Digitale Toolkit Stap voor stap naar het organiseren van een leuke en succesvolle (sport)activiteit tijdens de Nationale Sportweek!
Voor sportverenigingen en andere sportaanbieders
2
De 12e editie van de Nationale Sportweek vindt dit jaar plaats van zaterdag 18 april tot en met zaterdag 25 april 2015. Een week lang wordt sport in de etalage gezet en laten we aan iedereen zien hoe leuk en gezond sporten en bewegen is! Hoe kun jij dit als vereniging of sportaanbieder het beste aanpakken en organiseren binnen de club? Waar begin je mee? Hoe krijg je de leden en vrijwilligers enthousiast om mee te helpen? Hoe maak ik in mijn gemeente kenbaar dat wij als club meedoen?
Deze digitale toolkit geeft antwoord op al deze vragen. We helpen je in 5 stappen op weg naar het organiseren van een succesvolle (sport) activiteit tijdens de Nationale Sportweek! Het doorlopen van de 5 stappen biedt hulp bij het invullen van de checklist in de bijlage.
3
Inhoud Digitale Toolkit Stap voor stap naar het organiseren van een leuke en succesvolle (sport)activiteit tijdens de Nationale Sportweek!
Stap 1: Wat is ons doel en hoe gaat onze activiteit eruit zien? 4 Stap 2: Hoe zetten we het thema ”" Ik neem je mee! in!”? 7 Stap 3: Hoe wordt dit intern georganiseerd? 8 Stap 4: Hoe verloopt de communicatie en promotie? 9 Stap 5: Hoe registreren en evalueren we? 10 Checklist! 12 Voorbeeld actielijst 14 Voorbeeld draaiboek 15 Voorbeeld communicatieplanning 16 Voorbeeld registratielijst 17
4 Stap 1: Wat is ons doel en hoe gaat onze activiteit eruit zien? = Wat is ons doel? Voordat je als club aan de slag gaat met het organiseren van een activiteit is het belangrijk om na te denken WAAROM jouw club gaat deelnemen aan de Nationale Sportweek. Wat is jullie doel? Wat willen jullie bereiken en wanneer is de Nationale Sportweek voor jullie geslaagd? Veel clubs nemen deel aan de Nationale Sportweek om nieuwe leden te werven, maar het doel kan voor elke club anders zijn. Dit heeft alles te maken met de uitdagingen waar jij als club mee te maken hebt. Kampt jouw club met een ledentekort of een ledenstop? Zijn er genoeg vrijwilligers of is er eigenlijk een tekort aan vrijwilligers? Is de club bekend binnen de gemeente? En hoe staat het met de financiën?
Hieronder tref je een opsomming van redenen van clubs aan om deel te nemen aan de Nationale Sportweek:
Denk goed na wat jouw club met de Sportweek wil bereiken. Maak dit doel zo specifiek mogelijk zodat je achteraf goed kunt meten of dit doel bereikt is. Print de checklist op pagina 11-12 en schrijf jullie doel op! Voorbeelden doelen: Onze club wil 5 nieuwe leden werven in de leeftijdscategorie van 35 – 50 jaar zodat we het komende seizoen met minimaal twee teams kunnen deel nemen aan de 35+ competitie. Het werven van 10 nieuwe vrijwilligers onder de ouders van onze jeugdleden zodat we de bardienst op woensdagmiddag in kunnen vullen. 7 nieuwe vrienden werven voor onze ‘vrienden van club’ om zo meer inkomsten binnen te halen. Het organiseren van een activiteit waardoor onze leden zich verbonden voelen met de club en 90% zich weer inschrijft voor de competitie van volgend seizoen.
Om nieuwe leden te werven Om leden te behouden en te binden aan onze club Om de (groot)ouders van onze leden meer te betrekken bij onze club Om onze vrijwilligers te eren en te waarderen Om nieuwe trainers of vrijwilligers te werven Om de bekendheid van onze club te vergroten Om nieuwe sponsoren aan onze club te binden Om een samenwerking met het onderwijs of de zorg op te bouwen Om aan iedereen te laten zien dat wij trots zijn op onze club
Hoe maak ik mijn doelstellingen SMART?? Het voordeel van een SMART doelstelling is dat iedereen de doelstelling begrijpt en tijdens het proces in de gaten kan worden gehouden of er nog steeds in de juiste richting gewerkt wordt en of het doel nog steeds haalbaar is. Is mijn doelstelling SMART? Specifiek: het doel is duidelijk en concreet omschreven en geeft antwoord op de zes w-vragen: wat willen we bereiken? Wie zijn erbij betrokken? Waar gaan we het doen? Wanneer gebeurt het? Welke delen van de doelstelling zijn essentieel? Waarom willen we dit doel bereiken? Meetbaar: hoe ga je meten of de doelstelling behaald is? Wat is het uiteindelijke resultaat? Acceptabel: is er voldoende draagvlak om het doel te bereiken? Realistisch: is het doel haalbaar? Zowel in mankracht als in tijd en kosten. Tijdgebonden: wanneer beginnen de activiteiten en wanneer moet het doel zijn behaald? Voor voorbeelden: kijk nog eens in de tekst hierboven.
5 Hoe gaat onze activiteit eruit zien? Nadat jullie het doel bepaald hebben en dus weten WIE je doelgroep is, is de volgende stap om te bedenken welke activiteit jullie gaan organiseren om dit doel te bereiken. Het heeft weinig zin om een sportactiviteit voor jeugd te organiseren terwijl je nieuwe sponsoren aan de club wilt binden. Stem daarom de activiteit af op de doelgroep die je wilt bereiken
Voorbeelden van activiteiten Introtrainingen
Organiseer een aantal van de bestaande trainingen als introtraining. Alle (jeugd)leden mogen een maatje meenemen naar de bestaande training. Deze training wordt voor één keer iets aangepast waardoor iedereen mee kan doen en kennis kan maken met de sport en de club.
Etentje
Organiseer een etentje, waarbij elk lid iemand mag meenemen uit zijn/haar netwerk. Tijdens het etentje komen de verhalen vanzelf los. Eventueel kunnen sfeerbeelden worden getoond. Laat zien dat de vereniging veel te bieden heeft, meer dan trainingen en wedstrijden alleen. Misschien willen mensen na het etentje terugkomen om mee te sporten of willen zij op een andere manier een ‘steentje bijdragen’ aan de club.
Kleding ruilmiddag Zweetdate
Bied je senioren leden aan dat ze samen met een vriend of vriendin kunnen komen sporten bij de club. Helemaal mooi als dit kan in combinatie met een gezonde maaltijd.Samen sporten is veel leuker dan alleen.Spreek vooraf af hoe lang deze zweetdates duren en wanneer er gegeten kan worden. Meteen een mooi moment om over de club te vertellen en wat jij als vervolg (date) kunt bieden.
Kinderen zijn in de groei en hebben om de haverklap nieuwe kleding nodig. Wanneer er een kledingruil middag georganiseerd wordt, bijvoorbeeld na een training, zullen hier veel ouders op af komen. Ouders komen zo ook met elkaar in contact. Er is een ongedwongen sfeer en ouders kunnen aangespoord worden om te helpen binnen een vereniging of om zelf te komen sporten. Dit sportaanbod hoeft niet altijd hetzelfde te zijn als de sport die de kids beoefenen. Denk bijvoorbeeld aan een hardlooptraining voor de ouders terwijl de kinderen aan het zwemmen of hockeyen zijn.
Geïnspireerd geraakt door één van de activiteiten die past bij jullie doel en club? Schrijf deze activiteit dan zo gedetailleerd mogelijk op in de checklist bij stap 1! Mocht je nog niet precies weten welke activiteit bij jullie doel past, zoek binnen de club naar leden/ vrijwilligers/trainers die met jou willen brainstormen hierover!
6 Feestelijke opening in de gemeente Ongeveer 200 gemeenten doen actief mee aan de Nationale Sportweek; zowel door extra activiteiten te organiseren als met extra communicatie en promotie. Check hier http://www.zorgatlas.nl/thema-s/sporten-en-bewegen/beleid/nationalesportweekgemeente/#breadcrumb of jouw gemeente ook meedoet. Zo ja, neem dan contact op met de gemeente en bespreek met elkaar waar jullie club kan aansluiten. In een aantal gemeenten wordt de lokale sportweek op de 1e dag (18 april 2015) afgetrapt met een feestelijke opening. Vaak bestaat hierbij de mogelijkheid voor verenigingen om zichzelf op een (sport)plein te promoten. Denk na of jullie hierbij aanwezig willen zijn en in welke vorm. De opening kan een mooie gelegenheid zijn om je club te promoten en de verbinding te leggen naar de activiteit die jij later in de week gaat organiseren bij de club. Check bij de gemeente of zij een feestelijke opening organiseren en of jullie hier aan deel kunnen nemen. Dit is namelijk een prima moment om de sport en de club náár de doelgroep te brengen. Als eerste kennismaking werkt dit vaak beter dan direct je doelgroep naar je club c.q. sportpark te halen! Tijdens een opening kun je het aanbod van de club (letterlijk) presenteren. Bijvoorbeeld door op het plein een aantal leden de sport te laten beoefenen en voorbijgangers uit te nodigen om dit ook eens te proberen.Hierna kunnen deze personen uitgenodigd worden om later in de week zelf een kijkje bij de vereniging te komen nemen en deel te nemen aan de activiteit die jullie organiseren. Bij een aantal sporten zal het niet mogelijk zijn om de sport ‘letterlijk’ te demonstreren tijdens de feestelijke opening, denk bijvoorbeeld aan waterpolo of ijshockeyen. Denk dan na hoe je de club en/of sport op een ludieke manier kunt presenteren. Bijvoorbeeld door een klein promoteam van leden in badjassen en badmutsen in de stad te laten flyeren. Zij nodigen actief voorbijgangers uit om zelf later in de week te komen sporten bij jullie club.
“check hier of jouw gemeente ook meedoet met de NSW 2015” http://www.zorgatlas.nl/thema-s/sporten-en-bewegen/ beleid/nationale-sportweekgemeente/#breadcrumb
7 Stap 2: Hoe zetten we het thema ‘Ik neem je mee!’ in??? Nadat jullie het doel en de doelgroep van jullie activiteit(en) tijdens de Nationale Sportweek hebben bepaald en de bijpassende activiteit hebben bedacht, denken we in stap 2 na over het inzetten van het thema ‘Ik neem je mee!’.
‘Ik neem je mee!’ Het thema’ Ik neem je mee!’ is voor het tweede jaar verbonden aan de Nationale Sportweek. Een thema dat eenvoudigweg betekent dat enthousiaste sporters een sportmaatje, dat niet of weinig sport, meenemen naar hun sportclub. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een buurman, familielid, vriend of vriendin. Want, samen sporten is leuk! Iedereen, jeugd, maar zeker ook volwassenen, worden aangemoedigd iemand mee te nemen om te gaan sporten. Mensen die enthousiast naar de sportclub gaan of een sport beoefenen zijn immers de beste ambassadeurs van de sport. Voor niet-sporters wordt zo de drempel verlaagd om toch een keer de sportclub binnen te stappen. En hoeveel leuker is het om dat samen te doen? Uit onderzoek is gebleken dat 76% van de Nederlanders graag een keer gaat sporten als hij/zij wordt uitgenodigd door een bekende!
Hoe zet jullie club ‘Ik neem je mee!’ in? 'Ik neem je mee!’ draagt bij aan bestaande uitdagingen van verenigingen zoals behoud en werven van leden en vrijwilligers. Het draagt bij aan goede communicatie over jullie club. ‘Ik neem je mee!’ kun je op verschillende manier inzetten. Denk aan een training of toernooi waarbij elk lid 1 iemand mag meenemen of een instuifmiddag waarbij elk jeugdlid een ouder meeneemt. De kids gaan lekker sporten en de ouders wordt aangeboden om een korte spelregelcursus te volgen en daarna een wedstrijdje te fluiten. Dit zorgt voor meer betrokkenheid langs het veld en wellicht ook voor een aantal nieuwe vrijwilligers. Aan de
ouders wordt na de training gevraagd hoe zij dit hebben ervaren en of zij nogmaals een korte cursus willen volgen. Ook kun je de held van de club (bijvoorbeeld de sterspeler van het eerste team of de vrijwilliger van de maand) vragen of hij/ zij op de foto wil met de persoon die hij/zij meeneemt om te gaan sporten met daarbij de oproep om zelf ook iemand mee te nemen. Of je laat deze held een oproep doen om een kijkje bij de club te komen nemen in een kort filmpje dat de club vervolgens via Social Media verspreidt. Benieuwd naar nog meer voorbeelden? Lees de toolkit ‘Ik neem je mee!’.Hierin wordt precies uitgelegd hoe dit thema ingezet kan worden en vind je veel tips en tricks. Geïnspireerd geraakt? Vul dan bij stap 2 op de checklist in hoe jullie het thema gaan inzetten om nog meer deelnemers naar jullie activiteit toe te trekken!
8 Stap 3: Hoe wordt dit intern georganiseerd?? Nu jullie nagedacht hebben hoe jullie het thema ‘Ik neem je mee!’ in gaan zetten bij jullie activiteit is het tijd om na te denken hoe jullie de activiteit gaan organiseren.
Draagvlak Het is belangrijk om iedereen binnen de club op de hoogte te brengen van de ideeën. Denk hierbij aan bestuursleden, vrijwilligers, sponsoren en leden van de club. Om de ideeën uiteindelijk te kunnen uitvoeren zijn er namelijk wel leden/ vrijwilligers nodig die gaan helpen bij de organisatie.
Wie organiseert de activiteit? Nadat interne afstemming heeft plaatsgevonden over welke activiteit jullie gaan organiseren is het belangrijk om na te denken WIE de activiteit gaat uitvoeren. Maak, nadat vrijwilligers hiervoor zijn benaderd, een lijst met de personen die mee gaan helpen en welke activiteit zij gaan uitvoeren. Vul op de checklist bij stap 3 alle namen in van de personen die mee gaan helpen! Je kunt de type activiteiten onderverdelen in voorbereiden,promoten en uitvoeren. Zo maak je de werkzaamheden compacter en zullen leden en/of vrijwilligers eerder geneigd zijn om mee te helpen. Maak 1 iemand (eind) verantwoordelijk voor de organisatie. Deze persoon is het vaste aanspreekpunt voor iedereen in de club.Denk ook aan het opstellen van een actielijst zodat voor iedereen duidelijk is wat er de komende periode moet gebeuren en aan een klein draaiboek voor de dag waarop de activiteit daadwerkelijk plaatsvindt. Op pagina 14 en 15 tref je hier voorbeelden van aan.
Samenwerkingspartners Denk ook na welke samenwerkingspartners in het netwerk van de club kunnen helpen bij (een deel van) de ondersteuning zoals de gemeente, het sportservicebureau, de sportbond, de accommodatie die jullie huren, een sponsor (‘de lokale drukker’) en/of de buurtsportcoach. Waar zouden zij jullie specifiek bij kunnen helpen? Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van materialen of het promoten van de activiteiten in een huis-aan-huis blad.
Voorbeelden van hoe draagvlak gecreëerd kan worden: Zet de Sportweek op de agenda van het bestuur en bespreek hoe jullie de leden gaan informeren. Breng de activiteiten- of evenementencommissie bij elkaar en vraag of zij de sportweekactiviteit(en) kunnen organiseren samen met een aantal enthousiaste vrijwilligers. Zet een berichtje op de website en stuur een nieuwsbrief naar alle leden met daarin een artikel over de Sportweek. Roep de leden op om te komen helpen en daag ze uit om iemand mee te nemen naar de club. Roep een aantal trainers na een trainingsavond bij elkaar en brainstorm samen over wie jullie gaan benaderen om mee te denken over de Sportweek en de organisatie hiervan.
9 Stap 4: Hoe verloopt de communicatie en promotie?? Nu duidelijk is wie de activiteit intern gaat organiseren, denken we na over hoe jullie ervoor gaan zorgen dat zo veel mogelijk mensen naar jullie activiteit toe komen! Dit geldt voor zowel leden, betrokkenen (bijvoorbeeld ouders) als personen die nog nooit bij de club zijn geweest. Communicatie en promotie spelen hierbij een belangrijke rol, zowel intern (binnen het organisatieteam en de club) als extern. Maak een communicatieplanning waarin staat aangegeven op welke momenten je wat gaat communiceren, naar wie en via welk middel en kanaal.
Interne communicatie HOE gaan jullie alle personen die betrokken zijn bij de organisatie van de activiteit(en) op de hoogte houden van ontwikkelingen en hoe vaak komen jullie bijeen om te vergaderen? Denk ook na over welke middelen jullie inzetten om alle leden, vrijwilligers en andere interne betrokkenen op de hoogte te houden van de activiteiten die jullie gaan organiseren en of er nog hulp bij nodig is. Dit kan onder andere via e-mail, de clubwebsite, clubblad/nieuwsbrief, poster/flyer, Facebook en/ of Twitter. Maak je huidige leden mede-ambassadeur van jullie actie én benut hun communicatiekracht optimaal.
Externe Communicatie Denk in de externe communicatie goed na over WAT jullie gaan communiceren (de boodschap) en HOE jullie de activiteit gaan promoten.
Informatie over de activiteit In de communicatie dient duidelijk te worden welke activiteit(en) jullie gaan organiseren, wanneer, waar en hoe laat deze plaatsvindt en hoe deelnemers zich kunnen inschrijven. Communiceer wie de contactpersoon is met wie deelnemers contact op kunnen nemen als er vragen zijn. Enthousiasmeer mensen om naar jullie activiteit te komen door een positieve schrijfstijl en door bijvoorbeeld een ervaring van een eerdere deelnemer (of van een lid) toe te voegen.
Tips
Via de toolkit “promotiemateriaal” kun je mooie flyers en posters maken in de huisstijl van de Nationale Sportweek. Hierin kun je ook foto’s van de eigen vereniging toevoegen!
Kies je communicatiemiddel en- kanaal Willen jullie veel bezoekers naar jullie activiteit trekken, dan is het aan te bevelen om de club en jullie activiteit via verschillende kanalen te promoten! Bedenk welke communicatiemiddelen en -kanalen goed bij de doelgroep passen die jullie willen bereiken. Zo spreken foto’s (en selfies) jeugdleden aan doordat zij veel actief zijn op Instagram en Facebook. Terwijl veel 65+-ers baat hebben bij ‘geschreven’ informatieberichten, zij lezen vaak nog de ‘traditionele’ huis-aan-huis bladen en de lokale krant. Net zoals bij de interne communicatie kun je verschillende communicatiekanalen inzetten om bezoekers naar jullie toe te trekken. Denk hierbij o.a. aan de website van de club en Social Media. Leden, vrijwilligers en overige betrokkenen zijn ook belangrijk in het promoten van jullie activiteit. Zij kunnen de berichten die de club plaatst op Social Media doorzetten naar hun vrienden, kennissen en familie. Voorbeeld communicatiemiddelen en- kanalen Communicatiemiddel Communicatiekanaal Informatiebericht Social Media (FB, Twitter, Instagram) Flyer Huis-aan-huis blad Poster Krant Foto Website van de club Meld jullie activiteit ook aan op http://www.nationalesportweek. nl/aanmelden-sportactiviteiten zodat je tevens via deze website gevonden kunt worden. Na het aanmelden van de activiteit kun je ook een spandoek bestellen om de club te promoten. Volg, like en tag de Nationale Sportweek op Facebook en Twitter voor een groter bereik. Gebruik de hashtag #NSW15! TIP: Lees de digitale toolkit Social media (voor nog veel meer tips om Social Media effectief in te zetten in jullie promotie!
Na afloop van de activiteit Het promoten van de activiteiten en de club eindigt niet na de Nationale Sportweek. Laat via verschillende kanalen zien hoe leuk de activiteit is geweest en wat dit heeft opgeleverd. Bied bezoekers een leuk vervolgaanbod aan! Vul nu bij stap 4 op de checklist de communicatie en promotiemiddelen in die jullie gaan inzetten voor, tijdens en na de Nationale Sportweek!
10 Stap 5: Hoe registreren en evalueren we??
In deze laatste stap wordt duidelijk hoe jullie club ervoor gaat zorgen dat deelnemers aan de activiteit geregistreerd gaan worden en hoe de evaluatie eruit gaat zien.
Registratie Het registreren van deelnemers zorgt ervoor dat je weet wie de bezoekers van jullie activiteit zijn. Door het vragen van e-mailadressen en telefoonnummers kun je hen na afloop van de activiteit benaderen voor een mooi vervolgaanbod! Maak een registratielijst en vraag deelnemers actief naar hun gegevens. Op pagina 17 is een voorbeeld van een registratielijst toegevoegd. Als deelnemers zich welkom voelen bij de club, zullen zij eerder geneigd zijn om nog een keer langs te komen. De eerste indruk is dus erg belangrijk. Denk na over hoe jullie deelnemers gaan opvangen als zij bij de club aankomen voor de activiteit tijdens de Nationale Sportweek. Door wie worden zij ontvangen en welke eerste indruk van de club willen jullie hen meegeven? Noteer dit op de checklist bij stap 5!
Tip: Lees in de toolkit ’klantenbinding’ alle ins en outs rondom verwelkomen en registreren van deelnemers bij jullie activiteit. Ga er niet vanuit dat deelnemers zomaar terugkomen nadat ze Ga er niet vanuit dat deelnemers zomaar terugkomen nadat ze één keer bij jullie club zijn geweest. Om dit bezoek een vervolg te geven dienen deelnemers actief benaderd te worden. Denk na over een leuk vervolgaanbod voor elke deelnemer en op welke wijze jullie dit aan hen gaan communiceren. Voorbeelden hiervan zijn een maand gratis sporten, een bezoekje aan een wedstrijd van jullie eerste team of een aantal vervolgtrainingen die toewerken naar een eindtoernooi of eerste wedstrijd.
Evaluatie Doordat de club bijhoudt welke deelnemers bij de activiteit aanwezig zijn, kunnen jullie na afloop van de activiteit ook meten welk positief effect dit op de club heeft gehad. Plan een evaluatiemoment in met de betrokkenen om te horen hoe de activiteit is verlopen. Pak tijdens dit moment het doel van stap 1 erbij en bekijk of dit doel behaald is.Schrijf de feedback op en neem dit mee voor de organisatie van een volgende activiteit. Denk er ook aan om een (pers)bericht op te stellen over de activiteit en stuur deze via de verschillende communicatiekanalen door. Zo weten veel betrokkenen en geïnteresseerden hoe de activiteit is verlopen en wat het vervolg gaat zijn. Hierin kun je ook de vrijwilligers bedanken en uitleggen wat het effect van de activiteit is geweest. Denk ook na over hoe jullie het succes van de activiteit gaan vieren en hoe de vrijwilligers in het zonnetje worden gezet!
Hulp nodig? Hulp nodig? Als jullie club voor het eerst een activiteit tijdens de Nationale Sportweek gaat organiseren kan dit in het begin best lastig zijn. Wij hopen dat deze toolkit jullie al de nodige hulp biedt. Goed ook om te weten dat er in jullie omgeving voldoende partijen zijn die jullie ook verder op weg kunnen helpen. Enkele voorbeelden: Sportservicebureau in de gemeente of het gemeenteloket Sportbond. Onderwijs/zorg Lokale bedrijven Andere verenigingen in de buurt Check ook www.nationalesportweek.nl voor nog meer tips en ideeën! Hebben jullie zelf een goede tip over een leuke activiteit, promotiecampagne of een ander creatief idee m.b.t. de Nationale Sportweek? Laat ons dit weten via info@ nationalesportweek.nl. Wij plaatsen de tips graag op onze website ter inspiratie voor andere clubs!
12 Checklist voor het organiseren van een leuke en succesvolle (sport) activiteit! Stap 1: Wat is ons doel en hoe gaat onze activiteit eruit zien?
Stap 3: Hoe wordt dit (intern) georganiseerd?
Dit willen wij bereiken met de Nationale Sportweek (ons doel + specifiek resultaat): :...……………………………………………… ………….....…………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …................................................................................................. ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………......
Wij creëren draagvlak binnen de club door: …………………… ………………………………........................................................... .....................................................................................................
Wij richten ons op de volgende doelgroep(en): ..………………… …………………………………...................................................... ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….............. ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………......
Deze activiteit(en) gaan wij organiseren bij onze club: ...………………………………. .................................................... ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….............. ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………....... Wij hebben contact opgenomen met onze gemeente en weten hoe wij kunnen aansluiten bij hun aanbod (bijv. bij de feestelijke opening of communicatiemiddelen)
Tip: Maak het doel en de doelgroep zo concreet mogelijk zodat je achteraf kunt meten of dit behaald is. Bijvoorbeeld: Wij willen 4 nieuwe ouders werven die na de Sportweek actief betrokken zijn bij de vereniging als vrijwilliger in de activiteitencommissie..
Stap 2: Hoe zetten we het thema ‘Ik neem je mee!’ in? Wij zetten het thema ‘ Ik neem je mee!’ op de volgende wijze in bij onze activiteit/club: ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………..… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………..…… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………........................
Tip: Lees de toolkit ‘Ik neem je mee!’ Hierin wordt precies uitgelegd hoe dit thema ingezet kan worden en vind je veel tips en tricks.
De actielijst en het draaiboek worden opgesteld/bijgehouden door: ………………………………………………………………………… …………….................................................................................. De voorbereiding van de activiteit(en) wordt georganiseerd door: ………………………………………………………………… ……………………...................................................................... De communicatie en promotie van de activiteit(en) worden georganiseerd door: ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………...... De uitvoering van de activiteit(en) tijdens de Nationale Sportweek wordt georganiseerd door: ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………......
Samenwerkingspartners waarmee wij samenwerken voor de Nationale Sportweek zijn: gemeente of sportservicebureau sportbond buurtsportcoach sponsor …………………................................................ ……………………………………..................................... ........................................................................................ ......................................................................................... Zij helpen ons bij: …………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
Tip: Zorg voor draagvlak binnen de vereniging,
enthousiasmeer trainers, coaches, leden, vrijwilligers, en betrokkenen. Laat het ‘leven’ binnen de vereniging. Hak de verschillende taken in ‘behapbare stukjes’ zodat leden sneller mee zullen helpen omdat de organisatie hen zo niet heel veel tijd kost.
13 ?
Stap 4: Hoe verloopt de communicatie en promotie ?
Stap 5: Hoe registreren en evalueren we?
De communicatieplanning wordt gemaakt door:… ……………… ……………….............................................................................
Wij gaan op de volgende manier registeren wie er bij onze activiteit aanwezig zijn: ……………………………………………. ………………………………………………………………………… …………………........................................................................... ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….......
Intern: Deze afspraken worden gemaakt tenaanzien van de interne communicatie :……………………………………………………………………….. ………………………………………….......................................... ……………………………………………………………………….. Leden, vrijwilligers en overige interne betrokkenen worden op de hoogte gehouden via: poster/flyer onze website Uitnodiging (via e-mail) Facebook face to face tijdens training Twitter clubblad/nieuwsbrief E-mail ……………………………............................................................. ...............................................………………................................
Om ervoor te zorgen dat deelnemers zich welkom voelen bij onze club hebben wij nagedacht over de inzet van een contactpersoon, welke eerste indruk wij als club mee willen geven en hoe wij de deelnemers gaan leren kennen. Deelnemers van onze activiteit bieden wij actief dit vervolgaanbod aan: ………………………................................... ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………....... ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….......
Wij gaan na afloop: een evaluatiemoment houden op (datum): ……………………… vrijwilligers bedanken via………………………………………..
Extern: Wij hebben scherp wat wij gaan communiceren over onze activiteit (type activiteit, doelgroep, datum, tijdstip, plaats, wijze van aanmelden en contactpersoon) Wij hebben een poster/flyer gemaakt die wij in onze communicatie gebruiken. Wij hebben onze activiteiten op www.nationalesportweek.nl aangemeld zodat geïnteresseerden onze club ook via deze website kunnen vinden. Wij promoten de activiteiten vooraf, tijdens en na de Nationale Sportweek via: onze website Spandoek de gemeente Facebook Twitter Huis-aan-huis blad Lokale krant ……………………………............................................................ .………………………................................................................. Wij zetten het thema ‘Ik neem je mee!’ op de volgende wijze in binnen onze promotie: ……………………………………………… ……………………………………………………………………......
Tips: Via de toolkit ‘‘promotiemateriaal’’ kun je mooie flyers en
posters maken in de huisstijl van de sportweek.Hierin kun je ook foto’s van de eigen vereniging toevoegen. Volg, like en tag de Nationale Sportweek op Facebook en Twitter voor een groter bereik en gebruik de #NSW15 in al jouw communicatie
(pers) bericht sturen van de activiteit via (communicatiemiddel): ……………………………..............................................................
Tip: Check de toolkit klantmanagement voor nog veel meer tips!
14 Voorbeeld actielijst Omschrijving van de actie
algemeen
communicatie en promotie
Financiën
verantwoordelijke
deadline
opmerking
15 Voorbeeld Draaiboek Tijdstip
opbouw
activiteit
na afloop
Activiteit/ Taak
Locatie
Verantwoordelijke
Benodigde Materialen
16 Voorbeeld communicatieplanning Wanneer
(periode)
Boodschap
(wat willen we vertellen)
Doelgroep In te zetten Communicatiekanaal Verantwoordelijke (voor wie) communicatiemiddel (bijv. nieuwsbrief, Facebook, (wie ontwikkelt en krant, huis-aan-huis-blad, plaatst het) (bijv. bericht, flyer, website club) poster, foto)
vooraf
tijdens de nationale sportweek
na afloop
17 Voorbeeld Registratielijst Naam Deelnemer Meegekomen met
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
E-mailadres
Telefoonnummer
18
Check voor meer info
www.nationalesportweek.nl
