN CONTROL 1993
C10323
BIBLIOTHEEK
KOI iwniENST RUKSWATERSTAAT
BIBLIOTHEEK BC
NR. ..Ooaas
alleen b i n n e n de B O U W D I E N S T uitleenbaar
1.
INLEIDING
1.1.
D o e l van h e t p l a n
Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus 20.000 3502 LA Utrecht
Met d i t a f d e l i n g s p l a n F i n a n c i e n e n C o n t r o l ( h i e r n a F C ) wordt beoogd: i n z i c h t t e v e r s c h a f f e n i n de o r g a n i s a t i e , t a k e n e n werkwijze van FC; a a n t e g e v e n w e l k e ( b e l e i d ) v o o r n e m e n s FC i n 1 9 9 3 e . v . h e e f t e n op welke w i j z e deze z u l l e n worden verwezenlijkt. 1.2.
P l a a t s i n de o r g a n i s a t i e De p l a a t s v a n d e a f d e l i n g i n d e o r g a n i s a t i e i s w e e r g e g e v e n i n de onderstaande f i g u u r . Het hoofd v a n de a f d e l i n g h e e f t z i t t i n g i n het directieteam. HID Bouwspeurwerk
Personeel en Organisatie
Kwaliteitszorg • F i n a n c i e n en Control!:
Hfd.afd. Droge I n f r a structuur
1.3.
Hfd.afd. Natte I n f r a structuur
In- en externe Betrekkingen
Hfd.afd. Waterbouw
B i j d r a g e van F C aan de d o e l s t e l l i n g
Hfd.afd. Projectuitvoering /Diensten
v a n de Bouwdienst
De d o e l s t e l l i n g v a n d e B o u w d i e n s t R i j k s w a t e r s t a a t e n d e daarvan a f g e l e i d e t a k e n e n w e r k w i j z e s t a a n beschreven i n de Nota Taken en Werkwijze, h e t Handvest v a n de Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t en het B e l e i d s p l a n Bouwdienst R i j k s w a t e r staat . FC d r a a g t a a n d e z e d o e l s t e l l i n g b i j d o o r d e z o r g v o o r e e n adequate a d m i n i s t r a t i e , a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e e n de daarop afgestemde i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g , waarnaast het bev o r d e r e n e n bewaken v a n h e t r e c h t m a t i g e n d o e l m a t i g f u n c t i oneren v a n de Bouwdienst op f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h t e r r e i n . FC h e e f t d a a r b i j e e n a d v i s e r e n d e , t o e t s e n d e e n o n d e r s t e u nende t a a k . H e t i n h o u d g e v e n a a n b o v e n s t a a n d e t a k e n g e s c h i e d t i n nauwe s a m e n w e r k i n g met d e h o o f d a f d e l i n g e n .
1
2.
SAMENVATTING EN CONCLUSIES Het a f d e l i n g s p l a n g e e f t h e t b e l e i d v a n de a f d e l i n g F i n a n c i e n en C o n t r o l a a n v o o r h e t j a a r 1993 e n e e n d o o r k i j k n a a r d e j a r e n 1994 t o t e n met 1 9 9 8 . De a a n d a c h t s p u n t e n v o o r h e t b e l e i d v a n d e a f d e l i n g FC z i j n weergegeven i n h o o f d s t u k 3 " B e l e i d en Voornemens". De b e l a n g r i j k s t e b e l e i d s a s p e c t e n zijn: -
-
h e t o n t w i k k e l e n en implementeren van een b e d r i j f s a d m i n i stratie; i m p l e m e n t a t i e v a n de f i n a n c i e e l - a d m i n i s t r a t i e v e a s p e c t e n v a n PMW e n 2e f a s e F A I S b i n n e n d e B o u w d i e n s t ; implementatie infrafonds; o v e r d r a c h t v a n o p e r a t i o n e l e t a k e n aan de H o o f d a f d e l i n gen; v e r b e t e r e n v a n h e t k w a l i t e i t s n i v e a u b i n n e n FC.
De v o o r g e s t a n e v e r k l e i n i n g i n omvang v a n FC v a n 3 6 , 5 t o t 32,5 f t e ' s i s e e n r e s u l t a n t e v a n d e v o l g e n d e p r o c e s s e n : 1. 2. 3.
efficientie-verbetering o v e r d r a c h t v a n t a k e n n a a r BZ kwaliteitsverhoging
- 3 fte's - 5 fte's + 4 fte's
KNELPUNT Door de i m p l e m e n t a t i e v a n F A I S , i n f r a f o n d s , b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e , UCA e . d . z a l i n e e n b e p e r k t e t i j d d e w e r k w i j z e v o o r a l b i n n e n FC e n d e a f d e l i n g e n B e d r i j f s z a k e n v a n d e H o o f d a f d e l i n g e n b e l a n g r i j k w i j z i g e n . D i t vraagt een g r o t e i n z e t e n f l e x i b i l i t e i t v a n de b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s .
2
3.
B E L E I D EN VOORNEMENS E e n v e r d e r e i m p u l s om t o t e e n v e r z a k e l i j k i n g v a n h e t h a n d e l e n v a n de B o u w d i e n s t t e komen, i s d a t FC z i c h i n 1 9 9 3 , n a i m p l e m e n t a t i e v a n F A I S i n de v o r m v a n e e n m o d e r n e b e g r o t i n g s a d m i n i s t r a t i e , w i l r i c h t e n op de o n t w i k k e l i n g v a n e e n b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e . D i t moet e e n a d e q u a a t i n s t r u m e n t w o r d e n v o o r de b e h e e r s i n g v a n de d o o r de B o u w d i e n s t g e l e v e r d e p r o d u k t e n , a l s m e d e v o o r de b e n o d i g d e p r o c e s s e n om d i e p r o d u k t e n op e e n d o e l m a t i g e w i j z e t e k u n n e n r e a l i s e r e n . O v e r e e n k o m s t i g de b e s l u i t v o r m i n g o v e r de R e v i e w B e d r i j f s v o e r i n g z a l FC de u i t v o e r i n g v a n e e n a a n t a l o p e r a t i o n e l e t a k e n i n de b e g r o t i n g s u i t v o e r i n g o v e r d r a g e n a a n de H o o f d a f d e l i n g e n . D e z e t a k e n b l i j v e n u i t g e v o e r d w o r d e n o n d e r de v a k i n h o u d e l i j k e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n de C o n t r o l l e r . De e f f e c t u e r i n g z a l p l a a t s v i n d e n nadat a l l e systeemverandering e n ( F A I S , i n f r a f o n d s e t c . ) v o l d o e n d e i n g e b e d z i j n i n de o r g a n i s a t i e . E e n v o o r s t e l h i e r t o e e n de b e n o d i g d e f o r m a t i e ve a a n p a s s i n g e n worden i n het F C B Z - o v e r l e g v o o r b e r e i d . De o n d e r a f d e l i n g A d m i n i s t r a t i e v a n FC z a l z i c h p r i m a i r g a a n r i c h t e n op de v a k i n h o u d e l i j k e i n r i c h t i n g v a n de a d m i n i s t r a t i e , h e t B o u w d i e n s t - b r e d e b e h e e r v a n de k r e d i e t e n , de c e n t r a l e b e t a a l f u n c t i e e n de i n f o r m a t i e d a a r o v e r . H e t v o o r n e m e n b e s t a a t om n a a a n p a s s i n g v a n de t a k e n v a n de onderafdeling Administratie,de onderdelen begrotingsadminis t r a t i e en f i n a n c i e l e a d m i n i s t r a t i e c e n t r a a l i n U t r e c h t t e h u i s v e s t e n . B e g i n 1993 z a l h i e r t o e e e n p l a n t e r b e s l u i t v o r ming worden v o o r g e l e g d . A a n e e n s n e l l e i m p l e m e n t a t i e v a n de f i n a n c i e l e a s p e c t e n v a n PMW, i n t e g r a a l i n de o r g a n i s a t i e , w o r d t g r o t e w a a r d e g e h e c h t . D o e l h i e r v a n i s e n e r z i j d s een o p t i m a a l p r o j e c t b e h e e r e n a n d e r z i j d s h e t op e e n h o g e r p l a n n i v e a u b r e n g e n v a n f i n a n c i e r i n g s - en v e r a n t w o o r d i n g s s y s t e m e n . H i e r t o e z a l , v o o r de p e r i o d e v a n v o o r l o p i g 2 j a a r , e e n f u n c t i o n a r i s w o r d e n benoemd d i e b e l a s t w o r d t met de i m p l e m e n t a t i e v a n de f i n a n c i e e l - a d m i n i s t r a t i e v e a s p e c t e n v a n PMW b i n n e n de Bouwd i e n s t . De f u n c t i o n a r i s r e s s o r t e e r t r e c h t s t r e e k s o n d e r h e t h o o f d FC. G e s t r e e f d w o r d t de f i n a n c i e r i n g v a n de b e n o d i g d e m i d d e l e n v o o r u i t b e s t e d i n g , a u t o m a t i s e r i n g en p r o d u k t o n t w i k k e l i n g m e e r t e r e l a t e r e n a a n de omvang v a n h e t o p d r a c h t e n p a k k e t v a n de B o u w d i e n s t . U i t w e r k i n g g e s c h i e d t i n h e t k a d e r v a n de R W S - s t u u r g r o e p " H o o g l a n d " i n de v o r m v a n o m s l a g p e r c e n t a g e s . I n de komende p e r i o d e z a l FC v o o r w a t b e t r e f t de f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e a s p e c t e n v a n de p r i m a i r e p r o d u k t e n z i c h m e e r r i c h t e n op a d v i s e r i n g ( g e v r a a g d e n o n g e v r a a g d ) e n t o e t s i n g i n de v o o r f a s e , w a a r b i j t e r u g g e t r e d e n w o r d t u i t de d i r e c t e p r o c e s s t r o o m . D a a r n a a s t z a l de a d v i e s f u n c t i e z i c h r i c h t e n op de v e r b e t e r i n g v a n h e t d o e l m a t i g h a n d e l e n d o o r de o r g a n i s a t i e . De i n t e r n e t o e t s i n g o p r e c h t m a t i g h e i d v a n h a n d e l e n v a n de o r g a n i s a t i e wordt v o o r t g e z e t . D o e l s t e l l i n g van deze t o e t s i n g i s i n z i c h t t e v e r k r i j g e n i n w e l k e m a t e v o l g e n s de B o u w d i e n s t - f i l o s o f i e w o r d t g e h a n d e l d e n o f de i n t e r n e r e g e l s en p r o c e d u r e s kunnen worden v e r e e n v o u d i g d . FC w i l z i c h b i n n e n de B o u w d i e n s t o n t w i k k e l e n t o t e e n f i n a n cieel-economisch "kenniscentrum". Kennis d i e ten dienste s t a a t v a n de g e h e l e B o u w d i e n s t - o r g a n i s a t i e . D i t h o u d t i n d a t h e t k w a l i t e i t s n i v e a u b i n n e n FC op e e n h o g e r n i v e a u g e b r a c h t moet w o r d e n . 3
De a d v i e s f u n c t i e v a n F C z a l z i c h i n t o e n e m e n d e m a t e r i c h t e n op r i s i c o ' s e n m a n c o ' s , i n b e d r i j f s e c o n o m i s c h e zin, die (kunnen) voorkomen i n ramingen, f o r m e l e c o n t r a c t u e l e a f s p r a k e n e n w i j z e v a n a a n b e s t e d i n g . Ook z a l d e a d v i e s f u n c t i e z i c h r i c h t e n op de b e d r i j f s e c o n o m i s c h e a s p e c t e n v a n Bouwdienst-brede investeringen. I n h e t k a d e r v a n de d i e n s t b r e d e p r o c e s s e n d i e n t , d o o r e e n u p g r a d i n g v a n d e AO, i n 1993 t e w o r d e n gekomen t o t e e n "Management AO". De AO z a l w o r d e n t o e g e s p i t s t o p d e s t u r i n g s a s p e c t e n v a n de d i e n s t , z o a l s d i e i n de Review Bed r i j f s v o e r i n g n a a r v o r e n z i j n gekomen. De AO z a l e e n n e e r slag moeten z i j n v a n de gewenste h a n d e l s w i j z e v a n de o r g a n i s a t i e i n de z i n v a n g e b o d e n - r i c h t l i j n e n e n a d v i e z e n . Op d e z e w i j z e i s d e AO e e n t o e t s i n g s k a d e r v o o r d e g e d r a g i n gen v a n d i e o r g a n i s a t i e . V e r b a n d h o u d e n d met d e i n i t i e r e n d e , a d v i s e r e n d e e n t o e t s e n de t a a k v a n FC b i n n e n d e B o u w d i e n s t , a l s m e d e d e v a k i n h o u d e l i j k e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n de C o n t r o l l e r v a n de administratie-economische f u n c t i e s b i n n e n de a f d e l i n g e n B e d r i j f s z a k e n , b e s t a a t e e n d i e n s t b r e e d o v e r l e g t u s s e n FC e n de v e r s c h i l l e n d e a f d e l i n g e n B e d r i j f s z a k e n (FCBZ-overleg). Onder d i t o v e r l e g f u n c t i o n e r e n e e n a a n t a l v a k o v e r l e g g e n (zie bijlage 1 ) . SAMENVATTING Onderwerp
Doelstelling
Activiteit
Bedrijfsadministratie
Verzakelijking van h e t handelen
•Ontwikkelen *Systeemkeuze *Implementatie
Bedrij fsvoering
Verbetering bedrij fsvoering
AO
T o o l o f management
*Overdracht operationele taken aan a f d . B e d r i j f s z a k e n *Vakinhoudelijke inrichting administratie •Implementatie FAIS *Realiseren opleidingsprogramma F A I S v o o r B o u w d i e n s t m e d e werkers •Implementatie Infrafonds • I m p l e m e n t a t i e h a n d l e i d i n g UCA • H e r s t r u c t u r e r i n g PBMS •Ge'integreerde v o o r t g a n g s r a p portage •implementatie f i n a n c i e e l - a d m i n i s t r a t i e v e a s p e c t e n v a n PMW •uitwerking omslagregeling uitbesteding,automatisering en produktontwikkeling • u p g r a d e n AO ( m i n d e r r e g e l s , beter naleven)
Omvorming
Geactualiseerde f o r m a t i e
4
•formatie-aanpassing
F C e n BZ
4.
ACTIVITEITEN.
4.1.
Algemeen De a c t i v i t e i t e n v a n FC b e h o r e n i n h e t a l g e m e e n t o t de g r o e p i n d i r e c t p r o d u k t i e f . K a n t t e k e n i n g h i e r b i j i s dat werkzaamh e d e n v e r b a n d h o u d e n d e met h e t c o m p t a b e l b e h e e r v a n p r o j e c t e n f e i t e l i j k d i r e c t - p r o d u k t i e v e a c t i v i t e i t e n z i j n . Deze a c t i v i t e i t e n k u n n e n , v a n w e g e de k o r t e d u u r v a n de afzonderl i j k e h a n d e l i n g e n n i e t r e c h t s t r e e k s u i t de t i j d v e r a n t w o o r d i n g w o r d e n g e h a a l d . V i a e e n v e r d e e l s l e u t e l z u l l e n de b e t r e f f e n d e w e r k z a a m h e d e n aan de p r o d u k t e n w o r d e n t o e g e r e k e n d . Om d i e r e d e n z i j n d e z e a c t i v i t e i t e n i n d i t p l a n a l s i n d i r e c t - p r o d u k t i e f opgenomen.
4.2.
Direct-produktieve activiteiten A f g e z i e n v a n de i n 4.1. t o e t e r e k e n e n d i r e c t - p r o d u k t i e v e a c t i v i t e i t e n b e s t a a n de, i n PBMS-meetpunten, d i r e c t - p r o d u k t i e v e a c t i v i t e i t e n u i t o n d e r s t e u n i n g b i j de i n r i c h t i n g van de p r o j e c t a d m i n i s t r a t i e v a n g r o t e p r o j e c t e n . D i t b e t r e f t c i r c a 1 manjaar.
5
4.3.
Indirect-produktieve activiteiten O n d e r s t a a n d w o r d e n de o v e r i g e a c t i v i t e i t e n v a n FC ven.
beschre-
Onderafdeling
Doelstelling
Activiteit
Administratie
Leveren van betrouwbare f i n a n cieel-economische informatie
*finaneieel-economische management-informatie, g e a g g r e g e e r d a a n HID e n RWS h o o f d d i r e c t i e , i n d e t a i l n a a r de s a m e n s t e l l e n de o n d e r d e l e n v a n d e Bouw dienst-organisatie. *beheer f i n a n c i e l e middelen * b e h e e r v a n de f i n a n c i e e l economische i n f o r m a t i e s y s temen
Planning trol
Bevorderen van een e f f e c t i e v e en e f f i c i e n t e bedri j fsvoering
* i n - en e x t e r n e p l a n n i n g *voortgangsrapportage *kostenbeheersing •advisering bedrijfsecono m i s c h en f i n a n c i e e l e c o n o misch
Audit
T o e t s e n en a d v i s e r e n o v e r de w e r k i n g van de o r g a nisatie
*interne controle contrac ten *procesverantwoording v e r antwoordingsrapportage *beoordeling renteclaims *mede-behandeling controlerapporten •financiele controles
AO
Beoordelen van doelmatige i n r i c h t i n g v a n de o r g a n i s a t i e annex i n formatievoorziening
* a f s t e m m i n g op g e w e n s t b e s t u r i n g v a n de o r g a n i s a t i e e n de d a a r b i j b e h o r e n de i n f o - v o o r z i e n i n g * v a s t l e g g i n g en h e t onderh o u d v a n de g e k o z e n i n richting •advisering over i n f o voorzieningen
Ondersteuning functies
* b e d r i j f s b u r e a u f u n c t i e FC *coordinatie FCBZ-overleg *secretariele ondersteun i n g FC e n FCBZ * s p e c i f i e k e opdrachten
en Con-
Stafbureau
6
FC-
5. 5.1.
ORGANISATIE EN WERKWIJZE Organisatie Om h e t v o o r g e n o m e n b e l e i d , e n om op e e n z o d o e l m a t i g e n e f f e c t i e f m o g e l i j k e w i j z e g e s t a l t e t e k u n n e n g e v e n a a n de F C - t a k e n , z a l i n 1993 de o r g a n i s a t i e v a n FC aanpassing behoeven. De o n d e r a f d e l i n g A d m i n i s t r a t i e i s m o m e n t e e l d u s d a n i g o p g e z e t d a t n a a r de h o o f d - e n s t a f a f d e l i n g e n v a n de B o u w d i e n s t t o e , herkenbare eenheden/aanspreekpunten z i j n gecreeerd. Na o v e r d r a c h t van e e n a a n t a l o p e r a t i o n e l e t a k e n i s de n o o d z a a k om d e z e e e n h e d e n / a a n s p r e e k p u n t e n i n s t a n d t e h o u d e n n i e t meer a a n w e z i g . D e z e o p e r a t i o n e l e t a k e n z i j n g e r e l a t e e r d a a n c a . 5 f o r m a t i e p l a a t s e n . H e t i s h e t v o o r n e m e n om, na d e z e o v e r d r a c h t , u i t d o e l m a t i g h e i d s o v e r w e g i n g e n de b u r e a u s B e g r o t i n g s z a k e n e n F i n a n c i e l e A d m i n i s t r a t i e v a n de onderafdeling Administratie centraal i n Utrecht te huisvest e n . De t o t a l e v e r m i n d e r i n g v a n de f i n a n c i e l e a d m i n i s t r a t i e i n d e z e p e r i o d e b e d r a a g t dan 3 p l a a t s e n . I n h e t k a d e r v a n de i n r i c h t i n g v a n de B e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e e n h e t d a a r b i j b e h o r e n d e r e g i s t r a t i e v e b e h e e r v a n de i n f o r m a t i e s y s t e m e n i s h e r g r o e p e r i n g v a n de b u r e a u s B e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e en P l a n n i n g l o g i s c h . H i e r b i j z u l l e n medewerkers v a n h e t b u r e a u P l a n n i n g , b e l a s t met PBMS w e r k z a a m h e d e n worden ge'integreerd i n het bureauB e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e . Om de v o o r g e n o m e n o n t w i k k e l i n g v a n FC a l s f i n a n c i e e l - e c o n o misch "kenniscentrum" en h e t v e r d e r i n h o u d geven/op h o g e r n i v e a u b r e n g e n v a n de a d v i e s f u n c t i e m o g e l i j k t e maken, i s v e r s t e r k i n g op b e d r i j f s e c o n o m i s c h , j u r i d i s c h e n b e d r i j f s k u n d i g g e b i e d n o o d z a k e l i j k . H e t v o o r n e m e n i s om i n 1993 h i e r t o e de f o r m a t i e v a n de o n d e r a f d e l i n g P l a n n i n g e n C o n t r o l u i t t e b r e i d e n met 1 f o r m a t i e p l a a t s v o o r e e n b e d r i j f s e c o n o m i s c h / j u r i d i s c h medewerker. I n een l a t e r s t a d i u m w o r d t g e d a c h t aan h e t v e r s t e r k e n v a n de b e d r i j f s k u n d i g e k e n n i s i n s a m e n h a n g met de f u n c t i e v a n h o o f d AO. De o n d e r s t e u n i n g v a n h e t h o o f d v a n de a f d e l i n g , de onderafd e l i n g e n en FCBZ op s e c r e t a r i e e l / a d m i n i s t r a t i e f g e b i e d d i e n t , t e n g e v o l g e v a n de o n t w i k k e l i n g b i n n e n FC, t e w o r d e n v e r s t e r k t met e e n s e c r e t a r i e l e k r a c h t . Deze voorgenomen o r g a n i s a t o r i s c h e a a n p a s s i n g e n z u l l e n i n nauw o v e r l e g met de b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s w o r d e n u i t g e voerd. A l s o n d e r d e e l h i e r v a n z a l een t r a i n i n g s b i j e e n k o m s t worden g e h o u d e n v o o r a l l e m e d e w e r k e r s v a n FC met a l s t h e m a " V e r a n d e r i n g e n , g e e n b e d r e i g i n g maar e e n u i t d a g i n g "
5.2.
Sturing O p d r a c h t e n komen v a n de HID, h e t D i r e c t i e t e a m , i n d i v i d u e l e ( h o o f d - / s t a f - ) a f d e l i n g s h o o f d e n en v o l g e n s h e t v a s t g e s t e l d e b e l e i d s p l a n en a f d e l i n g s p l a n . D a a r n a a s t g e s c h i e d t a d v i s e r i n g , t o e t s i n g en o n d e r s t e u n i n g op e i g e n i n i t i a t i e f ( v o o r t v l o e i e n d e u i t het v a s t g e s t e l d e b e l e i d en h e t a f d e l i n g s p l a n ) , met name d a a r w a a r h e t g a a t om v e r d e r e i n v u l l i n g e n a f h a n d e l i n g v a n de d o o r de d i e n s t l e i d i n g genomen b e s l u i t e n . De S t a f v a n FC, b e s t a a n d e u i t de h o o f d e n v a n de o n d e r a f d e l i n g e n en s t a f b u r e a u , o n d e r v o o r z i t t e r s c h a p van h e t h o o f d v a n de a f d e l i n g , g e e f t s t u r i n g aan h e t f u n c t i o n e r e n v a n FC.
7
P e r i o d i e k v i n d t o v e r l e g met de a f d e l i n g e n B e d r i j f s z a k e n v a n de H o o f d a f d e l i n g e n p l a a t s , i n h e t F C B Z - o v e r l e g . O n d e r d i t o v e r l e g f u n c t i o n e r e n een a a n t a l v a k g e r i c h t e w e r k g r o e p e n . I n d e z e h o r i z o n t a l e w e r k v e r b a n d e n v i n d t de c o o r d i n a t i e p l a a t s en w o r d t t e r z a k e , r e l e v a n t e b e s l u i t v o r m i n g v o o r b e r e i d met b e t r e k k i n g t o t : t a k e n e n w e r k w i j z e n op h e t t e r r e i n v a n de b e d r i j f s v o e ring ; i n i t i e r e n v a n n i e u w e en v e r b e t e r i n g v a n b e s t a a n d e w e r k wijzen; a f s t e m m i n g o n d e r l i n g e werkmethoden en w e r k w i j z e n ; b e o o r d e l e n v a n e x t e r n e r e g e l g e v i n g op i n t e r n e t o e p a s sing. V o o r t g a n g s r a p p o r t a g e en v e r a n t w o o r d i n g v i n d t p l a a t s d o o r m i d d e l v a n e e n o v e r l e g s t r u c t u u r , t.w. DT-vergadering, ( h o o f d - / s t a f - ) a f d e l i n g s s t a v e n , F C B Z - o v e r l e g , e n b i n n e n FC zelf (stafoverleg). 5.3.
Werkwijze FC w e r k t t e g e l i j k e r t i j d a a n m e e r d e r e t a k e n e n o p d r a c h t e n v a n v e r s c h i l l e n d e a a r d en omvang, v o o r t v l o e i e n d e u i t v a s t g e s t e l d b e l e i d en a f z o n d e r l i j k e D T - b e s l u i t e n . E e n a a n t a l s p e c i f i e k e o p d r a c h t e n met e e n B o u w d i e n s t - b r e e d k a r a k t e r w a a r b i j de i n z e t v a n m e e r d e r e d i s c i p l i n e s i s v e r e i s t , w o r d t z o v e e l m o g e l i j k v o l g e n s de n o r m e n v a n p r o j e c t m a t i g werken g e r e a l i s e e r d ( b i j v . implementatie FAIS). FC m a a k t g e b r u i k v a n u i t b e s t e d i n g , v o o r n a m e l i j k d a a r w a a r h e t g a a t om a c t i v i t e i t e n met e e n r o u t i n e m a t i g d a n wel s p e c i f i e k deskundig karakter ( b i j v . AOB-controles, s t r u c t u r e r i n g PBMS, s p e c i a l i s t i s c h a d v i e s , i n c i d e n t e e l t y p e w e r k ) . W a t e r s t a a t s b r e e d b e s t a a n s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n met HW andere RWS-directies, z o a l s : p e r i o d i e k e c o n t a c t e n v a n h o o f d FC met v a k g e n o t e n ; t u s s e n h o o f d e n o n d e r a f d e l i n g e n met v a k g e n o t e n ; etc.
3
en
6.
BENODIGDE MIDDELEN.
6.1. 6.1.1.
PERSONEEL Eigen personeel De f o r m a t i e v e omvang i n f . t . e . ' s o v e r d e j a r e n v a n d e a f d e l i n g FC i s n a d e r b e p a a l d o p : e i n d 1992 : 34,5; e i n d 1993 : 33,5; e i n d 1994 e.v.: 3 2 , 5 ; Deze a a n t a l l e n z i j n e x c l u s i e f h e t h o o f d v a n de a f d e l i n g e n een f u n c t i o n a r i s d i e gedurende c a . 2 j a a r z a l worden b e l a s t met d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e f i n a n c i e e l - a d m i n i s t r a t i e v e a s p e c t e n v a n PMW b i n n e n d e B o u w d i e n s t E e n o v e r z i c h t v a n d e f u n c t i e s , w a a r n a a r FC ( n a a r d e h u i d i g e inzichten) zich z a l ontwikkelen i s a l s b i j l a g e 2 b i j g e voegd. FC b e s c h o u w t h e t a l s h a a r o p d r a c h t d e g e w e n s t e o r g a n i s a t o r i s c h e a a n p a s s i n g e n b i n n e n de g e s t e l d e r a n d v o o r w a a r d e n u i t t e v o e r e n . Door o v e r d r a c h t v a n t a k e n en e f f i c e n t i e v e r b e t e r i n g ( c e n t r a l e h u i s v e s t i n g ) k a n d i t worden b e r e i k t .
6.1.2.
Niet Bouwdienst-personeel U i t b e s t e d i n g c.q. i n h u r e n z a l p l a a t s v i n d e n b i j r o u t i n e m a t i ge o p d r a c h t e n d a n w e l w a n n e e r de e i g e n c a p a c i t e i t o n t o e reikend i s , of specifieke deskundigheid v e r e i s t i s . In
1993 z u l l e n de v o l g e n d e
uitbesteed:
Ondersteuning Bouwdienstbrede b e d r i j f s v o e r i n g
ondersteuning Bouwdienstbreed b i j de b e d r i j f s v o e r i n g , i n c l . ondersteuning afdelingen Bedrijfszaken etc.
Herstructurering
ontwikkeling applicatieprogrammat u u r om PBMS v e r d e r a a n t e p a s s e n aan de e i s e n v a n de B o u w d i e n s t
Implementatie
6.1.3.
a c t i v i t e i t e n worden
PBMS
UCA
ondersteuning b i j o n t w i k k e l i n g en i m p l e m e n t a t i e h a n d b o e k UCA b i n n e n de B o u w d i e n s t
AOB-controle
u i t v o e r i n g van AOB-controles nen de B o u w d i e n s t
Bedrij fsadministratie
o n d e r s t e u n i n g b i j de o n t w i k k e l i n g en i m p l e m e n t a t i e v a n e e n bedrijfsadministratie
Specialistische advies
inwinnen van externe adviezen m.b.t. f i n a n c i e l e e n f i s c a l e z a ken
Piekbelasting
ad-hoc typewerk s t r a t i e f werk
en l i c h t
bin-
admini-
Opleidingen Om d e k w a l i t e i t / d e s k u n d i g h e i d v a n de a f d e l i n g op h e t g e w e n s t e n i v e a u t e k r i j g e n en t e houden z a l j a a r l i j k s m i n i m a a l 2% v a n h e t P e r s o n e e l s b u d g e t a a n o p l e i d i n g e n b i j w o n e n v a n s y m p o s i a o p h e t t e r r e i n v a n FC b e n o d i g d z i j n
9
6.2. 6.2.1.
FINANCIEN Door r e g i o n a l e d i r e c t i e s t e r b e s o h i k k i n g t e s t e l l e n Niet vantoepassing
6.2.2. 6.2.2.1.
Door de H o o f d d i r e c t i e t e r b e s c h i k k i n g t e s t e l l e n P e r s o n e e l a r t i k e l ( a r t . 01.01.03) Eigen personeel R e k e n i n g h o u d e n d met e e n v e r k l e i n i n g i n omvang e n e e n v e r g r o t i n g v a n de k w a l i t e i t i s e e n b u d g e t v o o r e i g e n p e r s o n e e l n o d i g v a n / 2.125.000,=. D a a r n a a s t i s g e d u r e n d e c a . 2 j a a r / 100.000,= b e n o d i g d v o o r i m p l e m e n t a t i e van de f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e a s p e c t e n v a n PMW b i n n e n d e B o u w d i e n s t i n d e v o r m v a n e e n t i j d e l i j k toegevoegd medewerker. Niet-Bouwdienst personeel De b e g r o t e k o s t e n v o o r d e u i t b e s t e d i n g c o n f o r m 6.1.2. Bouwdienstbrede ondersteuning b e d r i j f s voering f 500.000,=* * I n d i t b e d r a g i s b e g r e p e n v o o r FC 1/2 m a n j a a r = c a . / 100.000,= e n c a . / 4 0 0 . 0 0 0 , = v o o r a n d e r e o r g a n i s a t i e onderdelen. H e r s t r u c t u r e r i n g PBMS z i e w e r k a r t i k e l E x p l o i t a t i e PBMS zie werkartikel I m p l e m e n t a t i e UCA zie werkartikel AOB c o n t r o l e zie werkartikel Specialistisch advies z i e materieel a r t i k e l Piekbelasting / 20.000,= T o t a a l / 520.000,= Beloningsdifferentiatie B e g r o o t w o r d t c o n f o r m d e r a n d v o o r w a a r d e n e n d e d o o r P.M.I gehanteerde v e r d e e l s l e u t e l . Van h e t a l d u s t o e t e kennen d e e l b u d g e t z a l c a . 3 0 % worden aangewend v o o r c o l l e c t i e v e u i t g a v e n . Het o v e r i g e d e e l z a l a l s v o l g t worden aangewend: -individuele beloning b i j uitzonderlijk functioneren ( s p e c i f i e k e o p d r a c h t , zware omstandigheden e t c . ) ; - " l i k - o p - s t u k " b e l o n i n g . H i e r b i j kan d i r e c t worden b e l o o n d b i j kortdurende bijzondere p r e s t a t i e s . T o t a a l / 16.100,= T o t a a l a r t i k e l o n d e r d e e l 01.01.03: /
6.2.2.2.
2.761.000,=
M a t e r i e l e u i t g a v e n ( a r t . 01.02.03) R e i s - en v e r b l i i f s k o s t e n Het benodigde budget r e i s - en v e r b l i j f s k o s t e n i s g e b a s e e r d o p 1 9 9 2 . V o o r 1993 i s n a a r r a m i n g b e n o d i g d / 60.000,= Huisvestingskosten S a m e n h a n g e n d met d e v o o r g e n o m e n u i t b r e i d i n g o p h e t S t a f b u r e a u en de c e n t r a l e h u i s v e s t i n g v a n de A d m i n i s t r a t i e t e U t r e c h t i s c a 120m k a n t o o r - e n a r c h i e f r u i m t e e x t r a b e n o d i g d i n Westraven. 2
.10
S p e c i a l i s t i s c h advies F i n a n c i e e l en f i s c a a l Bedrijfsadministratie Totaal
artikelonderdeel
f f
30.000,= 100.000,=*
01.02.03
/
190.000,=
* A f h a n k e l i j k v a n de s y s t e e m k e u z e z a l i n 1994 e n 1995 n o g r e s p . f 100.000,= e n f 50.000,= b e n o d i g d z i j n . 6.2.2.3.
V o r m i n g en o p l e i d i n g ( a r t . 01.04.02) H e t o p l e i d i n g s p l a n FC i s g e b a s e e r d o p t o e w i j z i n g v o l g e n s de r a n d v o o r w a a r d e . D o e l s t e l l i n g v a n FC i s d a t m i n i m a a l 2% v a n het p e r s o n e e l s b u d g e t aan vorming en o p l e i d i n g wordt bes t e e d . G e l e t o p de v e r a n d e r i n g s p r o c e s s e n e n de v o o r g e n o m e n k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g i s de t o e g e w e z e n r a n d v o o r w a a r d e onvoldoende. Totaal
/
31.636,=
Benodigd volgens o p l e i d i n g s p l a n 6.2.2.4.
/
50.000,=
T o t a a l a r t i k e l o n d e r d e e l 0 1 . 0 4 . 0 2 / 31.636,= Automatisering ( art.03.04.01) I n h e t k a d e r v a n h e t b e h e e r v a n de d i e n s t b r e d e i n f o r m a t i e s y s t e m e n , o p t i m a l i s a t i e "MAN"-programma ( m a n d a t e r i n g e n bevoegdheden) en v e r h o g i n g e f f i c i e n t i e i s i n 1993 b e n o d i g d : - A p p l i c a t i e Contracten administratie S p e c i f i e k e s o f t w a r e en hardware 1 P r i n t e r t . b . v . de o n d e r a f d e l i n g Administratie 1 H a n d s c a n n e r t . b . v . de o n d e r a f d e l i n g AO. T o t a a l / 60.000,= V o o r w a t de b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e b e t r e f t , z a l i n 1993 e e n systeemkeuze moeten worden gemaakt. I n d i e n v o o r een ander s y s t e e m d a n F A I S w o r d t g e k o z e n z u l l e n h i e r v o o r i n d e komende j a r e n e x t r a g e l d e n b e n o d i g d z i j n . V o o r 1993 i s h i e r v o o r e e n s t e l p o s t b e g r o o t v a n / 50.000,=. K o s t e n v e r b o n d e n a a n de v e r d e r e i m p l e m e n t a t i e z i j n o p g e n o men i n h e t p l a n v a n BSW/IT. Totaal
6.2.2.5.
artikelonderdeel
03.04.01
/
125.000,=
U i t b e s t e d i n g ( a r t . 30.01.00) V o o r de u i t v o e r i n g v a n A O B - c o n t r o l e s z a l s t r u c t u r e e l u i t b e s t e d i n g n o o d z a k e l i j k z i j n . I n 1993 z a l o p d r a c h t w o r d e n gegeven voor een p e r i o d e van 3 j a a r . Totaal
Verplichtingenkrediet K a s k r e d i e t 1993: 1994: 1995:
I m p l e m e n t a t i e UCA H i e r v o o r z a l i n 1993 n o g e e n benodigd z i j n van:
/
300.000,= 100.000,= 100.000,= 100.000,=
kaskrediet
H e r s t r u c t u r e r i n g e n E x p l o i t a t i e PBMS Benodigd v e r p l i c h t i n g e n k r e d i e t 1993 / 415.000,= 1994 " 375.000,= 1995 e . v . " 325.000,= Totaal
artikelonderdeel
100.000,= kaskrediet / 580.000,= " 425.000,= " 325.000,=
30.01.00 11
V e r p l i c h t i n g e n k r e d i e t / 715.000,= Kaskrediet / 780.000,= 6.2.2.5.
I n onderstaande matrix i s het benodigde V e r p l i c h t i n g e n (V) e n K a s k r e d i e t ( K ) v o o r d e p l a n p e r i o d e 1 9 9 3 / 1 9 9 8 opgenomen.
B e d r a g e n x f 1000,= art.ond.
omschrijving
V/K
1993
1994
1995
1996
1997
1998
01.01.03
*eigen personeel *bedrij fsvoering
V/K V K V/K
2.225 1.000 500 20
2.225 200 400 20
2.125 200 300 20
2.125 100 200 20
2.125
2.125
100 20
20
V/K
16
16
16
16
16
16
3.661 2.761
2.361 2.661
2.361 2.461
2.261 2.361
2.161 2.261
2.161 2.161
60 130
60 135
60 85
60 40
60 40
60 40
190
195
145
100
100
100
*piekbelasting *beloningsdifferentiatie TOTAAL 0 1 . 0 1 . 0 3 01.02.03
* r e i s - en verblij fkosten *spec. a d v i e s
V K V/K V/K
TOTAAL 0 1 . 0 2 . 0 3 01.04.02
*vorming en opleiding
V/K
50
50
50
50
50
50
03.04.01
*automatisering
V/K
110
40
30
50
50
50
30.01.00
*AOB c o n t r o l e
V K K V K
300 100 100 415 580
100
100
300 100
100
100
375 425
325 325
325 325
325 325
325 325
V K
715 780
375 525
325 425
625 425
325 425
325 425
*UCA *PBMS
TOTAAL
30.01.00
7. 7.1.
KNELPUNTEN Eigen personeel Door o v e r d r a c h t v a n p r i m a i r e t a k e n aan de H o o f d a f d e l i n g e n e n i n t e r n e o m v o r m i n g b i n n e n FC k a n i n d e komende j a r e n h e t t o t a a l a a n t a l f o r m a t i e p l a a t s e n b i j d e o n d e r a f d e l i n g FCA met 8 worden verminderd en w e l 5 f o r m a t i e p l a a t s e n door o v e r d r a c h t van taken en 3 f o r m a t i e p l a a t s e n door e f f i c i e n t i e v e r b e t e r i n g (w.o. c e n t r a l e h u i s v e s t i n g v a n FCA i n U t r e c h t . K a n t t e k e n i n g h i e r b i j i s d a t s a m e n h a n g e n d met d e o v e r d r a c h t v a n t a k e n d o o r de H o o f d a f d e l i n g e n 4 f o r m a t i e p l a a t s e n b e s c h i k b a a r d i e n e n t e worden g e s t e l d v o o r de u i t v o e r i n g v a n die taken. D a a r n a a s t i s een u i t b r e i d i n g v a n de F C - f o r m a t i e v o o r z i e n v a n 4 p l a a t s e n i n v e r b a n d met d e b e o o g d e k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g v a n de m a n a g e m e n t - i n f o r m a t i e , verhoging k w a l i t e i t van P l a n n i n g en C o n t r o l en u i t b r e i d i n g c a p a c i t e i t voor a d m i n i s t r a t i e v e ondersteuning. De v o o r g e s t a n e v e r k l e i n i n g i n omvang v a n FC v a n 36,5 t o t 32,5 f t e ' s i s e e n r e s u l t a n t e v a n d e v o l g e n d e p r o c e s s e n : 1. e f f i c i e n t i e - v e r b e t e r i n g 2. o v e r d r a c h t v a n t a k e n n a a r BZ 3. k w a l i t e i t s v e r h o g i n g
- 3 - 5 + 4
fte's fte's fte's
D a a r n a a s t i s v o o r de i m p l e m e n t a t i e v a n d e f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e a s p e c t e n v a n PMW i n d e j a r e n 1993 e n 1994 c a . / 100.000,= p e r j a a r b e n o d i g d . 7.2.
Vorming en o p l e i d i n g I n d i e n h e t o p l e i d i n g s b u d g e t v o o r 1993 n i e t w o r d t v e r h o o g d , b e t e k e n t d i t v o o r FC d a t s l e c h t s e e n g e d e e l t e v a n h e t v o o r ogen staande o p l e i d i n g s p l a n kan worden u i t g e v o e r d . H i e r d o o r i s d e b e o o g d e k w a l i t e i t s v e r h o g i n g v a n FC i n h e t g e d i n g e n komt d e v o o r g e n o m e n b e g e l e i d i n g v a n d e F C - m e d e w e r k e r s t i j d e n s de omvorming i n h e t g e d r a n g .
13
BIJLAGE 1
STRUCTUUR
FCBZ-OVERLEG EN VAKOVERLEG FC
DI
NI
WB
FCBZ
VAKOVERLEG KOSTPRIJS
VAKOVERLEG CONTRACTEN
VAKOVERLEG PLANNING
VAKOVERLEG FINANCIEN
GEBRUIKERSGROEPEN
STAVEN B E D R I J F S Z A K E N HOOFDAFDELING !•• X
VAKOVERLEG AO
BIJLAGE 2 I n d i c a t i e f f o r m a t i e - o v e r z i c h t v a n de u i t e i n d e l i j k e F C - o r g a n i s a t i e ( n a a r de h u i d i g e inzichten) Aantal 1 2 0,5
Functie hoofd stafbureau s e c r e t a r i e e l - a d m . medw. a d m i n i s t r a t i e medw.
Schaal 11 5 4
1
hoofd onderafd. a d m i n i s t r a t i e
12
1 1 2 1 1 1 1
hoofd bureau b e d r i j f s a d m . s r . medw. b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e medw. b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e medw. s y s t e e m b e h e e r medw. p r o j e c t e n applicatiemedw. medw. t i j d r e g i s t r a t i e
11 9 8 8 9 9 8
1 1 1 2
h o o f d b u r e a u f i n . adm hoofd s e c t o r boekhouding hoofd sector factuurverwerking medew. f a c t u u r v e r w e r k i n g
9 7 6 5
1 1 1
hoofd bureau begrotingszaken s r . medw. b e g r o t i n g s z a k e n medw. b e g r o t i n g s z a k e n
10 9 8
1
hoofd onderafd. p l a n n i n g en contr.
13
1 1
hoofd p l a n n i n g medw. p l a n n i n g
12 10
1 1 1 1
hoofd bureau c o n t r o l b e d r i j f s e c o n o m i s c h / j u r i d i s c h medw s r . medw. c o n t r o l medw. c o n t r o l
12 12 11 10
1 1
hoofd onderafd. AO/bedrijfskundige medw. AO
12 10
1 1 1
hoofd onderadfd. audit medw. c o n t r o l e c o n t r a c t e n medw. f i n . t o e t s i n g
12 10 10
32,5
15
