Dewan Legislatif Oregon
DESKRIPSI JABATAN
BAGIAN 1. INFORMASI JABATAN Tanggal Efektif
September 2007
Tingkat Klasifikasi
CALA-4, (ini merupakan level keempat dari klasifikasi empat seri)
Nomor Klasifikasi
L9864
Jabatan Kerja
Administrator Komite
Unit Kerja
Layanan Komite
No. Agensi
15600
Nama Agensi
Administrasi Legislatif
Nama Karyawan
Durasi
Penuh waktu, berkelanjutan
Berhak atas uang lembur
TIDAK
BAGIAN 2. INFORMASI PROGRAM/ POSISI Menggambarkan program dimana pekerjaan ini dilakukan. Termasuk tujuan program, diperuntukkan untuk siapa saja, ukuran dan cakupannya. Termasuk hubungannya dengan misi agensi. Layanan Komite menyediakan penelitian tersentralisasi, profesional dan nonpartai, mengeluarkan analisa dan layanan administrasi komite bagi Majelis Legislatif. Pekerjaan dari Layanan Komite diperuntukkan bagi semua legislator dan kantor cabang legislatif lainnya. Selama sesi Legislatif, kantor menyediakan staf untuk komite Dewan dan Senat yang tidak dipekerjakan untuk Pendapatan Legislatif, Konsul Legislatif, atau Kantor Fiskal Legislatif. Selama dipekerjakan sementara untuk Legislatif, kantor menyediakan penelitian, analisa kebijakan dan layanan komunikasi bagi anggota, komite sementera, dan kantor kepemimpinan legislatif.
Gambarkan tujuan dari posisi ini dan bagaimana fungsinya dalam program ini. Tujuan dari posisi ini adalah menyediakan penelitian, analisa tindakan legislatif, dan dukungan administrasi komite bagi Majelis Legislatif di area persoalan yang telah ditentukan.
Ini merupakan level keempat dari seri empat level. Yang
membedakan adalah kualifikasi pendidikan dan pekerjaan, dan cakupannya, tanggung jawab, dan volume pekerjaan komite sebagaimana ditentukan oleh Manager Layanan Komite. Sebagai posisi senior, posisi ini mungkin akan bekerja dengan dua atau tiga komite, administrator dan anggota di kedua dewan sebagai “pimpinan tim” di area bidang legislatifnya. Hal ini termasuk membimbing dan memeriksa pekerjaan dari administrator komite sesi legislatif dan administrator komite yang kurang berpengalaman, dan memberikan bantuan penelitian kepada
semua anggota. Posisi ini akan bekerja pada proyek khusus Layanan Komite yang telah ditentukan termasuk; mengedit Staff Measure Summary (SMS); persiapan dan publikasi Petunjuk Kerja Legislatif dan pelatihan staf dan anggota legislatif dan akan bekerja sama dengan Manager Layanan Komite dalam menyusun kebijakan dan prosedur untuk kantor.
BAGIAN 3. DESKRIPSI TUGAS
%
Jenis
wakt
Tugas
TUGAS
u 35%
Penting
Pembentukan dan Administrasi Komite.
Membantu dua atau lebih kursi komite dalam menetapkan rancangan pekerjaan dan prioritas komite dan menyusun agenda komite;
Bekerja sama dengan administrator dan komite dikedua dewan dengan membantu analisa legislatif dan kegiatan komite lainnya. o Memeriksa rancangan peraturan komite; o Menyusun jadwal pertemuan; o Mengatur fasilitas; o Mengidentifikasi
orang-orang
dan
kelompok
yang
berkepentingan yang perlu diberitahukan; o Mendapatkan
kesaksian
dan
mengkoordinasikan
presentasi; o Menghadiri pertemuan-pertemuan komite; o Membantu
ketua
dan
anggota
peraturan dan prosedur legislatif;
dalam
menerapkan
o Memantau pertimbangan dan keputusan untuk ditindak lanjuti seperlunya. o Mengatur
pertemuan
kelompok-kelompok
yang
berkepentingan. o Mencari tahu dan menjelaskan posisi dasar dari pihak oposisi dan pihak pendukung tindakan legislatif.
20%
Penting
Penelitian. Melakukan penelitian bagi semua komite dan anggota dari hukum saat ini, kebijakan dan sejarah legislatif sebelumnya yang mempengaruhi pengajuan undang-undang dan area persoalan komite termasuk memeriksa penelitian dan kebijakan dari negara bagian lainnya dan kelompok kebijakan umum.
15%
Penting
Analisa dan Penelusuran Undang-Undang.
Memeriksa rancangan undang-undang yang dikirimkan ke komite;
Menelusuri status tindakan antara dewan dan komite;
Menyiapkan dan mengirimkan latar belakang dan analisa subyek persoalan ke anggota komite;
Mencari tahu area konsensus, memeriksa materi dan meringkas pilihan-pilihan yang terdapat didalamnya untuk pimpinan dan anggota;
Membahas dampak dari undang-undang dengan Pejabat Fiskal dan Pendapatan atau agensi-agensi;
Menyusun cara untuk menelusuri dan memantau undang-undang dan rencana supaya selesai tepat pada waktunya;
Berdiskusi dengan Konsul Legislatif dalam perencanaan tindakan dan amendemen dan penyelesaian konflik; dan
Menuliskan amendemen dan menyusun penjelasan dan lembar
kerja amendemen bagi anggota komite.
10%
Pendukung
Pengawasan Agensi. Mengawasi agensi negara bagian dan program-program di area-area yang telah ditentukan, termasuk menelusuri kegiatan agensi dalam penerapan undang-undang, pemeriksaan dan analisa penyusunan peraturan dan analisa operasi agensi secara umum. Menjaga komunikasi dengan administrator agensi. Memantau studi dan informasi umum yang tersedia di areaarea subyek yang telah ditentukan.
05%
Pendukung
Koordinasi Proyek. Mengkoordinasikan proyek di area-area yang telah ditentukan dengan berkonsultasi dengan manager Layanan Komite termasuk menentukan cakupan, tenggang waktu proyek dan sumber yang diperlukan. Mengkoordinasikan proyek dengan staf profesional dari kantor legislatif lainnya. Mengawasi proyek-proyek dari staf pendukung administratif.
10%
Pendukung
Komunikasi.
Menerima dan menjawab permintaan materi, penelitian atau investigasi;
Menjawab
permintaan
kepemimpinan
legislatif
sehubungan
dengan undang-undang yang diajukan kepada komite;
Berpartisipasi dalam perencanaan sesi dengan pimpinan;
Menulis pernyataan posisi, surat dan resolusi yang diakibatkan oleh tindakan komite;
Meringkas hasil penelitian;
Menjelaskan dampak dari pilihan-pilihan yang teridentifikasi;
Menjelaskan relevansi dari undang-undang, keputusan atau
peraturan pengadilan yang berkaitan;
Merancang materi pembicaraan dan analisa tindakan staf untuk digunakan oleh anggota selama diskusi pertemuan;
Menyiapkan analisa kebijakan publik tertulis termasuk hukum saat ini dan undang-undang yang diajukan;
Menyampaikan analisa secara tertulis dan lisan kepada legislator, pimpinan komite, komite dan kantor kepemimpinan legislatif.
05%
Pendukung
Tugas-tugas lainnya sebagaimana ditentukan oleh Manager Layanan Komite atau Administrator Legislatif.
100%
BAGIAN 4. TATA KRAMA DI TEMPAT KERJA – FUNGSI PEKERJAAN YANG PENTING Ini adalah fungsi pekerjaan yang penting dan yang diharapkan akan ditunjukkan oleh setiap karyawan guna menciptakan lingkungan kerja yang positif. Ekspektasi ini mengharuskan karyawan menghindari perilaku yang negatif atau tidak pantas terhadap rekan kerja, bawahan, manajemen, klien dan orang lain di dalam dan di luar agensi. Perilaku negatif termasuk penghinaan, suara tinggi saat sedang marah, atau pernyataan yang kasar mengenai pekerjaan seseorang, gaya bekerja atau karakteristik seseorang. Perselisihan akan segera diminta oleh Administrator Legislatif untuk diselesaikan.
BAGIAN 5. KONDISI PEKERJAAN Gambarkan kondisi pekerjaan tertentu, jika ada bagian rutin dari pekerjaan ini. Termasuk frekuensi mengalami kondisi-kondisi berikut ini. Tulis
peralatan yang digunakan. Frekuensi
Kondisi
%
100%
Administrator Komite bekerja di dalam lingkungan politik. Jumlah jam, termasuk kemungkinan bekerja di malam hari dan/ atau pada akhir pekan terutama selama sesi legislatif.
25%
05%
Mungkin perlu melakukan perjalanan.
100%
Karyawan mengoperasikan komputer setiap hari.
BAGIAN 6. PANDUAN Tulis panduan yang ditetapkan selain hukum atau peraturan negara bagian dan federal yang digunakan untuk melakukan pekerjaan ini (kebijakan, manual dan/ atau prosedur kerja) dan gambarkan bagaimana panduan ini digunakan untuk melakukan pekerjaan ini.
Panduan
Bagaimana digunakan
#Kebijakan, peraturan dan panduan Administrasi
Untuk membuat staf mengetahui kondisi
Legislatif.
agensi menyangkut pekerjaan termasuk manfaat dan ekspektasi profesional dari pekerjaan tersebut.
Kebijakan dan Prosedur Unit Layanan Komite
Memampukan
staf
mengenali
dan
termasuk Manual Administrator Komite
mengikuti proses yang seragam untuk mempercepat pekerjaan Analis Legislatif
Peraturan Dewan, Peraturan Senat
Berfungsi
sebagai
memampukan kegiatan
sumber
staf
komite
yang
memfasilitasi
dan
pemrosesan
rancangan undang-undang dengan cara yang benar dan tepat waktu sesuai dengan peraturan dewan.
Undang-undang Oregon yang telah direvisi
Berfungsi
sebagai
sumber
yang
memampukan staf membantu pembuat hukum
dalam
legislatif;
menyusun
berfungsi
sebagai
konsep sumber
untuk mengadakan penelitian.
Konstitusi dari Negara Bagian Oregon
Berfungsi
sebagai
sumber
yang
memampukan staf membantu pembuat hukum
dalam
legislatif;
menyusun
berfungsi
sebagai
untuk mengadakan penelitian.
BAGIAN
7.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG BERKAITAN DENGAN
PEKERJAAN Gambarkan jenis keputusan yang mungkin diambil dengan posisi ini. Tunjukkan efek dari keputusan tersebut jika memungkinkan.
konsep sumber
Dengan
bimbingan
dari
pimpinan
komite,
keputusan
termasuk
mengkoordinasikan tindakan-tindakan untuk rapat dengar pendapat. Keputusan lain termasuk penjelasan hasil penelitian, keputusan kebijakan, posisi pihak pendukung dan oposisi, penyelesaian masalah, dan tugas-tugas yang bersifat sensitif secara politik. Posisi ini beroperasi secara independen dengan dipandu oleh hukum, peraturan, kebijakan dan prosedur yang tertera di atas. Kemampuan komite untuk mempertimbangkan rancangan undang-undang dengan tepat waktu dan seksama seringkali bergantung pada jadwal rancangan undang-undang (yaitu nomor dan tipe yang dijadwalkan untuk satu pertemuan). Kesalahan dalam prosedur atau penilaian bisa menghambat proses legislatif, memiliki dampak negatif terhadap institusi atau anggotanya dan/ atau memiliki efek yang signifikan terhadap hasil operasional dari agensi itu sendiri atau agensi lainnya
dan
bisa
berdampak
negatif
terhadap
operasi
agensi
secara
keseluruhan. BAGIAN 8. KONTAK PEKERJAAN Dengan siapa, selain rekan kerja di dalam unit pekerjaan ini, posisi ini harus secara rutin melakukan kontak? Publik
Staf Legislatif
Agensi
Legislator
Vendor
Lainnya Rutin Setiap hari Kadangkadang Jika diperlukan
X
X
X X X
BAGIAN 9. PEMERIKSAAN PEKERJAAN Siapa yang memeriksa pekerjaan dari posisi ini? (tulis jabatan klasifikasi) Bagaimana? Seberapa sering? Pekerjaan dari posisi ini diperiksa oleh Manager Layanan Komite yang mengadakan evaluasi kinerja tahunan dengan dokumen evaluasi kinerja standar. Evaluasi dirancang untuk menilai kinerja tahun sebelumnya (12 bulan), menetapkan tujuan untuk satu tahun ke depan dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan komentar, tanggapan dan berpartisipasi dalam strategi penetapan tujuan.
BAGIAN 10. TUGAS-TUGAS SUPERVISOR Manakah dari aktivitas-aktivitas supervisor/ manajemen yang dilakukan oleh pekerjaan ini?
Mempekerjakan
Menyetujui pekerjaan
Merekomendasikan tenaga kerja
Menyiapkan dan menandatangani evaluasi
Merencanakan pekerjaan Menugaskan pekerjaan
Merekomendasikan kenaikan gaji Mendisiplinkan/ memberikan penghargaan
*untuk asisten komite sesi dan asisten komite penuh waktu
BAGIAN 11. INFORMASI TAMBAHAN MENYANGKUT PEKERJAAN Komentar-komentar lainnya yang akan semakin memperjelas posisi ini: TIDAK ADA BAGIAN 12. BAGAN ORGANISASI Tandai posisi dengan warna kuning.
Committee Services Manager
Continuing Staff
Session Staff
(4) Committee Administrator/Leg Analyst 4
Committee Coordinator
(2) Committee Administrator/Leg Analyst 3
Judiciary Supervisor
(2) Committee Administrator/Leg Analyst 2
(5) Executive Support Specialist 1
(9) Committee Administrator/Leg Analyst 3
(27) Administrative Support Spec 3
(3) Committee Administrator/Leg Analyst 2
Library Research Generalist
Administrative Support Spec 1
OTORITAS ANGGARAN: Jika posisi ini memiliki otoritas atas uang operasional agensi, tunjukkan di area mana, seberapa banyak ( dua tahun sekali) dan jenis dana:
TIDAK ADA
________________________________________________________________ TANDA TANGAN KARYAWAN
TANGGAL
________________________________________________________________ TANDA TANGAN MANAGER
TANGGAL
Pernyataan-pernyataan tertentu yang ditampilkan di setiap bagian dari deskripsi ini tidak ditujukan untuk mencakup segala sesuatunya. Pernyataan-pernyataan tersebut mewakili elemen dan kriteria tertentu yang dianggap perlu untuk melakukan pekerjaan ini dengan baik.
ADMINISTRATOR KOMITE/ ANALIS LEGISLATIF 4
KUALIFIKASI MINIMAL: Tuliskan kualifikasi minimal untuk posisi ini.
Gelar sarjana (empat tahun kuliah) di bidang studi yang berhubungan dengan kebijakan publik.
Keahlian komputer dan pengalaman menggunakan aplikasi-aplikasi seperti MSWORD, EXCEL, ACCESS, dan PowerPoint. (DAN)
Pengalaman menangani proyek atau program selama 12 tahun termasuk menyusun, menerapkan atau mengevaluasi kebijakan publik. (ATAU)
Berhasil menyelesaikan enam (6) sesi legislatif Oregon di posisi administrator komite penuh waktu.
Berhasil menyelesaikan satu (1) sesi legislatif Oregon bisa menggantikan dua (2) tahun pengalaman yang diperlukan. Gelar Master atau Doktor di bidang studi yang berhubungan dengan kebijakan publik bisa menggantikan hingga tiga tahun pengalaman yang diperlukan.
Kombinasi pendidikan dan pengalaman yang setara dan cukup untuk menunjukkan kemampuan
melakukan
tugas-tugas
dari
posisi
tersebut
mungkin
akan
dipertimbangkan. PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN:
Pengetahuan dan keahlian di area persoalan tertentu, sebagaimana yang dilakukan dalam pengalaman profesional.
Menunjukkan keahlian dan pengalaman dalam komunikasi lisan dan tertulis dalam lingkungan kebijakan publik.
UNTUK PERTIMBANGAN PROMOSI INTERNAL:
Saat ini sedang menunaikan tugas sebagai Administrator Komite/ Analis Legislatif.
Manager Layanan Komite menilai evaluasi personalia memuaskan.
Manager Layanan Komite memutuskan individu menunjukkan kemampuan menyelesaikan tugas-tugas dari posisi tersebut.
