THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE RUE LÉOPOLD 4 – BE 1000 BRUXELLES KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG
LEOPOLDSTRAAT 4 – BE 1000 BRUSSEL
T +32 2 229 12 00 – F +32 2 229 13 30
WWW.LAMONNAIE.BE – WWW.DEMUNT.BE
DIENSTVERLENING EN FOYERS
BIJZONDER BESTEK Betreffende collectieve cateringservices in het kader van een strategie van duurzame voeding
KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG
April 2012
Referentienum m er: CSC-CAT1201
ALGEM ENE AANBESTEDING – BELGISCHE EN EUROPESE BEKENDM AKING
1/50
INHOUDSOPGAVE I. A D M I N I S T R A T I E V E V O O R S C H R I F T E N
4
I.1. AFW IJKINGEN VAN ALGEM ENE AANNEM INGSVOORW AARDEN (BIJLAGE BIJ HET KB VAN 26/09/06)
4
I.2. I.2. AANBESTEDENDE OVERHEID (AO) I.3. GUNNINGSPROCEDURE
4
5
I.4. DUUR VAN DE OPDRACHT
5
I.5. BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 6 I.6. VOORW ERP VAN DE OPDRACHT I.7. BEZOEK TER PLAATSE I.8. PRIJSOPGAVEN
7
8
9
9 10 10 10 11 11
INDIENEN VAN DE PRIJSOPGAVEN OPENING VAN DE PRIJSOPGAVEN MOGELIJKHEDEN VOOR INDIENING VAN DE OFFERTES GELDIGHEID VAN DE PRIJSOPGAVE ONREGELMATIGE PRIJSOPGAVEN GUNNING
I.9. PRIJS
11
11 12 12
PRIJSBEPALING BIJ DE PRIJS INBEGREPEN ELEMENTEN PRIJSAANPASSINGEN
I.10. UITVOERING VAN DE PRESTATIES 12 I . 1 1 . F A C T U R E R I N G E N B E T A L I N G
12
I.12. W AARBORGSOM 13 I.13. BEHEER EN CONTROLE VAN DE OPDRACHT
14
I.14. BOETES VOOR LAATTIJDIGE LEVERING EN UITVOERING
14
I.15. CRITERIA VOOR DE KW ALITATIEVE SELECTIE EN TOEW IJZING VAN DE OPDRACHT
15
2/50
15 15 21
ALGEMEEN CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE CRITERIA VOOR GUNNING VAN DE OPDRACHT
I . 1 6 . A A N S P R A K E L I J K H E I D E N V E R Z E K E R I N G E N
23
I . 1 7 . V E R T R O U W E L I J K H E I D 24 I . 1 8 . R E C H T S V O R D E R I N G
25
II. TECHNISCHE KENM ERKEN EN BIJLAGEN II.1: VOORWERP VAN HET BESTEK II.2: TYPE OVEREENKOMST II.3: PRESTATIES VOOR DIVERSE EVENEMENTEN (post 5) II.4: DE HERZIENING VAN DE FORFAITAIRE BEDRAGEN II.5: DE VERPLICHTINGEN VAN DE DIENSTVERLENER II.6: DE VERPLICHTINGEN VAN DE KMS II.7: DE LOKALEN EN HET MATERIAAL II.8: VLOEISTOFFEN EN VERBRUIK II.9: DE VOEDSELVOORSCHRIFTEN II.10: HET PERSONEEL II.11: CONTACTPERSONEN II.12: HET VERSLAG OVER DE PRESTATIES II.13: DE BEHEERSKOSTEN II.14: DE VERGOEDING VAN DE DIENSTVERLENER II.15: INVESTERINGEN DOOR DE DIENSTVERLENER II.16: BIJLAGE VOOR DE TECHNISCHE KENMERKEN
I I I . O F F E R T E F O R M U L I E R
26
27 28 32 32 33 35 36 37 38 39 40 43 43 44 44 45 46
47
3/50
I. A D M I N I S T R A T I E V E V O O R S C H R I F T E N I.1.
AFW IJKINGEN VAN ALGEM ENE AANNEM INGSVOORW AARDEN (BIJLAGE BIJ HET KB VAN 26/09/06)
Niet van toepassing.
I.2.
I.2.
AANBESTEDENDE OVERHEID (AO)
De KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG is een semioverheidsinstelling van categorie B die niet aan btw is onderworpen. Ondernemingsnummer BE 206.492.907. Adres van de Aanbestedende Overheid:
Koninklijke Muntschouwburg (KMS) Leopoldstraat 4 1000 Brussel
De KMS wordt wettig vertegenwoordigd door Algemeen Directeur M. Peter de Caluwe en Financieel beheerder M. Bernard Coutant. De leidende ambtenaar is de enige die mag tussenkomen bij de toekenning en uitvoering van de opdracht. De leidende ambtenaar belast met de leiding en controle van de opdracht is Mijnheer Peter de Caluwe, Algemeen directeur. De leidende ambtenaar kan een deel of al zijn bevoegdheden overdragen. De financiële beheerder en de Raad van Bestuur moeten het bijzondere bestek en de toekenning van de onderhavige opdracht goedkeuren.
Aankoopdienst, informatie: Bevoegde contactpersoon om te antwoorden op de vragen van de inschrijvers: Bernard COUTANT, Financieel beheerder Leopoldstraat 23 – 1000 Brussel T: + 32 2 229 13 70 / 71 F: + 32 2 229 13 82
[email protected] De contactpersoon zal eveneens optreden in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
4/50
I.3.
GUNNINGSPROCEDURE
De onderhavige opdracht wordt toegekend via een procedure met een algemene openbare aanbesteding met voorafgaande Belgische en Europese bekendmaking conform artikel 13 van de wet van 24 december 1993 en artikel 53 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996.
Met toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 kan de aanbestedende overheid mits motivering afzien van de uitvoering van de opdracht of de procedure overdoen, indien nodig via een andere gunningsprocedure. De inschrijvers kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding wanneer de aanbestedende overheid van die mogelijkheid gebruikmaakt. Na afsluiting van de onderhavige opdracht en conform artikel 17 §2 2° b) van de wet van 24 december 1993 behoudt de AO zich het recht voor om met de houder van de opdracht onderhandelingen te starten voor nieuwe diensten bestaande uit een herhaling van soortgelijke diensten.
I.4.
DUUR VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht wordt vanaf de dag van afsluiting toegekend voor een periode van 3 jaar, te tellen vanaf de datum van ondertekening van de overeenkomst tussen de aanbestedende overheid en de aangeduide inschrijver, met de mogelijkheid voor twee stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden, tenzij een van de partijen daarvan afziet. Deze overeenkomst start bij het begin van het seizoen 2012/2013, dus half augustus 2012 (exacte datum te bevestigen). De overeenkomst zal ongeacht eventuele maatregelen die ambtshalve werden getroffen opzegbaar zijn door beide partijen op voorwaarde dat 4 maanden van tevoren via een aangetekende brief een voorafgaande kennisgeving geschiedt, te tellen vanaf de datum van verzending van de brief (de poststempel geldt als bewijs). De vaststelling dat de aannemer niet slaagt in de naleving van de technische bepalingen of de gevraagde prestaties, de administratieve bepalingen en de voorschriften van kracht op het gebied van overheidsopdrachten, de sociale, fiscale en arbeidswetgeving vormt na een behoorlijk aangekondigde ingebrekestelling eveneens een ontbindende voorwaarde. De opzegging van de opdracht in de hierboven genoemde gevallen geeft geen enkel recht op een schadevergoeding.
De overeenkomst zal van rechtswege worden ontbonden:
5/50
- Bij schending of niet-nakoming van de in de overeenkomst voorziene verplichtingen door één van beide partijen, tien (10) werkdagen nadat de aangetekende brief met ontvangstbevestiging voor de ingebrekestelling om het probleem te verhelpen zonder resultaat is gebleven. - Bij een uitstel van betaling of gerechtelijke liquidatie van een van beide partijen, onder voorbehoud van de geldende wettelijke bepalingen. - Bij een overdracht, ander beheer, inbreng in de vennootschap, fusie, splitsing, gedeeltelijke overdracht van activa gerelateerd aan de handelszaak of afdeling van de handelszaak van de bij de onderhavige overeenkomst betrokken dienstverlener, evenals bij wijziging van de aandeelhouders die de dienstverlener controleren. Bij stopzetting van de overeenkomst om om het even welke reden verbindt de dienstverlener zich tot het terugbezorgen aan de KMS van alle documenten, elektronische bestanden en/of elementen in zijn bezit op om het even welke dragers en van om het even welke aard die in verband staan met deze overeenkomst. Die teruggave moet gebeuren binnen vijf (5) werkdagen na de verzending van een verzoek via een aangetekende brief met ontvangstbevestiging door de KMS.
I.5.
BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN
Het bijzondere bestek en de onderstaande beschikkingen (en de wijzigingen daarvan) regelen de opdracht met uitsluiting van alle andere beschikkingen, met name de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijver: •
Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
•
Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.
•
Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en de bijlage ervan met het bestek.
•
Wet van 24 januari 1977 betreffende de bescherming van de gezondheid van de verbruikers op het stuk van de voedingsmiddelen en andere producten, gewijzigd door de wet van 9 februari 1994.
•
Koninklijk Besluit van 4 februari 1980 betreffende het in de handel brengen van te koelen voedingsmiddelen.
•
Koninklijk Besluit van 11 mei 1992 betreffende materialen en voorwerpen bestemd om met voedingsmiddelen in aanraking te komen, gewijzigd door het KB van 20 september 1998.
•
Koninklijk Besluit van 28 januari 1993 betreffende de temperatuurcontrole van diepvriesproducten.
6/50
•
Koninklijk Besluit van 4 december 1995 tot onderwerping aan vergunning van plaatsen waar voedingsmiddelen gefabriceerd of in de handel gebracht worden of met het oog op de uitvoer behandeld worden.
•
Koninklijk Besluit van 7 februari 1997 inzake de algemene voedingsmiddelenhygiëne (BS van 25/04/1997).
•
Koninklijk Besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen.
•
Ministerieel Besluit van 22 januari 2004 betreffende de modaliteiten voor de meldingsplicht in de voedselketen.
•
Ministerieel Besluit van 24 oktober 2005 betreffende de versoepelingen van de toepassingsmodaliteiten van de autocontrole en de traceerbaarheid in sommige bedrijven van de levensmiddelensector.
•
Koninklijk Besluit van 22 december 2005 betreffende levensmiddelenhygiëne.
•
Alle wijzigingen aan de wet en de voornoemde besluiten die van toepassing zijn op de dag van opening van de offertes.
•
Alle documenten waarnaar een van de bovenvermelde documenten of dit bijzondere bestek verwijzen.
Bovendien moet de inschrijver zich voor de toegestane exploitatie en voor alle verschillende taken van de onderhavige overeenkomst houden aan de HACCP-normen.
Bovenvermelde teksten gelden slechts als voorbeeld. In werkelijkheid mag de inschrijver de diverse wetgevingen en voorschriften die van kracht zijn in België alsmede hun wijzigingen niet negeren. Hij moet ze naleven en toepassen. De inschrijver wordt geacht alle verplichtingen te hebben begrepen die hem worden opgelegd zoals ze voortvloeien uit de hierboven opgesomde algemene documenten en de bijzondere bepalingen in dit bijzondere bestek. De inschrijver kan geen enkele tegenstrijdigheid in de teksten van de verschillende documenten aanvoeren; de Aanbestedende Overheid geniet altijd van de voor haar meest gunstige interpretatie van alle bepalingen in de documenten. Alle documenten met betrekking tot overheidsopdrachten kunnen worden geraadpleegd op de website van de FOD Justitie: www.just.fgov.be. Deze documenten zijn gratis te downloaden.
I.6.
VOORW ERP VAN DE OPDRACHT
De onderhavige opdracht is bestemd voor de exploitatie en organisatie van de collectieve cateringservice (cafetaria/broodjeszaken, bars van de foyer en bijbehorende
7/50
diensten) van de Koninklijke Muntschouwburg en dat in het kader van een strategie van duurzame voeding. Deze opdracht bestaat uit 5 onscheidbare onderdelen waarvoor de inschrijver een prijsopgave moet indienen. Een gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen, de aard van de toevertrouwde taken en de omstandigheden en voorwaarden voor uitvoering van de prestaties zijn terug te vinden in punt II – technische kenmerken van het bijzonder bestek.
De inschrijver moet een prijsopgave indienen voor het geheel van alle onderdelen opdat zijn inschrijving niet volkomen nietig zou zijn. De prestaties betreffende de uitbating van de MM Bar vormen het voorwerp van een afzonderlijk akkoord, beperkt tot 6 maanden.
De inschrijver moet voor elke cateringgelegenheid instaan voor de volledige zaakvoering van de hele exploitatie zoals die door de Aanbestedende Overheid tot zijn beschikking wordt gesteld om de productie, levering en verdeling van maaltijden en de bijbehorende prestaties uit te voeren. De inschrijver verklaart aan alle minimumvereisten te zullen voldoen zoals die in de bijgevoegde technische kenmerken zijn vermeld, met volledige nietigheid tot gevolg als dat niet het geval is. Vrije variaties zijn niet toegelaten.
I.7.
BEZOEK TER PLAATSE
De inschrijvers zijn verplicht een bezoek te brengen aan de plaatsen waar de opdrachten moeten worden uitgevoerd. Voor een bezoek aan de ruimten moeten de inschrijvers een afspraak maken met Mijnheer Dominique Mertens, directeur van de gebouwen, via het nummer 02/210 85 74 of het e-mailadres
[email protected]. Op verzoek is tijdens het bezoek een plattegrond van de locatie beschikbaar. Na het bezoek zal de inschrijver een attest ontvangen, dat hij verplicht bij zijn prijsopgave moet voegen. Het staat de inschrijvers vrij bij die gelegenheid vragen te stellen over de huidige situatie. De inschrijver die zijn prijsopgave indient, erkent na een bezoek ter plaatse: -
alle nuttige inlichtingen te hebben gekregen om de omvang van de opdracht te bevatten;
8/50
-
weet te hebben van alle details omtrent de uitvoering van de opdracht, in het bijzonder van de organisatie van de dienst, de indeling van de locatie, de opslag- en toegangsmogelijkheden evenals de materiële middelen die hij tot zijn beschikking heeft;
-
het bedrag van zijn prijsopgave te hebben berekend op basis van die kennis van de opdracht en van de in te zetten middelen om de vlekkeloze uitvoering van de dienst te waarborgen.
De inschrijver kan in geen geval aanvoeren dat hij geen kennis had van die elementen om elke aanvulling van zijn basisprijsopgave te rechtvaardigen.
I.8.
PRIJSOPGAVEN
Als een Inschrijver in het bijzonder bestek of in de extra documenten van de opdracht fouten of leemten ontdekt die een berekening van zijn prijs onmogelijk maken of die de vergelijking van de prijsopgaven inefficiënt maken, dan moet hij de KMS daar via e-mail of fax van op de hoogte brengen binnen ten laatste 10 (tien) kalenderdagen voor de eerste dag van de opening van de offertes. Verzoeken die voor de KMS aanvaardbaar zijn, zullen het voorwerp vormen van een eventuele versoepeling en/of verschuiving van de openingsdatum voor de prijsopgaven, die aan elke mogelijke inschrijver wordt meegedeeld.
INDIENEN VAN DE PRIJSOPGAVEN De uiterste datum voor het indienen van de prijsopgaven is vrijdag 1 juni om 11.00 uur ’s ochtends. De inschrijver zal zijn prijsopgave indienen in een gesloten omslag. De buitenkant van de omslag toont de volgende informatie: - De vermelding “VERTROUWELIJKE PRIJSOPGAVE”. - Benaming van de opdracht: collectieve cateringservices. - Referentienummer van de KMS: CSC – CAT1201. De ondertekende prijsopgave m oet sam en m et alle bijgevoegde documenten in 2 twee exemplaren worden bezorgd, die elk afzonderlijk in een interne omslag moet worden gestoken met daarop de volgende informatie: - De vermelding “ORIGINEEL” op de omslag die de prijsopgave en de originele administratieve documenten bevat. - De vermelding “KOPIE” op de omslag die de prijsopgave en een kopie van de administratieve documenten bevat. 9/50
- Referentienummer van de KMS: CSC-CAT1201. De prijsopgaven worden opgesteld in het Frans of Nederlands.
Tijdens de beoordeling van de ingediende prijsopgaven wordt alleen rekening gehouden met de offertes die strikt overeenkomen met de indeling van de tabel in de sjabloon.
OPENING VAN DE PRIJSOPGAVEN De openingszitting van de prijsopgaven vindt plaats op vrijdag 1 juni om 11.30 uur ’s ochtends op het onderstaande adres: Koninklijke Muntschouwburg, lokaal nog te bepalen (vraag informatie aan het onthaal) Leopoldstraat 23 1000 Brussel
MOGELIJKHEDEN VOOR INDIENING VAN DE OFFERTES - Ofwel persoonlijk afgeven: De inschrijvingen moeten ten laatste op het uur en de dag vastgelegd voor de indiening van de offertes worden afgegeven bij de receptie van de Koninklijke Muntschouwburg en ter attentie van Bernard Coutant - Financieel Beheer, Leopoldstraat 23 - 1000 Brussel, waarna de indiener onmiddellijk een ontvangstbevestiging krijgt. - Ofwel per post verzenden: De inschrijvingen moeten als een gewone of aangetekende brief worden verzonden naar de Koninklijke Muntschouwburg ter attentie van Bernard Coutant – Financieel Beheer - Leopoldstraat 23 – 1000 Brussel. Die moeten hem ten laatste toekomen op het uur en de dag vastgelegd voor de indiening van de offertes. De Inschrijver moet er zelf voor zorgen dat de ontvangst van zijn offerte wordt bevestigd.
GELDIGHEID VAN DE PRIJSOPGAVE De Inschrijvers blijven aan de verplichtingen van hun prijsopgave gebonden gedurende 150 (honderdvijftig) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de openingszitting van de prijsopgaven.
10/50
ONREGELMATIGE PRIJSOPGAVEN Na opening van de prijsopgaven worden die bestudeerd door een evaluatiecommissie. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de offertes die niet voldoen aan de voorwaarden in dit bestek als niet-conform en dus nietig te beschouwen. Prijsopgaven met ongewoon lage of hoge prijzen kunnen worden afgevoerd. De Inschrijvers moeten binnen 7 kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na verzending van de brief door de aanbestedende overheid, reageren op elke vraag naar bijkomende inlichtingen ingediend na de opening van de prijsopgaven. Afhankelijk van de vraag kan de genoemde brief een gepastere termijn voorzien.
GUNNING De opdracht is toegewezen zodra de desbetreffende inschrijver door middel van een aangetekende brief de schriftelijke goedkeuring van zijn inschrijving ontvangt en op de datum van ondertekening van een overeenkomst met daarin alle rechten en plichten van de partijen.
I.9.
PRIJS
PRIJSBEPALING
Raadpleeg voor meer details de technische voorschriften (deel II). De inschrijver moet een prijsopgave indienen zoals die uitvoerig is beschreven in de bijgevoegde tabel van het offerteformulier (deel III - AT1). De Inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen van de verplichtingen (met name wettelijke), de omgeving en de aanbestedingsvoorwaarden. De prijzen in de offerte worden geformuleerd in euro en tot twee cijfers na de komma. Dat geldt voor zowel de eenheidsprijzen als de totaalbedragen. Alleen aanbiedingen die exact stroken met de sjabloon voor offertes en die de prijzen vermelden zoals bepaald in het offerteformulier worden bij de verwerking van de offertes in aanmerking genomen zodat de prijzen van de verschillende geïnteresseerde inschrijvers kunnen worden vergeleken.
11/50
BIJ DE PRIJS INBEGREPEN ELEMENTEN Alle willekeurige kosten, commissies, rechten, lasten en belastingen op de diensten worden geacht bij de prijs te zijn inbegrepen, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde waarvan het percentage en het bedrag op een andere manier duidelijk worden.
PRIJSAANPASSINGEN Zie deel II punt 4 – technische voorschriften, aanpassing van de forfaitaire bedragen.
I.10. UITVOERING VAN DE PRESTATIES De inschrijver moet bij het begin van het seizoen 2012/2013, dus half augustus 2012 (exacte datum wordt nog bevestigd) klaar zijn om te beginnen. De voorwaarden voor de uitvoering van de prestaties en de leveringen zijn terug te vinden in deel II, dat de technische bepalingen bevat. De inschrijvers houden rekening m et de seizoensgebonden sluiting van de KMS gedurende 5 weken, van begin juli tot half augustus (precieze data verschillen naargelang de geplande uren van de activiteiten).
I.11. FACTURERING EN BETALING
De facturen worden vanaf het einde van de eerste maand maandelijks uitgereikt. De betalingen gebeuren na ontvangst van de factuur en nadat de diensten werden geleverd en aanvaard. De factuur met de vaste personeelskosten kan vooraf bij het begin van de periode worden verstuurd en wordt ten laatste op de 10de van de lopende maand betaald. De betalingstermijn voor de andere facturen bedraagt 50 dagen, te tellen vanaf de datum waarop de volgens de regels opgemaakte factuur evenals de andere eventueel vereiste documenten worden ontvangen. Voor de conformiteit moeten de facturen met daarop de nummers van het bijzonder bestek worden verstuurd naar Koninklijke Muntschouwburg Bernard Coutant – Financieel beheerder
12/50
Leopoldstraat 23 1000 Brussel De betaling gebeurt op het rekeningnummer dat in de offerte van de inschrijver vermeld staat. Er worden geen voorschotten betaald.
De betalingen van eventuele extra activiteiten moeten worden vermeld op afzonderlijke facturen met daarop in chronologische volgorde de verschillende bestelde activiteiten met telkens een korte beschrijving. Die facturen kunnen door de inschrijver alleen worden opgesteld na ontvangst van een officiële bestelbon van de KMS.
I.12. W AARBORGSOM De inschrijver moet een waarborgsom ten bedrage van 5% van de jaarlijkse waarde excl. btw van zijn offerte vestigen. Dat bedrag wordt afgerond naar het hogere tiental euro’s. Hij plaatst de waarborgsom bij een instelling naar keuze, conform de bepalingen van artikel 5§3 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (gewijzigd door het KB van 2001-07-04). Binnen 30 kalenderdagen na de dag van kennisgeving van de toekenning moet de inschrijver aan de aanbestedende overheid het door de instelling ondertekende bewijs tot vastlegging van de waarborgsom bezorgen om de waarborgsom aan te tonen. De door de houder ondertekende documenten voor het vestigen van de waarborgsom vermelden het doel waarvoor de waarborgsom werd vastgelegd evenals de precieze bestemming ervan en geven daarbij beknopte informatie over het doel van de opdracht, het referentienummer van het bestek evenals de naam, de voornaam en het volledige adres van de inschrijver en eventueel van de derde die de indiening in naam van de inschrijver heeft uitgevoerd, met de vermelding "sponsor” of ”gevolmachtigde”, naargelang wat van toepassing is.
De waarborgsom, die bij wijze van garantie van de naleving van de verplichtingen door de inschrijver bewaard blijft tot de definitieve ontvangst van de opdracht, zal op schriftelijk verzoek van die laatste worden vrijgegeven.
13/50
I.13. BEHEER EN CONTROLE VAN DE OPDRACHT Binnen tien (10) kalenderdagen na de toewijzing van de opdracht moet de inschrijver de verantwoordelijke persoon van zijn bedrijf aanwijzen en de naam, het adres en de hoedanigheid van de betrokkene aan de KMS meedelen ter goedkeuring. Die verantwoordelijke staat tot het einde van de onderhavige opdracht in voor alle contacten met de KMS. Hij kan niet worden vervangen zonder toestemming van de KMS, terwijl die laatste zich wel het recht voorbehoudt de vervanging van die persoon te vragen. De inschrijver verbindt zich ertoe voldoende en uitsluitend bedreven en ervaren werknemers in te zetten om de goede uitvoering van de opdracht binnen de overeengekomen termijnen te kunnen verzekeren. Zo behoudt de KMS zich het recht voor na behoorlijk gemotiveerde en schriftelijk geformuleerde redenen aan de inschrijver de terugtrekking te vragen van elke medewerker (ploegbaas, opzichter, arbeider, …) die volgens de KMS onvoldoende geschikt is voor de taken die hem werden toevertrouwd of wiens gedrag nadelige gevolgen kan hebben voor de KMS of diens personeelsleden. Die vraag kan geen geldige reden vormen voor om het even welke vertraging of toeslag. In geval van een ernstige fout door de medewerker behoudt de KMS zich het recht voor diens dienstverlening zonder voorafgaande kennisgeving stop te zetten en bij de inschrijver diens onmiddellijke vervanging te eisen. De inschrijver is en blijft de werkgever van het personeel dat hij aanstelt voor de uitvoering van de opdracht. Hij stelt die werknemers dan ook uitsluitend op eigen verantwoordelijkheid tewerk. Verslag van de dienstverlening: zie details bij de technische kenmerken (deel II.12).
I.14. BOETES VOOR LAATTIJD IGE LEVERING EN UITVOERING Als de inschrijver de verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht niet nakomt, zal een proces-verbaal voor de vaststelling van die niet-naleving worden opgesteld conform de Algemene Aannemingsvoorwaarden bij het KB van 26/09/1996 inzake overheidsopdrachten. De inschrijver wordt in elk geval beschouwd als falend bij de uitvoering wanneer de dienstverlening niet binnen de overeengekomen termijnen gebeurt. Die vertraging bij de uitvoering kan leiden tot de ontbinding van de opdracht zonder schadevergoeding voor de inschrijver. Alle voorschriften aangaande boetes voor vertragingen die in de Algemene Aannemingsvoorwaarden zijn vermeld, zijn van toepassing op het onderhavige bijzondere bestek.
14/50
I.15. CRITERIA VOOR DE KW ALITATIEVE SELECTIE EN TOEW IJZING VAN DE OPDRACHT
ALGEMEEN De kwalitatieve selectie van de inschrijvers gebeurt op basis van de artikelen 68 tot 74 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en de gunning van openbare werken. Alleen de offertes van inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen voor de vergelijking van de offertes ten aanzien van de criteria voor toewijzing, voor zover de ingediende offertes volgens de regels zijn opgesteld. De offerte wordt in twee exem plaren opgesteld naar het voorbeeld van de sjabloon in de bijlage (punt III) van dit bijzondere bestek. Bij elke offerte moeten alle documenten, formulieren of bijlagen worden gevoegd die door dit bijzondere bestek worden verplicht, namelijk: - Het bewijs (kopie van de registratie) van de inschrijving in het handels- of beroepsregister of de statuten van de vennootschap evenals elk ander nuttig document om de deskundigheid van de ondertekenaars aan te tonen. - De volledige gegevens van de contactpersoon van de inschrijver. - Het bij dit bijzondere bestek gevoegde offerteformulier in twee exemplaren, volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend. - Het attest ter bevestiging dat de inschrijver de plaats van de opdracht heeft bezocht. - De documenten die hieronder bij de criteria voor uitsluiting en de financiële, technische en economische capaciteiten zijn vermeld.
CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE Vooraleer de offertes te bestuderen, zal de AO de inschrijvers onderwerpen aan een kwalitatieve selectie op basis van de volgende documenten en informatie, die de inschrijver bij zijn offerte moet voegen. Inschrijvers kunnen uit de procedure van de AO worden geschrapt als ze aan een van die criteria niet voldoen.
CRITERIA VOOR UITSLUITING
a) Bewijsstukken om te controleren of de inschrijver zich niet in een van de gevallen voor uitsluiting bevindt voor de toegang tot de opdracht zoals bedoeld in artikel 69 §1 van het Koninklijk Besluit van 08/01/1996
15/50
Bewijsstuk nr. 1: Verklaring op erewoord. Alleen inschrijvers waarop de gevallen voor uitsluiting van toegang tot de opdracht zoals bedoeld in artikel 69 §1 niet van toepassing zijn, krijgen toegang tot de onderhavige opdracht. Ook zal de inschrijver een verklaring op erewoord van minder van 6 maanden oud leveren waarin hij vermeldt dat hij geen veroordeling heeft gekregen zoals bedoeld in artikel 69 §1 van het Koninklijk Besluit van 08/01/1996 en met een rechterlijke beslissing in de vorm van een gewijsde tot gevolg voor: 1° - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° - het witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. In geval van een tijdelijke associatie moet elke inschrijver die lid is van de tijdelijke associatie afzonderlijk voldoen aan de voorwaarden voor toegang en een eigen verklaring op erewoord leveren.
b) Bewijsstukken om te controleren of de inschrijver zich niet in een van
de gevallen voor uitsluiting bevindt zoals bedoeld in de artikelen 69 §2 en 69 bis van het Koninklijk Besluit van 08/01/1996
In geval van een tijdelijke associatie moet elke inschrijver die lid is van de tijdelijke associatie afzonderlijk voldoen aan de criteria die hieronder worden opgesomd en deze bewijsstukken afzonderlijk leveren. Bewijsstuk nr. 1: Geen staat van faillissement. De inschrijver moet een bewijs (niet ouder dan 6 maanden na de uiterste datum voor indiening van de offertes) leveren waarin wordt verklaard dat hij zich niet bevindt in een staat van faillissement, een procedure voor gerechtelijk akkoord, liquidatie of elke andere procedure van soortgelijke aard.
Voor de inschrijvers gevestigd in België:
16/50
Inschrijvers met de Belgische nationaliteit moeten bij hun offerte een door de Handelsrechtbank afgeleverde verklaring voegen waaruit blijkt dat aan die eisen wordt voldaan.
Voor de inschrijvers gevestigd in een ander land dan België: De inschrijver voegt bij zijn offerte een kopie van een verklaring, niet ouder dan 6 maanden na de uiterste datum voor indiening van de offertes, uitgereikt door een administratieve of gerechtelijke overheid van het land van afkomst en waaruit blijkt dat aan die eisen wordt voldaan.
Bewijsstuk nr. 2: Sociale zekerheid. De inschrijver moet tot het voorlaatste afgelopen kwartaal ten opzichte van de uiterste datum voor indiening van de offertes in orde zijn met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.
Voor de inschrijvers gevestigd in België: De inschrijvers met personeel dat valt onder het Belgische socialezekerheidsstelsel moeten bij hun offerte een attest van de RSZ (met droogstempel) voegen dat betrekking heeft op het voorlaatste afgelopen kwartaal ten opzichte van de dag van opening van de offertes.
Voor de inschrijvers gevestigd in een ander land dan België: De inschrijver voegt bij zijn offerte een kopie van de volgende attesten, die minder dan 6 maanden oud zijn ten opzichte van de uiterste datum voor indiening van de offertes en die zijn vermeld in artikel 69bis §2 van het Koninklijk Besluit van 08/01/1996 (zie hieronder).
“Art. 69bis: § 2. Vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot
deelneming of van de offertes moet de buitenlandse dienstverlener bij zijn offerte bij
een openbare procedure toevoegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen, al naargelang het geval:
1° een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd
wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes al
naargelang het geval, is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het
vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de
betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land;
17/50
2° een attest overeenkomstig § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is
aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.”
Bewijsstuk nr. 3: Directe belastingen (vennootschapsbelasting). De inschrijver moet aantonen dat hij in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van directe belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij is gevestigd.
Voor de inschrijvers gevestigd in België of daarbuiten: De inschrijver moet daarvoor bij zijn offerte een kopie van een officieel attest voegen waarin wordt verklaard dat hij in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van zijn directe belastingen voor zijn laatst voltooide boekjaar.
Bewijsstuk nr. 4: Indirecte belastingen (btw). De inschrijver moet aantonen dat hij in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van btw volgens de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij is gevestigd.
Voor de inschrijvers gevestigd in België of daarbuiten: De inschrijver moet daarvoor bij zijn offerte een kopie van een officieel attest voegen dat niet ouder is dan 6 maanden ten opzichte van de uiterste datum voor indiening van de offertes en waarin wordt verklaard dat hij in orde is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van zijn accijnzen (btw).
FINANCIËLE, ECONOMISCHE EN TECHNISCHE CAPACITEITEN De inschrijvers moeten bij hun offerte de volgende informatie voegen zodat de minimale financiële, economische en technische capaciteiten kunnen worden gecontroleerd van de ondernemingen die de onderhavige opdracht willen uitvoeren.
1° - Als bewijs van zijn financiële en economische capaciteiten: - Een geschikte bankverklaring (document opgesteld door de bank van de inschrijver). - Het bewijs dat hij momenteel de volgende verzekeringen heeft afgesloten: •
Een polis BA Uitbating voor schade veroorzaakt aan derden en direct of indirect voortvloeiend uit de onderneming in het algemeen.
18/50
•
Een polis BA Na levering voor het risico op voedselvergiftiging of het binnendringen van vreemde elementen in de voedingsmiddelen.
•
Een polis Objectieve BA voor brand en/of ontploffing op basis van artikel 8 van de wet van 30.07.1979.
2° - Als bewijs van zijn technische capaciteiten: - De lijst met de voornaamste collectieve cateringservices die de afgelopen drie jaar werden geleverd, met vermelding van het bedrag, de duur, de volledige gegevens (waaronder de naam van de contactpersoon) en de ontvangers in de openbare of privésector. Minstens 2 van die referenties moeten worden beschouwd als de meest representatieve en moeten worden gestaafd met verklaringen inzake de goede uitvoering. In het geval van dienstverlening aan overheden moeten die verklaringen door de Aanbestedende Overheid van die overheid worden opgesteld of ondertekend. - Een verklaring met daarin het aantal, de hoedanigheid en de ervaring (curriculum vitae) van de leden van de technische diensten die zullen instaan voor de kwaliteitscontroles van de voedselproductie. - De curricula vitae van 5 verantwoordelijken ter plaatse, van wie de profielen overeenkomen voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. Daarnaast zal de inschrijver de cv’s indienen van de personen die volgens hem geschikt zijn in het kader van de onderhavige opdracht. - Een verklaring betreffende het deel van de opdracht dat de inschrijver eventueel zou willen uitbesteden aan een onderaannemer. Hij zal dan de volledige gegevens van diens onderaannemer(s) voorzien en vermelden welke meerwaarde die laatste betekenen voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. - Een beschrijving van het technische team waarover de inschrijver beschikt om de uitvoering van de opdracht te garanderen en een voorstel voor investeringsplannen om beter aan de verwachtingen te beantwoorden. - De inschrijver moet zijn technische en professionele capaciteiten bewijzen om te voldoen aan de milieukundige aspecten van de overeenkomst en dat op één van de volgende manieren: •
Een milieubeheersysteem (EMS) dat bruikbaar is voor de cateringservices (bijvoorbeeld EMAS, de norm ISO 14001 of gelijkwaardig); of
•
Een milieubeleid voor de cateringactiviteiten en richtlijnen of werkprocedures zodat de dienstverlening gebeurt op een milieuvriendelijke manier; of
19/50
•
Een beschrijving op drie A4'tjes van zijn milieubeheersysteem waaruit zijn technische en professionele bekwaamheid om te voldoen aan de milieukundige aspecten van de opdracht blijkt. Die beschrijving moet een plan omvatten om de voedselverspilling te verminderen evenals een plan voor de preventie en het beheer van voedselafval en ander afval dan voedsel.
- Een conceptnota (van maximaal 5 pagina’s) met daarin de strategie die de inschrijver wenst toe te passen om de kwaliteit van zijn prestaties in alle omstandigheden te garanderen. Bij die verklaring moeten de verschillende kwaliteitscharters worden gevoegd waarover de inschrijver eventueel beschikt. Die nota omvat minstens: -
Voorstellen om aan de specifieke verwachtingen van de klanten te beantwoorden;
-
Voorstellen betreffende de organisatie van de human resources (plan voor opleiding, overplaatsing van huidig personeel, …);
-
Een activiteitenplan;
-
Een voorstel voor het minimale niveau van tevredenheid dat de drempel voor het verbreken van de overeenkomst kan bepalen.
-
Andere eventuele voorstellen naast de gevraagde tabellen met antwoorden.
- Het bewijs dat de kandidaat beschikt over een uitbatingsadres in België.
3° - Het volgende attest: - Een bewijs van certificatie voor de norm ISO 9001: 2000 of gelijkwaardig, uitgereikt door een erkend orgaan.
De inschrijver heeft tot slot nog de mogelijkheid om bij zijn offerte alle andere documenten en informatie te voegen die hij nuttig acht om de kwalitatieve aspecten van zijn offerte te staven. Elke inschrijver die de hierboven gevraagde bewijzen niet heeft geleverd of niet in de juiste vorm heeft opgemaakt, kan door de aanbestedende overheid worden uitgesloten van de opdracht. Met de indiening van zijn offerte doet de inschrijver afstand van al zijn algemene verkoopvoorwaarden en aanvaardt hij de volledige toepassing van alle voorwaarden vastgelegd door de voorgaande wettelijke bepalingen en door het onderhavige bijzondere bestek en de verschillende documenten waarnaar het verwijst. Nadat de aanbestedende overheid is overgegaan tot de selectie van de inschrijvers op basis van de ingediende documenten die in de voorgaande punten werden beschreven, zal ze uit de overgebleven inschrijvers de volgens de regels ingediende offerte kiezen
20/50
die volgens haar het interessantst is op basis van de gunningscriteria - de inschrijvers die na de kwalitatieve selectie niet werden behouden, worden daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht.
CRITERIA VOOR GUNNING VAN DE OPDRACHT Welke reglementaire offerte de interessantste is, zal worden bepaald op basis van de punten die worden verkregen voor de volgende criteria: I.15.A.a. Economisch criterium (40 punten) Dit criterium wordt beoordeeld op basis van: De forfaitaire personeelskosten - 10 punten; De beheerskosten - 5 punten; De kosten van de offerte (uitgewerkte technische fiches) - 20 punten; De kosten van diverse evenementen – 5 punten.
I.15.A.b. Technisch criterium (60 punten): Dit criterium wordt beoordeeld op basis van de volgende elementen: (en op basis van de conceptnota en de tabellen met antwoorden) - De cateringservice (20 punten) Verbintenissen om te voldoen aan de specifieke verwachtingen van de klanten - 5 punten; Verbintenissen en middelen voor de voedingsspecificaties - 3 punten; Percentage biologische producten die zullen worden gebruikt - 5 punten; Verbintenissen en middelen om aan de specificaties in het bestek betreffende de activiteiten te voldoen -2 punten; Algemene aantrekkelijkheid van het voedselaanbod - 5 punten.
- De organisatie van de hum an resources (12 punten) Verbintenissen betreffende de overplaatsing van personeel - 2 punten; Verbintenissen betreffende het plan voor opleiding van het personeel – 5 punten; Regionale vertegenwoordiging van de inschrijver - 3 punten; Beheer van de werking van het restaurant - 2 punten.
21/50
- Kwaliteitsbeheer (20 punten) Toepassing van de garantie van hygiëne en voedselveiligheid (strategie HACCP) – 5 punten; Het voorgestelde milieubeheersysteem - 10 punten; Aangewende middelen voor kwaliteitscontrole van de dienstverlening / technische fiches – 5 punten.
- Andere criteria (8 punten) Verbintenissen om te voldoen aan de specifieke aspecten van maatschappelijke verantwoordelijkheid – 2 punten; Verbintenissen betreffende de veiligheidsvoorschriften – 2 punten; Voorstel voor een investeringsplan en eventuele andere ideeën – 2 punten; Elk eventueel ander voorstel voor zover dat niet afwijkt van dit bijzondere bestek – 2 punten.
Beoordeling van de criteria voor gunning van de opdracht: De criteria voor de gunning van de opdracht zullen worden beoordeeld volgens de onderstaande procedure: -
De interessantste reglementaire offerte: De interessantste reglementaire offerte is die offerte die voor alle criteria samen de meeste punten behaalt.
-
Regel van drie: De AO zal de becijferde antwoorden van de offerte beoordelen via een “regel van drie”.
-
Ontbrekende informatie: Voor alle naar aanleiding van dit bijzondere bestek beoordeelde inlichtingen die ontbreken in de offerte van de inschrijver, zal telkens een score van nul worden toegekend. De AO is immers niet in staat om een oordeel te vellen als de inschrijver gewoonweg nalaat die informatie te vermelden of als hij niet voldoet aan één van de (sub)criteria. De inschrijver moet er dus goed op letten dat hij voor elk van de voorziene (sub)criteria een voorstel doet.
22/50
Eindcijfer: De scores voor de verschillende criteria voor gunning van de opdracht worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver wiens offerte het hoogste eindcijfer krijgt.
I.16. AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN
•
Schade aan materiaal van de keuken en andere diensten
De dienstverlener neemt alle materiële schade voor zijn rekening die zich kan voordoen door en tijdens de uitvoering van de in deze overeenkomst voorziene prestaties. Toch is de dienstverlener op geen enkele manier aansprakelijk wanneer het gaat om schade veroorzaakt door eigen gebreken en abnormale slijtage of een gebrek aan technisch onderhoud (behalve gewoon onderhoud) van de materialen en/of uitrusting van de keuken die hem zouden worden toevertrouwd, voor zover de dienstverlener de vastgestelde gebreken schriftelijk heeft gemeld.
•
Brand, ontploffing, waterschade aan de goederen van de KMS
De dienstverlener moet verzekerd zijn tegen schade veroorzaakt door brand, ontploffing of water waarvoor hij verantwoordelijk is. Als de schade het bedrag van de verzekeringspolis van de dienstverlener overschrijdt, dan verbindt de KMS zich ertoe om in zijn eigen naam af te zien van en zijn verzekeraars te laten afzien van elk beroep tegen de dienstverlener. De dienstverlener van zijn kant ziet af van elk beroep tegen de KMS voor door de KMS veroorzaakte schade aan door de dienstverlener aangebrachte benodigdheden en goederen en verbindt zich ertoe een soortgelijke verbintenis te verkrijgen van zijn verzekeraars.
•
Burgerlijke aansprakelijkheid
De dienstverlener verbindt zich tot de volgende zaken: - Bij onmiskenbaar solvabele maatschappijen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor lichamelijke, materiële en immateriële schade, met inbegrip van vergiftigingen, evenals voor schade ten gevolge van diefstal die zich kan voordoen door of tijdens het door de dienstverlener verwezenlijkte beheer.
23/50
- Ondanks de bovengenoemde verzekeringen behoudt de dienstverlener, die de organisatie en het beheer van de collectieve cateringservices van de KMS heeft aanvaard, elke vorm van aansprakelijkheid door of tijdens de uitvoering van de in de overeenkomst bepaalde prestaties, maar in de volgende gevallen valt die aansprakelijkheid van de dienstverlener weg: •
Schade door een risico gerelateerd aan kernenergie;
•
Schade die opzettelijk door de KMS of diens werknemers wordt veroorzaakt;
•
Schade door handelingen voor regeling, reparatie of herstelling uitgevoerd door de KMS;
•
Verlies van inkomsten, belangen, klanten of winstderving.
- Bij elke hernieuwing van de verzekeringen nieuwe attesten leveren. - Al het door hem aangestelde personeel voor de uitvoering van deze overeenkomst verzekeren voor “werkongevallen”.
I.17. VERTROUWELIJKHEID Tijdens de looptijd van de overeenkomst en gedurende vijf (5) jaar na de beëindiging ervan om welke reden dan ook verbindt de dienstverlener zich tot de strikte geheimhouding van alle informatie en documenten aangaande de KMS op om het even welke drager en van om het even welke aard (economisch, wetenschappelijk, medisch, technisch, commercieel, ...) waarvan hij krachtens de onderhavige overeenkomst kennis kan hebben. De dienstverlener zal de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat zijn personeel en medewerkers de bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid naleven en staat garant voor de naleving van de geheimhoudingsplicht door zijn personeel en medewerkers. De dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de verspreiding van informatie als die openbaar is, als die op reglementaire wijze werd verkregen via andere bronnen die niet onderworpen waren aan een geheimhoudingsplicht of als de KMS specifiek vermeldt dat die informatie mag worden verspreid. Gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst en na beëindiging ervan ziet de dienstverlener af van elk persoonlijk gebruik van de gegevens, documenten, elementen of informatie die hij kan verwerven tijdens de uitvoering van de prestaties, tenzij hij daarvoor toestemming heeft van de KMS.
24/50
De geleverde technische fiches kunt alleen op strikt vertrouwelijke wijze worden geraadpleegd. Ze zijn eigendom van de dienstverlener en mogen niet worden vermenigvuldigd of gedeeld met derden.
I.18. RECHTSVORDERING
Elk geschil dat voortvloeit uit het bestaan, de interpretatie en de uitvoering van de onderhavige opdracht is onderworpen aan het Belgisch recht en valt onder de bevoegdheid van de Rechtbanken te Brussel.
25/50
II.
TECHNISCHE KENMERKEN EN BIJLAGEN
Beste Lezer, Dit bijzondere bestek werd opgesteld om de collectieve cateringservices van de Koninklijke Muntschouwburg een nieuwe plaats te geven. We hebben gekozen voor een lichtere formule dan vroeger en we verwachten van u voorstellen die aan de verwachtingen van onze medewerkers voldoen en hen tevreden stellen. Ze moeten ons verrassen met een aanlokkelijk, technisch, hoogwaardig en voordelig aanbod dat in de lijn ligt van een duidelijke strategie gericht op duurzame ontwikkeling. We organiseren ook een algemeen bezoek ter plaatse en bieden u de mogelijkheid om uw vragen te stellen. Buiten dat bezoek beantwoorden we geen mondelinge vragen. U kunt uw vragen echter voorafgaand aan het bezoek via e-mail naar ons sturen en wij geven er dan op de dag van het bezoek een antwoord op. Alle andere nuttig geachte inlichtingen worden via e-mail verspreid en verzonden naar alle deelnemers die aan de criteria voor aanvaarding voldoen. Wij wensen u veel succes en hopen u tijdens het bezoek te mogen ontmoeten.
26/50
II.1: VOORWERP VAN HET BESTEK II.1.1 De uitbating en organisatie van de collectieve cateringservice voor de volgende posten in het kader van een strategie van duurzame voeding :
Forfaitaire prestaties - Post 1: prestaties/leveringen voor de cafetaria/broodjeszaak van het personeel in de Leopoldstraat 23 te 1000 Brussel. - Post 2: prestaties/leveringen voor de cafetaria van het personeel in de Leopoldstraat 4 te 1000 Brussel. - Post 3: prestaties met betrekking tot de automaten. - Post 4: prestaties met betrekking tot de bars in de foyers.
Variabele prestaties - Post 5: prestaties voor diverse evenementen: leveringen – recepties (naar aanleiding van een première of laatste vertoning, kantinediensten, …). De prestaties betreffende de uitbating van d e MM Bar vormen het voorwerp van een afzonderlijk akkoord, beperkt tot 6 m aanden.
II.1.2 De activiteiten van de contractant: Beheer ter plaatse van de cafetaria’s/broodjeszaken Beheer van de andere diensten (foyer, automaten & directie) Beheer van de activiteiten Administratief beheer Verslagen (allerlei statistieken) Beheer van het personeel: selectie en opleiding, lonen Beheer en controle van de voedselveiligheid Aankopen Beheer hygiëne en HACCP-normen (controles) Kwaliteitscontroles Technisch beheer van de installaties Dagelijks onderhoud van de keuken en servicelijnen Meting van de klanttevredenheid (SLA) Tevredenheidsenquête (minstens eenmaal per jaar) Bijstand op het niveau van de evolutie van de opdracht
27/50
II.2: TYPE OVEREENKOMST De overeenkomst zal een cateringcontract met meerdere forfaitaire formules zijn. II.2.1 Voor de posten 1 & 2 Voor deze formule worden drie kostengroepen forfaitair bepaald, namelijk: 1- De vaste voedselkosten De vaste voedselkosten omvatten: - de kosten van de voedingsmiddelen (inclusief voedsel dat verloren gaat/afval); - de kosten van andere producten dan voedingsmiddelen; - het geldende btw-tarief dat van toepassing is. De vaste voedselkosten per maand worden bepaald per artikel (op basis van de technische fiche) vermenigvuldigd met het aantal verkochte artikelen. De verkoopprijzen van de maaltijden en artikelen worden opgesteld in functie van de verwachtingen van de klanten en worden bepaald door de KMS. De verkoopprijs bestaat uit enerzijds de vaste voedselkosten en anderzijds een bijdrage (bepaald door de KMS) die dient ter compensatie van de kosten gemaakt bij de exploitatie van de cateringservices. De inkomsten aan de kassa worden ontvangen en gestort op de rekening van de KMS. De dienstverlener zal de KMS elke maand een factuur bezorgen met daarop de vaste voedselkosten per artikel zoals bepaald in de offerte en vermenigvuldigd met het aantal artikelen dat in die periode is verkocht.
2- De vaste personeelskosten De vaste personeelskosten omvatten: - de kosten van het personeel (salarissen van het personeel op basis van de loonschalen, sociale en werkgeversbijdragen, jaarlijkse vakanties, vervangingen op verlofdagen, afwezigheden door ziekte, feestdagen, dertiende maand, voordelen in natura en verplaatsingskosten); - de beheerskosten daarvan; - de vergoeding van de dienstverlener; - 21% btw. De berekening van de vaste personeelskosten moet gedetailleerd zijn (zie III – AT 4).
28/50
3- De vaste beheerskosten De vaste beheerskosten omvatten: - de vaste kosten voor andere zaken dan voeding, niet gerelateerd aan de producten (onderhoudsproducten, …); - de beheerskosten; - de vergoeding van de dienstverlener; - 21% btw. De berekening van de vaste beheerskosten moet gedetailleerd zijn (zie III - AT 8).
Klein en groot materiaal voor de werking Bestellingen van keukenuitrusting en vaatwerk moeten door de dienstverlener specifiek worden aangevraagd. Na goedkeuring door de financiële beheerder van de KMS wordt door de KMS een specifieke bestelbon opgesteld, die rechtstreeks naar de geselecteerde leverancier wordt gestuurd. Daarnaast erkent de dienstverlener dat alle prestaties en benodigdheden voor de perfecte en reglementaire nakoming van zijn verplichtingen altijd vervat zijn in deze lijst, ook als ze daar niet uitdrukkelijk in vermeld zijn.
II.2.2 Voor post 3 Voor deze formule worden drie kostengroepen forfaitair bepaald, namelijk: 1- De vaste voedselkosten De vaste voedselkosten omvatten: - de kosten van de voedingsmiddelen (inclusief voedsel dat verloren gaat/afval); - de kosten van andere producten dan voedingsmiddelen; - het geldende btw-tarief dat van toepassing is. De vaste voedselkosten per maand worden bepaald per artikel (op basis van de technische fiche) vermenigvuldigd met het aantal verkochte artikelen. De verkoopprijzen van de maaltijden en artikelen worden opgesteld in functie van de verwachtingen van de klanten en worden bepaald door de KMS. De verkoopprijs bestaat uit enerzijds de vaste voedselkosten en anderzijds een bijdrage (bepaald door de KMS) die dient ter compensatie van de kosten gemaakt bij de exploitatie van de cateringservices. De inkomsten aan de kassa worden ontvangen en gestort op de rekening van de KMS.
29/50
De dienstverlener zal de KMS elke maand een factuur bezorgen met daarop de vaste voedselkosten per artikel zoals bepaald in de offerte en vermenigvuldigd met het aantal artikelen dat in die periode is verkocht.
2- De vaste personeelskosten De vaste personeelskosten omvatten: - de kosten van het personeel (salarissen van het personeel op basis van de loonschalen, sociale en werkgeversbijdragen, jaarlijkse vakanties, vervangingen op verlofdagen, afwezigheden door ziekte, feestdagen, dertiende maand, voordelen in natura en verplaatsingskosten); - de beheerskosten daarvan; - de vergoeding van de dienstverlener; - 21% btw. De berekening van de vaste personeelskosten moet gedetailleerd zijn (zie III – AT 4).
3- De vaste beheerskosten De vaste beheerskosten omvatten: - de vaste kosten voor andere zaken dan voeding; - de huur of leasing van de automaten; - de beheerskosten; - de vergoeding van de dienstverlener; - 21% btw.
II.2.3 Voor post 4 Voor deze formule Openbare bars “foyer” worden 2 kostengroepen forfaitair bepaald, namelijk: 1- De vaste personeelskosten (uurtarief) De dienstverlener beheert eveneens de openbare bars tijdens de voorstellingen (met of zonder pauze): er worden vaste personeelskosten (per uur) bepaald op basis van een vast uurtarief. Het programma van de voorstellingen per “seizoen” is te raadplegen op de website van de KMS. De prestaties per show voorzien de tussenkomst van minimum 8 personen gedurende minstens 2 uur, dus per voorstelling moeten 16 uren prestaties worden voorzien.
30/50
Het seizoen 2011-2012 omvat ongeveer 80/90 voorstellingen (waarvan 70 met pauze) s’ avonds en een twintigtal voorstellingen ’s ochtends (ook op zondag). Dienst “foyer pauze” wordt verzorgd op basis van een planning die 6 maanden van tevoren wordt opgesteld. Eventuele extra prestaties of verlengingen van de dienst moeten het voorwerp vormen van een door de dienstverantwoordelijke ondertekende aanvraag (bestelbon) en worden gefactureerd tegen de voorgestelde forfaitaire prijs.
De vaste personeelskosten omvatten: - de kosten van het personeel (salarissen van het personeel op basis van de loonschalen, sociale en werkgeversbijdragen, jaarlijkse vakanties, vervangingen op verlofdagen, afwezigheden door ziekte, feestdagen, dertiende maand, voordelen in natura en verplaatsingskosten); - de beheerskosten daarvan; - de vergoeding van de dienstverlener; - 21% btw. De facturering gebeurt maandelijks en verenigt alle bestelbonnen van die post die door de dienstverlener werden opgesteld.
2- De vaste beheerskosten De vaste beheerskosten omvatten: - het beheer van de bestellingen van goederen (de bestelbon moet door een verantwoordelijke van de KMS worden gevalideerd); - de maandelijkse inventaris (de KMS stelt kassa’s ter beschikking van de dienstverlener om het beheer en de controles te vergemakkelijken). De dienstverlener beheert eveneens de inkomsten uit maaltijden, dranken en andere artikelen ter beschikking van de klanten en stort de overeenkomstige bedragen op de rekening van de KMS. De vaste beheerskosten omvatten: - de vaste kosten voor andere zaken dan voeding; - de beheerskosten; - de vergoeding van de dienstverlener; - het geldende btw-tarief dat van toepassing is.
De berekening van de vaste beheerskosten moet gedetailleerd zijn (zie III - AT 8).
31/50
II.3: PRESTATIES VOOR DIVERSE EVENEMENTEN (POST 5) De diverse prestaties zijn niet-forfaitaire contractuele prestaties. De dienstverlener zal op verzoek van de KMS speciale evenementen organiseren (cocktails, kantinediensten voor vergaderingen en andere recepties, …). De tarifering voor die speciale prestaties zal vooraf worden overeengekomen en vormt het voorwerp van een gezamenlijk akkoord dat samengaat met een specifieke bestelbon. Een voorstel met verschillende formules en de bijbehorende tarieven op basis van de prijs per deelnemer moet integraal deel uitmaken van de offerte (zie AT 1). De diverse evenementen zijn in geen geval een exclusief recht van de dienstverlener en de KMS behoudt zich het recht voor de offerte van de dienstverlener te laten concurreren met andere aanbiedingen of de prestatie aan een derde toe te wijzen.
32/50
II.4: DE HERZIENING VAN DE FORFAITAIRE BEDRAGEN II.4.1. Formule voor prijsherziening De dienstverlener zal een formule voorstellen voor een eventuele indexering (zie III – AT 2) voor: - de voedseluitgaven bij de vaste kosten; - de personeelsuitgaven bij de vaste personeelskosten; - de kosten van andere zaken dan voeding/het beheer; - de andere specifieke prestaties.
II.4.2. Prijsaanpassing In de volgende gevallen wordt mits overleg tussen de partijen een prijsaanpassing voorzien: - Bij wijziging van de basisgegevens waarop de offerte en deze overeenkomst gebaseerd zijn en die de financiële situatie van de KMS en/of van de dienstverlener beïnvloeden; - Wanneer de KMS niet toestaat dat in de offerte overeengekomen aanpassingen worden doorgevoerd, zoals de structuur, de bezettingsgraad van het personeel, … en dat die aanpassingen een financiële invloed hebben op het beheer van de cafetaria’s/broodjeszaak; - Bij een verschil van meer dan 5% in de opbrengsten en/of kosten die voortvloeien uit het beheer van de cafetaria, gerelateerd aan veranderingen in: •
Het aantal betalende bezoekers aan de kassa;
•
De openingstijden van de cafetaria’s/broodjeszaak;
•
Het ter beschikking gestelde materiaal;
•
De in de offerte vermelde lijst met basisproducten die onvolledig of te lang zou zijn;
•
De installatie van de zelfbediening in de structuur van een of meerdere gebouwen van de KMS.
De dienstverlener verbindt zich ertoe voor zowel de dienstverlening als de goederen altijd concurrerende prijzen te bieden ten opzichte van de geleverde dienst. De dienstverlener verbindt zich ertoe op schriftelijk verzoek van de KMS de documentatie te leveren waarmee redelijkerwijs kan worden bepaald of de vaste prijzen 33/50
wel degelijk concurrerend zijn ten opzichte van de marktprijs (tarieven die gelden in de distributie).
34/50
II.5: DE VERPLICHTINGEN VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener heeft voor zijn taak tegenover de KMS de volgende verplichtingen: - de zalen ontruimen, het vaatwerk afwassen, elke dag de productiezones schoonmaken (behalve de vloer), de tafels en stoelen schoonmaken, het professioneel linnengoed van het personeel en het keukenlinnen voorzien en wassen; - als een goede huisvader zorg dragen voor de lokalen en materialen die tot zijn beschikking worden gesteld en elk gebrek in de uitrusting schriftelijk melden; - melding maken van elke technische en veiligheidsovertreding die hij zou tegenkomen of waarvan hij op de hoogte zou worden gesteld met het oog op het behoud van de exploitatievergunning;
- de wettelijke verplichtingen nakomen, met name op het gebied van hygiëne en in het concept (ISO9001-2000): -
de dienstverlener verbindt zich ertoe op preventieve wijze de volledige exploitatie door een daarin gespecialiseerde externe firma te laten volgen.
- voldoen aan de sociale en milieuwetgeving evenals aan de milieukundige specificaties en voorwaarden voor uitvoering zoals beschreven in bijlage 3 van de onderhavige opdracht.
35/50
II.6: DE VERPLICHTINGEN VAN DE KMS
De KMS is eigenaar van de installaties en stelt gratis productieruimten, keukenuitrusting, zaaluitrusting voor de normale uitbating van het restaurant, kassa’s (behalve informaticavoorzieningen, waarvoor de dienstverlener volledig zelf verantwoordelijk is) ter beschikking in functie van de plaatsbeschrijving en inventaris in bijlage 4.
De KMS staat in voor: - bijzondere of technische onderhoudswerkzaamheden aan de lokalen en het materiaal evenals eventuele vervangingen daarvan; - de vervanging van bestek, vaatwerk, glazen en kleine benodigdheden; - de kosten om de installaties van de bestaande keuken conform te maken; - het onderhoud en de schoonmaak van de ramen, muren hoger dan 2 meter, plafonds, verlichting, elektrische aansluitingen, afvoerpijpen, septic tanks, monden en kokers voor afzuiging en de schoonmaak van de afzuigkappen; - de schoonmaak van de openbare ruimte en het onderhoud van de tafels en stoelen; - de huur, onroerende voorheffing en andere lasten gerelateerd aan het restaurant.
36/50
II.7: DE LOKALEN EN HET MATERIAAL II.7.1. De lokalen De KMS stelt keukens en eetzalen ter beschikking van de dienstverlener zodat die zijn verplichtingen kan nakomen. De dienstverlener mag op die plaatsen geen veranderingen doorvoeren zonder de voorafgaande goedkeuring van de KMS.
II.7.2. Het gebruikte materiaal en meubilair De KMS stelt keukengerei en pannen, tafels en stoelen voor de eetzalen en kleine zaalbenodigdheden voor de bereiding, verdeling en consumptie van de maaltijden evenals kassa’s (behalve informaticavoorzieningen, waarvoor de dienstverlener volledig zelf verantwoordelijk is) ter beschikking van de dienstverlener in functie van de plaatsbeschrijving en inventaris in bijlage 4. De KMS is verantwoordelijk voor de vervanging van de kleine zaalbenodigdheden (vaatwerk, glazen, bestek, dienbladen, …) en keukenuitrusting (gerei, pannen, ...) voor zover het gaat om normale kosten door normale slijtage van het desbetreffende materiaal. In alle andere gevallen zijn die kosten voor rekening van de dienstverlener. Vervangingen gebeuren uitsluitend nadat de dienstverlener een schriftelijk verzoek heeft gericht aan de KMS en hij het te vervangen materiaal heeft getoond. De dienstverlener zal de KMS onmiddellijk op de hoogte brengen van omstandigheden die kunnen resulteren in een verlies of beschadiging van om het even welke aard en zal op zijn verantwoordelijkheid de nodige voorzorgsmaatregelen treffen om die omstandigheden te vermijden. De dienstverlener zal conform de artikelen van het Burgerlijk Wetboek zorg dragen voor de lokalen en het materiaal als ware hij er zelf eigenaar van. Op de vervaldag van de overeenkomst worden alle installaties van rechtswege in een perfect onderhouden staat teruggeven aan de KMS. Indien herstellingen nodig worden geacht na een plaatsbeschrijving die in aanwezigheid van beide partijen wordt opgesteld in de laatste maand voor de vervaldag van de overeenkomst, dan wordt de betaling van de laatste maand opgeschort tot de in de voornoemde plaatsbeschrijving vermelde onderhoudswerkzaamheden volledig zijn uitgevoerd.
37/50
II.8: VLOEISTOFFEN EN VERBRUIK Alle vloeistoffen nodig voor de bereiding van de maaltijden en voor het onderhoud, water, gas, elektriciteit en alle telefoon- en internetkosten zijn voor rekening van de KMS. De dienstverlener zal er steeds over waken dat zijn verbruik redelijk blijft. Bij vaststelling van misbruik kan de KMS de dienstverlener vragen om een terugbetaling van de gemaakte kosten. De dienstverlener zal bij zijn offerte de initiatieven voegen die hij plant om het verbruik van vloeistoffen te beheren en eventueel te verlagen in het kader van de duurzaamheid.
38/50
II.9: DE VOEDSELVOORSCHRIFTEN Alle voedingsmiddelen gebruikt voor de samenstelling van de gerechten worden streng geselecteerd op basis van hun wezenlijke kwaliteit en hun hygiënische en bacteriologische veiligheid om de permanente kwaliteit van de producten te waarborgen. De dienstverlener zal in zijn offerte preciseren op welke manier hij de kwaliteit en veiligheid van de geleverde producten zal garanderen. De aankoopprocedure zal volledig door de leveranciers van de dienstverlener worden verzorgd. De dienstverlener zal tevens voorstellen in welke mate de strategie van het duurzame beheer in zijn aankoopprocedure zal worden gevolgd. De dienstverlener verbindt zich er ook toe het verlies van voedsel zo veel mogelijk te beperken en zal daarvan elke maand statistieken bezorgen aan de KMS. De specifieke kenmerken van de voedselvoorschriften, waaronder de milieukundige criteria, worden uiteengezet in bijlage 3 en 3bis en zijn niet limitatief. Elk voorstel van een product moet worden vergezeld van een technische fiche (met samenstelling, kwaliteit, gewicht of hoeveelheid en globale kostprijs).
De uitgewerkte technische fiches van de producten worden bij de antwoordtabel gevoegd (zie III – AT 3).
39/50
II.10: HET PERSONEEL II.10.1. Het personeel van de dienstverlener Het personeel van de dienstverlener moet tweetalig (Frans en Nederlands) zijn. Het team mag uitsluitend bestaan uit bekwaam personeel. Bij de offerte zal een algemeen plan voor de voorziene aanvullende opleidingen worden gevoegd. Het team zal worden bijgestaan door verantwoordelijken die naast hun controlerende taak bij het beheer, de kwaliteit en de organisatie van de dienst tevens de gesprekspartners zijn bij elke uitwisseling van informatie die De Munt zou wensen. Het team voor de exploitatie en organisatie van de cateringservice zal, zonder vooruit te lopen op latere behoeften, instaan voor: -
de bereiding van de maaltijden;
-
het onthaal van de gasten;
-
de dienstverlening aan de klanten;
-
de afwas en het kleine gebruikelijke onderhoud van de keukenuitrusting;
-
de schoonmaak van de keuken;
-
de bevoorrading met de voorziene voedingsmiddelen voor de menu’s;
-
de goede kwaliteit van de maaltijden;
-
de kassa;
-
de ontvangst en controle van de ingekochte artikelen;
-
het beheer van de voorraden;
-
de controle van de kwaliteit en versheid van de voedingsmiddelen;
-
de supervisie en organisatie van de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse schoonmaak van de keuken;
-
de supervisie van de toepassing van het door de dienstverlener opgestelde hygiëneplan.
Tijdens de volledige looptijd van de overeenkomst is en blijft de dienstverlener de werkgever die personeel aanstelt voor de uitvoering van de overeenkomst. Bijgevolg: -
legt alleen de dienstverlener zijn personeel richtlijnen op. Tussen het personeel van de dienstverlener en de KMS kan geen enkele verhouding van ondergeschiktheid ontstaan;
-
vergoedt de dienstverlener zijn personeel en hij stelt het op eigen verantwoordelijkheid tewerk;
40/50
-
verbindt de dienstverlener zich er tegenover het door hem tewerkgestelde persoon toe alle geldende wetsteksten en voorschriften toe te passen, met name op het gebied van sociale zekerheid, arbeidsrecht en fiscaal recht;
-
onderwerpt de dienstverlener zijn personeel aan de door de geldende wetgeving of voorschriften verplichte medische onderzoeken;
-
waakt de dienstverlener erover dat zijn personeel zich zo nodig houdt aan het huishoudelijk reglement en alle andere veiligheidsinstructies die van kracht zijn binnen de gebouwen van de KMS;
-
is alleen de dienstverlener bevoegd om zijn personeel te ontslaan om welke reden dan ook;
-
verbindt de dienstverlener zich ertoe zijn personeel te vervangen tijdens jaarlijkse afwezigheid, ziekte of op andere momenten van afwezigheid;
-
verbindt de dienstverlener zich ertoe personeelsleden te vervangen als die duidelijk of herhaaldelijk tekortschieten of zich ongepast gedragen tijdens de uitvoering van hun prestaties;
-
staat de dienstverlener garant voor de tweetaligheid (Frans en Nederlands) van zijn personeel.
II.10.2. De personeelskosten De personeelskosten omvatten de salarissen van het personeel, de sociale en werkgeversbijdragen, de jaarlijkse vakanties, vervangingen op verlofdagen, afwezigheden door ziekte, feestdagen, dertiende maand, voordelen in natura en verplaatsingskosten. Het personeel wordt aangeworven en betaald door de dienstverlener. De dienstverlener zal het huishoudelijk reglement van de KMS naleven. Alleen de dienstverlener is verantwoordelijk voor zijn personeel en hij verbindt zich ertoe de voorschriften en bepalingen van de sociale zekerheid evenals de bepalingen van het arbeids- en fiscaal recht toe te passen. De salarissen worden berekend op basis van de loonschaal van het PC 302 Horeca en worden in de volgende gevallen aangepast: -
officiële indexering van de lonen na een beslissing van het Paritair Comité 302;
-
officiële wijziging van de lasten met betrekking tot de salarissen en van de voorschriften en wettelijke bepalingen betreffende de werkomstandigheden;
-
extra eisen bij de gevraagde diensten die door de KMS schriftelijk worden gevraagd.
De samenstelling van het huidige team wordt beschreven in bijlage 5.
41/50
De voorstellen voor samenstelling van de teams gebeuren in functie van de openingstijden en behoeften en van de andere diensten.
42/50
II.11: CONTACTPERSONEN De dienstverlener verbindt zich ertoe in onderlinge overeenstemming met de KMS een organisatieschema uit te werken, waarin geen wijzigingen mogen worden aangebracht zonder diens voorafgaande toestemming. Bij de offerte zal een lijst met een voorstel voor een organisatieschema en de contactpersonen worden gevoegd (zie III – AT 5).
II.12: HET VERSLAG OVER DE PRESTATIES De dienstverlener zal elke maand een gedetailleerd verslag (follow-up van de non-food, personeel, speciale evenementen, capaciteit, aantal betalende bezoekers aan de kassa’s, evolutie van de verkopen per gerecht, …) indienen in overeenstemming met het onderstaande voorbeeld. Het in te dienen verslag moet minstens de volgende elementen bevatten: Per etablissement/dag: Omzet/artikel/verkoopprijs en het totaal per week; Aantal betalende bezoekers aan de kassa per etablissement en per uur; Gemiddelde uitgaven per etablissement; Totaal aantal gepresteerde uren/dag/persoon (maandelijkse tabel); Vaste voedselkosten; Gedeelte bijdrage. Per etablissement/maand: Consolidatie van de cijfers (zie hierboven) per etablissement/maand; Details dranken + inventaris; Details voeding + inventaris;
De KMS stelt kassa’s ter beschikking voor de posten 1, 2 & 5 die zullen zorgen voor directe rapportage aan de controle van het beheer van de KMS. Er wordt een maandelijkse evaluatievergadering van de verantwoordelijken van de aanbestedende overheid met de geselecteerde inschrijver gevraagd evenals de wekelijkse aanwezigheid tijdens de planvergadering.
43/50
II.13: DE BEHEERSKOSTEN Die kosten omvatten: -
de dienst van de aankopen;
-
de boekhouding van de leveranciers;
-
de beheersdocumenten;
-
de selectie en opleiding van het personeel;
-
het beheer van de salarissen van het personeel;
-
de financiële kosten;
-
de administratieve kosten;
-
de bacteriologische en hygiënische controles;
-
het kwaliteitsplan (ISO 9001: 2000 en HACCP);
-
de supervisies van de exploitaties;
-
de verzekeringen voor materiële schade en burgerlijke aansprakelijkheid;
-
de kwalitatieve controles voor de klant.
De betaling van de beheerskosten zal in de antwoordtabel worden opgenomen (zie III – AT 1).
II.14: DE VERGOEDING VAN DE DIENSTVERLENER De gedetailleerde vergoeding van de dienstverlener wordt uiteengezet in een antwoordtabel (zie III – AT 1). Wij verwachten van de dienstverlener ook een voorstel of SLA (Service Level Agreement) waarbij de resultaten van de klanttevredenheid en de resultaten van de uitvoering van de prestaties eventueel worden gekoppeld aan een variabel vergoedingssysteem. We verwachten ook dat de minimale graad van tevredenheid wordt voorgesteld om de drempel voor verbreking van de overeenkomst te bepalen.
44/50
II.15: INVESTERINGEN DOOR DE DIENSTVERLENER De dienstverlener kan eventuele investeringen verwezenlijken in het kader van de voorstellen en uitvoering van de overeenkomst. Die moeten echter altijd door de KMS worden aanvaard.
Wij vragen om uw eventuele voorstellen in een antwoordtabel te preciseren (zie III – AT 7). De afbetaling van die investeringen zal elke maand door de dienstverlener aan de KMS worden gefactureerd. Bij stopzetting van de onderhavige overeenkomst op initiatief van de KMS worden de vermelde investeringen door de KMS overgenomen ten bedrage van hun netto restwaarde.
45/50
II.16: BIJLAGE VOOR DE TECHNISCHE KENMERKEN 1. Algemene benadering van de verschillende uitbestede posten. 2. Informatie met betrekking tot de automaten 3. Milieukundige specificaties. 3 bis. Milieukundige specificaties betreffende de automaten. 4. Inventaris van het kantinemateriaal 2011. 5. Organisatieschema van het huidige kantinepersoneel 6. Schatting van het aantal openingsdagen van de cafeteria / broodjeszaak
Bijkomende inlichtingen over de evenementen zijn ook terug te vinden op de website www.demunt.be
46/50
III. OFFERTEFORMULIER Betreft: collectieve cateringservices van de Koninklijke Muntschouwburg.
III.1. GEGEVENS VAN DE INSCHRIJVER
Identiteit (handelsnaam en rechtsvorm) van de onderneming: NAAM van de onderneming: ……………………………………………………………………………… Adres: …………………………………………………………………………………………… Stad: ………………………………………………………………………………………………… Postcode: ………………………………………………………………………………………… Straat: …………………………………………………… Nr.: ...…... Bus: ………………………… Land: ………………………………………………………………………………………………… Telefoonnummer: ……………………………………………………………………………… Faxnummer: ……………………………………………………………………………………… E-mailadres: ………………………………………………………………………………… Btw-nummer: ……………………………………………………………………………………… Uniek identificatienummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen: …………………
Vertegenwoordigd door: VOORNAAM en NAAM: ............................................................... Hoedanigheid of beroep: .......................................................... Nationaliteit: ...........................................................................
Gegevens van de contactpersoon: VOORNAAM en NAAM: ……………………………………………………… Hoedanigheid of beroep: ........................................................………… Telefoon-/gsm-nummer: ………………………………………… Faxnummer:
……………………………………………………
E-mailadres: …………………………………………………………
47/50
III.2. BIJLAGEN VAN HET OFFERTEFORM ULIER Administratieve conformiteit en criteria voor uitsluiting 1° - Statuten (kopie van de inschrijving)
Bijlage A1
2° - Bewijs van het bezoek ter plaatse
Bijlage A2
3° - Verklaring op erewoord
Bijlage A3
4° - Verklaring staat van niet-faillissement
Bijlage A4
5° - Verklaring sociale zekerheid
Bijlage A5
6° - Verklaring directe belastingen
Bijlage A6
7° - Verklaring btw
Bijlage A7
Financiële en economische capaciteiten 1° - Bankverklaring
Bijlage F1
2° - Verzekeringsbewijzen
Bijlage F2
Technische capaciteiten 1° - Overzicht van de voornaamste cateringservices
Bijlage T1
2° - Verklaring (en cv) voor de kwaliteitscontrole
Bijlage T2
3° - Cv van de verantwoordelijken ter plaatse
Bijlage T3
4° - Verklaring & gegevens betreffende onderaannemers
Bijlage T4
5° - Beschrijving van het technische team
Bijlage T5
6° - Beschrijving van het milieubeheersysteem
Bijlage T6
7° - Conceptnota
Bijlage T7
8° - Bewijs dat de kandidaat beschikt over een uitbatingsadres in België
Bijlage T8
Certificering 1° - Attest van de certificering ISO 9001 : 2000 of gelijkwaardig Bijlage C1
Antwoordtabellen De 8 antwoordtabellen als bijlagen van dit offerteformulier
Bijlagen AT
48/50
Algemene prijsopgave en forfaitaire bedragen (bijgevoegde sjabloon, in te vullen)
AT 1
Formule voor herziening van de prijzen (uw voorstel/uiteenzetting)
AT 2
Programma en vaste voedselkosten + uitgewerkte technische productfiches inclusief voorstellen voor de diverse evenementen (uw voorstel/uiteenzetting) AT 3 Gedetailleerde berekening van de vaste en variabele personeelskosten (uw voorstel/uiteenzetting)
AT 4
Organisatieschema en organisatie (uw voorstel/uiteenzetting)
AT 5
SLA en voorstel voor follow-up van de kwaliteit (uw voorstel/uiteenzetting)
AT 6
Voorstellen voor investeringen (uw voorstel/uiteenzetting)
AT 7
Gedetailleerde berekening van de beheerskosten
AT 8
Andere bijgevoegde documenten:
- ………………………………………………………………
Bijlage nr. …………
- ………………………………………………………………
Bijlage nr. …………
- ………………………………………………………………
Bijlage nr. …………
- ………………………………………………………………
Bijlage nr. …………
- ………………………………………………………………
Bijlage nr. …………
III.3. BUDGETVOORSTELLEN
De inschrijver verbindt er zich conform de voornoemde bepalingen en voorwaarden van het bijzondere bestek toe de opdracht van dit bijzondere bestek voor de levering van cateringservices aan de KMS uit te voeren op basis van de budgetvoorstellen die bij het onderhavige offerteformulier worden gevoegd.
49/50
III.4. BETALINGEN GEBEUREN RECHTSGELDIG VIA OVERSCHRIJVING:
Op de bankrekening met nummer: ………………………………………………………… Van de volgende financiële instelling:
…………… ……………………………………
Geopend op naam van:
……………………………………………………………
IBAN/SWIFT-code:
……………………………………………………………
Via deze offerte aanvaard ik uitdrukkelijk alle voorwaarden van het bijzondere bestek en doe ik afstand van alle andere bepalingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Ik verbind m ij er tevens toe de onderhavige opdracht op m ijn roerende en onroerende goederen uit te voeren conform de bepalingen en voorwaarden van het voornoemde bijzondere bestek.
Opgemaakt te ………………………………
op …………………………………………………
De inschrijver(s)
………………………………………………………
- (naam)
- (hoedanigheid)
………………………………………………
HANDTEKENING: ................................................................
50/50
