ANNEX: evaluatie van het proces door de deelnemende gemeenten Naast de ervaringen van het onderzoeksteam zelf met het doorlopen proces, werd ook aan de deelnemende gemeenten gevraagd om het traject te evalueren. De vragenlijst werd voorbereid door het onderzoeksteam. De VVSG zorgde voor de verspreiding naar de gemeenten en de anonieme verwerking. De vragenlijst en resultaten zijn in deze annex integraal opgenomen.
|39|
Project bestuurskracht plattelandsgemeenten – Evaluatie door de deelnemers Resultaten elektronische bevraging januari 2012
1 Inleiding In januari 2012 organiseerde de VVSG bij de veertien gemeenten die in 2011 hebben deelgenomen aan het project Bestuurskracht plattelandsgemeenten een elektronische bevraging. Die had betrekking op drie aspecten: •
De visitatie aan de gemeente
•
De deelname door sommigen aan de visitatiecommissie in een andere gemeente
•
De thematische seminaries van november-december 2011 in Mechelen
De bevraging werd opgesteld door Bart De Peuter en Joris Voets, de onderzoekers die vanuit het Instituut voor de Overheid (Universiteit Leuven) het project begeleidden. Ze werd via e-mail verstuurd naar de burgemeesters, schepenen, OCMW-voorzitters, secretarissen en ontvangers van elk van de veertien deelnemende gemeenten, en naar de andere medewerkers van die besturen die deelnamen aan een of twee van de seminaries. Het ging in totaal om 129 enquêtes.
2 Respons De enquête werd op 12 januari 2012 digitaal verstuurd, met een herinnering op 19 januari. Op 24 januari waren er 56 antwoorden, of een responsgraad van 43,4% De antwoorden zijn als volgt verdeeld over de deelnemende gemeenten: •
Alveringem
2
•
Bocholt
4
•
Diksmuide
3
•
Halen
3
•
Heuvelland
5
•
Knesselare
6
|40|
•
Kortenaken
3
•
Langemark-Poelkapelle
5
•
Maarkedal
2
•
Merksplas
2
•
Riemst
4
•
Sint-Laureins
7
•
Vorselaar
5
•
Wachtebeke
5
Vanuit elk betrokken besturen hebben dus ten minste twee mensen de bevraging beantwoord. De verdeling van de antwoorden op basis van de functie van de respondent, is als volgt: •
burgemeester
8
•
schepen
14
•
OCMW-voorzitter
2
•
gemeentesecretaris
11
•
gemeenteontvanger
8
•
anderen
13
In totaal 24 respondenten zijn politiek mandataris, de overige 32 zijn als personeelslid verbonden aan de gemeente of het OCMW. Wat de betrokkenheid bij de drie bevraagde onderdelen betreft, zijn de gegevens als volgt: •
44 respondenten hebben deelgenomen aan de visitatie van de eigen gemeente
•
20 respondenten hebben deelgenomen aan de visitatie in een andere
•
30 respondenten hebben deelgenomen aan een of beide seminaries
gemeente
3 Visitatie aan de eigen gemeente 44 respondenten hebben deelgenomen aan de visitatie in de eigen gemeente. Hieronder geven we de resultaten weer van dat deel van het onderzoek.
|41|
Heeft u meegewerkt aan het invullen van de vragenlijst die ter voorbereiding van het bezoek gestuurd werd (= input voor de monitor of bestuurskrachtschets)? •
Ja
•
Neen 13
31
Veruit de meeste deelnemers hebben de voorafgaande vragenlijst ingevuld. Hoeveel inspanningen vergde de invulling van deze vragenlijst (1 = zeer weinig, 5 = zeer veel; 6 = geen mening)? 1
2 0
3 2
15
4
5
13
6 1
0
Het invullen van de vragenlijst vergde een gemiddelde tot grote inspanning. Hoe beoordeelt u de toegevoegde waarde van de bestuurskrachtschets (de nota met verwerkte gegevens, en vergelijkingen met andere pilootgemeenten) voor uw organisatie? (1 = zeer klein, 5 = zeer groot; 6= geen mening) 1
2 0
3 1
11
4
5
19
11
6 2
De bestuurskrachtschets die de besturen kregen wordt door de meeste respondenten hoog gewaardeerd. Geef voor de thema's uit de bestuurskrachtschets aan hoe belangrijk ze zijn voor het schetsen van de bestuurskracht van een gemeente (1= helemaal niet belangrijk; 2 = eerder onbelangrijk; 3 = eerder belangrijk; 4 = zeer belangrijk) 1
2
3
4
2
25
16
Kengetallen personeel
0
Financiële kengetallen
0
0
17
25
Profiel gemeenteraad en managementteam
0
10
26
7
Sectorale beleidsplannen
2
8
28
5
Adviesraden
4
12
22
4
Intergemeentelijke samenwerking
0
5
31
7
|42|
Openingsuren basisloketdiensten
1
16
20
6
Informatie- en communicatiekanalen
0
7
25
10
Personeel per beleidssector
0
4
25
13
Voorzieningen per beleidssector
0
3
33
7
Indicatoren voor de taken in een beleidssector
0
3
31
9
De respondenten vinden de gegevens over financiën, personeel, voorzieningen en indicatoren het belangrijkst om de bestuurskracht van hun gemeente te schetsen. De openingsuren, de adviesraden, het profiel van gemeenteraad en managementteam en de sectorale beleidsplannen lijken hiervoor wat minder relevant. Welke thema's of vragen zou u eventueel toevoegen voor de monitor? (open vraag) •
Werkingscijfers van de OCMW's.
•
Gemeentelijke inbreng in de politiezones.
•
Ik zou niet zozeer thema’s toevoegen, maar wel bepaalde thema's uitdiepen of op onderdelen bevragen. Voorbeelden: o
Voor cultuur zou ik een onderscheid maken tussen programmatie/cultuurspreiding, vorming, erfgoedbeleid, met aandacht voor de bovenlokale aanpak (aanbesloten zijn bij een erfgoedcel) en cultuurcommunicatie.
o
Hoe vult men de functie van een communicatie-ambtenaar in,
o
Wie doet het archiefbeheer - welke zijn de richtlijnen,
met welke opdrachten, toegekend urenpakket? toepassing van de richtlijnen voor elektronisch archief. •
De eigenheid van zowel de bestuursleden als het personeelsbestand en het aantal gedreven en gemotiveerde bestuurders/personeelsleden die een trekkersrol op zich nemen lijkt mij zeer belangrijk
•
De financiële gegevens kunnen afgezet worden tegenover de bevolkingsaantallen zodat je de kosten per inwoner kent. Tegelijkertijd wordt er nagegaan hoeveel elke inwoner fiscaal opbrengt. Nu is het misschien interessant om na te gaan in welke
|43|
mate er voor bepaalde dienstverlening een correlatie is tussen de financiële draagkracht van de inwoners en de kosten per inwoner. •
Welzijnsluik in ruime zin, kon beter aan bod komen. Ook ruimtelijke ordening, wonen, huisvesting (sociale woningen, uitbreidingsgebieden,...)
•
Economische bedrijvigheid in de gemeente (aantal handelszaken, bedrijven...)
•
Plattelandsgemeenten kampen met het probleem van de personeelsbezetting in functie van de zware planlast, evaluaties, meerjarenplanning, BBC, enz. De nodige specialisten zijn er meestal niet. De kostprijs ervan ligt daarenboven te hoog in verhouding tot het budget. De steeds groeiende behoeften van het OCMW. De stijgende kosten van de kleine politiezone, die een federale toelage ontvangt die niet verantwoord is (derde laagste van het ganse land).
•
Samenwerking gemeente-OCMW (efficiënte inzet van mensen,
•
Bij voorzieningen moet opgemerkt dat wij beschikken over een
expertise en middelen). gemeenschapscentrum en een skatepark ipv een “?” in de tabel Het voorafgaande bezoek aan uw gemeente moest de bestuurskrachtschets toelichten en het visitatiebezoek voor te bereiden. Hoe beoordeelt u dit bezoek? (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1 Dit gesprek heeft wederzijdse verwachtingen helpen
2
3
4
5
8
9
1
0
0
7
5
6
0
0
verduidelijken Dit gesprek heeft ons gerustgesteld over de bedoelingen/impact van het visitatiebezoek
Een voorafgaand bezoek wordt door de respondenten als nuttig beoordeeld.
|44|
In welke mate heeft het visitatiebezoek in uw gemeentelijke organisatie stress veroorzaakt? (1 = helemaal geen stress, 5 = zeer veel stress; 6 = geen mening) 1
2
11
18
3
4 9
6
5 4
0
0
Het visitatiebezoek veroorzaakte nauwelijks of geen stress bij de bezochte gemeenten. Was de commissie volgens u evenwichtig samengesteld? •
Ja
•
Neen 5
38
De meeste respondenten vindt de visitatiecommissie evenwichtig samengesteld. Hoe kan de samenstelling volgens u verbeteren? (open vraag) •
Aanwezigheid van stedenbouwkundig ambtenaren
•
Ofwel bent u wetenschappelijk medewerker, ofwel bent u mandataris
•
Zelf vond ik de samenstelling goed, de bevraging verliep in een goede
doch niet van hoed veranderen tijdens het bezoek. sfeer, de vragen waren 'to the point'. Ook de cultuurraad drukte hierover zijn tevredenheid uit. •
Verplichting om toch één personeelslid van een gemeentelijke administratie te laten zetelen in de commissie.
•
Iets ruimere delegatie mandatarissen (= 1 persoon bv.) en ook grotere inbreng en betrokkenheid zou mogen. Deelname bij iedere visitatie van een gemeentesecretaris leek me ook meer gewenst.
•
Een dergelijke commissie bestaat NIET uit mensen met een politieke kleur.
•
Er was geen politieke vertegenwoordiger van een andere gemeente
•
Hoeft niet te wijzigen.
|45|
De visitatiecommissie stelde de juiste vragen (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1
2 9
25
3
4 7
5 1
0
De respondenten vinden overwegend dat de visitatiecommissie de juiste vragen stelde. Waarop had de visitatiecommissie volgens u meer kunnen inzoomen? (open vraag) •
Financiële draagkracht van de gemeente, meer bepaald hoe ervaren de andere gemeenten dit, zien zij oplossingen, ...
•
Dienstverlening en communicatie
•
Iemand van de werkvloer (medewerkers) er ook bij betrekken, die mensen hebben ook een beeld op de werking van het beleid en de verantwoordelijken
•
Mankracht op de kerntakendiensten
•
Samenwerking met OCMW, andere openbare besturen en andere organisaties in projecten/dossiers: stand van zaken + visie
•
Cf. mijn eerder antwoord op de monitoring. Toevoeging: delegatie van taken - bevoegdheden van de diensthoofden, de zin/onzin van het managementteam/diensthoofdenoverleg
•
Communicatiebeleid
•
Werklast van de diensthoofden, organisatie en internecontrolesystemen
•
Samenstelling en afbakening bevoegdheden van het MAT
•
De financiële situatie van de gemeente naar de toekomst toe.
•
Men had ter plaatse concreter reeds kunnen zeggen wat er mis loopt bij ons.
•
Het verschil tussen grotere gemeenten en steden en hun mogelijkheden en de plattelandsgemeenten
•
Beetje lang geleden om mij nog de vragen te herinneren...
•
Kan hier niet direct op antwoorden omdat ik niet alles heb bijgewoond
|46|
•
Bedrijfscultuur (open of gesloten, gericht op mensen of procedures,..), interne communicatie (ook naar gemeenteraad, college), samenwerking
•
In tegenstelling tot het verslag zijn de sectorale beleidsplannen wel tot stand gekomen ism de bevoegde schepen.
Waarop had de visitatiecommissie volgens u minder kunnen inzoomen? (open vraag) •
Adviescommissies (is een verlengde van de politieke mandatarissen)
•
Intergemeentelijke samenwerking en adviesraden
•
Uitspraken doen over dingen waar ze nauwelijks iets van afweten. Cf. het besluit van de commissie over Wachtebeke waar meer dan de helft van de feiten totaal foutief zijn. Wat meer zorg zou dergelijke fouten kunnen vermijden.
•
Er werd soms reeds een mening gegeven en leidraad gegeven, dit is
•
Persoonlijke verzuchtingen van een aantal mensen in het
in mijn ogen niet echt de bedoeling groepsgesprek, hierdoor kwamen een aantal andere personen niet aan bod in het gesprek (informatie uiteraard uit 2de hand) Hoe beoordeelt u het feedbackmoment op het einde van de dag? (1 = onvoldoende nuttig; 2 = nuttig; 3 = zeer nuttig; 4 = geen mening) 1
2 0
3 5
4
14
0
Het afsluitende gesprek vond iedereen nuttig tot zeer nuttig. In welke mate kreeg de visitatiecommissie een accuraat beeld van uw gemeente tijdens de visitatiedag? (1 = zeer accuraat beeld; 2 = eerder accuraat beeld; 3 = onvoldoende accuraat beeld; 4 = geen mening) 1
2 8
28
3
4 6
1
|47|
De visitatiecommissie kreeg volgens de respondenten een behoorlijk accuraat beeld van de gemeente, al zijn er ook wat mensen die het onvoldoende vonden. In welke mate bent u het eens met onderstaande uitspraken over het schriftelijk verslag van de visitatiecommissie voor uw gemeente? (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1 Het verslag van de visitatiecommissie gaf een correct
2
3
4
5
9
25
7
1
1
10
25
5
1
1
beeld van mijn gemeente Het verslag van de visitatiecommissie heeft een toegevoegde waarde voor mijn gemeente
De meeste respondenten vinden het verslag van de visitatiecommissie een correcte weergaven van de feiten, maar er zijn ook negen mensen die dat niet vinden. Het verslag heeft bovendien volgens de meerderheid ook een toegevoegde waarde, al zijn er ook hier zeven mensen met een afwijkende mening. Hoe kan de verslaggeving eventueel beter? (open vraag) •
Ik heb de verslaggeving nooit gezien.
•
De verslaggeving was gewoon goed.
•
De bestuurskracht van lokale besturen hangt niet enkel af van de structuren en de middelen van de organisatie, maar is ook een zaak van mensen. Zo is ook de aanwezige cultuur binnen een organisatie, de visie van sleutelfiguren op bestuurskracht en de competenties van deze sleutelfiguren om medewerkers te begeesteren en mee te krijgen in hun verhaal. Het leek me aangewezen hier langer bij stil te staan bij het bezoek en dit verder uit te werken in het verslag.
•
Soms vond ik de formuleringen vrij 'soft'. Voor mij ontbrak een visie op de financiële leefbaarheid van onze gemeente op lange termijn, gekoppeld aan het invullen van gemeentelijke opdrachten in de breedte. Dus meer klemtoon op intergemeentelijke samenwerking tot
|48|
zelfs een advies voor fusies van gemeente, ware voor mij op zijn plaats geweest. •
Nog meer als een 'audit' verwoorden met suggesties en
•
De 'copy en paste'-methode moet met meer zorg behandeld worden,
aanbevelingen anders krijg je rapporteringen die op sommige vlakken de bal misslaan en bijgevolg de geloofwaardigheid van het ganse rapport besmeuren. •
Men mag hardere standpunten innemen en best dienst per dienst bespreken. Best niets uit de weg gaan.
•
Nog aanvullen met info over bedrijvigheid; eventueel info over best
•
Zie opmerkingen eerder gemaakt rond groepsgesprek.
practices
Hoe zou u het visitatiebezoek in zijn geheel beoordelen? (10 = zeer nuttig voor mijn gemeente, 1 = totaal niet nuttig voor mijn gemeente) 1
2 1
3 0
4 0
5 0
6 2
7 1
12
8
9
17
10 9
2
De meeste respondenten vinden het visitatiebezoek nuttig tot zeer nuttig voor de gemeente. Gemiddeld krijgt het een score van 7,7 op 10. Welke suggesties heeft u voor dergelijke trajecten voor andere landelijke gemeenten? (open vraag) •
Betrek iedereen bij dit traject op welk niveau ook
•
Proficiat voor diegenen die de moed hadden om hieraan mee te
•
Bevoegde mandataris met zijn dienst(en)
•
Neem voldoende tijd voor gesprekken met sleutelfiguren
werken. Aan te raden voor iedere landelijke gemeente.
(burgemeester, secretaris,....). Bevraag niet enkel de actuele stand van de bestuurskracht maar de visie rond de toekomst en laat die naar voren komen in het verslag. •
Meer aandacht besteden aan de opvolging gaande van de bespreking en verspreiding van het verslag (ook naar de adviesraden), en dus
|49|
niet enkel met workshops. U zou bijvoorbeeld de verslagen kunnen opvragen van de besprekingen in het college, het managementteam, de adviesraden, of u zou de bespreking kunnen opnemen in het begeleidingstraject om te vermijden dat het een dossier wordt voor de onderste schuif. •
Het is heel moeilijk om op 1 dag een beeld te krijgen van de werking van de gemeente. Opgelet met (1) kritische stem die probeert een vertekend beeld op te hangen.
•
Verspeel er geen tijd aan zolang er geen middelen aan verbonden zijn.
•
Als de gemeente bijvoorbeeld advies krijgt op een bepaald vlak, daar ook een best practice aan toevoegen zodat het niet puur theoretisch blijft.
•
Zo veel mogelijk meewerken!
•
Voor het overleg met de adviesraden dient rekening gehouden te worden met het vrijwilligerswerk in die sector en dat deze moeilijk ter beschikking kunnen staan overdag.
•
Wat meer info naar het college en diensten toe i.v.m. het inhoudelijke gesprek met de delegatie.
4 Deelname aan de visitatie van een andere gemeente Twintig respondenten namen deel aan de visitatiecommissie in een andere gemeente. Onderstaande vragen zijn alleen door hen beantwoord. Hoe interessant vond u de deelname aan een visitatiecommissie in een andere gemeente (score van 1 tot 10, waarbij 10 = uitermate interessant)? 1
2 0
3 0
4 0
5 0
6 0
7 1
8 2
10
9
10 4
De deelname aan de visitatie in een andere gemeente wordt met een gemiddelde score van 8,3/10 als zeer interessant beoordeeld.
|50|
3
Hoe beoordeelt u de voorbereiding van de visitatiedag? (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1
2
3
4
5
Ik wist wat van mij verwacht werd
5
9
1
4
0
Ik was goed geïnformeerd
6
10
1
3
0
Ik was tijdig geïnformeerd
6
9
2
3
0
De voorbereidingen van de visitatie van een andere gemeente liepen over het algemeen goed, al kon het hier en daar ook wat duidelijker en vroeger. Was de commissie volgens u evenwichtig samengesteld? •
Ja
18
•
Neen 2
De meeste mensen vonden de commissie evenwichtig samengesteld. Hoe kan de samenstelling volgens u verbeteren? (open vraag) •
Eerst een verklaring waarom ik schrijf 'eerder eens' bij de vraag 'ik was tijdig geïnformeerd': ik was aangeduid door het college nog voor ik wist wat de inhoud was. De samenstelling was goed, jammer dat we slechts één adviesraad aan het woord kregen. Had die gemeente mensen tijdig aangezocht? Ik vind dat alle adviesraden zouden moeten vertegenwoordigd zijn.
•
Er was een gemeentesecretaris bij betrokken, maar nog een mandataris zou ook nuttig zijn.
De visitatiecommissie stelde de juiste vragen (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1
2 5
12
3
4 1
5 2
0
De meeste respondenten vinden dat de visitatiecommissie correcte vragen stelde, al zijn er ook een paar kritische stemmen.
|51|
Waarop had de visitatiecommissie volgens u meer kunnen inzoomen? (open vraag) •
De inter- en intragemeentelijke samenwerking Ook over de
•
De klemtoon dient meer gelegd op eenmansdiensten of op
provinciegrenzen heen. polyvalentie van ambtenaren tegenover grotere gemeenten en steden. •
Het overleg van de burgemeester met het managementteam: zijn houding daarin en de rol van de secretaris. Welke deelopdrachten realiseren de verschillende diensten niet of nauwelijks? En waarom? Gebrek aan financiële middelen, gebrek aan menskracht, gebrek aan motivatie, andere oorzaken?
•
Werklast van sommige diensthoofden.
Waarop had de visitatiecommissie volgens u minder moeten inzoomen? (open vraag) •
Het horen van de vertegenwoordigers van de verschillende adviesraden.
Welke suggesties heeft u voor dergelijke trajecten voor andere landelijke gemeenten in de toekomst? (open vraag) •
Nog meer toespitsen op de intergemeentelijke samenwerking.
•
Er dient meer tijd besteed aan het onderhoud met de verschillende diensten afzonderlijk (bv. kinderopvang versus grondgebiedszaken)
Mocht ik opnieuw gevraagd worden voor dergelijke commissie in de toekomst, dan zou ik zeker toezeggen (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1
2 9
3 9
4 2
5 0
0
Een grote groep respondenten zou later opnieuw willen deelnemen aan de visitatiecommissie in een andere gemeente.
|52|
5 Workshops bestuurskracht Onderstaande vragen werden alleen beantwoord door de 30 respondenten die deelnamen aan de seminaries in Mechelen. In welke mate bent u het eens met deze uitspraken over de workshops? (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1 Deze workshops hebben voor mij persoonlijk een
2
3
4
5
8
16
5
1
0
8
15
5
2
0
11
18
1
0
0
toegevoegde waarde opgeleverd Deze workshops hebben voor mijn organisatie een toegevoegde waarde opgeleverd Deze workshops waren een geslaagde gelegenheid om met (collega’s van) andere landelijke gemeenten van gedachten te wisselen
De workshops worden door de deelnemers als nuttig tot zeer nuttig beoordeeld, met als belangrijkste pluspunt de ontmoeting met mensen van andere landelijke gemeenten. Duid aan welke workshop(s) u hebt gevolgd Dag 1 (10 november 2011) Plannen maken en er iets mee doen
12
Experimenteren met beheersformules: efficiëntiewinsten zoeken Complexe projecten managen
7 10
Platteland en ruimtelijk ontwikkeling
9
Dag 2 (9 december 2011) Optimale interne communicatie
12
Omgaan met HRM-vraagstukken
7
Het managementteam: last of lust?
6
Naar een samenwerking gemeente-OCMW
10
De respondenten zijn vrij gelijkmatig gespreid over de verschillende workshops van dag 1 en dag 2.
|53|
Geef voor elk door u gevolgd thema aan wat u meeneemt voor uw eigen werk/naar uw eigen gemeente (open vraag) •
Plannen maken: Mat kan ondersteunend werken voor opmaak beleidsplannen ruimtelijke ontwikkeling: zowel gemeentesecretaris als college moeten elk hun eigen rol kunnen vervullen interne communicatie: ook de kleine gemeenten hebben nood aan een ambtenaar die taken rond communicatie (zowel intern als extern) uitvoert MAT: duidelijker met MAT te behandelen thema's vastleggen
•
In elke gemeente worden dezelfde problemen vastgesteld, de knelpunten worden gewoon op een andere manier aangepakt door het beleid. Bij het resultaat van jullie studie moet duidelijk blijken waar, wat beter kan. Opnieuw aan het beleid om hier iets aan te doen.
•
Reeds teruggekoppeld tijdens workshop zelf.
•
Ruimtelijke ordening
•
Plannen maken en er iets mee doen: ga pragmatisch te werk. Management van complexe projecten: Denk goed na over wie je bij de stuurgroep/werkgroep betrekt en hoe je communiceert/informeert/
•
Rapportering collegebesluiten
•
In onze gemeente kan nog heel wat efficiëntiewinst geboekt worden door middel van samenwerking, vooral inzake het beheer van het openbaar domein. ook op vlak van ICT is er gebrek aan visie, ook hier is samenwerking een interessante piste. WS4 eigenlijk heb ik hier niet veel nieuws opgestoken, maar toch interessant om naar aanleiding van de gevoerde discussies nogmaals in te zien dat het van groot belang is om in het RUP kern voldoende aandacht te besteden aan de huisvestingsnoden in de toekomst (in relatie tot het DGPB) en aan duurzaamheid (beide moeten de overhand krijgen op speculatie en financiële winsten). Ook de nood aan eerder ondersteuning dan controle vanuit de hogere overheden is belangrijk!
|54|
•
Relatie managementeam-college: vorm van interne communicatie en rol van communicatieambtenaar
•
Voor de eerste twee kan ik er niet zoveel opnoemen. Ze hadden eerder een theoretische invulling en van de cases heb ik niet veel opgestoken die voor ons van toepassing was. Bij interne communicatie heb ik veel opgestoken van de cases (nieuwsbrieven, wijze van afspraken maken over wie communiceert wat en wanneer, hoe collega's omgaan met nieuwe media en de rol van een actieve communicatieambtenaar). Bij samenwerking gemeente-OCMW was ik zelf het voorwerp van een case en toen kon ik vaststellen dat we toch al ver stonden in Diksmuide en dat onze formule toch geen slechte was.
•
Aanduiden van een projectmanager voor complexe openbare werken. Opmaken van een stappenplan voor samenwerking gemeenteOCMW
•
Best practices rond samenaankoop.
•
WS Plannen maken: heb ik eerlijk gezegd weinig nieuw opgestoken, maar ook dat is best OK om eens te kunnen zeggen "we zijn bij ons toch niet zo slecht bezig" WS 3 Projecten deed ik zelf een inbreng aan de hand van een presentatie over een nieuw Sociaal Administratief Centrum. De andere toelichting in deze workshop was vooral informatief leuk, maar eigenlijk niet echt iets bijgebracht.
•
Nuttig voor het komende BBC-traject: hoe wel en niet plannen maken en BBC opzetten (formuleren van goede en minder goede beleidsdomeinen)
•
WS 1: onze toekomstige communicatie-ICT-bediende opnemen in het stafoverleg zodat hij proactief kan denken over wat te communiceren + software voor notulenbeheer nog eens nader onderzoeken WS 4: aantal goede voorbeelden gehoord: is iets waar ik persoonlijk achter sta maar is een politieke beslissing dus blijft het afwachten
•
HRM: sterkte/zwakte in vergelijking met de anderen; voorbeeldtraject van bevordering technische dienst
|55|
•
WS1: het verkregen draagvlak en de tewerkstellingsvorm van de projectmedewerker (sociale maribel) WS2: de meerwaarde in West-Vlaanderen van de WVI voor kleine gemeenten. Dag2 ws1: de snelheid van interne communicatie, gebruik van ICT,de voortgangsrapporten en gebruik van facebook om activiteiten te promoten. WS4: het gemeenschappelijk MAT.
Hoe vond u de inhoudelijke aanpak (feedback van onderzoekers, cases, groepsgesprek) van de workshops? (1 = onvoldoende; 2 = voldoende; 3 = goed; 4 = zeer goed; 5 = geen mening) 1
2 0
3 3
4
12
5
15
0
De inhoudelijke aanpak van de workshops krijgt een positieve tot zeer positieve beoordeling. Hoe beoordeelt u de onderzoekers als moderator tijdens de gesprekken? (1 = onvoldoende; 2 = voldoende; 3 = goed; 4 = zeer goed; 5 = geen mening) 1
2 0
3 7
4 5
5
18
0
De onderzoekers hebben hun rol als moderator goed tot zeer goed vervuld. In welke mate werd u uitgedaagd om actief deel te nemen aan de groepsgesprekken? (1 = heel beperkt; 5 = heel sterk; 6 = geen mening) 1
2 0
3 2
4 4
12
5 11
6 1
De gevolgde methodiek bevatte voldoende prikkels om deelnemers actief te betrekken.
|56|
Wat vond u van de praktische aspecten (onthaal, locatie, timing, catering, …)? (1 = onvoldoende; 2 = voldoende; 3 = goed; 4 = zeer goed; 5 = geen mening) 1
2 1
3 3
4 8
18
5 0
De praktische organisatie van de seminaries krijgt een goede tot zeer goede beoordeling. Hebt u nog suggesties voor verbetering? •
Misschien andere locatie, beter bereikbaar met auto?
•
Dit kon totaal niet verbeterd worden! Chapeau!
•
Mechelen als locatie is niet centraal genoeg gelegen en dergelijke toelichting zou meer aangewezen zijn in een plattelandsgemeente.
•
Bereikbaarheid locatie
•
Door omstandigheden ruim 2 uur onderweg geweest waardoor ik in het verre Mechelen veel gemist heb...
•
Mechelen is niet zo vlot bereikbaar
•
Mechelen ligt niet zo schitterend vanuit West-Vlaanderen. Zeker via de weg is Mechelen onbereikbaar. Via de trein valt het mee
•
Workshops konden misschien wel op een halve dag i.p.v. een volledig dag.
•
Gezien de thematiek had ik de locatie eerder in een landelijke gemeente verwacht, dan in stad Mechelen.
•
Opmerking met betrekking tot 2de vraag: moderatie m.b.t. interne communicatie was wel goed tot zeer goed.
•
Iedere gemeente zou zich moeten engageren om aan beide dagen met een minimum aantal personeelsleden en politici deel te nemen: overdracht van kennis/ netwerking.
6 Volledige traject Onderstaande vragen gingen alleen naar die respondenten die hadden deelgenomen aan de visitatie in de eigen gemeente, aan die in een andere
|57|
gemeente en aan een of twee van de seminaries in Mechelen. Het ging om 14 mensen. Hoe beoordeelt u de relevantie voor uw gemeente van het hele traject (vanaf eerste contacten met vraag voor medewerking t.e.m. workshops van het leertraject)? (1 = onvoldoende; 2 = voldoende; 3 = goed; 4 = zeer goed; 5 = geen mening) 1
2 0
3 2
4 4
5 8
0
Voor de meeste respondenten is de relevantie van het bestuurskrachttraject goed tot zeer goed. In welke mate zou u andere landelijke gemeenten aanraden om dergelijk traject te doorlopen? (1 = zeker niet; 2 = eerder niet; 3 = eerder wel; 4 = zeker wel; 5 = geen mening) 1
2 0
3 0
4 4
5
10
0
De meeste respondenten zouden het traject ook aanraden aan andere besturen. Heeft dit hele proces enig effect op uw gemeente gehad? (1 = zeker niet; 2 = eerder niet; 3 = eerder wel; 4 = zeker wel; 5 = geen mening) 1
2 0
3 3
4 6
5 5
0
De meningen over het effect op de eigen gemeente zijn wat meer verdeeld, al overheersen de positieve stemmen. Indien enig effect, geef aan welke effecten (open vraag) •
Spiegel voorgehouden, leren uit goede voorbeelden andere gemeenten
•
Het traject vormde voor ons een bevestiging dat wij op bestuurlijk vlak op de goede weg zitten, maar dat er nog een hele weg af te leggen is.
|58|
•
Bewuster omgaan met bepaalde zaken: relatie MAT-college, interne communicatie, …
•
Overleg met managementcomité ter verbetering van de werking
•
De evaluatie van de werking van het MAT is doorgesijpeld en was het aangrijppunt om het vanaf 2012 over een andere boeg te gooien.
•
Er vond reeds een overleg plaats tussen meerderheid en oppositie betreffende het verslag van de visitatiecommissie
•
Het kennen van de eigen positie, het leeraspect van andere gemeenten.
•
Eens doorlichten is goed, creëert engagement, verhoogde onderlinge communicatie tussen alle diensten, tussen secretaris en college,...
•
MAT (samenstelling, taken, enz.) staat terug ter bespreking - is niet optimaal bij ons maar ook bij de andere gemeenten niet.
•
Leverde ons de bevestiging dat wij het toch niet zo slecht doen in vergelijking tot andere kleine gemeenten. Gaf ook aan in welke sectoren van het beleid wij beter moeten kunnen ook qua organisatie van diensten.
Welke sterke punten heeft deze aanpak (monitor – visitatie – workshops) volgens u? (open vraag) •
Leren uit goede voorbeelden andere gemeenten
•
Naast stilstaan bij de eigen organisatie, kan je ook even "over het muurtje kijken". Dat werkt verhelderend.
•
Het contact met mandatarissen en personeel van andere gemeenten met eenzelfde problematiek.
•
Het is persoonlijk en je voelt je betrokken, ook bij de evaluatie van andere gemeenten. Belangrijk is wel dat je probeert verschillende mensen binnen elke gemeente te bereiken. Ik was nu toevallig bij alle processen betrokken maar velen uit ons managementteam waren dat niet.
•
De juiste organen werden aangesproken - alles verliep binnen een strak tijdschema - gerichte vragen - feedback - ik had wel liever al de
|59|
workshops gevolgd, misschien beperken in tijd zodat al de workshops kunnen worden gevolgd. •
Het hele traject: MONITOR: analyse tot open bespreking. Hele proces is op zich zeer OK
Op welke punten zou deze aanpak (monitor – visitatie – workshops) volgens u verbeterd kunnen worden? (open vraag) •
Opletten voor teveel tijdsinvestering vanuit de gemeente
•
Visitatie
•
Iets meer aandacht voor aspecten van management, interne organisatie en efficiëntie, kwaliteitszorg.
•
Zo actueel mogelijke gegevens proberen te gebruiken. Moeilijk natuurlijk met een Vlaamse Gemeenschap die voor financiële gegevens een jaar achterloopt. In de loop van het najaar zou je toch over gegevens van het vorige jaar moeten kunnen beschikken.
•
Zie vorige vraag
Hoe belangrijk vindt u het dat de Vlaamse overheid verder inzet op dit soort trajecten voor bestuurskracht van landelijke gemeenten? (1= heel belangrijk; 2 = eerder belangrijk; 3 = eerder onbelangrijk; 4 = totaal niet belangrijk; 5 = geen mening) 1
2 7
3 7
4 0
5 0
0
De respondenten vinden duidelijk dat de Vlaamse overheid dit soort trajecten moet blijven steunen. In welke mate bent u het eens of oneens met volgende uitspraken over het onderzoeksteam? (1 = helemaal eens; 2 = eerder eens; 3 = eens noch oneens; 4 = eerder oneens; 5 = helemaal oneens) 1 Het onderzoeksteam voerde deze opdracht uit op een
2
3
4
5
9
5
0
0
0
9
4
1
0
0
professionele manier Het onderzoeksteam voerde deze opdracht uit met kennis
|60|
van zaken
De respondenten zijn tevreden tot zeer tevreden over professionaliteit van het onderzoeksteam. Jan Leroy 25.1.2012
|61|
