“Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)” 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers voor 31 gemeenten in de provincie Friesland. Na het digitaliseringsproces zullen de dossiers online via een (SSL) beveiligde webportal aan de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Daarnaast zullen de gedigitaliseerde dossiers in een nader te bepalen datavorm voor import in het gekozen DMS/RMA van de FUMO: Microsoft Sharepoint beschikbaar worden gesteld. In het onderstaande plan van aanpak is rekening gehouden met een relatief korte doorlooptijd van het gehele proces van ten hoogste 2 maanden, gerekend vanaf het ophalen van de eerste fysieke dossiers tot aan het online beschikbaar hebben van alle digitale dossiers.
Aantallen voor project: Ca. 4.000 inrichtingen met een gemiddeld te digitaliseren (milieu)dossier van ca. 125 pagina’s A4/A3, inclusief tekeningen >A3. Totaal geschat aantal “scantikken” : Totaal aantal strekkende meter: Totaal aantal batchdozen: Batchproductie fysiek per dag:
500.000 (*) 71 571 30
( *) Als meeteenheid voor de te verwerken dossiers geldt primair het aantal gescande pagina’s, omgerekend in A4 formaat, aangeduid als “Scantikken” Voor formaten, groter dan A4 formaat geldt de volgende omrekentabel:
Voorgestelde werkwijze: Wij stellen voor, indien aanwezig, eventuele digitale database-bestanden (dossierinventarissen) voor import in onze verwerkingssoftware beschikbaar te stellen. De fysieke dossiers kunnen dan tijdens het intake proces op de scanlocatie aan de bestaande metadata worden gekoppeld. Op deze wijze vind er direct een controle plaats op de volledigheid/juistheid van de bestaande inventaris. Indien een dergelijke inventaris niet aanwezig is, zullen de dossiers met hun metadata in onze verwerkingssoftware worden ingevoerd. Voordat de eerste fysieke dossiers naar de scanlocatie worden getransporteerd zal een ‘kick-off’ meeting plaatsvinden. Hierbij worden per deelnemende gemeente een 2-tal DIV medewerkers uitgenodigd. Tijdens deze kick-off meeting zal o.a. een presentatie worden gegeven van eerder opgedane ervaringen met digitaliseren van o.a. milieudossiers door medewerkers van de gemeente Westland. Tevens zal het plan van aanpak worden besproken en afgestemd met de deelnemers.
1
Op iedere archieflocatie zullen de dossiers worden verpakt in standaard zuurvrije archiefdozen (type VNG). In een nog te bepalen volgorde en frequentie zullen de aldus verpakte dossiers van de archieflocaties worden opgehaald en getransporteerd naar de beveiligde scanlocatie. Direct na fysieke verwerking/scanning van de dossiers zullen deze weer naar de archieflocatie worden teruggebracht. De geschatte tijd tussen ophalen en retour brengen van een cluster dossiers zal ten hoogste 1 week bedragen. Het doen van opvragingen tijdens het fysieke verwerkingsproces is, hoewel ten allen tijde mogelijk, zeer verstorend voor het proces en daarom niet wenselijk. De dossiers zullen, na invoer in de SCI-database, worden ontbonden en ontdaan van nieten en andere hechtmiddelen. Alle documenten zullen op de eerste pagina worden voorzien van een QR-patchcode en volgens een nader te bepalen vaste tab indeling worden gesorteerd. Tekeningen >A3 zullen met gebruik van tekening-vervangbladen met een uniek (barcode)nummer uit de dossiers worden gesepareerd voor scanning met de grootformaat scanners. In het digitale dossier zullen door deze werkwijze de tekeningen op de juiste plek worden toegevoegd. Doordat het gebruikte nummer op de digitale tekening in het digitale dossier leesbaar blijft, kunnen fysieke tekeningen >A3 ten allen tijde weer worden gelokaliseerd. Na scanning zullen de fysieke dossiers, tenzij anders overeengekomen, niet meer worden teruggebonden. Zij blijven echter wel in de juiste dossier/tab volgorde in de batchdozen voor eventuele inzage of controle beschikbaar. Nadat het fysieke scanproces is afgerond zullen de batchdozen bij eerste gelegenheid weer naar de oorspronkelijke archieflocatie worden teruggebracht. Nadat de fysieke voorbereiding en scanning zijn afgerond, vinden alle verdere verwerkingsstappen in de beveiligde SCI-cloud omgeving plaats. Hiermee wordt verdere verwerking volledig locatie-onafhankelijk. Als eerste stap in de elektronische verwerking van de dossiers worden de gescande pagina’s en tekeningen gecontroleerd op o.a. scankwaliteit, het juist aanbrengen van documentscheiding, in de juiste richting gescande tekeningen, etc. Na deze eerste kwaliteitscontrole worden de scans vrijgegeven voor “schoning” door de gemeente. Fig. 1: Validatiescherm / schoningscherm in de SCI Cliënt software
2
Fig. 2: Detail validatiescherm / schoningscherm
In een verwerkingsscherm, identiek aan het scherm in bovenstaande fig. 1 en 2, kunnen medewerkers van de gemeente met inhoudelijke dossierkennis de dossiers “schonen”. Eventuele dubbele tekeningen kunnen worden verwijderd, documenten kunnen op andere volgorde worden gezet of achter een andere tab worden verplaatst. Ook kan extra documentscheiding worden geplaatst of ongedaan worden gemaakt. In deze fase heeft de gemeente dus zelf alle gelegenheid om het dossier desnoods volledig te herinrichten en te ontdoen van vernietigbare documenten en/of dubbele tekeningen. Nadat per dossier de schoning is voltooid, kunnen de dossiers worden vrijgegeven voor het toevoegen van metadata “Data Entry”. In deze fase wordt per document / tekening de gewenste metadata toegevoegd. Als standaard zijn de volgende invoervelden in de software beschikbaar: Datum document Soort document Omschrijving tekening Naam architect
Eventueel kan extra metadata per document/tekening worden toegevoegd. In deze offerte is vooralsnog uitgegaan van invoer van bovenstaande standaard metadata.
3
Fig.3: Data Entry scherm tekeningen in de SCI Cliënt software
Nadat de gewenste metadata is toegevoegd worden de dossiers doorgezet naar de laatste fase: “Controle Data Entry”. Hier worden steekproefsgewijs de ingevoerde gegevens per document/tekening op juistheid gecontroleerd. Fig.4: Controle Data Entry scherm in de SCI Cliënt software
4
Nadat de dossiers op “Data Entry” zijn gecontroleerd worden ze vrijgegeven voor eindverwerking in de software. Er vind een OCR proces plaats, waarmee alle documenten tekst-leesbaar worden gemaakt. Na dit laatste verwerkingsproces worden de bestanden geëxporteerd in twee identieke bestandsbatches: 1x voor latere import in het FUMO DMS/RMA systeem. 1x voor import in de beveiligde SCI-webportal voor online raadpleging,
Opmerkingen bij voorgestelde werkwijze Het fysieke transport van de te digitaliseren dossiers zal in transportclusters plaatsvinden. Bij het retour brengen van verwerkte dossiers zullen nieuw te verwerken dossiers worden opgehaald. Tijdens de genoemde “kick-off” meeting zullen hierover nadere afspraken (datums) worden gemaakt. Tijdens het elektronische verwerkingsproces in de SCI Client software zullen de elektronische “ruwe” dossierbestanden uitsluitend te benaderen zijn per deelnemende gemeente. Per gemeente kan dus niet worden gekeken of gewerkt in dossiers van andere gemeenten. De voortgang van het elektronische verwerkingsproces wordt mede bepaald door de snelheid van verwerking (Schoning) door de betreffende gemeente. Bij vertraging tijdens dit gedeelte van het proces zullen alle opvolgende processtappen worden vertraagd. Het is dus van groot belang dat deelnemende gemeenten voldoende menskracht ter beschikking hebben om de “Schoning” op de dossiers binnen de gestelde tijd uit te voeren.
Beschikbaarstelling van dossiers in de SCI webportal Zoals gezegd, zullen de digitale milieudossiers worden geplaatst in een speciaal hiervoor ingerichte SSLbeveiligde webportal. De hierna getoonde voorbeelden (fig. 5 t/m 9) geven een beeld van het zoeken naar bouwdossiers en documenten per locatie in de webportal van de gemeente Westland. Fig. 5: Zoekscherm dossiers op locatie
5
Fig. 6: Gevonden dossiers op de locatie
Fig. 7: Tabs en documenten binnen de gevonden dossiers
6
Bovenstaande beeldengeven slechts een globale indruk van een SCI-webportal. De indeling van de zoekvelden zal voor de milieudossiers geheel naar behoefte worden ingericht. Ook de lay-out (skin) van de webportal kan volledig naar wens worden aangepast. Het is zelfs mogelijk om deze onzichtbaar te koppelen ‘achter’ bijvoorbeeld de bestaande FUMO website. In de webportal bestaat mogelijkheid om op eenvoudige wijze digitale documenten, bijvoorbeeld nagekomen stukken, toe te voegen (upload) naar ieder dossier en achter iedere tab. Ook kan eerder toegevoegde metadata per dossier en per document worden gewijzigd en/of aangevuld. Hiervoor is speciale autorisatie vereist. Bij de voor FUMO in te richten webportal zullen de individuele deelnemers slechts hun eigen dossiers kunnen zien en raadplegen. Alleen speciaal geautoriseerde gebruikers krijgen de mogelijkheid om dossiers van alle deelnemende gemeenten te raadplegen. De instellingen hiervoor kunnen naar behoefte worden uitgebreid of beperkt.
Voorstel tijdschema / planning 01 mei 2013: 01 juni tot 30 juni: 06 juni tot 02 augustus: 10 juni tot 23 augustus: 17 juni tot 28 augustus: 29 augustus: 30 augustus 2013:
Verstrekken opdracht, inrichten SCI Client software Transport dossiers v.v. en fysiek scanproces “Schoning” digitale dossierbestanden door gemeenten Data Entry, controle en export dossierbestanden Inrichten webportal en upload dossierbestanden Webportal gevuld, export bestanden voor DMS/RMA FUMO Project afgerond. mei
juni
juli
augustus
Verstrekken opdracht, inrichten SCI Client software Transport dossiers en fysiek scanproces "Schoning" digitale dossierbestanden Data Entry, controle en export dossierbestanden Inrichten webportal en upload dossierbestanden Webportal gevuld, export bestanden voor DMS/RMA
Tarieven en prijs In de bijlage bij dit document vind u de voor dit project gehanteerde tarieven, alsmede een inschatting van de totale projectprijs.
F. Tot
S.C.I. Services B.V.
7
