DIGITALE MARKETING ONDERHANDELEN UNIFIED COMMUNICATION NFC 3G CLOUD SECURITY 70%

DIGITALE MARKETING – ONDERHANDELEN – UNIFIED COMMUNICATION – NFC – 3G – CLOUD SECURITY

-,/

1- --/, / -

TECHNOLOGIE AAN HET WERK

70%

IT-PROJECTEN LOOPT MIS (EN HET UWE?)

VAN DE

Houdt u het wel wettelijk? Afgiftekantoor: Antwerpen X - P 2A9067

DOCUMENT MANAGEMENT JURIDISCH BEKEKEN

001_001_SBS124_Cover_3.indd 1

Maandelijks, niet in juli t Twaalfde jaargang Nummer 124 t februari t4 EUR www.smartbiz.be

26/01/12 15:29

Print solutions that work hard and aren’t hard work.

At Samsung we’ve made it easy for you to manage your Åeet of networked printers freeing up your time and resources and giving you peace of mind. Samsung printers are easy to install, easy to troubleshoot and make it easy for you to manage status and networks. They are robustly built for reliability to deliver consistent performance. Samsung SyncThru Web Admin Service 5, winner of the 2009 BLI awards, gives you superior manageability over multiple networked printers. For more information on your printing solutions, please contact us on [email protected]

www.samsung.com

C1100147_A3Printer_Adv210x297mm_Def01sp.indd 1

24-01-12 13:41

EDITO

Kloteklanten Titel Ik ben onlangs verhuisd. En het onvermijdelijke gevolg daarvan is dat je nog maanden omringd bent door kartonnen dozen. Dat was bij mij niet anders. Zo botste ik bij het uitvlooien van mijn boekencollectie op het boek ‘Kloteklanten’ van Egbert Jan van Bel. En zoals vaker begin je er onvermijdelijk terug in te lezen.

Het boek dateert uit 2007, en dat is voor de grote doorbraak van Twitter en Facebook. Maar eigenlijk is het razend actueel. Het gaat over bedrijven die totaal vervreemd zijn van hun klanten. Over organisaties die zich verschuilen achter e-mailformulieren of call centers die hun klanten eerder zien als noodzakelijk kwaad. Je moet een soort van geheime code kennen om er nog iemand van vlees en bloed aan de lijn te krijgen. Iedereen die ooit al eens met een nietstandaard probleem een telefoon- of nutsbedrijf belde, weet waarschijnlijk wel wat ik bedoel. Maar het zit ook elders. Ik moest er onlangs nog aan denken toen ik bij Dell een inktpatroon voor mijn printer trachtte te bestellen. Bestelling en betaling doorgevoerd. Althans dat dacht ik, want er kwam niets. Alleen een grote leegte. Er ging (gelukkig) ook geen geld van de rekening. Dat moet ik erbij vermelden. Maar ik had dat ding wel nodig. En al snel begint een online calvarietocht via allerlei self-service toepassingen. Zucht. Dan maar geen bestelling. Gelukkig vond ik in die kartonnen verhuisdozen nog een reservepatroon, en kan ik nog even verder. Het komt soms uit onverwachte hoek. Zo vertelde mijn negenjarig zoontje doodleuk dat zijn Gmail e-mailadres was afgesloten. ‘Fout wachtwoord ingetypt’, denk je dan. Maar neen. De account was effectief geblokkeerd op basis van een of andere 'interne policy’. Geen idee wat dat kan zijn (wat een negenjarige fout kan doen met

zijn mail). Ik kon wel een ‘recovery request’ ingeven, wat ik tot WILLIA tweemaal deed. Al kwam Hoo M VISTERIN fdredacteur daar (uiteraard) geen antwoord op. Tot hij vorig weekend in paniek toonde dat zijn eigen blog over dinosaurussen (naar aanleiding van een spreekbeurt) eveneens was verwijderd. “We moeten ze bellen", zei hij spontaan. “Om het op te lossen.” Ik heb toen gezegd dat we wel een mailtje gingen sturen en moest denken aan de kloteklanten uit het boek. Hoewel: zowel de e-mail als de blog is gratis. Zijn we überhaupt dan wel klanten? Ik dacht meteen aan alle vrienden en

ih8&.0&5&/;&#&--&/h ;&*)*+410/5""/w collega’s met Hotmail- en Gmail-adressen. En aan onze redactie die meer en meer Google Docs is beginnen gebruiken, waar we overigens ook geen eurocent voor betalen. Goed wetende dat ergens in Californië (of waar dan ook) een of andere Manitou op een knop kan drukken om de hele winkel naar de eeuwige jachtvelden over te hevelen. En probeer dan maar iemand te contacteren om het in orde te brengen. Good night and good luck. 148FMLPNCJK4NBSU#VTJOFTTOVNNFS 8FTDISJKWFOPOEFSNFFSPWFSNJTMVLUF *5QSPKFDUFO KVSJEJTDIFBTQFDUFOWBO EPDVNFOUNBOBHFNFOU CVEHFUUFOWPPS EJHJUBMFNBSLFUJOH 401"FO1*1".BBSPPL PWFS"QQMF ( POEFSIBOEFMFO HFME[BLFOFO 5XJUUFSWPMHFST

HOOFDREDACTEUR8JMMJBN7JTUFSJOtXJMMJBNWJTUFSJO!NJOPDDPNADJUNCT-HOOFDREDACTEUR4UFG(ZTTFMTtTUFGHZTTFMT!NJOPDDPNMEDEWERKERS #BSU#FUUFOT #FO$BVESPO %PNJOJRVF%FDLNZO 7ÏSPOJRVF(FPSHF #BSU4UPèFMT $ISJTUJBOF7BOEFQJUUF 1JFUFSKBO7BO-FFNQVUUFO $ÏESJD7BO-PPO 4UJKO7JBFOFVORMGEVING /BESVL .BSMJFT4UBQQBFSUTTECHNICAL DIRECTOR +PIBO7BOUPNNFSALES MANAGER +PIBO/ZTtKPIBOOZT!NJOPDDPNSENIOR ACCOUNT MANAGER *OHSJE-PZBFSUTtJOHSJEMPZBFSUT!NJOPDDPN.JDIFM.PMtNJDIFMNPM! NJOPDDPNSALES ASSISTANT :VBOH.FO5BOHtZN!NJOPDDPN5FM'BYTBMFT!NJOPDDPNMARKETING MANAGER+PIBO7BOEFDBTUFFMFtKPIBOWBOEFDBTUFFMF! NJOPDDPN5FMMARKETING ASSISTANT%BOB.PMFOCFSHITtEBOBNPMFOCFSHIT!NJOPDDPN5FMABONNEMENTEN "CPOOFNFOUFO!NJOPDDPNWWW.SMARTBIZ. BE VERANTWOORDELIJKE UITGEVER %JFEFSJL7BOEFXPVFSCONTACT MET DE REDACTIE 3FBDUJFT QFSTNFEFEFMJOHFOFOVJUOPEJHJOHFOCJKWPPSLFVSWJBFNBJMPQTNBSUCVTJOFTT!NJOPD DPN0GQFSQPTUOBBS4."35#64*/&44453"5&(*&4 1BSLMBBO 5VSOIPVU Minoc Business Press NV Parklaan 22/10 2300 Turnhout Tel: 014/46.23.00 Fax: 014/46.23.66 .JOPD#VTJOFTT1SFTTJTUFWFOTVJUHFWFSWBO'8%FO4IPPU EFNBBOECMBEFO1$.BHB[JOFFO$MJDLYFOWBOEFPOMJOFQVCMJDBUJFT;%/FU XXX[EOFUCF

JUQSPGFTTJPOBMCFFOJUSFTFMMFSCF /JFUTVJUEF[FVJUHBWFNBHPWFSHFOPNFOPGHFLPQJFFSEXPSEFO[POEFSEFWPPSBGHBBOEFFOTDISJGUFMJKLFUPFTUFNNJOHWBOEFVJUHFWFS"MMFSFDIUFOWPPSCFIPVEFOª.JOPD#VTJOFTT1SFTT/7 SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

003_003_SBS124_Edito.indd 3

3 26/01/12 13:50

INHOUD

RADAR 8 Een meeting met een prijskaartje 8 Belgisch briefverkeer drie procent lager 9 Wat IT-jobmarkt en topvoetbal gemeen hebben 9 Cyberinbraak verplicht melden binnen 24 uur 10 Apple breekt door in bedrijfsmarkt Wat kan het bedrijf van wijlen Steve Jobs voor uw bedrijf betekenen?

11 Desinformatie over informatie Een boek dat belooft te helpen in het verwerken van de informatiestortvloed, kan op onze interesse rekenen. Helaas lijkt de remedie haast erger dan de kwaal.

16

26

12 SOPA en PIPA tegen de internetpiraten Twee wetsvoorstellen in de VS om internetpiraterij te bestrijden, stuiten op hevig protest van de online gemeenschap.

BUSINESS 14 30 manieren om uw IT-project te kelderen Het merendeel van de IT-projecten faalt. Geen wonder als u merkt wat er allemaal fout kan gaan.

16 Vier succesfactoren voor uw IT-project Het kan ook anders. Als u een aantal adviezen opvolgt, wordt de kans op succes veel groter.

10

32

18 Digitaal is meer dan uw website De website blijft een krachtig marketinginstrument maar marketeers focusen op sociale media en mobiel.

20 Onderhandelen in vijftig vragen Iedereen moet vroeg of laat wel onderhandelen. Deze vijftig vragen helpen u om dit gunstig af te ronden.

TECHNOLOGIE 40 Vervanger van betaalkaarten en prikklokken Near Field Communication (NFC) staat nog maar in de kinderschoenen, maar bewijst nu al zijn nut, onder meer in de stad Gent.

41 "Is het om mee te nemen?" Een datacenter kant-en-klaar geleverd in een tiental weken? Het kan.

43 Is 3G een alternatief voor vast internet? Kunt u nu al beter uw vaste lijn opzeggen en overschakelen op een mobiel netwerk, of is het daar nog te vroeg voor?

EN VERDER

3 &EJUPr6$BSUPPOr21$PMVNO#FO$BVESPOr44 Event 3FQPSU$MPVETFDVSJUZr48$PMVNO4UFG(ZTTFMTr48 $PMVNO4UJKO7JBFOFr49 Time Out: Leestip van de maand: A1TZDIPMPHFMEr50 De lijst: Verdubbel uw Twitteraanhang in vijf stappen

DOSSIER DOCUMENT MANAGEMENT 22 Dagboek van een document Aan de hand van een typische levenscyclus van een document beschrijven we wat documentbeheer allemaal kan inhouden.

24 Hoe sterk is uw elektronisch document? Vaak gestelde vragen rond rechtsgeldigheid van elektronische documenten en andere juridische onduidelijkheden. En de antwoorden natuurlijk.

22

28 13 criteria voor uw scanner en uw software De belangrijkste onderscheidende kenmerken voor scanner en OCR-software op een rijtje.

DOSSIER UNIFIED COMMUNICATION 32 De lange weg naar eenmaking Een stand van zaken, de actuele trends en, last but not least, wat unified communication voor u kan betekenen.

Adverteerdersindex Aca IT-Solutions...................................................................................42 bNamed .....................................................................................................3C Cebit...............................................................................................................37 Certipost.....................................................................................................31

4

Check Point .............................................................................................13 Combell Group ....................................................................................29 HP........................................................................................................................5 I.T. Works....................................................................................................41

KMO-IT .......................................................................................................17 Kyocera Mita .........................................................................................4C LCL Belgium .........................................................................coverspot Samsung ....................................................................................................2C

Siemens Enterprise Communications Belgium ..........7 The Reference ........................................................................................27 Vlerick Leuven Gent Management School.........insert VNU Exhibitions Europe..............................................................35

SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

004_004_SBS124_Inhoud.indd 4

26/01/12 14:32

ADVERTORIAL

HP ePrint Enterprise: mobiel printen binnen handbereik Het gebruik van mobiele devices heeft voor een grondige verandering gezorgd in de manier waarop we leven en werken. Nu voegt HP aan die mobiele wereld een printoplossing toe die perfect op de behoeften van de mobiele gebruiker inspeelt. Met HP ePrint Enterprise verhoogt een bedrijf de productiviteit van zijn mobiele medewerkers, terwijl het tegelijk de printkosten terugdringt.

et HP ePrint Enterprise beschikken uw mobiele medewerkers binnen een handomdraai over een geprinte versie van de documenten die ze anders enkel via hun mobiel device kunnen inkijken. Op die manier genieten ze van het beste van twee werelden: de flexibiliteit van mobiel werken, gecombineerd met het gebruiksgemak van papier. Dat laat hen toe op een heel eenvoudige manier documenten af te drukken en te lezen, te bewerken en te delen met collega’s, klanten, leveranciers en andere partners – onafhankelijk van de locatie waar ze zich bevinden.

M

HP ePrint Enterprise is een clouddienst om rapporten, presentaties, foto’s en andere documenten van op een mobiel toestel op een beveiligde manier af te drukken op een netwerkprinter. Dat maakt van HP ePrint Enterprise de ideale oplossing voor medewerkers die vaak heen en weer reizen tussen verschillende kantoren en vestigingen van een onderneming. HP ePrint Enterprise voert de printopdrachten uit binnen het beveiligde bedrijfsnetwerk. Wenst het bedrijf een extra beveiligingslaag in te bouwen, dan laat de oplossing zich makkelijk integreren met onder meer pull- en PIN-printing. Zonder driver of netwerkadres Met HP ePrint Enterprise komt er een eind aan de grootste belemmering voor mobiel printen. Om vanaf een mobiel device te printen, moest de gebruiker tot voor kort een paar belangrijke drempels overwinnen. De gebruiker moest op het mobiele toestel immers over de juiste printer drivers beschikken. Meestal was het ook nodig het netwerkadres van de printer te kennen. HP ePrint Enterprise neemt die drempels weg. De oplossing bestaat uit een printap-

Advertorial_HP_124_nl.indd 20

1. Selecteer het document op uw mobiele toestel.

2. Selecteer de printer met de HP ePrint app of via email-to-print.

plicatie die zonder drivers integreert met de bestaande IT-omgeving. De toepassing maakt een overzicht van de beschikbare printers van de onderneming in een directory. Daardoor kunnen de medewerkers op het netwerk makkelijk een printer lokaliseren, zonder dat ze daarbij de naam, het model of het netwerkadres van de printers hoeven te kennen. Mobiel printen bevindt zich daarmee binnen handbereik van iedere mobiele professional: met HP ePrint Enterprise is mobiel printen mogelijk via de printers op het eigen bedrijfsnetwerk, of via één van de duizenden HP ePrint Public Print Locations. Met de email-to-print functionaliteit kan de gebruiker de printopdracht ook via e-mail uitsturen naar een printer die aan dat adres is gekoppeld. HP ePrint Enterprise is beschikbaar voor BlackBerry smartphones (vanaf OS 4.5), iPhone, iPad en iPod Touch (vanaf iOS 4.2) en toestellen die gebruik maken van Android 2.1, 2.2 en 2.3. Altijd een printer in de buurt HP ePrint Enterprise werkt op een heel gebruiksvriendelijke en intuïtieve manier. De gebruiker selecteert op zijn mobiele toestel het document dat hij of zij wil printen. Via de ePrint app – of via de email-to-print functie van het mobiele device – zoekt de gebruiker vervolgens een printer: door een zoekterm in te geven of aan de hand

3. Geef de printopdracht.

4. U ontvangt een be-

vestiging dat de prints voor u klaar liggen.

van de GPS-functionaliteit van het toestel. Daarna volstaat het een printer te selecteren en de printopdracht te geven. HP ePrint Enterprise voert de opdracht uit binnen de private cloud van de onderneming. Wanneer de printopdracht is voltooid, stuurt het systeem een bevestiging naar het mobiele device van de gebruiker. Uiteraard is HP ePrint Enterprise in de eerste plaats op het gebruiksgemak, de efficiëntie en de productiviteit van de mobiele medewerker gericht. Maar dat is niet alles. De introductie van HP ePrint Enterprise is voor een onderneming de perfecte gelegenheid om de opstelling en indeling van haar printinfrastructuur te analyseren en te optimaliseren. Op die manier helpt HP ePrint Enterprise niet alleen om de vooropgestelde bedrijfsdoelstellingen te bereiken, maar ook om daarbij tegelijk een interessante reductie van de printkosten te realiseren… Meer info: www.hp.com/go/eprintenterprise

HP Belgium Hermeslaan 1a B-1831 Diegem Tel.: +32(0)2/729.71.11 Fax: +32(0)2/290.15.29 www.hp.be

24/01/12 10:54

RADAR

CARTOON & QUOTES

"Ik heb het even nagevraagd. Ja, hij draait ook Angry Birds."

“Het bouwen van een website zit lang niet altijd in het marketingbudget, maar vaak wel bij IT", Patrick Marck, voorzitter van het IAB, op pagina 18. “Weet je zeker dat Wouter dertig jaar geleden die liefdesbrief van drie kantjes zelf schreef, en niet zijn ondeugende zus?”, Katrien Busschaert, head of marketing van Certipost, op pagina 24.

“Je bent nog niet compleet irrelevant als je nu pas aan de slag gaat met sociale media. Meer zelfs, waarschijnlijk profiteer je van die goeie ouwe wet van de remmende voorsprong", Ben Caudron, socioloog en internetpionier, op pagina 21.

“Naast telefoon, conferencing, e-mail en instant messaging hebben we de voorbije jaren een resem andere communicatiekanalen zien opduiken”, Peter Baeten, deployment readiness manager bij Siemens Enterprise Communication, op pagina 33.

6


006_006_SBS124_Radar_cartoon.indd 6

26/01/12 10:17

ADsmartbusiness124.indd 1

20/01/12 10:59

Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG.

Siemens Enterprise Communications www.siemens-enterprise.com

Call us at +3224067000 or follow @SiemensEnt on Twitter

Only one application can realize all of the above: OpenScape from Siemens Enterprise Communications

Voice call, chat, web collaboration, presence, video...

Communicate...

Number, application, environment…

One...

Device, location, network…

Any...

RADAR

IT De PC-verkoop kende in het vierde kwartaal

Een meeting met een prijskaartje STEF GYSSELS

een dip van 1,4 procent in aantal verkochte PC’s vergeleken met hetzelfde kwartaal in 2010, aldus onderzoeksbureau Gartner. Het aantal bedroeg 92,2 miljoen. Datzelfde Gartner verwacht dat de bedragen die in 2012 wereldwijd aan IT worden besteed, zullen stijgen met 3,7% tot 3.800 miljard dollar. Eerder hadden ze nog een stijging met 4,6% voorspeld. In eigen land verwacht Agoria een nulgroei in

Meetings vreten heel wat tijd en energie van u en uw medewerkers. Omgerekend in de kost per medewerker en per uur kan een twee uur durende interne meeting bijzonder duur blijken. Eén van de manieren om de meetings zo kort en productief mogelijk te maken, is dat u elke aanwezige in de meeting bewust maakt van die kostprijs, aldus Tom Searcy in een bijdrage op Inc.com. “Bij het begin van elke interne meeting vermenigvuldigt u het aantal mensen in de zaal met een vast bedrag per persoon per uur en met de duur van de meeting. Vervolgens schrijft u dit bedrag zichtbaar voor iedereen: ‘Dit is een xxxx euro meeting.’ Meetings zijn een investering; als iedereen beseft hoe groot de investering is, zal

er omzichtiger mee omgesprongen worden”, meent Tom Searcy. Een andere manier om de efficiëntie en effectiviteit van een meeting te verhogen is: vooraf afspreken wat men eigenlijk als uitkomst van de meeting verwacht: wil u iemand aanwerven, van leverancier veranderen, een nieuwe strategie afspreken, een policy aanpassen? “Als u mensen samenbrengt, moet het zijn om iets te veranderen, ontwikkelen, starten of beëindigen”, doceert Searcy, “om elkaar te informeren, in de loop te houden en alle neuzen in dezelfde richting te laten wijzen, zijn er andere communicatiemiddelen. Meetings draaien rond actie.” Nog een bijdrage tot het succes van een meeting volgens Searcy: het

aantal onderwerpen voor een meeting beperken: “Als u dat doet, kunt u ook het aantal aanwezigen beperken en het potentieel aan actiepunten verhogen.” En ook de beschikbare tijd per onderwerp moet duidelijk worden afgesproken, adviseert Searcy: “als die tijd is verstreken, gaat u ofwel aan de slag op basis van de discussie tot dat moment, ofwel bepaalt u hoeveel tijd u nog meer nodig hebt voor dit onderwerp.” et hoeft geen betoog dat bij een dergelijke strakke aanpak geen ruimte is voor herhaling van eerder al aangebrachte argumenten, en dat de vergadering moet worden afgesloten met duidelijke engagementen en het tijdsbestek waarbinnen de actiepunten moeten worden afgewerkt.

H

de ICT. Die zou vooral te wijten zijn aan de inflatie en de automatische indexering. Vorig jaar kende de technologiesector in België een groei met ruim elf procent. Eastman Kodak heeft Chapter 11 aangevraagd, een bescherming tegen schuldeisers. Kodak begon in 1892 als pionier in analoge fotografie. Het bedrijf maakte als eerste een fototoestel voor de massa, maar het miste de overstap naar digitaal compleet. Microsoft boekte in het voorbije kwartaal een omzet van 20,89 miljard dan het jaar voordien.

Belgisch briefverkeer drie procent lager

Wel ging de vraag naar

WILLIAM VISTERIN

dollar, vijf procent meer

het Windows-besturingssysteem achteruit, wellicht vooral door de dalende PC-verkoop.

TELECOM Nokia lanceerde eind vorige maand zijn eerste smartphone met Win-

8

Het briefverkeer dat de Belgische posterijen verdelen is vorig jaar met drie procent gedaald. Dit komt vooral door de opmars van e-mail en elektronische facturatie. Al maakt de verzending van pakjespost de neergang enigszins goed. Het aantal verstuurde pakjes groeide namelijk met tien procent, onder andere dankzij de groei van e-commerce.

De daling van drie procent lijkt minder dramatisch dan in landen als Nederland en Duitsland, waar jaarlijks zes tot zeven procent minder brieven worden bezorgd. “Gemiddeld is de daling zo’n 1 procent per jaar”, zo bevestigt bpostwoordvoerder Fred Lens. Toch blijft de neergang van de klassieke papieren post miniem ten opzichte van ruim

3 miljard brieven. België heeft nog een grote achterstand op het vlak van e-commerce met ongeveer 2,5 procent van het BNP: dat ligt nog wel een stuk onder de vier en zeven procent van het BNP die in Nederland en het Verenigd Koninkrijk worden behaald.


008_009_SBS124_Radar Shortcuts.indd 8

26/01/12 13:51

KORT

Wat de IT- jobmarkt en topvoetbal gemeen hebben WILLIAM VISTERIN

ook een indicatie van de schaarste in de markt. Het blijkt erg moeilijk om goede profielen te vinden. Het gaat nu eenmaal om een erg gespecialiseerde markt. IT’ers moeten zichzelf constant up to date houden qua kennis en vaardigheden. Ze verwachten van hun werkgever dat hij voldoende training voorziet”, stelt Hammond en hij vergelijkt het met de Premier League, de Engelse voetbalcompetitie, dat ook toptalent binnenrijft: “Veel bedrijven moeten ook na doorgedreven opleiding hun beste mensen laten gaan. Helaas krijgen ze daar, in tegenstelling tot bij het topvoetbal, geen transfervergoeding voor.”

Het aantal gepubliceerde IT-jobs is in 2011 in België met meer dan 10 procent gegroeid. Rond de zomerperiode piekte de aangroei van geposte IT-jobs zelfs met meer dan 40 procent per maand. Dat blijkt uit de jaarlijkse Monster Employment index, van de gelijknamige online rekruteerder. Deze index volgt wereldwijd de online jobmarkt op en beperkt zich hierbij niet tot jobs die Monster zelf post. "Het totale aantal gepubliceerde IT-vacatures nam vorig jaar in België sneller toe dan in Nederland", weet Warren Hammond, managing director Monster Benelux. Toch komt de publicatie van zoveel IT-vacatures niet alleen doordat er zoveel openstaande betrekkingen zijn. “Het is

Gespecialiseerde informatici lijken wel op rozen te zitten. “Eigenlijk liggen alleen HR-profielen in dezelfde mate goed in de markt. IT heeft als voordeel dat het voor bedrijven het verschil kan maken, dat ze er een concurrentieel voordeel mee kunnen bereiken en op de kosten kunnen besparen. Het gaat vandaag soms om erg gegeerd talent", aldus Hammond. Ook de VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling) zag 2011 overigens als topjaar. Nog nooit waren er bij hen zoveel IT-vacatures als in 2011.

Bedrijven moeten cyberinbraak binnen 24 uur melden PIETERJAN VAN LEEMPUTTEN

Er komen strengere regels voor databescherming. Bedrijven moeten cyberinbraken binnen 24 uur melden. Consumenten krijgen meer rechten. “Bedrijven die met een datalek kampen, moeten de juiste autoriteiten en betrokken individuen informeren en dat moet zonder vertraging”, aldus eurocommissaris voor Justitie Viviane Reding. Reding is ambitieus met haar strengere wetgeving. “Europese databeschermingsregels zullen een handelsmerk worden dat mensen herkennen en hen vertrouwen geeft”, zei ze aan nieuwsdienst Bloomberg. De

strengere wetgeving moet consumenten beter beschermen tegen situaties zoals de hack van het PlayStation Network en de inbraak bij de bank Citigroup. Zo kostte het Sony vorig jaar meer dan een week om zijn klanten te laten weten dat hun e-mailadressen, wachtwoorden maar ook kredietkaartgegevens waren gestolen. Citigroup werd op 10 mei gehackt, maar meldde dat pas op 8 juni. Ook voor individuen geeft het voorstel enkele nieuwe rechten. Zo komt er volgens een voorlopige versie ‘het recht om vergeten te worden’. Hierbij mag u van een bedrijf eisen dat het alle over u verzamelde informatie verwijdert. Onder de wet kunnen lidstaten overtredende bedrijven een boete opleggen. Die kan oplopen tot één procent van hun wereldwijde omzet. De nieuwe voorstellen moeten nog een hele goedkeuringsprocedure doorlopen. Het kan dus nog een tweetal jaren duren voor de wetten van kracht zijn.

dows Phone besturingssysteem. Deze Lumia 800 kost 499 euro. Later dit voorjaar zou een goedkoper model op de markt komen. Volgens financieel persbureau Bloomberg komt de iPad 3 in maart op de markt. De nieuwe tablet zal de 4G-standaard LTE ondersteunen. Mike Lazaridis en co-CEO Jim Balsillie zijn opgestapt bij Research in Motion, na een tumultueus 2011, gekenmerkt door een dalend marktaandeel, een,mislukte tablet-introductie en een lange onbeschikbaarheid van het netwerk. Zij worden opgevolgd door Thorsten Heins, voorheen COO van RIM. Het telecombedrijf Belgacom heeft de overname van de The Phone House, eigenaar van een keten telefoonwinkels, afgerond. Op aangeven van de Raad voor de Mededinging moest Belgacom bijna de helft van 114 winkels van The Phone House van de hand doen. Het Nederlandse bedrijf CM, gespecialiseerd in mobiele technologie, neemt het Belgische Mobile Web over. CM nam honderd procent van de aandelen over van eigenaar E-zone. Mobile Web blijft voorlopig wel onder eigen naam actief op de Belgische markt.

ONLINE Hoewel echte winkels nog altijd meer dan 90 procent van de markt in handen hebben, stijgt de verkoop van boeken via internet pijlsnel. De webwinkels in Vlaanderen verkochten vorig jaar voor 14,7 miljoen euro aan boeken, 90 procent meer dan in 2010. Dat blijkt uit cijfers van sectorfederatie Boek.be. Yahoo-medeoprichter Jerry Yang neemt ontslag uit de raad van bestuur. Zijn vertrek volgt kort op de aanstelling van Scott Thompson als algemeen directeur. Google wil zijn aanwezigheid in China terug uitbreiden. In 2010 besloot de zoekgigant naar Hong Kong te verhuizen om de censuur op zoekresultaten te vermijden en nadat een zware hackpoging aan de Chinese overheid werd toegeschreven. Het Indiase hooggerechtshof dreigt ermee toegang tot Facebook en Google af te sluiten. Het land wil dat beide sites ongepast materiaal preventief censureren. Een van de grootste sites om bestanden te delen is offline gehaald wegens piraterij. Er loopt een claim van een half miljard dollar tegen Megaupload. Google profiteert van reclame voor illegale producten die wordt gegenereerd door zijn geautomatiseerde advertentiesystemen. Dat ontdekte de BBC. In de advertenties wordt onder meer reclame gemaakt voor neptickets voor de Olympische Spelen deze zomer, voor cannabis en neppaspoorten.


008_009_SBS124_Radar Shortcuts.indd 9

9 26/01/12 13:51

RADAR

APPLE

Apple breekt door in bedrijfsmarkt Een upscale merk voor de bewuste consument. Dat was jarenlang de rol van Apple met zijn computers. Maar intussen wordt Apple een partij waar ook uw bedrijf (en uw IT-manager) rekening mee moet houden. De wereldwijde omzet van Mac-computers voor bedrijven neemt dit jaar met bijna de helft toe. Maar wat kan het bedrijf van wijlen Steve Jobs voor u betekenen? WILLIAM VISTERIN Tot voor een paar jaar was het simpel. Microsoft had de markt voor instap bedrijfssoftware in zijn macht. Terwijl BlackBerry de naam was die opdook als het om smartphones ging, die aanvankelijk vooral voor topmanagers bestemd waren. Maar de doorbraak van de iPhone en de iPad deed de wereld veranderen. Uit de meest recente Global Tech Market Outlook van marktonderzoeker Forrester Research blijkt dat Apple nu ook snel aan populariteit wint in de zakenwereld. Dat de iPhone het goed doet op kantoor, mede door werknemers die het toestel zelf financieren en meebrengen, was al langer geweten. En ook de iPad is, ondanks de opkomende concurrentie, nog altijd marktleider in het segment van de tablets. Maar wat vooral opvalt, is dat de wereldwijde omzet van Mac-computers voor de bedrijfsmarkt dit jaar met bijna de helft zou toenemen. “De meest baanbrekende kracht in de computermarkt is Apple”, stelt Andrew Bartels, principal analyst bij Forrester. “Dat is een verrassing, aangezien Apple nooit de zakenmarkt heeft beoogd. Maar hun opmars

in 2011 is opmerkelijk. En in 2012 zal die nog meer spelen.” Forrester verwacht dat het bedrijfsleven dit jaar wereldwijd 19 miljard dollar gaat spenderen aan producten van Apple. Drie jaar geleden was dat amper 2 miljard dollar. Microsoft staat met Windows nog wel stevig aan de leiding, met een geschatte zakelijke omzet van 69 miljard dollar. Maar Apple pikt jaarlijks wat van hun marktaandeel in. Toch zijn er een aantal natuurlijke beperkingen aan de groei van Apple in de zakelijke markt. In tegenstelling tot een partij als Microsoft kan het bedrijf inzake toepassingen veel minder gewicht in de schaal leggen. “Het is precies om die integratie met bedrijfssystemen dat wij zelf niet geopteerd hebben voor de iPad van Apple”, vertelt Luc Van der Goten, CEO van BTR Services. Zijn bedrijf maakte voor de accountmanagers van Bank Van Breda een toepassing op een tablet-pc, maar opteerde voor een ander toestel dan de iPad. “Vooral die te verwachten moeilijkere integratie van de iPad en Apple-technologie met de rest van het bedrijf hield ons tegen”, stelt hij.

Wereldwijde zakelijke aankopen van computers (in dollar) $ 84

$ 88

$ 74

Change from prior year $ 68

$ 71

$ 69

2010

2011

2012

Wintel PCs and tablets

12%

5%

-3%

Apple Mac PCs

61%

67%

45%

Apple iPad Tablets

N/A

196%

68%

16,9%

13,7%

5,6%

WINTEL PCs AND TABLETS $9

10

$4 $2

$6 $6

$ 10

2010

2011

2012

APPLE MAC PCs APPLE iPAD TABLETS

Total computer equipment purchases


010_010_SBS124_Radar Apple.indd 10

26/01/12 10:56

BOEK

Desinformatie over informatie De stortvloed aan informatie die dagelijks over ons heen raast, blijft ook dit jaar een van de grootste uitdagingen voor elke kenniswerker. Hoe biedt u het hoofd aan die gigantiesche informatiegolf, hoe scheidt u het kaf van het koren? ‘Het informatieparadijs’ belooft u hierbij te helpen, maar de remedie lijkt in dit geval iets te sterk op de kwaal. STEF GYSSELS “Informatie is het nieuwe goud, maar hoe slim u ermee omgaat, bepaalt hoe succesvol u bent. Hoe u dat organiseert, leest u in dit boek.” Aangezien wij journalisten leven van informatie, als zender en als ontvanger, namen wij graag voor u de proef op de som. De eerste indruk was best positief: het boek is vlot geschreven en bevat enkele interessante weetjes over informatie. Wist u bijvoorbeeld dat het woord ‘informatie’ voor het eerst wordt teruggevonden in Chaucers Canterbury Tales, ergens in de tweede helft van de veertiende eeuw? Volgens de schrijver althans, want een verwijzing naar zijn bron voor deze kennis geeft hij niet, en ook online is hier nergens een vermelding van te vinden.

Ridicule

Een detail, zult u zeggen, maar voor een boek dat over informatie en kennisverrijking hoort te gaan, toch een opmerkelijke lacune. Een lacune die vooral vragen oproept wanneer we een honderdtal pagina’s verder de volgende bewering lezen: “Het Frans kent geen woord voor ‘oppervlakkig’ en ‘belachelijk’.” Geen woord voor belachelijk? C’est ridicule, ça! In één zin was al mijn vertrouwen in schrijver en boek weggevaagd, en dus ook mijn hoop dat dit boek tot kennisverrijking zou leiden. Alle kennis die u meende te kunnen vergaren met dit boek, wordt best aan een dubbele of driedubbele controle onderworpen. En wat houdt u dan uiteindelijk nog over? Dat leidt me tot de conclusie dat het boek in hetzelfde bedje ziek is als het fenomeen waarover het meent te moeten schrijven: u krijgt zo veel over u heen, en er zit

best wel wat bruikbaars tussen, maar het zit verborgen tussen heel wat desinformatie, vage adviezen en helaas ook minstens één en wellicht zelfs meerdere gratuite beweringen of zelfs leugens. Maar we zijn positief begonnen en willen op diezelfde toon eindigen. Auteur Guus Pijpers slaagt er uitstekend in om u te doen nadenken over alle aspecten van informatie, en dus ook over de informatie die u zelf verstuurt. Dat u uw boodschappen best kort, opvallend en gepersonaliseerd maakt, is bijvoorbeeld een goede meenemer uit dit boek. Net als de volgende zinnen trouwens: “Je kunt je bijvoorbeeld voorstellen wat er zou gebeuren als de informatie die je hebt fout is. Zoek ook naar ontkennende informatie; die is er vrijwel altijd.” Welnu, beste heer Pijpers, we hebben uw advies ter harte genomen en moeten besluiten dat de ondertitel van uw boek – ‘Slimmer werken met minder informatie’ – ook op uzelf van toepassing is: wie de informatie in deze zowat 180 bladzijden niet consumeert, heeft inderdaad een slimme keuze gemaakt. En nu op naar de echte informatie.

‘Het informatieparadijs’, Guus Pijpers, 175 blz. ISBN 9789461260024


011_011_SBS124_Radar Boek.indd 11

11 26/01/12 10:59

RADAR

PIRATERIJ

SOPA en PIPA tegen de internetpiraten Het lijkt wel de titel van een oud jeugdboek maar het is bloedige ernst: SOPA en PIPA, twee wetsvoorstellen in de VS om internetpiraterij tegen te gaan, stuiten op hevig protest van de online gemeenschap. Wikipedia ging zelfs een dagje helemaal zwart, voor het eerst sinds hun ontstaan. ZDNET/STEF GYSSELS Het leek voor het Amerikaanse Huis van Afgevaardigden en de Senaat waarschijnlijk een duidelijk geval van ‘wij allemaal tegen de gemene internetpiraten’, toen ze de twee controversiële wetsvoorstellen SOPA en PIPA indienden. Maar toen bleek dat ze met een kanon op een mug schoten, en tegelijk op heel wat anderen, keerde de publieke opinie zich helemaal tegen hen. Even recapituleren: in oktober vorig jaar werd een wetsvoorstel ingediend tegen internetpiraterij en illegaal downloaden. Niets mis mee natuurlijk, maar de maatregelen die zouden worden genomen om dit doel te bereiken, stuitten wel op fel protest. Zo zouden overtredende sites uit de zoekmachines van Google geweerd moeten worden en kunnen buitenlandse overtreders hun advertentiegeld verliezen. Dit wetsvoorstel, SOPA in de volksmond, kon samen met PIPA, zijn tegenhanger in de Senaat, op bijzonder veel kritiek rekenen van enkele internetgiganten zoals Yahoo, Google en Twitter. De online encyclopedie Wikipedia ging, net als Mozilla en Reddit trouwens, zelfs een stapje verder: zij gingen er voor een dagje uit op 18 januari, voor het eerst sinds de oprichting van de site. Het argument voor het protest is dat het op deze manier veel te eenvoudig wordt om sites te blokkeren en overtreders te vervolgen. Er werd bijvoorbeeld gezwaaid met het ‘Bieber-argument’: het Canadese tienerpopidool Justin Bieber zou volgens deze wet tot vijf jaar veroordeeld kunnen worden omdat hij op YouTube bekend is geworden met het nazingen van nummers van andere artiesten. Het zwaarste argument blijft echter dat het weren van websites

SOPA = Stop Online Piracy Act = Wetsvoorstel in het Huis van Afgevaardigden om illegaal downloaden te beperken, onder meer door overtredende sites uit de zoekmachine van Google te weren en via DNS-blokkering.

PIPA = Protect IP Act = Gelijkaardig voorstel, ingediend in de Senaat.

12

Uit protest tegen PIPA en SOPA ging Wikipedia op 18 januari de hele dag offline.

uit zoekresultaten en het blokkeren op DNS-niveau gevaarlijk dicht aanleunt bij censuur. En dat het wel heel eenvoudig wordt om bijvoorbeeld concurrenten te weren van het internet: een klacht wegens illegaal downloaden volstaat. Intussen is de steun voor de wetsvoorstellen in politieke kringen al sterk afgezwakt. Aanvankelijk kregen ze, opvallend genoeg, nog de steun van Democraten én Republikeinen. Maar in dit verkiezingsjaar ligt publieke tegenkanting nog gevoeliger dan anders, en daarom hebben zelfs afgevaardigden die het voorstel mee hebben opgesteld, al opgeroepen tot een afzwakking van het wetsvoorstel. En ook uit het Witte huis klonk een sterke afkeurende mededeling: “Wij gaan geen wetgeving ondersteunen die de vrije meningsuiting beknot, het beveiligingsrisico verhoogt of de dynamiek en innovatie van het internet ondermijnt.” Dat geldt dus ook voor het PIPA-wetsvoorstel dat eind januari werd gestemd.


012_012_SBS124_Radar SOPA.indd 12

26/01/12 11:01

distributed by

TRUSTED BY 100% OF THE GLOBAL 100 98% OF THE FORTUNE 500 OVER 100.000 ENTERPRISES

TO PROTECT DATA, NETWORK, MOBILE DEVICES AND WEB 2.0

AND YOU ?

www.checkpoint.com

Contact us at +32 2 461 01 70 Or scan for more information

TrustedBy_SmartBusiness.indd 1

23/01/12 16:55

BUSINESS

30 manieren om uw IT-project te kelderen Software-ontwikkelingsprojecten lopen vaak mis. Ze overschrijden de voorziene tijd en het voorziene budget, en leveren niet het verwachte resultaat. Hoe doen ze dat toch? Hieronder vindt u niet minder dan 30 beproefde strategieën om een softwareontwikkelingsproject te kelderen. CHRISTIANE VANDEPITTE

Voorbereiding

1. Doel Zorg voor verwarring omtrent het doel van het project. Als de ene manager ervan uitgaat dat het IT-project georganiseerd wordt om het aantal personeelsleden te verminderen, en de andere dat het erom gaat de dienstverlening aan de klant te verbeteren, dan bent u goed vertrokken. 2. Tijd en budget Neem eerst zes maand de tijd om te beslissen of het project doorgaat of niet, en zeg dan dat alles absoluut klaar moet zijn voor het begin van het nieuwe boekjaar. Begin ermee zonder te wachten op de goedkeuring van het budget door de directie. 3. Beslissingen Bespreek belangrijke beslissingen in de gang, in de lift of in de herentoiletten, en zet ze nooit op papier. 4. Scope Informatiseer ook het werk van de afdeling naast de uwe, zonder hen iets te vragen. Achteraf zullen ze aangenaam verrast zijn, en dankbaar voor uw hulp. 5. IT-leverancier Werkt u met een IT-leverancier, vertrouw dan op de verkoper. Hij is competent en betrouwbaar. Vertel hem uw zorgen, en leg uw lot in zijn handen. 6. SLA’s Verlies geen tijd met formele contracten en omslachtige service level agreements.

14

Projectbeheer en analyse

7. Plan Maak het projectplan op een bierviltje. Vermijd spreadsheets en project-planning tools. 8. Project management Stel een project manager aan die deze verantwoordelijkheid nooit eerder had, en die net als Jean-Luc Dehaene de problemen pas bekijkt als ze zich voordoen. Heeft uw IT-leverancier een project manager aangesteld, dan hebt u zelfs geen interne project manager nodig. 9. Stuurgroep Vorm geen stuurgroep; dat is tijdverlies. Indien uw IT-leverancier wil werken met subcontractors en ‘sub-subcontractors’, maak dan geen bezwaar. 10. Consultants Werk met consultants van hoog niveau (kostprijs: 2.000 euro per dag of hoger). Verkies consultants die op de hoogte zijn van IT-governance, business-IT alignment, quality


014_015_SBS124_Business IT Projecten.indd 14

26/01/12 11:01

IT-PROJECT

assurance (CobIT, EFQM, CMM) en project portfolio management. Vraag hen nooit waar ze mee bezig zijn. 11. Communicatie Naar de vergaderingen over de nieuwe toepassing stuurt u gebruikers die hun werk zo vanzelfsprekend vinden dat ze het niet kunnen uitleggen, en informatici die enkel interesse hebben voor tools (databanken, programmeertalen en telecommunicatie). 12. Bedrijfsprocessen Wordt u zelf uitgenodigd voor een vergadering, ga er dan niet heen. Vermijd vooral vergaderingen over mogelijke verbeteringen van de bedrijfsprocessen. Zeg dat het nieuwe systeem precies hetzelfde moet doen als het oude. 13. Diagrammen Gebruik in het analysedocument (het ontwerp van de nieuwe toepassing) enkel tekst, nooit een tekening. Of omgekeerd, koop een dure modelleringstool, repositorybased, waarvoor u een (liefst dure) specialist moet inhuren. 14. Volume van de gegevens Verlies geen tijd met het schatten van het volume van de gegevens. Een moderne computer is beslist groot genoeg om alle gegevens op te slaan die uw bedrijf produceert, en ze te bewaren tot de dag dat u met pensioen gaat. 15. Het analysedocument Keur het analysedocument goed zonder het te lezen.

Ontwikkeling en test

16. Ontwikkeling I Gebruik de allernieuwste technologie. Verschijnt er een nieuwe versie van de ontwikkeltool terwijl het project al begonnen is, neem die dan. 17. Ontwikkeling II Werkt u met object-oriëntatie, kies dan COBOLprogrammeurs. En omgekeerd. Of laat de selectie van informaticapersoneel over aan de HR-afdeling. 18. Ontwikkeling III Werk met jonge ontwikkelaars die pas van school komen. Spreek hen niet over standaarden; geef geen uitleg over de functionaliteit van de te bouwen toepassing, noch over de betekenis ervan voor uw bedrijf. Zet ze in op meerdere projecten tegelijk. 19. Ontwikkeling IV Bouw uw toepassing met drie lagen of meer. Als een van de gespecialiseerde informatici het team verlaat, kunt u hem/ haar nog altijd vervangen 20. Ontwikkeling V Werk altijd met een framework of een code generator. Hou die up-to-date, en pas steeds de broncode aan; u wilt geen broncode die de mode van twee jaar geleden volgt. 21. Nieuwe vereisten I Kom tijdens de testfase met nieuwe vereisten voor het systeem. Dit is een beproefde methode, die al gebruikt werd in de tijd van de ponskaarten. Ze faalt nooit. 22. Nieuwe vereisten II Zeg pas tijdens de testfase dat de toepassing gegevens moet kunnen uitwisselen met het systeem van het moederhuis in de VS. En met de bank, voor rekeninguittreksels in CODAformaat. En met Isabel, voor betalingen met een digitale

handtekening. En met de nationale database van slechte betalers. En dit vanaf de eerste dag. 23. Nieuwe vereisten III Zeg pas tijdens de testfase dat de toepassing ook moet draaien via het web. Dat de gebruikers ook thuis en onderweg moeten kunnen werken. Met hun laptops en met hun smartphones. Op een veilige manier. Vanaf de eerste dag 24. Test Geef de toekomstige gebruikers van de toepassing zoveel werk dat ze geen tijd hebben om de toepassing te testen voor ze ingevoerd wordt.

Ingebruikname

25. Handleiding Vraag niet naar een gebruikershandleiding. De user interface zal intuïtief zijn. 26. Opleiding Zie 25: de toepassing is zo intuïtief dat gelijk welke opleiding of introductie overbodig is. 27. Conversie Zeg pas net voor de ingebruikname van de nieuwe toepassing dat de gegevens van de oude toepassing geconverteerd moeten worden. 28. Timing invoering Plan de invoering van het nieuwe systeem in de drukste periode van het jaar. Of tijdens de vakantieperiode, als veel gebruikers weg zijn. Of zoek uit wanneer de informatici met vakantie gaan, en plan de invoering van het nieuwe systeem net ervoor. 29. Organisatie van het werk Bij de ingebruikname van de nieuwe toepassing verandert het werk van het personeel; er zijn andere taken, en ze moeten anders verdeeld worden. Maak u daar niet druk om. Laat de personeelsleden van de verschillende afdelingen dat maar onder elkaar uitvechten. 30. Ongerust personeel Is er een personeelslid dat zich zorgen maakt over het project, stel hem dan gerust. Volhardt hij, verwijt hem dan zijn negatieve houding. Zeg dat zijn negatieve attitude het hele project in gevaar brengt. CHRISTIANE VANDEPITTE (Christiane.Vandepitte@ skynet.be) is zelfstandig consultant. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

014_015_SBS124_Business IT Projecten.indd 15

15 26/01/12 11:01

BUSINESS

Vier succesfactoren voor uw IT-project Uit onderzoek blijkt dat twee op de drie IT-projecten faalt. Het project blijft niet binnen budget, het resultaat is ontoereikend of de opdrachtgever is ontevreden. Hoe komt het dat anno 2012 nog zoveel IT-projecten de mist ingaan? En wat kunt u eraan doen? WILLIAM VISTERIN 100% succesvolle IT-projecten – Waarom IT-projecten falen en hoe ze te laten slagen, Klaas Jung & Gerard van de Looi, Pearson, 2011, ISBN: 978-90-4302374-0, 175 pagina’s

Het gemiddelde percentage van 30 procent van succesvolle IT-projecten komt van de grotere onderzoekbureaus, zoals Gartner, Forrester Research en AMR Research. “Met een succesvol project bedoelen we een project waarvan alle doelstellingen bereikt worden. Gegeven de dubieuze historie van IT-projecten wordt een IT-project soms als succesvol betiteld wanneer er überhaupt iets werkend wordt opgeleverd”, vertelt Gerard van de Looi, medeauteur van het boek ‘100% succesvolle IT-projecten’. “We benaderen het dus vanuit het oogpunt van de opdrachtgever.” De problemen bij IT-projecten zijn talrijk. Soms zijn de projectdoelstellingen niet afgestemd op de achterliggende bedrijfsdoelstellingen. Soms levert outsourcing naar lageloonlanden meer problemen op dan verwacht. Af en toe kan of wil het project niet aansluiten op de bedrijfsbrede ondernemingsarchitectuur. En soms is simpelweg het verwachtingspatroon van de opdrachtgever onrealistisch.

Voetbal

De oorzaken van problemen lijken dus erg divers. Maar uit

de analyse van van de Looi blijkt dat vrijwel alle problemen die zich voordoen bij falende IT-projecten, globaal door vier elementen worden veroorzaakt. Een eerste dimensie is het zogenaamde gemeenschappelijke doel. Van de Looi vergelijkt het met een voetbalelftal. “Het gemeenschappelijk doel van zo’n elftal is om meer doelpunten te maken dan de tegenstander. Dus een verdediger die alleen maar verdedigt is aardig, maar niet voldoende. Hij zal ook moeten bijdragen aan het scorend vermogen van de spitsen. Andersom is ook een spits die enkel probeert te scoren niet echt effectief.” Kortom: iedereen in een projectteam heeft zijn eigen belang en verantwoordelijkheid, maar ze moeten wel allemaal het gemeenschappelijk doel nastreven om succesvol te kunnen zijn. Het gebrek aan of onvoldoende besef van een project kan namelijk een belangrijke bron zijn van verkeerde beslissingen. IT-architecten mogen bijvoorbeeld niet uitsluitend op basis van puur technische gronden architectuurbeslissingen nemen, zonder de achterliggende bedrijfsbeslissingen in acht te nemen.

Timmerfabriek

Een tweede belangrijke oorzaak van het falen van IT-projecten is het ontbreken van het juiste gereedschap. Grote IT-dienstverleners en -afdelingen hanteren vaak een standaardaanpak voor alle projecten, groot, klein, lang- of kortlopend. Terwijl een ‘fabrieksmatige’ aanpak van IT-projecten niet altijd even optimaal werkt. Soms is het zelfs de oorzaak dat een project faalt. “Vergelijk het met een schrijnwerkerij waar als gereedschap uitsluitend met hamers wordt gewerkt. Je kan er met je hamer wel een schroef inrammen, maar op lange termijn is het geen goede oplossing”, aldus de auteur. “In IT-projecten zien we helaas vaak de timmerfabriek terug, met alleen maar hamers, liefst zo groot mogelijk. Maar in een klein, kortlopend project heeft het geen zin om bijvoorbeeld de complete Prince2-standaard papierwinkel te gaan opzetten. Tegen de tijd dat de volledige methode is opgezet, is het budget opgesoupeerd.” Kortom, er moet per project bekeken worden welke aanpak het meest geschikt is voor het type probleem dat moet opgelost worden.

Amerikaanse toestanden

Bij fl ink wat IT-projecten is het gebruikelijk om vooraf uitgebreide contracten op te stellen met behulp van juristen, met afspraken over doelen en reikwijdte. “Nu zijn juristen meestal heel slim, maar ze hebben weinig inhoudelijke kennis van de problematiek van IT-projecten”, oppert van de Looi. Resultaat is vaak dat de risico’s contractueel bij de opdrachtnemer worden gelegd, of bij de partij met de zwakste jurist. Het project moet liefst tegen een vaste prijs (liefst zo laag mogelijk)

16


016_017_SBS124_Business IT Projecten Succesfactoren.indd 16

26/01/12 11:02

IT-PROJECT

De projectaanpak Om projecten tot een goed eind te brengen, is een project-aanpak aangewezen. Die verschilt grondig afhankelijk van de methode die u gebruikt, zoals RUP (Rational Unified Process) of Prince2. We kunnen dit terugbrengen tot deze vier stappen:

opgeleverd worden, en met een vaste datum van oplevering. Van samenwerking is nauwelijks sprake, wat de derde oorzaak is van falen. U kunt de situatie vergelijken met de voorverkiezingen voor de Amerikaanse presidentskandidaten. Tijdens die voorverkiezingen besmeuren de kandidaten mekaar zoveel mogelijk, wat een partij eerder uit mekaar drijft dan coherenter maakt. De samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer veroorzaakt in een IT-project de meest risicovolle problemen, al is een goede samenwerking tussen alle projectleden van cruciaal belang.

De briefing, waarin de doelstellingen van het project worden bepaald, wat resulteert in een soort van mini business case: welk probleem wordt opgelost, hoe en wat gaat het de organisatie opleveren? Deze fase sluit aan bij de inceptiefase bij de zogenaamde RUP-methodiek of de ‘Starting Up a Project’ fase in de Prince2-methode. De prototypefase benoemt welke functionaliteit nodig is voor de beoogde verbeteringen, wat vaak resulteert in een document met de functionele requirements. In de RUPmethode wordt de functionaliteit, samen met de systeemarchitectuur, bepaald in de zogenoemde elaboratiefase. Prince2 gaat meer over de beheersing van verschillende fasen in een project en zegt minder over wat in een bepaalde fase opgeleverd moet worden. In de oplossingsfase wordt de daadwerkelijke oplossing gedefinieerd, best in kleine stukjes en telkens met terugkoppeling naar de betrokkenen. Deze fase komt overeen met de constructiefase uit RUP. Net als hierboven beschrijft Prince2 geen inhoudelijke fases, maar meer het proces om een fase te controleren. In de integratiefase wordt de oplossing in productie genomen. Deze fase wordt binnen de RUP-methode de transitiefase genoemd. Binnen Prince2 voornamelijk uitgevoerd in het ‘Close the Project’-proces.

Iedereen wil complex De vierde oorzaak van falende projecten is dat men in IT met z’n allen de neiging heeft om zaken onnodig complex te maken. Soms is de organisatie of de oplossing complex, of het projectteam en de functionele wensen te groot. IT is van nature soms al complex. Bovendien wordt bij het bedenken van niet-complexe oplossingen al snel geopperd dat zo’n oplossing te kort door de bocht gaat. Of dat besluitvormers niet zullen geloven dat een dergelijk simpele manier het complexe probleem prima kan oplossen. “Behalve de sponsor zijn er binnen een project ook maar weinig mensen gebaat bij een zo simpel mogelijke oplossing. Een doorsnee technisch specialist vindt complexe oplossingen een leuke uitdaging. Een infrastructuurleverancier zal u uit zichzelf geen tips geven om het aantal componenten te beperken. En zelfs de eindgebruiker omarmt complexiteit, zeker als hij de enige blijkt te zijn die het systeem kan bedienen. Wat maakt je nog belangrijker dan dat?”, stelt hij. Al doen we er allemaal aan mee: “Bijna iedereen typt zijn documenten met Microsoft Word, een softwarepakket met buitengewoon veel functionaliteit en mogelijkheden. In de praktijk gebruikt de gemiddelde kantoorwerker daar nog geen 2 procent van. Maar we zijn wel bereid om voor die overige 98 procent te betalen.” SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

016_017_SBS124_Business IT Projecten Succesfactoren.indd 17

17

KMO-IT exclusieve seminaries op maat van uw bedrijf. Schrijf u nu GRATIS in! Ontdek de kracht van e-business voor uw bedrijf! E-business is veel meer dan enkel een commerciële website. (01/03/2012 • Sint-Niklaas)

Vertrouwen: sleutel tot geslaagde IT projecten! Vanuit theorie en praktijk wordt de kracht van vertrouwen geïllustreerd bij het implementeren van IT projecten. eTIC wordt een spontane gedragscode voor elke IT leverancier. (15/03/2012 • Brussel)

Een eigen webshop: garantie tot meer verkoop? Hoe begin je er aan, uitbesteden of zelf doen, wat zijn de voordelen, hoe zit het juridisch ... (29/03/2012 • Brugge)

Hoe vindt men de weg naar mijn website? Meer bezoekers door integratie sociale media, SEO, SEA, e-mail marketing ... (26/04/2012 • Hasselt)

Sociale media, reflectie op de socio-economie. Het gebruik van Facebook, Twitter en Linkedin in een business omgeving. (03/05/2012 • Leuven)

De juridische aspecten van sociale media. (04/05/2012 • Webinar)

Het belang van het beheer van contacten en werkprocessen bij e-business! Digitaal documentenbeheer en digitale facturatie vormen een belangrijk onderdeel van e-business. (24/05/2012 • Sint-Niklaas)

Hoe overleeft mijn kmo de digitale revolutie? Ontdek hoe het continu afstemmen van uw business en IT uw kansen vergroot. (07/06/2012 • Mechelen)

GRATIS inschrijven en meer info via www.kmo-it.be

26/01/12 11:02

BUSINESS

Digitaal is meer dan uw website Ook al is de website van uw bedrijf vermoedelijk nog altijd uw meest cruciale digitale marketinginstrument, toch gaat slechts een minderheid van uw marketingbudget er naartoe. Op digitaal vlak hebben marketeers tegenwoordig heel andere prioriteiten, zoals sociale media en mobiel. We geven een stand van zaken. WILLIAM VISTERIN Gemiddeld investeren Belgische bedrijven 20 procent van hun totale marketingbudget in digitale marketinginitiatieven. Ondanks de voorspelde groei lijkt dit een vrij beperkt percentage. En bij de grote spelers ligt het aandeel van digitale marketing in het totale marketingbudget zelfs iets lager. Een en ander blijkt uit een recent onderzoek van het online agentschap The Reference bij 150 bedrijven. Al zijn er wel onderlinge verschillen. Zo besteden bedrijven in de B2B-markt gemiddeld meer aan digitale marketing dan hun collega’s in het B2C-segment. Maar anderzijds blijken de Belgische B2B-bedrijven minder matuur in digitale marketing, vooral als het om sociale media gaat.

corporate website, wat 22 procent uitmaakt van het totale budget voor digitale marketing. Wat weinig lijkt. “Anderzijds zit het bouwen van een website lang niet altijd in het marketingbudget, maar vaak wel bij IT”, merkt Patrick Marck, voorzitter van het IAB, op in een reactie op de studie.

Evenveel aan SEO en site

Onder de nieuwe uitdagingen voor bedrijven valt ook mobile marketing. Dat is voor de meeste bedrijven nog vrij nieuw, al overwegen meer dan 2 op de 5 bedrijven hun website te optimaliseren voor mobiel. Mobiele sites zijn in 2012, zo blijkt uit de cijfers van The Reference, even populair als apps, maar de Belgische marketeers zijn geneigd om ze in de toekomst nog in belang te laten stijgen. Vooral grotere bedrijven zijn begonnen met het optimaliseren van hun online aanwezigheid voor mobiele apparaten. De mogelijkheden zijn dus divers, en de uitdagingen ook. Een van de belangrijkste toekomstige uitdagingen voor de Belgische bedrijven is de mogelijkheid om de grote hoeveelheid data om te zetten in toepasbare inzichten. Bovendien is 45 procent van de Belgische marketeers het er over eens dat heldere Return on Investmentberekeningen vaak moeilijk zijn in digitale marketing. Tot slot hebben

In tegenstelling tot pakweg vijf of tien jaar geleden, toen het vooral om de eigen website draaide, is het digitale marketingbudget vrij gefragmenteerd. De belangrijkste investeringsgebieden in digitale marketing zijn momenteel corporate websites, inclusief merken productsites, aanwezigheid op sociale netwerken, SEO (search engine optimization, zoals op Google) en e-mailmarketing. De verandering is duidelijk voelbaar. Belgische bedrijven verbreden hun visie op hun website: het budget van SEO is al de helft van het totale budget voor de website. “Bijna alle bedrijven beschikken vandaag over een corporate website. Uiteraard zijn daar nog steeds kosten aan, zoals voor content updates of lay-outverbeteringen. Maar je kunt die eerder als upgradekosten beschouwen”, oppert Gianni Cooreman, digital strategist bij The Reference. “De budgetallocaties weerspiegelen vooral wat vandaag voor bedrijven noodzakelijk lijkt op het vlak van digitale marketing. En daar liggen momenteel blijkbaar heel wat andere uitdagingen, naast de traditionele corporate website.” Het creëren van die aanwezigheid binnen de social media is voor de meeste bedrijven een belangrijke prioriteit, en hiervoor wordt tot 12 procent van het totale digitale marketingbudget ingezet. Dat budget voor sociale media is zo meer dan de helft van wat gespendeerd wordt aan de

18

ROI blijkt moeilijk


018_019_SBS124_Business Digitale Marketing.indd 18

26/01/12 13:51

MARKETING

4 van de 10 bedrijven problemen bij het vinden of behouden van medewerkers met expertise in digitale marketing.

Uitbesteden

Gemiddeld hebben Belgische bedrijven vier dedicated (voltijdse) medewerkers die werken voor de digitale marketing binnen de organisatie. Belgische (senior) managers zijn verantwoordelijk voor de digitale marketing in kleine ondernemingen (met minder dan 50 werknemers). Net als in veel andere domeinen in de zakenwereld is outsourcing dus ook in digitale marketing aan de orde. Vaak precies omwille van de schaarste van geschikte werkkrachten, besteden meer dan 4 van de 5 Belgische bedrijven op zijn minst een van de (vele) digitale

marketingactiviteiten uit. Maar terwijl de creatie en het onderhoud van de website, de bannering en de zoekmachinemarketing worden uitbesteed, worden social media monitoring en het creëren van aanwezigheid via sociale media vaak wel door eigen mensen behartigd. "De extra aandacht voor sociale media is zeker een feit”, stelt Patrick Marck. “Sommige bedrijven verwaarlozen vandaag hun brede digitale communicatie ten voordele van hun doelgroep op sociale media.”

Budget digitale marketing gaat naar … De 20 procent van het marketingbudget dat aan digitale marketing wordt besteed, wordt als volgt besteed:

Classic websites Social presence SEO E-mail marketing SEA E-commerce sites Web analytics

22% 12% 11% 11% 8% 6% 6%

Banner advertising Social media monitoring Social ads Mobile sites Mobile apps Mobile ads Mobile games

5% 5% 4% 4% 3% 1% 0%

Hoever staan Belgische bedrijven in digitale marketing? In welke mate investeerden Belgische bedrijven al dan niet in digitale marketinginstrumenten als websites, webadvertenties, social media of mobiel?

Website 1% 99% 35%

43%

Traffic 19% 17%

Classic website

E-commerce

SEA

64% 12% 25% 62%

93% 7% 5%

Web analytics

11% 4% 86%

32% 42%

Social adds

Bannering

E-mail marketing

Mobile 19% 49%

18% 6% 76%

Social presence

11% 25% 64%

Social monitoring

38% 26%

Mobile apps

36% 12% 53% 35%

4%

SEO

88%

ADOPTION DEGREE:

Mobile sites

32%

26%

22% 3% 11%

Social

19%

Mobile ads

Mobile games

77%

DONE

CONSIDERING

NO INTEREST

Bron: The Reference, 2012 SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

018_019_SBS124_Business Digitale Marketing.indd 19

19 26/01/12 13:51

BUSINESS

Onderhandelen in vijftig vragen Of het nu om het kopen van een auto of een huis gaat, om een salarisonderhandeling of om een zakelijk contract: vroeg of laat moet ook u wel eens onderhandelen. Met de juiste vragen en antwoorden bent u beter gewapend om dit tot een goed einde te brengen. STEF GYSSELS Steven Babitsky en James J. Mangarviti Jr. staan aan het hoofd van het advies- en opleidingsbureau SEAK, gespecialiseerd in onderhandelingstechnieken. Hun tips en ervaringen hebben ze samengevat in een boek in de vorm van vijftig vragen, en van mogelijke antwoorden als u aan het andere einde van de tafel zit. Die vragen zijn gebundeld per fase in de onderhandeling.

Informatie verzamelen 1. Hoe hebt u over ons gehoord? 2. Hoe gaat het met u? 3. Wanneer wilt u deze deal afronden?

De juiste persoon zoeken

4. Met wie moet ik praten als ik ons contract wil opzeggen? 5. Hebt u de volledige bevoegdheid om over een deal te onderhandelen en die deal te sluiten? 6. Mag ik alstublieft met uw leidinggevende praten?

Openingszetten

7. Kunt u me voor de vergadering een e-mail sturen met uw punten, doelen en vragen, zodat ik me kan voorbereiden? 8. Ik zal een conceptagenda rondsturen, oké? 9. Geeft u de voorkeur aan een persoonlijke ontmoeting?

20

10. Zullen we het verleden vergeten en enkel over de toekomst praten? 11. Bent u een teamspeler?

Ankers plaatsen

12. Kunt u de klus klaren voor xxx euro? 13. Wat is het hoogste bedrag dat u ooit hebt betaald voor deze dienst/dit product? 14. Kunt u me een prijsindicatie geven voor dit product/ deze dienst? 15. Bent u zich bewust van de normen in deze bedrijfstak?

Drukkingsmiddelen inzetten

16. Wilt u ons vandaag als klant kwijtraken? 17. Realiseert u zich wel dat u dit product/deze dienst alleen bij ons kunt krijgen? 18. Welke alternatieven hebt u? 19. Kan ik iemand anders aanbevelen? 20. Hoeveel zaken kunnen we volgens u in de toekomst met elkaar doen als we deze onderhandeling succesvol afronden? 21. Bent u zich ervan bewust dat we zo veel geld niet hebben? 22. Beseft u wel dat uw concurrent een lagere prijs rekent?


020_021_SBS124_Business Onderhandelen.indd 20

26/01/12 11:06

ONDERHANDELEN

De taart vergroten

23. Zullen we, in plaats van ruzie te maken over de verdeling van deze relatief kleine taart, een manier zoeken om een veel grotere taart te bakken die we kunnen verdelen? 24. Zullen we het een tijdje proberen; wat hebben we eigenlijk te verliezen? 25. Wat als we de duur van de overeenkomst/de grootte van de orders nu eens verhoogden?

De juiste prijs

26. Hoe flexibel bent u in de prijs? 27. Bent u geïnteresseerd in kwaliteit of in de prijs? 28. Wilt u rijk worden of beroemd? 29. Waar schat u dat dit op uitkomt? 30. Kunt u ons de beste prijsgarantie geven? 31. Wat als ik contant betaal? 32. U accepteert natuurlijk credit cards?

Uit een patstelling geraken

33. Zullen we het verschil delen? 34. Kunnen we hier blijven tot we tot een overeenkomst zijn gekomen? 35. Moet ik mijn dossier sluiten? 36. Werkt xxx (de onderhandelingspartner) nog hier? 37. Zullen we creatief naar iets zoeken dat voor ons allebei werkt? 38. Zullen we dit onder vier ogen bespreken? 39. Kunt u iemand anders aanbevelen? 40. Kunt u me iets geven waarmee ik naar mijn baas kan gaan?

Afsluiten

41. Vindt u het goed dat ik mijn advocaat vraag om een contract op te sturen? 42. Kunnen we een tijd afspreken op de laatste dag van deze maand om alles af te ronden? 43. Gaat u akkoord met mijn voorstel?

Als al de rest faalt …

44. Hoeveel tijd, moeite en geld hebt u al in uw voorstel geïnvesteerd? 45. Wat gaat u doen als we niet tot een overeenkomst komen? 46. Hoe voelde het om die promotie te krijgen vorig jaar? 47. Hebt u erover nagedacht wat u verliest als u het niet doet? 48. Waarom zou ik na die opmerking nog verder met u onderhandelen? 49. Wat zit er voor mij in? 50. Is er nog iets anders dat volgens u van invloed kan zijn op onze overeenkomst of onze relatie? Vraagt u zich af waarom bepaalde vragen gesteld worden, of weet u graag wat het beste antwoord is op een van deze vragen? Dan verwijzen we u graag naar het onderhoudend en praktisch ingedeeld boek ‘Never lose again – become a top negotiator by asking the right questions”, ook in het Nederlands verkrijgbaar onder de titel ‘Wil je rijk worden of beroemd’?’

Maar luister dan toch!

BEN CAUD

RON

Hoeveel mensen een account hebben op Twitter, blijft een goed bewaard geheim. Het bedrijf zelf laat zich hierover nooit uit, dus zijn we aangewezen op omwegen. Dankzij de niet aflatende inspanningen die sommigen zich getroosten, hebben we alvast een paar alternatieve routes. Zeer accuraat zijn deze niet noodzakelijk, maar dat is op zich niet zo erg. Zolang de analist in kwestie de gebruikte methode maar nauwgezet herhaalt, krijgen we geldige trendinformatie die iets zegt over de relatieve evolutie. Een andere - totaal onbetrouwbare - methode bestaat eruit te veronderstellen dat “Twitter wel zeer hip zal zijn, aangezien zowat elk traditioneel medium er niet kan over zwijgen”. Helaas lijkt deze methode zeer populair. Telkens als een (populair) medium er een item aan wijdt, stroomt onze mailbox vol met verzoeken van bedrijven die vrezen dat ze de boot fi naal aan het missen zijn. Voor die laatste is er goed nieuws: je bent nog niet compleet irrelevant als je nu pas aan de slag gaat met sociale media. Meer zelfs, waarschijnlijk profiteer je van die goeie ouwe wet van de remmende voorsprong. Laatbloeiers krijgen gratis lessen uit de fouten die de vroege vogels hebben gemaakt. Eén zo’n fout heeft te maken met perceptie. Toegegeven, wie de investeringen in sociale media maximaal moet benutten, staat voor een aanzienlijke opgave. Er dienen dringend nieuwe concepten geleerd, nieuwe omgevingen verkend, nieuwe conclusies geformuleerd. En toch mag dit ons niet afschrikken: het klinkt een pak ingewikkelder dan het voor (de meeste) organisaties blijkt uit te draaien. Dat hangt alleen maar af van de verwachtingen en hoe deze ingelost worden. Veel belangrijker dan de vraag hoe we nu juist die ene ‘killer-tweet’ moeten opmaken en versturen, is de vraag welk bestaand of verwacht probleem we willen oplossen. Dat probleem heeft doorgaans niets met technologie te maken, maar met attitude. Sociale media hebben mensen een stem gegeven die overal hoorbaar is. Organisaties hebben dus nood aan oren. Zo eenvoudig kan het zijn. Het mag je de vorige 75 jaar misschien ontgaan zijn, klanten willen meestal maar één ding als ze de moeite doen om je aan te spreken of je merk te vermelden: ze willen gehoord worden. Dat is het probleem dat we dienen aan te pakken. Daar kunnen we sociale media voor inzetten. Ik beloof je: wie luistert, wint. BEN CAUDRON is socioloog en internetpionier. Hij adviseert bedrijven op het vlak van strategie en innovatie.


020_021_SBS124_Business Onderhandelen.indd 21

21 26/01/12 11:06

DOSSIER

DOCUMENT MANAGEMENT

DAGBOEK VAN EEN DOCUMENT Documentbeheer begint idealiter bij het maken van een digitaal document, en eindigt bij de vernietiging van dat document. In de loop van de dagen, weken of zelfs jaren daartussen kan het beheer van een document bijzonder veel verschillende aspecten inhouden. Aan de hand van onderstaand dagboek van een document krijgt u een goed inzicht. STEF GYSSELS

Dag 1

Vandaag ben ik geboren. Nu ja, geboren … Eigenlijk ben ik aangemaakt door een administratief bediende. Ze noemen me bestelbon, maar ik had net zo goed een factuur, een e-mail, een blog of chatsessie of zelfs een tweet kunnen zijn. Of een van de documenten op de bedrijfssite, die ook vanuit ons systeem beheerd worden. We huizen allemaal in hetzelfde systeem, net zoals fotobestanden, videobestanden en ander multimediaal materiaal. U mag ons dus gerust allemaal leden van de documentenfamilie noemen. Ikzelf ben digitaal geboren, maar sommige van mijn neven en nichten hadden een vroeger leven, een ‘analoog’ leven. Zij werden ingescand, sommige zelfs via een digitale camera. In een ander artikel (blz. 28 en volgende) leest u

22

hier meer over. Wij noemen onszelf ‘groen’, omdat we bijzonder veel papier uitsparen, en tegelijk ook vele liters water. Per elektronisch verstuurde factuur zou ongeveer 30 cl water worden uitgespaard. Met een paar duizenden facturen scheelt dat dus een fl inke slok op de borrel. Meteen bij mijn geboorte kreeg ik enkele labels opgeplakt, of zoals het systeem dit noemt: metadata. Bij mij valt het nog mee. Ik heb er slechts een viertal (type, dossier, aanmaakdatum, status: opgemaakt maar niet goedgekeurd), maar u moest sommige van mijn broertjes eens zien. Maar we voelen er niets van, en het is vaak best handig om te weten dat we in een bepaald dossier van belang kunnen zijn. Al mag men ook niet overdrijven: het is niet gezond wanneer de metadata zwaarder wegen dan de documenten zelf. Ik werd ook automatisch gekopieerd en naar een collega van mijn maker gestuurd, die mij moet goedkeuren voor ik verder mag. O ja, voor ik werd verstuurd, werd er ook een beschermingslaag om me heen gelegd. Ik werd ‘versleuteld’ of ‘geëncrypteerd’, zoals ze dat noemen, zodat niemand mij nog kan vernietigen of wijzigen zonder de goedkeuring van mijn


022_023_SBS124_Dossier Management Intro.indd 22

26/01/12 13:52

maker. Een bijkomend voordeel is dat ik enkel gelezen kan worden door de bestemde ontvangers, en dat ik voor een buitenstaander die mij onderschept, totaal zinloos ben.

Dag 2

De collega heeft me goedgekeurd, en een kopie van mezelf wordt automatisch verzonden naar het bedrijf waar de bestelling wordt geplaatst. Of ben ik nu de kopie, en de andere het origineel? Op dit moment maakt dit weinig uit. Soms wordt hier wel over gediscussieerd: kan een digitaal document zoals ik eigenlijk wel bewijzen dat het origineel is en echt werd geschreven door de vermeende auteur? Soms worden wij in de rechtbank zelfs als bewijsmateriaal gebruikt, en al dan niet verworpen. Hierover leest u meer in het artikel op bladzijde 24. Maar voorlopig is het vooral belangrijk dat ik blijf bestaan en dat naar mij (en mijn metadata) kan worden verwezen wanneer de bestelde goederen geleverd en nadien gefactureerd worden. Die volgende stappen gaan heel vaak gepaard met de aanmaak van broers en zusjes, zoals leveringsdocumenten en facturen. Zo kan ik in mijn eentje een heel proces van documentcreatie en -bewerking in beweging zetten, met slechts hier en daar een menselijke interventie. Best knap van mezelf. Nu ja, van het systeem dat deze bewegingen coördineert toch.

systeem, en worden dan verwerkt volgens de behoeften van de ontvanger. Zo kan eenzelfde factuur afgedrukt worden, of opgemaakt als pdf en vervolgens digitaal getekend en verzonder per mail, of omgezet in een xml-bestand zodat ze ingelezen kan worden door het e-invoicing systeem van de klant, en soms neemt die factuur zelfs meerdere vormen aan voor dezelfde klant. Aan flexibiliteit geen gebrek daar.

Dag 30

Nadat de bestelling werd geleverd, en de factuur werd verstuurd, vergeleken met de specificaties die via mij werden geleverd en vervolgens goedgekeurd, mag ik eindelijk naar mijn laatste rustplaats. Ik word gearchiveerd: verplaatst naar een goedkoper opslagmedium en enkele malen geback-upt, zodat men mij zeker in goede staat kan terugvinden mocht ik ooit nog nodig zijn, voor intern onderzoek of voor een juridisch geschil. Mijn rustplaats wordt dus voldoende beveiligd, maar is toch goedkoper dan waar ik voorheen zat. Dat heeft vooral te maken met mijn bereikbaarheid: tot vandaag moest men me binnen enkele seconden terug op het scherm kunnen toveren, maar vanaf nu mag dat gerust een paar minuten duren. Maar ook niet te lang, want in geval van een juridisch dispuut heeft de snelheid van terugvinden dan weer wel belang. Ook hier spelen de metadata een rol: hoe beter en logischer die zijn aangebracht, hoe sneller men mij kan terugvinden.

Jaar 10

Het is zover. Vandaag word ik automatisch vernietigd. Er werd voor mij een levensduur van tien jaar vooropgesteld. Bij sommige documenten is dat veel minder, maar bij andere kan dat nog oplopen tot dertig jaar. Nu wordt het tijd dat ik plaatsmaak voor andere documenten. Want ook al worden de opslagmedia steeds goedkoper, er zitten hier intussen al miljoenen broers en zussen naast me te rusten. In sommige bedrijven is hier nog een handmatige procedure voor nodig, met als gevolg dat die documenten nooit worden gewist. Zonde van de opslagruimte noemen wij dat.

Dag 3

Als ik zo eens rondhoor, zitten er toch wel wat rare snuiters tussen mijn broers en zusjes documenten in dit systeem. Zo zijn er documenten die niet – zoals ikzelf – door één persoon werden gemaakt, en nadien netjes beveiligd werden tegen aanpassingen, maar die nog dagelijks worden bijgewerkt, soms zelfs door verschillende personen tegelijk. Soms gebeurt dit in zogeheten wiki’s, maar soms ook in afgezonderde omgevingen waarin verschillende mensen – met toegangsrechten, want we moeten het nu ook weer niet té bont maken – samen een document kunnen bekijken, becommentariëren en aanpassen. Een ‘collaborative’ omgeving of systeem noemen ze dat. Andere documenten nemen steeds andere vormen aan, afhankelijk van hun bestemmeling. Ze ontvangen hun gegevens uit een transactioneel

Document management leveranciers Hieronder vindt u een selectie van leveranciers van software en diensten rond documentbeheer, opgedeeld in relevante categorieën, afhankelijk van de specifieke focus van de bedrijven.

1. Software Documentbeheersuites EMC (Documentum) IBM (FileNet) Microsoft OpenText

Imaging/scanning Abbyy Kodak Kofax Konica/Minolta Kyocera Lexmark Nashuatec Nuance Océ

Ricoh Samsung Xerox

Microsoft SAP

Belgische leveranciers Web content management Acquia (Drupal) HP (Interwoven) SDL (Tridion) Sitecore

Groupware en workflow IBM Microsoft Oracle

Recomatics Arco C&C I.R.I.S.

2. Services CSC Getronics HP/EDS IBM Unisys

Portals Autonomy

Talloze kleinere spelers SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

022_023_SBS124_Dossier Management Intro.indd 23

23 26/01/12 13:52

DOSSIER

DOCUMENT MANAGEMENT

HOE STERK IS UW ELEKTRONISCH DOCUMENT? Document management is al lang geen vreemde meer binnen de meeste bedrijfsmuren. Maar we zijn nog ver verwijderd van het papierloze kantoor. Een van de grootste struikelblokken is de twijfel rond de rechtsgeldigheid van een elektronisch document en andere juridische onduidelijkheden. Wij onderzochten een aantal vaak gestelde vragen, op zoek naar een antwoord. STEF GYSSELS “Papieren documenten hebben een indrukwekkende staat van dienst opgebouwd als het op bewijsvoering aankomt”, stelt Katrien Busschaert, head of marketing van Certipost vast. “Legertjes rechters, magistraten, advocaten en notarissen zijn al eeuwen in de weer om precies te bepalen wanneer een document rechtsgeldig is.” En tot voor kort betrof dit altijd papieren documenten. Er staat elektronische documenten dus nog wel wat inhaalwerk te wachten. Vooral omdat zij minder tastbaar en bijgevolg minder overtuigend zijn, en meestal ook minder emotionele impact hebben. Katrien Busschaert verwoordt het als volgt: “Diep je papieren liefdesbrief na dertig jaar op uit de stoffige doos ‘herinneringen’, en je houdt het tastbare bewijs in handen dat Wouter op 17 mei 1982 toch wel bijzondere gevoelens voor je koesterde. Dat frivole sms'je van midden januari 2012 is na een week al gedeletet. Aan de andere kant: weet je zeker dat Wouter die liefdesbrief van drie kantjes zelf schreef, en niet zijn ondeugende kleine zus?” Het antwoord lijkt ons eenvoudig: als u het handschrift van Wouter kent, dan weet u het meestal wel. Een bijkomend argument pro papieren documenten dus. Elektronische documenten staan dus voor een serieuze inhaalbeweging, maar wat is er vandaag al mogelijk? Dat vatten we hieronder voor u samen.

24

Rechtsgeldigheid van documenten Kan een elektronisch document origineel zijn?

Hoe kan een document dat moeiteloos gekopieerd kan worden toch origineel zijn? Door het te voorzien van een elektronische handtekening.

Wat is een elektronische handtekening? Ruim gesproken is een elektronische handtekening eender welk elektronisch middel dat gebruikt kan worden om een document authentiek en dus origineel te maken. “Een elektronische handtekening is eigenlijk een stukje informatie van het bericht dat wordt gebruikt voor de authenticatie van dat bericht”, legt Giovanni Verhaeghe, Director Market and Product Strategy van Vasco Data Security, uit. “De handtekening is gebaseerd


024_026_SBS124_Dossier Management Juridisch.indd 24

26/01/12 13:52

JURIDISCH

op algoritmes en is uniek voor elke transactie. Als aan een transactie of aan de elementen ervan iets wordt gewijzigd nadat die werd getekend, wordt ze ongeldig. Bovendien geldt de 'non-repudiation': een verzender kan niet verloochenen dat hij aanwezig was en de transactie in werking stelde.”

Betekent dit dat er voor documentenverkeer enkel met gekwalificeerde elektronische handtekeningen gewerkt kan worden?

Een elektronische handtekening kan bijvoorbeeld geplaatst worden door uw elektronische identiteitskaart. Maar er zijn ook equivalente technologieën en zelfs geavanceerdere oplossingen of specifieke protocollen, zoals EDIFACT voor elektronische facturen.

Kan een digitaal document dan worden geweigerd als bewijsmiddel?

Kan een elektronische handtekening verplicht worden als authenticatiemiddel? Neen. “Volgens de wet van 9 juli 2001 is het gebruik van een handtekening vrij, maar nooit verplicht”, aldus Hans Graux, ICT-advocaat bij advocatenkantoor time.lex. U kunt dus wettelijk weigeren om van een elektronische handtekening gebruik te maken, als u hier goede redenen voor hebt. Maar natuurlijk kunnen klanten en leveranciers dan ook verkiezen om u niet meer als zakenpartner te gebruiken.

Welke types elektronische handtekeningen zijn er? Grofweg kunt u drie categorieën onderscheiden. Ten eerste is er de gewone elektronische handtekening. Ten tweede hebt u de geavanceerde handtekening, die gebruik maakt van PKI (Public Key Infrastructure) encryptie om authenticiteit (“dit is een origineel document”) en integriteit (“dit document werd nadien niet meer veranderd”) te garanderen. En ten derde is er de gekwalificeerde handtekening, die door een externe instantie gevalideerd is. De elektronische identiteitskaart behoort tot deze categorie. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen enkel geplaatst worden met behulp van een gekwalificeerd digitaal certificaat.

Kan een elektronische handtekening gelijkwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening? Enkel indien ze tot de laatste categorie, van de gekwalificeerde handtekeningen, behoort.

Absoluut niet. Als twee partijen besluiten om met een onderling afgesproken technologie te werken die niet geavanceerd of gekwalificeerd is, is dat hun goed recht. Maar de bewijskracht, als een document ooit gebruikt wordt in een rechtszaak, vermindert dan natuurlijk wel. Als het al wordt aanvaard als bewijsmiddel.

Enkel als het niet elektronisch gehandtekend is. Indien er een elektronische handtekening op het document staat, van welke aard of technologie ook, moet de rechter het document minstens op zijn bewijskracht beoordelen. De bewijskracht hangt dan samen met het type technologie waarmee werd getekend: hoe geavanceerder, hoe hoger de kans dat de rechter dit document als volwaardig bewijsmateriaal aanvaardt. Merk trouwens op dat dit enkel onderhandse akten betreft, dus overeenkomsten tussen twee particuliere partijen zonder de aanwezigheid van een openbare derde partij, zoals een notaris. Wanneer een document – ook een elektronisch – in aanwezigheid van een openbare ambtenaar is opgemaakt, heeft het de status van authentiek document. Sinds 2009 kan een notariële akte trouwens zowel op papier als ‘in gedematerialiseerde vorm' worden verleden, zoals dat in notarieel jargon wordt gezegd.

Kan een elektronische factuur rechtsgeldig zijn? Ja, als: - ze voldoet aan de wettelijke voorwaarden van papieren facturen; - de ontvanger toestemt om elektronische facturen te ontvangen; - de authenticiteit van de herkomst gegarandeerd is; - de integriteit van de inhoud gegarandeerd is. De methodes om de authenticiteit en integriteit te garanderen, zijn sinds 2010 niet meer strikt gedefinieerd, maar zowel de Belgische als de Europese wet blijft eisen dat beide gewaarborgd zijn.

Bewaring van documenten Mogen papieren originelen digitaal bewaard worden?

“Ook al bestaan hierover momenteel geen algemene regels, toch is het geen goed idee om zomaar papier naar digitaal te converteren”, meent Hans Graux. “Het originele karakter van het document gaat dan meestal verloren!” In sommige gevallen bestaat er wel een wetgeving, specificeert Graux, met name voor facturen. “In geval van digitale bewaring van papieren facturen moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen”, citeert Graux artikel 60 uit het BTW-wetboek. Anders gezegd: maak geen gebruik van verouderde of exotische technologieën, want anders wordt het veel moeilijker om elektronische documenten te bewaren, terug te vinden en als authentiek en onveranderd te garanderen. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012


25 26/01/12 13:52

DOSSIER

DOCUMENT MANAGEMENT

voor duurzaam archiefbeheer, zoals US DoD 5015-2 STD en NEN-ISO 15489:2001,” voegt Hans Graux hier nog aan toe, “en voer te gepasten tijde audits door, niet alleen op juridisch vlak, maar ook technisch en operationeel.”

KATRIEN BUSSCHAERT, Head of marketing van Certipost “Papieren documenten hebben een indrukwekkende staat van dienst opgebouwd als het op bewijsvoering aankomt.”

Hoe zit het met bewaartermijnen? U kunt archiveren om verschillende redenen: contractuele verplichtingen bijvoorbeeld, of wettelijke vereisten of zelfs op eigen initiatief, in het kader van corporate governance. “Maar het doel van archiveren is steeds hetzelfde”, vervolgt Hans Graux: “informatie opslaan, om ze later terug te kunnen vinden en zonodig te kunnen gebruiken als bewijsmateriaal. Het spreekt voor zich dat uw aanpak zal afhangen van uw beweegreden.” In België bestaat er geen algemene archiveringsplicht of -termijn. Maar er bestaat wel bijzondere wetgeving, voor specifieke types documenten. “Zo ligt de wettelijke bewaartermijn voor elektronische facturen in België momenteel op zeven jaar”, vertelt Katrien Busschaert van Certipost. Ook voor arbeidsovereenkomsten is er een specifieke wetgeving, vertelt Graux: “Hiervoor wordt vaak opslag op lange termijn opgelegd, wegens de duur van een arbeidscarrière. Sinds 2007 zijn hier trouwens ook elektronische handtekeningen toegelaten op documenten, wegens de interim-contracten. Maar de wet vereist dan wel archivering via erkende archiveringsdienstverleners, om op lange termijn integriteit en leesbaarheid te verzekeren. Helaas bestaan deze diensten nog niet …”

Conclusie?

“Er is nog een groot gebrek aan algemene regels in België”, vat Hans Graux samen. “Het is dus zaak om zelf uw noden en verplichtingen te evalueren.” Een goede policy voor documentenbeheer, uiteraard met een langetermijnstrategie, helpt u hierbij al een heel eind op weg. Deze bevat antwoorden op vragen zoals: welke documenten worden opgeslagen, waar en door wie? Voor hoe lang, en onder welke voorwaarden, moeten ze bewaard worden? En hoe gaan we om met privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid? Algemeen dient u ervoor te zorgen dat uw documenten voldoende beveiligd zijn in functie van de waarde van de documenten, maar ook dat ze voldoende toegankelijk zijn wanneer u ze ooit nodig hebt. “Kies ook voor standaarden

26

Maar ook van overheidswege zou er best wat mogen veranderen, vinden de meeste mensen die we hierover hebben gesproken. Neem het volgende voorbeeld van Kurt Berckmans van Fujitsu Belux: “Zelfs de gewaarborgde handtekeningen hebben slechts een beperkte levensduur, en dus moet in de meeste gevallen na verloop van tijd een re-signing van de documenten gebeuren (liefst automatisch), daar de wettelijke bewaarplicht doorgaans langer is dan de rechtsgeldigheid van de handtekening.” Berckmans merkt verder nog op dat de regelgeving sterk kan verschillen per land, wat voor internationale bedrijven en projecten extra problemen oplevert. Document management staat op juridisch vlak dus nog in zijn kinderschoenen. Maar er is voldoende wettelijk kader om toch al veilig aan de slag te gaan. Dynamische ondernemingen laten zich dus niet afschrikken, vooral omdat her en der duidelijke ROI’s te rapen vallen. “Bedrijven die veel contracten moeten opstellen en versturen, zien al snel de voordelen van elektronisch( getekend) e contracten en facturen,” meent Luc Vandergoten, CEO van Lettergen, “als u bedenkt dat de gemiddelde kost van een papieren contract van 10 pagina’s kan oplopen tot vijf euro.” Bovendien zijn de facturen sneller verstuurd en dus hopelijk ook sneller betaald. En intussen blijft het hopen dat de overheid snel een werkbaar wettelijk kader creëert, dat een verdere digitalisering mogelijk maakt. “Misschien moeten ze zelf maar eens werk maken van hun eigen digitalisering,” oppert Agnes Blevi van Konica Minolta, “zodat ze de praktische mogelijkheden en obstakels aan den lijve ondervinden. Het zal de kwaliteit van de wetgeving zeker ten goede komen.”



26/01/12 13:52

leaflet_A4_20120124.pdf 1 25/01/2012 10:12:40

10 TRAINING SESSIONS THAT YOU CANNOT MISS IN 2012 -50%

Brought to you by the experts of The Reference, Belgium’s leading web agency! How can I improve the conversion of my website?

Make the correct strategic decisions in the social media landscape ŝƐĐŽǀĞƌƚŚĞŵŽƐƚŝŶƚĞƌĞƐƟŶŐƐŽĐŝĂůĐĂƐĞ studies covering all business areas. Get the most out of Facebook. GIANNI COOREMAN & JEROEN BOUSERIE

Use the KMO-portefeuille and enjoy a discount up to 50%

dŚĞǁĞďĂŶĂůǇƟĐƐƉƌŽĐĞƐƐĞǆƉůĂŝŶĞĚĨƌŽŵĂƚŽǌ͘ How can you set up a strategic measurement framework? Join oƵƌŐƵŝĚĞĚƚŽƵƌŽĨ'ŽŽŐůĞŶĂůǇƟĐƐ and beyond!

10 FEB

DAVID ROOSE

02 MAA

Measure more with custom code. ConĮŐƵre your accounts & prŽĮůĞƐfor the best results. In-depth: personalised dashboards, advanced segments & custom reports.

NIKOLAAS DE GEYNDT

C

16 MAA

DAVID ROOSE

23 MAA

M

Y

CM

MY

Speech is silver, silence is golden?

Step-by-step methods tŽĮŶĚƚŚĞďĞst keywords that will work for you!

What is the best approach and tool for listening & social media monitoring?

Search engine friendly copy: master the art.

CY

CMY

and market research.

K

TOM MUYLLAERT

27 APR

Tool & techniques to increase the visibility of your content. NIKOLAAS DE GEYNDT

04 MEI

Proven approaches for your link-building.

What can smartphones & tablets mean for your

Take your website ranking into the top 3 of result pages.

Where and how to get started: iOS? Android? Windows Phone? WebApps? HTML5? Hybrid apps?

Tips & tricks you didn’t know yeƚ͕Ňavoured with human psychology. ISABEL VAN RUYSKENSVELDE & NIKOLAAS DE GEYNDT

11 MEI

DeveůŽƉĂŇexible strategy to withstand the constant developments in an increasingly crowded marketplace. THOMAS DE VOS

01 JUN

Learn how you analyse and interpret your results. eīorts to the next level? KRISTOF LETEN & ISABEL VAN RUYSKENSVELDE Price:

How to register?

08 JUN

BART DE LATTE

15 JUN

Zebrastraat 32/001, 9000 Ghent 480€ per trainingday (excl 21% VAT) 10% discount for customers of The Reference, Design is Dead and Emakina 10% discount if you register for all sessions See ŚƩƉ͗ͬͬǁǁǁ͘ƌĞĨĞƌĞŶĐĞ͘ďĞͬĞǀĞŶƚƐͬĨŽƌĨƵůůĂŐĞŶĚĂĂŶĚƌĞŐŝƐƚƌĂƟŽŶ ŝĚǇŽƵŬŶŽǁƚŚĂƚǁĞĂƌĞYĨŽƌĐĞƌƟĮĞĚĂŶĚƚŚĂƚǇŽƵĐĂŶŵĂŬĞƵƐĞŽĨ the ‘KMO-portefeuille’ to enjoy a discount up to 50%?

The Reference reserves the right to change date, agenda and place. Stapelplein 70, 9000 Gent, tel 32 9 234 05 36, fax 32 9 234 05 37, btw-nr BE 474.475.203, [email protected]

!

Only 15 seats available per session

REGISTER NOW ON OUR WEBSITE

DOSSIER

DOCUMENT MANAGEMENT

13 CRITERIA VOOR UW SCANNER EN UW SOFTWARE Voor veel documenten begint het digitale leven wanneer het document wordt ingescand. De keuze voor de juiste scanner is dus belangrijker dan de prijs of de omvang doen vermoeden. Ook de vaak meegeleverde software speelt een belangrijke rol. Wij gingen op zoek naar enkele keuzecriteria. PC MAGAZINE/STEF GYSSELS Dit artikel is gebaseerd op de uitgebreide hard- en softwaretest die onze collega’s van PC Magazine uitvoerden, en die u in nummer 155 van dat magazine kunt lezen. Wij distilleerden hieruit de belangrijkste onderscheidende kenmerken voor elke scanner, die voor u van belang kunnen zijn bij uw aankoop.

Hardware

1. Size matters Wie vaak onderweg documenten moet digitaliseren, wil niet rondzeulen met een loodzwaar en overmaats toestel. Dan kan de keuze voor een compact toestel belangrijker zijn dan eventuele andere criteria. HP’s Scanjet Professional 1000 is al behoorlijk compact, maar de kleinste door onze collega’s geteste scanner is ongetwijfeld de Genius CP-SF600. Vaak gaat de keuze voor een beperkt formaat wel ten koste van de gebruiksvriendelijkheid. Zo blijkt HP’s toestel enkel goede scanresultaten op te leveren wanneer het papier mooi recht in de scanner wordt ingevoerd. En ook de Genius-scanner vergt wat meer aandacht bij het invoeren: ver genoeg invoeren is de boodschap, zeker wanneer het papier wat verkreukt is. 2. Meegeleverde software De ene scanner schermt met wat meer bijgeleverde software dan de andere. Bij HP krijgt u drie pakketten meegeleverd, bij Genius zelfs vier, bij Canon enkel de eigen CaptureOnTouch-software. Maar waar u in dit geval vooral op moet letten, is: wordt er een TWAIN-driver meegeleverd of niet? In het tweede geval bent u namelijk volledig overgeleverd aan de software van de hardwareleverancier. Dat kan volstaan, maar het blijft wel een beperking. De Fujitsu ScanSnap S1300 heeft hier bijvoorbeeld voor geopteerd. 3. Snelheid Wie veel en regelmatig documenten inscant, heeft er alle belang bij dat de scanner een degelijke snelheid haalt. Zo niet, heeft dit een rechtstreekse impact op de productiviteit van de medewerker in kwestie, met als gevolg een prijskaartje dat vele malen groter is dan dat van de scanner. Zo duurt een A4-scan aan 200 dpi bij de Genius 20 seconden, terwijl de HP hier slechts 12 seconden voor nodig heeft.

28

Een alternatief voor de scansnelheid is het aantal pagina’s dat u kunt klaarzetten om te laten scannen zonder manuele interventie. Dat bespaart natuurlijk ook tijd, zeker wanneer uw scanner niet meteen naast u staat. Toestellen die voortdurend haperen en waar elk blad afzonderlijk moet worden ingevoerd, zijn dan een minder logische keuze dan bijvoorbeeld de Samsung SCX5737FW, een multifunctional met een feedreader van maar liefst 99 pagina’s, zodat u pas bij de honderdste scan een nieuw stapeltje moet klaarzetten. 4. Volume En hier hebben we het wel degelijk over het geluidsvolume. Wanneer uw scanner vlak naast u staat, kan dat namelijk ook een aankoopcriterium vormen. Een toestel dat wel tientallen pagina’s tegelijk voor u inscant, maar tegelijk voortdurend een storend gebrom produceert, kan uw productiviteit en zeker uw arbeidsvreugde serieus in de weg staan. 5. Installatiegemak Ook al is dit bij de meeste hardwareleveranciers al behoorlijk geregeld, toch loont het de moeite van het vermelden: hoe snel krijgt u het toestel aan de praat? Dit hangt van de hardware zelf af, maar ook van de bijgeleverde software en drivers. HP heeft bijvoorbeeld een behoorlijke bundel met extra’s, maar helaas staan die allemaal op afzonderlijke cd’s. Veel handiger zou zijn: een totaalinstallatie op één dvd of cd, waarbij u ook ineens een korte uitleg krijgt wat elk pakket precies doet.


028_031_SBS124_Dossier Management HW SW.indd 28

26/01/12 13:53

HARDWARE & SOFTWARE

Geteste toestellen 6. Tekstherkenning Hier komen we nog op terug in het softwaregedeelte, maar aangezien tekstherkenning ook afhangt van de kwaliteit van de scans, loont het toch de moeite om de leverancier te laten tonen hoe goed de tekstherkenning is op een willekeurige tekst. Doet u de vergelijking, dan kunt u deze tekst door verschillende producten laten ‘herkennen’. De resultaten zijn soms zeer uiteenlopend. De Fujitsu ScanSnap is bijvoorbeeld een uitstekende tekstherkenner. 7. Gebruikersinterface Het gebruiksgemak bepaalt voor een groot stuk de productiviteit van een toestel en van de medewerker die het beheert. Dit gebruiksgemak wordt grotendeels bepaald door de gebruikersinterface, en die verschilt van toestel tot toestel. Waar de Genius-scanner een onderscheid maakt tussen standaard scannen naar een standaard map en een Custom-knop als u naar andere software wil overschakelen, gaan andere toestellen veel verder in de standaard interface.

De volgende toestellen werden door onze collega’s van PC Magazine op de testbank gelegd:

Canon P-215 Fujitsu ScanSnap S1300 Genius CP-SF600 HP Scanjet Professional 1000 Lexmark Genesis S815 Samsung SCX-5737FW De Canon P-215 biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om in verschillende formaten te scannen, waaronder pdf en jpeg, als u van de Canon-software gebruik maakt tenminste. Het grote bedieningsscherm van de Lexmark Genesis S815 en van de Samsung-multifunctional is een tweesnijdend zwaard: u hebt in één oogopslag alle functionaliteit, maar dat kan voor sommige mensen, die eigenlijk gewoon op zoek zijn naar de basisfuncties, soms contraproductief werken.

Windows of Linux hosting, we werken op je systeem Al sinds 1999 is Combell dé hostingpartner van grote en kleine bedrijven. Waarom? Omdat we altijd klaar staan om voor jou een hostingoplossing op maat te ontwerpen en te beheren. We hebben specialisten in huis voor de hosting van zowel Windows als Linux systemen. Samen met onze collega’s, staan we dus garant voor een volledige vrijheid van technologie bij de creatie van jouw hostingoplossing. Kom alles te weten over onze hosting op www.combell.com. [email protected] · www.combell.com · Bel gratis 0800-8-567890

Stefan, Senior Linux engineer

Stijn, Senior Windows engineer


26/01/12 13:53

DOSSIER

DOCUMENT MANAGEMENT

8. Connectiviteit Hiermee bedoelen we het gemak waarmee de scanner zich verbindt met de buitenwereld. Dit kan op verschillende niveaus gebeuren: softwarematig kan het rechtstreeks inlezen van businesskaartjes in Outlook of Notes een troef zijn, maar ook een rechtstreekse lijn met cloudtoepassingen zoals Evernote, Google Docs, SugarSync, SharePoint en Salesforce Chatter. Hardwarematig kan het rechtstreeks inscannen naar een smartphone of tablet voor reizende medewerkers een zegen zijn. De Fujitsu ScanSnap mag gerust de connectiviteitskoning van de geteste toestellen genoemd worden, want hij biedt alle bovenstaande mogelijkheden aan, al worden voorlopig enkel de iPhone en de iPad rechtstreeks ondersteund. 9. Prijs/kwaliteit Uiteraard vormt de prijs altijd een criterium, maar in het geval van scanners lijkt het ons enkel een criterium wanneer de kwaliteit van twee toestellen nagenoeg identiek is, en u dus echt geen ander criterium meer hebt om uw keuze mee te verantwoorden. Wanneer u moet kiezen tussen een goedkoop en een productief toestel, kunt u er van op aan dat het productiefste toestel op termijn ook het goedkoopste zal blijken.

Software

Ook voor de software voor de verwerking van de ingescande documenten is er een heel uiteenlopend aanbod. Ook hier kunnen enkele keuzecriteria dus helpen om uw beste keuze te ontdekken. 1. Prijs/kwaliteit In tegenstelling tot bij de hardware is prijs hier wel degelijk een argument. Met name omwille van één pakket: Adobe Acrobat X. Deze software is het neusje van de zalm inzake tekstherkenning en een bijzonder volledig pakket

30

voor bewerking van het ingescande document. Maar u betaalt er wel meer dan het dubbele van de andere pakketten voor. U moet dus afwegen of u die extra functionaliteit echt zal gebruiken voor u die meerprijs op tafel legt. 2. Verwerkingskracht Ook de software kan bepalend zijn voor de snelheid waarmee u een papieren document verwerkt krijgt. De FineReader-software van ABBYY bijvoorbeeld is niet alleen een stuk trager dan zijn concurrenten, maar vraagt ook heel wat RAM-geheugen. Zonder een stevige machine met enkele gigbaytes RAM op overschot redt u het niet met deze software voor intens gebruik. Iris Readiris scoort dan weer wel heel goed: zelfs met een standaard computer betekent de documentverwerking geen significante systeembelasting. 3. Gebruiksgemak Voor software heeft de interface natuurlijk een nog grotere impact op

Geteste OCR-software ABBYY FineReader 11 Professional Adobe Acrobat X Standard Iris Readiris Pro 12 Nuance OmniPage 18

129 euro 522 euro 129 euro 99 euro



26/01/12 13:53

HARDWARE & SOFTWARE

uw beslissing. Een scherm waaruit u niet wijs raakt belooft weinig goeds voor de snelheid waarmee u deze software zal kunnen bedienen. Opvallend voor een groot pakket als Adobe Acrobat is dat ook hier de interface bijzonder intuïtief is, dankzij hun keuze om enkel de basisfuncties prominent in beeld te brengen. Naar de extra’s is het dan weer harder zoeken. Zo hard zelfs dat een extra zoekveld geen overbodige luxe zou zijn, zeker voor die prijs. Andere software heeft dan weer zijn eigen ongemakken. Nuance heeft bijvoorbeeld wel het voordeel dat de schermen in verschillende stappen worden geordend, maar het nadeel dat u moeilijk een stap terug kunt zetten in dit proces. 4. OCR De tekenherkenning zelf blijft uiteraard het belangrijkste criterium voor wie OCR-software aanschaft.

Hou er wel rekening mee dat u alles uitprobeert voor u tot een aankoop overgaat. Iris-software is bijvoorbeeld prima voor gewone tekstherkenning, maar wanneer er tabellen en grafische elementen in voorkomen, gaat deze software regelmatig de mist in.

OCR in de cloud Zelfs OCR-software kunt u tegenwoordig uit de cloud halen. OfficeDrop is hier een voorbeeld van. Deze dienst zit volledig in de cloud en past automatisch tekstherkenning toe op uw documenten. Op deze manier kunt u snel en eenvoudig al uw ingescande documenten beheren via uw computer, via internet of zelfs via een iPad. De ScanDrop-scansoftware zorgt ervoor dat uw huidige scanner herkend, wordt en integreert die in OfficeDrop. Of hebt u het misschien liever wat ambachtelijker? Dan kunt u al uw documenten zelfs maandelijks via de post naar OfficeDrop sturen, zodat zij die voor u digitaliseren en in uw persoonlijke cloud plaatsen. Tot 25 verschillende bestandstypes, zoals pdf, Word en PowerPoint, worden door OfficeDrop ondersteund. Een gratis test kan tot 50 pagina’s per maand. Ligt uw scanvolume hoger, dan kunt u online kiezen tussen verschillende maandelijkse abonnementen. www.officedrop.com

Spelers in deze markt uw partner

voor documentbeheer



31 26/01/12 13:53

DOSSIER

UNIFIED COMMUNICATION

DE LANGE WEG NAAR EENMAKING Unified communication is niet nieuw. Maar toch is het fenomeen van het bundelen van communicatie in ons land pas nu aan het doordringen, zeker bij kleinere bedrijven. We maken een stand van zaken, bespreken actuele trends en bekijken wat unified communication voor u kan betekenen. Een verhaal over betere communicatie, maar ook over winkeliers, Facebook, tablets en chocolade. WILLIAM VISTERIN In een tijd waarin bedrijven meer moeten samenwerken, zowel met interne als externe gesprekspartners, is efficiënte communicatie geen overbodige luxe. Unified communication moet daar een antwoord op geven. In een viertal vragen overlopen we de stand van zaken in unified communication:

Waaruit bestaat unified communication?

Bij unified communication (UC voor de vrienden) gaat het om een verzameling van technologieën die als doel hebben alle communicatiekanalen in een organisatie (telefoon, e-mail en chat) te integreren. Het gaat dan om technologieën die voorheen apart werden aangeboden. Soms waren ze oorspronkelijk zelfs bestemd voor aparte toestellen en netwerken. Om het licht in de duisternis te doen schijnen, overlopen we de onderdelen. Let wel: de concrete invulling daarvan gebeurt door leveranciers, en ieder doet het dat op zijn eigen manier. Maar grosso modo kunnen we in UC zes onderdelen onderscheiden: 1. Telefonie en spraakverkeer: Dit domein bevat zowel vaste als mobiele telefonie, als de mogelijkheid om met de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren. Ook de telefooncentrale, PBX of IP PBX (als ze op IP gebaseerd is), valt hieronder. Net als live communicatie zoals live video. Voor menig bedrijf is telefonie een belangrijk element in communicatie. Op zich heeft telefonie vandaag ook meer

32

en meer de neiging om, net zoals UC, geïntegreerd te worden. Denk maar aan het gebruik van één nummer voor uw vaste en mobiele telefoon, en een naadloze omschakeling tussen vast en mobiel. 2. Berichtenverkeer: Dit domein omvat e-mail, vandaag zowat de meest vooraanstaande vorm van zakelijke communicatie. Ondanks verhalen over een terugval van e-mail en pogingen van bedrijven zoals Atos om het e-mailverkeer terug te dringen, zijn er wereldwijd bijna 3 miljard e-mailaccounts, goed voor 188 miljard e-mails per dag. Toch is e-mail binnen dit domein slechts één onderdeel, dat men traditioneel ook wel omschrijft als unified messaging. Unified messaging richt zich op het universeel afleveren van berichten. Inkomende telefoongesprekken zullen bijvoorbeeld naar voicemails omgezet worden en achteraf op de best mogelijke manier worden afgeleverd. 3. Presence & instant messaging: speelt een vooraanstaande (en nog steeds toenemende) rol in de volgende


032_036_SBS124_Dossier UC.indd 32

26/01/12 13:53

generatie van communicatie. Zo’n presence-functie, vergelijkbaar met de functie die we bij een instant messaging toepassing zoals Windows Live Messenger terugvinden, houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden. Iemand die in een meeting zit, kan bijvoorbeeld aanduiden dat hij wel e-mails wil ontvangen, maar geen telefoons. Vooral zogenaamde ‘presence diensten’ winnen aan populariteit en maken de verzameling en publicatie van presence en locatie van en naar diverse bronnen mogelijk. 4. Conferencing, of de mogelijkheid om virtueel te vergaderen of zaken te bespreken. Hieronder verstaan we aparte audioconferenties, videoconferenties en web conferencing. Of conferentievormen die ingebed zitten in bovenstaande communicatievormen. Ook al verschilt UC van aanbieder tot aanbieder, toch zijn de meeste analisten het ermee eens dat een UC-toepassing minstens drie van de vier bovenstaande domeinen moet bevatten. Deze worden dan desgevallend aangevuld met: 5. Clients: geven de mogelijkheid om toegang te krijgen tot diverse communicatiefuncties van een consistente interface. Dat kan gaan van clients die u op uw desktop moet installeren, over browser clients, tot mobiele apps voor mobiele toestellen. “Gebruikers kiezen vandaag voor het meest efficiënte communicatiemedium, onafhankelijk van het individuele device”, benadrukt Peter Baeten, deployment readiness manager bij Siemens Enterprise Communication.

In elk geval is het aantal toestellen dat zakenmensen gebruiken, en dus ook de clients, gevoelig toegenomen. “Zo blijkt duidelijk de invloed van de consumentenmarkt, die invloed heeft op zakelijke omgevingen. Smartphones worden alsmaar goedkoper en ook tablet-pc’s breken door. En gebruikers krijgen dan op die toestellen dezelfde user interface”, meent hij. 6. Communicatie-applicaties: eigenlijk een verzamelterm voor andere toepassingen die communicatie mogelijk maken en geïntegreerd worden. “Naast telefoon, conferencing, e-mail en instant messaging hebben we de laatste jaren namelijk een resem andere communicatiekanalen zien opduiken”, beaamt Baeten. Mensen, ook professionelen, communiceren vandaag ook via sociale media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn of Yammer. Ze kunnen dan bijvoorbeeld telefoneren via een Facebook-connector. Of connecteren hun UC-toepassing met Google of Skype. Allemaal voorbeelden die er op wijzen dat het inzake communicatie allemaal wat transparanter is geworden.” Af en toe gaat het bij UC om specifieke vormen van communicatie, zoals voor contact centers. Soms zitten ze ingebed in business applicaties. Bij dergelijke zogenaamde communication enabled business processes is het de bedoeling om de communicatie te integreren in de bedrijfsapplicaties. De communicatie situeert zich zo in een bepaalde context. Twee collega’s kunnen dan bijvoorbeeld snel communiceren over een bepaalde offerte terwijl ze hun CRM-systeem gebruiken.

Moet er nog e-mail zijn? 188 miljard mails per dag Dagelijks worden er wereldwijd 188 miljard e-mails verstuurd. De impact van e-mail is zo groot dat sommige organisaties maatregelen nemen. Zo besliste autofabrikant Volkswagen om zijn BlackBerry-servers buiten de werkuren geen e-mails meer te laten sturen naar zijn medewerkers. Dertig minuten na het einde van de dagtaak van de betreffende medewerker versturen de servers geen e-mail meer. Ze starten dertig minuten voor de nieuwe werkdag opnieuw op. Gewoon telefoneren kan nog wel buiten die uren. Volkswagen staat niet alleen. Het Duitse bedrijf Henkel deed onlangs het licht uit en legde eind vorig jaar tussen Kerstmis en Nieuwjaar het corporate-mailverkeer stil. Enkel in een noodsituatie zouden e-mails verstuurd worden. Ook Belgische bedrijven verstrakken de grens tussen werk en privé, stelt Geert Van Hootegem, professor arbeidssociologie aan de K.U.Leuven. Al lijkt het bij hen voorlopig nog minder drastisch. Zo zou retailer Colruyt via een interne policy te kennen hebben gegeven dat mensen na hun dagtaak niet per definitie bereikbaar hoeven te zijn. Zo blijkt het bedrijf, precies daarom, eerder selectief in het bezorgen van gsm's of smartphones aan zijn werknemers. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012


33 26/01/12 13:53

DOSSIER


Voor groot of klein?

Tradioneel wordt unified communication geassocieerd met grote bedrijven, zoals banken of nutsbedrijven. Dat blijkt ook in de marktpenetratie in ons land. Ruim één op vier grote bedrijven maakt actief gebruik van unified communication. Maar bij de (kleine) KMO’s is het concept (zie tabel hieronder) veel minder doorgedrongen. Ook inzake investeringen staan de grotere bedrijven voorop. Kleine bedrijven beschikken over minder middelen inzake IT-ondersteuning en budgetten. Soms kijken bedrijven nog op tegen de extra investering, maar soms is er ook een psychologische drempel. Bij UC is het nu eenmaal onvermijdelijk dat medewerkers zich qua beschikbaarheid transparanter moeten opstellen ten opzichte van hun collega's, en bijvoorbeeld constant hun beschikbaarheid moeten aangeven of meedelen. Toch maken vooral de middelgrote bedrijven (de tussengroep tot 500 werknemers) een inhaalbeweging. Leveranciers komen op de markt met een aanbod dat meer op de leest van deze groep is geschoeid. Kleinere bedrijven verwachten nu eenmaal toepassingen die makkelijker te implementeren, te beheren en te onderhouden zijn. Bovendien moeten ze makkelijk te integreren zijn met bestaande toepassingen. “Er is vandaag UC voor elk marktsegment. Voor de KMO’s wordt er in dat kader doorgaans een beroep gedaan op indirecte kanalen”, stelt Baeten. Beschikt over unified communication: BEDRIJFSGROOTTE Unified communication

< 50 50-500 > 500 TOTAAL WERKNEMERS WERKNEMERS WERKNEMERS

9%

22%

26%

16%

Bron: Smart Business Strategies, 2011

Plant investeringen in unified communication: BEDRIJFSGROOTTE Unified communication

< 50 50-500 > 500 TOTAAL WERKNEMERS WERKNEMERS WERKNEMERS

9%

19%

27%

16%

Bron: Smart Business Strategies, 2011

De benaming ‘groot’ en ‘klein’ in gebruik geldt deels ook voor de individuele gebruikers. Het is niet zo dat bedrijven een communicatieplatform opleggen dat iedereen binnen het bedrijf dan gebruikt. “Meer en meer kan de gebruiker daar zijn eigen weg in kiezen. Oudere mensen kiezen dan bijvoorbeeld voor de meer klassieke media. De tussengeneratie ontdekt bijvoorbeeld de smartphone, terwijl jongere mensen zich vaak vooral goed voelen bij sociale media”, aldus Baeten. Kortom, ieder heeft zijn eigen UC. Dat geldt ook voor de leveranciers. “We gebruiken dagdagelijks verschillende communicatiemiddelen. Dat gaat van mail, instant

34

messaging en telefoon tot sociale media. Een echte UC-oplossing zou dus al deze vormen van communicatie moeten samenbrengen in één en dezelfde user interface”, kadert Filip Millet, unified communication manager bij Computacenter. “Het probleem is echter dat er geen enkele leverancier is die al deze communicatievormen in één applicatie aanbiedt. Dus ofwel moet er tussen de verschillende leveranciers samengewerkt worden. Ofwel kiest u voor één bepaalde partij en volgt u dus diens invulling van UC.”

Waarom zou u het (nog meer) gebruiken?

Dat lijkt eenvoudig: efficiëntere communicatie. UC biedt bedrijven en individuen de mogelijkheid om hun manier van interactie en het delen van informatie te verbeteren. Dat lijkt ook nodig. Bedrijven drijven alsmaar meer op kennis en informatie, en het delen hiervan moet altijd maar sneller gaan. Ze zijn vandaag ook meer en meer virtueel georganiseerd en er wordt meer mobiel en internationaal gewerkt. Bovendien verwachten sommige gebruikers, met name de jongeren, dat ze bepaalde toepassingen kunnen gebruiken die ze ook thuis aanwenden. Een organisatie moet hier op inspelen. Door dit alles zijn de vooruitzichten van UC eerder beloftevol. De markt groeit nog. Uit wereldwijd onderzoek van Loudhouse research blijkt bijvoorbeeld dat drie kwart van de CIO’s het komende jaar wil investeren in projecten die hun communicatie kunnen verbeteren. Oplossingen in UC worden ook meer en meer matuur, al is de markt nog in volle ontwikkeling. UC kan besparingen opleveren, bijvoorbeeld omdat een bedrijf kiest voor VoIP, en daar later toepassingen bovenop bouwt en bijvoorbeeld gratis kan telefoneren tussen de verschillende vestigingen. “Elk bedrijf kiest daar zijn eigen weg”, stelt Filip Millet. “Sommigen beginnen



26/01/12 13:53

met UC vanuit het vernieuwen van hun telefooncentrale. Op vlak van voice zien we dat bedrijven met meerdere nationale vestigingen kiezen voor een zogenaamde SIPconnectie naar de operator. De trend waar ISDN als technologie op termijn vervangen wordt door IP-connectiviteit, versterkt zich”, stelt hij. “Voordeel voor bedrijven is dan dat ze geen ISDN-abonnementskost per vestiging meer moeten betalen. Ze hebben dan ook geen nood meer aan zogenaamde lokale gateways per vestiging. Eigenlijk is dit een trend naar UC in de private cloud”, weet Millet. “Bedrijven kiezen vanuit die invalsbasis uit de integratie van andere communicatiekanalen. Andere bedrijven stellen bijvoorbeeld hun presence en berichtenverkeer centraal en maken van daaruit de overstap naar spraakverkeer.” Ondanks al dat fraais blijft de zogenaamde business case voor UC soms moeilijk. Efficiënte communicatie kan uw communicatiekosten doen dalen, maar vaak gaat het om zogenaamde ‘soft’ voordelen zoals productiviteitstoename. Want in tegenstelling tot sommige andere domeinen in bedrijfssoftware zoals ERP (betere ondersteuning van bedrijfsprocessen) of CRM (betere klantenrelaties) is betere communicatie moeilijk zwart op wit te bewijzen. Ook al zijn de meeste aanbieders het daar niet mee eens en schermen zij met cijfers en onderzoek om de meerwaarde en productiviteitstoename van UC hard te maken. Bovendien is het zo dat sommige bedrijven hun basiscommunicatievoorziening (met telefoon, e-mail en voicemail) momenteel simpelweg nog voldoende vinden. “We merken dat bij klanten en prospecten. Eigenlijk is het als met chocolade: men kan er uren over vertellen, maar men weet pas echt wat het is door het te proeven. De echte meerwaarde van UC kan je

PETER BAETEN, Deployment readiness manager bij Siemens Enterprise Communication: “Gebruikers kiezen vandaag voor het meest efficiënte communicatiemedium, onafhankelijk van het individuele device.”

28 - 29 MAART 2012 BRUSSEL VAKBEURZEN EN SEMINARIES VOOR IT-MANAGERS EN IT-PROFESSIONALS

DE BELGISCHE EDITIE IN

BRUSSELS EXPO INFOSECURITY.BE

STORAGE EXPO

TOOLING EVENT

NOVITEITEN EN OPLOSSINGEN INSPELEND OP DE HUIDIGE ONTWIKKELINGEN KEYNOTES | SEMINARIES | KLANTENGETUIGENISSEN | INNOVATIES

GRATIS NAAR DE BEURS? MELD U NU AAN VIA WWW.INFOSECURITY.BE | WWW.STORAGE-EXPO.BE | WWW.TOOLINGEVENT.BE

ORGANISATIE SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012


35 26/01/12 13:53

DOSSIER


eigenlijk vooral aantonen door ze te demonstreren”, stelt Baeten. “Pas dan begrijpen mensen vaak wat het voor hun organisatie kan betekenen.”

Wat brengt de toekomst?

Als we de trend in communicatie bekijken, is de evolutie duidelijk: enerzijds zijn er meer en meer communicatiekanalen bijgekomen. Van telefonie, e-mail en instant messaging tot communicatie via sociale media. Ook de verschijningsvorm verschuift. UC focust zich vooral op zogenaamde on-premise toepassingen, die bij de klant geïnstalleerd worden. Maar tegelijk is er ook een groei in zogenaamde cloud-toepassingen, waarbij communicatie vanuit de cloud wordt aangeboden. “Vandaag is het gewoon een feit dat we allemaal verschillende profielen moeten beheren (Facebook, LinkedIn, Twitter, bedrijfsmedia, ...)

De markt in unified communication En wie moet daar voor zorgen? Het speelveld in de markt van unified communication is divers, en in totaal zijn er een tiental partijen die een min of meer compleet UC-aanbod kunnen bieden. Dat zijn de klassieke specialisten in telefonie zoals Alcatel, Siemens, Aastra en Avaya, en partijen zoals Mitel en Cisco die zich focussen op IP-verkeer. Eén opvallende partij in de lijst is Microsoft, dat veel minder een verleden heeft in telefonie, maar vertrekt vanuit de eindgebruiker en zijn software voor samenwerking. Microsoft Lync Unified Communications, voorheen Office Communication Server, is de UC-oplossing van Microsoft. Voordeel van Microsoft is hun vooraanstaande aanwezigheid bij bedrijven, zeker bij KMO’s, en hun samenwerkingsverbanden met partners en andere leveranciers. Toch bevindt de telefoniefunctionaliteit in Lync als PBX-vervanger, ondanks de recente verbeteringen, zich in vergelijking met sommige andere spelers nog in een eerder pril stadium en heeft het daar nog een flinke weg af te leggen. Uit een rapport dat onderzoeksbureau Gartner de voorbije zomer uitbracht, en zich richtte op de markt van unified communication in West-Europa voor kleine en middelgrote bedrijven (tot 500 à 1.000 werknemers), kregen drie partijen ‘positive’ als rating: Alcatel-Lucent, Cisco en Siemens Enterprise Communication. Maar een echt slechte keuze kon Gartner niet aangeven, vermits de rest van de aanbieders de vermelding ‘Promising’ kregen. Wel één pittig detail: in de evaluatie van Gartner werd aanbieder IBM niet meer opgenomen, wegens een te beperkt aanbod en aanwezigheid in dat deel van de UC-markt. Tenslotte nog dit: de cloud. Zo is de trend duidelijk dat communicatie meer en meer als dienst zal worden aangeboden en UC ook naar de cloud zal verschuiven. Terwijl het in bovenstaande evaluatie om ‘on premise’ oplossingen gaat, die bij de klant geïnstalleerd worden. Hierdoor komen ook telecomoperatoren in het spel. Zo gaf een operator als Telenet te kennen om, in samenwerking met Lync van Microsoft, hosted unified communication te willen aanbieden. En een operator als Interoute startte reeds met het leveren van diensten rond Microsoft Lync op de Europese markt.

36

FILIP MILLET, Unified communication manager bij Computacenter: “Het probleem is dat geen enkele leverancier al deze communicatievormen in één applicatie aanbiedt.”

Een gecentraliseerd system dat deze profielen samenbrengt, met de mogelijkheid om met één muisklik te federeren en te collaboreren met verschillende bedrijven, is de toekomst. Al speelt dit laatste zich uiteraard volledig in de publieke cloud af”, weet Millet. Vermoedelijk zullen ook de zogenaamde app stores invloed hebben op UC en eigenlijk op de IT-afdeling in het algemeen. Baeten: “Afhankelijk van de rol van een persoon in een bepaalde organisatie, krijgt hij of zij dan toegang tot bepaalde, bijvoorbeeld mobiele, applicaties. Voor een sales manager is dat dan bijvoorbeeld mobiele UC, voor een boekhouder bijvoorbeeld UC in zijn ERP-pakket.” Een toekomstige IT-manager wordt in die context dan vooral iemand die letterlijk en figuurlijk op de winkel let. De laatste jaren zit de evolutie vooral in het aantal toestellen, zoals tablets en smartphones, die voor UC kunnen worden ingeschakeld. Dit heeft als gevolg dat mensen alsmaar mobieler zijn gaan werken. Voor de toekomst is het koffiedik kijken. Al kan u wel verwachten dat de huidige trends zich zullen doorzetten. Baeten: “Dat betekent nog meer mobiliteit, en nog meer devices en schermen die u kunt gebruiken. Als we die lijn doortrekken, zou u bijvoorbeeld kunnen verwachten dat we binnenkort niet alleen internet en e-mail in de wagen hebben, maar ook UC.”



26/01/12 13:53

Welkom in het hart van de digitale wereld CeBIT 2012: beleeft het totale spectrum van ITC-oplossingen Laat u gericht informeren over de platformen Pro, Gov, Lab en Life Ontdek actuele thema’s, trends en innovaties voor digitaal leven en werken. Profi teer van gekwalificeerde contacten en professionele gesprekken op het nummer 1 ICT-event.

.c Heart of the digital world

GLOBAL FAIRS NV t Tel. +32 16 73 45 51 t [email protected]

BE_NL_CeBIT_210x297_5555.indd 1

02.01.12 10:19

28 FEBRUARI 2012

OPTIMALISEER UW DATACENTER

Strategie en praktijk voor uw IT SCHRIJF JE NU IN! DATUM: 28 FEBRUARI 2012 van 9u30 tot 13u00 PLAATS: ALM Berchem PRIJS: Gratis* INSCHRIJVEN www.businessmeetsit.be

ONZE ANDERE SEMINARS 2012

* Onderwerpen en data onder voorbehoud.

E

lke bedrijf beschikt over een datacenter of gebruikt er een van derden. En elk bedrijf heeft belang bij de optimale werking van zijn datacenter. Bedrijven doen er goed aan om hun datacenter in optimale vorm te brengen en dit op het vlak van infrastructuur, energie en toepassingen. Doet u beroep op een derde partij, dan gelden deze bekommernissen ook. Ook al bent u er op operationeel vlak slechts op enige afstand bij betrokken, u legt wel de voorwaarden en prioriteiten vast.

1 OCHTEND 1 MARKTSTUDIE 1 HOT TOPIC + 3 CUSTOMER CASES

Waarom deelnemen aan dit seminarie? Bezoekers aan dit BMIT-seminarie komen alles te weten over het optimaliseren van hun datacenter, in de praktijk vaak het hart van hun organisatie.

Naar goede gewoonte openen we het Business Meets IT seminarie, in samenwerking met Smart Business Strategies, met een exclusief onderzoek naar datacenters bij Belgische bedrijven. Het biedt u unieke cijfers. Welke prioritieten stellen zij? Welke technologie is in opmars en doen ze het zelf of kloppen ze aan bij een externe datacenterleverancier? Daarnaast vullen wij ons boeiend programma aan met een keynote spreker en drie concrete cases van Belgische organisaties.

UÊ ÕÃiÃÃÊ*ÀViÃÊ>>}iiÌÊÓÇÉäÎ

UÊ ÕÃiÃÃÊ ÌÕÌÞÊ£nÉ£ä

UÊ Õ`Ê «ÕÌ}Ê£äÉäx

UÊiÌÊ }Ì>iÊ>ÌÀÊÓäÉ££

UÊiÌÊ iÕÜiÊ7iÀiÊÓ£ÉäÈ

UÊ>ÀiÌ}Ê/Ài`ÃÊÓäÉ£Ó

UÊ-iVÕÀÌÞÊEÊ-ÌÀ>}iÊ£nÉä

Een organisatie van ITProfessional.be en Smart Business Strategies

* Leveranciers, consultants, werving- en selectieconsultants of pr/reclamebureaumedewerkers op het gebied van Datacenters en/of verwante terreinen kunnen aan dit seminar deelnemen tegen betaling van € 695,- (excl. BTW) per persoon. Dit is inclusief documentatie, verfrissingen en lunch.

BMI16_spread_NL.indd 2

26/01/12 14:52

GRATIS S

EMINAR

BEPERKT AANT PLAATSE AL N

AGENDA

*

Met dank aan: Fujitsu Technology Solutions is de toonaangevende Europese leverancier

08.45

Ontvangst en registratie

van IT-infrastructuur die aanwezig is op alle belangrijke markten in

09.30

Inleiding + resultaten marktonderzoek door dagvoorzitter William Visterin, hoofdredacteur Smart Business Strategies

een volledig portefeuille aan IT-producten, -oplossingen en –diensten.

CEMEA&I en telt zowel grote, middelgrote als kleine ondernemingen met

HP, het grootste technologiebedrijf ter wereld, creëert technologieoplossingen die nieuwe mogelijkheden bieden voor

10.00

Hot Topic: Daniel Lebeau, VP Management & Information Systems GlaxoSmithKline Biologicals

10.30

Pauze

11.00

Customer-case: Luk Van Beneden, IT-directeur Stad Kortrijk

11.30 12.00 12.30

Customer-case: zie businessmeetsit.be

consumenten en bedrijven met een portfolio bestaande uit printers, personal computers, software, services en IT-infrastructuur.

IBM is één van de wereldleiders op het gebied van IT Services en Consultancy. Circa 400.000 IBMers wereldwijd zijn betrokken bij het integreren van hardware, software en diensten om vooruitstrevende bedrijven in staat te stellen succesvol te zijn, via Smarter Planet oplossingen.

Interxion is een Europese marktleider op het gebied van

Customer-case: zie businessmeetsit.be

netwerkonafhankelijke data center diensten. Vanuit 28 datacenters in 11

Walking lunch

aan bij Interxion.

Europese landen, ondersteunt het bedrijf ruim 1.200 klanten. Meer dan 400 carriers en ISP’s en 18 Internet exchanges bieden hun connectiviteit

LCL biedt u een beveiligde omgeving en een ruim gamma aan connectiviteits-mogelijkheden voor uw data center outsourcing. Bezoek ons datacenter te Brussel elke 1ste vrijdag van de maand. Bel 02 709 70 23 of stuur een mail naar [email protected]. www.lcl.be

BMI16_spread_NL.indd 3

26/01/12 14:52

TECHNO LOGIE

NFC

Vervanger van betaalkaarten en prikklokken Het poetspersoneel voor de Stad Gent heeft geen prikklok nodig. Ze checken uit op basis van een smartphone met Near Field Communication of NFC. Deze technologie is veelbelovend, maar staat nog maar in de kinderschoenen. BART STOFFELS & WILLIAM VISTERIN NFC is een radiocommunicatietechnologie die nauw verwant is aan RFID (Radio Frequency Identification). In feite is het een bundeling van verschillende technieken om over een afstand van enkele centimeters een draadloze gegevensverbinding op te zetten. Dat kan zelfs zonder stroombron: de connectie wordt dan via inductie opgewerkt door de interactie van de antennes van zender en ontvanger.

H

et is ISS, een van de marktleiders op het vlak van schoonmaakpersoneel, dat de technologie introduceerde in samenwerking met Mobistar. NFC is een zogenaamde ‘machine-to-machinetoepassing’ waarmee het de schoonmaakploegen kan opvolgen en de gepresteerde uren registreert. Op enkele locaties voor de Stad Gent wordt een tag aangebracht, een kleine sticker met elektroden. De ISS-medewerkers hebben een Sagemsmartphone met ingebouwde NFCtechnologie, en die synchroniseert automatisch met de tags. Alle informatie wordt zo naar een centraal systeem gestuurd. Daar weten ze zo steeds waar elke medewerker is, en wanneer een opdracht afgerond is. De medewerkers krijgen ook de volgende opdracht doorgestuurd via hun smartphone.

Toestellen

10 centimeter NFC heeft als contactloos communicatiesysteem een bereik van ongeveer 10 centimeter.

40

Ondanks dit dagelijkse gebruik staat NFC nog maar in de kinderschoenen. Op basis van de technologie kan een smartphone bijvoorbeeld dienen als mobiele bankkaart of als elektronische pas voor het openbare vervoer. Die techniek wordt al toegepast voor de Oyster-kaart van de Londense Underground en de OV-chipkaart in Nederland. Maar verwacht wordt dat pas in 2014 een aanzienlijk aantal betalingen via NFC zal gebeuren.

Feit is dat momenteel nog maar weinig toestellen de technologie aan boord hebben. Naast Sagem zijn Google en Samsung met de Nexus S en Nokia met de N9 en C7 zowat de enigen die NFC voorlopig integreerden in hun telefoons. In het geval van Nokia gaat het om toestellen die geen veilige NFC-toepassingen ondersteunen en waarmee u dus ook geen betalingen zult kunnen uitvoeren. Lang is er gespeculeerd dat ook Apple overstag zou gaan en NFC in de iPhone 5 zou stoppen. Zover is het echter niet gekomen en wellicht kijkt Apple liever eerst de kat wat de boom. Sommigen verwachten dat Apple het moment afwacht dat NFC en Bluetooth, een andere en erg populaire draadloze technologie, technisch in één chip geïntegreerd kunnen worden.

Veiligheid

In plaats van te wachten op NFC-telefoons bekijken telecomoperatoren intussen of ze NFC niet gewoon kunnen inbouwen in de SIM-kaart. Het Belgische Proximus en KPN, Vodafone en T-Mobile in Nederland hebben via de brancheorganisatie GSM Association toegezegd dit te gaan doen, al is er niets bekend over wanneer dit precies zal gebeuren. De SIM-gebaseerde NFC heeft wel eerst meer standaardisatie nodig, iets waar de GSM Association ondertussen de eerste richtlijnen voor heeft uitgevaardigd. Omdat NFC kan gebruikt worden voor het overbrengen van gevoelige informatie, wordt er kritisch gekeken naar de veiligheid van deze technologie. Want wat als uw smartphone met NFC gestolen wordt? En wat als het radiosignaal opgepikt wordt door derden? U zult ook altijd betaalgegevens blijven nodig hebben, zoals een kredietkaartnummer en een pincode.


040_040_SBS124_Technologie_NFC.indd 40

26/01/12 13:54

DATACENTER

Don’t miss our Seminars and Workshops

“Is het om mee te nemen?”

TOGAF9 FOUNDATION TRAINING 8-9 February 2012 in Diegem How to use TOGAF9 and ADM as framework and process

De cloud mag voor veel bedrijven de ideale manier zijn om snel te schakelen, maar andere bedrijven zullen nog steeds behoefte hebben aan een eigen datacenter. Snel schakelen wordt dan wel bijzonder moeilijk: een datacenter bouwen, inclusief planning, kost al snel drie jaar. Maar het kan ook anders. Wat dacht u van een datacenter kanten-klaar geleverd in een tiental weken? STEF GYSSELS Het kan: een datacenter dat in een container bijvoorbeeld naast uw bestaande datacenter wordt gezet, slechts 2 à 3 maanden nadat u aan uitbreiding hebt gedacht. HP heeft hiervoor de ‘POD’ uitgedacht, kort voor ‘performance optimized datacenter’. Kort samengevat is het een datacenter dat volledig door HP wordt samengesteld en klaargemaakt voor de klant en nadien kant-enklaar tot bij de klant wordt vervoerd. Geen eenvoudige klus, dat kunt u zich inbeelden. Of hebt u al vaak een datacenter zien transporteren? Ook al is dit datacenter, voorzien van de nieuwste en dus kleinst mogelijke apparatuur, in volume slechts een fractie van sommige stenen broertjes met gelijkwaardige capaciteit, toch spreken we voor het grootste model, de zogeheten ‘ecopod’, al van een container met serieuze afmetingen: 6,5 meter hoog en breed en bijna 14 meter lang. En met een gewicht van ruim 115.000 kilo mag u hopen dat het niet precies op uw tenen valt. Maar u krijgt er dan ook wel wat rekencapaciteit bij geleverd: deze pod biedt ruimte voor 44 racks van 50 units, samen goed voor 2.200 units. De ‘ecopod’ dankt zijn naam aan zijn grote besparingen, met name op het vlak van elektriciteitsverbruik en koeling, economisch en ecologisch verantwoord dus. HP claimt een PUE (power usage effectiveness,

of verhouding van het totale stroomverbruik tot het effectief voor het rekenwerk aangewende verbruik) van gemiddeld 1,25. Bij een traditioneel datacenter schommelt dit eerder rond de 2. HP claimt hiermee een besparing op de energie voor de faciliteiten zelf van zowat 95%. Zulke ‘datacenters om mee te nemen’ worden in een aantal speciaal voorziene fabrieken ontworpen voor klanten over heel de wereld. Het grootste model werd nog niet verkocht, maar van de 'kleine' broertjes (ruim zeven en bijna dertien meter lang) zijn er al een veertigtal verkocht sinds de introductie in juni vorig jaar. En HP verwacht nog een forse groei, met name in groeilanden zoals India, Brazilië en Rusland. De locatie van de Europese ‘pod’-fabriek – in Tsjechië, ten oosten van Praag – is in dat opzicht niet toevallig eerder naar het oosten dan naar het westen gericht. HP is niet de enige die dit concept heeft omarmd. Ook IBM verkoopt al enkele jaren ‘draagbare’ modulaire datacenters in containerformaat. En Sun was, zoals met veel concepten, de eerste om dit aan te bieden. Maar sinds Oracle de touwtjes in handen heeft, is het ver zoeken naar dit aanbod. “Staat het eigenlijk nog wel op Oracles prijslijst?” vraagt Bertjan De Herder, Business Development Manager for POD EMEA bij HP, zich eerder retorisch af. Maar er zijn reeds kapers op de kust. Dell heeft al ruim een jaar een eigen modulair datacenter klaar, dat het naar eigen zeggen ongeveer binnen de maand bij u thuis komt leveren. Het is nog geen Pizza Express natuurlijk, maar in vergelijking met de aanlooptijd voor een traditioneel datacenter – achttien maanden à drie jaar – klinkt het woord 'bliksemsnel' al minder lachwekkend. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

041_041_SBS124_Technologie Datacenter.indd 41

41

ENTERPRISE ARCHITECTURE WORKSHOP SERIES: Fundamentals of EA 15-17 February 2012 Applied EA - 20-23 March 2012 Advanced EA - 18-20 April 2012 Presented by John Gotze

BUSINESS MODEL INNOVATIE 1 March 2012 in Diegem Presented by Remco Blom (BiZZdesign)

BPMN 2.0 SYNTAX EN POSITIONERING BPMN 2.0 IN DE PRAKTIJK (WORKSHOP) 6 and 7 March 2012 in Diegem Presented by Christian Gijsels

BIG DATA, NOSQL EN ANALYTICS 14 March 2012 in Diegem Presented by Rick van der Lans

INTEGRATIE-OPLOSSINGEN 29 March 2012 Presented by Rick van der Lans

KENNISMANAGEMENT IN EEN MICROSOFT OMGEVING 26 April 2012 in Diegem Optimaliseer het gebruik van Sharepoint en Office voor kenniswerk in uw bedrijf Presented by Steven Warmoes

MASTERING THE REQUIREMENTS PROCESS PART 1 25-27 April 2012 Presented by James Robertson

NIEUWE TECHNOLOGIE EN ARCHITECTUREN VOOR BUSINESS INTELLIGENCE 23-24 May 2012 in Diegem Presented by BI-expert Rick van der Lans

@itworks WWW.ITWORKS.BE 26/01/12 11:15

Untitled-1 1

24/01/12 10:13

MOBIEL INTERNET

Is 3G een alternatief voor vast internet? Nu 3G aan een opmars bezig is, kan het interessant lijken om uw vaste internetlijn op te zeggen en op kantoor (of thuis) volledig over te schakelen op een mobiel netwerk. Of is het daar nog te vroeg voor? CÉDRIC VAN LOON

Mobiel internet lijkt de klassieke internetaansluiting steeds meer naar de achtergrond te duwen. De snelheden klimmen steeds hoger en de beschikbaarheid van 3G wordt elke maand beter. De theoretische snelheden van HSPA+ – tot 14,4 Mbit/s – die in België gehaald worden, zijn ruim voldoende om vlot te surfen. Toch zijn er nog een paar dingen waar u rekening mee moet houden.

Snelheid nakijken

Als u niet al te veel downloadt en uw internetverbruik onder de 2 GB per maand blijft, kan het inderdaad interessant zijn om uw vaste internetprovider buiten te gooien en exclusief voor mobiel internet te kiezen. De maandelijkse kosten liggen in veel van de abonnementsformules een stuk lager. U hoeft daarnaast geen rekening te houden met installatieof aansluitkosten, omdat alles via een simkaart verloopt. Toch kijkt u best eerst na of u wel over een snelle 3G-verbinding beschikt. Al kunt u thuis of op kantoor overal een 3G-router plaatsen, omdat er geen kabels nodig zijn. 3G delen over een beperkte oppervlakte kan gerust met een klassieke router, al is er wel één belangrijke voorwaarde: de router moet de 3G-modem ondersteunen. Daar durft het op dit moment nog wel eens fout lopen. Er is voorlopig nog maar een beperkt aanbod in dit productsegment. Huawei is een van de meest prominente voortrekkers, met routers die een snelheid tot 28,8 Mbit/s

(HSPA+) ondersteunen. Ideaal met het oog op de toekomst, want providers zullen hun snelheden de komende jaren ongetwijfeld nog wat optrekken. Het ingebouwde WiFi N-signaal zorgt er daarnaast voor dat u overal op kantoor of thuis van uw 3G-abonnement kunt genieten. Zo’n router bevat doorgaans ook een aantal LAN-aansluitingen, voor iedereen die zijn computer graag met een netwerkkabel verbindt.

Op verplaatsing

Ook op verplaatsing is de ontvangst onzeker. “Onze mensen op de baan kunnen in ons land gemiddeld in 70 procent van de situaties mobiel internet gebruiken”, stelt Marc Wijnants, CIO bij Bank Van Breda, dat zijn klanten met behulp van mobiel internet documenten laat ondertekenen. “In 30 procent is de connectie voor mobiel internet niet optimaal. Dat is vooral in het wat meer landelijke Wallonië het geval.” Naast thuisrouters bestaan er bovendien ook mobiele 3G-routers om onderweg uw 3G-verbinding te delen met anderen, zoals de D-Link DIR457, die zijn batterij minstens twee uur laat meegaan. Het enige nadeel is de beperkte snelheidsondersteuning tot 3,6 Mbit/s. Toch is zo’n mobiele router nog niet erg populair. De meeste smartphones bevatten tegenwoordig immers bijna allemaal een zogenaamde hotspot-functie. Hiermee maakt u van uw mobiele telefoon een draagbare router die internet deelt met anderen.

Auto

Ook steeds meer automerken bieden in hun optielijst tegenwoordig een hotspot-functie aan om onderweg steeds verbonden te blijven. Door de betere externe antenne is de ontvangst dikwijls beter dan bij de klassieke USB-stick in uw laptop, waardoor deze optie steeds vaker gebruikt wordt door mensen die veel onderweg werken. Kortom, een mobiel internetabonnement kan best een alternatief zijn voor een vaste internetlijn, maar dan moet u wel rekening houden met de beperkingen. De downloadlimieten zijn een stuk krapper en de snelheid is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de mobiele ontvangst. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

043_043_SBS124_Technologie 3G.indd 43

43 26/01/12 11:16

EVENT REPORT

Is beveiliging in de wolken iets voor u? Meer en meer bedrijven doen voor de beveiliging van hun data en toepassingen een beroep op de cloud, en stappen er dus mee naar de buitenwereld. Cloud security was dan ook het thema van het meest recente ‘Business Meets IT’ seminarie dat door uitgeverij Minoc Business Press werd georganiseerd. “Wat goedkoop is, valt doorgaans niet zo makkelijk te beveiligen.” WILLIAM VISTERIN Cloud computing is een relatief nieuwe laag in de beveiliging van de data en de toepassingen van uw onderneming. Sinds jaar en dag beschikken bedrijven over beveiliging die in meerdere lagen. Er is de zogenaamde antivirus (ook wel antimalware genoemd) op de individuele pc van de werknemers. Daarnaast is er de onvermijdelijke fi rewall, als tweede laag, die het netwerkverkeer beveiligt. En omdat veel toestellen zich buiten de traditionele perimeter connecteren en er ook steeds meer ‘vreemde’ toestellen op het netwerk komen, dook ook het concept van

Over welke security beschikt u?

< 50 werknemers

50-500 werknemers

> 500 werknemers

Totaal

Antimalware

82%

90%

91%

86%

Firewall

75%

94%

97%

82%

Antispam

82%

99%

88%

87%

Security policy

17%

55%

65%

37%

Bron: Insites Consulting, Smart Business Strategies, 2011

44

Antimalware, fi rewall en netwerktoegang zijn de meest voor de hand liggende vormen van beveiligingsmaatregelen die bedrijven nemen. Veel bedrijven zien ook antispam als een belangrijke pijler van hun beveiligingsstrategie. In verhouding beschikken ze meer over antispam dan over antivirus, blijkt uit onderzoek van Smart Business Strategies. Vooral kleine bedrijven zien antispam als hun belangrijkste security component.

Cloud

Smart Business vroeg aan 400 Belgische bedrijven, klein en groot, over welke beveiligingscomponenten ze beschikken. Het uiteindelijke beeld in de zakenwereld blijkt erg divers. TECHNOLOGIE

netwerktoegang op. Hierbij worden toestellen en gebruikers eerst gecheckt vooraleer ze op het netwerk worden toegelaten.

Meer en meer duikt de cloud op als bijkomende laag in de beveiliging. De verwachting is dat cloud computing ook steeds meer van de taken van beveiliging op zich zal nemen. Erwin Geirnaert van Zion Security wijst in dit kader op het fundamentele verschil tussen cloud security enerzijds en een secure cloud aan de andere kant. “Bij het eerste gaat het om een security dienst die wordt aangeboden, zoals het fi lteren van e-mails op spam of virussen. Maar bij een secure cloud gaat het om een beveiligde omgeving in een extern datacenter. Een fundamenteel verschil. Al worden de twee vaak door mekaar gebruikt”, benadrukt Geirnaert.


044_047_SBS124_Event Cloudsecurity.indd 44

26/01/12 13:54

CLOUD SECURITY

Het Business Meets IT seminarie rond Security & Cloud computing bleek een schot in de roos. SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012


45 26/01/12 13:55

EVENT REPORT

Een externe cloudomgeving veilig krijgen, is overigens geen sinecure. “Zowel datacenter, infrastructuur, besturingssysteem als applicaties moeten veilig zijn. Net als de werknemers die er gebruik van maken”, aldus Geirnaert. De eerder goedkope cloudomgevingen, zoals bij Amazon. com, geven lang niet altijd voldoende garanties op het vlak van security. “Je zit daar sowieso in een gedeelde omgeving. Wat goedkoop is, valt doorgaans niet zo makkelijk te beveiligen. Om een voorbeeld te geven: als een hacker via het cloudplatform van Amazon.com jouw bandbreedte gebruikt, moet je er zelf nog voor betalen ook”, stelt hij. In elk geval raadt Geirnaert aan om voor een cloud- of hostingpartij best zo lokaal mogelijk te blijven, liefst in Europa. En nog liefst in België zelf. “Als je server gehackt wordt bij een buitenlandse cloud provider, is het moeilijk

Marktaandelen voor security Computer Profile bracht op onze vraag de Belgische beveiligingsmarkt in kaart op basis van twee voorname security producten in bedrijven: antivirus en antimalware enerzijds, en firewalls en routers anderzijds. McAfee, Symantec en Trend Micro voeren de lijst aan bij antivirus. Cisco, Juniper en Watchguard bij routers en firewalls. Al doet marktleider Cisco het in verhouding beter op de routermarkt dan op de firewallmarkt.

Marktaandelen antivirus en antimalware in België 32,0%

McAfee

35,4%

21,8% 22,4%

Symantec 18,9% 17,4%

Trend Micro 5,1% 4,6%

Kaspersky Eses

3,7% 2,6%

F-secure

3,4% 3,8% 3,3% 2,2%

Sophos

2,1% 1,8%

AVG Tech

2,0% 3,2%

CA Technologies

1,9% 2,4%

Panda

1,3% 1,1%

Alwil Software Avira

0,7% 0,4%

Microsoft

0,6% 0,4%

Norman

0,6% 0,7%

Antivirus 2011 Antivirus 2010

om daar vanaf hier een zaak van te maken. Je moet eerst een gerechtelijk bevel zien te krijgen en in een vreemde taal is dat niet evident.” Maar hoe betrouwbaar (of lokaal) uw cloud provider ook is, u moet het als klant zelf blijven opvolgen. “Veel bedrijven onderhandelen heel hard over hun SLA (Service Level Agreement). Maar als het contract uiteindelijk ingaat, blijft zo’n SLA vaak in de kast liggen en komt dat document eigenlijk nooit meer ter sprake”, weet Geirnaert.

Public of Private?

Bedrijven die voor hun beveiliging echt de stap naar de wolken zetten, zijn overigens vrij schaars. Al zijn er een aantal die het overwegen. Dat geldt ook voor een overheidsorganisatie als Fedict, die in een voorbereidende fase zit en hiervoor momenteel de lijnen uitzet. “Voor ons komt het er op neer dat wij in een cloudomgeving zeker dezelfde beveiliging moeten kunnen bekomen als de security die we nu hebben”, aldus Jan Colpaert, netwerk en security architect bij Fedict. De cloud heeft zeker voordelen: het is een elastisch concept, schaalbaar en gebaseerd op het verbruik dat je nodig hebt”, somt Colpaert op. Vooral in een publieke omgeving spelen de schaalvoordelen heel erg, waardoor de prijs vrij laag is. “Maar je hebt dan weer als nadeel dat de locatie van je data vaak onbekend is, dat je binnen deze formule weinig aanpassingen krijgt op jouw maat en dat de SLA meestal eerder beperkt is. Je kan ook moeilijk van de situatie afstappen en bent al snel afhankelijk van de leverancier”, ziet Colpaert als nadelen. Bij een private cloud, die Fedict dan zelf zou uitrollen, ziet Colpaert dan weer hogere kosten en is het moeilijker om de infrastructuur te doen meegroeien. “Ook eigen ontwikkeling is in dat scenario waarschijnlijker.” Daarom dat Fedict voor de toekomst vermoedelijk zal opteren voor de gemengde aanpak van de zogenaamde hybride cloud, dus een combinatie van privé en publiek. “Ook daar is eigen ontwikkeling nog steeds noodzakelijk, maar de migratie verloopt vlotter dan bij een publieke cloud. Wij denken ook dat security iets is dat een organisatie voor een groot deel zelf voor z'n rekening moet nemen. Sommige cloud providers lijken bijvoorbeeld niet klaar voor bepaalde beveiligingstaken, zoals de beveiliging van webapplicaties. Bovendien zijn onze eisen rond security erg divers en omvattend. Dat gaat dan van de bescherming van de data en het ownership ervan, over privacy, encryptie en certificaten, tot de beschikbaarheid van de data, om er maar een paar te noemen.”

Marktaandelen routers & firewalls in België OTHER

8,6%

16,4%

0,9% 5,8% 2,3%

24,7%

27,6%

3,9% 4,9%

7,2%

7,7% 10,8%

21,4% 3,7%

4,7% 3,4%

3,7% 4,0%

8,3%

5,1%

9,3%

11,5%

HP/3COM

4,2% 6,5% 10,0%

CHECKPOINT

WATCHGUARD

JUNIPER

46

75,1%

56,3%

49,6%

48,2%

54,2%

Multinationals & Fortune 500

National Enterprises

Medium Sized Business

Public Domain

Total

CISCO

Toch is de trend naar de cloud duidelijk merkbaar. “Geleidelijk aan is, van servers en storage tot de rest, meer en meer in een gedeelde omgeving terecht gekomen. Van alles bij u, on premise in het jargon, gaat het naar de cloud”, weet hij. En dit alles moet ook steeds beschikbaar zijn. “Vroeger gold een 24 op 7 beschikbaarheid enkel in productieomgevingen. Vandaag is onze economie een 24-uurs economie en ook een stuk internationaler”, stelt Peter Hellemans, head of managed services bij Atos. “Enkel voor beveiliging in de cloud heeft het lang geduurd vooraleer er vragen of opdrachten kwamen van klanten. Onze volgende investering ligt echter in het domein van security, zoals de aanpak rond en het voorkomen van hacking. Want cloud security zit zeker in de lift.”



26/01/12 13:55

CLOUD SECURITY

Sponsors van het Business Meets IT-seminar ‘Cloud Computing’

Barracuda Networks is marktleider in data security, storage en netwerk solutions.

Barracuda Networks Inc [email protected]

Wij onderscheiden ons door gebruiksvriendlijkheid van onze producten, onze unieke customer service en door het engagement van onze partners.

http:// www.barracuda.com

Microsoft voegt unieke mogelijkheden samen – een veilig verwerkingplatform in Windows Server en Hyper-V gecombineerd met end-to-end beveiliging en toegangsbeveiliging. Zo bespaart u tijd en kosten, en beschermt u uw virtuele en fysieke IT-omgevingen.

Microsoft [email protected]

Ontdek alle voordelen op Microsoft.be/readynow

Da Vincilaan 3 1935 Zaventem http:// www.microsoft.be

Panda Security heeft recent z’n positie in Cloud-gebaseerde antimalware oplossingen verder geconsolideerd. Panda biedt maximale bescherming met minimale impact op de performantie van de systemen dankzij het simpele en gemakkelijk te gebruiken systeem.

Panda Security [email protected]

VMware stelt klanten in staat om hun IT-omgeving te transformeren door complexe IT-omgevingen te vereenvoudigen, tegelijkertijd hun kosten aanzienlijk te beperken en een flexibel, snel IT service delivery model te ontwikkelen waarmee de behoeften van zowel gebruikers als bedrijf beter worden ondersteund.

VMware

Westcon Security is internationaal en toonaangevend als het gaat om de distributie van security- en netwerk producten. Westcon Security biedt dagelijks ondersteuning aan resellers en integratoren die op hun beurt technologisch hoogstaande security oplossingen naar de markt brengen. Bezoek ons website www.westconsecurity.be

Check Point Software Technologies Ltd. [email protected]

Generaal De Wittelaan 17D 2800 Mechelen http:// www.pandasecurity.com

Imperiastraat 18 1930 Zaventem http:// www.vmware.be

Pegasuslaan 5 1831 Diegem http:// www.checkpoint.com



47 26/01/12 13:55

VIEWS

What’s in a name change?

STEF GYSS

ELS

Adjunct-hoo fdredacteur

Januari is intussen al achter de rug en nog zijn alle nieuwjaarsfeestjes en -recepties niet afgelopen. Net zoals met de ochtend- en avondspits probeert men de oud- en nieuwjaarsperiode maximaal te spreiden, zodat u niets hoeft te missen. Nefast voor de weegschaal maar uitstekend voor de feestvreugde. Rode draad tijdens de gesprekken op recepties, concerten en borrels: 2012 wordt een ongemeen boeiend jaar waarin de verrassingen enkel worden overtroffen door de verwachte veranderingen. De eerste halve verrassing was het vertrek van RIM’s twee CEO’s. Niet verrassend, omdat de makers van Blackberry het de voorbije tijd allesbehalve goed hebben gedaan. Wel verrassend door de snelheid waarmee het gebeurde. Terwijl iedereen richting Redmond keek om te zien wanneer Steve Ballmer bij Microsoft moet vertrekken, hebben ze in Ontario al de knoop doorgehakt. Zij werden vervangen door de COO, een organisatie- en cijferman dus, wat doet vermoeden dat het bedrijf mag worden schoongemaakt en voorbereid voor de al veelbesproken overname. De naam Microsoft herinnert me trouwens aan een andere receptie: eentje bij een bedrijf dat onlangs van naam was veranderd. Ze hadden ‘strategies’ aan hun naam toegevoegd, en de redactie van dit magazine is de laatste om het nut van dit woord te betwisten. Maar waar we wel twijfels over hebben, is het nut van zulke al dan niet ingrijpende naamsverandering. Dus doken we even de Fortune 500 in op zoek naar de hoogst geklasseerde ICT-bedrijven. De namen zijn niet verrassend: Hewlett-Packard, IBM, Microsoft, Apple, Dell. Heeft één van deze bedrijven ooit een ingrijpende naamsverandering ondergaan? Ik dacht het niet. IBM en HP hebben zelfs nauwelijks aan hun logo geraakt. Kosmetische ingrepen, dat wel, maar steeds herkenbaar. Naamswijzigingen lijken me maar in twee gevallen echt nuttig: ten eerste wanneer een bedrijf het serieus heeft verknoeid en dus zo weinig mogelijk met zijn eigen verleden geconfronteerd wenst te worden (ik zou hier enkele fi nanciële instellingen en zelfs occasioneel een ICT-bedrijf kunnen vernoemen, maar wie ben ik om uw invulplezier te verknallen?), en ten tweede: wanneer een bedrijf, bijvoorbeeld door een overname, zodanig van identiteit verandert, dat een nieuwe naam beter de lading dekt dan de vorige. AB Inbev is hier wel een te citeren voorbeeld. Alle andere naamswijzigingen lijken ons eerder spielerei en achterhoedegevechten. Niets fout mee maar als overtuigend bewijs van een strategische koerswijziging zal het nooit kunnen dienen. Daarvoor zullen de daden nog steeds zwaarder doorwegen dan de woorden.

48

Olympic Jazz

STIJN VIAE

NE

2012 kondigt zich aan als het jaar van de Olympische Zomerspelen in Londen. De kranten zullen er eivol van staan. Het gros van de berichtgeving in aanloop naar de hoogmis van de sport is overigens perfect voorspelbaar: Over hoe de organisatie hopeloos achterloopt op schema en hoe allerhande incidenten de spelen in gevaar brengen, om dan fi naliter vast te stellen dat alles toch nog op tijd klaar zal zijn. We zullen weer hebben overdreven en de planning zal dan toch wel niet zo slecht zijn geweest. Mijn oog viel onlangs op Music 20x12, een muzikale olympiade die het grootse sportspektakel op zal luisteren met uitzonderlijke nieuwe muziek. Niet minder dan twintig opdrachten in de meest diverse genres werden speciaal voor deze gelegenheid uitgegeven, onder auspiciën van het Olympisch Comité en de BBC. Bij de genomineerden voor Music 20x12 zit saxofonist en componist Jason Yarde. Een absoluut verdiende prijs, als u het mij vraagt. De man is een begenadigd modern jazzmuzikant, waarover The Guardian ooit het volgende schreef: “… it’s fascinating to witness how seamlessly Yarde’s writing and improvising intertwine … Swing, hiphop, improv, you name it, he can make it all sound as if it was meant to live together, and he's getting better at it all the time …” Het mooie aan de best geïmproviseerde muziek, zoals blijkt bij menig goede brok jazzmuziek, is dat ze aanvoelt als de best geschreven compositie. Improvisatie en compositie, ze vloeien perfect in elkaar over om te komen tot een geheel onverwachte schoonheid. Is dat misschien het geheime druïdendrankje dat ervoor zal zorgen dat de 2012 Olympics, ondanks de voorspelbare turbulentie in de aanloop ernaartoe, perfect van start zullen kunnen gaan? Ik ben er heilig van overtuigd. STIJN VIAENE is hoogleraar aan de KULeuven, partner van de Vlerick Management School, en houder van de Deloitte Research Chair Bringing IT to Board Level.


048_048_SBS124_Views.indd 48

26/01/12 13:55

TIME OUT

Het geld in ons hoofd In deze nieuwe rubriek vindt u slimme tips van de redactie voor een verantwoorde time out. Vorige maand hadden we het hier over de film ‘Moneyball’, en we blijven in dezelfde sfeer. Maar dit keer met een boek, Psychologeld, over wat geld doet in ons hoofd. En over de volgende fenomenen ... WILLIAM VISTERIN

Mental counting

We houden in ons hoofd een al dan niet bewuste boekhouding bij, met verschillende potjes als salaris, spaargeld en fi nanciële meevallers. Maar helaas zijn we niet altijd rationeel. We rijden 20 minuten om voor een rekenmachine die elders 5 euro goedkoper is. Maar niet voor een jas die in de ene winkel 120 euro kost en hier 125. Dat komt omdat onze mentale boekhouder naar de relatieve besparing kijkt, en niet naar de absolute. Vooral bij grote aankopen (zoals een huis) verliezen mensen gemakkelijk uit het oog dat het absoluut gezien om grote bedragen gaat.

De Latte factor

Deze gaat over de slechte mentale registratie van kleine uitgaven. Geld kan namelijk makkelijk ‘weglekken’ aan kleine uitgaven (koffie, muffi ns, drankjes, …). Financieel adviseur David Bach berekende in dat kader dat een koffiebesparing van 5 euro per dag u na 50 jaar meer dan 2 miljoen euro oplevert. Al hield de man wel rekening met een jaarlijks rendement van 10 procent, wat ons eerder onwaarschijnlijk lijkt.

Het denomination effect

Terwijl de kredietkaart een eerder pijnloos (en misschien zelfs iets te vlot) betaalmiddel lijkt, is dat anders als u ‘echt’ geld door uw vingers ziet glippen. Mensen vinden het bijvoorbeeld moeilijker om biljetten uit te geven dan munten, en vermijden er zelfs uitgaven door. Maar eens het biljet is uitgegeven, geldt dan weer het ‘what the hell effect’: de controle is verloren en we geven dan maar meer uit. Net als taart tijdens een dieetdag. Eens we zondigen met één stuk, gaan we ons te buiten aan allerlei zoetigheid. “Want die dieetdag is toch al verpest.”

Het disposition effect

We hebben een afkeer van verliezen. Ook in geld. We zullen een miskoop van dure knellende schoenen minder snel van de hand doen dan wanneer het gaat om betaalbare (maar evenzeer knellende) schoenen. Mensen houden te lang vast aan verlieslijdende investeringen, terwijl ze hun winnaars

Bespaar op koffie, en word miljonair Per dag Per maand Na 10 jaar Na 30 jaar Na 50 jaar

5 euro 150 euro 30.727 euro 339.073 euro 2.598.659 euro

graag verkopen. Investeerders denken vaak dat aandelen die het slecht doen de aandelen van de toekomst zijn. Maar in de praktijk komt dit maar zelden voor.

De gambler’s fallacy

Deze sluit aan bij het disposition effect. Gokkers negeren bijvoorbeeld het feit dat de uitkomsten op de roulettetafel onafhankelijk zijn van elkaar. Een roulettewiel heeft geen geheugen. Een balletje kan 10 keer na elkaar op rood geëindigd zijn, maar dat verhoogt de kans niet dat het nu zwart wordt. Het is dus niet omdat een bepaald aandeel blijft dalen, dat het uiteindelijk wel moet stijgen.

De availability bias

Mensen schatten risico’s en kansen in aan de hand van gebeurtenissen die ze kennen of zich herinneren. Het is niet omdat Ahold en KPN (en hun aandeel) er indertijd grotendeels bovenop kwamen, dat dit ook met Fortis ging gebeuren. Individuele situaties mogen niet veralgemeend worden. Zo kennen rokers altijd wel iemand die iedere dag een pakje sigaretten rookte en toch honderd geworden is.

De duck factor

We hebben soms de neiging om het oordeel van experts hoog in te schatten. Maar waarom is een adviseur die u gouden bergen belooft zo altruïstisch, en bovendien al lang niet zelf miljonair? Of zoals het Amerikaanse gezegde luidt: "If it walks and quacks like a duck, it’s probably a duck." Als iets te mooi is om waar te zijn, dan is het dat waarschijnlijk ook. Dus blijf altijd nadenken. Psychologeld – waarom we stoppen met denken als we beginnen met uitgeven, Maven Publishing, 175 pagina’s, ISBN: 9789490574260 SMART BUSINESS STRATEGIES FEBRUARI 2012

049_049_SBS124_Time Out.indd 49

49 26/01/12 11:18

DE LIJST

TWITTER

Verdubbel uw Twitteraanhang in vijf stappen Via Twitter houdt u, en uw bedrijf, contact met relaties en mogelijke klanten. Het aantal volgers van uw Twitter-account is hierbij cruciaal. Hoe kunt u die groep gevoelig verhogen? En als het even kan: ze dit jaar verdubbelen. WILLIAM VISTERIN

1. Tweet regelmatig Laten we meteen een open deur intrappen: hoe meer tweets, hoe meer volgers. Of beter: vaker en regelmatiger tweeten, en dat via diverse bronnen. Dus niet alleen met nieuws van uzelf of uw eigen website, maar ook van externe bronnen. Dat betekent ook efficiënt tweeten. Het is intussen bijvoorbeeld mogelijk om uw tweets in een buffer te bewaren en ze pas te publiceren op een geschikter moment. Dus niet zondagnacht, maar maandagvoormiddag om maar iets te zeggen. Technologie helpt u om efficiënter te tweeten met toepassingen als TweetDeck, HootSuite, MarketMeSuite en BufferApp.

2. Wees aanwezig Twitter is interactief. Dat betekent dat u meer volgers krijgt als u er andere mensen bij betrekt. Bijvoorbeeld door hen te retweeten, al dan niet vergezeld van een korte commentaar. Of door een tweet als ‘favorite’ te bestempelen. Anderen doen dat dan ook sneller bij u. Aanwezig zijn op Twitter hoeft overigens niet in tijd uitgerekend te worden. Beperk dus uw tijd op Twitter. Dit lijkt contradictorisch. Maar het gaat om een efficiëntie-oefening. Want u kunt meer focussen door de tijd die u doorbrengt op Twitter te beperken.

50

3. Focus uw onderwerpen Niet alleen in tijdsbesteding, maar ook inhoudelijk gaat het om focus. U kunt over alles twitteren: van de Belgische politiek over het weer tot uw ziek dochtertje. Maar vaak wordt aangeraden om u te focussen op een aantal thema’s die u het best liggen of misschien het meest aansluiten bij uw job of expertise. Dat kan ‘social media’ zijn of ‘start-ups’ of nieuws of analyses uit de sector van uw bedrijf. Extreem voorbeeld van deze strategie is de Belgisch/Nederlandse account ‘@seksfeiten’. Een populair (en makkelijk) onderwerp, maar wel eentje met maar liefst 140.000 volgers. Slechts een beperkt aantal lokale accounts, zoals de Nederlandse cabaratier Youp van ’t Hek (@youpvanthek) met 170.000 volgers, doet beter.

4. Post quotes Heel vaak zien we tweets die linken naar een bepaalde tekst of artikel op een website of blog. Maar in de praktijk, blijkt uit een klein onderzoek van de blog Smedio.com, worden losstaande quotes vaak eerder opgepikt. Dat komt omdat mensen niet de link moeten volgen en het hele artikel moeten lezen om mee te zijn. Ze krijgen als het ware meteen de hele waarde van uw tweet, in één oogopslag.

5. Schaamteloze zelfpromotie U kunt door bovenstaande zaken uitlokken dat Twittergebruikers u volgen. Maar u kunt het hen ook vragen en uw account actief promoten. Zo maken sommige bedrijven gebruik van de zogenaamde ‘follow me’-button om hun Twitter-account in de kijker te zetten, bijvoorbeeld op hun eigen website. Een handige tool, maar momenteel nog niet ten volle benut.


050_050_SBS124_DeLijst.indd 50

26/01/12 11:19

Expertise in

b Named.net

domeinnamen & e-mail

www.bNamed.net

Uw partner in domeinnaamregistraties .net

.info

.co.uk

.de .hu .no

.ro

.li

.cl

.eu

.co.il

.es

.lu s y r o u th ffe o ew ed m

.org

.bz

a

.com.au .pt

.su

bN

ld or

.pl

.cz

.se

.ir .com

.it

.nl

b

.be .fm .com.eg .gr .tv .com.ve

.fr

.co.za .ca

.jobs .hk

.com.pe

.sd .ma

.biz

.cx

.com.mx

.ae .com.uy

.ru

.fi .us

.cn .dj

.cu

Tel: +32 3 400 43 43

.jp

.st

Elke denkbare extensie Excellente service 12 jaar kennis en expertise Interessante reseller-voorwaarden [email protected]

www.bNamed.net

.com.ar

7!!2+!.+9/#%2!).57"%$2)*& $%+/34%.!!.:)%.,)*+6%2,!'%.

-!.!'%$$/#5-%.43%26)#%3

/UTPUTKOSTENWORDENVAAKONDERSCHAT HOEWELZEDIKWIJLSTOTAANZIENLIJKE BEDRAGENOPLOPEN+9/#%2!´S-ANAGED$OCUMENT3ERVICES-$3 KUNNEN DEZEKOSTENFACTORMET VERLAGEN-ETEENVOUDIGEENBETAALBARETOOLS MAKENWEEENGRONDIGEANALYSEVANDEOUTPUT INFRASTRUCTUURBINNENUW BEDRIJF7ELEGGENDEPIJNPUNTENBLOOTENONTWIKKELENVERVOLGENSEEN OPTIMALISERINGOPMAAT ZOWELOPHETVLAKVANHARDWARE SOFTWAREALSVAN PROCESSEN(ETCONTINUBEHEERZORGTERVOORDATALLESPERFECTOPERATIONEEL BLIJFTENWORDTBIJGESTUURDINDIENNODIG 6OOREENMAXIMUMRENDEMENT KAN-$3WORDENGECOMBINEERDMET ONZEDUURZAMEENBETROUWBARE%#/393EN4!3+ALFATOESTELLEN METEENHOGEPRODUCTIVITEITENEENSUPERIEUREAFDRUKKWALITEIT "RON0HOTIZO'ROUP +9/#%2!2%+%./0/.3 + 9/#%2!-)4!"ELGIUM 4EL WWWKYOCERAMITABE

+9/#%2!-)4!#ORPORATION WWWKYOCERAMITACOM

MDS_Type B_A4.indd 1

12-07-2011 15:45:29

DIGITALE MARKETING ONDERHANDELEN UNIFIED COMMUNICATION NFC 3G CLOUD SECURITY 70%

Recommend Documents