DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya
MODUL KHUSUS KOMUNITAS Relawan
Perencanaan Program
PNPM Mandiri Perkotaan
C28
Modul 1
Menyusun Program Kerja BKM/LKM
1
Kegiatan 1:
Menyegarkan Ingatan akan Tugas dan Fungsi BKM/LKM
2
Kegiatan 2:
Penjelasan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa
2
Kegiatan 3 :
Diskusi Memahami Sumberdaya untuk Penguatan BKM/LKM
3
Kegiatan 4 :
Merumuskan Program Kerja BKM/LKM
4
Modul 1 Topik: Menyusun Program Kerja BKM/LKM
Menyusun program kerja BKM/LKM untuk memperkuat kelembagaan BKM dan mendukung pencapaian PJM dan Renta Pronangkis
Kegiatan 1: Menyegarkan Ingatan Tugas dan Fungsi BKM/LKM Kegiatan 2: Penjelasan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa Kegiatan 3: Diskusi Memahami Sumberdaya untuk Penguatan BKM/LKM Kegiatan 4: Merumuskan Program Kerja BKM/LKM
8 Jpl (360’)
PJM dan Renta Pronangkis AD/ART BKM/LKM Bahan Bacaan – Memahami Sumberdaya Penguatan BKM/LKM Bahan Bacaan – Menetapkan Prioritas Progam Kerja BKM/LKM dengan Matriks Pengelolaan Waktu Bahan Bacaan – United We Can: Menciptakan Lapangan Kerja & Memperbaiki Lingkungan Bahan Bacaan – Monitoring Evaluasi Bahan Bacaan – Panduan Monev Partisipatif Kegiatan BKM/KSM/UP
• Kertas Plano, Kuda-kuda untuk Flip-chart • Metaplan, Spidol, selotip kertas dan jepitan besar, Papan Tulis dengan perlengkapannya
1
Menyegarkan Ingatan akan Tugas dan Fungsi BKM/LKM 1) Setelah acara pembukaan (kata sambutan, do’a, dll), berikan pengantar mengenai tujuan dan proses pertemuan hari ini. Sampaikan bahwa hari ini kita akan berdiskusi dan bermusyawarah untuk menyusun program kerja BKM/LKM. 2) Ingatkan peserta mengenai berbagai aktivitas pelaksanaan siklus penanggulangan kemiskinan yang telah dilakukan, mulai dari rembug kesiapan masyarakat (RKM) hingga penyusunan PJM dan Renta Pronangkis. 3) Ingatkan peserta bahwa sebagian atau (mungkin) seluruh peserta sudah pernah mengikuti pelatihan dasar BKM/LKM. Pengetahuan dasar mengenai BKM/LKM ini akan sangat berguna ketika kita bersama-sama menyusun program kerja BKM/LKM. Lakukan diskusi jika ada diantara peserta pertemuan yang belum memahami mengenai tugas dan fungsi BKM/LKM. 4) Sampaikan bahwa selanjutnya kita akan mendengarkan pemaparan mengenai PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa sebagai acuan bagi penyusunan program BKM/LKM.
Penjelasan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa 1) Persilahkan tim perencanaan partisipatif untuk menjelaskan PJM dan Renta Pronangkis Kelurahan/Desa yang telah disusun. 2) Beri kesempatan kepada anggota BKM/LKM atau UP untuk bertanya hingga semua anggota BKM/LKM atau UP menjadi jelas apa yang ingin dicapai dalam PJM dan Renta Pronangkis. 3) Simpulkan bahwa PJM dan Renta Pronangkis tersebut sesungguhnya adalah mandat atau amanah dari masyarakat terutama masyarakat miskin kepada BKM/LKM sebagai motor penggerak penanggulangan kemiskinan desa/kelurahan. Amanah ini yang nantinya akan bersama-sama kita turunkan dalam program kerja BKM/LKM.
2
Diskusi Memahami Sumberdaya untuk Penguatan BKM/LKM 1) Sampaikan bahwa setelah kita jelas mengenai orientasi penanggulangan kemiskinan yang akan kita lakukan (sebagaimana tertuang dalam PJM dan Renta Pronangkis), kita harus mempersiapkan kendaraan yang akan kita pakai yaitu organisasi BKM/LKM. 2) Lakukan curah pendapat untuk menggali mimpi peserta tentang organisasi BKM/LKM mereka. Ajukan pertanyaan: •
BKM/LKM seperti apa yang diharapkan terbentuk yang mampu menjalankan peran sebagai motor penanggulangan kemiskinan? • Apa tanda-tanda atau ciri-ciri-nya? Curah pendapat dapat dilakukan dengan menggunakan metaplan (tertulis) atau bercerita. Tulis dan kelompokkan pendapat peserta di papan tulis. 3) Sampaikan bahwa untuk dapat menghasilkan BKM/LKM yang dimimpikan, BKM/LKM harus memiliki kemampuan untuk menggalang sumberdaya. BKM/LKM harus memiliki kemampuan untuk memetakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja BKM secara khusus dan pelaksanaan program (PJM dan Renta Pronangkis) secara umum. 4) Ilustrasikan kepada peserta tentang manusia dan tubuhnya. Ajukan pertanyaan, ”Bagian manakah yang paling penting dari tubuh manusia”. Beri contoh, misalnya, otak, sistem pencernaan, sistem peredaran darah. Catat pendapat peserta. Ajukan kembali pertanyaan, ”Apa yang akan terjadi pada manusia, jika organ-organ pentingnya diambil? Apakah orang bersangkutan akan meninggal atau cacat?” 5) Tarik ilustrasi tersebut ke dalam organisasi BKM. Bandingkan antara manusia dan BKM dengan menunjukkan kesamaan bahwa ada elemen-elemen penting yang menentukan hidup-matinya BKM serta membuat BKM mampu menjalankan peran dan fungsinya secara efektif. Untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM, yaitu mendorong terjadinya perubahan sosial di komunitasnya, BKM perlu memperkuat kelembagaannya. Tanpa penguatan kelembagaan, visi/misi keberadaan BKM---yang sesungguhnya merupakan mandat komunitas dan diembankan pada BKM--- besar kemungkinan akan gagal diwujudkan. Memperkuat kelembagaan berarti BKM memiliki kesediaan dan kemampuan untuk “menjadi lebih baik”. Secara umum, ada 2 pengertian yang terkandung di dalam “menjadi lebih baik”, yaitu memperbaiki, dan meningkatkan. Memperbaiki berhubungan dengan berbagai kelemahan yang ada pada tubuh BKM. Melalui proses ini, BKM menghilangkan, mengurangi terus-menerus berbagai kelemahannya, serta menumbuhkan berbagai hal yang belum tersedia guna meningkatkan kwalitas maupun kwantitas layanan bagi komunitasnya. Sedangkan Meningkatkan berhubungan dengan berbagai kekuatan yang dimiliki oleh BKM. Melalui proses ini, BKM mempertahankan serta menumbuh-kembangkan berbagai hal yang selama ini dipandang memberi faedah bagi perubahan sosial. Memperkuat kelembagaan akan berlangsung terus-menerus. Oleh karena itu, BKM perlu memiliki kesediaan dan kemampuan untuk belajar terus-menerus (organisasi belajar).
3
6) Jelaskan mengenai aspek-aspek sumberdaya di dalam kelembagaan BKM. Tampilkan dan jelaskan bagan 5 aspek sumberdaya untuk penguatan kelembagaan BKM. 7) Buka sessi tanya-jawab dengan peserta untuk mempertajam pemahaman peserta tentang aspek-aspek sumberdaya dalam penguatan kelembagaan BKM. Tekankan bahwa pengembangan manusia merupakan aspek fundamental dalam memperkuat kelembagaan BKM. Ada banyak pengertian tentang apa yang dimaksud dengan sumberdaya. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mendengar pendapat yang mengatakan bahwa sumberdaya adalah suatu aspek tertentu saja, misalnya, uang/dana. Sumberdaya sama dengan uang/dana. Bahkan, tidak jarang pula kita temui kalangan yang menempatkan uang adalah segalanya. Dalam perspektif pengembangan kelembagaan BKM, sumberdaya tidaklah semata hanya uang atau suatu aspek tertentu saja. Sumberdaya adalah berbagai aspek yang dibutuhkan dan didayagunakan---meliputi orang, uang, peralatan, sistem manajemen, informasi, dan waktu yang dikerahkan--- untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM. Ada 5 aspek sumberdaya untuk memperkuat kelembagaan BKM, yaitu: 1. Visi/Misi Keberadaan BKM: Apa yang ingin dicapai oleh BKM? Untuk apa dan kenapa BKM didirikan? 2. Pengembangan Kapasitas: Apa kapasitas lembaga untuk menjalankan berbagai kegiatan? 3. Struktur organisasi dan Sistem Manajemen: Bagaimana struktur dan mekanisme untuk menjalankan berbagai kegiatan? 4. Uang dan peralatan: Bagaimana penggelolaan dan penggalangan dana serta perangkat kerja untuk menjalankan berbagai kegiatan? 5. Hubungan dan Jaringan: Apakah BKM membangun hubungan dan jaringan dengan pihak-pihak lain untuk menjalankan berbagai kegiatannya?
8) Sampaikan kesimpulan bahwa kita telah berdiskusi mengenai masukan kedua untuk penyusunan program BKM/LKM. Masukan pertama adalah dokumen PJM dan Renta Pronangkis. Masukan kedua adalah pengetahuan mengenai sumberdaya penguatan BKM/LKM. Selanjutnya kita akan bermusyawarah untuk menyusun program BKM/LKM.
Merumuskan Program Kerja BKM/LKM 1) Sampaikan bahwa saat ini kita akan berdiskusi menyusun program kerja BKM/LKM. Berdasarkan dua masukan di atas, maka setidaknya terdapat dua jenis program kerja BKM yaitu (1) program-program kerja untuk melaksanakan PJM dan Renta Pronangkis; dan (2) program-program kerja untuk memperkuat kelembagaan BKM/LKM. 2) Bagi peserta menjadi dua kelompok sesuai jenis program kerja di atas. Ingatkan kelompok 1 bahwa terhadap kegiatan-kegiatan dalam renta pronangkis yang penanggung jawab pelaksanaannya bukan BKM, BKM masih perlu berperan misalnya untuk membangun komunikasi, membagi informasi, dsb. Apabila diperlukan, di masing-masing kelompok dapat dibentuk lagi kelompok-kelompok lebih kecil, misalnya per program, agar pembahasan dapat
4
lebih tajam dan menghemat waktu. Pertimbangkan agar anggota kelompok kecil minimal 3 orang. Kalau ini terjadi, maka diperlukan presentasi kelompok (lebih) kecil di pleno kelompok. Contoh tabel Rincian Kegiatan Program : ………………………………….. Kegiatan Waktu Pelaksana / Penanggungjawab Kegiatan Pelaksana Nama Bisa kegiatan 1 dirumuskan sebaiknya tidak hanya BKM, tetapi dalam bisa juga pihak rentang seperti waktu mulai lain karang taruna, persiapan, PKK, pelaksanaan DKM, pemerintah desa, hingga dsb evaluasi kegiatan
Pihak lain yang diajak Kerjasama Pihak lain bisa yang berada di level kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi maupun nasional.
Monitoring Evaluasi Sepakati siapa yang bertanggung jawab melakukan monev dan bagaimana caranya
Sumberdaya yg dibutuhkan Meliputi: tenaga, peralatan, bantuan teknis, uang, dll.
Pemandu sebaiknya terus memantau perkembangan diskusi kedua kelompok. Ingatkan kelompok yang menyusun program kerja BKM/LKM berdasarkan PJM dan Renta Pronangkis untuk tidak merubah PJM dan Renta Pronangkis. Ingatkan kelompok yang menyusun program penguatan kelembagaan BKM/LKM untuk menyusun prioritas. Gunakan teknik menyusun prioritas yang dikuasai. Atau pemandu dapat menggunakan teknik yang terdapat dalam Bahan Bacaan – Menetapkan Prioritas Progam Kerja BKM/LKM dengan Matriks Pengelolaan Waktu. Ingatkan kedua kelompok untuk menyusun rencana monitoring evaluasi terhadap setiap kegiatan. Gunakan Bahan Bacaan – Monitoring Evaluasi dan Bahan Bacaan – Panduan Monev Partisipatif Kegiatan BKM/KSM/UP 3) Persilahkan kedua kelompok untuk menyampaikan hasil diskusinya. Beri kesempatan kepada kelompok lain untuk menanggapi. Ingatkan peserta untuk membuat rencana yang realistis atau dapat dilakukan. Atur waktu agar waktu kegiatan tidak saling berhimpitan. 4) Ucapkan terima kasih atas kerjasama semua pihak. Beberapa Ciri Rencana Program BKM yang Efektif • Merupakan perwujudan dari misi penanggulangan kemiskinan yang telah ditetapkan warga kelurahan; • Menetapkan strategi yang didasarkan pada kebutuhan dari warga miskin, keadaan sosial, pihak-pihak yang berkepentingan terhadap penanggulangan kemiskinan dan lembaga-lembaga yang berkaitan sesuai dengan hasil Pemetaan Swadaya yang telah dilakukan warga; • Menunjukkan garis besar tindakan tertentu yang ingin dicapai dalam tujuan dan sasaran program; • Menetapkan target untuk perencenaan, pengukuran (pengawasan), dan peningkatan kemampuan pencapaian; • Memberikan motivasi kepada anggota BKM, UP,KSM, relawan dan warga; • Mudah dikomunikasikan kepada para pihak yang peduli dan terlibat dalam upaya-upaya penanggulangan kemiskinan; • Menggambarkan sumber daya, biaya dan penerimaan yang diperlukan oleh program; • Dapat menjadi dasar untuk pengambilan keputusan.
5
Memahami Sumberdaya Penguatan BKM Oleh : Budi Supriatna Untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM, yaitu mendorong terjadinya perubahan sosial di komunitasnya, BKM perlu memperkuat kelembagaannya. Tanpa itu, amanat komunitas yang diembankan pada BKM besar kemungkinan akan gagal diwujudkan. Memperkuat kelembagaan berarti BKM memiliki kesediaan dan kemampuan untuk “menjadi lebih baik”. Secara umum, ada 2 pengertian yang terkandung di dalam “menjadi lebih baik”, yaitu memperbaiki, dan meningkatkan. Memperbaiki berhubungan dengan berbagai kelemahan yang ada pada tubuh BKM. Melalui proses ini, BKM menghilangkan, mengurangi terus-menerus berbagai kelemahannya, serta menumbuhkan berbagai hal yang belum tersedia guna meningkatkan kwalitas maupun kwantitas layanan bagi komunitasnya. Sedangkan Meningkatkan berhubungan dengan berbagai kekuatan yang dimiliki oleh BKM. Melalui proses ini, BKM mempertahankan serta menumbuh-kembangkan berbagai hal yang selama ini dipandang memberi faedah bagi perubahan sosial. Memperkuat kelembagaan akan berlangsung terus-menerus. Oleh karena itu, BKM perlu memiliki kesediaan dan kemampuan untuk belajar terus-menerus (organisasi belajar). Sumberdaya Dan Penguatan Kelembagaan BKM Agar dapat memperkuat kelembagaannya, BKM perlu memiliki kemampuan menggalang dan mengelola sumberdaya yang tersedia di dalam kelembagaannya. Sumberdaya merupakan faktor yang fundamental bagi keberadaan BKM atau organisasi-organisasi lainnya. Suatu organisasi tidak bisa berdiri tanpa dukungan sumberdaya. Lemah-kuatnya atau sehat-sakitnya suatu organisasi ditentukan pula oleh ketersediaan sumberdaya. Sumberdaya dan Daya Hidup BKM Sumberdaya merupakan faktor yang menentukan daya hidup BKM. BKM yang tidak memiliki suatu sumberdaya akan menjadi bergantung pada pihak-pihak lain. Semakin tinggi tingkat ketergantungannya, besar kemungkinan akan semakin besar pula resiko BKM tersebut kehilangan otonomi dan independesinya. Semakin tidak memiliki sumberdaya vital yang merupakan “nyawa” bagi kehidupannya, BKM cepat tapi pasti akan menuju kematiannya. Dengan adanya sumberdaya, BKM dapat mempertahankan daya hidupnya serta menjalankan berbagai kegiatan untuk mencapai visi/misi keberadaannya. Selain itu, dengan adanya sumberdaya BKM dapat: • membangun dan mengembangkan jaringan; memelihara hubungan dengan kelompok, komunitas, serta pihak-pihak lainnya • memperkuat kelembagaannya melalui berbagai peningkatan keterampilan dan pengetahuan, peningkatan kemampuan kepemimpinan, pengembangan kemampuan manajemen, pengembangan “organisasi belajar” BKM yang memiliki daya hidup berarti akan dapat secara terus-menerus menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam waktu yang panjang. Dengan demikian, memungkinkan mencapai tujuan utama keberadaannya, yaitu mendorong perubahan sosial yang lebih baik bagi komunitasnya. Daya hidup bukanlah semata kemampuan untuk menggalang atau memperoleh sumberdaya, melainkan juga kemampuan untuk mengelola sumberdaya.
6
Aspek-aspek Sumberdaya untuk Memperkuat Kelembagaan BKM Ada banyak pengertian tentang apa yang dimaksud dengan sumberdaya. Dalam kehidupan seharihari, kita sering mendengar pendapat yang mengatakan bahwa sumberdaya adalah suatu aspek tertentu saja, misalnya, uang/dana. Sumberdaya sama dengan uang/dana. Bahkan, tidak jarang pula kita temui kalangan yang menempatkan uang adalah segalanya. Dalam perspektif pengembangan kelembagaan BKM, sumberdaya tidaklah semata hanya uang atau suatu aspek tertentu saja. Sumberdaya adalah berbagai aspek yang dibutuhkan dan didayagunakan---meliputi orang, uang, peralatan, sistem manajemen, informasi, dan waktu yang dikerahkan--- untuk mencapai visi/misi keberadaan BKM. Ada 5 aspek sumberdaya untuk memperkuat kelembagaan BKM, yaitu: 1. Visi/Misi Keberadaan BKM: Apa yang ingin dicapai oleh BKM? Untuk apa dan kenapa BKM didirikan? BKM mesti memiliki visi/misi keberadaan serta tujuan yang jelas. Visi/misi keberadaan serta tujuan BKM merupakan panduan arah bagi keseluruhan kerja yang dilakukan BKM. Ketika BKM tidak memiliki kejelasan arah tentang yang hendak dicapai dan ditujunya, bisa dipastikan BKM tidak akan mampu bertahan untuk waktu yang panjang. 2. Pengembangan Kapasitas: Apa kapasitas lembaga untuk menjalankan berbagai kegiatan? Pengembangan kapasitas merupakan jantung di dalam kelembagaan BKM. Pengembangan kapasitas mampu mendorong dan mengaktifkan berbagai sumberdaya lainnya. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, pengembangan kapasitas mencakup, antara lain spirit tim, loyalitas, gaya kepemimpinan, berbagai pengetahuan dan keterampilan kerja, kapasitas dan proses pengambilan keputusan, pengembangan dan penguatan nilai-nilai. 3. Struktur organisasi dan Sistem Manajemen: Bagaimana struktur dan mekanisme untuk menjalankan berbagai kegiatan? Struktur mengacu pada komposisi di dalam organisasi BKM yang meliputi DPK, …..atau keseluruhan pengelola dalam berbagai tingkatan. Di dalam penguatan kelembagaan BKM, penting untuk mempertimbangkan struktur organisasi BKM perlu memiliki prosedur dan cara kerja yang efektif untuk mengelola berbagai sumberdayanya. Sistem manajemen ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, proses pengambilan keputusan, saluran komunikasi dan informasi, berbagai mekanisme, aturan, dan panduan kerja. 4. Uang dan peralatan: Bagaimana penggelolaan dan penggalangan dana serta perangkat kerja untuk menjalankan berbagai kegiatan? Penguatan kelembagaan BKM ditentukan pula oleh kemampuan BKM dalam menggalang dan mengelola pendanaan. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan dana, dengan mengacu pada transparansi dan akuntabilitas, diperlukan untuk menciptakan BKM yang sehat dan kuat. 5. Hubungan dan Jaringan: Apakah BKM membangun hubungan dan jaringan dengan pihak-pihak lain untuk menjalankan berbagai kegiatannya? Memelihara koordinasi, hubungan, dan jaringan dengan pihak lain merupakan aspek penting di dalam penguatan kelembagaan BKM. BKM bukanlah organisasi yang ekslusif serta mengisolasi diri. Hubungan dan jaringan akan membantu peningkatan kapasitas BKM untuk melaksanakan berbagai kegiatan secara efektif. Kemiskinan tidaklah bisa dihadapi dan ditangani oleh BKM secara sendirian.
7
Pengembangan Kapasitas • • • •
Keterampilan Pengetahuan Kepemimpinan Dan lain-lain
Struktur & Sistem Manajemen • • • • • •
Struktur Organisasi Administrasi Keuangan Komunikasi & Informasi Kaderisasi Dan lain-lain
Hubungan & Jaringan
Uang & Peralatan • •
Pengelolaan dan Penggalangan Dana Perangkat
• • • •
Kelompok Komunitas Organisasi Sejenis Pihak-pihak lain (NGO, Swasta, Pemerintah)
Visi/Misi BKM
Pendekatan untuk Pengembangan Sumberdaya dalam Penguatan Kelembagaan BKM Dari semua aspek sumberdaya, pengembangan kapasitas manusia merupakan substansi dalam memperkuat dan mengembangkan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia merupakan jantung bagi proses penguatan daya hidup kelembagaan BKM. Pengembangan manusia tidak hanya mencakup peningkatan kapasitas keterampilan dan pengetahuan para pengelola BKM, KSM, serta komunitas. Namun, meliputi juga penciptaan kondisi di dalam kelembagaan BKM, KSM, serta komunitas yang mampu menumbuhkan nilai-nilai universal kemanusiaan. Suatu penciptaan kondisi yang juga mampu mendorong terbentuknya ruang bagi BKM, KSM, serta komunitas untuk mengakses dan memiliki kontrol terhadap pengelolaan berbagai sumberdaya melalui proses-proses pembangunan. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan kapasitas manusia dengan berbasis pada nilainilai merupakan kaidah dalam penguatan kelembagaan BKM. Pendekatan ini bukanlah pendekatan yang anti terhadap pertumbuhan modal (ekonomi) serta kesejahteraan. Meskipun demikian, pendekatan ini berbeda dengan pandangan yang mengedepankan pertumbuhan ekonomi sebagai fundamen utama bagi pengembangan manusia melalui “efek tetesan ke bawah”; suatu pandangan yang dianut oleh para pemeluk faham neoliberilasasi. Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia dengan berbasis pada nilai-nilai juga berbeda dengan pandangan yang meletakkan manusia sebagai alat untuk meningkatkan pendapatan, kekayaan, dan perluasan produksi; suatu pandangan yang lazim dipakai dalam HRD (human resources development). Pendekatan yang berorientasi pada pengembangan manusia dengan berbasis pada nilai-nilai juga berlainan dengan pandangan yang lebih mengutamakan kesejahteraan dan pemenuhan kebutuhan dasar. Suatu pandangan yang melihat dan menempatkan masyarakat sebagai “penerima manfaat” ketimbang pelaku aktif dalam proses-proses pembangunan. Ketiadaan sumberdaya serta ketergantungan yang sedemikian tinggi pada pihakpihak lain di luar diri dan komunitasnya, pada gilirannya hanya akan membuat BKM kehilangan otonomi dan
Pengembangan Manusia
Pengelola & Kader BKM
Komunitas Pengelola KSM
8
independensinya. BKM perlu secara kritis mencermati dan menilai kembali strategi pengembangan sumberdayanya. BKM perlu menyusun strategi bagi pengembangan manusia, baik bagi pengelola BKM, KSM, serta bagi komunitas. Suatu strategi yang secara sistematik dan bertahap dapat memutus mata rantai ketergantungan BKM terhadap banyak pihak yang berada di luar diri dan komunitasnya. Menggalang dan Mengelola Sumberdaya Menggalang dan mengelola sumberdaya adalah satu-satunya jalan untuk mempertahankan dan memperkuat kelembagaan BKM. BKM perlu merumuskan strategi, baik bagi penggalangan sumberdaya maupun untuk pengelolaannya.Suatu strategi yang mampu menjawab tersedianya sumberdaya serta sekaligus secara sistematis dan bertahap dapat mendorong BKM menuju otonomi dan kemandirian. Berbagai sumberdaya yang tersedia pada berbagai pihak, komunitas maupun pihak-pihak eksternal di luar komunitas, hanya bisa diakses manakala BKM mampu menunjukkan dirinya adalah pihak yang memiliki kecakapan dan kredibilitas. Kecakapan berhubungan dengan tingkat kinerja BKM dalam menjalankan dan mengelola kegiatan-kegiatannya. Kredibilitas berhubungan dengan aspek nama baik, reputasi, keterpercayaan. Tanpa itu, proses yang ditempuh dalam menggalang sumberdaya akan berat dan berliku atau bahkan menemui kegagalan. Kemampuan BKM dalam mengelola sumberdaya yang telah diperoleh merupakan faktor terpenting atau bahkan modal utama dalam menjajaki dan mengembangkan penggalangan sumberdaya. Pada aspek pengelolaanlah, kecakapan dan kredibilitas BKM sesungguhnya dipertaruhkan. Pengelolaan selain berhubungan dengan efesiensi dan efektifitas dalam mengelola sumberdaya untuk memperoleh manfaat sebesar-besarnya bagi pengembangan komunitas, juga menyangkut transparansi dan akuntabilitas.
Secara umum, ada pola kecenderungan dalam menggalang sumberdaya bagi penguatan kelembagaan organisasi berbasis volunteer, misalnya LSM dan organisasi masyarakat sipil. Pola kecenderungan ini menunjukan bahwa keduanya masih belum optimal dalam penggalangan sumberdaya. Untuk penggalangan sumberdaya pendanaan, banyak organisasi berbasis volunteer cenderung mengandalkan pada pihak-pihak eksternal yang berada di luar komunitas dan organisasinya Kecenderungan Penggalangan Pendanaan Eksternal Komunitas Internal
Pihak Pemilik Sumberdaya
Bagan Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Pendanaan Sumberdaya Pendanaan
Peruntukan
Pemerintah
Pajak dari Warga Negara
Pelayanan publik
Publik
Swasta
Investor, Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa
Produk dan Jasa Layanan
Pelanggan/ Pengguna produk atau jasa
Program dan Layanan
Stakeholder utama
Pihak
Organisasi Volunteer (LSM, CBO termasuk BKM, dll)
Pemerintah Funding Swasta (CSR)
Penerima Manfaat
Komunitas adalah Sumberdaya Terbesar yang Dimiliki BKM Kita telah memahami bahwa komunitas adalah “pemilik” BKM. Daya dukung komunitas merupakan fundamen yang akan menentukan kekokohan pilar-pilar kelembagaan BKM. Semakin tinggi tingkat dukungan komunitas akan menjadi semakin kuatlah keberadaan BKM.
9
Menggalang hubungan dan dukungan komunitas serta memeliharanya secara terus-menerus perlu mendapat perhatian dan curahan energi terbesar dalam pelaksanaan berbagai kegiatan BKM sehari-hari. Dinamika proses penguatan daya hidup BKM sesungguhnya terletak di dalam kemampuan BKM untuk terus-menerus Sedangkan untuk penggalangan sumberdaya menggalang dan mengelola hubungan serta nondana, banyak organisasi berbasis volunteer dukungan komunitasnya. Komunitas adalah lebih bertumpu pada kemampuan dan kreativitas sumberdaya terbesar yang dimiliki BKM. para pengelolanya ketimbang pada pihak lokal, Adalah sebuah kekeliruan manakala menempatkan komunitas sebagai “pemilik pasif yang hanya menerima manfaat semata” (penerima manfaat). Cara pandang tersebut masih sedemikian rupa mewarnai berbagai program yang mengusung “pemberdayaan”. Implikasi dari cara pandang tersebut, dalam prakteknya, akan menggali sebuah jurang keterpisahan antara BKM dan komunitasnya. Pada gilirannya, akan membuat BKM kehilangan sumberdaya terbesarnya, yaitu komunitasnya itu sendiri.
komunitas, maupun pihak eksternal. Bahkan tidak jarang masa depan suatu organisasi kemudian bergantung hanya pada segelintir pengelolanya. Kecenderungan Penggalangan Sumberdaya Nonpendanaan
Jalan apa yang mesti ditempuh BKM dan komunitas agar dapat memenuhi berbagai kebutuhan sumberdaya untuk memperkuat BKM serta sekaligus mengurangi tingkat ketergantungannya pada pihak lain?
Internal Komunitas Eksternal
Pihak Pemilik Sumberdaya
Kita kemudian menyebut jalan yang ditempuh itu sebagai Partisipasi. Partisipasi bukanlah sekedar memperoleh dukungan tanda tangan dari warga. Atau terkungkung pada sebatas ruang pertemuan yang dihadiri warga. Partisipasi adalah interaksi terus-menerus antara warga dan BKMnya. Di dalamnya berlangsung keterlibatan warga mulai dari pengambilan keputusan maupun penyelenggaraan kegiatan. Partisipasi pun mencakup juga rasa kepemilikan dan memperoleh manfaat bersama dari keberadaan BKM. BKM perlu sedemikian rupa membuka berbagai ruang dialog dan keterlibatan sang pemilik. Selain mengembangkan berbagai kegiatan yang memadai--untuk dialog dan keterlibatan komunitas---BKM perlu mengembangkan suatu sistem, aturan main, serta manajemen agar ruang dialog dan keterlibatan komunitas tersebut dapat terjaga keberlangsungannya. Partisipasi komunitas bukanlah hendak mengabaikan pentingnya membangun kerjasama antara BKM dengan pihak-pihak lainnya yang berada di luar komunitas. Justru sebaliknya, melalui partisipasi komunitas, BKM dapat memastikan bahwa kerjasama dengan berbagai pihak lain adalah seiring-sejalan dengan kepentingan pengembangan komunitas. Pada gilirannya, hal itu akan memperkuat kepercayaan dan jalinan kerjasama yang akan dan sedang dijalankan.
10
Pemilik
Pelaku Aktif Komunitas Penerima Manfaat Sumberdaya Terbesar
United We Can:
Menciptakan Lapangan Kerja dan Memperbaiki Lingkungan United We Can (UWC) didirikan sejak tahun 1995 dengan tujuan: • • • •
Merencanakan dan melaksanakan kegiatan positif yang menunjukkan pengelolaan lingkungan yang bertanggung-jawab di kawasan perkotaan; Meningkatkan kesadaran atas dampak lingkungan kegiatan manusia di masyarakat perkotaan; Menciptakan inisiatif-inisiatif ekonomi yang berkelanjutan berdasarkan pada sumber daya dan pelaku lokal; Memperkuat semangat kebersamaan masyarakat yang menghargai bahwa setiap orang bertanggung jawab dalam memelihara lingkungan.
Sasaran: • Menciptakan usaha-usaha lingkungan perkotaan yang berkelanjutan; • Menciptakan lapangan kerja untuk warga kota. Selain menyumbang penciptaan masyarakat yang lebih sehat, setiap inisiatif UWC juga memiliki visi usaha yang sehat. UWC secara bersamaan menciptakan kesempatan kerja dan memelihara lingkungan perkotaan yang dalam jangka panjang tidak tergantung pada Anggaran pemerintah. Program-program kerja UWC antara lain • United We Can Bottle Depot • Commercial Collection Service • Crossroads & Lanes Cleaning Service • Beberapa inisiatif masyarakat seperti: o BikeWorks o The Happy Plants o The Bintek Computer Lab o The 'We Can 2' project o The Binner's Association o UBU Binner Cart Project United We Can Bottle Depot adalah organisasi pertama yang didirikan. Organisasi ini mulai dibuka pada Januari 1995, kini kegiatan menjangkau ribuan warga kota per bulan dan mendaur ulang jutaan kemasan setiap tahun. Depot ini telah menciptakan 24 lapangan kerja penuh waktu untuk sebagian mereka yang memiliki berbagai hambatan dalam memasuki dunia kerja. Kegiatan ini juga telah mendorong perputaran dana jutaan dolar di tingkat ekonomi lokal melalui pembayaran kemasan daur ulang. Biaya operasi kegiatan dibayar dengan biaya pengangkutan yang didapat dari pihak industri. Commercial Collection Service adalah pengembangan dari Depot Daur Ulang Botol. Bagian ini menawarkan jasa pengumpulan sampah langsung dalam jumlah besar dari perusahaan-perusahaan dan pelanggan rumah tangga di pusat kota dengan menggunakan truk dan gerobak,. Bagian ini mampu menyediakan layanan penjemputan ke apartemen-aparteman, kantor-kantor, hotel-hotel, restoran-restoran dan bar-bar dengan pembayaran penuh atas isi tempat sampah. Meskipun begitu beberapa pelanggan memilih untuk menyumbangkan dana ini ke United We Can.
11
Crossroads & Lanes Cleaning Service dikembangkan sebagai tanggapan atas kecenderungan kota besar yang semakin kumuh dan berbahaya. Organisasi ini meluncurkan kampanye kebersihan untuk memulihkan fungsi penting lingkungan kota. Para pekerja dibayar setiap hari untuk melakukan pekerjaan kebersihan dengan bantuan sumbangan dari Pemerintah Kota, Provinsi, pengusaha lokal, industri film dan banyak donor-donor lain yang murah hati. Pekerjaan ini berbeda dengan pekerjaan pengangkutan dan penyapuan sampah karena para pekerja melepas posterposter dan menghapus grafiti dari dinding bangunan dan ruang publik di lingkungan mereka. Beberapa inisiatif warga yang juga dikembangkan melalui organisasi United We Can antara lain: Bike Works, pada dasarnya adalah bengkel keliling yang menggunakan sepeda dan menyediakan layanan, penjualan, dan penerangan kepada masyarakat. Para pelanggannya biasanya adalah gelandangan yang ingin memperbaiki sepeda atau gerobak dorong mereka. Selain penjualan dan layanan perbaikan dengan harga bersaing, Bike Works menerima panggilan untuk pekerjaan yang membutuhkan keahlian untuk memperbaiki peralatan dengan harga tertentu. Organisasi ini juga memelihara gerobak yang dimiliki oleh Bottle Depot dan melakukan penelitian tentang inovasi mutakhir alat transportasi tidak bermotor. Seperti inisiatif-inisiatif lain yang tergabung dalam United We Can, Bike Works berusaha menjadi perusahaan sosial yang mandiri. Happy Plants, adalah inisiatif warga yang berkeinginan untuk membuat lingkungan menjadi asri dan menyelamatkan tanaman yang ditelantarkan. Toko Happy Plants saat ini memiliki lebih dari 200 tanaman yang terawat baik dan menawarkan penjualan dan layanan kepada masyarakat dengan harga yang bersaing. Bin Tek Computer Lab, adalah laboratorium komputer di United We Can (UWC) yang mengkhususkan diri dalam daur ulang peralatan komputer dan mencari cara untuk mengurangi dampak keusangan komputer bagi lingkungan. Saat ini organisasi ini mengolah komponen komputer yang telah dibuang dan dikumpulkan para pemulung dan merangkai kembali komponen tersebut dengan komponen lama yang telah diterima sebagai sumbangan. Laboratorium mengembangkan sistem yang siap pakai yang dapat dijual dengan harga terjangkau kepada masyarakat yang berpenghasilan rendah. Kebutuhan komputer di UWC juga disediakan oleh organisasi ini. UWC berada di lingkungan yang memiliki banyak masalah dengan persoalan kecanduan dan alkoholisem. WE CAN 2, adalah inisiatif untuk suatu pendekatan terpadu yang baru untuk menangani persoalan kecanduan yang juga dikaitkan dengan lapangan kerja, perumahan dan kebutuhan sosial warganya. Tujuan WE CAN 2 adalah untuk menciptakan satu lingkungan yang dikelola oleh dan untuk pemulihan hidup para pecandu. WE CAN 2 mendorong pengembangan nilai-nilai dan kekuatan jiwa manusia. The Binner’s Association atau Asosiasi Para Pemulung adalah organisasi yang memang dirintis dan dirancang agar dapat membawa aspirasi para pemulung sehingga suara dan karya mereka dapat dihargai sama nilainya dengan suara dan pekerjaan dari kelompok yang lain. Dengan memilah sampah daur ulang sebelum ditumpuk di tempat penampungan akhir, para pemulung memberi layanan yang baik terutama kepada masyarakat, dunia usaha dan kota. Melalui keanggotaan dalam asosiasi ini diharapkan para pemulung dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan tempat-tempat yang mereka layani dan memperbaiki citra mereka di mata masyarakat. Dukungan terahadap United We Can didapatkan dari 22 organisasi non-pemerintah dan perusahaan serta kurang lebih 37 individu. Sebagai organisasi non-pemerintah yang mendorong kedermawanan. United We Can menerima sumbangan minimal 25 dolar Kanada yang dapat menjadi bukti pembayaran pajak.
12
UBU Binner’s Cart Project, UBU atau Urban Binning Unit adalah satu organisasi yang didirikan untuk mendukung komunitas pemulung di Vancouver dengan alat yang berguna untuk pengumpulan dan pengangkutan botol atau kemasan minuman yang dapat didaur-ulang. Gerobak UBU adalah hasil tugas akhir dari Michael Strutt, lulusan dari Emily Carr Institute of Art + Design. Karyanya ini mendapat dukungan dari United We Can yang mendapat mandat untuk mengembangkan perusahaan mandiri yang berfokus pada pemeliharaan lingkungan serta menciptakan peluang tambahan penghasilan dan pelatihan kerja untuk penduduk perkotaan. Proyek ini dimulai pada 2005 dengan pengembangan gerobak UBU. Michael bahkan dikontrak untuk memimpin proyek ini. Sebuah rencana usaha disiapkan untuk mengundang para investor agar membiayai pembuatan dan penjualan gerobak ubu. Bahkan rencana keuangan juga disiapkan dengan memperhitungkan pendapatan yang dihasilkan dari iklan yang dipasang pada sisi gerobak. Pada 2006 baru mulai dibuat 10 buah gerobak dan dicobakan oleh pemulung dengan maksud mendapatkan umpan balik dan membangkitkan minat. Hasilnya gerobak ini berguna, tahan lama dan ada kebutuhan atas keberadaannya. Selain itu pemulung yang terlibat mengatakan bahwa masyarakat menanggapi secara positif dan mendukung keberadaannya. Tanggapan tersebut membuat para pemulung merasa pecaya diri dan lebih dihargai sebagai bagian dari masyarakat. Dengan begitu jelas bahwa UBU menjadi alat pemberdayaan masyarakat yang berguna karena secara rutin para pemulung yang terlibat dipertemukan. Kegiatan ini dapat ditingkatkan menjadi bagian dari program pelatihan yang dapat mengembangkan kepercayaan diri dan meningkatkan ketrampilan dalam melakukan interaksi sosial. Mereka juga menjadi lebih dipercaya sebagai penyedia jasa daur ulang dan wirausahawan. Pada 2007, seorang konsultan pembangunan secara khusus dipekerjakan untuk proses pelatihan dan 40 gerobak diproduksi. Kontrak untuk beriklan dengan media gerobak ini ditangani oleh Small Potatoes Urban Delivery (SPUD) dan ITC Constructors Group. Pendanaan pada tahap awal dikoordinasikan oleh UWC dan berasal dari BC Technology Social Venture Partners, Canada’s National Brewers dan Encorp Pacific (Canada). Dengan adanya gerobak ini para pemulung memiliki pilihan alat produksi. Selain itu gerobak ini juga membawa peluang baru dengan meningkatkan kesadaran pada kegiatan daur ulang dan mendorong kegiatan melalui penciptaan kemitraan baru di antara berbagai pihak dalam masyarakat. Panel iklan pada gerobak akan membantu agar proyek mencapai tahapan keberlanjutan dengan memberi kesempatan kepada kalangan pengusaha agar memiliki citra peduli lingkungan dan mendukung pengembangan kewirausahaan skala kecil. Sumber: www.unitedwecan.ca; www.urbanbinningunit.com
13
Menetapkan Prioritas Progam Kerja BKM/LKM dengan Matriks Pengelolaan Waktu Oleh: Andrie Novi
Karena kita tidak tahu apa yang benar-benar penting bagi kita maka segala sesuatu sepertinya menjadi penting. Karena segala sesuatu sepertinya penting maka kita harus melakukan segala sesuatu. Celakanya, orang lain juga melihat kita melakukan segala sesuatu, jadi mereka mengharapkan kita untuk melakukan segala sesuatu. Melakukan segala sesuatu membuat kita selalu terlalu sibuk, sehingga kita tidak memiliki waktu untuk berpikir tentang apa yang benar-benar penting bagi kita. (Anonim)
Anggota-anggota BKM adalah orang-orang dengan kualitas, reputasi dan niat yang baik. Dengan begitu, warga yang memilih para anggota BKM tersebut akan cenderung berharap bahwa BKM akan menyelesaikan semua hal yang menjadi masalah warga masyarakat. Tidak peduli apakah hal tersebut berhubungan dengan masalah penanggulangan kemiskinan atau tidak. Sebaliknya sebagai kumpulan orang orang baik maka para anggota BKM/LKM juga akan cenderung melakukan semua program yang disodorkan kepada BKM/LKM. Tulisan singkat yang disusun berdasarkan ide Franklin Covey mengenai Matriks Pengelolaan Waktu ini diharapkan dapat menjadi inspirasi dan petunjuk yang berguna untuk menetapkan prioritas program kerja yang disusun BKM.
Penting
Tidak Mendesak
I
II
Tidak Penting
Matriks Pengelolaan Waktu Mendesak
III
IV
Pada dasarnya untuk menetapkan prioritas program-program kita dapat memilahnya berdasar kombinasi sifat-sifat program itu. Setiap program dapat dipilah menurut kombinasi sifat penting dan mendesak. Yang dimaksud hal yang penting adalah hal yang bermakna besar dan memiliki akibat
14
sangat serius. Sedangkan hal yang mendesak berarti hal yang menuntut perhatian dan tindakan segera. Sifat-sifat tersebut kemudian disusun dalam matriks di atas. Dengan Matriks tersebut kita dapat menggolongkan program-program ke dalam • Kotak I: Program-program yang penting dan mendesak untuk dilakukan • Kotak II: Program-program yang penting tetapi tidak mendesak untuk dilakukan • Kotak III: Program-program yang tidak penting tetapi mendesak untuk dilakukan • Kotak IV: Program-program yang tidak penting dan tidak mendesak untuk dilakukan
Kotak I
Kotak ini mewakil hal-hal yang “mendesak dan penting” . Dalam kotak ini kita mengelola, menghasilkan dan menggunakan pengalaman dan kemampuan kita untuk memutuskan. Keputusan yang berguna untuk menanggapi tantangan dan keperluan-keperluan yang kritis (harus diselesaikan karena sangat berpengaruh terhadap arah perubahan). Dalam kotak ini kita harus menangani masalah seperti: memenuhi tenggat pekerjaan, membawa anak yang sakit ke dokter, atau bahkan harus masuk rumah sakit karena serangan jantung. Dalam konteks BKM, masalah pencairan BLM kemungkinan besar berada di dalam kotak ini, mengingat tenggat waktunya yang mendesak. Ini disebut juga sebagai kotak keharusan. Tetapi juga harus kita sadari bahwa sesuatu dapat menjadi keharusan (atau mendesak) justru karena ketidakmampuan kita dalam merencanakan. Kita mungkin saja menggunakan terlalu banyak waktu berurusan dengan kotak I ini, justru dengan meluangkan terlalu sedikit waktu untuk mengerjakan hal-hal yang masuk dalam kotak II.
Kotak II
Ini adalah kotak yang “penting tetapi tidak mendesak”, kotak efektifitas optimal. Karena hal-hal yang masuk dalam kotak ini tidak mendesak maka seringkali mudah bagi kita untuk mengabaikannya. Tetapi justru di Kotak II inilah lebih banyak waktu yang harus diluangkan. Di sinilah kita merencanakan; menyiapkan; mencegah krisis; menegaskan nilai-nilai; membangun hubungan (relasi sosial penanggulangan kemiskinan); mengembangkan diri melalui latihan-latihan; pendidikan; rekreasi; memberdayakan orang lain; dan yang paling penting mengarahkan diri dan organisasi menuju pilihan hidup atau tujuan BKM. Kotak II adalah kotak ”produktifitas dan keseimbangan”, yang harus dilakukan untuk menambah waktu yang digunakan dalam kotak II adalah dengan mengurangi penggunaan waktu di kotak III dan IV.
Kotak III
Kotak ini seperti bayangan dari kotak I yang mencakup hal-hal yang “mendesak tetapi tidak penting”. Ini disebut kotak muslihat. Sifat yang mendesak menciptakan ilusi mengenai hal yang
penting. Tetapi kegiatan-kegiatan dalam kotak ini sebenarnya hanya penting untuk orang lain saja dan bagi kita mungkin sebetulnya tidak penting. Contohnya adalah telepon-telepon yang masuk, pertemuan-pertemuan tidak terjadwal, dan tamu-tamu mendadak. Banyak orang yang meluangkan waktu yang terlalu banyak untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kotak ini. Terjebak dari satu hal yang mendesak ke hal yang mendesak lainnya dan salah menganggapnya sebagai hal-hal yang masuk dalam kotak I. Namun begitu para anggota BKM umumnya adalah individu-individu yang memiliki sifat-sifat sosial di atas rata-rata. Individu-individu yang selalu meluangkan waktu untuk masalah-masalah orang lain. Mendengarkan masalah orang lain adalah hal strategis dan bagian kerja penting BKM. Karena itu penting bagi BKM untuk secara terencana memastikan alokasi waktu untuk kegiatan-kegiatan tersebut dan meletakkannya dalam kotak II. Perlu kepekaan dan ketrampilan komunikasi sosial untuk dapat memutuskan apakah tamu yang datang hanya sekedar mengajak bergosip atau memang ada hal penting yang menjadi alasan kehadirannya.
15
Kotak IV
Kotak ini mewakili kegiatan-kegiatan yang “tidak mendesak dan tidak penting”. Tentu saja mestinya kita sama sekali tidak boleh terjebak dalam kotak ini, dan umumnya para profesional hanya meluangkan waktu yang sangat sedikit untuk kegiatan yang termasuk dalam kotak ini. Tetapi seringkali kita terbiasa untuk pada kegiatan-kegiatan dalam kotak ini tanpa sempat memikirkan kembali nilainya. Kotak IV biasanya adalah kegiatan menonton TV, bergosip atau mengobrol secara berlebihan. Kotak IV tidak ada hubungannya dengan kelangsungan hidup kita dan organisasi kita. Kegiatan dalam kotak ini adalah kegiatan pembusukan sehingga kotak ini disebut sebagai kotak kegiatan “sampah dan pemborosan”. Tidak Mendesak
• • •
Menyusun Program Kerja BKM Membuat daftar penerima manfaat Menetapkan prioritas penggunaan dana
•
Menjalin kemitraan dalam melaksanaan program
•
...
•
...
Tidak Penting
Penting
Contoh penggunaan Matriks Mendesak
Setelah mendapatkan kelompok program berdasar kotak tersebut kita harus mengelola program yang termasuk dalam kotak I. Program yang masuk kotak ini menjadi prioritas utama dan waktu pelaksanaan biasanya juga pada saat-saat awal. Selain itu kita juga harus berfokus pada program yang masuk kotak II, yaitu program yang penting tetapi tidak mendesak. Biasanya program yang masuk dalam kotak II akan berpengaruh pada kemajuan BKM. Sedangkan untuk program-program yang masuk dalam Kotak III harus kita kurangi dan jangan sampai menyita tenaga, waktu dan dana yang dimiliki BKM. Yang terakhir, hapuskan saja programprogram yang masuk dalam IV. Secara prinsip, pada saat menyusun daftar program kerja kita harus melakukannya seaspiratif mungkin. Tetapi pada saat mulai menetapkan prioritas kita harus tegas, karena seperti halnya lembaga-lembaga lain di dalam masyarakat, BKM memiliki keterbatasan tenaga, pengetahuan, waktu dan sumber dana.
16
Monitoring dan Evaluasi Seorang petani padi atau peladang biasanya melakukan proses pengamatan terhadap proses perkembangan padi yang ditanamnya hingga panen. Pengamatan dilakukan seiring dengan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan petani dalam mengurus tanaman padinya. Apabila panen tadi berhasil, petani itu akan mendapatkan pengetahuan baru tentang cara menanam padi yang lebih baik berdasarkan pengalaman melakukan pengamatan dan penilaian terhadap tanaman padinya. Apabila panen gagal, petani juga mendapat hikmah dan mengetahui penyebab kegagalan panennya sehingga kegagalan itu tidak akan terulang di masa mendatang. Proses mengamati suatu kegiatan dan kemudian mengambil pelajaran dari kegiatan itu disebut monitoring dan evaluasi (monev). Mengapa monev itu penting? Dalam kehidupan sehari-hari, seringkali kita menyaksikan atau mendengar cerita tentang berbagai kegiatan atau program yang berhasil dilaksanakan, sesuai rencana dan hasilnya dapat dinikmati oleh orang banyak. Namun, tak juga jarang kita mendengar kegiatan atau program yang gagal, tujuan tidak tercapai dan tidak begitu baik hasilnya. Sayangnya, pengalaman keberhasilan dan kegagalan tesebut seringkali dianggap angin lalu saja. Kita jarang secara sungguh-sungguh mencermati kembali pengalaman keberhasilan dan kegagalan. Akibatnya adalah kita tidak memiliki pelajaran berarti dari berbagai peristiwa dan pengalaman tersebut dan seringkali kita mengalami kegagalan pada kegiatan yang sama secara berulang kali. Pertanyaannya adalah: Apakah kita memiliki cara untuk mengetahui bahwa kita tidak sedang melakukan hal-hal yang akan membawa kegagalan? Banyak cara dapat kita lakukan untuk menjawab pertanyaan tersebut. Tetapi keputusan kita untuk melakukan monev secara benar terhadap apa yang kita kerjakan, yaitu dengan berusaha untuk secara terus menerus atau berkala dan secara sungguh-sungguh melihat dan memikirkan kembali perkembangan dari kegiatan atau program yang kita kerjakan, sebetulnya kita menghindari kegagalan dan berjalan menuju keberhasilan. Dengan melakukan monev terhadap apa yang kita kerjakan maka secara sadar dapat kita kontrol kesesuaian penggunaan sumber daya, pilihan cara dan saling menjaga kinerja di antara pihak-pihak yang terlibat. Karenanya monev menjadi penting supaya tujuan kegiatan atau program dapat dicapai dan dapat dipertanggungjawabkan kepada semua pihak lain yang berkepentingan atas apa yang kita lakukan. Apa saja yang diperlukan supaya monev berhasil (syarat monev)? ; Karena monev dibuat antara lain untuk melihat perkembangan serta capaian suatu program, maka program tersebut perlu dirumuskan dalam perencanaan yang jelas. ; Sebelum monev dilakukan, terlebih dahulu harus ada kesepakatan antar semua pihak yang akan terlibat: untuk keperluan apa monev dibuat dan manfaat apa yang ingin diperoleh dari monev. ; Sebagai ikatan dalam melaksanakan monev bersama-sama perlu ada kesepakatan mengenai nilai dasar atau prinsip yang ingin kita wujudkan dalam pekerjaan kita. ; Untuk melakukan monev perlu ada rencana yang jelas sehingga ia akan melekat dan menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari.
17
Tiga Pilar Monev Ketika kita membuat rencana kerja, adalah saat yang tepat untuk sekaligus menyusun rencana monev. Dengan demikian kita memastikan bahwa monev betul-betul menyatu dengan pekerjaan kita, dan bukan sesuatu yang terpisah atau bahkan terlupakan sama sekali.Kita harus memastikan bahwa kita sudah memiliki “pilar” yang dibutuhkan untuk membangun rencana monev yaitu rencana kerja yang jelas, kesepakatan bersama tujuan monev dan kesepakatan cita/nilai/prinsip melakukan monev. 1. Rencana kerja yang jelas disarankan memuat hal-hal berikut: ; Perubahan yang ingin dicapai ; Apa yang perlu dihasilkan untuk mencapai tujuan ; Apa yang perlu dilakukan ; Siapa penanggung jawabnya ; Siapa saja yang terlibat ; Kapan dan dimana akan dilaksanakan ; Apa saja yang diperlukan 2. Kesepakatan tujuan monev dapat lebih mudah dicapai jika kita bisa memikirkan apa saja manfaat yang kita harapkan dalam melakukan monev. Pada umumnya, tujuan monev mengandung 2 hal pokok, yaitu : a. Belajar dari pengalaman • Secara terus menerus mencari “pelajaran baru” dari apa yang telah kita kerjakan selama ini. Pelajaran yang baru itu bisa menjadi masukan yang sangat berharga untuk perbaikan kinerja kita ke depan. • Meningkatkan kinerja ke arah yang efektif: tujuan yang ditentukan. • Meningkatkan kinerja ke arah yang efisien: tepat waktu, tidak boros • Melihat dengan jernih sebab-sebab keberhasilan dan kegagalan pekerjaan yang sedang dilakukan. Sehingga kita bisa meningkatkan kekuatan yang kita miliki, dan berusaha mengurangi kelemahan yang ada. • Saling tukar menukar pengalaman antar orang, kelompok, kampung maupun lembaga yang sedang atau selesai mengerjakan sesuatu. Melalui proses ini, diharapkan munculnya sebuah kesadaran bahwa suatu “kesalahan” yang pernah dialami oleh orang lain bisa kita hindari. b. Menjadi tanggung gugat • Memberikan jawaban secara terbuka dan jujur terhadap apa saja yang ingin diketahui oleh masyarakat menyangkut suatu program dimana masyarakat berkepentingan terhadap program itu. • Selain siap menjawab, kita harus siap “digugat” oleh masyarakat jika pekerjaan kita dianggap tidak sesuai dengan aturan dan nilai-nilai yang telah disepakati sebelumnya. 3. Prinsip-prinsip monev ; Partisipatif, melibatkan banyak pihak mulai perencanaan hingga evaluasi. ; Terbuka, pertanggungjawaban dilaporkan secara terbuka. ; Tanggung gugat, pengambilan keputusan dan penggunaan sumber daya bisa ditanggung gugat di depan masyarakat luas. ; Kesetaraan, semua pihak terlibat mempunyai hak dan kedudukan setara. ; Kejujuran, pelaporan dilakukan dengan jujur dan sesuai kondisi lapangan. ; Berjiwa besar, Berjiwa besar menerima dan memberikan kritik dan saran ; Keterpaduan, Dilakukan melihat semua arah secara terpadu dan menyeluruh ; Fleksibel, tidak kaku, sesuai dengan keadaan waktu dan tempat ; Kesepakatan, pelaksanaan didasarkan pada kesepakatan semua pihak. (Sumber: Monitoring & Evaluasi: Sebagai Media Belajar, DFID, 2001)
18
Panduan Memandu Monev Partisipatif Kegiatan BKM/KSM/UP • • • •
• • •
Peserta
Mengidentifikasi dan menganalisis siapa saja yang berpartisipasi dalam kegiatan, khususnya partisipasi masyarakat miskin dan kaum perempuan. Mengidentifikasi dan menganalisis siapa saja yang mengambil keputusan dalam kegiatan. Mengidentifikasi dan menganalisis penerima manfaat kegiatan. Mendiskusikan cara untuk meningkatkan partisipasi, pengambilan keputusan dan kepuasaan masyarakat miskin dan kaum perempuan. Kertas plano, selotif kertas Spidol warna-warni Kertas metaplan warna warni
Pertemuan warga ini diadakan setelah satu kegiatan selesai. Pertemuan kecil ini dihadiri oleh pihak-pihak yang ikut dalam kegiatan, terutama perempuan miskin, laki-laki miskin, dan pengelola kegiatan (panitia). Relawan dapat menjadi pemandu monev partisipatif ini.
IDENTIFIKASI & ANALISIS PARTISIPASI 1. Sampaikan tujuan kita melakukan monev partisipatif kegiatan. Pastikan warga yang hadir memahami kegunaan pertemuan ini. 2. Buatlah daftar rangkaian sub-kegiatan yang telah dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan, termasuk misalnya rapat-rapat, mencetak undangan, menyebarkan undangan, menyediakan konsumsi, mempersiapkan tempat kegiatan, dsb. 3. Salinlah contoh matriks Siapa berpartisipasi dalam kegiatan ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang yang berpartisipasi dalam kegiatan. Daftar SubSiapa Berpartisipasi dalam Kegiatan? Kegiatan 1 2 3 4 5 6 1. 2. 3. Keterangan: Kelompok 1 : Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Kelompok 2 : Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Kelompok 3 : Tokoh masyarakat laki-laki Kelompok 4 : Tokoh masyarakat perempuan Kelompok 5 : Warga miskin laki-laki Kelompok 6 : Warga miskin perempuan.
19
4. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir terlibat dalam masing-masing sub-kegiatan. 5. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama kelompok mana yang paling banyak berpartisipasi (terlibat kegiatan) dan mengapa. Hal ini penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu dominan atau absen melakukan sub-kegiatan tertentu. Misalnya, perempuan hanya berperan sebagai penyedia makananminuman. 6. Cermati bersama, apakah warga miskin dan perempuan banyak terlibat dalam kegiatan. Keterlibatan ini penting karena pada dasarnya kegiatan yang dilakukan terutama ditujukan untuk memberdayakan warga miskin dan perempuan. 7. Diskusikan apakah situasi ini perlu dirubah dan bila perlu, bagaimana melakukannya. IDENTIFIKASI & ANALISIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. Buatlah daftar seluruh keputusan yang telah diambil dalam pelaksanaan kegiatan, termasuk misalnya penentuan jenis kegiatan, waktu atau lokasi, pembentukan panitia, penentuan penerima manfaat, dsb. 9. Salinlah contoh matriks Pengambil Keputusan ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang pengambil keputusan. Daftar Keputusan 1. 2. 3. Keterangan: Kelompok 1 : Kelompok 2 : Kelompok 3 : Kelompok 4 : Kelompok 5 : Kelompok 6 : Kelompok 7 :
1
Pengambil Keputusan? 2 3 4 5
6
Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Tokoh masyarakat laki-laki Tokoh masyarakat perempuan Warga miskin laki-laki Warga miskin perempuan. dan lain-lain
10. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir pengambil keputusan untuk masing-masing keputusan. 11. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama peserta kelompok mana saja yang paling banyak berperan dalam pengambilan keputusan. Sangat penting untuk memahami mengapa kelompok tertentu (seperti warga miskin dan perempuan) tidak berperan dalam pengambilan keputusan.
Tak jarang kita menemukan bahwa keputusan sebenarnya ditentukan oleh pihak luar. Kondisi ini menunjukkan masyarakat,
20
terutama miskin, belum memiliki kesempatan untuk memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan dirinya.
12. Diskusikan apa yang dapat dilakukan sehingga warga miskin dan perempuan dapat lebih berperan dalam pengambilan keputusan. IDENTIFIKASI & ANALISIS PENERIMA MANFAAT 13. Buatlah daftar manfaat apa saja yang diperoleh dalam pelaksanaan kegiatan, baik berupa barang/fisik maupun non-fisik seperti peningkatan pengetahuan, dsb. 14. Salinlah contoh matriks Penerima Manfaat ke dalam kertas plano. Pastikan peserta memahami kelompok orang penerima manfaat. Jenis Manfaat 1. 2. 3. Keterangan: Kelompok 1 : Kelompok 2 : Kelompok 3 : Kelompok 4 : Kelompok 5 : Kelompok 6 : Kelompok 7 :
1
Penerima Manfaat? 2 3 4 5
6
Pihak luar desa/kelurahan (faskel, proyek, dll). Aparat pemerintahan (kades, lurah, dsb) Tokoh masyarakat laki-laki Tokoh masyarakat perempuan Warga miskin laki-laki Warga miskin perempuan. dan lain-lain
15. Persilahkan setiap orang untuk memberi suara (gunakan tanda X atau lingkaran) pada kelompok yang mereka pikir penerima manfaat pada masing-masing jenis manfaat. 16. Setelah semua memberikan suara, diskusikan bersama peserta siapa saja yang sebenarnya mengambil manfaat paling banyak dari pelaksanaan kegiatan. Cermati seberapa banyak warga miskin dan perempuan menerima manfaat dari kegiatan. 17. Diskusikan apa yang dapat dilakukan sehingga warga miskin dan perempuan benar-benar menerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan. USULAN DARI MASYARAKAT - tindakan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan partisipasi warga miskin, untuk menjamin kepuasan kelompok sasaran, untuk meningkatkan pembelajaran di masyarakat, dan keberlanjutan Menurut Perempuan Menurut Laki-laki (Panduan ini diadaptasi dari Organisational Development Snapshot Tool, ACCESS, 2007, dikembangkan untuk membangun kultur monev partisipatif di masyarakat melalui program PNPM Mandiri Perkotaan).
21
Perkotaan
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya
