Digitale Inzage Medicatiegegevens Noordoost-Brabant Plan van Aanpak

Digitale Inzage Medicatiegegevens Noordoost-Brabant Plan van Aanpak

Digitale Inzage Medicatiegegevens NoordoostBrabant Plan van Aanpak

Rapport bij project 113014, versie 03

VERTROUWELIJK

Dit rapport is geschreven in opdracht van het Regionaal ICT-overleg Noordoost Brabant door bv ing. J. (Joren) Roelofs MSc en ir. M.P.G.M. (Marco) Zoetekouw van M&I/Partners . Amersfoort, augustus 2013

Initiatiefnemers

Pagina 2 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

Inhoudsopgave Initiatiefnemers

2

1

Inleiding

4

2

Managementsamenvatting

5

3

Problematiek rondom medicatieoverdracht

7

4

Projectdoelstelling

8

5

Scope en randvoorwaarden

9

6

De weg naar regionale medicatieoverdracht

10

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Regionale aansluiting op het LSP Business case Projectresultaat Aanpak en fasering Planning Middelen

13 13 13 14 16 16

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

Regionale generieke viewer als tussenoplossing Business case Projectresultaat Aanpak en fasering Planning Middelen Voorstel kostenverdeling Inschatting interne uren (fase 1) Risico’s generieke viewer

17 17 18 19 25 25 26 27 28

9

Projectorganisatie

29

10

Beheersingsmechanismen

32

11

Risico’s

33


1

Inleiding

Voor u ligt het Plan van Aanpak voor regionale medicatie uitwisseling voor de regio Noordoost-Brabant. In dit document beschrijven we hoe de medicatie uitwisseling tussen zorgverleners in de regio verbeterd kan worden. Het schetst de doelstellingen, de oplossingen en middelen die nodig zijn om dit doel te realiseren. Aanleiding Vanuit de medici bestaat de vraag om op een veilige manier snel en eenvoudig medicatiegegevens met elkaar uit te kunnen wisselen. Vooral het beschikken over een actueel medicatieoverzicht bij het toedienen en voorschrijven van medicatie komt de patiëntveiligheid ten goede. Zorgverleners kunnen zo snel zien welke medicatie de patiënt neemt en waar mogelijk contra-indicaties ontstaan. Om de uitwisseling van medicatiegegevens te verbeteren zijn in de regio werkafspraken gemaakt rondom medicatieoverdracht. Dit project beoogt deze werkafspraken te ondersteunen middels geautomatiseerde oplossingen binnen een regionale ICT-infrastructuur. Achtergrond Het project ‘Uitwisseling Medicatiegegevens Noordoost-Brabant’ vindt zijn oorsprong in een breder plan om de zorgcommunicatie in de regio te organiseren en verder te verbeteren. Op basis van interviews en een workshop met diverse betrokkenen uit de regio hebben we geïnventariseerd welke behoefte op het gebied van zorgcommunicatie er binnen de regio bestaat en hoe men dit in de regio wil organiseren. De organisatie heeft als doel een (veilige) zorgcommunicatie omgeving voor de zorgverleners in de regio te realiseren. Dit doen we op basis van drie projecten waar dit project er één van is, de andere twee projecten zijn:  Gezamenlijk optrekken in een Keten Informatie Systeem.  Secure e-mail tussen zorgverleners. Dit Plan van Aanpak richt zich alleen op de project uitwisseling van medicatiegegevens. Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat een managementsamenvatting van het Plan van Aanpak. Voor verdere uitwerking van de stappen verwijzen we naar de opvolgende hoofdstukken. In hoofdstukken 3 en 4 specificeren we wat we met het Plan van Aanpak willen bereiken. Hierin schetsen we de doelstellingen van het project, de scope, uitgangspunten en randvoorwaarden. In hoofdstuk 5 presenteren we met welke oplossingsrichting we deze doelen willen bereiken. In hoofdstuk 6 en 7 schetsen we voor elk spoor een concreet Plan van Aanpak, uitgewerkt op enkele projectmatige aspecten.


2

Managementsamenvatting

In de regio Noordoost-Brabant verbeteren we de medicatie uitwisseling door als regio vaart te maken met het regionaal aansluiten op het landelijke schakelpunt (LSP). Hiermee sluiten we aan bij de landelijke ontwikkelingen en zetten we een belangrijke stap in de verbetering van de patiëntveiligheid. Daarnaast implementeren we in de tussentijd een generieke viewer voor huidige medicatiegegevens die nu digitaal beschikbaar zijn. Denk hierbij aan gegevens vanuit de OZIS ringen en medicatie vanuit de tweedelijns instellingen. Eventueel kan de viewer ook aan medicatie gerelateerde gegevens implementeren (denk aan relevante labwaarden). Dit hoofdstuk vat deze twee sporen op hoofdlijnen samen. Spoor 1: Regionale aansluiting op het LSP als primaire bron voor medicatiegegevens Bij dit spoor sluiten we aan bij de landelijke ontwikkelingen vanuit de Vereniging Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ) om partijen op het LSP aan te sluiten. Dit gedeelte van het plan is, met een paar kleine aanpassingen, overgenomen van het standaard regio implementatieformat van de VZVZ. Op deze wijze lopen we in lijn met de landelijke ontwikkelingen en kunnen we rekenen op de ondersteuning van VZVZ. Op deze manier kan de regio gebruik maken van toekomstige functionaliteit die VZVZ ontwikkelt (Let op: het LSP ondersteunt op dit moment nog niet de ontsluiting van medicatie vanuit de tweede lijn, zie spoor 2). Het aanmelden van patiënten (patiënt consent) op het LSP brengt binnen dit spoor de grootste inspanning met zich mee. Het project richt zich hier met name op, dit betekent patiënten informeren en zorgverleners ondersteunen bij het aanmelden van patiënten op het LSP. Het blijft wel de taak en de verantwoordelijkheid van de zorgverleners zelf om de patiënten daadwerkelijk aan te melden op het LSP. Middels dit project regelen we een regionale voorlichtingscampagne waar de zorgverleners gebruik van kunnen maken. Daarnaast is natuurlijk de technische aansluiting van zorgverleners op het LSP van belang, ook hierbij zal dit project ondersteunen. Tot slot zorgt dit project ook voor de inrichting van een beheerfunctie voor de ‘regio afbakening’ van het LSP. Kosten De VZVZ heeft middelen ter beschikking om regio’s te helpen met de implementatie, verdere uitrol en gebruik van het LSP. Met deze middelen (tarief per inwoner) financieren we deels deze activiteiten. Daarnaast ontvangen de zorgverleners zelf een vergoeding voor de aansluiting op het LSP en het aanmelden van patiënten. Wat overblijft is de investering van een projectleider voor drie dagen per week gedurende de looptijd van het project. Dit betekent bij een indicatief tarief van € 138,- per uur een investering van € 126.000,- exclusief BTW. De projectleider is naast het uitvoeren en coördineren van de projectactiviteiten nodig voor het najagen van partijen om zo snel mogelijk optimaal gebruik te kunnen maken van het LSP. Let op: voor het gebruik van het LSP zijn UZI-passen en mogelijk servercertificaten vereist. Kosten hiervoor zijn niet opgenomen in het bovenstaande kostenoverzicht (UZI-pas tot 1 januari 2014 € 357,-, servercertificaat € 522,-(voor drie jaar) en paslezer +-€ 20,-). Planning Het project kent een doorlooptijd van tien maanden en is in augustus 2014 afgerond. Pagina 5 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

Spoor 2: Een regionale generieke viewer als tussenoplossing Met de generieke viewer tonen we op de korte termijn de reeds beschikbare medicatie gegevens in de regio (uit de verschillende OZIS ringen). Het doel is om in de overgangsperiode van OZIS naar het LSP toch alle aan medicatie gerelateerde gegevens aan de zorgverleners te kunnen blijven tonen. De generieke viewer kan zowel de OZIS ringen als het LSP bevragen. Daarnaast heeft de generieke viewer als doel om zorgverleners inzage te geven in gegevens die op dit moment nog niet via het LSP kunnen worden uitgewisseld (bijvoorbeeld labwaarden en klinische medicatie). Omdat het slechts om een tussenoplossing gaat, realiseren we de generieke viewer zonder grote investeringen en langdurige verplichtingen middels een abonnement model. De initiatiefgroep heeft er voor gekozen om de viewer in drie fasen in te voeren: 1. Ontsluiting van de OZIS ringen en het LSP voor de ziekenhuizen, ZANOB en HOV. 2. Ontsluiting van de labwaarden voor apothekers. 3. Ontsluiting van de (klinische) medicatie uit ziekenhuizen. Het project bestaat uit het selecteren en implementeren van een generieke viewer. Een afvaardiging van de zorgverleners kiest welke viewer dit gaat worden. Hierbij wegen ze af welke viewer de medicatiegegevens het beste weergeeft en welke viewer als meest gebruiksvriendelijk wordt ervaren. Zorgverleners zullen deze keuze maken aan de hand van een aantal demo’s. Kosten De investering voor dit project komt neer op € 95.500,- exclusief BTW, deze is opgebouwd uit:  De kosten voor een projectleider voor tweeënhalve dag per week gedurende fase 1 van het project en anderhalve dag per week voor fase 2 en 3. In termen van kosten vertaalt deze inzet zich in een investering van € 72.500,- exclusief BTW.  De kosten voor het inrichten van een centrale omgeving om de generieke viewer te hosten zijn naar schatting € 3.000,- exclusief BTW.  Daarnaast hebben we een post van € 20.000,- opgenomen voor onvoorziene kosten. Een specificatie en onderverdeling van de kosten is opgenomen in het hoofdstuk middelen. Daarnaast hebben de deelnemers de volgende abonnementskosten om gebruik te maken van de generiek viewer. De volgende bedragen zijn afkomstig uit een vergelijkbaar traject in de regio Rijnmond, daarmee zijn ze indicatief, jaarlijks en exclusief btw:  Apotheken (niet ziekenhuis): € 400,- tot € 500, Ziekenhuizen (incl. ziekenhuisapotheek): € 13.000,- tot € 17.000, Apotheekhoudende huisarts: € 400,- tot € 500, Laboratoria: nog niet bekend  1e lijn (alleen viewer): nog niet bekend Let op: voor het gebruik van de generieke viewer zijn UZI-passen en mogelijk certificaten vereist. De generieke viewer maakt namelijk gebruik van het LSP als databron. Kosten hiervoor zijn niet opgenomen in het bovenstaande kostenoverzicht (UZI-pas tot 1 januari 2014 € 357,-, servercertificaat € 522,-(voor drie jaar) en paslezer +-€ 20,-) Planning Het project heeft een doorlooptijd van negen maanden en is daarmee in juni 2014 afgerond. Pagina 6 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

3

Problematiek rondom medicatieoverdracht

De regio heeft rondom medicatieoverdracht regionale werkafspraken gemaakt om medicatiegegevens aan elkaar over te dragen. ICT-systemen in de regio ondersteunen deze afspraken op dit moment nog onvoldoende, dit maakt het lastig om de afspraken uit te voeren. Apotheek Y Diagnostisch centrum

labuitslagen

7

8

OZIS OZIS

Bommelerwaard/Den Bosch en omstreken Oss/ Veghel / Uden (Voor sommigen ook interessant Waalwijk/Drunen)

Wijzigingen zonder recept(stoppen medicatie))

terugkoppeling

Apotheek afleverbericht 5

instructies

Recept (fax/elektronisch)

1

AMO

recept

2

Ozis

Ontslagrecept

VVT instelling (rol voorschrijver zie huisarts)

3

4

Huisarts /HAP

Verwijsbrief (inclusief medicatieoverzicht) retourbericht

Poliklinisch

Klinisch

retourbericht

6

Ziekenhuis/GGZ-instelling

6

Op hoofdlijnen ontstaat hierdoor de volgende problematiek in de regio: 1. Een AMO is in veel gevallen niet beschikbaar tijdens het moment van voorschrijven. Volgens de werkafspraken is de patiënt zelf verantwoordelijk voor het regelen van een AMO (zelf ophalen bij de apotheek) bij het bezoek aan de tweede lijn. Dit gebeurt lang niet in alle gevallen (naar schatting ongeveer 30%), indien dit gebeurt wordt het AMO aangeleverd op papier. Poliklinisch wordt het AMO niet digitaal ter beschikking gesteld (reden omdat het medicatieoverzicht uit OZIS niet overzichtelijk is en OZIS niet met het poliklinisch EVS is geïntegreerd). 2. De raadpleegfunctie op OZIS is voor ziekenhuizen (de klinische afdelingen en de SEH) niet gekoppeld met de interne systemen. Dit betekent per OZIS ring de medicatiegegevens uitvragen en uitprinten. Vervolgens de lijsten samenvoegen en actualiseren met de patiënt (dit alles op papier). 3. (Ontslag) Recepten worden nog niet digitaal teruggekoppeld aan de apotheek. Hierdoor kost het de apotheker meer inspanning om de recepten te verwerken en het AMO te actualiseren. 4. Het AMO bij de verwijsbrief vanuit de huisarts voldoet niet aan de eisen vanuit de LESA. 5. Stoprecepten en wijzigingen in de dosering worden niet doorgegeven aan de apotheker. Op dit moment zijn nog niet alle HISSEN erop ingericht een stoprecept te genereren. 6. Er is geen geborgde terugkoppeling naar deze partijen. Hierdoor is het dossier van de arts niet actueel of weet de VVT-instelling niet dat de medicatie van de cliënt is aangepast. 7. Zorginstellingen kunnen maar één OZIS ring tegelijkertijd bevragen en ziekenhuizen hebben geen koppeling met het LSP. In sommige gevallen zijn relevante OZIS ringen ook niet gekoppeld. 8. Laboratorium uitslagen zijn niet digitaal inzichtelijk voor medicatiebewaking. Niet alle van de hierboven geschetste problematiek valt binnen de scope van dit project. Punten 1, 2, 6, 7 en 8 worden binnen de twee sporen geadresseerd, voor de andere punten moet buiten dit project een oplossing voor gevonden worden.


4

Projectdoelstelling

Dat het correct voorschrijven en gebruiken van medicatie essentieel voor de veiligheid van patiënten is, weten we allemaal. Cijfers liegen er niet om, door verkeerd medicijngebruik belanden er naar schatting jaarlijks 19.000 mensen in het ziekenhuis en overlijden er elk jaar naar schatting 1.250 mensen. Verkeerd medicijngebruik wordt in de hand gewerkt door de complexe combinatie van verschillende medicijnen verstrekt/voorgeschreven door verschillende zorgverleners bij verschillende zorginstellingen. Samenwerking tussen de verschillende disciplines in de zorg is een belangrijke succesfactor om verkeerd medicijngebruik terug te dringen. Om deze samenwerking te verbeteren zijn er in 2012 in de regio Noordoost-Brabant werkafspraken gemaakt rondom de medicatie-overdracht tussen de zorgpartijen in de regio. Met deze werkafspraken blijft de behoefte bestaan om snel en efficiënt te beschikken over een actueel en accuraat medicatieoverzicht (zie hoofdstuk 3, slechts in 30% van poliklinische gevallen beschikt de zorgverlener over een AMO). Dit is namelijk de basis om fouten in de voorschrijving van medicijnen tegen te gaan. Dit project beoogt aan deze behoefte te voldoen door zorgverleners digitaal inzage te geven in het medicatieoverzicht. De patiëntveiligheid verhogen door het medicatiegebruik van patiënten digitaal inzichtelijk te maken middels een actueel medicatieoverzicht voor de eerste- en tweedelijns zorgverleners. Een actueel medicatieoverzicht is een geverifieerde registratie per patiënt van alle geneesmiddelen (al dan niet op recept) en relevante gegevens over het gebruik in een periode van ten minste drie maanden. Volgens de richtlijn ‘Overdracht van medicatiegegevens in de keten’ bevat het actueel medicatieoverzicht ten minste de volgende gegevens:  alle voorgeschreven, verstrekte en toegediende en gebruikte medicatie (met sterkte, dosering, toedieningsvorm, gebruiksperiode);  gebruik van alcohol en/of drugs (aard en duur);  reden van starten/stoppen/wijzigen;  eventuele allergieën, intoleranties, contra-indicaties;  patiëntkenmerken: naam, geboortedatum, geslacht, adres van de patiënt en BSN. Naast het verhogen van de patiëntveiligheid zorgt het digitaliseren van het actueel medicatieoverzicht er ook voor dat met minder inspanning het medicatiebeeld verzameld, uitgewisseld en verwerkt kan worden. Dit resulteert in een efficiencywinst bij de ontvangende partijen en moet het gemakkelijker maken om de benodigde middelen voor het project bij elkaar te krijgen. Tot slot is het regionaal uitwisselen van medicatiegegevens een middel om de verschillende zorgverleners bij het initiatief tot regionale samenwerking te betrekken.


5

Scope en randvoorwaarden

Omdat het regionaal uitwisselen van medicatiegegevens door veel partijen in de regio moet worden gerealiseerd, is het goed om te definiëren wat we onder de uitwisseling van medicatiegegevens verstaan en welke uitgangspunten we hierbij hanteren. De scope en uitgangspunten van het project zijn als volgt geformuleerd:  Het project sluit aan bij de definitie van het medicatieoverzicht uit de ‘Richtlijn medicatieoverdracht in de keten’. Volgens de richtlijn bevat het actueel medicatieoverzicht ten minste de volgende gegevens: - Voorgeschreven, ter hand gestelde, toegediende en gebruikte medicatie, de sterkte, de dosering en de toedieningsvorm van het geneesmiddel, gebruiksperiode, inclusief eventuele vermelding dat het geneesmiddel voortijdig is gestopt. - Gebruik van alcohol en/of drugs (aard en duur). - De reden van starten/stoppen/wijzigen van medicatie en de initiator daarvoor. - Eerste voorschrijver en actuele voorschrijver. - De (dienst)apotheken die deze geneesmiddelen hebben verstrekt. - Basale patiëntkenmerken: BSN, NAW gegevens, geboortedatum en geslacht. - Afgeleide of indien beschikbaar contra-indicatie onderdeel comorbiditeit. - Afgeleide of indien beschikbaar contra-indicatie onderdeel geneesmiddelenallergie- of intolerantie en ADE (ernstige bijwerkingen). - (op aanvraag) Laboratoriumgegevens. - Indicatie, indien nodig om de dosering te beoordelen.  De voorziening voor het regionaal uitwisselen van medicatiegegevens moet de werkafspraken binnen de regio rondom medicatieoverdracht ondersteunen en mogelijk maken. Deze werkafspraken zijn omschreven in de documenten ‘werkafspraken medicatieoverdracht Oss Uden Veghel, definitieve versie januari 2012’ en ‘werkafspraken medicatieoverdracht regio Den Bosch en omgeving en de Bommelerwaard, definitieve versie februari 2012’.  Het project richt zich op het beschikbaar stellen van het actuele medicatieoverzicht door de bronsystemen te ontsluiten. Hoe de zorginstellingen dit overzicht vervolgens gebruiken en in de eigen systemen verwerken (zowel organisatorisch, procesmatig als technisch) is een verantwoordelijkheid van de zorginstelling zelf en valt buiten de scope van dit project. Dit betekent dat de zorginstellingen interne projecten moeten opstarten om de aangeboden oplossingen te ontsluiten, hieronder valt ook het implementeren van de benodigde UZI-passen en certificaten.  Het project maakt zoveel mogelijk gebruik van (internationale) standaarden en richtlijnen op het gebied van gegevensuitwisseling en medische dossiervorming.  Het projectresultaat moet voldoen aan de eisen vanuit de NEN 7510:2011. Randvoorwaarden 

 



In alle gevallen moeten de opgeleverde medicatieoverzichten voldoen aan de landelijk opgestelde richtlijnen (zie richtlijn overdracht van medicatiegegevens). Dit betekent een uniform medicatieoverzicht voor de regio. Er daadwerkelijk medicatieoverzichten aangemeld op de beoogde voorzieningen (na patiënt consent). Zorgverleners zetten zich actief in om patiënt consent te verkrijgen. De ICT-voorziening van de participanten voldoet aan de gestelde eisen. De gebruikers hebben UZI-passen en een UZI-servercertificaat voor de technische omgeving. De participanten voldoen aan de eisen van een Goed Beheerd Zorgsysteem en kunnen een verbinding maken met het LSP middels een Zorg Service Provider. Actieve participatie van zorgverleners en apothekers. De apothekers dienen de gegevens uit de OZIS-ringen ter beschikking van de generieke viewer te stellen. Pagina 9 van 33

Versie 03, vertrouwelijk september 2013

6

De weg naar regionale medicatieoverdracht

Het spreekwoord ‘Er zijn vele wegen die naar Rome leiden’ geldt ook voor medicatieoverdracht in de regio. In een workshop (Medicatie uitwisseling Noordoost-Brabant van 11 april 2013) hebben de deelnemers van het ICT-platform NONB gezamenlijk een aantal scenario’s voor de uitwisseling van medicatiegegevens onderzocht. Na afweging van de voor- en nadelen van elk scenario is er uiteindelijk middels stemming een keuze gemaakt voor het scenario dat de regio wil implementeren. De keuze is uiteindelijk niet op één scenario gevallen maar er is voor gekozen om als regio een tweesporen traject in te zetten. Motivatie voor het tweesporen traject Tijdens de werkconferentie waren alle deelnemers het er over eens dat het LSP de toekomst biedt. Echter op dit moment biedt het LSP op zichzelf nog onvoldoende mogelijkheden om tot een goede medicatieoverdracht te komen:  Nog niet alle patiënten zijn opgenomen in het LSP (patiënt consent). Dit betekent dat er een tussenperiode bestaat waarbij een deel is opgenomen in OZIS en een deel in het LSP.  Het LSP biedt in de huidige versie nog onvoldoende functionaliteit om de tweedelijns instellingen te kunnen ontsluiten (naast raadplegen ook aanleveren van (poli)klinische medicatie). Daarnaast zijn de systemen van de tweedelijns zorginstellingen veelal nog niet geschikt om het LSP te ontsluiten.  Aanvullende informatie naast medicatiegegevens kunnen nog niet worden uitgewisseld met het LSP (bijvoorbeeld recente labwaarden). Om deze drie redenen kiest de regio er voor om naast de aansluiting op het LSP een tijdelijke tussenoplossing te realiseren (spoor 2). Spoor 1: Regionale aansluiting op het LSP als primaire bron voor medicatiegegevens Regionale aansluiting op het Landelijk Schakel Punt (LSP) hebben de deelnemers tijdens de workshop als voorkeursscenario vastgesteld. Dit is de stip aan de horizon waar we als regio naar toe willen en waar we ook meters op willen maken. Hierbij benadrukken we dat het gaat om regionale aansluiting op het LSP (volgens de regionale indeling die nu binnen het LSP is gerealiseerd), niet het landelijk toegankelijk maken van de gegevens. Daarnaast gaat het om de huidige functionaliteit van het LSP, dit betekent dat medicatiegegevens uit de tweedelijns zorginstellingen op dit moment nog niet ontsloten kan worden. Dit scenario betekent dat de zorgverleners ieder individueel moeten aansluiten op het LSP, moeten voldoen aan de eisen van een goed beheerd zorgsysteem (GBZ) en de toestemming van de patiënt moeten regelen om patiënten aan te melden bij het LSP. Zorginstellingen die die systemen gebruiken, kunnen die op dit moment nog niet koppelen, en moeten de systemen geschikt maken of leveranciers hiertoe bewegen. Tevens willen we als regionaal initiatief zorgverleners ondersteunen om aan te sluiten bij het LSP. De volgende redenen zijn door de deelnemers aangedragen om dit scenario als voorkeursscenario te kiezen:  Het scenario aansluiting op het LSP sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen.  Het LSP is op dit moment de meest betrouwbare manier om medicatiegegevens uit te wisselen. De techniek is up-to-date en de uitwisseling is gebaseerd op standaarden.  Veel systemen zijn al geschikt gemaakt om met het LSP te koppelen.  Aansluiten bij het LSP vereist geen eigen centrale technische infrastructuur, deze is al gerealiseerd. Dit drukt ook de kosten.






Het LSP wordt landelijk gedragen en heeft toekomstperspectief. Nieuwe ontwikkeling hoeft niet door de regio zelf bekostigd te worden en sluit automatisch aan bij de landelijke ontwikkelingen. Voor aansluiting op het LSP krijgen zorgverleners een vergoeding. Dit maakt het vanuit financieel oogpunt een interessante optie.

Spoor 2: Een regionale generieke viewer als tussenoplossing Op dit moment is het helaas nog niet zo dat alle zorginstellingen gereed zijn om aan te sluiten op het LSP. Sommige zorginstellingen hebben zich nog niet aangemeld, sommige systemen zijn nog niet gereed, of patiënten zijn nog niet aangemeld op het LSP (opt-in). Met name de zorginstellingen in de tweede lijn hebben om dit moment nog geen aansluiting op het LSP gerealiseerd. Daarnaast is het LSP op dit moment nog niet ingericht om alle benodigde informatie te ontsluiten. Bijvoorbeeld recente labuitslagen, medicatiegegevens uit ziekenhuizen en mogelijk ontsluiting van de OZIS ringen. Er bestaat een behoefte om deze informatie op de korte termijn in te kunnen zien. Zeker gezien de tijd die het kost om de systemen gereed te maken en het LSP met patiënten te vullen. Om deze informatie in de regio toegankelijk te maken is er besloten om een generieke viewer te selecteren en implementeren. Deze generieke viewer ontsluit de medicatiegegevens uit de huidige OZIS ringen en koppelt de meest recente labwaarden van een patiënt (waar relevant voor medicatiebewaking). Dit geeft de zorgverlener een beeld van de informatie die op dit moment beschikbaar is in de regio. In de toekomst kan de viewer ook ingezet worden om bijvoorbeeld de uitwisseling van beelden regionaal te ontsluiten. De volgende redenen zijn door de deelnemers aangedragen om tevens voor dit scenario te kiezen:  De regionale generieke viewer ontsluit meerdere bronnen en geeft daardoor een completer medicatiebeeld van de patiënt.  Door een regionale generieke viewer heeft de regio zelf in de hand welke gegevens voor de regio ontsloten worden.  Door een generieke viewer kunnen zorgverleners in de overgangsperiode zowel gegevens uit de OZIS ringen als het LSP inzien.  Door een generieke viewer kunnen we de labuitslagen van de grootste laboratoria in de regio ontsluiten.  Via de generieke viewer kunnen in de toekomst ook beelden ontsloten worden (IHEXDS).  Naast de landelijke ontwikkelingen zullen er altijd kleinere lokale databronnen zijn die in de regio ontsloten moeten worden. Hiervoor kan men een laagdrempelige generieke viewer gebruiken, landelijke ontwikkelingen kosten meer tijd.


ZIS

AIS

OZIS Oss/Uden/Veghel

OZIS Drunen/Waalwijk

HIS

LIS

OZIS Den bosch e.o.

LSP

Bronsystemen

Verwijsindexen

Generieke viewer Beveiligde webbased omgeving

Alternatieven Naast de twee geselecteerde sporen zijn er nog andere opties overwogen. Deze alternatieven schetsen we kort maar worden in het Plan van Aanpak niet verder uitgewerkt.  Generieke viewer op bestaande databronnen (alleen Spoor 2). Dit scenario kon niet op draagvlak rekenen door gebrek aan integratie in de systemen.  Bestaande OZIS ringen samenvoegen en uitbreiden. Dit scenario hebben we als niet haalbaar beoordeeld omdat de OZIS technologie niet als toekomst vast is.  Zelf een eigen schakelpunt ontwikkelen. Dit scenario vergt te veel investeringen ten opzichte van het LSP dat al beschikbaar is.


7

Regionale aansluiting op het LSP

Dit onderdeel van het Plan van Aanpak beschrijft de wijze waarop de regio NoordoostBrabant de aansluitingen van de zorgaanbieders op het LSP zal realiseren en de patiëntendossiers beschikbaar zal stellen op het LSP door het uitvoeren van de opt-in procedure. Tevens wordt aangegeven hoe de zorgaanbieders zich dienen voor te bereiden op de informatie-uitwisseling via de regio. Dit onderdeel van het plan is gebaseerd op de template ”Plan van aanpak Implementatie LSP voor de Regio” vanuit de VZVZ. Door gebruik te maken van dit plan sluiten we aan bij de landelijke implementatiemethodiek en nemen we ervaringen uit andere regio’s mee in het traject. Het plan is overigens niet één-op-één overgenomen maar toegespitst op de regio Noordoost-Brabant.

7.1

Business case

Door gebruik te maken van het LSP sluit de regio aan bij de landelijke ontwikkelingen op het gebied van medicatie uitwisseling. Er kan, tegen geringe kosten voor de regio, gebruik worden gemaakt van de landelijke infrastructuur. Als de regio gebruik maakt van het LSP dan betekent dit een kwaliteitsverbetering van de patiëntenzorg. Aangesloten zorgverleners zijn in staat om medicatiegegevens met elkaar uit te wisselen. Hiermee wordt het proces van voorschrijven en medicatiebewaking veiliger en kunnen voorschrijvers invulling geven aan de richtlijn voor medicatieoverdracht. Naast de voordelen voor de patiënt zijn zorginstellingen met aansluiting op het LSP in staat om efficiënter te werken. Het kost minder inzet om de benodigde gegevens te verzamelen. Deze efficiëntieverbetering laat zich helaas lastig inschatten en materialiseren. Daarnaast kunnen we als baten aandragen dat zowel de regio als de individuele zorgverlener een vergoeding krijgt voor het aanmelden van patiënten op het LSP. Dit ter compensatie van de kosten en moeite die het aansluiten van het LSP met zich meebrengt. Dit alles tezamen geeft voldoende rechtvaardiging om dit project te starten en de medicatie uitwisseling in de regio te verbeteren.

7.2

Projectresultaat

Het projectresultaat moet bijdragen aan de volgende doelstellingen: 1. Vaststellen van één procedure voor het organiseren van toestemming van de patiënt voor uitwisseling van medicatie- en huisartswaarneemgegevens voor huisartsen, huisartsen posten, (dienst)apotheken en ziekenhuizen. 2. Vergroten van aantal huisartsen, (dienst)apotheken, huisartsenposten en ziekenhuisapotheken binnen de regio dat aangesloten is op het LSP. 3. Vergroten van het aantal beschikbare patiëntendossiers door (dienst)apotheken en huisartsen voor gegevensuitwisseling via het LSP zodat uitwisseling van huisartswaarneemgegevens en medicatiegegevens plaats kan vinden. Het beschikbaar stellen van een patiëntendossier via het LSP kan plaats vinden als de patiënt expliciet toestemming heeft gegeven aan de zorgaanbieder om zijn gegevens uit te wisselen (opt-in principe).Het beoogde eindresultaat van dit project is tweeledig: 1. Medio november is er een opt-in procedure voor de regio gereed.


2. Eind 2013 zullen minimaal 70% van de huisartspraktijken en apotheken aangesloten zijn op het LSP en 50% respectievelijk 30% van de patiëntdossiers van de huisartspraktijken en apotheken aangemeld zijn.1 3. Medio 2014 zullen minimaal 90% van de huisartspraktijken en apotheken aangesloten zijn op het LSP en 70% van de patiëntdossiers van de huisartspraktijken en apotheken aangemeld zijn.

7.3

Aanpak en fasering

De regionale aansluiting op het LSP kent de volgende fasering:

Fase 0: Opstart regionale aanpak In de opstartfase wordt de projectorganisatie voor implementatie ingericht. Met VZVZ worden afspraken gemaakt over de centrale en regionale ondersteuning. VZVZ kan een aantal diensten leveren bij de voorbereiding en uitvoering van de implementatie, zoals het maken van het Plan van Aanpak voor de implementatie, projectleiding en –ondersteuning, tools en hulpmiddelen, centrale ondersteuningsdiensten als helpdesk, serviceteams, aansluitservices enzovoort. Tevens worden afspraken gemaakt over de middelen die beschikbaar worden gesteld: a) Projectorganisatie inrichten. b) Het regionale Plan van Aanpak voor de implementatie wordt opgesteld. c) (eventueel) Als onderdeel van het Plan van Aanpak implementatie LSP wordt per categorie zorgaanbieder een deelplan opgesteld. d) Er wordt geïnventariseerd welke zorgaanbieders nog niet zijn aangesloten op het LSP.

1

Deze targets zijn overeenkomstig met de doelstellingen die de koepels hebben afgesproken met VZVZ, gezien het huidige tempo van de regio zijn deze ambitieus te noemen. Pagina 14 van 33

Versie 03, vertrouwelijk september 2013

e) Voor de regio moet één opt-in procedure worden opgesteld, die alle zorgaanbieders zullen hanteren. Hiervoor kan als uitgangspunt de door VZVZ opgestelde algemene opt-in procedure worden gebruikt. f) Er worden afspraken gemaakt over het regio beheer. Duidelijk moet zijn wie het regionaal aanspreekpunt is. Aan het einde van deze fase is de regio ‘startklaar’. Fase 1: Voorbereiden In deze fase moeten zoveel mogelijk zorgaanbieders aangesloten worden op het LSP en de regio voorbereid worden op de uitvoering van de opt-in procedure. Hieronder de activiteiten die regionaal worden uitgevoerd: a) Er wordt een regionale informatiebijeenkomst georganiseerd voor zorgaanbieders om ze te informeren over de achtergrond, noodzaak en doelstellingen van de implementatie van het LSP. b) Op basis van de vastgestelde opt-in procedure, worden werkinstructies opgesteld. Hiermee kunnen de zorgverleners in de praktijk de opt-in procedure in de huisartsenpraktijk of apotheek in verschillende situaties uitvoeren. c) De ketentest wordt voorbereid. Gegevensuitwisseling tussen huisartsenpraktijk en huisartsenposten en apotheken met de dienstapotheek dienen getest te worden. Hiervoor wordt een testplan opgesteld en worden de zorgaanbieders geïnformeerd. d) De gebruikers van de opt-in procedure (zoals apothekersassistenten en assistenten bij huisartspraktijken) worden voorgelicht over het toepassen van de procedure in de praktijk. e) De voorbereiding van de regionale ‘opt-in’ campagne voor patiënten vindt eveneens in deze fase plaats. Na afloop van deze fase is de regio opt-in ready. Fase 2: Uitvoeren opt-in protocol Deze fase resulteert in een geïntensiveerde regionale aansluiting van apothekers en de beschikbaarheid van nieuwe patiëntendossiers op het LSP voor gegevensuitwisseling: a) De ‘opt-in’ campagne voor patiënten wordt uitgevoerd binnen de huisartsenpraktijken en (dienst)apotheken. Voorlichtingsmateriaal voor patiënten in de regio wordt verspreid om ze op de hoogte te brengen dat zij door hun zorgverlener om toestemming kunnen worden gevraagd voor uitwisseling van hun gegevens. In de deelplannen worden de specifieke activiteiten voor de opt-in campagne verder uitgewerkt. b) VZVZ monitort de groei van het aantal beschikbare patiëntendossiers per regio. Deze informatie wordt direct uit het LSP gehaald. Deze informatie zal beschikbaar worden gesteld aan de regio’s. c) Met de monitoring service kan gemonitord worden of tijdens de uitwisseling van gegevens alle dossiergegevens wel op de juiste wijze worden verstuurd en ontvangen. d) Indien er zich incidenten (technisch of procedureel) voordoen worden deze door de zorgaanbieders gemeld aan de regionale projectleider (procedureel) of de systeemleveranciers (systeemtechnisch). e) In aanloop naar het behalen van de eindresultaten wordt de beheerorganisatie ingericht. Met name de continue monitoring op aanmelding van patiëntendossiers, de inrichting van het incidentenmanagement en het actueel houden van voorlichtingsmateriaal en gerelateerde producten moeten belegd worden binnen de regio-organisatie.


Fase 3: Beheer Het aansluiten van zorgaanbieders, aanmelden van nieuwe patiëntendossiers op het LSP en de monitoring is een continue proces wat ook na afloop van het project plaats vindt. Naar verwachting vindt de overgang van project naar beheer in oktober 2013 plaats. Ondersteuning bij nieuwe aansluitingen en bij problemen met bestaande aansluitingen verzorgt VZVZ. Binnen de regio wordt er een beheerder aangesteld die verantwoordelijk is voor de volgende beheertaken: a) Monitoren en rapporteren over het aantal aansluitingen en aangemelde patiënten dossiers en de uitvoering. b) Beheren van communicatie- en ondersteunend materiaal. c) Communicatie over stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen binnen de regio. d) Contact onderhouden met VZVZ.

7.4

Planning

Deze planning geeft inzicht in de fasering van het project met concrete producten en go/no-go momenten. Daarnaast schatten we de benodigde tijd per fase en de uiteindelijke doorlooptijd van het project. Aan deze planning ligt een detailplanning in MS Project aan ten grondslag, deze is niet opgenomen in het plan. De planning is nog niet afgestemd met eventuele vakanties, dit gebeurt in de afstemming met de projectenkalender van de verschillende participanten.

7.5

Middelen

De meeste kosten van dit project liggen bij de zorginstellingen zelf. Dit zijn de kosten om in technische zin aan te sluiten op het LSP. Daarnaast kost het de zorgverlener tijd om de toestemming van de patiënt te verkrijgen en dit te verwerken in het systeem. Voor deze activiteiten ontvangen de zorginstellingen een vergoeding. Deze vergoeding is in te zien op: (https://www.VZVZ.nl/page/Home/Zorgverlener/Vergoedingen) Om patiënten te bewegen toestemming te geven voor het LSP maakt een regionale voorlichtingscampagne onderdeel uit van dit plan. Voor deze campagne zijn bij de VZVZ middelen beschikbaar. In samenspraak met VZVZ geven we de voorlichtingscampagne vorm en verdelen we de kosten. De kosten hiervan zijn afhankelijk van de manier waarop de regio de campagne vormgeeft. Daarnaast hebben zorgverleners om de gegevens in het LSP te kunnen benaderen een UZIpas nodig. Tot 1 juli 2013 is aanvraag van een UZI-pas kosteloos, na die periode bedraagt een UZI-pas € 483,- per drie jaar. Kosten die overblijven zijn de kosten voor project coördinatie door een projectleider. Wat overblijft is de investering van een projectleider voor drie dagen per week gedurende de looptijd van het project. Dit betekent bij een indicatief tarief van € 138,- per uur een investering van € 126.000,- exclusief BTW.


8

Regionale generieke viewer als tussenoplossing

Dit onderdeel van het Plan van Aanpak werkt de projectmatige aspecten van een regionale generieke viewer verder uit. Doel van het project is om op de korte termijn medicatiegegevens en gegevens die niet beschikbaar zijn binnen het LSP voor de regio inzichtelijk te maken.

8.1

Business case

De baten van een regionale generieke viewer liggen met name in het verbeteren van de patiëntveiligheid door sneller een completer beeld van de medicatiegegevens te krijgen (nu is slechts in naar schatting 30% van de poliklinische gevallen een papieren AMO beschikbaar). Hierbij heeft de viewer meer baten in kwalitatieve dan in kwantitatieve zin. We kunnen betogen dat het de zorgverleners minder tijd kost om uit alle bronnen de medicatiegegevens te distilleren. Bij elkaar opgeteld kan het de regio zo jaarlijks veel tijd schelen. De praktijk leert ons dat de gegevens indien ze niet direct beschikbaar zijn op dit moment gewoon niet opgevraagd worden, hiermee komt de tijdswinst te vervallen. Dit betekent dat de financiële voordelen van een generieke viewer (in termen van efficiëntiewinst) beperkt zijn. Wel is het zo dat bij het niet beschikbaar zijn van de medicatiegegevens de zorgverlener ze door de generieke viewer veel sneller kan opvragen. Dit komt de patiëntveiligheid ten goede. De kwalitatieve baten zijn als volgt te omschrijven:  De gegevens zijn ad-hoc door de zorgverlener op te vragen. Dit stelt de zorgverlener in staat om indien een AMO niet beschikbaar is er toch relatief snel één te genereren (in ieder geval het bronmateriaal te verzamelen).  De gegevens worden uit meerdere bronnen gehaald en zijn hierdoor completer.  De gegevens worden uit meerdere bronnen gehaald, hierdoor hoeft de zorgverlener niet elke bron (bijvoorbeeld elke OZIS ring) apart te benaderen.  Er kan betere medicatiebewaking plaatsvinden doordat de meest recente labwaarden beschikbaar zijn.  Door een generieke viewer kunnen in de toekomst gemakkelijk andere regionale initiatieven/databronnen ontsloten worden.  Huisartsenposten en dienstapothekers kunnen door de generieke viewer snel de beschikbare medicatiegegevens inzien. In een business case zetten we de baten af tegen de kosten van het project. De kosten worden in onderdeel 8.5 middelen verder uitgewerkt. Hierbij zijn we uitgegaan van een opzegbaar abonnement model zonder grote investeringen of lange verplichtingen. Gezien de beperkte kosten die een generieke viewer met zich mee brengt, de hierboven omschreven kwalitatieve baten en het feit dat de regio graag meters wil maken op het gebied van medicatie overdacht, denken wij dat er voldoende aanleiding is om dit project uit te voeren. Hierbij tekenen we wel aan dat het gebruik van de generieke viewer uiteindelijk de baten realiseert en dit project rechtvaardigt, hierdoor is dit een belangrijke randvoorwaarde om aan te voldoen. Het is hierbij de verantwoordelijkheid van de zorgverleners om zich te vergewissen van actuele medicatiegegevens bij het voorschrijven van medicatie.


8.2

Projectresultaat

Tijdens de workshop is het scenario om als regio een generieke viewer te implementeren als tussenoplossing naar voren gekomen. We beschrijven het projectresultaat vanuit organisatorisch, procesmatig, functioneel en technisch perspectief. Sommige van deze aspecten zijn geen concrete resultaten van het project maar meer een opstap waar de regio doormiddel van regionale projecten naar toe werkt. Organisatorisch Vanuit organisatorisch oogpunt resulteert het project in een startpunt voor een organisatie die de toekomstige ICT-infrastructuur van de regio ondersteunt:  beschikbaarheid van de generieke viewer en de koppelingen borgt (beheerorganisatie);  eventuele nieuwe zorgverleners ontsluit en de oplossingen verder in de regio uitrolt (projectorganisatie);  toeziet op toegangscontrole en op het correct gebruik van de generieke viewer (monitoring van gebruik en periodieke audits);  kennis en expertise opbouwt en als vraagbaak voor de regio optreedt (met name voor kleine partijen die geen eigen ICT formatie hebben). Het project bereid deze bovenstaande onderdelen voor zodat deze overgedragen kunnen worden naar de toekomstige regionale organisatie. Tot slot dient er een commissie te worden aangesteld die misstanden ten aanzien van het gebruik van de generieke viewer beoordeelt. Procesmatig Procesmatig dienen de volgende processen gedurende het project te worden uitgewerkt:  aanbieden en opvragen van medicatiegegevens in de regio;  proces van toestemming van de patiënt (patiënt consent voor regionale uitwisseling);  ondersteunen van recht van inzage in de eigen gegevens;  constateren van foutieve medicatiegegevens;  aanvragen/intrekken van autorisaties. Processen worden gedocumenteerd in procesbeschrijvingen en worden ter instructie aan de zorginstellingen aangeboden. Zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het implementeren van de processen in de eigen instellingen. Functioneel Functioneel moet het project leiden tot een viewer waarin men de actuele medicatiegegevens uit de OZIS ringen en het LSP kan inzien. De viewer moet gebruiksvriendelijk zijn en in eerste instantie zijn toegerust op het tonen van medicatieoverzichten. In een latere fase kunnen dit ook lab uitslagen, medische beelden en andere medische documenten zijn. De toestemming van de patiënt voor regionale uitwisseling moet eenvoudig te registreren zijn. Daarnaast moet het systeem functionaliteiten voor autorisatiebeheer en logging bevatten. Een op te stellen functioneel Programma van Eisen omschrijft de functionaliteiten van de generieke viewer. Technisch Technisch gezien moet de generieke viewer voldoen aan de eisen van de regionale ICTinfrastructuur. Dit betekent dat zorgverleners middels single sign-on (SSO) de generieke viewer kunnen openen. Men logt één keer in bij het regionale systeem en de viewer is zonder opnieuw in te loggen te openen. De te selecteren generieke viewer moet in staat zijn meerdere bronnen te raadplegen:  Landelijk Schakel Punt (LSP). Pagina 18 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

 Aanwezige OZIS ringen regio Den Bosch en omstreken, Oss Veghel Uden en Bommelerwaard (mogelijk ook regio Drunen Waalwijk voor het JBZ).  IHE-XDS verwijsindexen, mogelijkheid tot uitbreiding buiten de regio middels IHE-XCA (hierbij kan in de toekomst ook aangesloten worden op de initiatieven rondom beelduitwisseling in de regio). Deze bronnen fungeren als index voor bepaalde patiënten informatie. De viewer moet op basis van de index de juiste informatie van de juiste bron kunnen weergeven. De viewer gedraagt zich als een echte viewer en slaat dus geen (patiënt)informatie centraal op. De technische eisen worden verder uitgewerkt in een technisch programma van eisen. Voor het authenticatieplatvorm kan de regio mogelijk aanhaken bij het Zorgportaal Rijnmond. Deze heeft een single sign-on authenticatie op basis van UZI (voor zorgverleners) of DigiD (voor patiënten) gerealiseerd.

8.3

Aanpak en fasering

Het project heeft als doel om nog in 2013 een aantal concrete producten op te leveren. Deze producten bestaan uit goed binnen tijd en budget te realiseren deliverables en kunnen gezien worden als de eerste stappen op weg naar de stip op de horizon: een volwaardig actueel medicatieoverzicht in de regio Noordoost-Brabant. Fasering

stappen

fase

Om het project snel te kunnen starten is er voor gekozen om het Spoor 2 onder te verdelen in verschillende fasen. De verschillende soorten zorgverleners hebben namelijk verschillende belangen bij de generieke viewer. Ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenposten hebben een direct urgent belang bij de generieke viewer omdat ze op deze wijze toegang tot de medicatiegegevens verkrijgen. Voor de apothekers wordt de generieke viewer pas interessant als naast medicatiegegevens ook labwaarden en klinische medicatie wordt ontsloten. Om er voor te zorgen dat de partijen pas substantieel hoeven bij te dragen als men er ook de baten van kan incasseren is het traject opgeknipt in de volgende drie fasen:  fase 1. Ontsluiting medicatiegegevens OZIS/LSP voor ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenpost;  fase 2. Ontsluiting van de labwaarden voor apothekers;  fase 3. Ontsluiting van de klinische medicatie vanuit ziekenhuizen.

1. Ontsluiting medicatiegegevens OZIS/LSP 1. Opstellen van selectiecriteria voor een generieke viewer. 2. Keuze voor een generieke viewer. 3. Contractonderhandelingen en pilot met de geselecteerde viewer. 4. Uitwerken processen en organisatie. 5. Bestaande databronnen ontsluiten en implementatie viewer bij 1 partij 6. Verdere uitrol binnen de ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenposten.

2. Ontsluiting Lab-waarden

7. Lab-waarden ontsluiten in generieke viewer. 8. Viewer implementeren bij apotheken.

3. Ontsluiting klinische medicatie 9. Klinische medicatie ontsluiten in generieke viewer. 10. Viewer implementeren bij overige zorginstellingen. 11. Projectoverdracht en evaluatie.


8.3.1

Fase 1: Ontsluiting medicatiegegevens OZIS/LSP voor ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenpost

activiteiten

stap

activiteiten

stap

Fase 1 richt zich in eerste instantie in het ontsluiten van de medicatiegegevens vanuit de OZIS ringen en het LSP voor ziekenhuizen, ZANOB en de huisartsenposten.

1. Selectiecriteria viewer

2. Keuze viewer

3. Contract & pilot

4. Processen en organisatie

a) Functioneel & Technisch PvE opstellen. b) Functioneel PvE afstemmen met de zorgverleners. c) Technisch PvE afstemmen met de ICT-vertegenwoordigers. d) Selectiecriteria voor leverancier opstellen. e) Afgestemd PvE ter goedkeuring voorleggen aan de stuurgroep. f) Request for Information (RfI) uitzetten bij de leveranciers. g) Dagdeel leveranciersdemo’s organiseren en inplannen.

a) Acceptatiecriteria voor de generieke viewer opstellen. b) Schriftelijke voorstellen leveranciers beoordelen. c) Leveranciersdemo’s vergelijken. d) Pilotpartij selecteren en pilot voorstel uitwerken. e) Keuzeadvies uitbrengen, pilotvoorstel en acceptatiecriteria voorleggen aan de stuurgroep.

a) Contractonderhandeling met leverancier. b) Contract opstellen en juridische toets uitvoeren. c) Pilot uitvoeren. d) Pilot evalueren. e) Implementatieplan uitwerken. f) Contract, pilotuitkomsten en implementatieplan voorleggen aan de stuurgroep.

a) Organisatievoorstel / Procesomschrijvingen uitwerken. b) Beoogde organisatie en procesomschrijvingen afstemmen met zorgverleners. c) Procesomschrijvingen vaststellen. d) Testplan uitwerken. e) Organisatievoorstel en processen voorleggen aan de stuurgroep.

5. Databronnen & implementatie a) Bestaande OZIS ringen ontsluiten. b) Viewer aansluiten op het LSP. c) Implementatie viewer bij een partij (bijvoorbeeld JBZ). d) Viewer testen. e) Acceptatietest uitvoeren. f) Plan voor verdere uitrol uitwerken. g) Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep.

6. Verdere uitrol

a) Viewer implementeren bij zorginstellingen. b) Instructie gebruikers. c) Projectresultaten gereed maken voor overdracht. D) Uitrol afronden en formele overgang naar fase 2.

De afronding van elke stap kent een go/no-go moment, alleen als de stap succesvol wordt afgerond start de volgende. 1. Opstellen van selectiecriteria voor een generieke viewer Voor het selecteren van de generieke viewer stellen we een Programma van Eisen (PvE) op (zowel functioneel als technisch). Hiervoor zijn eisen voor het ontsluiten van verschillende bronnen van belang. Medicatieoverzichten kunnen immers op één of meerdere OZIS ringen of in het LSP aangemeld zijn. Naast de bronnen die de viewer moet kunnen raadplegen is het ook van belang dat de viewer de juiste items op de juiste manier weergeeft. De selectiecriteria voor de viewer moeten dan ook worden opgesteld in samenspraak met de apothekersgroepen, zorgverleners en huisartsen. De generieke viewer gaat gebruikt worden binnen zorginstellingen en moet dus op een juiste, uniforme en veilige manier conform richtlijnen van de betreffende vakgebieden de medicatieoverzichten weergeven. Deze criteria worden opgesteld tijdens de selectiefase en moeten worden getoetst tijdens de acceptatiefase. Het PvE kunnen we uitzetten bij vier potentiële leveranciers: E-Novation, Medischegegevens.nl, Topicus en CSC. Deze stap bevat de volgende acties: a) Functioneel & Technisch PvE opstellen. b) Functioneel PvE afstemmen met de zorgverleners. c) Technisch PvE afstemmen met de ICT-vertegenwoordigers. d) Selectiecriteria voor leverancier opstellen. e) Afgestemd PvE ter goedkeuring voorleggen aan de stuurgroep. f) Request for Information (RfI) uitzetten bij de leveranciers. g) Dagdeel leveranciersdemo’s organiseren en inplannen. Pagina 20 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

2. Keuze voor een generieke viewer Op basis van het Programma van Eisen en demonstraties van de leveranciers moet een keuze gemaakt worden voor de generieke viewer. Het is belangrijk dat deze keuze gedragen wordt binnen de regio, een goede vertegenwoordiging van de medici bij de sessie moet hiervoor zorgen. Wij adviseren om prototyping te gebruiken om de medici een concrete voorstelling van de werking van de generieke viewer te bieden. Naast de technische en functionele aspecten beoordelen we ook het pilotvoorstel en de implementatieaanpak van de leverancier. Uiteindelijk kiezen we om met één of twee partijen de volgende fase in te gaan. Deze stap bevat de volgende acties: a) Acceptatiecriteria voor de generieke viewer opstellen. b) Schriftelijke voorstellen leveranciers beoordelen. c) Leveranciersdemo’s vergelijken. d) Pilotpartij selecteren en pilotvoorstel uitwerken. e) Keuzeadvies uitbrengen, pilotvoorstel en acceptatiecriteria voorleggen aan de stuurgroep.

3. Contractonderhandelingen en pilot met de geselecteerde viewer In deze fase voeren we contractonderhandelingen met de geselecteerde leveranciers en voeren we een pilot uit om de generieke viewer in de praktijk te testen. De pilot heeft als doel om met een kleine groep gebruikers ervaring op te doen met het gebruik van de generieke viewer, daarnaast is het een technische test om te kijken of de beoogde bronnen ontsloten kunnen worden. Ons voorstel is om dit te doen met een relatief klein aantal partijen en voor een beperkte periode. Uiteindelijk moet dit leiden tot een definitief voorstel met een voor de regio gunstige prijs en een in de praktijk geteste oplossing. Deze stap bevat de volgende acties: a) Contractonderhandeling met leverancier. b) Contract opstellen en juridische toets uitvoeren. c) Pilot uitvoeren. d) Pilot evalueren. e) Implementatieplan uitwerken. f) Contract, pilot uitkomsten en implementatieplan voorleggen aan de stuurgroep. 4. Uitwerken processen en organisatie Op het moment dat de definitieve oplossing gekozen is kunnen we starten met het uitwerken van de beoogde processen en organisatie. Voor elk proces wordt een procesbeschrijving gemaakt die wordt afgestemd met het veld. Deze stap bevat de volgende acties: a) Organisatievoorstel / Procesomschrijvingen uitwerken. b) Beoogde organisatie en procesomschrijvingen afstemmen met zorgverleners. c) Procesomschrijvingen vaststellen. d) Testplan uitwerken. e) Organisatievoorstel en processen voorleggen aan de stuurgroep. 5. Bestaande databronnen ontsluiten en implementatie viewer bij 1 partij De leveranciers starten de implementatie met het ontsluiten van de bestaande OZIS ringen en implementeren van de viewer bij een beperkt aantal partijen. Deze stap is voltooid wanneer de viewer is geïmplementeerd en het mogelijk is op een juiste, veilige en betrouwbare manier medicatieoverzichten in te zien. Het product wordt tevens getest op de in stap 2 opgestelde acceptatiecriteria. Deze stap bevat de volgende acties: a) Bestaande OZIS ringen ontsluiten. Viewer aansluiten op het LSP. Pagina 21 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

b) c) d) e) f)

Implementatie viewer één partij (bijvoorbeeld JBZ). Viewer testen. Acceptatietest uitvoeren. Gedetailleerd plan voor verdere uitrol uitwerken. Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep.

6. Verdere uitrol binnen de ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenposten Indien de eerste versie van de viewer is opgeleverd en met succes wordt gebruikt, kan verder worden gekeken naar de verdere uitrol. Dit betekent het verbreden van de inzage binnen de ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenposten. Hierdoor stijgt het aantal gebruikers die de generieke viewer gebruiken om medicatiegegevens in te zien. Deze stap bevat de volgende acties: a) Viewer implementeren bij de betreffende zorginstellingen. b) Instructie/Ondersteuning gebruikers. c) Detailplan voor fase 2 opstellen. d) Uitrol afronden en formele overgang naar fase 2. 8.3.2

Fase 2: Ontsluiting labwaarden voor apothekers

stap

7. Lab-waarden ontsluiten

activiteiten

Fase 2 richt zich op het ontsluiten van de voor medicatiebewaking relevante labwaarden voor de apothekers. Dit betekent dat de gegevens van de diagnostische centra ontsloten moeten worden voor de generieke viewer, daarnaast moeten we de viewer implementeren bij de apothekers.

a) Onderzoek naar de wijze van ontsluiten lab-waarden. b) Lab-waarden laboratoria ontsluiten. c) Implementatie viewer één apotheek. d) Viewer testen. e) Acceptatietest uitvoeren. f) Gedetailleerd plan voor verdere uitrol uitwerken. g) Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep.

8. Viewer implementeren bij apotheken a) Viewer implementeren bij apotheken. b) Instructie gebruikers. c) Detailplan voor fase 3 opstellen. d) Uitrol afronden en formele overgang naar fase 3.

7. Labwaarden ontsluiten op de generieke viewer Allereerst onderzoeken we samen met de laboratoria op welke wijze de gegevens over de labwaarden het beste kunnen worden ontsloten op de generieke viewer. Op basis van dit onderzoek kunnen de benodigde acties in gang worden gezet om de labwaarden aan te bieden als databron. Vervolgens testen we de functionaliteit op beperkte schaal bij 1 apotheek. Deze stap bevat de volgende acties: a) Onderzoek naar de wijze van ontsluiten labwaarden. b) Labwaarden laboratoria ontsluiten. c) Implementatie viewer één apotheek. d) Viewer testen. e) Acceptatietest uitvoeren. Pagina 22 van 33 Versie 03, vertrouwelijk september 2013

f) Gedetailleerd plan voor verdere uitrol uitwerken. g) Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep. 8. Verdere uitrol van de apotheken in de regio Indien de eerste versie van de viewer is opgeleverd en met succes wordt gebruikt, kan verder worden gekeken naar de verdere uitrol bij de apotheken in de regio. Deze stap bevat de volgende acties: a) Viewer implementeren bij apotheken. b) Instructie gebruikers. c) Detailplan voor fase 3 opstellen. d) Uitrol afronden en formele overgang naar fase 3. 8.3.3

Fase 3: Ontsluiting van klinische medicatie uit ziekenhuizen

activiteiten

stap

Fase 3 richt zich op het ontsluiten van de voor medicatiebewaking relevante klinische medicatie uit de ziekenhuizen. Dit betekent dat de informatiesystemen waarin deze gegevens worden geregistreerd ontsloten moeten worden voor de generieke viewer, daarnaast moeten we de viewer implementeren bij de zorgverleners die nog niet zijn aangesloten maar wel interesse hebben.

9. Klinische medicatie ontsluiten a) Onderzoek naar de wijze van ontsluiten klinische medicatiegegevens. b) Klinische medicatiegegevens ontsluiten. c) Databron testen. d) Acceptatietest uitvoeren. e) Gedetailleerd plan voor verdere uitrol uitwerken. f)Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep.

10. Verdere uitrol in de regio

11. Overdracht & Evaluatie

a) Viewer implementeren bij overige geïnteresseerde zorgverleners. b) Instructie/ondersteuning gebruikers. c) Projectoverdracht voorbereiden.

a) Projectresultaten overdragen naar beheerorganisatie. b) Projectevaluatie vanuit verschillende stakeholders. c) Audit op de informatiebeveiliging. d) Gebruik generieke viewer evalueren.

9. Klinische medicatie ontsluiten op de generieke viewer Allereerst onderzoeken we samen met de laboratoria op welke wijze de gegevens over de labwaarden het beste kunnen worden ontsloten op de generieke viewer. Op basis van dit onderzoek kunnen de benodigde acties in gang worden gezet om de klinische medicatie aan te bieden als databron. Deze stap bevat de volgende acties: a) Onderzoek naar de wijze van ontsluiten klinische medicatiegegevens. b) Klinische medicatiegegevens ontsluiten. c) Databron testen. d) Acceptatietest uitvoeren. e) Gedetailleerd plan voor verdere uitrol uitwerken. f) Resultaten acceptatietest en plan voor verdere uitrol voorleggen aan de stuurgroep.


10. Verdere uitrol van de zorginstellingen in de regio Indien de eerste versie van de viewer is opgeleverd en met succes wordt gebruikt, kan verder worden gekeken naar de verdere uitrol bij de apotheken in de regio. Deze stap bevat de volgende acties: a) Viewer implementeren bij overige geïnteresseerde zorgverleners. b) Instructie/Ondersteuning gebruikers. c) Projectoverdracht voorbereiden. 11. Overdracht naar de nieuwe organisatie en projectevaluatie Met de afronding van stap 10 komt het project ten einde. Dit betekent dat de resultaten moeten worden overgedragen naar de nieuwe regionale organisatie. Daarna vindt er een projectevaluatie plaats. In de projectevaluatie kijken we vanuit verschillende perspectieven naar het uitgevoerde project. Doel is om lessen te leren die we mee kunnen nemen in toekomstige projecten in de regio. a) Projectresultaten overdragen naar beheerorganisatie. b) Projectevaluatie vanuit verschillende stakeholders. c) Audit op de informatiebeveiliging. d) Gebruik generieke viewer evalueren.


8.4

Planning

Deze planning geeft inzicht in de fasering van het project met concrete producten en go/nogo momenten. Daarnaast schatten we de benodigde tijd per fase en de uiteindelijke doorlooptijd van het project. Aan deze planning ligt een detailplanning in MS Project aan ten grondslag, deze is niet opgenomen in het plan. De planning is nog niet afgestemd met eventuele vakanties, dit gebeurt in de afstemming met de projectenkalender van de verschillende participanten.

Let op: Naast deze planning dienen de participanten zelf de UZI-passen en certificaten aan te vragen. Een UZI-pas aanvraag heeft momenteel een doorlooptijd van 12 weken.

8.5

Middelen

Op basis van een project in een andere regio zijn volgende richtprijzen voor de abonnementen opgegeven voor de verschillende type zorginstellingen (bedragen zijn jaarlijks exclusief BTW en volgens inschatting en nog niet uit onderhandeld):  Apotheken (niet ziekenhuis): € 400,- tot € 500, Ziekenhuizen (incl. ziekenhuisapotheek): € 13.000,- tot € 17.000, Apotheekhoudende huisarts: € 400,- tot € 500, Laboratoria: nog niet bekend  1e lijns (alleen viewer): nog niet bekend Let op: deze kosten zijn indicaties voor de abonnementen op de viewer. Naast deze kosten moeten de participanten rekening houden met kosten voor de UZI-passen en server certificaten. De generieke viewer maakt namelijk gebruik van het LSP als databron. Kosten hiervoor zijn niet opgenomen in het bovenstaande kostenoverzicht (UZI-pas tot 1 januari 2014 € 357,-, servercertificaat € 522,-(voor drie jaar) en paslezer +-€ 20,-). Ook de kosten voor netwerkverbindingen middels een Zorg Service Provider zijn niet opgenomen in de bovenstaande kosten. De investering voor dit project komt neer op € 95.500,- exclusief BTW, deze is opgebouwd uit:  De kosten voor een projectleider voor tweeënhalve dag per week gedurende fase 1 van het project en anderhalve dag per week voor fase 2 en 3. In termen van kosten vertaalt deze inzet zich in een investering van € 72.500,- exclusief BTW.  De kosten voor het inrichten van een centrale omgeving om de generieke viewer te hosten zijn naar schatting € 3.000,- exclusief BTW.  Daarnaast hebben we een post van € 20.000,- opgenomen voor onvoorziene kosten. Deze investering moet worden verdeeld onder de participanten, een voorstel tot een verdeelsleutel staat opgenomen op de volgende pagina.


8.6

Voorstel kostenverdeling

Het uitgangspunt van het project is dat iedere participant zijn eigen exploitatiekosten draagt, daarnaast moet er een investering worden verdeeld onder de participanten. De uitkomsten van deze verdeelsleutel staan opgenomen in de onderstaande tabel, deze verdeelsleutel is in bijgesloten Exceldocument (tabblad kostenverdeling) verder uitgewerkt en toegelicht. Investering Projectmanagement voor Fase 1 (LSP en OZIS).

JBZ € 23.970,-

Bernhoven € 11.541,-

ZANOB € 4.439,-

Huisartsenpost € 4.439,-

Huisartsen € 0,-

Apotheken € 0,-

Laboratoria € 0,-

Totaal € 44.388,-

Projectmanagement voor Fase 2 (lab-waarden)

€ 2.663,-

€ 2.663,-

€ 1.332,-

€ 1.332,-

€ 1.332,-

€ 2.663,-

€ 1.332,-

€ 13.316,-

Projectmanagement voor Fase 3 (klinische medicatie)

€ 2.959,-

€ 2.959,-

€ 1.480,-

€ 1.480,-

€ 1.480,-

€ 2.959,-

€ 1.480,-

€ 14.796,-

€ 600,-

€ 600,-

€ 360,-

€ 360,-

€ 360,-

€ 360,-

€ 360,-

€ 3.000,-

€ 4.000,-

€ 4.000,-

€ 2.400,-

€ 2.400,-

€ 2.400,-

€ 2.400,-

€ 2.400,-

€ 20.000,-

Totaal € 34.192,-

€ 21.763,-

€ 10.010,-

€ 10.010,-

€ 5.571,-

€ 8.382,-

€ 5.571,-

€ 95.500,-

Kosten inrichten centrale omgeving Onvoorzien

Verdeling in percentages

JBZ

Bernhoven

ZANOB

Huisartsenpost

Huisartsen

Apotheken

Laboratoria

Projectmanagement voor Fase 1 (LSP en OZIS).

54%

26%

10%

10%

0%

0%

0%

Projectmanagement voor Fase 2 (lab-waarden)

20%

20%

10%

10%

10%

20%

10%

Projectmanagement voor Fase 3 (klinische medicatie)

20%

20%

10%

10%

10%

20%

10%

Kosten inrichten centrale omgeving

20%

20%

12%

12%

12%

12%

12%

Onvoorzien

20%

20%

12%

12%

12%

12%

12%

36%

23%

10%

10%

6%

9%

6%

Totaal:

      

partijen die voordeel behalen uit het resultaat van een fase dragen mee in de kosten van die fase; op basis het bovenstaande betalen de ziekenhuizen 80% van de projectkosten voor fase 1, de overige partijen 20%; de bijdrage per ziekenhuis is berekend naar rato van omzet; het resterende bedrag voor fase 1 is 50/50 over de ZANOB en huisartsenpost verdeeld; voor fase 2 en 3 geldt eveneens dat partijen die deelnemen ook participeren in de kosten; de apotheken dragen 20% bij aan de kosten omdat ze meer belang hebben in het kader van de medicatiebewaking; de overige partijen 10% en de ziekenhuizen 20% vanwege de omvang.


8.7

Inschatting interne uren (fase 1)

Daarnaast hebben de participanten nog interne uren die zie in het project moeten investeren. Voor fase 1 hebben we een inschatting gemaakt van de uren, de uitwerking van deze uren staat in het bijgesloten Exceldocument (tabblad tijdsinschatting).

JBZ Stap:

Stuur groep

ZANOB

ICT Zorg Overig*

Stuur groep

Bernhoven

Stuur ICT Zorg ICT groep

Huisartsenpost

Zorg

Stuur groep

ICT

Zorg

1. Opstellen van selectiecriteria voor een generieke viewer.

3

11

6

6

3

2

3

3

5

6

3

5

3

2. Keuze voor een generieke viewer.

3

25

14

0

3

13

8

3

13

8

3

11

8

3. Contractonderhandelingen en pilot met de geselecteerde viewer.

3

43

11

26

3

15

3

3

16

3

3

8

3

4. Uitwerken processen en organisatie.

3

46

46

0

3

23

23

3

43

43

3

23

23

5. Bestaande databronnen ontsluiten en implementatie viewer bij 1 partij

3

52

0

0

3

2

0

3

2

0

3

2

0

6. Verdere uitrol binnen de ziekenhuizen, ZANOB en huisartsenposten.

3

42

40

0

0

66

40

3

66

40

3

66

40

18

219

117

32

15

121

77

18

145

100

18

115

77

Totaal

*Overig betreft hier inkoop, juridisch en secretariële ondersteuning Uitgangspunten:  deze ureninschatting betreft uren die de participanten moeten investeren, deze ureninschatting bevat niet de uren van het centrale projectmanagement;  de inkoopfunctie van het JBZ wordt betrokken voor de contractonderhandelingen (kan ook een andere partij zijn);  de juristen van het JBZ voor de juridische toets (kan ook een andere partij zijn);  het Jeroen Bosch Ziekenhuis wordt de pilotpartij waar we het eerste gaan implementeren;  in het kader van documenten die moeten worden opgesteld (PvE, testplan, RfI) doet de projectleider een eerste voorzet en stemt dit vervolgens af met de stakeholders;  de implementatie van UZI-passen valt buiten scope van het project en buiten deze ureninschatting;  de inschatting is exclusief eventuele reistijd.


8.8

Risico’s generieke viewer

Nr.

Scenario

Impact

Kans

Risico

Risico

Te nemen maatregelen

1

Door een ICT-calamiteit in de ICT-infrastructuur is de generieke viewer voor 8 uur niet beschikbaar voor de zorgverlener.

Middel

Middel

Middel

Algemene continuïteitsmaatregelen treffen, terugvallen op noodproAcceptabel risico cedures.

2

Gegevens uit de bronsystemen worden door een fout in de software van de generieke viewer niet correct /onvolledig weergegeven.

Middel

Middel

Middel

Acceptabel risico

3

Gegevens uit de bronsystemen zijn niet tijdig, volledig of correct geregistreerd (bijvoorMiddel beeld OZIS vervuiling of verkeerde registratie van medicatie).

Middel

Middel

Acceptabel risico

Procedure rondom correctie van gegevens uit bronsystemen opstellen. Datakwaliteit monitoren.

4

Door misbruik van een account heeft een ongeautoriseerd persoon toegang tot viewer.

Hoog

Laag

Middel

Acceptabel risico

Spelregels rondom het gebruik van de viewer opstellen, UZI-passen ter authenticatie gebruiken, logging borgen en regels naleven.

5

Bij controle door het CBP constateert men dat voor het weergeven van medicatie uit de OZIS-ringen vooraf geen uitdrukkelijke toestemming is verkregen, hiermee is de viewer in strijd met de WBP en legt men een sanctie (bestuurlijke dwangsom ) op.

Hoog

Middel

6

Voor de regio Noordoost Brabant is er op het moment waarop het project is afgerond nog geen juridische entiteit waarbij de regio de generieke viewer in beheer kan geven.

Hoog

Hoog

7

Het opvragen van medicatiegegevens zonder behandelrelatie is technisch gezien mogelijk, de behandelrelatie is op dit moment nog niet via een geautomatiseerd systeem vast Hoog te stellen.

Goed testen, testprocedures opstellen en het testproces borgen.

Risico accepteren met de wetenschap dat de viewer nog gebruikt Hoog Onacceptabel risico kan worden om het LSP te ontsluiten. De OZIS gegevens moeten als databron uitgeschakeld kunnen worden. Hoog Onacceptabel risico

Thema op de bestuurlijke agenda houden. Tot die tijd individuele contracten met de leverancier en het beheer bij de leverancier.

Middel

Afspraken vastleggen rondom toegang tot de generieke viewer. Hier Hoog Onacceptabel risico ook op toezien. In de toekomst middels een koppeling met het EPD het afleiden van de behandelrelatie automatiseren.

Hoog

Hoog

Proces rondom toestemming van de patiënt inrichten. Beleid formuleren en uitdragen, nieuwe informatie die aan de viewer wordt toeHoog Onacceptabel risico gevoegd dient pas te gebeuren na uitdrukkelijke toestemming van de patiënt.

Hoog

Middel

10 Een bronsysteem valt door een technische storing uit, hierdoor is de informatie uit het betreffende systeem niet meer beschikbaar.

Middel

Middel

11 De bronsystemen van de generieke viewer voldoen niet aan de eisen m.b.t. een Goed Beheerd Zorgsysteem.

Middel

Hoog

8

9

Een deel van de medicatiegegevens kan worden opgevraagd zonder dat hierbij de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt is verkregen, hiermee handelen (indien er geen behandelrelatie is vastgesteld) de zorgverleners in strijd met de WBP. De logging is niet goed ingericht waardoor er niet goed vastgesteld kan worden wie er inzage in de generieke viewer heeft gehad, hierdoor is de vertrouwelijkheid van de informatie niet geborgd.

Logging van interactie op de generieke viewer borgen en de procesHoog Onacceptabel risico sen rondom toegang tot de loggegevens inregelen.

Middel

Iedere participant is zelf verantwoordelijk om er voor te zorgen dat Hoog Onacceptabel risico het bronsysteem aan de (GBZ) eisen voldoet.


Zorgen dat de generieke viewer goed aangeeft wanneer een dataAcceptabel risico bron niet is geraadpleegd of wanneer deze geen informatie bevat.

9

Projectorganisatie

Dit hoofdstuk schetst de projectorganisatie. Het geeft aan wie er benodigd zijn in de projectgroep. Daarnaast geven we inhoud aan de stuurgroep en eventueel benodigde werkgroepen. Projectmethode Binnen dit project wordt een pragmatische aanpak van PRINCE2 gehanteerd. Dit houdt in:  Het PID geaccordeerd moet worden door de verschillende bestuurders.  Een stuurgroep ingericht moet worden. Deze vervult de rol van opdrachtgever.  De projectleider de stuurgroep op een nader te bepalen frequentie door middel rapportage op de hoogte houdt van de status van het project en het budget.  De stuurgroep de tussenproducten accordeert. Dit zijn de go/no-go momenten.  De stuurgroep en de projectleider maandelijks bijeenkomen om face-to-face de voortgang te bespreken.  Het project na afronding wordt geëvalueerd.  De stuurgroep het escalatiepunt is en gevolmachtigd is om besluiten te nemen. Alleen dit PID en contracten met leveranciers moeten door de deelnemers individueel geaccordeerd worden.  De projectleider en de implementatie coördinatoren van de deelnemende zorginstellingen komen op afroep bijeen om de voortgang van het project te bespreken. Projectstructuur Conform het plan voor de regio ziet de projectorganisatie er als volgt uit:

Stuurgroep (De initiatiefgroep)

Implementatie manager VZvZ

Projectgroep Aansluiting LSP

Werkgroep Tweedelijn

Werkgroep Apothekers

Projectgroep Generieke Viewer

Werkgroep Huisartsen/HAP

Werkgroep medicatieweergave

Werkgroep PvE /selectie

Werkgroep databronnen

Stuurgroep    

De initiatiefgroep is de opdrachtgever voor de regionale projecten. De Stuurgroep vertegenwoordigt de regio. Zij neemt de besluiten en stuurt de regionale projectleider aan. In de stuurgroep nemen de vertegenwoordiging van de diverse zorgaanbieders zitting.

De stuurgroep bestaat uit de volgende leden: Stuurgroep Projectleider


Projectgroep Spoor 1: Regionale aansluiting op het LSP Regionale projectleider aansluiting LSP  De regionale projectleider wordt door de regio aangesteld en is verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van het Plan van Aanpak Spoor 1 (inclusief de werkgroepen).  De regionale projectleider stuurt de werkgroepen aan.  De regionale projectleider zorgt voor de voorlichting en communicatie naar de zorgaanbieders.  De regionale projectleider onderhoudt contact met VZVZ.  De regionale projectleider bewaakt de voortgang en rapporteert aan de Stuurgroep.  De regionale projectleider onderhoudt de contacten met het veld over de voortgang van de implementatie. Projectteam  Het projectteam draagt zorg voor de ondersteuning van de zorgaanbieders bij de aansluiting en het aanmelden van patiënten. Dit vindt plaats door: - Ondersteuning bij de uitvoering van de aansluitingsservice. - Ondersteuning bieden bij vragen en problemen tijdens het uitvoeren van de opt-in procedure. - Geven van voorlichting en verzorgen van communicatie aan de zorgaanbieders. - Contact onderhouden met leveranciers. De projectgroep bestaat uit de volgende leden: Projectgroep spoor 1 Projectleider

Dit project bevat de volgende werkgroepen: Tweedelijns partijen Apothekers

Huisartsenposten /HAP


Projectgroep Spoor 2: Regionale Generieke Viewer Regionale projectleider generieke viewer  De regionale projectleider wordt door de regio aangesteld en is verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van het Plan van Aanpak Spoor 2 (inclusief de werkgroepen).  De regionale projectleider stuurt de werkgroepen aan.  De regionale projectleider zorgt voor de voorlichting en communicatie naar de zorgaanbieders.  De regionale projectleider bewaakt de voortgang en rapporteert aan de Stuurgroep.  De regionale projectleider onderhoudt de contacten met het veld over de voortgang van de implementatie. De projectgroep bestaat uit de volgende leden: Projectgroep spoor 2 Projectleider

Dit project bevat de volgende werkgroepen: Medicatieweergave Werkgroep PvE/selectie

Werkgroep Databronnen


10

Beheersingsmechanismen

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om het project te beheersen. Toleranties Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang. Indien een afwijking van het plan naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt dit gerapporteerd aan de project manager. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd:  Doorlooptijd plus of min 10%.  Kosten plus of min 10%. Per fase worden afwijkende toleranties opgenomen in de faseplanningen, afhankelijk van de omvang en impact van risico’s. Voortgangsrapportage Er zijn drie vormen voortgangsrapportages van de projectleider:  Hoofdpuntenrapport: de projectmanager rapporteert wekelijks schriftelijk over de voortgang, afwijkingen en bijzonderheden van het project aan alle betrokkenen.  Uitzonderingrapport: in dit rapport meldt de projectmanager aan de stuurgroep indien de tolerantiegrenzen van het project of de fase dreigen te worden overschreden.  Fase-einderapport: aan het eind van iedere fase wordt de afgelopen fase geëvalueerd en wordt vooruitgeblikt op de volgende fase.  Daarnaast is een frequente voortgangsrapportage van de teamleider(s) aan de projectmanager. Tijd- en kostenrapportages De projectmanager ontvangt minimaal wekelijks van de projectmedewerkers de bestede en nog te besteden tijd en verwachte opleverdata van de diverse producten om het project te kunnen sturen. Dit gebeurt via de teamleiders. Daarnaast dienen teamleden die verantwoordelijk zijn voor extern inkoop van (deel-)producten, voorziene afwijkingen van geplande kosten en definitieve kosten direct te melden aan de projectmanager. Kwaliteitsrapportages De verantwoordelijken voor kwaliteitscontrole rapporteren regelmatig aan de projectmanager over de voortgang en resultaten van kwaliteitscontroles, conform de daarvoor afgesproken procedures.


11

Risico’s

De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1 tot 5). De laatste kolom geeft het risico aan (kans x effect). Op deze wijze kan worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of resources verdienen. Risico PvE en/of functioneel en technisch ontwerp van de generieke viewer voldoet niet in de praktijk. Zorgverleners accepteren het projectresultaat niet. Aanpassingen in systemen van de participanten niet tijdig gerealiseerd. Kwaliteit/compleetheid van de medicatiegegevens is niet toereikend voor uitwisseling. De generieke viewer wordt in de praktijk niet gebruikt vanwege performance problemen.

Patiënten worden niet aangemeld op het LSP.

Systemen van leveranciers zijn niet gereed om aan te sluiten op het LSP. Geen bereidheid om aan te sluiten op het LSP bij zorgaanbieders Geen bereidheid bij patiënten om toestemming te geven voor gegevens uitwisseling Er worden te weinig patiënten bereikt met de opt-in protocol

Maatregelen om risico uit te Sluiten Zorgverleners betrekken bij het formuleren van de eisen en wensen.

Consequenties indien risico zich voor doet/Tegenmaatregel Zorgverleners accepteren de producten van het project niet.

Zorgverleners betrekken bij het proces. Planning tijdig afstemmen met participanten, op bestuurlijk niveau draagvlak regelen. Afspraken maken over datakwaliteit. Kwaliteit van brongegevens controleren en indien nodig corrigeren. Zorgverleners vooraf bij het selectie proces betrekken. Zorgen voor single sign-on functionaliteit

Projectresultaat wordt in de praktijk niet gebruikt. Uitloop van het project omdat instellingen niet kunnen implementeren. Vertrouwen in het projectresultaat neemt af omdat deze 1-op1 gekoppeld zijn.

Afspraken maken met zorgverleners over aansluiting. Bestaande databronnen langer in de lucht houden. LSP data beschikbaar maken via generieke viewer.

Er is nog steeds geen betrouwbaar medicatiebeeld omdat LSP gegevens niet beschikbaar zijn.

Voorlichting Vergoeding van VZVZ Succes boeken Goede en regelmatige communicatie Awareness creëren; voorlichting campagnes opzetten Inzet ambassadeurs Actieve campagne voeren om patiënten te bereiken

Bij onvoldoende gebruik verbetert het de patiënt veiligheid niet.

Gebruikers van de betreffende systemen kunnen niet aansluiten op het LSP.

Kans

Effect

Risico

5

5

25

3

5

15

2

5

10

1

5

5

5

5

25

2

5

10

3

4

12

2

4

8

4

3

12

3

4

12



Digitale Inzage Medicatiegegevens Noordoost-Brabant Plan van Aanpak

Recommend Documents