BAB 3 OBJEK/DESAIN PENELITIAN
3.1
Objek Penelitian
3.1.1 Sejarah Singkat Sutindo bermula dari awal yang sederhana di Pegirian, Surabaya, Bpk. Nanang Sutiono, pendiri Sutindo Group memulai usaha ini dari awal tahun 1970an. Sekarang perusahaan ini telah berkembang menjadi sebuah group dari beberapa perusahaan dengan lebih dari 1.200 pekerja dan 6 divisi: divisi Carbon Steel, Non Ferrous, Stainless Steel, Bahan Bangunan, Proyek dan Kimia. Sutindo Group melaksanakan sistem manajemen berbasis total quality management, yang dikenal dengan nama Sutindo Management System, yang mengaktifperankan setiap orang di semua tingkat dan bagian organisasi, menerapkan metode statistik untuk mengelola dan mengembangkan keunggulan, dalam mencapai kepuasan pelanggan. PT Global Contromation Indonesia berdiri pada tanggal 11 Januari 2006. PT Global Contromation Indonesia adalah anak perusahaan dari PT Sutindo Raya Mulia yang berkantor pusat di Surabaya dan memiliki kantor cabang di Jakarta. PT Global Contromation Indonesia adalah perusahaan nasional yang fokus melayani kebutuhan logam Non Ferrous. Dalam melaksanakan kegiatan pemasaran perusahaan menggunakan jaringan distributor dan pelayanan langsung kepada pelanggan. Diantaranya produk yang dilayani sendiri adalah Tembaga, Kuningan, Allumunium. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Angkasa Kav.B-6, Kota Baru, Bandar Kemayoran Kanto Mega Glodok Kemayoran Blok A No.22 Jakarta Pusat 10610,
25
26
Indonesia. No. Telepon: +6221-2664-7147, fax: +6221-2664-7140, e-mail:
[email protected]
3.1.2 VISI dan MISI Visi dari PT Global Contromation Indonesia menjadi penyedia yang unggul dan jaringan distribusi terbesar untuk produk logam, bahan bangunan, plastik-kimia industri berserta jasa pendukungnya. Misi PT Global Contromation Indonesia adalah menyediakan produk logam, bahan bangunan, plastik-kimia industri dan jasa pendukung melalui operasional yang unggul, sumber daya manusia terbaik, dan inovasi berkesinambungan bagi perkembangan dunia usaha untuk kepuasan dan kesejahteraan perusahaan.
3.1.3 Perkembangan Perusahaan Pada akhir tahun 2010 total outlet yang tersebar di seluruh Indonesia berjumlah 2 outlet diantaranya Surabaya dan Jakarta. PT Global Contromation Indonesia berusaha terus untuk meningkatkan penjualannya dengan mengandalkan sumber daya yang ada dan produksi yang dibuatnya untuk mencapai kepuasan pada pelanggan. Pada tahun 2010, perusahaan melakukan investasi dengan menambahkan satu line mesin produksi besi beton polos, penambahan pondasi mesin, gedung dan pagar, serta penambahan daya listrik dan lainnya. Dengan penambahan satu line mesin produksi maka stock material logam Non Ferrous yang terpasang akan bertambah 100 ton per tahun, kemudian total kapasitas yang terpasang didalam perusahaan akan menjadi 150 ton per tahun.
27
3.2
Produk-produk Adapun produk yang di produksi oleh perusahaan PT Global Contromation
Indonesia: Produk Utama: Non-Ferrous a)
COPPER •
Copper Bubar C1100BB (rectangular shape)
•
Copper Sheets and Colls C1100 (size for sheets : 365x1200mm, 1mx2m)
•
Copper Round-Bar and Square-Bar
•
Copper Pipe and Tube
b)
BRASS •
Brass Bar C3604BD (round, rectangle, and hexagonal shape)
•
Brass Sheet and Colls C2680P (size for sheet: 365x1200mm, 1m x 2m)
•
Seamless Brass Pipe C2700T (round shape)
•
Brass Wire
c)
BRONZE •
Bronze Bar LG2/BC6C (round and hollow shape)
•
Aluminium Bronze AB2 (round and hollow shape)
d)
ALUMINIUM •
Aluminium Bar A6061BE (round shape)
•
Aluminium Plate 1100/5083/6061/7075 (size 1m x 2m, 4' x 8')
e)
ALUMINIUM Extrusion 6063 •
Shop Front 3" x 1 1/2", 4" x 1 3/4"
•
Swing, Sliding Door
•
Casement Window
28
• f)
etc. Cast Iron
•
Grey Cast Bar FC25/35 (round shape)
Produk Pendukung Carbon Steel: a)
Carbon Steel Bars •
Besi Beton Polos (Plain Bars)
•
Besi Beton Ulir (Deformed Bars)
•
Besi As (Round Bars) Eq St.41
•
Besi As (Round Bars) Eq St.60, St.70, St.90
•
As Besi Segi Empat (Square Bars/Vlerkan)
•
As Besi Segi Enam (Hexagonal Bars)
•
Silver Steel-Hollow Bars-Tool Steel
•
Strep Besi (Flat Bars)
•
Band Eyzer (Strapping band Plates)
b)
c)
Carbon Steel Pipes •
Pipa Baja Hitam (Black Steel Pipes)
•
Pipa Air/ Galbanis (Galvanized Pipes)
•
Pipa Seamless (Seamless Pipes) ASTM A53/A 106/ API 51
•
Pipa Pancang (ERM Pipes) ASTM A 252
•
Pipa Kontruksi STK-400
•
Pipa Prabot (Stalbulst Pipes)
•
Pipa Kotak (Rectangular E Square Pipes) Carbon Steel Plates
29
•
Plat
Besi
Hitam
(Hot
Rolled
Coll/Sheet)
JIS
SPHC/JIS
SS400/ASTMA36 •
Plat Kapal (Shiping Building Plate BKI)
•
Plat Besi Putih (Cloud Rolled Coll/Sheet) JIS SPCC
•
Plat Bordes (Checkered Plate)
•
Plat Lubang (Perforated Plate)
•
Plat Tahan Gesek (Wear-Resistance Plate)
•
Plat Galvanil (Galvaneal)
•
Plat Galvanis (Galvanized)
•
Expended Mental
d)
Carbon Steel Profiles •
Siku Besi (Angle Bars)
•
Kanal UNP (U-Channel)
•
Kanal CNP (Up-Channel)
•
H-Beam I-Beam WF-Beam
Stainless Steel a)
Stainless Steel Plates Sheet and Colls Grade 304/3041, 316/3161, 430, 201, 310S, 253MA Surface finished No. 1, 2B, BA, No.4, HL, Mirror Also Available: Duplex Stainless Steel LDX 2101, Checkerd Plates, Perforated Plates etc.
b)
Stainlees Steel Pipes Welded and Seamless Pipes ASTM A312/JIS G 3459 TP304/304L, TP316/316L
30
Also Available: High Temperature Pipe 253MA (Sandvlk), Ornamental Tubes (Pipa Kilap) etc. c)
Stainless Steel Bars
•
Round Bar
•
Flats Bar
•
Angles Bar
•
Grade 304/3041, 316/316L, 201
•
Also Available: Round and Hollow Stainless (Sandvlk)
d)
Stainless Steel BW Flttings Welded and Seamless Flttings ASTM A403 WP 304/3041, 316/316L.
e)
Stainless Steel Forged Flangers Slip On, Welding Neck, Blind, Socket Weld etc. ASTM A182 F304/3041, F316/316L
3.3
Struktur Organisasi pada PT Global Contromation Indonesia Struktur organisasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah
perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada didalam suatu organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan sedimikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat dengan jelas dalam kelancaran kerja. Kemudian menjaga hubungan baik antar setiap bagian dalam perusahaan dapat terlaksana. Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT Global Contromation Indonesia adalah struktur organisasi fungsional dimana setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang telah diberikannya seperti penjualan, pemasaran,
31
produksi, dll. Adapun struktur organsisasi PT Global Contromation Indonesia adalah sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI PT GLOBAL CONTROMATION INDONESIA
Dewan Komisaris
Direktur
Seketaris
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Manajer Pembelian
Manajer Pemasaran
Manajer Personalia
Bagian Produksi
Bagian Keuangan
Bagian Pembelian
Bagian Pemasaran
Bagian Personalia
Bagian Gudang
Bagian Akuntansi
Bagian Teknisi
Bagian Penjualan
Bagian Distribusi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada PT Global Contromation Indonesia.
32
3.3.1 Pembagian Tugas dan Wewenang Penjelasan tugas dan wewenang dari setiap fungsi dalam struktur organisasi dari PT Global Contromation Indonesia adalah sebagai berikut : 1.
Dewan Komisaris a. Memeriksa hasil yang telah dicapai perusahaan. b. Mengadakan pengawasan berdasarkan laporan-laporan keuangan dan rencana yang telah disetujui. c. Menilai dan menyetujui rencana-rencana yang disusun menejemen operasi. d. Memutuskan hal-hal diluar wewenang menejemen operasi.
2.
Direktur a. Bertanggung jawab kepada dewan komisaris atas kelancaran jalannya perusahaan. b. Secara aktif mengawasi seluruh jalannya perusahaan dan mengkordinasi semua bagian dibawahnya. c. Menentukan rencana kerja perusahaan yang bersifat insidental maupun yang bersifat rutin. d. Membuat laporan tentang hasil perusahaan selama satu periode. Direktur dalam melaksanakan kegiatan operasional harian dibantu oleh 1
(satu) orang seketaris yang tugasnya membantu dalam hal-hal sebagai berikut: a. Mengetik, mengarsip surat masuk dan surat keluar perusahaan. b. Mengatur jadwal rapat organisasi dan jadwal tugas pertemuan dengan klien/tamu perusahaan. c. Menjaga dan memelihara arsip agar mudah mencarinya jika diperlukan pimpinan perusahaan. 3.
Manager Perusahaan
33
a. Membuat rencana produksi berdasarkan rencana penjualan dari bagian pemasaran dan posisi persediaan. b. Mengkoordinir pekerjaan antar bagian produksi demi kelancaran arus produksi untuk mencapai hasil yang optimal. c. Memberi laporan kepada direksi dan tembusannya kepada manager keuangan atas aktivitas produksi secara periodik. d. Melaporkan pemakaian bahan baku, biaya overhead pabrik, dan barang dalam proses kepada bagian akuntansi. 4.
Manager Keuangan a. Mengkoordinir pekerjaan bagian kasir dan akuntansi. b. Bertanggung jawab atas administrasi keuangan. c. Mengawasi penggunaan dana perusahaan agar tercipta efesiensi dan efektivitas dalam penggunanaan dana perusahaan. d. Membuat anggaran khususnya proyeksi aliran kas dan laba rugi.
5.
Manager Pembelian a. Menyusun dan merencanakan pembelian segala kebutuhan akan bahan baku yang diperlukan. b. Bertugas mencari dan membeli bahan baku yang diperlukan. c. Mencari dan menentukan pemasok yang kompeten.
6.
Manager Pemasaran a. Menentukan kebijakan harga, syarat-syarat penjualan, promosi, dan sebagainya. b. Melakukan riset pasar untuk pengembangan pasar. c. Bersama dengan direksi dan staf lainnya, aktif dalam pembuatan anggaran penjualan, biaya promosi, biaya penjualan.
34
d. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan penjual. e. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pemasaran. 7.
Manager Personalia a. Mengatur tata tertib kepagawaian. b. Mengatur hubungan kerja yang baik antar karyawan. c. Menyusun dan merencanakan penerimaan karyawan. d. Membuat daftar gaji dan upah karyawan. e. Menyusun dan merencakan promosi dan mutasi karyawan.
8.
Manager Produksi a. Mengatur proses produksi dari seluruh kegiatan pabrik. b. Bertanggung jawab atas peningkatan produksi baik secara kualitas maupun kuantitas.
9.
Bagian Gudang a. Menyimpan dan mengadakan pencatatan mengenai persediaan bahan baku dan suku cadang. b. Mengadakan pencatatan atas keluar masuknya bahan baku, suku cadang, dan hasil produksi.
10. Bagian Teknisi a. Mengadakan pemeriksaan atas hasil produksi yang gagal melalui proses pengetesan. b. Mengadakan perbaikan dari produk yang rusak atas permintaan konsumen. 11. Bagian Keuangan a. Mengatur penerimaan dan pengeluaran perusahaan. b. Melakukan perincian lebih lanjut terhadap keuangan perusahaan. c. Memberikan laporan kapada manager keuangan.
35
12. Bagian Akuntansi a. Mencatat seluruh pemasukan dari penjualan dan biaya yang berkaitan dengan operasi perusahaan. b. Melakukan proses pembukuan dan membuat laporan keuangan. 13. Bagian Pembelian a. Melakukan transaksi pembelian atas laporan dari bagian produksi. b. Membuat laporan keuangan tentang bahan baku yang dibeli dan syarat pembeliannya. c. Bertanggung jawab atas kualitas bahan baku yang dibeli. 14. Bagian Pemasaran a. Mencari daerah pemasaran baru. b. Menghubungi relasi untuk mencatat pemesanan dan pengenalan produk baru. c. Mencari alternatif saran promosi dan perhitungan biayanya. 15. Bagian Penjualannya a. Melakukan transaksi dan menerima pesanan atas contoh barang yang ditawarkan kepada relasi. b. Membuat pesanan produksi kepada bagian produksi berserta tanggal penyerahaan barang. c. Membuat laporan kepada bagian keuangan tentang pembayaran atas barang yang telah terjual sesuai dengan tanggal penagihnya. 16. Bagian Distribusi a. Menyiapkan barang jadi untuk dikirim kepada pemesan. b. Memeriksa barang jadi yang dikirim apakah sudah sesuai dengan faktur yang telah disiapkan. c. Menyiapkan sarana pengangkutan yang dibutuhkan.
36
17. Bagian Personalia a. Bertanggung jawab atas peneriamaan karyawan. b. Menegur karyawan yang lelai. c. Mengadakan penilaian pada karyawan yang berprestasi terhadap upah/gaji yang dapat diterima. d. Pencatatan karyawan yang tidak masuk.
Struktur organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secara fisik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu organisasi.
3.4
Prosedur Penjualan Prosedur penjualan yang dilakukan oleh PT Global Contromation Indonesia
sebagai berikut: 1. Perusahaan menerima permintaan penawaran harga kemudian mengecek apakah customer baru/tidak. 2. Perusahaan mengisi aplikasi customer baru agar dapat mengajukan kredit bila customer tersebut memiliki referensi pembayaran yang baik. 3. Mengecek history customer untuk memeriksa customer bermasalah/tidak dengan memeriksa laporan tagihan jatuh tempo dan kredit term. 4. Apabila produk Ready Stock maka bagian penjualan akan membuat permintaan pesanan barang kemudian melakukan konfirmasi Purchase Order (PO) ke customer.
37
5. Menjadwalkan Purchase Order (PO) customer dengan jadwal pengiriman gudang. 6. Setelah barang sampai ke customer bagian penjualan mencetak Nota, Faktur Pajak, dan kwitansi. Kemudian bagian penjualan juga memeriksa berdasarkan PO Customer dan tanda tangan Nota. 7. Mengembalikan Nota dan Faktur Pajak, Kwitansi ke bagian Penjualan kemudian di teruskan ke bagian Accounting. 8. Bagian Penjualan mencetak laporan harian penjualan kemudian menyerahkan kepada Kepala Operasional untuk memeriksa kesusuaian Nota dan Nominalnya, kemudian menyerahkan laporan penjualan harian ke bagian Accounting. 9. Perusahaan mengirim Invoice beserta dokumen terlampir untuk melakukan penagihan ke customer. 10. Membutuhkan waktu sekitar 30-45 hari dalam proses penagihan ke pelunasan yang sesuai dengan kesepakatan.
3.4.1 Prosedur Permintaan Penjualan Bagian penjualan melakukan penawaran produk kepada perusahaan melalui telepon atau fax ke perusahaan yang diterima oleh bagian pemasaran, setelah melakukan penawaran produk dan perusahaan tertarik maka akan melakukan penawaran harga produk yang dipesan tersebut. Kemudian dibuat perjanjian antara bagian penjualan dengan pemesan dan melakukan sample.
38
3.4.2 Prosedur Penerimaan Pesanan Jika telah terjadi kesepakatan mengenai harga antara pemesan dengan pihak penjualan, maka akan dibuat sales order (SO) sesuai dengan permintaan pemesan lalu faktur 4 rangkap (untuk bagian marketing, logistic, customer dan finance).
3.4.3 Prosedur Pengiriman Barang/Pelayanan Pengiriman barang akan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Pada saat pengiriman barang disertai dengan dokumen-dokumen seperti faktur penjualan dan surat jalan sebagai tanda bukti pesanan pelanggan agar bisa diperiksa ketika barang telah sampai ke pemesan apakah sesuai dengan permintaan pesanan baik jumlah dan kualitasnya.
3.4.4 Prosedur Pencatatan Piutang Pada waktu pengiriman barang kepada costumer disertai dengan faktur penjualan serta kwitansi. Ketika pembuatan faktur penjualan, maka otomatis piutang tersebut telah tercatat dalam sistem.
3.5
Metode Penelitian
3.5.1 Jenis Data Dalam penyusunan penelitian ini penulis menggunakan data premier, yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari perusahaan yang berupa data-data hasil transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
39
3.5.2 Metode Pengumpulan Data Berikut adalah cara penulis memperoleh data melalui peninjauan secara langsung ke perusahaan : a.
Observation (pengamatan) Penulis melakukan pengamatan bagaimana proses terjadinya transaksi penjualan perusahaan, mulai dari penawaran yang dilakukan bagian penjualan ke costumer, pembuatan SO, pengiriman barang, hingga pencatatan penjualan.
b.
Wawancara Untuk mendapatkan informasi, penulis melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian penjualan yang terkait dengan data-data yang diperlukan oleh penulis sebagai data mengenai gambaran umum perusahaan dan proses bisnis yang terjadi.
c.
Documentasion (dokumentasi) Penulis akan melakukan penelusuran ulang terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan seperti Sales Order, kwitansi, bukti terima bank, surat jalan, dll.
d.
Kuesioner Penulis melakukan penelitian dengan mengajukan suatu daftar pertanyaan yaitu dengan menggunakan ICQ (Internal Control Questioner ) yang berkaitan atas siklus penjualan perusahaan tersebut.
40
3.6
Flowchart Prosedur Penjualan Berikut ini adalah flowchart yang berisi langkah-langkah dalam sistem
operasi prosedur perusahaan terhadap siklus penjualan pada PT Global Contromation Indonesia sebagai berikut:
41
FLOWCHART PENJUALAN PADA PT GLOBAL CONTROMATION INDONESIA Alur Proses
Uraian
PIC
Refrensi Dokumen
1. Permintaan penawaran harga bisa berasal dari realisasi RKM dan Telepon masuk dari customer dan diinput di SQL.
Staff SALES
Form Permintaan Penawaran Harga (PPH)
3. (#) Jika pelanggan baru, maka Staff SAL wajib mengisi Form Aplikasi Pelanggan Baru dan harus ada approval sesuai dengan kebijakan perusahaan (kredit term, limit cust, status cust).
Staff SALES
Form Aplikasi Pelanggan Baru (APB)
4. Pelanggan baru dapat mengajukan kredit bila: - Pelanggan tersebut didapat dari pelanggan VIP-VIGREG dan memiliki referensi pembayaran yang baik. - Atau sudah di kunjungi oleh pihak Ka. SAL atau Ka.Ops.
Staff SALES
Database Pelanggan
START
1. Menerima Permintaan Penwaran
Tidak
Untuk barang yang tidak ready stock, tetapi RS-A, RS-B, atau harga yang diminta pelanggan tidak sesuai dengan price list, maka wajib membuat Permintaan Penawaran Harga (PPH)
2. Pelanggan Baru ?
Ya
3. Mengisi Aplikasi Pelanggan Baru (#)
Tidak
4. Pelanggan Kredit ?
Ya A
B
42
Alur Proses
Uraian
A
PIC
Refrensi Dokumen
B
5. Mengecek Histroy Customer (#)
5. (#) Dalam memberikan atau menerima penawaran by phone atau kunjungan, Staff Sales perlu memeriksa Daftar: a. COT/YL/Freeze b. Sisa limit dan posisi piutang customer (Untuk Customer kredit). Hal ini untuk menentukan syarat order dan pembayaran pada saat menjawab penawaran 6. Memeriksa laporan tagihan jatuh tempo atau OD dan kredit term
Staff SALES
Daftar COT/YL/ Freeze
Staff SALES
Laporan Tagihan
7. Jika ada perubahan data: - Sementara: mengisi form Perubahan Sementara (PS) - Seterusnya: mengisi form Perubahan Data Pelanggan (PDP) dengan melampirkan database pelanggan
Staff SALES
Daftar COT/YL/Freeze
Tidak 6. Customer Bermasalah ?
Ya
7. Mengisi Form Perubahan Sementara atau perubahan Data pelanggan
Form Perubahan Sementara (PS) Form Perubahan Data Pelanggan (PDP) Data base Pelanggan
8. Atasan Setuju?
Tidak
8. Meminta persetujuan Form Perubahan customer sesuai dengan Kebijakan Pemasaran
Staff SALES
Kebijakan Pemasaran Form Perubahan Sementara (PS) Form Perubahan Data Pelanggan (PDP)
Ya
43
9. Membuka Penawaran Tunai
9. Menawarkan ke customer untuk melakukan transaksi tunai atau BG Depan
Staff SALES
Daftar COT/YL/Freeze Form perubahan sementara (PS) Form Perubahan Data Pelanggan (PDP)
C
Alur Proses
Uraian
PIC
Database Pelanggan Refrensi Dokumen
C
Tidak
10. Produk ready stock ?
Ya
12. Jawab Penawaran
Tidak
13. Order ?
Ya
11. Menyerahkan PPH ke staff Logistik untuk produk 11. Buat besi, PPH stainles steel, pipa, tembaga, cooper tube, as tembaga, plat allumunium, kuningan, tembaga, dan potongan bronze selain produk diatas PPH diberikan ke bagian PUR
Staff SALES
Form Permintaan Penawaran Harga (PPH)
12. Menjawab penawaran berdasarkan oleh Price List atau PPH. Penawaran meliputi: usia penawaran, kredit term, delivery time, syarat pengiriman. Untuk customer yang bermasalah mengajukan penawaran harus disertai syarat pembayaran (tunai/BG Depan)
Staff SALES
Form Permintaan Penawaran Harga (PPH)
14. (#) Mencatat penawaran harga yang tidak jadi order 14. Merekap data Lost Order (#)
Price List
Staff SALES
PO Customer
Staff SALES
Form Lost Order
Form Rencana dan Realisasi Kerja Mingguan (RRKM)
44
15. Membuat Permintaan Order barang (POB)
E
15. Jika barang tidak ready, membuat POB sesuai dengan PO customer. Masuk ke SOP Order Pembelian
Staff SALES
Form Permintaan Order Barang (POB)
PIC
Refrensi Dokumen
D
Alur Proses E
Uraian D
16. PO sudah jelas? (#)
Ya
17. Konfirmasi PO ke Customer
16. (#) Memastikan PO atau konfirmasi order yang diterima ada TT pelanggan dan sesuai dengan penawaran harga yang diberikan (yaitu: spesifikasi barang, quantity, harga, kredit term, delivery time, packaging, alamat kirim, contact person, atau permintaan khusus pelanggan). 17. Mengkonfirmasi kembali PO customer dengan TT dan stempel GCI untuk menyatakan kesanggupan mensuplai produk yang diminta customer tersebut.
18. Menjadwalkan PO Cusstomer di Jadwal pengiriman gudang
Tidak
Staff SALES
PO Customer
Staff SALES
PO Customer
Staff SALES
Form Jadwal Pengiriman
Staff SALES
PO Customer
Staff SALES
Form Order Potong
19. Perlu order timbang/poton g/packaging?
Ya 20. Membuat order potongan secara lengkap di form Order Potong 20. Order timbang/potong/pac (merk/jumlah/nama barang/grade) atau kaging menuliskan order timbang
45 di SO ke staff Warehouse jika material langsung dikirim.
G
F
Alur Proses G
Uraian
PIC
Refrensi Dokumen
F 21. Menyerahkan SO atau dengan order timbang ke 28. Cetak Nota, Faktur staff Warehouse via fax yang kemudian re-fax ke Pajak, Kwitansi 21.dan Buat SO SAL. Setiap sore, Data stok memeriksa kesesuaian stok dengan melihat form order potong dan SO manual
Tidak
Staff SALES
SO Form Order Potong
Staff Warehouse Data Stok
22. Staff QC melakukan inspeksi barang secara berat dan kualitas barang.
QC
Hasil Inspeksi
23. (#) Menginput SO atau Order Potong secara lengkap (merk, berat, jumlah, dll) di SQL berdasarkan PO customer
Staff SALES
PO Customer
22. Barang ok? Ya 23. Menginput SO atau Order Potong ke SQL
SO
24. Memberikan nomor DO yang akan di cetak 24. Mengirim SO ke oleh admin Warehouse DO di SQL sebagai SJ
Staff SALES
25. Admin Warehouse mencetak Surat Jalan. Untuk customer cash apabila barang di ambil atau dikirim, staff SAL membuat memo pengambilan atau pengiriman barang
Admin WRH
25. Cetak Surat Jalan
DO Admin WRH
26. SJ ok ?
Form Memo Pengambilan atau Pengiriman barang
Staff SALES
Staff SALES Support Tidak
SO
SJ
46
Ya
H Alur Proses
27. Staff SAL mengisi form 27. Batal SJ pembatalan dan menyerahkan pada Staff SAL support Staff Support menginput ke SQL dan konfirmasi ke Staff Data Stok. SJ diperbaiki dan dicetak oleh Staff SAL Support. Uraian
Staff SALES
Form Pembatalan SJ
Staff SALES Support
PIC
Refrensi Dokumen
H
28. Cetak Nota, Faktur Pajak, dan Kwitansi
29. Staff SAL periksa berdasarkan PO Customer dan tangan Nota, Ka.Ops tanda tangan Faktur Pajak dan Kwitansi. Jika Ka.Ops tidak ada, dapat di wakilkan oleh Ka.Sie SAL 30. Staff SAL 30. Mengembalikan Nota menyerahkan Nota, Faktur dan Faktur Pajak, Kwitansi Pajak, dan Kwitansi ke Staff SAL Support yang ke staff SAL Support kemudian diteruskan ke FAC 29. Periksa dan tanda tangan Nota, Faktur Pajak dan Kwitansi
31. Cetak Laporan penjualan harian
32. Periksa laporan penjualan harian
Tidak
33. Laporan sesuai ?
Ya
32. Staff SAL Support menyerahkan kepada Ka.Ops untuk memeriksa kesesuaian nota dan nominalnya.
Staff SALES Support
Nota Jual Faktur Pajak Kwitansi
Staff SALES
Nota jual Faktur Pajak Kwitansi PO Customer
Ka.Ops Ka.SALES Staff SALES
Nota Jual Faktur Pajak Kwitansi
Staff SALES Support
Laporan Penjualan Harian
Ka.Ops
Laporan Penjualan Harian
Staff SALES
Laporan Penjualan Harian
47
34. Menyerahkan laporan penjualan harian ke FAC
END
34. Staff SAL Support menyerahkan Laporan Penjualan Harian ke FAC ketika H+1 setelah transaksi nota
Staff SALES Support
Laporan Penjualan Harian
48
