FORMULIR INFORMASI JABATAN 1.
Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian
2.
Kode Jabatan : -
3.
Unit Organisasi
4.
Eselon I
:
Eselon II
:
Eselon III
: Kepala Bagian Tata Usaha
Eselon I V
: Kepala Sub Bagian Kepegawaian
Kedudukan Dalam Struktur Organisasi : Wadir Umum dan Keuangan RSUD Kepulauan Riau Kepala bagian Tata Usaha
Kasubbag Kepegawaian
Kasubbag Tata Usaha
Kasubbag Rumah Tangga
Pengadministrasi Kepegawaian
(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2 (dua) jabatan diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)
1
2
5.
Ikhtisar Jabatan
:
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian dengan Menerima, mencatat, menyampaikan surat pengajuan Cuti PNS,PTT,TKHL,dan membuat surat rekomendasi izin,tugas belajar,PPDS / PPDGS,Pengurusan Karis dan Karsu Berdasarkan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku agar kegiatan berjalan dengan efektif dan lancar . Uraian Tugas: a. Menerima Surat Masuk dan Mengarahkan surat yang diterima sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat dalam kartu kendali; Tahapan : 1) Menerima Surat Masuk 2) Memberikan Kepada Pimpinan Untuk di disposisi 3) Mencatat hasil disposisi 4) Mendistribusikan surat Kepada yang bersangkutan.
b. Membuat usulan cuti pegawai berdasarkan permohonan pegawai dan ketentuan yang berlaku agar pegawai mendapatkan hak cuti. Tahapan : 1) Menerima usulan cuti yang telah disetujui oleh Kepala Sub Bagian / Kepala instalasi melalui Kasubag Kepegawaian. 2) Membuat surat cuti pegawai untuk diparaf oleh kasubbag Kepegawaian Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan. 3) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat cuti 4) Menggandakan surat cuti yang telah ditandatangani Plt Direktur RSUD, dan menyerahkan copynya kepada pegawai yang bersangkutan dan mengantar tembusan ke BKPP. 5) Mengarsipkan surat cuti pegawai. c.
Mengelolah Absensi pegawai Tahapan : 1) Membuat absen Apel, bulanan dan harian 2) Mengolah absen Apel, bulanan dan harian 3) Merekap absen Apel, bulanan dan harian 4) Melaporkan absensi Apel, bulanan dan harian kepada atasan 5) Mengarsipkan absensi 6) Membuat surat pengantar rekap absensi ke BKPP untuk diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian,Kabag TU dan Wadir Umum dan Kepegawaian. 7) Meminta tanda tangan Plt. Direktur Rumah Sakit pada surat pengantar dan mengantar ke BKPP 8) Mengarsipkan surat pengantar dan rekap absen.
d. Membuat Surat Rekomendasi Pembuatan Karis dan Karsu. Tahapan : 1) Menerima Disposisi Pengajuan pembuatan Karis dan Karsu 2) Menghimpun usulan Karpeg/karis/karsu yang masuk
3
3) Mengumpulkan data Pegawai yang mengajukan Karis dan Karsu 4) Membuat surat rekomendasi Karis dan karsu pegawai untuk diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan. 5) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat pengajuan karis / karsu. 6) Menggandakan surat Pengajuan karis / karsu yang telah ditandatangani Plt Direktur RSUD, dan mengantarkan ke BKPP. e. Membuat Surat Rekomendasi izin belajar dan tugas belajar. Tahapan : 1) Menerima Disposisi dari Kasubbag Kepegawaian tentang Pengajuan Izin Belajar dan Tugas Belajar 2) Menyeleksi surat rekomendasi izin dan tugas belajar 3) Membuat surat rekomendasi izin dan tugas belajar untuk diparaf kasubbag kepegawaian, kabag TU, Wadir Umum dan Kepegawaian. 4) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat rekomendasi izin belajar dan tugas belajar. 5) Menggandakan surat izin dan tugas belajar kemudian mengantarkan surat rekomendasi ke BKPP 6) Mengarsipkan surat permohonan izin dan tugas belajar. f. Membuat surat rekomendasi untuk mengikuti PPDS / PPDGS. Tahapan 1) Menerima disposisi surat permintaan untuk mengikuti PPDS / PPDGS. 2) Menyeleksi surat permohonan permintaan PPDS / PPGS. 3) Membuat surat permohonan PPDS / PPGS untuk di paraf Plt. Direktur Rumah Sakit. 4) Meminta Paraf Sekretaris Daerah dan kemudian diteruskan tanda tangan Gubernur Kepulauan Kepulauan Riau. 5) Mengambil surat permohonan Pengajuan PPDS / PPDGS kemudian digandakan untuk diarsipkan. 6) Memberikan surat rekomendasi PPDS / PPGS kepada Yang Bersangkutan. g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tulisan Tahapan : 1) Mempelajari tugas yang diberikan oleh pimpinan 2) Menayakan krtidak jelasan pengerahan yang diberikan 3) Menjalankan tugas yang diberikan 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
6.
Bahan Kerja : No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
1.
Surat
Administrasi surat menyurat
2.
Surat cuti
Cuti pegawai
4
7.
3.
Data
Absensi Pegawai
4.
Surat
Rekomendasi Karis / Karsu
5.
Surat
6.
Surat
Rekomendasi Izin dan Tugas belajar Rekomendasi PPDS / PPGS
7.
Surat Tugas
Perangkat/ Alat Kerja: No
8.
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1.
Tata naskah
Administrasi surat menyurat
2.
Uu cuti pegawai dan Pergub
Cuti pegawai
3.
Peraturan pegawai
Absensi
4.
Dokumen
Surat Rekomendasi Karis / Karsu
5.
Pergub
6.
Peraturan Kemenkes
Surat Rekomendasi Izin dan tugas belajar Surat Rekomedasi PPDS / PPGS
7.
Surat Tugas
Hasil Kerja: Hasil Kerja 1)
No
Satuan Hasil 2)
1.
Administrasi surat menyurat
Surat
2.
Cuti pegawai
Dokumen pegawai
3.
Absensi
Dokumen
5
4.
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
5.
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
6.
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
7.
Kegiatan
Laporan lain
tugas
kedinasan
1)Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas 2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.
9.
Tanggung Jawab: a. Menyusun administrasi kepegawaian dengan baik b. Menjalankan tugas kegiatan dengan baik
10.
Wewenang: a. Meminta arahan atau petunjuk atasan b. Memberikan saran atau usulan kepada atasan
11.
Korelasi Jabatan: No
Jabatan
1.
Eselon III & IV
2.
Eselon III & IV
Unit Kerja/ Instansi
Dalam Hal
Rumah Sakit Umum Konsultasi dan Koordinasi Daerah Kepulauan Riau Bagian Koordinasi PPDS / PPGS Pengembangan Dinkes Provinsi Kepulauan Riau
12. Kondisi Lingkungan Kerja: No
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
Dalam ruangan
2.
Suhu
normal
3.
Udara
kering
4.
Keadaan Ruangan
Kurang nyaman
5.
Letak
rata
6.
Penerangan
terang
6 7.
Suara
Tidak berisik
8.
Keadaan tempat kerja
normal
9.
Getaran
Tidak ada
7
13.
Resiko Bahaya: No 1.
14.
Fisik / Mental
Penyebab
Kelelahan mata,
Radiasi monitor
Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang : II.c b. Pendidikan
: D3 administrasi perkoantoran
c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan
:
2) Teknis
:
d. Pengalaman kerja
:
e. Pengetahuan kerja
:
f.
:
Keterampilan kerja
g. Bakat Kerja
:
h. Temperamen Kerja
:
i.
:
j.
Minat Kerja 1.
C. Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain :
2.
R. Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain: Upaya Fisik
:
1) Duduk 2) Bekerja dengan jari 3) Melihat k. Kondisi Fisik
:
1) Jenis Kelamin
:
2) Umur
:
3) Tinggi badan
:
8
l.
4) Berat badan
:
5) Postur badan
:
6) Penampilan
:
Fungsi Pekerjaan
:
1) Memadukan data 2) Menyalin data
15. Prestasi Kerja yang diharapkan Satuan Hasil1
No
Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun)
Waktu Penyelesaian 2)
150 surat
5 menit
1.
Surat
2.
Surat Cuti
100 doc
10 menit
3.
Dokumen
60 doc
20 menit
4.
Surat Rekomendasi
20 Surat
10 menit
5.
Surat Rekomendasi
10 Surat
10 menit
6.
Surat Rekomendasi
15 Surat
10 Menit
7.
Laporan tugas kedinasan lain
4
1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2 2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit
9
16. Butir Informasi Lain : ........................................................................................................................... ...........................................................................................................................
Tanjungpinang, ....................2012
Mengetahui Atasan Langsung
Yang membuat
(dr. Vera Melyani.MMRS)
(Citra Putra Perdana)
NIP. 19831004 201001 2 022
NIP. 19860109 201001 1 013
