DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER ALGEMENE PRINCIPES EN CONCRETE TOEPASSINGEN 1

DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER

ALGEMENE PRINCIPES EN CONCRETE TOEPASSINGEN1

BEROEPSINSTITUUT VAN ERKENDE BOEKHOUDERS EN FISCALISTEN LEGRANDLAAN 45 1050 BRUSSEL TEL: 02/626.03.80 FAX: 02/626.03.90 [email protected]

1

WWW.BIBF.BE

Auteur : Frank Haemers (juridische dienst BIBF). Deze tekst is een persoonlijke uiteenzetting en enkel de auteur is verantwoordelijk voor de inhoud ervan. Tekst afgesloten op 07/09/2010.

INHOUDSTAFEL I. DEONTOLOGIE: ALGEMENE PRINCIPES EN TOEKOMST.......................................4 I.A. Begrip ................................................................................................................4 I.B. Deontologie vandaag en in de toekomst..............................................................6 I.C. Deontologie en de boekhouder - historiek ..........................................................7 II. ALGEMENE BEPALINGEN .......................................................................................8 III. DE BOEKHOUDER EN HET INSTITUUT ..............................................................11 IV. DE VERPLICHTINGEN VAN DE BOEKHOUDER ..................................................12 V. RETENTIERECHT OP BOEKHOUDKUNDIGE DOCUMENTEN..............................16 V.A. Drie verschillende invalshoeken......................................................................16 V.B. Wat & Hoe ? ...................................................................................................17 V.C. Disciplinaire gevolgen.....................................................................................18 V.D. Quid het achterstallig ereloon ?.......................................................................19 V.E. De overdracht zelf - inventaris .........................................................................19 VI. DISCRETIEPLICHT EN BEROEPSGEHEIM .............................................................20 VI.A. Discretieplicht & artikel 19 van het Reglement van Plichtenleer......................20 VI.B. Het beroepsgeheim ........................................................................................21 VI.C. Het beroepsgeheim en de huiszoeking ...........................................................25 VII. DE ONVERENIGBAARHEDEN ............................................................................27 VII.A. artikel 21 van het reglement van plichtenleer.................................................27 VII.B. Twee uitzonderingen:....................................................................................27 VII.C. Bijzondere regeling voor de stagiairs .............................................................30 VIII. INFORMATIEVERSPREIDING DOOR DE BOEKHOUDERS BIBF .......................31 VIII.A. Inleiding.......................................................................................................31 VIII.B. Wat is toegelaten? ........................................................................................32 VIII.C. Wat is verboden?..........................................................................................33 IX. HET BOEKHOUDKANTOOR EN DE RECHTSPERSOON ......................................34 Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.2-75

IX.A. Inleiding.........................................................................................................34 IX.B. Oprichting / Omvorming ................................................................................34 IX.C. Het bestuur en de externe vertegenwoordiging ...............................................38 IX.D. Maatschappelijke benaming ...........................................................................39 IX.E. Bijzondere samenwerkingsverbanden..............................................................40 IX.F. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering .......................................................42 IX.G. Ondernemingsnummer & erkenningsnummer bibf .........................................42 IX.H. De Erkenningsprocedures...............................................................................43 X. KLACHTENPROCEDURE .......................................................................................46 X.A. Inleiding..........................................................................................................46 X.B. Wat kan het Instituut NIET doen? .....................................................................46 X.C. Wat kan het Instituut WEL doen? .....................................................................47 XI. REGLEMENT VAN PLICHTENLEER .......................................................................51 XI.A. HOOFDSTUK I. - Algemene Bepalingen.........................................................51 XI.B. HOOFDSTUK II. - De Boekhouder BIBF en het Instituut..................................52 XI.C. HOOFDSTUK III: Verplichtingen van de Boekhouder B.I.B.F. .........................53 XI.D. HOOFDSTUK IV: De boekhouder BIBF en zijn confraters. .............................54 XI.E. HOOFDSTUK V: Het Beroepsgeheim .............................................................55 XI.F. HOOFDSTUK VI. - Beroepsactiviteiten en onverenigbaarheden.......................55 XI.G. HOOFDSTUK VII. - De informatie naar het publiek.......................................56 XII. GEMEENSCHAPPELIJKE GEDRAGSREGELS INZAKE DE VERSPREIDING VAN PUBLICITAIRE INFORMATIE DOOR DE ECONOMISCHE BEROEPSBEOEFENAARS .59 XIII. NORM BETREFFENDE DE PERMANENTE VORMING VAN DE ERKENDE BOEKHOUDERS(-FISCALISTEN) EN DE STAGIAIRS BOEKHOUDERS (-FISCALISTEN) BIBF ...........................................................................................................................63 XIV. BETREFFENDE DE OPDRACHTBRIEF .................................................................69 XV. GRATIS EERSTELIJNSADVIES - WET VAN 22/04/2010.........................................71 XVI. BIBF EN HET FINANCIEEL PLAN IN HET LICHT VAN DE WET VAN 22/04/1999 ..................................................................................................................................73

Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.3-75

I. DEONTOLOGIE: ALGEMENE PRINCIPES EN TOEKOMST I.A. BEGRIP

Het is zo oud als de mensheid zelf dat groepen die een zelfde doel voor ogen hebben aan de leden van die groep gedragsregels gaan opleggen en dit met als ultieme doel het succesvolle voortbestaan van die groep te waarborgen. Het eigene hiervan is dat de overheid in beginsel niet tussenkomt bij de totstandkoming en handhaving van die regels.

Wanneer dit soort van gedragsregels zich in een beroepsmatig kader voordoet hanteert men vaak de term deontologie2 als omschrijving van de gedragsregels en tuchtrecht als het mechanisme om de naleving van die gedragsregels te waarborgen. Aldus ontstaat een rechtssysteem met normaliserende, moraliserende en bestraffende oogmerken3. Vooral het bestraffende aspect doet onmiddellijk denken aan het ons meer bekendere strafrecht. Het dient opgemerkt te worden dat het tuchtrecht de laatste 40 jaar geëvolueerd is en blijft evolueren van een zeer gesloten en zeer beroepsgebonden systeem naar een veel opener en zeer sterk gejuridiseerd systeem. De invloed van de rechtspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens is hier zeker niet vreemd aan. Het zal niemand verbazen dat vaak Belgische (wan-) toestanden aan de basis hebben gelegen van fundamentele arresten4, maar ook de verdere ontwikkeling van een eengemaakt Europa speelt ter zake een belangrijke rol5.

Verschillen en gelijkenissen met het strafrecht

Het tuchtrecht is beperkt tot die personen die zich persoonlijk en vrijwillig geëngageerd hebben zich te schikken naar de regels van de groep waarvan zij deel wensen uit te maken. Het strafrecht is eigenlijk willens nillens op iedereen van toepassing.

2

Koen Geens, « Vrij beroep en mededinging : deontologie is een remedie tegen, tucht dikwijls een gevolg van marktfalen, « Tijdschrift voor Privaat Recht, 2004/1, p.283 (p.290) : « deontologie noemen we de regels die de dienstverstrekker toelaten zo weinig als redelijk rekening te houden met zijn eigen belang, en het evenwicht te vinden tussen loyauteit t.a.v. de cliënt en verantwoordelijkheidszin t.a.v. derden en de maatschappij. » 3 Zie verder”Rede van Procureur-generaal Du Jardin bij de opening van het gerechtelijk jaar 2001-2002. Deze tekst kan u downloaden via www.cassatie.be 4 De gevechten van dr. Lecompte en anderen met de Orde van Geneesheren behoren tot de voorbeelden die vandaag nog steeds bestudeerd worden. 5 In het bijzonder de regels betreffende vrije concurrentie - Zie bv verder bij “publiciteit”.


Het strafrecht is gelet op haar alomvattend karakter gebonden aan een zeer belangrijk principe: nl dat men alleen kan gestraft worden voor feiten die in de wet als strafbaar zijn omschreven (het “nullem crimem sine lege” beginsel)6. Dit is een grondwettelijk gewaarborgd recht op bescherming tegen de willekeur van de openbare macht. Het tuchtrecht, met haar beperkt toepassingsgebied, zal niet noodzakelijk alleen juist gedefinieerde tekortkomingen behandelen. Dit impliceert dat in beginsel eender welk feitelijk gegeven het voorwerp kan uitmaken van een tuchtrechterlijk onderzoek.7 Gelet op het feit dat gedragsregels en beroepsethiek voortdurend in evolutie zijn zou het ook zeer moeilijk zo niet onmogelijk zijn om een volledige en gedetailleerde lijst te maken van de beroepsplichten en dus van de beroepsfouten en de sancties op inbreuken. Vandaar dat er ook bv geen “Wetboek deontologie” bestaat en ook nauwelijks zou samen te stellen zijn. Er bestaat wel een evolutie waarbij ordes en instituten de basisbeginselen van hen plichtenleer gaan vastleggen in een geschreven stuk zoals “Reglement van Plichtenleer”, “Ethische code” dat dan vaak bij Koninklijk Besluit bekrachtigd wordt. Dit impliceert echter niet dat de tuchtrechter over een onbegrensde vrijheid beschikt om eender welke feitelijke gedraging op eender welke wijze te sanctioneren. Er bestaat nog altijd een motiveringsverplichting waar Het Hof van Cassatie strikt op toeziet. Dit houdt in dat de tuchtrechter verplicht is uit te leggen waarom een bepaalde gedraging beschouwd wordt als een inbreuk op de deontologie en waarom daar die bepaalde sanctie tegen over moet staan. Het Hof van Cassatie zal er ook op toezien dat de regels betreffende bv de “rechten van de verdediging” correct worden toegepast 8.

Van een louter uit gebruiken en gewoontes bestaand systeem is deontologie thans zich aan het ontwikkelen naar hoogwaardig rechtssysteem dat niet meer gekenmerkt wordt door willekeur maar door een bewust streven naar een goede bescherming van de eer en waardigheid van het beroep zonder daarom de fundamentele van de rechten van de verdediging uit het oog te verliezen9.

6

Zie artikel 12 van Grondwet zie Arbitragehof, Arrest 07 december 1999, nr 129/99 – www.arbitrage.be 8 zie voetnoot 1 9 In dit kader past ook het streven naar een gemeenschappelijke tuchtprocedure die dan zou vervat worden in een “Wetboek van tuchtvordering”. 7


I.B. DEONTOLOGIE VANDAAG EN IN DE TOEKOMST Als leverancier van wat men in de economische wetenschappen vaak omschrijft als “vertrouwensgoederen” (goederen waarvan de afnemers wegens hen gebrek aan kennis en/of ervaring de kwaliteit van de geleverde dienst moeilijk kunnen beoordelen) staan de leden van publiekrechterlijke beroepsordes in de 21° eeuw voor een aantal belangrijke uitdagingen. Deze uitdagingen zijn het gevolg van interne en externe trends.

Intern wordt de beroepsbeoefenaar geconfronteerd met schaalvergroting. De solopraktijk wordt steeds meer en meer de uitzondering t.a.v. allerhande samenwerkingsverbanden die vaak de grenzen van landen en/of beroepen overschrijden10. De organisatie van een interprofessionele vennootschap is één van de belangrijke uitdagingen waarmee economische/juridische beroepsordes thans geconfronteerd worden. De nieuwe informatie- en communicatietechnologie heeft en zal zeker in de toekomst een grote impact hebben op de wijze waarop het beroep wordt uitgeoefend Ook de Ordes en Instituten zullen genoodzaakt deze trends op te volgen en hen deontologische codes voortdurend te evalueren. De wijzigingen die zich de laatste 5 jaar betreffende publiciteit hebben voorgedaan zijn hier een mooi voorbeeld van.

Externe trends. U zult wellicht al ondervonden hebben dat de cliënt van vandaag niet meer die van gisteren is. De cliënt/consument van vandaag is dankzij o.a. de verbeterde opleidingen, de grote hoeveelheid beschikbare informatie, veel zelfbewuster en kritischer geworden t.a.v. de vrije beroepsbeoefenaar waarop hij vandaag beroep doet. Een tweede belangrijke evolutie is de toenemende rol van de overheid en van de markt. De overheid komt steeds meer tussen in de organisatie en werking van beroepsorganisaties en ook de markt vereist veel meer openheid en transparantie. Ter zake kan bv verwezen worden naar de Europese regelgeving en rechtspraak op het gebied van mededinging die beroepsordes beschouwt als een “ondernemersvereniging “ die enkel nog het absoluut noodzakelijke kan reguleren en onttrekken aan de werking aan de vrije markt. De beroepscorporaties zijn zich hier terdege van bewust zoals blijkt uit de regelmatig door de FVIB 11georganiseerde Rondetafels over de publiekrechterlijke beroepscorporaties en hen toekomst in het bijzonder op het vlak van de deontologie en het tuchtrecht.

10

zie bv het ontstaan van samenwerkingsverbanden tussen juridische en economische beroepen Federatie voor Vrije en Intellectuele Beroepen, www.fvib.be Studiedag 29/11/03 over de onafhankelijkheid van de vrije beroepsbeoefenaar 11


I.C. DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER - HISTORIEK Het beroep van boekhouder gaat natuurlijk veel verder terug dan de oprichting van het BIB(F) en het zal dan ook niet verwonderen dat:

In 1903 een “Syndicale Kamer van Boekhouders” opgericht werd met o.a. als doel het beroep te omringen met alle waarborgen wensbaar uit het standpunt “bekwaamheid, eerlijkheid en zedelijkheid” van de boekhouders.

Bij de installatie van het Beroepsinstituut van Boekhouders op 01 juni1993 zal één van de eerste prioriteiten van de Nationale Raad dan ook bestaan uit het opstellen van een Reglement van Plichtenleer12. Al in juni 1996 wordt in de BIB-Revue (voorganger van Pacioli) een ontwerp gepubliceerd13. Het is op basis van dit ontwerp dat de Nationale Raad op 31 oktober 1997 het “Reglement van Plichtenleer” aanneemt en ter goedkeuring voorlegt aan de Ministerraad. De Ministerraad heeft het op 23 december 1997 beslist het voorstel van de Nationale Raad te aanvaarden en het bindende kracht te verlenen. Het goedkeuringsbesluit werd op 29 januari 1998 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Het “Reglement van Plichtenleer” bevat regels over de verhouding tussen een boekhouder en het Instituut, de boekhouder en zijn confrater en de boekhouder en zijn cliënteel en dit gegroepeerd in 7 hoofdstukken.

Het dient beklemtoond te worden dat dit Reglement van Plichtenleer niet alle regels omvat. Het gegeven dat er zeer veel feitelijke gedragingen zijn die niet onmiddellijk aan een bepaald artikel kunnen gelinkt worden niet tot gevolg heeft dat deze daarom geen tuchtrechterlijke inbreuk kunnen maken. Het fundamentele beginsel is vervat in het eerste lid van artikel 4: ”DE BOEKHOUDER MOET ZIJN BEROEP UITOEFENEN MET DE VEREISTE WAARDIGHEID, BEKWAAMHEID EN EERLIJKHEID.” Dit beginsel ligt eigenlijk dan ook aan de grondslag van alle andere bepalingen van het Reglement van Plichtenleer en aan de rechtspraak van de Kamers die toezien op de naleving van de deontologie.

12

Artikel 8 van de Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen verleent die bevoegdheid aan de Nationale Raad 13 BIB-Revue, 1996/nr2


II. ALGEMENE BEPALINGEN

Toepassingsgebied en basisbegrippen (artikel 1)

Zoals elke bij goede wetgeving/regelgeving worden in eerste instantie een aantal veel voorkomende termen verklaard en toegelicht. Het spreekt voor zich dat deze tekst moet gelezen worden rekening houdende met de wijzigingen die volgen uit de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale Beroepen14, zoals bv Artikel 1, 2°:is aldus zonder voorwerp geworden daar opgeheven door de Wet van 22 april 1999. De inhoud van het KB is grotendeels hernomen in diverse artikelen van deze Wet15 Artikel 1,4°: Het Instituut is thans het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten, dat in de rechten en plichten van het BIB is getreden16. Dit impliceert dat alle teksten waarin nog sprake zou zijn van BIB moeten gelezen en begrepen worden als zijnde BIBF17. Artikel 1,8°: “de boekhouder BIB”: Daar moet aan toegevoegd worden de “erkende boekhouder-fiscalist” en de stagiair boekhouder-fiscalist”. Basisbeginselen (artikelen 2, 3 en 4) De artikelen 3 & 4 vormen eigenlijk de kern van de plichtenleer van elk vrij beroep. Alle andere bepalingen van de plichtenleer zijn eigenlijk concrete toepassingen of gevolgen van de deze basisbeginselen. Artikel 3: Het beginsel van de persoonlijke verantwoordelijkheid18 Een beoefenaar van vrij beroep dient steeds verantwoording af te leggen voor de door hem/haar gestelde professionele daden.19 Gelet op de bijzondere vertrouwensfunctie die de beoefenaar van een vrij beroep geniet werd in het algemeen gesteld dat het hem/haar onmogelijk is zich van deze verantwoordelijkheid te ontdoen door bv in een contract te bepalen dat “de boekhouder na beëindigen van de overeenkomst décharge verleend wordt van alle door deze in het kader van deze overeenkomst gestelde daden en handelingen”. Dergelijke clausules werden in beginsel als onbestaande beschouwd.

14

Alle hier aangehaalde wetteksten kan men terugvinden op www.bibf.be Voor de geïnteresseerden kan verwezen worden naar de Memorie van Toelichting bij het wetsontwerp 16 Zie artikel 43 Wet 22 april 1999 17 Zie gecoördineerde versie in de bijlagen 18 Zie ook artikel 50, §1,1° Wet 22 april 1999 19 Voor een zeer grondige juridische analyse zie bv Devloo, R., “ De aansprakelijkheid van de accountant en de belastingsconsulent, nieuwe aspecten” in De Belgische Accountant & Belastingsconsulent, nr 4 1999 15


Het “gemeen recht” waar artikel 3 van het Reglement van Plichtenleer naar verwijst is bv het burgerlijk recht20 en het strafrecht. Kan men aan deze persoonlijke verantwoordelijkheid ontkomen door bv uitoefening in vennootschapsverband? Vanuit burgerrechtelijk en strafrechtelijk vlak kan hierop geen eenduidig antwoord gegeven worden.21 Vanuit deontologisch oogpunt is het eenvoudiger omdat binnen een boekhoudvennootschap er steeds minstens één persoon, die is ingeschreven op het tableau of de lijst van stagiairs, moet aangeduid worden die instaat voor de uitvoering van de opdracht en het zal dan ook hij of zij zijn die zich deontologisch zal moeten verantwoorden22. Het dragen van deze verantwoordelijkheid is wel een mooi uitgangsprincipe maar kan in de praktijk natuurlijk zeer ernstige gevolgen hebben voor de boekhouder. Vanuit deze optiek heeft de Nationale Raad bij de totstandkoming van het Reglement van Plichtenleer dan ook in artikel 14 bepaald dat elke boekhouder BIBF verplicht is zich te verzekeren voor zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid en dat deze verzekering aan bepaalde basisvoorwaarden dient te beantwoorden.23 Anderzijds heeft ook de wetgever het sinds kort mogelijk gemaakt voor boekhouders 24 om grenzen te stellen aan hun aansprakelijkheid. In gevolge een wijziging in artikel 50 van de Wet van 22 april 199925 is het mogelijk zich aan de aansprakelijkheid te onttrekken door een bijzondere overeenkomst. Dit mag echter niet voor fouten gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. De wetgever heeft terzake echter geen duidelijke grenzen getrokken. Bijkomend onderzoek 26zal noodzakelijk zijn. Artikel 4: Het dogma van de bekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid – het beginsel van de onafhankelijkheid Hoewel eigenlijk in alle professionele deontologiën deze drie termen voorkomen, zal men nergens een definitie terugvinden. Dit vloeit voort uit de bijzondere eigenheid van deontologie als een binnen één groep voortdurende evoluerend gegeven. Wat gisteren onwaardig was is het vandaag misschien niet meer en omgekeerd. Een van de mooiste illustratie ter zake zijn de evoluerende houdingen betreffende publiciteit (zie verder). Daar waar vijftien jaar geleden het maken van publiciteit door de beoefenaar van een vrij beroep als een doodszonde werd beschouwd zijn er vandaag de dag nog nauwelijks vrije beroepen waar de beoefenaars geen publiciteit mogen maken.

20

zoals artikel 1382 ev. Burgerlijk Wetboek Zie de Devloo, R., in voetnoot 19. Zie ook de nieuwe wetgeving betreffende de strafrechterlijke verantwoordelijkheid van rechtspersonen, Pacioli, 2000/nr 76 – ook via www.bibf.be/publicaties 22 zie artikel 50, §1, 1°, 3°lid van de Wet van 22 april 1999 23 zie artikel 50, §1, 1° van de Wet van 22 april 1999 24 In aansluiting op wat reeds mogelijk was bij de bedrijfsrevisoren 25 Wet van 18 januari 2010 – B.S. 17.03.2010 26 Zie gemeenschappelijke studiedag op 30 september 2010 over dit onderwerp 21


Het zal dus aan de bevoegde tuchtorganen zijn om uit te maken of een handeling van een boekhouder al dan niet een inbreuk vormt op dit basisbeginsel en ook te motiveren waarom dit zo is. Het beginsel van de onafhankelijkheid sluit hier nauw bij aan en impliceert dat de beoefenaar van een vrij beroep in de mogelijkheid moet verkeren om zijn/haar cliënt op een dergelijke wijze bij te staan dat zijn/haar werkmethode of aanbevelingen enkel steunen op objectieve factoren zoals kennis van de materie, ervaring en niet door louter subjectieve elementen. Een klassiek voorbeeld is dat de doorverwijzing naar een andere gespecialiseerde dienstverlener (verzekeringsmakelaar, sociaal verzekeringsfonds of andere) moet uitgaan van het beste voor de cliënt en niet de hoogste commissie die kan verkregen worden. Evenzeer wordt het in dit kader soms aanbevolen om de prestaties voor nauwe familie en dergelijke te vermijden of te beperken tot het uiterste minimum, minstens deze zeker niet anders te behandelen dan het andere cliënteel (bv op vlak van aanrekenen ereloon). De nauwe familiebanden zouden de beroepsbeoefenaar niet altijd inspireren tot de meest objectieve adviezen. Omgekeerd zal de familiale cliënt soms de relatie met zijn/haar boekhouder niet altijd kunnen zien buiten de familiale context. Kleine meningsverschillen kunnen dan uitgroeien tot zeer ernstige [en in se overbodige] disputen. Het is binnen deze context dat ook het negatieve advies van de Nationale Raad betreffende het domiciliëren van maatschappelijke zetels van vennootschappen (al dan niet van cliënteel) op het kantoor van de boekhouder BIBF moet gesitueerd worden.27 Een negatief advies dat trouwens bevestigd werd in enkele tuchtrechtelijke beslissingen van de Uitvoerende Kamer. De boekhouder, het personeel en medewerkers van het kantoor moeten steeds voldoende vrij zijn om met een kritische ingesteldheid het dossier van de cliënt te beoordelen. Dit onafhankelijkheidsbeginsel28 is ook de grondslag van artikel 6 en van het onverenigbaarheidbeginsel in artikel 21. “Wat mij treft in het begrip van “onafhankelijkheid” van de vrije beroeper is de ,”veelfacettigheid” ervan. Dit concept doelt niet enkel op de onafhankelijkheid van de vrije beroeper tegenover belangengroepen, maar ook op zijn onafhankelijkheid tegenover de overheid (justitie, fiscale administratie …), op zijn onafhankelijkheid tegenover de eigen belangen (die ondergeschikt moeten blijven aan die van de cliënt) en zelfs op zijn onafhankelijkheid jegens de cliënt zelf waarvan de vrije beroeper niet de slaafse dienaar mag zijn en van wie hij bijwijlen afstand moet nemen (bijvoorbeeld, voor de advocaat, afzien van nutteloze of roekeloze procedures).”29

27 28

Zie tekst op www.bibf.be /Het instituut / De Nationale Raad / Zijn beslissingen en besluiten Over het belang hiervan – zie www.fvib.be - Rondetafelconferentie 29 november 2003

29

Herman Cousy, « Het “Noblesse oblige” van het vrije beroep: van aansprakelijkheid naar verzekering”, Tijdschrift voor Privaat Recht, 2004/1, p.89 (p.93)


III. DE BOEKHOUDER EN HET INSTITUUT Artikel 5: Klare teksten behoeven geen verdere toelichting. De modaliteiten van de ledenbijdrage30 worden steeds door de Nationale Raad bepaald en dit op basis van het huishoudelijk reglement. De Kamers zijn ter zake redelijk streng en behoudens in uitzonderlijke omstandigheden, zal de vaststelling van niet– betaling of laattijdige betaling door de Kamers steeds tuchtrechterlijke gevolgen hebben. Artikel 6: is een toepassing van het in artikel 4 vermelde onafhankelijkheidsbeginsel. Artikel 7 : Het begrip “gerechtelijk onderzoek” werd door de Nederlandstalige Uitvoerende Kamer in recente rechtspraak gelijkgesteld en beperkt tot het strafrechtelijk onderzoek door de onderzoeksrechter. Een burgerlijke procedure n.a.l.v. een beroepsfout leidt niet tot een gerechtelijk onderzoek en dient aldus de Kamers niet te worden gemeld. Artikel 8: Klare teksten behoeven geen verdere toelichting Artikel 9: Hierin wordt een algemeen beginsel gesteld in zake de communicatie naar het Instituut toe. Het niet of laattijdig beantwoorden van de brieven van het Instituut kan als een deontologische tekortkoming worden beschouwd. In een aantal gevallen waren de Kamers van oordeel dat deze tekortkoming zo ernstig was dat een tuchtsanctie niet kon uitblijven. Concrete toepassingen zijn bv de jaarlijkse verzoeken tot het indienen van het verslag betreffende de gevolgde permanente vorming. Er moet opgemerkt worden dat het Instituut ter zake een wettelijke opdracht31 heeft en dat het niet insturen van de verslagen de correcte uitvoering van deze opdracht verhinderd, wat door de Kamers als een ernstige inbreuk op de deontologie wordt beschouwd. Artikel 10: Dit is een specifieke toepassing van artikel 9. Zie ook het K.B. 15 februari 2005 betreffende de uitoefening van het beroep van boekhouder in het kader van een rechtspersoon32.

30

2010: Leden & stagiairs (tweede of derde stage of na onwettige uitoefening )(NP) : 350,00 €, Leden (RP) : 160,00 €, Stagiairs (NP) : 80,00€ 31 Zie Artikel 44 van de Wet van 22 april 1999 32 Zie verder Hoofdstuk IX


IV. DE VERPLICHTINGEN VAN DE BOEKHOUDER

Artikel 1133: De opdrachtbrief34

Hoewel in beginsel de relatie tussen een boekhouder en de cliënt zal steunen op het wederzijds vertrouwen tussen beide partijen, worden toch best bepaalde afspraken op papier gezet. In het kader van het opstellen van dergelijke overeenkomst/opdrachtbrief dient men een aantal deontologische regels te respecteren. 1° de afspraken in zake uit te voeren opdrachten, geldelijke aspecten en te respecteren termijnen dienen duidelijk bepaald te worden. Hoewel dit evident schijnt stelt men in de praktijk regelmatig vast, in het bijzonder wat betreft financiële afspraken zeer veel vage clausules voorkomen die als puntje bij paaltje komt in het nadeel van de cliënt spelen en vaak zodanig dat eigenlijk hierdoor de waardigheid en eerlijkheid in het gedrang komen. 2° Aan alle mooie liedjes komt ooit een einde en vaak ook zo aan de werkrelatie tussen een boekhouder en zijn cliënt. Louter juridisch is het een normaal gegeven dat bij een vroegtijdige verbreking van een overeenkomst de hierbij ontstane schade vergoed wordt. In normale omstandigheden heeft de schadelijder recht op vergoeding van het door hem geleden verlies en gederfde winst35. Hoewel de relatie tussen een boekhouder en de cliënt kan beschouwd worden als een contractuele relatie gaat men er, zoals bij alle vrije beroepen, vanuit dat deze vertrouwensrelatie niet kan vertaald worden in een verlies of winst situatie. Derhalve moeten betrokken partijen steeds in de mogelijkheid verkeren een einde te stellen aan hen werkrelatie wanneer om één of andere reden dat vertrouwen geschonden is. Nu zal de schade die hierbij in hoofde van de boekhouder kan ontstaan eigenlijk uitsluitend bestaan uit gederfde erelonen. Indien echter de boekhouder een vergoeding zou vragen voor het derven van de erelonen dan zou dit de facto neerkomen op het invorderen van erelonen voor niet geleverde prestaties. Dergelijke vorm van handelen algemeen beschouwd als een inbreuk op de waardigheid waarmee het beroep dient uitgeoefend te worden.

33

Het laatste lid van artikel 11 wordt besproken onder het hoofdstuk retentierecht Zie verder ook in Hoofdstuk XIV 35 Zie bv artikel 1149 en 1151 Burgerlijk Wetboek 34


Daarom zal een typeclausule zoals “dat bij vroegtijdige verbreking van de overeenkomst de cliënt een schadevergoeding zal verschuldigd zijn die gelijk is aan het nog verschuldigde ereloon voor het lopende boekjaar en dit met een minimum van 12 maanden”. deontologisch niet aanvaardbaar is zijn. Dit betekent echter niet dat elke vorm van schadevergoeding uit den boze is. Ze mag louter niet buitensporig zijn. Of de gevorderde schadevergoeding buitensporig is kan niet in abstracto bepaald worden en zal steeds in concreto beoordeeld worden. Men zal steeds onderzoeken of het gevorderde bedrag niet neerkomt op het innen van erelonen voor niet-gepresteerde activiteiten. Nu zal de overgang van een dossier naar de cliënt zelf of naar een confrater soms gepaard gaan met bepaalde administratieve kosten. Zolang dit geen verdoken poging is om toch nog wat erelonen te kunnen innen is er geen bezwaar dat dergelijk kosten aangerekend worden. De vergoeding van deze kosten mag natuurlijk de concrete overdracht van het dossier niet in de weg staan. Het is dus uitgesloten dat men als voorwaarde stelt dat de overdracht van het dossier slechts kan gebeuren dan na voldoening van deze factuur. Samengevat komt het erop neer dat men de vrijheid van een cliënt om te gaan en staan wanneer deze wil niet mag verhinderen. Men mag hier niet bij uit het oog verliezen dat een negatieve opstelling in deze op termijn ook schadelijk zal zijn voor de eigen reputatie en voor de reputatie van de confraters in het algemeen. Ter zake moet opgemerkt worden dat ook de wetgever een bijdrage heeft geleverd door de Wet van 03 april 1997 betreffende oneerlijke bedingen in overeenkomsten gesloten tussen titularissen van vrij beroepen en hen cliënten. Deze, in de praktijk weinig toegepaste, wet is echter thans vervangen door de Wet van 02 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende vrije beroepen36. Het is vooral op de overeenkomst tussen een vrije beroepsbeoefenaar en de cliënten die op hem beroep doen voor opdrachten als privé persoon dat de bepalingen in zake onrechtmatige bedingen een invloed zullen uitoefenen37. Het kan aangewezen zijn om de op kantoor gebruikte opdrachtbrieven eens te toetsen aan de bepalingen van deze wet.

36

Belgisch Staatsblad 20 november 2002. Zie ook Kamer, Doc nr 1469/001 via www.dekamer.be Deze Wet is aldus de evenknie van de Wet van 6 april 2010 betreffende marktpraktijken en consumentenbescherming

37


artikel 12: Twee situaties waarin die regel kan toegepast worden.

1° in geval van tuchtrechterlijke schorsing van meer dan één maand 2° Bij toepassing van de artikelen 11 en 12 van het Stagereglement waarbij de stageperiode geschorst wordt op gemotiveerd verzoek van de stagiair of na ambtshalve beslissing de Kamer. Het spreekt voor zich dat wanneer men gedurende bepaalde tijd in de onmogelijkheid verkeert de werkzaamheden te verrichtten, in andere dan deze situaties, men ook dan het cliënteel hiervan op de hoogte brengt en helpt zoeken naar oplossingen ad hoc38.

Artikel 13: Het ereloon

Ter zake kan niet genoeg herhaald worden dat veel problemen/klachten het gevolg zijn van onduidelijke afspraken tussen de boekhouder en de cliënt. Het kan niet genoeg benadrukt worden dat U de cliënt voorafgaandelijk en duidelijk dient te informeren over de hoogte van het ereloon, de wijze van invordering en de gevolgen bij laattijdige en/of niet betaling. Het geniet de voorkeur om deze afspraken ook vast te leggen in een door beide partijen ondertekend stuk39. Elke vorm van geheimzinnigheid of onduidelijkheid zal op termijn niet alleen in uw nadeel maar ook in dat van het beroep in het algemeen spelen. Artikel 13,3°lid: Het aanvaarden van opdrachten aan financiële voorwaarden die de goede uitvoering van die opdracht in het gedrang brengen zijn deontologisch onaanvaardbaar. De aanvaarding en/of uitvoering van een opdracht mag niet louter afhankelijk zijn van het financiële voordeel dat men er bv, via commissies, zou kunnen uithalen. In die zin moeten ook overeenkomsten waarbij de hoogte van het ereloon integraal bepaald wordt in functie van het bekomen resultaat met uiterste omzichtigheid behandeld worden.

Artikel 14: De verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering

De verzekering beroepsaansprakelijkheid is een verplichting die opgelegd wordt aan ALLE boekhouders B.I.B.F. Het doel hiervan is de cliënten van boekhouders, alsook de BIBF leden zelf, beter te beschermen. Het feit dat men het beroep van zelfstandig boekhouder slechts in bijberoep uitoefent, men louter boekhouding doet van kleine zelfstandigen, dat men veel of weinig verdient of dat men meer of minder cliënteel heeft, vermindert niet noodzakelijk het risico dat men loopt. Niemand is onfeilbaar!

38

Zie eventueel Pacioli, 1998/nr 32 of via www.bibf.be, met de zoekterm “bijstand bij overmacht”


Hoewel al vastgelegd in het Reglement van Plichtenleer achtte de ook wetgever deze verzekering van een zo groot belang dat zij het bij opstellen van de Wet van 22 april 1999 de beroepsaansprakelijkheidsverzekering als een basisvoorwaarde stelt om het beroep te mogen uitoefenen of zelfs de titel maar te dragen. In de mate dat men de titel van boekhouder (-fiscalist) wenst te dragen MOET men verzekerd zijn en blijven. Er zijn geen uitzonderingen! Het niet onderschrijven van een dergelijke verzekeringspolis wordt door de uitvoerende Kamers in beginsel beschouwd als een ernstige deontologische inbreuk en zal in beginsel steeds gesanctioneerd worden. Deze deontologische verplichting is natuurlijk ook van toepassing op de stagiairs, die zich kunnen verzekeren hetzij via de stagemeester, en uitsluitend voor deze werken, hetzij via een eigen verzekering van zodra ze eigen klanten hebben.

Artikel 15 : de permanente vorming

Al van oudsher hebben de beoefenaars van vrije beroepen zeer veel belang gehecht aan voortdurende bijscholing. Dit is niet anders geweest bij de boekhouders. Zo werden al aan het begin van de 20°eeuw beroepsverenigingen, die vandaag nog actief zijn, opgericht met o.a. als doel de organisatie van de bijscholing van de boekhouders. Het was dan ook logisch om deze ongeschreven gedragsregel te bevestigen door uitdrukkelijke opname in het Reglement van Plichtenleer. Het is de Nationale Raad die jaarlijks via een in Pacioli & website gepubliceerde richtlijn het minimum aantal uren bepaalt en ook gaat omschrijven welke onderwerpen wel en niet in aanmerking komen. De controle op naleving van deze verplichting gebeurt door de bevoegde Uitvoerende Kamers en dit aan de hand van de verslagen die jaarlijks moeten ingediend worden. Het zal U niet verbazen dat de het Instituut en de Uitvoerende Kamers zeer veel belang hechtten aan deze verplichtingen. De rechtspraak in de tuchtorganen toont zich streng t.a.v. zij die aan de permanente vorming en de verslaggeving hierover onvoldoende of geen aandacht besteden. Op 01 juni 200640 is een nieuwe algemene richtlijn betreffende de permanente vorming van kracht geworden. Deze richtlijn verandert niets aan de basisverplichting en betreft vooral een aantal praktische modaliteiten ervan. U vindt deze richtlijn achteraan deze syllabus41. In 2010 dienen de leden van het BIBF minstens 40 u permanente vorming te volgen42.

40

Algemene richtlijn dd. 19 mei 2006 – ook te vinden op www.bibf.be /homepagina Hoofdstuk XIII 42 Beslissing van de Nationale Raad dd. 27.11.2009 41


V. RETENTIERECHT OP BOEKHOUDKUNDIGE DOCUMENTEN Het is niet omdat de relatie tussen cliënt en beroepsbeoefenaar een vertrouwensrelatie is, dat dit tot gevolg heeft dat men eeuwig en altijd zal samenblijven. Er kan altijd een tijdstip komen waarop de boekhouder of de cliënt beslist de samenwerking stop te zetten. Ongeachte de reden zal de cliënt alle boekhoudkundige stukken uit zijn dossier terug willen krijgen. De recuperatie van documenten kan gebeuren hetzij rechtstreeks door de cliënt, hetzij door toedoen van de opvolgende boekhouder (of accountant of bedrijfsrevisor). Een vaak voorkomende oorzaak van de stopzetting zijn conflicten over het ereloon of de wijze waarop de prestaties al dan niet uitgevoerd werden. Indien deze overdracht gebeurt in een conflictuele sfeer zal vaak de vraag gesteld worden of men stukken mag achterhouden, bv omdat de cliënt nog één of meerdere ereloonstaten moet betalen. Geen enkele voorgeschiedenis kan het achterhouden van documenten door de vorige boekhouder (overlater) rechtvaardigen, welk argument ook wordt ingeroepen, bv betreffende onbetaalde erelonen. Er kan immers in geen geval sprake zijn van enige compensatie tussen de betaling van achterstallige erelonen en het overhandigen van het boekhouddossier. De cliënt is en blijft eigenaar van het eigen dossier en moet er op elk moment kunnen over beschikken. V.A. DRIE VERSCHILLENDE INVALSHOEKEN V.A.1. De algemene houding van elke boekhouder BIBF in de uitoefening van zijn beroep

Het Reglement van Plichtenleer zegt duidelijk in artikel 4 "dat de boekhouder BIBF zijn beroep moet uitoefenen met de vereiste bekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid en dat hij over de nodige onafhankelijkheid dient te beschikken, die een vrij beroep kenmerkt, om zijn beroep uit te oefenen volgens de voorschriften van de plichtenleer". Zoals vooraf gesteld, komt het retentierecht het meest voor in het kader van een betwisting van erelonen, die zelf het gevolg is van door de cliënt geuite verwijten naar de boekhouder m.b.t. zijn prestaties en vooral i.v.m. de eruit voortvloeiende - mogelijke of werkelijke - financiële gevolgen. Het achterhouden van documenten is helemaal niet bevorderlijk voor de, vaak dan al moeilijke, onderlinge relatie. Zelfs indien de ontevredenheid van de cliënt niet gegrond is, zal het achterhouden van stukken zeker niet van dien aard zijn om de erelonen sneller betaald te krijgen. Het uitoefenen van enig retentierecht kan bovendien de aansprakelijkheid van de boekhouder in gedrang brengen. Het achterhouden van stukken kan de oorzaak zijn van bv het niet tijdig indienen van de aangiftes. De cliënt zal dan niet aarzelen de schade te verhalen op de gewezen boekhouder. Bovendien zal het instellen van een gerechtelijke Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.16-75

procedure43 door de cliënt om de documenten terug te krijgen, de boekhouder bovendien nog een slechte publiciteit bezorgen V.A.2. Het contact met de cliënt

In het kader van een stopzetting van activiteiten voor rekening van de cliënt, onderstreept bepaalt artikel 11 laatste lid dat "de boekhouder BIBF ertoe gehouden is alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt, onverwijld terug te bezorgen, wanneer deze er om verzoekt". V.A.3. Het contact met de confrater (BIBF, IAB, IBR), opvolger

Onafhankelijk van eventuele problemen die bij de beëindiging van de samenwerking ontstaan, versterkt artikel 17 van het Reglement van plichtenleer de uitsluiting van enig retentierecht in hoofde van de boekhouder. Daarin wordt bepaald dat "de voorganger onverwijld alle documenten, eigendom van de cliënt, alsmede deze die kaderen in de wederzijdse hulp en hoffelijkheid, ter beschikking moet stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater." In artikel 16 wordt daaraan toegevoegd dat de boekhouder BIBF gehouden is tot wederzijdse hulp en hoffelijkheid tegenover zijn confraters en dat hij zich moet onthouden van elke houding of handeling die een confrater schade kan berokkenen44. Hieruit blijkt duidelijk het "fair play"- klimaat dat onder de boekhouders BIBF moet heersen, en meer algemeen onder alle confraters, ook deze van de andere instituten die gerechtigd zijn om boekhoudkundige activiteiten uit te oefenen vóór derden. Dit klimaat van "fair play" overstijgt elke rigiditeit en legt duidelijk de nadruk op een geest van verzoening. Ter zake werd trouwens met beide Instituten een protocolakkoord overeengekomen dat uitdrukkelijk voorziet dat geen van beide beroepsbeoefenaars bij overdracht of overgave van een dossier zich kunnen beroepen op het retentierecht en dat dezelfde procedure als in artikel 17 dient gevolgd te worden45. V.B. WAT & HOE ? V.B.1. De boekhoudkundige documenten van de cliënt

Hiermee wordt verwezen naar de facturen en allerlei stukken (boeken en bescheiden, zie artikel 11) die door de cliënt werden overhandigd aan de boekhouder teneinde deze toe te laten zijn opdracht te vervullen. Deze documenten worden geacht, in overeenstemming met o.a. de fiscale wet, steeds in het bezit te zijn van de cliënt (bv. op de maatschappelijke zetel van de vennootschap). De overdracht van deze stukken aan de boekhouder is dus enkel tijdelijk.

43

Dit zal gebeuren voor de Voorzitter van de Rechtbank via het kortgeding. Alle rechtspraak is tot vandaag unaniem: er is geen retentierecht! 44 Zie ook artikel 6, §1, 2° stagereglement – overdracht tussen stagiair en stagemeester enkel mits toestemming 45 Zie Gemeenschappelijke gedragslijn gepubliceerd in T.A.A.,2008,nr.2 – te vinden op het extranet van het BIBF


De boekhouder heeft de stukken enkel in “bruikleen” en dit met het oog op het opmaken van bv de boekhouding. Om te vermijden dat men het archief wordt van de cliënt kan het nuttig zijn om regelmatig alle boekhoudkundige stukken betreffende een bepaald boekjaar te inventariseren en terug te bezorgen aan de cliënt46. Officiële documenten (bv de boekhouding, balansen, fiscale aangiftes …) opgesteld door de boekhouder op basis van stukken en inlichtingen overgemaakt door de cliënt en uitsluitend betreffende de cliënt zijn dan ook de eigendom van de cliënt. Ook al omvatten de documenten tevens de intellectuele arbeid van de boekhouder, dan nog heeft hij geen bezitsrecht op deze stukken die enkel bestaan door het exclusieve verband ervan met de cliënt. V.B.2. E-overdracht

Daar waar vroeger de overdracht van een boekhouding urenlange printellende en kosten met zich kon meebrengen, kan deze overdracht vandaag op een elektronische manier gebeuren. Het is niet uitgesloten dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin men toch nog moet teruggrijpen naar het papier doch dit zou eerder de uitzondering dan de regel moeten zijn. In dezelfde geest zal men ook streven naar een overdracht die de opvolgende confrater moet toelaten onmiddellijk verder te werken en dus zonder genoodzaakt worden opnieuw alle gegevens moet invoeren 47. De gebruikte boekhoudsoftware zal niet altijd compatibel zijn maar biedt vaak mogelijkheden om de gegevens bv te exporteren naar bv xml- of excel bestanden. Indien die mogelijkheid bestaat is het aangewezen hiervan gebruik te maken. Onafhankelijk van de overhandiging door de boekhouder van alle uitgevoerde werken (mits inventaris), en wijze van overhandiging aan zijn opvolger, kan de overlatende boekhouder een bijkomende zekerheid inbouwen door een dubbel van de e-archieven te bewaren teneinde elke vernietiging van stukken in hoofde van de cliënt te voorzien of om bv te kunnen antwoorden op latere vragen van de opvolger. V.B.3. intellectuele arbeid van de boekhouder

Voor zover de boekhouder, voor de eindverwerking van de gegevens van de cliënt, theoretische opzoekingen verricht of zelfs een eerste schets van zijn toekomstige prestaties maakt, kan dit werk beschouwd worden als zuiver theoretische en intellectuele arbeid waarop de cliënt geen bijzondere eisen kan laten gelden. V.C. DISCIPLINAIRE GEVOLGEN Naast de negatieve gevolgen voor de boekhouder, is het duidelijk dat dergelijk vonnis soms vergezeld van zware dwangsommen, zoals bv 2000 euro per dag van niet afgifte benadrukt dat het BIBF- lid in gebreke is gebleven t.a.v. de beroepsethiek van het Instituut. De rechtspraak van de Kamers in het Instituut is ter zake zeer duidelijk en elke vorm van uitoefening van retentierecht leidt tot het opleggen van tuchtrechterlijke sancties

46 47

Mits natuurlijk voorzichzelf een elektronische kopie te bewaren. Is niet alleen tijdrovend doch ook zeer kostelijk voor de cliënt


V.D. QUID HET ACHTERSTALLIG ERELOON ? 1. Men dient erop toe te zien dat de achterstallen nooit te hoog oplopen door tijdig de (financiële) problemen te bespreken met de cliënt. 2. U kunt problemen vaak vermijden door het afsluiten van een opdrachtbrief48 waarin duidelijke afspraken gemaakt worden over de wijze van bepaling en betaling van het ereloon. Het is aangewezen bv om met een systeem van provisies te werken en te vragen dat de betaling gebeurt met een doorlopende opdracht. 3. Het is aangewezen om in de opdrachtbrief ook duidelijk te voorzien dat bij gebreke van betaling u onder bepaalde voorwaarden, zoals bv een ingebrekestelling, over het recht beschikt om de overeenkomst tijdelijk of definitief op te zeggen en alle werkzaamheden te staken. 4. Indien uw cliënt weigert te betalen kan U ofwel voorstellen gebruik te maken van de binnen het Instituut bestaande arbitrageprocedure49 ofwel dient U uw ereloon langs gerechtelijke weg invorderen. 5. De opvolgende confrater dient bij de nieuwe cliënt aan te dringen op betaling doch is niet verplicht de start van zijn werkzaamheden hieraan te koppelen. V.E. DE OVERDRACHT ZELF - INVENTARIS Wanneer men als boekhouder de boekhouding van een cliënt verzorgd heeft zal dit er altijd toe leiden dat men na verloop van tijd over een bepaalde hoeveelheid data zal beschikken (op papier en/of elektronisch). De beëindiging van de samenwerking zal een overdracht van die data met zich meebrengen. Bij die overdracht is het natuurlijk belangrijk te weten wat er nog bij de overdragende boekhouder zit en wat er al bij de cliënt aanwezig is of zou moeten zijn). Indien bij dergelijke overdracht geen gedetailleerde lijst (= inventaris) wordt opgemaakt van wat precies wordt overgedragen kan dit al snel tot discussie leiden over het al dan niet ontbreken van stukken. Dergelijke discussies zijn vaak tijdrovend, weinig bevorderlijk voor de collegialiteit en vaak zonder gunstig resultaat. Teneinde dergelijke overdrachten vlotter te laten verlopen en in het bijzonder een zekerheid in te bouwen omtrent de inhoud van de overdracht werd in artikel 17 de verplichting voorzien om een gedetailleerde inventaris op te stellen die door de betrokken partijen getekend wordt. Dit moet toelaten als er dan bv achteraf een vraag rijst omtrent de al dan niet overdracht van één of ander stuk naar deze inventaris terug te grijpen en op basis daarvan de vraag te beantwoorden. Het nut en het belang van dergelijke inventaris kan niet genoeg onderlijnd worden en blijkt ook bv uit het feit dat de Nationale Raad van het BIBF in haar model opdrachtbrief dd. 28.11.2008 (te vinden op www.bibf.be ) een afzonderlijk model en tevens een voorbeeld van dergelijke inventaris heeft voorzien.

48 49

Zie model op www.bibf.be zie verder onder hoofdstuk X


VI. DISCRETIEPLICHT EN BEROEPSGEHEIM

Sinds de Wet van 22 april 1999 is het “beroepsgeheim”, zoals bepaald bij artikel 458 van het Strafwetboek ook van toepassing op boekhouders(-fiscalisten). We omschrijven hier kort de voornaamste beginselen en bekijken een aantal concrete toepassingen.

VI.A. DISCRETIEPLICHT & ARTIKEL 19 VAN HET REGLEMENT VAN PLICHTENLEER

“Onverminderd de voor de boekhouder BIBF door de wet opgelegde verplichtingen het beroepsgeheim te bewaren in overeenstemming met artikel 458 van het Strafwetboek, is hij tevens gehouden tot naleving van een beroepsdiscretieplicht. Deze discretieplicht omvat de geheimhouding van gegevens die hem uitdrukkelijk of stilzwijgend in zijn hoedanigheid van boekhouder werden toevertrouwd en van feiten met een vertrouwelijk karakter, die hij in de uitoefening van zijn beroep heeft vastgesteld”. (artikel 19) Deze discretieplicht steunt op het beginsel dat de band tussen de boekhouder en de cliënt draait rond wederzijds vertrouwen. De cliënt moet in alle vertrouwen met zijn boekhouder kunnen omgaan. Deze discretieplicht vindt men bv ook terug in het verbod voor de boekhouder om in het kader van zijn publiciteit de namen van zijn cliënten kenbaar te maken50. Belangrijk is te onthouden dat deze discretieplicht tevens gericht is naar elementen die verbonden zijn aan het privé-leven van de cliënt doch die men vanuit zijn hoedanigheid van boekhouder weet of toevertrouwd werden door de cliënt zelf. De boekhouder dient erop toe te zien dat ook zijn medewerkers en personeel zich houden aan deze discretieplicht (zie artikel 4 Reglement van Plichtenleer). Hoewel de discretieplicht erop gericht is de cliënt te beschermen is er één belangrijke uitzondering, waardoor de boekhouder gehouden is tot discretie ten op zichten van zijn cliënt. De Anti-witwasgeving bepaalt uitdrukkelijk dat de beroepsbeoefenaar die een melding gemaakt heeft bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking hierover geen enkele mededeling mag doen t.a.v. de cliënt51.

Er kan de boekhouder BIBF echter geen inbreuk op de tuchtvoorschriften betreffende de discretieplicht ten laste worden gelegd:

a) wanneer hij geroepen wordt om in rechte getuigenis af te leggen; b) wanneer de wettelijke bepalingen hem tot mededeling van volledige of gedeeltelijke inlichtingen verplichten; bv Anti-witwaswetgeving

50 51

Zie artikel 23 Reglement van Plichtenleer Artikel 30 Wet 11 januari 1993 (Anti-witwaswet)


c) in de uitoefening van tuchtaangelegenheden;

zijn

persoonlijke

verdediging

in

rechterlijke

of

d) wanneer de toepassing van de voorschriften van de plichtenleer het vereist; e) wanneer en in de mate waarin hij, betreffende aangelegenheden die zijn opdrachtgever persoonlijk aanbelangen, door deze laatste uitdrukkelijk van zijn discretieplicht ontslagen werd.

! Tenslotte weze het opgemerkt dat door de beëindiging van de professionele relatie in het geheel niet betekent dat de boekhouder deze discretieplicht kan naast zich neerleggen. Ongeacht de reden van beëindiging van de relatie dienen de boekhouder en zijn/haar medewerkers de discretie blijven te bewaren.

VI.B. HET BEROEPSGEHEIM VI.B.1. De wetgeving

“Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hen zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van 100 euro tot 500 euro52” (artikel 458 Strafwetboek)

Hoewel de tekst vrij duidelijk is, was er gedurende lange tijd discussie over het feit of de erkende boekhouder nu al dan niet onder het toepassingsgebied van deze bepaling viel. Het loutere feit dat bij KB53 daarin voorzien werd was niet van dien aard het probleem onmiddellijk op te lossen54. Het heeft tot 199955 geduurd eer er een wettekst was die uitdrukkelijk verklaarde dat ook de leden van het BIBF en de personen voor wie zij instaan (medewerkers en bedienden) zich konden beroepen op artikel 458 van het strafwetboek.

Art.58 - lid 3 – Wet van april 1999 bepaalt dat:

“Artikel 458 van het Strafwetboek is van toepassing op externe accountants, externe belastingconsulenten, erkende boekhouders, erkende boekhouders-fiscalisten, stagiairs en de personen voor wie zij instaan.”

52

Bedragen te vermenigvuldigen met opdeciemen Artikel 19 Reglement van Plichtenleer. 54 Strafbare feiten kunnen enkel door een wet of decreet omschreven worden 55 Artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen 53


VI.B.2. De algemene principes

WAT ?

Het beroepsgeheim kan omschreven worden als het recht EN de plicht om zaken waarvan men kennis heeft omwille van de professionele relatie met de cliënt geheim te houden. Dit recht op een beroepsgeheim is eigen aan beroepen waarin de vertrouwensrelatie tussen klant en beoefenaar van fundamenteel belang is. Op dit beginsel mag slechts in de door de wet vastgelegde omstandigheden afgeweken worden.

WAT VALT WEL ONDER HET BEROEPSGEHEIM?

In eerste instantie moet opgemerkt worden dat het beroepsgeheim kan slaan op zowel materiële (bv brieven) als immateriële (bv mondeling overgedragen gegevens) stukken. Er bestaat echter geen definitieve lijst van wat al dan niet onder het beroepsgeheim valt56. Het is uiteindelijk de taak van de rechter om geval per geval te beoordelen of een bepaald element al dan niet onder het beroepsgeheim de beroepsbeoefenaar in kwestie valt.57 In essentie beschermt het beroepsgeheim alle stukken met een vertrouwelijk karakter zoals briefwisseling met de cliënt of andere vertrouwenspersonen (bv de advocaat van de cliënt), werknota’s en dergelijke meer EN die bestemd zijn om geheim te blijven. In de praktijk zal dit vaak leiden tot ernstige discussies en zal de rechter de knoop moeten doorhakken om te oordelen of een stuk al dan niet onder het beroepsgeheim valt. Bij de boekhoudkundige beroepen stelt zich het grote probleem dat veel van de gegevens waar zij mee werken bestemd zijn voor een openbaarmaking bv in de fiscale aangifte of in de jaarrekening. Dit betekent echter daarom niet dat deze informatie daarom als openbaar moet beschouwd worden en zo mag doorgegeven worden aan derden. Voorzichtigheid blijft geboden.58

WANNEER IS ER GEEN BEROEPSGEHEIM?

Het beroepsgeheim kan niet worden ingeroepen wanneer de boekhouder zelf in verdenking gesteld wordt van het plegen van een misdrijf. In deze situatie kan de boekhouder zich niet beroepen op een zwijgrecht volgende uit het beroepsgeheim om niet te antwoorden op vragen of om bv bepaalde stukken niet te overhandigen. Het is tevens vaststaande cassatierechtspraak dat het beroepsgeheim ook niet geldt tegen over de tuchtoverheid59. In een tuchtprocedure kan de boekhouder zich dus niet

56

Heel uitzonderlijk zal de wetgever zeer nauwkeurig omschrijven wat onder het beroepsgeheim valt En zal ook verschillen van beroep tot beroep 58 Bovendien blijft ook de discretieplicht hier onverkort van toepassing 59 In beginsel is er een vertrouwensrelatie en zijn er geen geheimen. 57


beroepen op het beroepsgeheim. De tuchtoverheid echter zal wel gehouden zijn tot het beroepsgeheim. De noodwendigheden van zijn verdediging kunnen ook in andere gevallen wettigen dat de boekhouder bepaalde onthullingen doet. Dit zijn de gevallen waarin hetzij de cliënt zich beroept op de burgerrechtelijke beroepsaansprakelijkheid van de boekhouder of, wanneer de boekhouder een cliënt dagvaart tot invordering van honoraria. De boekhouder BIBF zal echter maar gewag mogen maken van de gegevens die door het beroepsgeheim zijn gedekt, binnen de strikte perken van wat noodzakelijk is om zijn rechten te vrijwaren. VI.B.3. De uitzonderingen - artikel 458 van het strafwetboek

Het strafwetboek heeft in twee uitzonderingen voorzien waarin het schenden van het beroepsgeheim niet kan leiden tot strafrechtelijke sancties: 1. wettelijke verplichting Een van de enige wetten die de boekhouder verplichten zijn beroepsgeheim te miskennen is de Wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en het beroepsgeheim60 Artikel 57 van de Wet van 22 april 1999 heeft het mechanisme van de wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld immers uitgebeid tot de erkende boekhouders(-fiscalisten). Het bijzondere stelsel waarin in dit kader door de wet van 11 januari 1993 wordt voorzien, verplicht de boekhouder(fiscalist) af te zien van het beroepsgeheim wanneer deze in de uitoefening van het beroep feiten vaststelt waarvan deze weet dat ze verband houden met het witwassen van geld of die bewijsmateriaal voor het witwassen van geld kunnen vormen, of wanneer de Cel voor financiële informatieverwerking (CFI) de boekhouder BIBF om aanvullende inlichtingen verzoekt .

Het betreft hier een verplichting tot mededeling die administratief en tuchtrechterlijk, met inbegrip van geldboetes kan bestraft worden.

De wet beoogt in de huidige stand van zaken enkel het witwassen van geld of goederen die voortkomen uit o.a. : 1° bepaalde criminele activiteiten zoals: terrorisme; illegale drughandel, handel in wapens, goederen en koopwaren; mensenhandel & exploitatie van de prostitutie; ernstige en georganiseerde fiscale fraude waarbij bijzonder ingewikkelde mechanismen of procédés van internationale omvang worden aangewend; bv BTW-carrousels … 2° een beursmisdrijf of een onwettig openbaar aantrekken van spaargelden;

60

Zie voor de meeste recente wetteksten www.ctif-cfi.be & www.bibf.be /documentatie


3°een financiële oplichting, misbruik van vennootschapsgoederen, een gijzeling, een diefstal of afpersing met geweld of bedreiging, of een bedrieglijke bankbreuk Voor de toepassing van deze wet wordt verstaan onder "witwassen van geld” o.a.: -

-

-

de omzetting of overdracht van geld of activa met de bedoeling de illegale herkomst ervan te verbergen of te verdoezelen of een persoon die betrokken is bij een misdrijf waaruit dat geld of deze activa voortkomen, te helpen ontkomen aan de rechtsgevolgen van zijn daden; het verhelen of verhullen van de aard, oorsprong, vindplaats, vervreemding, verplaatsing of eigendom van geld of activa waarvan men de illegale herkomst kent; de verwerving, het bezit of het gebruik van geld of activa waarvan men de illegale herkomst kent; de deelneming aan, de medeplichtigheid tot, de poging tot, de hulp aan, het aanzetten tot, het vergemakkelijken van of het geven van raad betreffende een van de in de drie voorgaande punten bedoelde daden

Betreffende deze problematiek verwijzen wij naar de website van de Cel voor Financiële Informatieverwerking waar U ook specifieke inlichtingen zal terugvinden (www.ctif-cfi.be) over deze meldingsplicht alsmede analyses kan vinden over veel voorkomende vormen van witwaspraktijken. Ter zake moet opgemerkt worden dat de strijd tegen de financiële criminaliteit steeds belangrijker wordt en dat het toepassingsveld van bv de meldingsplicht zowel naar inhoud als naar actoren voortdurend zal uitgebreid en verdiept worden61. 2. de boekhouder wordt geroepen om in rechte of voor een parlementaire onderzoekscommissie getuigenis af te leggen De “getuigenis in rechte” is een getuigenis die in principe onder eed gebeurt en waarbij de getuige onder straffe van meineed verplicht is om de waarheid te spreken. Dit zal bv zo zijn in volgende situaties: -

tegenover een rechtbank voor een onderzoeksrechter/parlementaire onderzoekscommissie voor een Procureur des Koning in zake heterdaad voor een lid van de Federale politie die handelt bij volmacht van de onderzoeksrechter

Daar waar een persoon die niet gebonden is door het beroepsgeheim in deze omstandigheden verplicht is om de gestelde vragen te beantwoorden kan hij die houder is van een beroepsgeheim een zwijgrecht inroepen. Het gaat hier wel degelijk om een recht om te zwijgen doch geen verplichting. Het is aan de boekhouder zelf om te beoordelen of men al dan niet het beroepsgeheim zal inroepen. Deze appreciatiebevoegdheid behoort uitsluitend aan de boekhouder en kan door de cliënt niet worden beïnvloed.

61

Zie de wijzigingen door de wet van 18 januari 2010 – www.bibf.be/documentatie


De bevoegdheid van de rechter is beperkt tot het beoordelen of een vraag al dan niet valt onder het beroepsgeheim. Indien de rechter van oordeel is dat een vraag niet onder het beroepsgeheim valt is men verplicht te antwoorden en dit onder straffe van een veroordeling wegens het weigeren te getuigen. In het andere geval beoordeelt de boekhouder zelf of hij al dan niet gebruikt maakt van zijn zwijgrecht. Belangrijk is te onthouden dat in geval van getuigenis voor bv de onderzoeksrechter u bv het recht heeft op een kopie van het proces-verbaal. Het is aangewezen om het PV steeds grondig na te lezen en uw opmerkingen te laten registreren in een nieuw PV. VI.C. HET BEROEPSGEHEIM EN DE HUISZOEKING Hoewel in beginsel de boekhouding zich moet bevinden op de zetel van de onderneming is het vaak zo dat veel stukken zich op het kantoor van de boekhouder bevinden. Het is dan logisch dat de gerechtelijke overheid zal aanbellen bij de boekhouder om deze stukken te zoeken en eventueel in beslag te nemen. Aldus zal de boekhouder geconfronteerd worden met de eisen van het gerechtelijk onderzoek en met die van zijn beroepsgeheim. De hamvraag is dan hoe kan bepaald worden welke stukken al dan niet vallen onder het beroepsgeheim Het is een gebruik62 dat de federale politie bij de uitvoering van een bevel tot huiszoeking steeds het Instituut zal contacteren teneinde een lid van de Nationale Raad uit te nodigen aanwezig te zijn bij de huiszoeking. In beginsel zullen de stukken die vallen onder het beroepsgeheim, en als dusdanig zo aangeduid werden door het raadslid, onder gesloten omslag aan de onderzoeksrechter overhandigd worden. Indien de federale politie dit niet zou doen zal het raadlid vragen dat zijn opmerkingen ter zake in het proces-verbaal van huiszoeking geacteerd worden. Het is uiteindelijk aan een rechter om te beslissen of een stuk al dan niet onder het beroepsgeheim valt.

In concreto is het aangewezen om bij een huiszoeking steeds te vragen dat het bevel tot huiszoeking voorgelegd wordt. Indien dit niet kan voorgelegd worden heeft u het recht om een mondeling verzoek tot huiszoeking te weigeren.63. Een proces-verbaal in die zin zal dan opgemaakt worden.

Indien er een bevel tot huiszoeking is en er is geen lid van de Nationale Raad aanwezig kan u vragen of u het Instituut mag contacteren. Behoudens uitzonderlijke omstandigheden zal de politie geen bezwaar maken

62

Doch geen wettelijke verplichting. Het kan dus ook zonder aanwezigheid van een lid van de Nationale Raad. 63 artikel 15 van de Grondwet bepaalt dat de woning onschendbaar is en dat geen huiszoeking kan plaatsvinden dan in de gevallen die de wet bepaalt en de vorm die zij voorschrijft


Indien bepaalde stukken moeten in beslag genomen worden moet u ervoor zorgen dat de afgegeven stukken geïnventariseerd worden en dat deze inventaris in het proces-verbaal wordt opgenomen. U dient kopie te nemen64 van de stukken en dit om uw werkzaamheden te kunnen verder zetten65. Indien dit niet mogelijk zou zijn dient U de belanghebbende (fiscale, sociale) administraties te hiervan op de hoogte te brengen zodat bv uitstellen en dergelijke kunnen worden toegestaan.

De in beslag genomen documenten, computers of informaticabestanden worden niet automatisch teruggegeven. U zal hiervoor regelmatig contact moeten nemen met de onderzoeksrechter of de opheffing van het beslag vragen aan de Procureur des Konings.

Het lid van de Nationale Raad heeft enkel een opdracht met betrekking tot de documenten en is bv niet bevoegd bijstand te verlenen bij een ondervraging

Er bestaat geen handleiding om een huiszoeking op een “aangename manier” te laten verlopen. Medewerking kan aangewezen zijn doch U moet ook niet meer geven dan wat gevraagd wordt.

Sta in elk geval op uw recht op een nalezing van het proces-verbaal en het recht op een kopie hiervan

In zake het beroepsgeheim zijn er nog zeer veel onduidelijkheden en dit in het bijzonder omwille van het gebrek aan een duidelijke en een volledige wettelijke regeling, in het bijzonder wat betreft bv huiszoekingen.

In zake fiscale aangelegenheden wordt verwezen naar de toepasselijke wetgeving66. Indien het beroepsgeheim wordt ingeroepen dient de fiscale administratie in beginsel het Instituut te contacteren die dan moet beslissen of het beroepsgeheim al dan niet kan worden ingeroepen.

64

Minstens het te vragen en een eventueel negatief antwoord te laten akteren in een PV Het loutere feit dat de stukken in beslag zijn genomen is in se geen reden om bv niet tijdig de fiscale aangiftes in te dienen 66 zie bv artikel 315 WIB ev. – zie Fisconet op www.minfin.fgov.be 65


VII. DE ONVERENIGBAARHEDEN Inleiding In dit hoofdstuk wordt de richtlijn van de Nationale Raad van 8 mei 1998 betreffende de onverenigbaarheden en de overgangsperiodes besproken.67 VII.A. ARTIKEL 21 VAN HET REGLEMENT VAN PLICHTENLEER " Het beroep van boekhouder BIBF is onverenigbaar met elke ambachtelijke of handelsactiviteit welke rechtstreeks of onrechtstreeks, individueel of in verenigings- of vennootschapsverband op zelfstandige basis wordt uitgeoefend. De Kamers kunnen evenwel, op verzoek van een boekhouder BIBF van deze bepaling afwijken voor zover de Raad zich in een algemene richtlijn over de opheffing van de onverenigbaarheid van een bepaalde ambachtelijke of handelsactiviteit met het beroep van boekhouder BIBF heeft uitgesproken. De Raad kan tevens algemene richtlijnen bepalen waarbij de onverenigbaarheden tijdelijk niet van toepassing zijn bij opvolging. Hij kan eveneens de termijnen vastleggen, waarbinnen een reeds bestaande ambachtelijke of handelsactiviteit na de datum van de inwerkingtreding van de voorschriften van plichtenleer, toegelaten blijft met het beroep van boekhouder BIBF. Deze laatste periode dient minstens vijf jaar te bedragen. De boekhouder BIBF, die onder de door de Raad vastgestelde algemene uitzonderingsbepalingen valt, dient de Kamer hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen."

Waarover gaat het?

Artikel 21 viseert het uitoefenen van commerciële nevenactiviteiten op zelfstandige basis (vb. verzekeringsmakelaar (-agent), bankactiviteiten, vastgoedactiviteiten, verkoop van informatica, bestuurder handelsvennootschappen enz.) naast of samen met de zelfstandige activiteiten van boekhouder. Belangrijk is dat er binnen dit kader absoluut geen sprake is van onverenigbaarheid met het uitoefenen van een activiteit in het kader van een arbeidsovereenkomst.68 Het algemene principe, zoals weergegeven in de eerste paragraaf, is een absoluut verbod om op zelfstandige basis de boekhoudwerkzaamheden te cumuleren met elke andere ambachtelijke of handelsactiviteit. Dit absoluut verbod werd/wordt enigszins getemperd door : VII.B. TWEE UITZONDERINGEN: VII.B.1. Toegelaten activiteiten

67 68

zie Pacioli, 1998/nr 35 – www.bibf.be/deontologie/onverenigbaarheden zie evenwel artikel 22 - tewerkstelling bij de overheid


Artikel 21, 2° lid voorziet dat de Uitvoerende Kamers van dit verbod kunnen afwijken mits de Raad zich in een algemene richtlijn uitspreekt over de opheffing van deze onverenigbaarheden. De Raad heeft zich dan ook in een algemene richtlijn (08 mei 1998 – tekst op www.bibf.be) uitgesproken zodat volgende beroepswerkzaamheden, naast diegenen opgenomen in artikel 20 van de plichtenleer, kunnen uitgeoefend worden door de boekhouders BIBF: * de oprichting en het beheer van een aparte burgerlijke patrimoniumvennootschap voor het beheer van het familievermogen. *

de oprichting en het beheer van een middelenvennootschap69 samen met andere beroepsbeoefenaars van een gereglementeerd intellectueel beroep met als doel het in gemeenschap brengen van alle of een gedeelte van de kosten die verband houden met hun beroepsuitoefening. Deze vennootschap mag op geen enkele wijze een functie of mandaat uitoefenen die behoort tot de beroepsactiviteiten van de boekhouders zoals omschreven in artikel 20 van de plichtenleer. Zij mag evenmin belast worden met het innen van honoraria.

* het verzorgen van de loonadministratie voor cliënteel waarvan men tevens activiteiten uitvoert conform artikel 20. * het optreden als lasthebber ad hoc overeenkomstig artikel 260 W.Venn. In een Richtlijn van 05.02.1999 (tekst op www.bibf.be ) heeft de Nationale Raad ook beslist dat onder bepaalde voorwaarden een boekhouder ook bestuurder kan zijn in een VZW. Tot op heden zijn er geen andere richtlijnen geweest zodat er geen andere mogelijkheden zijn dan deze. VII.B.2. Uitzonderingen in de tijd - art 21,3°lid

1. Algemene uitzondering Het Instituut heeft bij het totstandkomen van het reglement van plichtenleer vastgesteld dat nogal wat leden naast hun boekhoudwerkzaamheden nogal vaak commerciële activiteiten ontplooiden. Teneinde deze leden niet onmiddellijk in moeilijkheden te brengen heeft de Nationale Raad een algemene overgangsregeling uitgewerkt. Wij beklemtonen dat deze regularisatietermijn enkel werd toegekend voor de op 8 februari 1998 (de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 23 december 1997) bestaande commerciële nevenactiviteiten, zijnde deze: - waarvoor als natuurlijke persoon inschrijving werd genomen in het handelsregister vóór 08/02/1998

69

zie ook artikel 6 KB 15022005


- voor handelsvennootschappen: voor diegenen opgericht vóór 08/02/1998. - voor benoemingen tot mandataris van een handelsvennootschap die dateren van vóór 08/02/1998 - het rechtstreeks of onrechtstreeks bezitten van een meerderheidsparticipatie of een participatie die toelaat om rechtstreeks of onrechtstreeks de meerderheid van de mandatarissen te benoemen in een handelsvennootschap vóór 08/02/1998. De raad heeft dan ook beslist dat indien een handels- of ambachtelijke activiteit wordt uitgeoefend hetzij als natuurlijk persoon hetzij in vennootschapsvorm, er een overgangsperiode voorzien wordt vanaf 08/02/1998 t.e.m. 31/12/2003 om bedoelde ambachtelijke en handelsactiviteiten stop te zetten ofwel de boekhoudactiviteiten stop te zetten. De stopzetting van de handelsactiviteit zal moeten bewezen worden via : - als natuurlijk persoon: schrapping van de inschrijving in handelsregister70 - via vennootschap: schrapping van de handelsactiviteiten uit het doel en omvorming naar een burgerlijke vennootschap - als mandataris van een vennootschap die in haar doelbepaling handelsactiviteiten heeft opgenomen: ontslag als bestuurder, zaakvoerder (De mandaten kunnen verlengd worden tot uiterlijk 31/12/2003) - als meerderheidsaandeelhouder: het overdragen van deze aandelen (waardoor men een meerderheidspositie of een aandelenbezit heeft dat toelaat de meerderheid van de mandatarissen te benoemen) aan een derde. Wat dienden personen te doen die een handels- of ambachtelijke activiteit uitoefenden als natuurlijk persoon vóór 08/02/1998 en die deze activiteit(en) wouden onderbrengen in een vennootschap gedurende de overgangsperiode (van 08/02/1998 t.e.m. 31/12/2003): Dit was mogelijk gedurende bedoelde overgangsperiode op voorwaarde dat hiervoor een aparte vennootschap wordt opgericht, die niet de boekhoudactiviteiten tot doel kon hebben. Uiterlijk tegen 31/12/2003 (einde overgangsperiode) diende de boekhouder ontslag nemen als zaakvoerder, bestuurder en/of kon hij niet langer rechtstreeks of onrechtstreeks meerderheidsaandeelhouder zijn noch een participatie aanhouden die hem de mogelijkheid geeft om rechtstreeks of onrechtstreeks de meerderheid van de mandatarissen te benoemen. De overgangsperiode werd beëindigd op 31.12.2003. Deze eerste uitzondering is dus niet meer van toepassing doch wordt voor de volledigheid wel vermeld. De leden van

70

Heden in de KBO door doorhaling hoedanigheid “handelsonderneming” en de rubriek “commerciële activiteiten” in de vestingseenheid


het Instituut die zich hier niet aan zouden houden stellen zich natuurlijk bloot aan tuchtrechterlijke vervolging en eventueel sancties. 2 Tijdelijke opheffing van onverenigbaarheden bij opvolging (art. 21, 3°lid) De Nationale Raad heeft beslist dat "Indien een erkende boekhouder BIBF in het kader van een erfopvolging meerderheidsaandeelhouder en/of mandataris wordt van een commerciële onderneming of vennootschap of wanneer hij het vruchtgebruik over een dergelijke onderneming verwerft, beschikt hij over een van 12 maanden om een einde te maken aan deze onverenigbaarheid. Deze termijn kan door de Uitvoerende Kamer verlengd worden".

Belangrijk is dat er binnen dit kader absoluut geen sprake is van onverenigbaarheid met het uitoefenen van een activiteit in het kader van een arbeidsovereenkomst71

VII.C. BIJZONDERE REGELING VOOR DE STAGIAIRS Daarenboven heeft de Nationale Raad beslist dat de stagiair-boekhouders een commerciële activiteit mogen blijven uitoefenen tijdens hun stage in de mate dat zij deze activiteit al uitoefenden vooraleer zij werden ingeschreven op de lijst van de stagiair-boekhouders. De stagiair-boekhouders moeten echter deze commerciële activiteiten stopzetten op het ogenblik van hun inschrijving op het tableau van de erkende boekhouders BIBF. Zij beschikken over een termijn van 6 maanden vanaf deze inschrijving om het bewijs hiervan te leveren. Deze bepaling is van toepassing op alle stagiairs die na 31/12/2003 op het tableau worden ingeschreven. De stagiair-boekhouder die erkend boekhouder was geworden vóór 31/12/2003, kon zijn commerciële en/of ambachtelijke activiteiten verder zetten tot op deze datum op voorwaarde dat de stagiair deze activiteiten al uitoefende vooraleer de inschrijving op de lijst van de stagiair-boekhouders. Deze bepaling werd voorzien teneinde de stagiairboekhouders niet te benadelen in vergelijking met de erkende boekhouders B.I.B.F. Deze mochten immers hun bestaande (op 08/02/1998) handels - en ambachtelijke activiteiten verder zetten tot 31 december 2003.

71

zie evenwel artikel 22 voor wat betreft personen tewerkgesteld bij de overheid


VIII. INFORMATIEVERSPREIDING DOOR DE BOEKHOUDERS BIBF VIII.A. INLEIDING Na de inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 23 december 1997 tot goedkeuring van het reglement van plichtenleer van het BIBF heeft de Raad het nuttig geacht een richtlijn uit te vaardigen teneinde de grenzen van "het zich publiekelijk kenbaar maken als boekhouder BIBF." duidelijk te omlijnen. Deze richtlijn werd goedgekeurd op de raadsvergadering van 10 juli 1998. Sinds de totstandkoming en publicatie72 van deze richtlijn is erop wetgevend en rechtsprekend73 vlak en ook op mentaliteitsvlak74 een en andere gewijzigd. In het bijzonder zijn er een aantal Europese richtlijnen gekomen die onder andere op het vlak van publiciteit door beoefenaars van een vrij beroep een aantal grondige wijzigingen heeft aangebracht. In het kader van deze ontwikkelingen hiervan werd door het Interinstitutencomité75 reeds in 2000 het initiatief genomen om tussen de drie instituten (BIBF, IBR en IAB) een gemeenschappelijke richtlijn betreffende publiciteit tot stand te brengen. Hoewel men vrij snel tot een gemeenschappelijk akkoord76 is werd de toepassing van deze gemeenschappelijke richtlijn voor onbepaalde duur uitgesteld. Het was namelijk zo dat de Minister van Justitie in het kader van de uitvoering van Europese richtlijnen een vrij uitgebreid wetsontwerp “betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende vrije beroepen” had ingediend bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Het wetsontwerp werd in 2002 gepubliceerd77. Deze Wet voorziet onder andere een regeling werken betreffende vergelijkende reclame, het tot stand brengen van overeenkomsten op afstand bv door het versturen van mailings en dergelijke meer. De publicatie van de wet heeft de Instituten in 2003 toegelaten het ontwerp van gezamenlijke richtlijn dan in een definitieve vorm te gieten en werd door de drie Instituten op dezelfde dag gepubliceerd78. De tekst van de richtlijn vindt u in hoofdstuk XII.

72

Pacioli, 1998/nr35,p.6 vb Apothekersarrest, Hof van Cassatie, 07 mei 1999: orde mag niet zomaar publiciteit verbieden 74 Zie bv de in 1999 veranderde houding van de orde van advocaten betreffende publiciteit door advocaten 75 Zie artikel 53 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen 76 zie www.hreb.be voor het advies dd. 13.06.2002 van de Hoge Raad voor Economische Beroepen 77 Wet van 02 augustus 2002 zie B.S., 20 november 2002 78 Zie Pacioli/2003, nr. 141 73


VIII.B. WAT IS TOEGELATEN? Overeenkomstig deze teksten is het toegelaten om op een publieke wijze (openbaar) objectieve informatie te verspreiden over zijn diensten mits dit gebeurt op een discrete en tactvolle manier. In concreto betekent dit dat aankondigingen in bv regionale of nationale publicaties perfect mogelijk zijn. Is geen objectieve informatie79: bv de aankondiging dat men de goedkoopste en het beste kantoor in de omgeving is of de vermelding van zaken/ links die geheel en geen uitstaans hebben met het boekhoudkantoor. Bij de beoordeling van een bepaalde publiciteit zal de Kamer natuurlijk rekening houden met de precieze context waarin de publiciteit voorkomt. Zo heeft de Kamer in eerdere tuchtzaken beoordeeld dat het al dan niet discreet karakter van een publiciteitsbord niet louter op zichzelf moet bekeken worden doch moet gezien worden binnen het complete straatbeeld. VIII.B.1. Een website?

Hoewel niet als dusdanig in de richtlijnen opgenomen is het houden van een website geen enkel probleem mits bij het ontwerp rekening wordt gehouden met de inhoud van de richtlijnen. Ter zake weze het opgemerkt dat men bij het ontwerp van uw website zeer goed samenwerkt met de webdesigner80 en dat men regelmatig zorgt voor een update van de beschikbare informatie81. In geval van twijfel over een website of publiciteit, kan de boekhouder die steeds voorleggen aan het Instituut. VIII.B.2. Mag men het logo van het BIBF op vermelden?

Het logo82 mag enkel gebruikt worden op persoonlijke documenten (bv. briefpapier, naamkaartjes, ereloonnota's) en op het naambord overeenkomstig de artikelen 24 tot 27 van de plichtenleer. VIII.B.3. Verplichte vermeldingen

Bij het aanmaken facturen, briefpapier, website, publiciteit en dergelijke dient men rekening te houden met de artikelen 24,§2 en 25,§2 van het Reglement van Plichtenleer die een aantal verplichte vermeldingen oplegt. identiteit (naam, voornaam, naam en rechtsvorm van de boekhoudvennootschap) lidnummer BIBF

79

Vb in III.2 van de richtlijn 2003 – verder te vinden in Hoofdstuk XII Niets ergerlijker dan een slecht functionerende, ontoegankelijke site 81 Die ook conform dient te zijn aan o.a. Artikel 7 van de wet van 11 maart 2003 betreffende bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij (Belgisch Staatsblad, 17.03.2003, 2°editie). Zo moet o.a. duidelijk zijn met de wie de bezoeker te maken heeft en bv bij welk Instituut de dienstverlener is aangesloten enz. 82 U kan het in diverse formaten vinden op het Extranet/rubriek documenten 80


vermelding van "erkend boekhouder-(fiscalist) BIBF." of "stagiair boekhouder(fiscalist) BIBF." Wettelijk83 verplichte vermeldingen, bv ondernemingsnummer VIII.C. WAT IS VERBODEN? A) ronselen van cliënteel (bijvoorbeeld door middel van gepersonaliseerde brieven of mailings toe te sturen naar "starters" of naar gevestigde ondernemingen zonder dat deze hierom hebben verzocht). Onder "ronselen" wordt verstaan: " Elk persoonlijk initiatief dat rechtstreeks of onrechtstreeks gericht is op het verwerven van een cliënt, onafhankelijk van het feit of deze laatste reeds beroep doet op de diensten van een boekhoudkundige beroepsbeoefenaar, door middel van gepersonaliseerde brieven, bezoeken aan huis of via elke andere methode. Met ronselen wordt in het bijzonder gelijkgesteld: elke informatie die verspreid wordt op initiatief van de boekhouder en die: - melding maakt van tarieven, speciale diensten, of waarin zijn diensten vergeleken worden met deze van een confrater, - vermeldingen bevat die verband houden met de kwaliteit en de manier waarop de prestaties worden verricht, - melding maakt van de naam of het aantal klanten B) Het samen vermelden van boekhoudactiviteiten met andere onverenigbare (handels)activiteiten.

83

Zie bv artikel 78 Wetboek vennootschappen


IX. HET BOEKHOUDKANTOOR EN DE RECHTSPERSOON IX.A. INLEIDING Artikel 46 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen84 bepaalt duidelijk dat niemand de activiteit van zelfstandig boekhouder mag uitoefenen zonder te zijn ingeschreven op het tableau van de erkende boekhouders(fiscalisten) of de lijst van stagiairs. Artikel 47 van de Wet van 22 april 1999 voorzag in de mogelijkheid om bij K.B. de voorwaarden voor uitoefening in het kader van een rechtspersoon vast te leggen. In het Belgisch Staatsblad van 16 maart 2005 werd in uitvoering van voormeld artikel 47 het Koninklijk Besluit van 15 februari 2005 “betreffende de uitoefening van het beroep van erkend boekhouder en erkend boekhouder-fiscalist in het kader van een rechtspersoon” gepubliceerd. Dit KB is in werking getreden op 26 maart 2005. Sinds 26 maart 2005 is dus ook de uitoefening van het beroep van boekhouder(-fiscalist) en/of het voeren van de titel ervan door een rechtspersoon85 gereglementeerd en moeten dus ook de rechtspersonen, via welke het beroep van boekhouder uitgeoefend wordt, ingeschreven worden op een afzonderlijk tableau bijgehouden door het Instituut86. Dit KB werd recent87 gewijzigd teneinde het aan te passen aan de Europese regelgeving en in het bijzonder om de deur van de interprofessionele samenwerking met o.a. de andere economische beroepen volledig te openen. Dit KB betekent ongetwijfeld een volgende stap in de verdere professionalisering en omkadering van het beroep en laat ook toe om op een nog efficiëntere manier de onwettige uitoefening van het beroep te bestrijden alsook na te gaan of de BIBF leden hun deontologische verplichtingen op het gebied van de onverenigbaarheden naleven. In dit hoofdstuk geven we een korte toelichting bij de basisvoorwaarden waaraan dergelijke rechtspersoon moet voldoen evenals de procedures voor de erkenning door het BIBF. IX.B. OPRICHTING / OMVORMING IX.B.1. De vennootschapsvorm

Het moet gaan om een burgerlijke vennootschap88 of een andere rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid opgericht naar Belgisch recht.89 . Het is aangewezen de burgerlijke aard van de vennootschap uitdrukkelijk in de statuten te vermelden.

84

Deze en alle hierna aangehaalde wetteksten kan U terugvinden via www.bibf.be Onderwijsinstellingen en beroepsverenigingen van boekhouders mogen echter in de benaming de termen “boekhouder” of “boekhouder-fiscalist” blijven gebruiken. Zij moeten niet als dusdanig erkend worden 86 Art. 2 en 4 van het KB 15 februari 2005 87 KB van 30 september 2009, B.S., 21 december 2009 88 Die de vorm van een handelsvennootschap heeft aangenomen – zie artikel 8,2° KB 15 februari 2005 en artikelen 2,§2 en 3,§4 Wetboek Vennootschappen 85


IX.B.2. De oprichters

- één of meerdere erkende boekhouder(s)-fiscalist(en) BIBF90 - de stagiair boekhouder(-fiscalist): ! op voorwaarde dat dit gebeurt samen met de stagemeester of een lid van het BIBF91 ! - anderen = niet- BIBF-leden IX.B.3. De aandeelhoudersstructuur

De aandelen moeten, ongeacht de vennootschapsvorm, steeds op naam zijn. De meerderheid van de stemrechten moet in het bezit zijn van leden (natuurlijke personen of rechtspersonen) van het Instituut . Het is nuttig ter zake aan de notaris of de opsteller van de oprichtingsakte te vragen een verwijzing naar de bepalingen van het KB van 15 februari 2005 toe te voegen aan deze rubriek. Een letterlijke overname van de tekst van het KB in de statuten is niet nodig. 92 IX.B.4. Het bestuur

De meerderheid van de zelfstandige mandatarissen (=zaakvoerders, bestuurders, leden van het directiecomité…) moeten lid zijn van het Instituut93. In de mate dat een erkende rechtspersoon wordt aangeduid als bestuurder moet deze een natuurlijke persoon, lid van het Instituut, aanstellen als permanente vertegenwoordiger. Tevens is het zo dat de natuurlijke personen die de opdrachten zoals omschreven in artikel 49 van de wet uitvoeren in naam en voor rekening van de erkende vennootschap, de hoedanigheid van boekhouder of boekhouder-fiscalist moeten hebben of een hoedanigheid die als gelijkwaardig wordt erkend in België of in het buitenland.” . Dit betekent dat mandatarissen die niet over dergelijke hoedanigheid beschikken voor de vennootschappen geen handelingen kunnen stellen die de uitoefening van het beroep van boekhouder betreffen. Wanneer echter de raad van bestuur, het college van zaakvoerders of het directiecomité slechts uit twee leden bestaat, moet één lid benoemd worden onder de leden van het BIBF en mag het tweede lid benoemd worden onder de leden van het IAB of IBR of personen zijn die in het buitenland een hoedanigheid bezitten die op grond van internationale verdragen of mits wederkerigheid als gelijkwaardig wordt erkend met die van boekhouder of boekhouder-fiscalist in België. Het lid van het BIBF moet echter steeds over een doorslaggevende stem beschikken bij de beslissingen van het bestuursorgaan.

89

Voor een rechtspersoon naar buitenlands recht – zie verder Artikel 8, 4°KB 15 februari 2005 91 Zie Artikel 2 KB 15 februari 2005 92 En bovendien niet nuttig daar bij eventuele latere wetswijziging dan ook de statuten moeten aangepast worden 93 Artikel 8, 5°KB 15 februari 2005 90


IX.B.5. Doel van de rechtspersoon

Het doel van de rechtspersoon is deze van een professionele vennootschap nl. het uitoefenen van de in artikel 49 van de wet 22 april 1999 en de daarmee deontologische verenigbare werkzaamheden. Betreffende de “verenigbare activiteiten” moet hier verwezen worden van het Reglement van Plichtenleer dat bepaalt: “Het beroep van onverenigbaar met elke ambachtelijke of handelsactiviteit welke onrechtstreeks, individueel of in vereniging- of vennootschapsverband basis wordt uitgeoefend.” 94

naar artikel 21 boekhouder is rechtstreeks of op zelfstandige

Dit impliceert enerzijds dat in het maatschappelijk doel van de boekhoudvennootschap geen verwijzing mag worden opgenomen naar commerciële activiteiten en anderzijds ook dat een boekhouder B.I.B.F. of een erkende boekhoudvennootschap geen rechtspersoon mag oprichten met commerciële activiteiten als doel95, laat staan er rechtstreeks of onrechtstreeks bestuurder/zaakvoerder in zijn. Het loutere feit dat de activiteit de facto niet zou worden uitgeoefend veranderd niets aan dit basisprincipe. Gelet op het feit dat voor vennootschappen de doelbepaling doorslaggevend is voor het bepalen van het karakter van de uitgeoefende activiteit binnen de vennootschap96 dienen wij (en alle andere derden) ervan uit te gaan dat deze vennootschappen effectief de activiteit zullen en/of kunnen uitoefenen. Nochtans stellen wij regelmatig vast dat er nog boekhoudvennootschappen worden opgericht waarvan de statuten bepalingen bevatten die op een directe of minstens op een indirecte manier verwijzen naar handels- en/of ambachtelijke activiteiten. We onderscheiden diverse bepalingen: 1. Op directe manier gaat het om bepalingen die de vennootschap zelf toelaten duidelijk omschreven commerciële activiteiten zoals personeelsselectie, verzekeringen, groot- en kleinhandel in bepaalde goederen, plaatsingsbureau, marketingbureau, verhuring van materieel, fabriekmerken en patenten nemen en te verhandelen … enz.

Rechtstreekse of onrechtstreekse opname van commerciële activiteiten kan absoluut niet 2. Indirect gaat het om meer algemene activiteiten zoals optreden als tussenpersoon in de handel, makelaar commissionair (al dan niet gespecificeerd …), bestuurder van vennootschappen, ….

Ook een op algemene wijze omschreven commerciële activiteit hoort niet thuis in de statuten van een boekhoudvennootschap 94

Zie hierover ook www.bibf.be /deontologie/onverenigbaarheden Zie ook artikel 8,6° KB 15 februari 2005 betreffende deelnemingen in andere rechtspersonen 96 Artikel 3 § 2 Wb.Venn. 95


3. Vaak wordt dan ook het pad gekruist van beroepen die aan een andere reglementering onderworpen zijn zoals vastgoedmakelaar. In casu lezen we vaak dat de vennootschap onroerende goederen mag verwerven, laten bouwen, verhuren … met het oog op opbrengst. Vaak wordt dan ook nog eens belegging van roerende waarden er bijgenomen. Een ander voorkomend gegeven is dat men de activiteiten omschrijft die wettelijk voorbehouden zijn aan accountants. Hierbij wordt dan vaak integraal de tekst overgenomen van. artikel 34 en 36 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen). Hier moet gewezen worden op het feit dat het IAB. de bescherming van haar monopolie zeer ten harte neemt en consequent vraagt om de statuten aan te passen bij gebreke waarvan zij gerechtelijke stappen ondernemen.

Een boekhouder B.I.B.F. mag wel syndicus zijn, doch geen makelaar in onroerend goed

Een boekhouder B.I.B.F. mag geen aan accountants voorbehouden activiteiten uitoefenen

4. Een ander vaak terugkomend gegeven is dat ook de deontologische regel van de onafhankelijkheid (artikel 4 Reglement van Plichtenleer) niet gerespecteerd wordt door bepalingen dat de vennootschap haar onroerende goederen in hypotheek mag stellen, aval mag verlenen voor alle leningen, verbintenissen zowel voor zichzelf als voor alle derden. In het bijzonder naar derden toe is dit enerzijds onverenigbaar met artikel 21 en anderzijds, wanneer bv sprake zou zijn van bv borgstelling ten behoeve van cliënteel onverenigbaar met het beginsel van de onafhankelijkheid en waardigheid. In de mate dat het louter de bedoeling is dat vennootschap haar eigen patrimonium beheert en dus haar eigen onroerend goed als waarborg geeft om bv een lening aan te gaan, is dit natuurlijk wel toegelaten, doch het is vanuit vennootschapsrechterlijk oogpunt niet nodig dit expliciet in het maatschappelijk doel op te nemen. Indien men dit toch wenst te doen moet hierbij duidelijk vermeld worden dat dit louter en alleen in eigen naam en voor eigen rekening gebeurt. 5. De deelnemingen in andere vennootschappen rechtstreeks, onrechtreeks, via fusie splitsing, die een zelfde, gelijkaardig of totaal ander doel nastreven. Ook hier is een deur opengezet voor commerciële activiteiten. Het is uitgesloten dat een erkend boekhouder BIBF via dit achterpoortje bv de meerderheid zou verwerven in een commerciële vennootschap en dus op een onrechtstreekse manier de onverenigbaarheidregel zou schenden. Dergelijke bepalingen worden dus beter zeer nauwkeurig geformuleerd.97

De boekhoudvennootschap is geen portefeuillevennootschap

6. Tenslotte zijn er dan nog de residubepalingen zoals ‘dit alles in de meest uitgebreide betekenis van de termen”, “zij mag alle handelingen stellen die rechtsreeks of onrechtstreeks nuttig zijn voor de verwezenlijking van haar doel.”, “alle roerende en onroerende goederen in huur nemen, verkopen.

97

Zie ook artikel8, 6° KB 15 februari 2005


Zoals bij alle vrije beroepsbeoefenaars is het de bedoeling dat het maatschappelijk doel beperkt wordt tot die activiteiten die verenigbaar zijn met het beroep. Bovendien moet de vennootschap in al haar doen en laten rekening houden met de deontologische regels die gelden voor het beroep van boekhouder. Daarom dient dergelijke bepaling aangevuld te worden dat dit alles zal gebeuren met in acht name van de deontologische regels.

De boekhoudvennootschap mag al haar activiteiten slechts doen op een wijze die in overeenstemming is met de deontologie

Men kan bij de oprichting steeds volgend model98 maatschappelijk doel aan de notaris meedelen.

“De vennootschap heeft als burgerlijk doel : -

-

de organisatie van boekhoudingdiensten en raadgeving daaromtrent; het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen; het bepalen van de resultaten en het opmaken van de jaarrekening in de door de wet bepaalde vorm. het belastingsadvies, bijstand en vertegenwoordiging van belastingplichtigen in alle belastingaangelegenheden. studie - organisatie- en raadgevend bureau betreffende financiële, fiscale en sociale aangelegenheden. juridische adviesverlening, in het bijzonder dan de bijstand bij de oprichting en vereffening van vennootschappen. de vennootschap mag via inbreng, fusie, inschrijving belangen nemen in of optreden als bestuurder van andere rechtspersonen of burgerlijke vennootschappen met een gelijkaardig doel de vennootschap mag op treden als vereffenaar van andere vennootschappen De vennootschap mag alle verrichtingen, met inbegrip van financiële, roerende en onroerende verrichtingen, doen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met het doel van de vennootschap voor zover die verrichtingen in overeenstemming zijn met de plichtenleer die geldt voor het beroep van boekhouder."99

Aldus omvat het maatschappelijk doel al de activiteiten die behoren tot het wettelijk monopolie van de zelfstandig boekhouder (zie artikel 49 van de Wet van 22 april 1999) en anderzijds laat het ruimte om die activiteiten die verenigbaar zijn met het Reglement van Plichtenleer en deontologie uit te oefenen. IX.C. HET BESTUUR EN DE EXTERNE VERTEGENWOORDIGING IX.C.1. Bestuur – natuurlijke persoon

Het is noodzakelijk dat de meerderheid van de zelfstandige mandatarissen individueel erkend is door het BIBF 100.

98

Dit is louter een model. Men is niet absoluut verplicht dit te gebruiken. Zoals bv omschreven in artikel 20 van het Reglement van Plichtenleer: vereffenaar van vennootschappen, commissaris inzake opschorting en syndicus van gebouwen 100 Zie artikel 8,5° KB 15 februari 2005 99


Indien er slechts twee zijn moet er minstens één BIBF zijn en mag de andere IAB of IBR zijn. Het BIBF-lid moet ook de doorslaggevende stem hebben. IX.C.2. Vennootschap als bestuurder: corporate governance

Kan een boekhoudvennootschap boekhoudvennootschap?

optreden

als

bestuurder

van

een

andere

Het bestuur door de vennootschap van andere vennootschappen moet vanuit twee invalshoeken bekeken worden, enerzijds de Wet van 02 augustus 2002 betreffende behoorlijk bestuur van vennootschappen101 en anderzijds het KB dd.15 februari 2005. Een vennootschap kan een andere vennootschap besturen mits deze eerste overgaat tot de nominatieve aanstelling van een natuurlijk persoon als vaste vertegenwoordiger. Deze persoon heeft hierbij dezelfde strafrechtelijke en burgerrechtelijke verantwoordelijkheden alsof het bestuursmandaat als natuurlijke persoon zou uitgeoefend worden102. De aanstelling van de vaste vertegenwoordiger gebeurt in beginsel door de algemene vergadering bij de beslissing tot het waarnemen van een mandaat als vennootschapsbestuurder. Het is wenselijk dat de vaste vertegenwoordiger, die een ernstige verantwoordelijkheid draagt, dergelijke opdracht uitdrukkelijk aanvaardt. Op het niveau van de burgerlijke boekhoudvennootschap is het optreden van de vennootschap als bestuurder deontologisch enkel aanvaardbaar indien het gaat om het besturen van een andere burgerlijke boekhoudvennootschap. In de statuten kan opgenomen worden: ”De vennootschap kan optreden als bestuurder of zaakvoerder van andere burgerlijke rechtspersonen met een gelijkaardig doel”. Wij wijzen er nogmaals op dat enkel personen die gerechtigd zijn om boekhouding voor derden te doen, kunnen aangesteld worden als vaste vertegenwoordiger in een boekhoudvennootschap103. Het is nuttig ter zake aan de notaris of de opsteller van de oprichtingsakte te vragen een verwijzing naar de bepalingen van het KB van 15 februari 2005 toe te voegen aan deze rubriek. Een letterlijke overname van de tekst van het KB in de statuten is niet nodig. IX.D. MAATSCHAPPELIJKE BENAMING In beginsel is de keuze van de naam vrij104.Wij stellen echter regelmatig vast dat in de benaming van een boekhoudvennootschap er vaak sprake is van accountancy, account, accounting en aanverwanten en/of belastingsconsultancy en dergelijke.

101

BS, 22 augustus 2002 zie artikel 61 Wetboek Vennootschappen 103 Zie artikel 8,5°,a) KB 15 februari 2005 104 zie artikel 65 Wb.Venn. 102


Artikels 16 en volgende van de Wet van 22 april 1999 beschermen de titel van accountant en/of belastingsconsulent alsook elke term die verwarring zou kunnen stichten met de titel van accountant en/of belastingsconsulent. Conform artikel 17 van de Wet van 22 april mag een vennootschap in haar benaming enkel accountant of belastingsconsulent gebruiken wanneer haar die hoedanigheid verleend werd door het IAB. De boekhouders BIBF moeten er dan ook voor zorgen geen dergelijke titel of term te gebruiken in hun handelsnaam of in de maatschappelijke benaming van hun vennootschap. Wij weten dat het IAB ook hier een statutenwijziging oplegt aan diegenen die deze bepalingen negeren. Ter zake moeten wij wijzen op recente rechtspraak waarbij duidelijk gesteld wordt dat het gebruik van de term accounting voorbehouden is aan zij die door het IAB als dusdanig op het tableau ingeschreven zijn. Het loutere feit dat “accounting” als begrip vele ladingen kan dekken doet hier geen afbreuk aan, net zomin als het feit dat eigenlijk geen aan accountants voorbehouden werkzaamheden worden uitgevoerd. 105 106

De naam van de vennootschap is in beginsel vrij doch enige omzichtigheid is aangewezen

IX.E. BIJZONDERE SAMENWERKINGSVERBANDEN Het koninklijk besluit voorziet ook in de mogelijkheid van een grens- of beroepsoverschrijdende samenwerking. IX.E.1. Samenwerking met een buitenlandse confrater

Hoewel het vandaag nog geen courante praktijk is, is het niet uitgesloten dat een erkend boekhouder-(fiscalist) BIBF wenst samen te werken met een beroepsbeoefenaar uit een ander land. Ook in dit geval kan de samenwerking gebeuren via een rechtspersoon. Deze rechtspersoon moet aan dezelfde basisvoorwaarden voldoen als de rechtspersoon die enkel bestaat uit erkende boekhouders -(fiscalisten) BIBF. De buitenlandse confraters mogen zowel aandelen hebben als een bestuursfunctie uitoefenen107. Het is echter zo dat de meerderheid van de aandelen en de bestuursmandaten in handen moet zijn en blijven van leden van het Instituut. De erkenningsprocedure is in beginsel dezelfde als voor de rechtspersoon die enkel bestaat uit erkende boekhouders -(fiscalisten) BIBF. In geval van samenwerking in een vennootschap met een persoon uit het buitenland die een gelijkwaardige hoedanigheid heeft, is echter wel de voorafgaande en steeds herroepbare toelating van de Kamer vereist indien deze persoon krachtens zijn nationaal

105

zie Arbitragehof, arrest nr 11/2001 van 07 februari 2001 – www.arbitrage.be en Gent, 3°Kamer, 20 december 2001, niet gepubliceerd 106 Zie ook Accountancy & Tax, 2004/nr. 3 op www.accountancy.be 107 Zie art 8,4° en 5° KB 15 februari 2005


statuut gemachtigd is opdrachten uit te voeren die in België niet verenigbaar zijn met de functie van boekhouder of boekhouder-fiscalist. IX.E.2. Samenwerking in een rechtspersoon naar buitenlands recht.

Artikel 9 van het Koninklijk Besluit omschrijft de voorwaarden waaraan een rechtspersoon naar buitenlands recht dient te voldoen om erkend te worden. De basisregels zijn dezelfde als voor een rechtspersoon naar Belgisch recht. De meerderheid van de aandelen moet echter in het bezit zijn van leden van het Instituut. Ook de bestuursmandatarissen moeten leden van het Instituut zijn of in het buitenland een gelijkaardige hoedanigheid bezitten. In de mate dat het gaat om een bijkantoor108 van een rechtspersoon opgericht naar buitenlands recht moet de meerderheid van alle zelfstandige mandatarissen lid zijn van het Instituut.109 Indien deze rechtspersoon een rechtsvorm zou aannemen die in België niet zou worden toegelaten kan de oprichting van dergelijke rechtspersoon maar gebeuren dan na voorafgaande toelating van de bevoegde Kamer110. IX.E.3. Samenwerking met een ander vrij beroep

Mits aan de onder II. vermelde voorwaarden voldaan is kan men in boekhoudvennootschap samenwerken met niet alleen accountants, belastingconsulenten en bedrijfsrevisoren doch met ook andere vrije beroepen. Deze niet BIBF-leden kunnen zowel aandeelhouder/vennoot als bestuurder zijn. IX.E.4. Middelenvennootschap

Een rechtspersoon mag ook worden opgericht, met de voorafgaande en steeds herroepbare toelating van de Kamer met het oog op het in gemeenschap brengen van alle of een gedeelte van de beroepsgebonden kosten, tussen een of meer boekhouders en/of boekhouders-fiscalisten en personen die niet de titel van boekhouder en/of boekhouderfiscalist hebben of een in het buitenland als gelijkwaardig erkende titel mits aan volgende voorwaarden wordt voldaan111 : 1° deze rechtspersoon mag noch in eigen naam, noch in naam van één van haar vennoten/aandeelhouders en/of mandatarissen, noch op enige andere wijze, een functie, mandaat of opdracht uitoefenen die behoort tot de beroepsactiviteit van haar vennoten/aandeelhouders en/of mandatarissen : de middelenvennootschap kan dus niet zelf het beroep uitoefenen en ook geen bestuursmandaat in een professionele vennootschap opnemen.

108

Artikel 58 Wetboek Vennootschappen Artikel 10 KB 15 februari 2005 110 Artikel 5, § 2,2°KB 15 februari 2005 111 Artikel 6 KB 15 februari 2005 109


2° deze rechtspersoon mag niet worden belast met het innen van de honoraria voor opdrachten behorend tot de beroepsactiviteit van haar vennoten/aandeelhouders en/of mandatarissen; 3° het gebruik van de maatschappelijke benaming door de vennoten/aandeelhouders en/of mandatarissen mag geen aanleiding geven tot enige verwarring met een rechtspersoon die gemachtigd is om in eigen naam het beroep van haar vennoten/aandeelhouders en/of mandatarissen uit te oefenen. Bij elk gebruik van de maatschappelijke benaming wordt steeds de term « middelenvennootschap » vermeld; 4° de voorwaarden betreffende aandeelhoudersschap en bestuursstructuur van deze middelenvennootschap zijn dezelfde als deze voorzien bij artikel 8 van het KB. Ter zake kan dus verwezen worden naar punt II. De middelenvennootschap dient vóór de oprichting wel aangemeld te worden doch krijgt geen afzonderlijk erkenningsnummer. IX.F. DE BEROEPSAANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING In het geval u samen met één of meerdere confraters overgaat tot de oprichting van een boekhoudvennootschap moet u aandacht besteden aan de uitbreiding van de dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Volgende situaties kunnen zich voordoen IX.F.1. Alle mandatarissen zijn aangesloten bij de collectieve polis

Het Instituut zal na goedkeuring van de oprichtingsakte dit, op vraag van de vennootschap, doorgeven aan de verzekeraar en er is een automatische uitbreiding naar de activiteiten verricht via de vennootschap en dit zonder premieverhoging .112 IX.F.2. Alle mandatarissen zijn aangesloten bij een andere dan de collectieve polis

U (en uw mede mandatarissen) dienen zelf de beroepsaansprakelijkheidsverzekaar om een uitbreiding van de dekking te verzoeken. IX.F.3. Gemengd

In casu zal men dan ofwel een afzonderlijk verzekering moeten onderschrijven voor de vennootschap ofwel moeten alle betrokken boekhouders de collectieve polis onderschrijven zodat de automatische uitbreiding kan toegepast worden. In geval van interprofessionele samenwerking zal een automatische uitbreiding van de dekking niet mogelijk zijn en zal een afzonderlijke beroepsaansprakelijkheidsverzekering moeten onderschreven worden voor de rechtspersoon. IX.G. ONDERNEMINGSNUMMER & ERKENNINGSNUMMER BIBF Wanneer het een nieuw opgerichte rechtspersoon betreft moet de oprichtingakte gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en neergelegd (op papier of elektronisch

112

De tekst van de polis kan u terugvinden op het Extranet van het BIBF


door de notaris) worden ter griffie van de Rechtbank van Koophandel. Het zijn ook deze diensten die aan de vennootschap het ondernemingsnummer113 zullen toekennen. ! Sinds 01 juli 2009 dienen vennootschappen van vrije beroepers ook alsdusdanig geregistreerd te worden in de KBO ! De registratie in de KBO met de hoedanigheid van “niet-handelsonderneming naar privaat recht” gebeurt via de ondernemingsloketten en dit na de neerlegging ter griffie. Het ondernemingsloket zal ook de toepasselijke NACE-code en vestigingseenheden registreren. Voor de boekhouders BIBF is de enige juiste NACE-code 69202. Wanneer u een bestaande vennootschap overneemt & omvormt zal u via het ondernemingsloket eventueel de nodige wijzigingen moeten laten uitvoeren. ! Deze inschrijving in de KBO betekent niet dat de vennootschap haar werkzaamheden mag starten! Hiervoor is nog toekenning van een afzonderlijk BIBF-erkenningsnummer noodzakelijk. Dit BIBF-erkenningsnummer moet trouwens ook op alle stukken van de rechtspersoon vermeld worden114. Teneinde dit BIBF-nummer te verkrijgen en het vooropgestelde maatschappelijk doel te kunnen realiseren moet de rechtspersoon eerst de erkenning aanvragen bij het BIBF. De te volgen procedure staat toegelicht onder IX.H. ! Zonder deze erkenning mag de rechtspersoon het vooropgestelde maatschappelijk doel niet realiseren115 ! Na de inschrijving op het tableau zal het Instituut de toelating registreren in de KBO.

IX.H. DE ERKENNINGSPROCEDURES IX.H.1. Procedure voor nieuwe rechtspersonen IX.H.1.1. Termijn

Artikelen 11 en 12 van het Koninklijk Besluit omschrijven de te volgen procedure voor de leden van het Instituut die na 26/03/2005 (zijnde de datum van inwerkingtreding van het KB van 15 februari 2005) wensen over te gaan tot oprichting/omvorming van een rechtspersoon voor het verlenen van boekhoudkundige diensten. 113

Zie artikel 78 Wetboek vennootschappen Zie artikel 25 Reglement van Plichtenleer 115 Art.3 en 11, §3 KB 15 februari 2005 114


De aanvraag tot erkenning dient ingediend te worden binnen een termijn van één maand na de ondertekening van de akte houdende de oprichting of omvorming van de rechtspersoon. IX.H.1.2. Bevoegde Kamer

De inschrijving gebeurt door de Kamer die bevoegd is voor het taalgebied van de maatschappelijke zetel van de vennootschap. Nederlands taalgebied : Nederlandstalige Uitvoerende Kamer Frans taalgebied : Franstalige Uitvoerende Kamer Duits taalgebied : Verenigde Uitvoerende Kamers Brussel-hoofdstad : in functie van de taal gebruikt in de aanvraag tot inschrijving IX.H.1.3. Samenstelling dossier

Naast het aanvraagformulier116 moet het dossier ook alle stukken bevatten waaruit blijkt dat aan de voorwaarden voldaan is : 1° de statuten van de rechtspersoon, de identiteit van de vennoten en het aantal aandelen in ieders bezit, de identiteit van haar zaakvoerders, bestuurders, leden van het directiecomité en van de andere zelfstandige mandatarissen; 2° het bewijs dat de voorwaarden zijn nageleefd waaraan de rechtspersoon, de zaakvoerders, bestuurders, vennoten of leden van het directiecomité krachtens de artikelen 8 en 9 moeten voldoen; 3° alle gegevens die toelaten na te gaan of de rechtspersoon geen handelsactiviteiten of met het beroep onverenigbare activiteiten uitoefent, noch dat haar vennoten, bestuurders, zaakvoerders, leden van het directiecomité en meer algemeen haar zelfstandige mandatarissen of de vennootschap zelf bestuursmandaten waarneemt in rechtspersonen met handelsactiviteiten als doel; 4° het betalingsbewijs van het door de Nationale Raad vastgestelde bedrag aan dossierkosten voor de inschrijving van de rechtspersoon. Het dossier moet met een ter post aangetekende brief naar de zetel van het Instituut gestuurd worden en dit ter attentie van de Voorzitter van de bevoegde Uitvoerende Kamer. Alleen volledige dossiers kunnen ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Uitvoerende Kamer.

116

Te vinden op www.bibf.be > het beroep > de boekhoudvennootschap


IX.H.1.4. Dossierkosten & ledenbijdrage

De Nationale Raad heeft de dossierkosten vastgelegd op 150,00 € per boekhoudrechtspersoon. Deze dossierkosten worden gevraagd om de kosten, die gepaard gaan met deze erkenning, ten dele te dekken. Zij omvatten ondermeer: de kosten voor het onderzoek van de ontwerpstatuten door de juridische dienst en door de respectieve Kamers van het BIBF (personeelskost, administratieve kosten, enz...). Het bewijs van betaling van de dossierkosten moet aan het dossier toegevoegd worden. De dossierkosten zijn verschuldigd voor elke rechtspersoon waarvoor de erkenning aangevraagd wordt. Door de erkenning wordt de rechtspersoon ingeschreven op het tableau en wordt dus volwaardig lid. Zoals de andere leden, natuurlijke personen, zal zij ook een ledenbijdrage verschuldigd zijn. Het bedrag hiervan wordt jaarlijks117 door de Nationale Raad bepaald en wordt ingevorderd op het zelfde tijdstip als de bijdrage voor de natuurlijke persoon. !!!De datum van inschrijving door de bevoegde Kamer is dan ook de datum vanaf wanneer de rechtspersoon haar maatschappelijke benaming mag gebruiken en opdrachten aanvaarden118.!!! IX.H.2. Procedure voor de op 26 maart 2005 reeds bestaande rechtspersonen

Reeds heel wat leden oefenden het beroep van boekhouder(-fiscalist) uit via één of meerdere rechtspersonen. Voor de op 26/03/2005 bestaande rechtspersonen werd door het KB 15 februari 2005 een bijzondere overgangsregeling voorzien. Voor meer details verwijzen wij naar Pacioli 2005, nr. 184119

117

Voor 2010 bedraagt de bijdrage 160,00€ Art.3 en 11, §3 KB 15 februari 2005 119 Zie www.bibf.be > Publicaties > De edities van het tijdschrift PACIOLI 118


X. KLACHTENPROCEDURE X.A. INLEIDING Ondanks alle mogelijke en onmogelijke voorzorgsmaatregelen kan het gebeuren dat de relatie tussen een boekhouder en zijn cliënt misloopt. Wat kan het Instituut wel en niet doen? X.B. WAT KAN HET INSTITUUT NIET DOEN? X.B.1. Kan het Instituut een schadevergoeding toekennen?

De bevoegdheid om bij wijze van een afdwingbare uitspraak een schadevergoeding voor bv een fout of een onregelmatige verbreking van de overeenkomst toe te kennen behoort uitsluitend toe aan de gewone hoven en rechtbanken. Het Instituut kan ter zake enkel vaststellen dat de boekhouder een deontologische fout begaan heeft. Zal dit het eenvoudiger maken om een schadevergoeding te bekomen? De rechtbanken zijn in beginsel niet gebonden door de tuchtuitspraken, maar het is niet uitgesloten dat ze hiermee ernstig rekening zullen houden. X.B.2. Kan het Instituut een boekhouder veroordelen tot afgifte van stukken?

Ook hier ligt de bevoegdheid om afdwingbare uitspraken te doen bij de gewone hoven en rechtbanken. Gelet op de hoogdringendheid die zich in deze vaak voordoet zal dit vaak de Voorzitter van Rechtbank, zetelend in kortgeding zijn die de meest aangewezen rechtbank is. Het zijn ook enkel de gewone hoven en rechtbanken die bv de afgifte kunnen bevelen en de niet-afgifte sanctioneren met een dwangsom X.B.3. Kan het Instituut een boekhouder verplichten om iets te doen of niet te doen?

Vaak stelt zich de vraag of een boekhouder bv kan verplicht worden een aangifte in te dienen of een boekhouding af te sluiten. Net zoals bij het vorige heeft het Instituut geen enkele bevoegdheid om dit in rechte op te leggen. Het zullen enkel de gewone rechtbanken zijn die ter zake een uitspraak kunnen doen. De niet-nakoming van een verbintenis iets te doen, bv indienen van aangifte, zal door de rechtbank gesanctioneerd worden met een schadevergoeding.


X.C. WAT KAN HET INSTITUUT WEL DOEN? X.C.1. Betwisting ereloon

Ter zake werd door de wetgever aan het Instituut een aantal belangrijke bevoegdheden toegekend.120 1° Arbitrage: Naast de reeds bestaande arbitrage (zie Ger.Wb) heeft men ook in een bijzondere arbitrage voorzien bij betwistingen over het ereloon. In casu werd aan de Uitvoerende Kamers de bevoegdheid toegekend om op gezamenlijk verzoek van de betrokken partijen. in eerste en laatste aanleg uitspraak te doen over een betwist ereloon. * op gezamenlijk verzoek: Het is belangrijk dat beide partijen akkoord zijn om hen geschil aan een andere dan de gewone hoven en rechtbanken voor te leggen en de uitspraak te aanvaarden. Teneinde betwistingen te vermijden vraagt het Instituut altijd dat de partijen hen akkoord hieromtrent in een geschreven stuk vastleggen. * Eerste en laatste aanleg: Dit impliceert dat de uitspraak van de Kamer niet meer kan bestreden worden met de gewone rechtsmiddelen zoals verzet of hoger beroep. Cassatie is wel mogelijk. Dus de uitspraak van de Kamer kan dus de grondslag vormen bv voor een beslagprocedure! In concreto: Bij een ontvangst van een klacht nopens erelonen zal men nagaan of er nog mogelijkheid is om tot een arbitrageovereenkomst te komen. In bevestigend geval en als het dossier duidelijk is worden beide partijen opgeroepen om te verschijnen voor de Uitvoerende Kamer om hen respectievelijke standpunten toe te lichten. Indien nodig kan de Rechtskundig assessor bij de bevoegde Uitvoerende Kamer eerst een verslaggever aanduiden die o.a. zal onderzoeken welke prestaties aan de grondslag liggen van het betwiste ereloon en alle andere elementen die de assessor vraagt te onderzoeken, waarna de partijen opgeroepen worden om voor de Kamer te verschijnen. Na het horen van alle betrokkenen (assessor, verslaggever en partijen) zal de Kamer het bedrag van het te betalen ereloon bepalen. Dit kan inhouden dat de ereloonnota bevestigd of verminderd wordt. De uitspraak is definitief en kan enkel nog betwist worden via een procedure voor het Hof van Cassatie.

120

Zie artikel 9 §1,4° Kaderwet dienstverlenende intellectuele beroepen – ook via www.bibf.be


2° Op verzoek van hoven en rechtbanken een advies uitbrengen In heel wat gevallen kunnen of willen de partijen geen arbitrage en hebben ze de zaak voorgelegd aan de bevoegde rechtbank121. Deze kan hierbij het advies vragen aan de Kamers. Het na de betrokken partijen in openbare zitting gehoord te hebben uitgebrachte advies wordt aan de rechtbank overgemaakt. Dit advies is niet-bindend doch zal in de meeste gevallen gevolgd worden. X.C.2. Betwisting Prestaties/Probleem Retentierecht

Bij de vaststelling dat er een probleem is gerezen kan de cliënt overwegen een klacht in te dienen tegen de boekhouder122.

Fase 1 Indienen van de klacht De klacht moet schriftelijk (post, fax, mail) worden ingediend. De klacht kan ingediend worden door de (ex-)cliënt (al dan niet via een advocaat), door de opvolgende confrater of door een derde (fiscale administratie, openbaar ministerie, curator …). Het is de regel dat anonieme klachten niet behandeld worden!

Fase 2 Ontvangst van de klacht door het Instituut Men zal natuurlijk eerst onderzoeken of de aangebrachte klacht eigenlijk wel tot de bevoegdheid (zowel naar persoon als naar voorwerp) van het Instituut behoort. In ontkennend geval zal dit ook zo medegedeeld worden en wordt de klager doorverwezen naar de bevoegde instantie. Vervolgens zal de rechtskundig assessor de boekhouder in kwestie informeren betreffende de klacht en om een reactie vragen. In functie hiervan kan dan het aangebrachte probleem grondig onderzocht worden Het Instituut neemt hier de rol van een neutrale waarnemer waar.

Fase 3 Aanvullend onderzoek of doorverwijzing Na een eerste onderzoek en briefwisseling over het dossier kunnen er zich twee situaties voordoen. a. de feiten zijn voldoende duidelijk: onmiddellijk naar fase 4.

121

artikel 9 §1,4° Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen – tekst op www.bibf.be 122 De boekhouder kan bij het Instituut echter geen klacht indienen tegen de cliënt


b. De feiten vergen verder technisch onderzoek: in dit geval zal de Rechtskundig assessor van de Kamer een verslaggever aanduiden om bepaalde boekhoudkundige of fiscale aspecten verder te onderzoeken. Net zoals een gerechtsdeskundige zal de verslaggever op een onpartijdige manier de zaak onderzoeken en de partijen horen. Na ontvangst van het verslag zal het dossier dan opnieuw onderzocht worden zoals in punt a.

Fase 4 Overdracht aan de Uitvoerende Kamer of seponeren a. Er zal in eerste instantie onderzocht worden of op basis van de stukken er voldoende elementen zijn voor het voortzetten van de procedure. In geval de klacht duidelijk onvoldoende elementen bevat die een verderzetting kunnen rechtvaardigen kan de klacht geklasseerd worden. Betrokken partijen worden hiervan middels een gemotiveerd schrijven op de hoogte gebracht. De klassering van het dossier kan zowel zijn oorzaak vinden in het feit dat uit de stukken van het dossier duidelijk blijkt dat er geen tuchtrechtelijke overtreding begaan is als in het feit dat er bv onvoldoende stukken zijn om een tuchtrechtelijke inbreuk te bewijzen of in het feit dat moet vastgesteld worden dat de klacht in se niet tot de bevoegdheid van de Uitvoerende Kamer behoort. b.De klacht bevat wel voldoende elementen die een verdere behandeling door de uitvoerende Kamer rechtvaardigen. De Rechtskundig assessor zal aan de secretaris vragen de betrokken partijen op te roepen om te verschijnen voor de Uitvoerende Kamer . De oproeping van de boekhouder zal een omschrijving bevatten van de ten lastegelegde feiten evenals de bepalingen van het Reglement van Plichtenleer die geschonden zijn. Tevens wordt ook toegelicht welke de mogelijke tuchtsancties zijn, alsmede de wijze waarop hij zich kan laten vertegenwoordigen of bijstaan ter zitting.

Fase 5: De openbare zitting & de uitspraak: Op deze zitting zullen beide partijen worden gehoord over de feiten en de neergelegde stukken. De aanwezigheid van de klager is niet verplicht maar wordt door de Kamers als nuttig beschouwd om tot een evenwichtig oordeel te komen. De zittingen zijn altijd openbaar tenzij de boekhouder uitdrukkelijk vraagt voor een behandeling achter gesloten deuren. Het kan ook gebeuren dat na het horen van de betrokkenen de Kamer van oordeel is bijkomende inlichtingen nodig te hebben en kan de Voorzitter dan een verslaggever aanduiden die dan een specifieke opdracht krijgt. Na de eventuele verslaggever, betrokken partijen en het advies van de Rechtskundig assessor gehoord te hebben neemt de Kamer het dossier in beraad voor uitspraak. De verslaggever en de rechtskundig assessor nemen niet deel aan de beraadslaging. De uitspraak gebeurt steeds in openbare zitting.


De uitspraak wordt per aangetekend schrijven betekend aan de boekhouder. De klagende partij wordt per brief in kennis gesteld van de inhoud van de uitspraak. De volgende uitspraken zijn mogelijk: a. de klacht is onontvankelijk b. de klacht is ontvankelijk doch ongegrond c. de klacht is ontvankelijk en gegrond doch er wordt geen tuchtsanctie uitgesproken d. de klacht is ontvankelijk en gerond en de Kamer legt één van volgende sancties op: waarschuwing / berisping / schorsing (max. 2 jaar) en definitieve schrapping van het tableau De Kamers kunnen dus hier geen boetes opleggen, geen facturen nietig verklaren en dergelijke. Ook een uitspraak met opschorting behoort niet tot de mogelijkheid. In de huidige stand van de wetgeving kunnen enkel de beklaagde of de rechtskundig assessor binnen de dertig dagen na de betekening van de uitspraak beroep aantekenen bij de Kamer van Beroep. €Zowel de arbitrage/advies betreffende erelonen als de tuchtprocedure zijn voor alle betrokken partijen kosteloos .

SLOT


XI. REGLEMENT VAN PLICHTENLEER XI.A. HOOFDSTUK I. - ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement van plichtenleer wordt verstaan onder: 1° de Kaderwet: de kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen 2° de wet: Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen; 3° het huishoudelijk reglement: het huishoudelijk reglement van het Beroepsinstituut van Boekhouders, vastgelegd bij besluit van de Nationale Raad van 06 september 2002; 4° het Instituut: het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten, opgericht bij artikel 43 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen; 5° de Raad: de Nationale Raad van het Instituut, bedoeld in artikel 7 van de Kaderwet; 6° de Kamers: de uitvoerende kamers van het Instituut zoals voorzien in artikel 7 van de Kaderwet; 7° het bureau: het bureau van de Raad, bedoeld in artikel 34 van het koninklijk besluit van 27 november 1985 tot bepaling van de regels betreffende de organisatie en de werking van de beroepsinstituten die voor de dienstverlenende intellectuele beroepen zijn opgericht; 8°de boekhouder BIBF: -de erkende boekhouder-(fiscalist) BIBF, opgenomen op het tableau van de beroepsbeoefenaars van het instituut; - de stagiair-boekhouder –(fiscalist) BIBF, opgenomen op de lijst van de stagiairs van het instituut; - de persoon die de toelating heeft het beroep occasioneel uit te oefenen ingevolge de bepalingen van artikel 9 van de Kaderwet. 9° het tableau van de beoefenaars: het tableau bedoeld in artikel 46 van de wet; 10°de lijst van de stagiairs: de lijst bedoeld in artikel 46 van de wet. Artikel 2. De voorschriften van plichtenleer van het Instituut bestaan uit een geheel van regels, verplichtingen en verbodsbepalingen die de boekhouder BIBF bij de uitoefening van zijn beroep dient na te leven. Artikel 3. De boekhouder BIBF draagt persoonlijk de verantwoordelijkheid, overeenkomstig het gemeen recht, voor iedere bij de uitoefening van het beroep gestelde daad. Het is hem verboden zich, zelfs gedeeltelijk, aan deze verantwoordelijkheid te onttrekken door een bijzonder overeenkomst. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.51-75

Artikel 4. De boekhouder BIBF moet zijn beroep uitoefenen met de vereiste bekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid. Hij dient over de nodige onafhankelijkheid te beschikken, die de uitoefening van een vrij beroep kenmerkt, om zijn beroep uit te oefenen volgens de voorschriften van de plichtenleer. Hij dient eveneens te waken over de onafhankelijkheid, de onpartijdigheid en de wils- en beoordelingsvrijheid van zijn medewerkers en de personen waarop hij beroep doet. XI.B. HOOFDSTUK II. - DE BOEKHOUDER BIBF EN HET INSTITUUT Artikel 5. De boekhouder BIBF is ertoe gehouden de door de Raad, krachtens het huishoudelijk reglement bepaalde jaarlijkse bijdrage, binnen de voorziene betalingstermijn te betalen. Artikel 6. De boekhouder BIBF zal elke opdracht weigeren of elk mandaat teruggeven indien de onafhankelijke uitoefening van zijn beroep of de uitoefening ervan volgens de plichtenleer in het gedrang komt. Hij dient rekening te houden met de algemene richtlijnen door de Raad bepaald. Artikel 7. De boekhouder BIBF dient de bevoegde Kamer per aangetekende brief op de hoogte te brengen zodra een gerechtelijk onderzoek tegen hem werd geopend, dat rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met zijn beroep. Artikel 8. De boekhouder BIBF dient de bevoegde Kamer per aangetekende brief te verwittigen wanneer hij in het kader van zijn beroepsuitoefening een burgerlijke, strafrechtelijke, commerciële, sociale of administratieve vordering instelt tegen een confrater. Artikel 9. De boekhouder BIBF is ertoe gehouden alle gevraagde inlichtingen over te maken aan de Raad of de Kamers, om hen toe te laten hun respectieve wettelijk toevertrouwde bevoegdheden uit te oefenen. Artikel 10. §1. De boekhouder BIBF dient de Kamer in te lichten over de professionele samenwerkingsverbanden, die hij in het kader van zijn beroepsuitoefening aangaat, teneinde de controle op de conformiteit met de plichtenleer mogelijk te maken. §2.Onder samenwerkingsverband wordt verstaan: - elke vorm van duurzame samenwerking of vereniging met het oog op een gemeenschappelijke uitoefening van het beroep van boekhouder BIBF met andere erkende boekhouders BIBF of met personen die een ander beroep uitoefenen; - de middelenvennootschappen. § 3. Ten laatste één maand na het sluiten van een samenwerkingsverband licht de boekhouder BIBF de Kamer in over zijn samenwerkingsverband en/of elke wijziging ervan, per aangetekende brief gericht aan de zetel van het Instituut. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.52-75

§4. Hij voegt bij zijn brief een kopie van de samenwerkingsovereenkomst of een kopie van de briefwisseling die tot het samenwerkingsverband heeft geleid. Indien het om een mondeling akkoord gaat, voegt hij bij zijn brief een uitvoerige beschrijving van het voorwerp en van de partijen van de samenwerkingsovereenkomst. §5. Wanneer de samenwerking plaatsvindt in het kader van een rechtspersoon, deelt de boekhouder aan de Kamer de statuten, de wijzigingsakten van de statuten, alsook de benoemingen, ontslagen of ontzettingen van de leden van de beheersorganen mede. §6.Alle boekhouders BIBF die in het kader van hun beroepsuitoefening een samenwerkingsverband hebben aangegaan, dienen binnen de drie maanden na elke benoeming of wijziging aan de Kamer een geactualiseerde lijst te zenden met vermelding van de naam, voornaam, beroep en nationaliteit van de zaakvoerders, bestuurders en werkende vennoten van de rechtspersoon of van de vereniging waarvan zij deel uitmaken, evenals van de omvang van hun participatie in voormelde vennootschap of vereniging. XI.C. HOOFDSTUK III: VERPLICHTINGEN VAN DE BOEKHOUDER B.I.B.F. Artikel 11.Indien de boekhouder BIBF en zijn cliënt een "opdrachtbrief" opmaken dan moet deze brief de wederzijdse plichten van de cliënt en van de boekhouder BIBF, de geldelijke voorwaarden en de te respecteren termijnen duidelijk bepalen. De "opdrachtbrief" mag geen buitensporige schadebedingen bevatten bij vroegtijdige opzegging van de samenwerking. Deze "opdrachtbrief" wordt in zoveel exemplaren opgemaakt en ondertekend als er partijen zijn. Elke partij ontvangt een exemplaar. De boekhouder BIBF is ertoe gehouden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan zijn cliënt, onverwijld terug te bezorgen, wanneer deze erom verzoekt. Artikel 12. In geval een boekhouder BIBF in de onmogelijkheid is zijn beroepsactiviteit uit te oefenen ingevolge een schorsing van minstens één maand, dient hij zijn cliënteel hiervan in kennis te stellen, wanneer dit een beroep op hem doet tijdens de schorsing. Artikel 13. Bij het bepalen van zijn ereloon zal de boekhouder BIBF rekening houden met de complexiteit en de omvang van de opdracht, met zijn bijzondere kwalificaties en de algemene kosten van zijn bedrijvigheid. Het aanrekenen van niet verantwoorde lage of hoge erelonen is strijdig met de waardige uitoefening van het beroep.


Het is de boekhouder BIBF verboden om op enigerlei wijze commissie- of makelaarslonen of welkdanig voordeel ook toe te kennen of te ontvangen die verband houden met zijn opdrachten en die strijdig zijn met artikel 4 van dit reglement. Artikel14.De boekhouder BIBF is verplicht om zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid te laten verzekeren door een verzekeringsovereenkomst. De algemene basisvoorwaarden en de minimum waarborgen waaraan de verzekeringsovereenkomsten moeten voldoen, worden door de Raad vastgesteld. Het bewijs van deze onderschrijving zal steeds op verzoek van de Kamer moeten kunnen voorgelegd worden. Artikel 15. De boekhouder BIBF zal de nodige zorg besteden aan zijn beroepsvervolmaking. De Raad bepaalt het minimum aantal uren dat jaarlijks aan de beroepsvervolmaking moet worden besteed en kan ook onderwerpen betreffende beroepsvervolmaking aanduiden. Het aantal uren en de onderwerpen, voor zover ze werden bepaald, worden aan de leden van het Instituut bekend gemaakt. De boekhouder BIBF zal op verzoek van de Kamer de nodige bewijzen dienen voor te leggen van de onderwerpen en de tijd, die hij aan zijn beroepsvervolmaking heeft besteed. Elke boekhouder BIBF, die zijn beroepsactiviteit van zelfstandige boekhouder stopzet en de Kamer om zijn tijdelijke uitschrijving van het tableau van de beroepsbeoefenaars heeft verzocht, moet binnen het jaar volgend op zijn wederinschrijving op het tableau, een door de Raad bepaalde bijscholing volgen, voor zover de uitschrijving langer dan twaalf maanden heeft geduurd. Het aantal uren bijscholing wordt in aanmerking genomen voor het bewijzen van de jaarlijkse verplichting betreffende beroepsvervolmaking. De boekhouder BIBF, die tijdens de periode van zijn tijdelijke uitschrijving, de door de Raad bepaalde tijd en onderwerpen aan beroepsvervolmaking heeft besteed, is niet verplicht de bijscholing te volgen bij zijn wederinschrijving. XI.D. HOOFDSTUK IV: DE BOEKHOUDER BIBF EN ZIJN CONFRATERS. Artikel 16. De boekhouder BIBF is gehouden tot wederzijdse hulp en hoffelijkheid tegenover zijn confraters en moet zich onthouden van elke houding of handeling, die een confrater schade kan berokkenen. Hij zal de confrater onmiddellijk op de hoogte brengen van de punten, waarover een meningsverschil bestaat, zonder de naam van de confrater hierbij in opspraak te brengen of het beroepsgeheim te schenden.


Artikel 17. Vooraleer een opdracht te aanvaarden, moet de boekhouder BIBF die een opdracht van een ander boekhouder BIBF een accountant of bedrijfsrevisor overneemt, de volgende regels in acht nemen: 1° hij moet zijn voorganger per aangetekende brief, in kennis stellen van de overname van de opdracht, zelfs indien de opvolging niet onmiddellijk is gebeurd; 2° indien de voorganger niet werd betaald voor zijn prestaties, dient hij bij de cliënt aan te dringen op de betaling van de honoraria van zijn voorganger. De voorganger zal onverwijld alle documenten, eigendom van de cliënt, alsmede deze die kaderen in de wederzijdse hulp en hoffelijkheid ter beschikking stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater. Hij is gehouden hiervan een gedetailleerde en gedagtekende inventaris in twee exemplaren op te stellen, die door alle betrokken partijen ondertekend wordt. Artikel 18. Met instemming van beide partijen kan een geschil tussen boekhouders BIBF voorgelegd worden aan een verzoeningscommissie opgericht in de schoot van het Instituut. XI.E. HOOFDSTUK V: HET BEROEPSGEHEIM Artikel 19. Onverminderd de voor de boekhouder BIBF door de wet opgelegde verplichtingen het beroepsgeheim te bewaren conform artikel 458 van het Strafwetboek, is hij tevens gehouden tot naleving van een beroepsdiscretieplicht. Deze discretieplicht omvat de geheimhouding van gegevens die hem uitdrukkelijk of stilzwijgend in zijn hoedanigheid van boekhouder werden toevertrouwd en van feiten met een vertrouwelijk karakter, die hij in de uitoefening van zijn beroep heeft vastgesteld. Er kan de erkende boekhouder BIBF evenwel geen inbreuk op de tuchtvoorschriften inzake de discretieplicht ten laste worden gelegd: a) wanneer hij geroepen wordt om in rechte getuigenis af te leggen; b) wanneer de wettelijke bepalingen hem tot mededeling van volledige of gedeeltelijke inlichtingen verplichten; c) in de uitoefening van zijn persoonlijke verdediging in rechterlijke of tuchtaangelegenheden; d) wanneer de toepassing van de deontologische regels het vereist; e) wanneer en in de mate waarin hij, betreffende aangelegenheden die zijn opdrachtgever persoonlijk aanbelangen, door deze laatste uitdrukkelijk van zijn discretieplicht ontslagen werd.

XI.F. HOOFDSTUK VI. - BEROEPSACTIVITEITEN EN ONVERENIGBAARHEDEN. Artikel 20. Naast boekhouderactiviteiten oefent de boekhouder BIBF, behoudens wettelijk bepaalde uitzonderingen, eveneens alle werkzaamheden uit die verband houden met de externe adviesverlening en begeleiding van ondernemingen ondermeer in fiscale, vennootschapsrechterlijke en sociale materies evenals bij het opstellen van het financieel plan en inzake het verkrijgen van openbare steunmaatregelen. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.55-75

De boekhouder BIBF kan eveneens optreden als syndicus van gebouwen, als vereffenaar van vennootschappen en commissaris inzake opschorting. De boekhouder BIBF die tevens optreedt als syndicus van onroerende goederen in mede-eigendom in toepassing van artikel 4, 1° van het koninklijk besluit van 6 september 1993 tot bescherming van de beroepstitel en van de uitoefening van het beroep van vastgoedmakelaar, is met betrekking tot deze activiteit gehouden de voorschriften van plichtenleer van het Beroepsinstituut van vastgoedmakelaars met betrekking tot de syndicus na te leven. Het toezicht op de naleving van deze regels gebeurt echter door de Kamers van het Instituut. Artikel 21. Het beroep van erkend boekhouder BIBF is onverenigbaar met elke ambachtelijke of handelsactiviteit welke rechtstreeks of onrechtstreeks, individueel of in verenigings- of vennootschapsverband op zelfstandige basis wordt uitgeoefend. De Kamers kunnen echter, op verzoek van een boekhouder BIBF, van deze bepaling afwijken voor zover de Raad zich in een algemene richtlijn over de opheffing van de onverenigbaarheid van een bepaalde ambachtelijke of handelsactiviteit met het beroep van boekhouder BIBF heeft uitgesproken. De Raad kan tevens algemene richtlijnen bepalen waarbij de onverenigbaarheden tijdelijk niet van toepassing zijn bij opvolging. Hij kan eveneens de termijnen vastleggen, waarbinnen een reeds bestaande ambachtelijke of handelsactiviteit toegelaten blijft met het beroep van boekhouder BIBF, na de datum van de inwerkingtreding van de voorschriften van plichtenleer. Deze laatste periode dient minstens vijf jaar te bedragen. De boekhouder BIBF, die onder de door de Raad vastgestelde algemene uitzonderingsbepalingen valt, dient de Kamer hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. Artikel 22. Personen, die tewerkgesteld zijn in de openbare of parastatale sector, kunnen het beroep van boekhouder BIBF slechts uitoefenen, mits schriftelijke toestemming van de bevoegde overheid. XI.G. HOOFDSTUK VII. - DE INFORMATIE NAAR HET PUBLIEK. Artikel 23. De boekhouder BIBF kan alle personen, die er om verzoeken, de nodige informatie bezorgen over zijn beroepswerkzaamheden, zijn deskundigheden, diensten en honoraria. Het is hem verboden klanten te ronselen alsook informatie spontaan aan te bieden met het oog op klantenwerving of zich bepaalde titels of deskundigheden onterecht toe te eigenen.


Hij kan evenmin diensten gratis aanbieden, het vermoeden wekken dat bepaalde diensten gratis aangeboden worden of de vergoeding afhankelijk stellen van andere diensten door hem geleverd of door een persoon met wie een beroepsmatig samenwerkingsverband bestaat, of die worden verstrekt in dezelfde onderneming of in een verbonden onderneming. Bij vermelding van zijn diensten op een publieke wijze dient de boekhouder zich te beperken tot de loutere vermelding van zijn identiteit, de titels van zijn diploma's of getuigschriften, zijn inschrijvingsnummer bij het BIBF, zijn beroeps- en adresgegevens. Deze vermeldingen dienen op een discrete en tactvolle manier te gebeuren. In elk geval zal de boekhouder BIBF noch in het openbaar, noch op schriftelijke wijze mogen gewag maken van de naam van zijn klanten. Artikel 24. §1. De boekhouder BIBF die als natuurlijke persoon werkzaam is mag slechts gebruik maken van de daartoe bestemde documenten zoals ondermeer, briefpapier, naamkaartjes, facturen, ereloonnota's, en werkdocumenten. §2. Die documenten moeten verplicht vermelden: - de naam en voornaam, - de titel "erkend boekhouder-(fiscalist) BIBF" en het inschrijvingsnummer op het tableau of de titel "stagiair boekhouder-(fiscalist) BIBF" en haar inschrijvingsnummer op de lijst van de stagiairs. - de door de wet opgelegde vermeldingen. §3. Die documenten mogen één, meerdere of alle volgende, limitatief opgesomde, vermeldingen bevatten: 1° het logo van het BIBF 2° het logo van de boekhouder BIBF en de firmanaam waaronder men de boekhoudactiviteiten uitoefent, 3°de andere in artikel 20 van deze Code opgesomde activiteiten die men uitoefent, 4° de nummers van de financiële rekeningen, 5° het(de) beroepsadres(sen), 6°de telefoon-, faxcommunicatiemiddelen.

en

telexnummers,

alsook

gelijkaardige

7° de spreekuren en openingsuren van het kantoor, 8° de academische titels 9° aansluiting bij een beroepsvereniging van boekhouders en bij een nationale of internationale organisatie. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.57-75

Artikel 25. §1. De boekhouder BIBF die in verenigings- of vennootschapsverband werkt, mag slechts gebruik maken van de daartoe bestemde documenten zoals ondermeer briefpapier, naamkaartjes, facturen, ereloonnota's, en werkdocumenten. §2. Deze documenten moeten verplicht vermelden: - de naam en voornaam van de boekhouders BIBF die deel uitmaken van de vereniging of van de vennootschap, - hun titel "erkend boekhouder-(fiscalist) BIBF" en het inschrijvingsnummer op het tableau of de titel "stagiair boekhouder-(fiscalist) BIBF" en het inschrijvingsnummer op de lijst van de stagiairs, - de firmanaam en juridische vorm van de vereniging of vennootschap, - de lijst van de boekhouders BIBF met de hoedanigheid van zaakvoerder, bestuurder of werkend vennoot, - alle door de wet opgelegde vermeldingen. §3. Deze documenten mogen één, meerdere of alle volgende, limitatief opgesomde, vermeldingen bevatten: 1° het logo van de vereniging of van de vennootschap, 2° de hierboven in artikel 24 §3 opgesomde vermeldingen. Artikel 26. De door de boekhouder BIBF gebruikte vermeldingen in zijn documenten moeten op een bescheiden manier worden voorgesteld. Artikel 27. Het naambord op het gebouw of de gebouwen waar de kantoren van de boekhouder BIBF gevestigd zijn mogen slechts volgende vermeldingen bevatten: - het logo van het BIBF - de firmanaam - het logo van de firma of van de boekhouder BIBF. - de naam en voornaam van de boekhouder BIBF en zijn hoedanigheid. - de spreekuren en telefoon& faxnummers /e-mail en URL adres - Het naambord moet sober zijn en redelijke afmetingen hebben. Artikel 28. Wanneer de boekhouder BIBF zich kandidaat stelt voor een verkiesbaar mandaat, mag hij zijn beroepshoedanigheid op de volgende manier aanduiden: "Erkend Boekhouder-(fiscalist) BIBF" of "stagiair boekhouder – (fiscalist) BIBF". Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.58-75

XII. GEMEENSCHAPPELIJKE GEDRAGSREGELS INZAKE DE VERSPREIDING VAN PUBLICITAIRE INFORMATIE DOOR DE ECONOMISCHE BEROEPSBEOEFENAARS Enige tijd geleden stelde het Inter-Institutencomité (IBR-IAB-BIBF) een eerste ontwerpnota op met een aantal concrete richtlijnen betreffende publiciteit voor de economische beroepsbeoefenaars. Deze ontwerpnota werd in de tweede helft van 2002 in overeenstemming gebracht met het Advies van de Hoge Raad voor Economische Beroepen dat hierover werd gevraagd, evenals met de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende de vrije beroepen. U vindt de definitieve tekst van de gemeenschappelijke richtlijnen, zoals goedgekeurd op 3 februari 2003 door de Raad van het lAB en op 28 februari 2003 door de respectievelijke Raden van IBR en het BIBF, hieronder123. I. Inleiding De plichtenleer van de economische beroepsbeoefenaars (leden van het I.B.R., het lAB. en het B.I.B.F.) Iaat in principe het verspreiden van objectieve informatie toe (I.B.R. : art. 27 K.B. van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren; lAB. : art 31 K.B. van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement van plichtenleer der accountants; B.I. B. F. : art. 23 K. B. van 23 december 1997 tot goedkeuring van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van Boekhouders.). Deze principiële mogelijkheid betekent echter niet dat alle vormen van publiciteit toegelaten zijn. Met het doel de concrete toepassing van deze regels door de beroepsbeoefenaars te vergemakkelijken hebben de Instituten het noodzakelijk geacht om gemeenschappelijke gedragsregels vast te stellen waarin de regels met betrekking tot informatieverspreiding op eenvormige wijze worden toegelicht. Bij de opmaak van deze gedragsregels werd rekening gehouden met de internationale, Europese en nationale reglementering (zo onder meer: de wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende vrije beroepen124 en met de relevante bepalingen van de internationale ethische normen (Fédération des Experts-Comptables Européens (FEE) en International Federation of Accountants (IFAC)). Deze gedragsregels houden eveneens rekening met het advies van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen van 13juni 2002125

123

Tekst werd ook gepubliceerd in Pacioli/2003, nr. 141-ook op www.bibf.be B.S., 20 november 2002 125 Advies van de Hoge Raad voor de economische beroepen van 13 juni 2002 omtrent de “gedragsregels betreffende verspreiding van publicitaire informatie door de economische beroepsbeoefenaars” in het Iicht van de nakende nieuwe Belgische wetgeving. 124


Deze gedragsregels hebben betrekking op alle vormen van publicitaire informatieverspreiding, met inbegrip van de nieuwe communicatiemiddelen (Internet, etc.). II. Principe Het is de beroepsbeoefenaar toegelaten om op een publieke wijze een objectieve informatie met betrekking tot zijn diensten te verspreiden, ongeacht de gebruikte media, mits dit gebeurt op een wijze die de voor de economische beroepen gepaste discretie niet in het gedrang brengt en voor zover deze informatieverspreiding niet in strijd is met onderhavige gedragsregels, noch met enige andere rechtsregel. Misleidende reclame is niet toegelaten. Vergelijkende reclame is onderworpen aan strikte wettelijke voorwaarden126. III. Toelichting III. 1. Wat wordt verstaan onder reclame? Reclame is elke vorm van mededeling die rechtstreeks of onrechtstreeks tot doel heeft de afzet van goederen of diensten te bevorderen, met uitsluiting van de door de wet voorgeschreven mededelingen. III. 2. Wat wordt verstaan onder objectieve informatie? Objectieve informatie is informatie die controleerbaar is, dit wil zeggen die in voorkomend geval op basis van door de beroepsbeoefenaar voorgelegde bewijzen door de tuchtinstanties kan worden gecontroleerd. Als objectieve informatie zijn onder meer de volgende vermeldingen aan te merken (niet-exhaustieve lijst) : - identiteit (naam, voornaam van de beroepsbeoefenaar en desgevallend naam en rechtsvorm van de professionele vennootschap); - lidnummer van de beroepsbeoefenaar bij het lnstituut waarvan hij lid is; - vermelding van de beschermde titels, eventueel gevolgd door de erkende diploma ‘s en andere officiële titels; - voorkeurmateries; - het logo van de beroepsbeoefenaar of van de professionele vennootschap; - kantooradres en openingsuren van het kantoor; - de professionele domeinen waarin de beroepsbeoefenaar actief is; -,telefoonnummer(s), faxnummer(s), eventueel E-mail adres en internetadres; - foto’s van de vennoten, de medewerkers en de kantoren III. 3. Wat wordt verstaan onder “discretie”? De informatie moet op gepaste, kiese en eerlijke wijze verspreid worden, getuigen van goede smaak en rekening houden met de waardigheid van het beroep.

126

Zie punt III. 5.


III. 4. Wat wordt verstaan onder misleidende reclame? Wordt beschouwd door de wet127 als misleidend, elke vorm van reclame die op enigerlei wijze, daaronder begrepen de opmaak ervan, de personen tot wie ze zich richt of die ze aanbelangt, misleidt of kan misleiden en die door haar misleidend karakter hun economisch gedrag kan beïnvloeden, of die aan een concurrent schade toebrengt of kan toebrengen128. Worden onder meer beschouwd als misleidende reclame (niet-exhaustieve lijst): - het verspreiden van informatie die valse, bedrieglijke of ongerechtvaardigde verwachtingen creëert aangaande gunstige resultaten - zich ten onrechte de hoedanigheid van deskundige of specialist in een welbepaald domein toemeten III.5. Wat wordt verstaan onder vergelijkende reclame? Vergelijkende reclame is elke vorm van reclame waarbij een concurrent dan wel door een concurrent aangeboden goederen of diensten uitdrukkelijk of impliciet worden genoemd. Zij is door de wet onderworpen aan een reeks zeer strikte voorwaarden. Vergelijkende reclame moet voldoen aan de volgende wettelijke voorwaarden129, met dien verstande dat niet al deze voorwaarden relevant zijn voor de economische beroepen: 1° niet misleidend zijn in de zin van de artikelen 4 en 5 van de wet130 2° betrekking hebben op goederen of diensten die in dezelfde behoeften voorzien of voor hetzelfde doel zijn bestemd 3° betrekking hebben op een of meer wezenlijke, relevante, controleerbare en representatieve kenmerken van deze goederen en diensten, waartoe ook de prijs kan behoren, die op objectieve wijze met elkaar worden vergeleken 4° niet ertoe leiden dat op de markt de adverteerder met een concurrent, of merken, namen, of andere onderscheidende kenmerken, goederen of diensten van de adverteerder met die van een concurrent worden verward 5° niet de goede naam schaden van of zich niet kleinerend uitlaten over de merken, namen, andere onderscheidende kenmerken, goederen, diensten, activiteiten of omstandigheden van een concurrent;

127

Artikel 4 alinea 2 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende de vrije beroepen, B.S., 20 november 2002. 128 Met dien verstande dat het begrip concurrent het begrip confrater omvat, maar hiertoe niet beperkt is. 129 Artikel 6 § 2 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende de vrije beroepen, B.S. 20 november 2002. 130 Zie punt III. 4.


6° voor producten met een benaming van oorsprong in elk geval betrekking hebben op producten met dezelfde benaming; 7° geen oneerlijk voordeel opleveren ten gevolge van de bekendheid van een merk, naam of andere onderscheidende kenmerken van een concurrent dan wel van de oorsprongs-benamingen van concurrerende producten 8° geen goederen of diensten voorstellen als imitatie of namaak van goederen of diensten met een beschermd merk of beschermde naam. Gezien deze voorwaarden, evenals het bijzondere karakter en de verscheidenheid van de diensten van de economische beroepen, zijn de Instituten de mening toegedaan dat de geleverde diensten, die nauw verbonden zijn met de dienstverlenende persoon, nauwelijks te vergelijken zijn. IV Enkele vormen van niet geoorloofde publicitaire informatieverspreiding In het bijzonder de volgende publicitaire informaties zijn verboden (niet-exhaustieve lijst): - op publieke wijze melding maken van de naam van cliënten, behalve in de gevallen waarin dit wordt toegestaan131 - beweren invloed te kunnen uitoefenen op rechtbanken, bestuursrechtelijke organismen of officiële voogdij-instanties te kunnen beïnvloeden; - bekwaamheden voorwenden die niet gebaseerd zijn op controleerbare feiten - het logo gebruiken van het lnstituut waartoe de beroepsbeoefenaar behoort indien dit gebruik verwarring kan creëren tussen de beroepsbeoefenaar en het lnstituut. V. Erelonen De publieke mededeling van erelonen is in principe niet verboden. Een beroepsbeoefenaar die zijn erelonen op publieke wijze wil meedelen dient echter rekening te houden met het volgende: 1. De reclame betreffende de erelonen en de voorwaarden van een beroepsbeoefenaar moet ondubbelzinnig en duidelijk zijn. De vermelding van erelonen in een reclame moet in ieder geval duidelijk de diensten vermelden waarop deze erelonen betrekking hebben. 2. Het is niet toegelaten om louter te verwijzen naar basisprijzen of minimumprijzen. 3. De beroepsbeoefenaar is gebonden door de erelonen en de voorwaarden die hij bekendmaakt. Met betrekking tot de vergelijking van erelonen wordt verwezen naar punt III van onderhavige nota.

131

Artikel 31 van het K.B. van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement van plichtenleer der accountants, B.S., 31 maart 1998 (lAB.); artikel 27 van het K.B. van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren, B.S., 18 januari 1994, err., B.S. 22 april 1994 (I.B.R.).


XIII. NORM BETREFFENDE DE PERMANENTE VORMING VAN DE ERKENDE BOEKHOUDERS(-FISCALISTEN) EN DE STAGIAIRS BOEKHOUDERS (-FISCALISTEN) BIBF 1) REGLEMENTAIR KADER Gelet op artikel 44 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen waarin bepaald wordt dat “Het Beroepsinstituut heeft als opdracht toe te zien op de opleiding en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren, die bekwaam zijn de in artikel 49 bepaalde werkzaamheden uit te voeren met alle vereiste waarborgen inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid. Het Beroepsinstituut ziet er tevens op toe dat de aan zijn leden toevertrouwde opdrachten, behoorlijk worden uitgevoerd”.

Gelet op artikel 8 §1 punt 4 en artikel 8 § 2 van de Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen, waarin bepaald wordt dat “ De Nationale Raad heeft bovendien als opdracht maatregelen te nemen inzake beroepsvervolmaking en bijscholing van de leden. De Nationale Raad kan alle maatregelen nemen om zijn taak…….te verwezenlijken”

Gelet op artikel 15 van het Koninklijk Besluit tot goedkeuring van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van Boekhouders (nu BIBF) waarin bepaald wordt dat: “De boekhouder BIB(F) zal de nodige zorg besteden aan zijn beroepsvervolmaking. De Raad bepaalt het minimum aantal uren dat jaarlijks aan de beroepsvervolmaking moet worden besteed en kan ook onderwerpen inzake beroepsvervolmaking aanduiden. Het aantal uren en de onderwerpen, voor zover ze werden bepaald, worden aan de leden van het Instituut bekend gemaakt. De boekhouder BIB(F) zal op verzoek van de Kamer de nodige bewijzen dienen voor te leggen van de onderwerpen en de tijd, die hij aan zijn beroepsvervolmaking heeft besteed. Elke boekhouder BIB(F), die zijn beroepsactiviteit van zelfstandige boekhouder stopzet en de Kamer om zijn tijdelijke uitschrijving van het tableau van de beroepsbeoefenaars heeft verzocht, moet binnen het jaar volgend op zijn herinschrijving op het tableau, een door de Raad bepaalde bijscholing volgen, voor zover de uitschrijving langer dan twaalf maanden heeft geduurd. Het aantal uren bijscholing wordt in aanmerking genomen voor het bewijzen van de jaarlijkse verplichting inzake beroepsvervolmaking. De boekhouder BIB(F), die tijdens de periode van zijn tijdelijke uitschrijving, de door de Raad vastgestelde regels inzake beroepsvervolmaking heeft nageleefd, is niet verplicht de bijscholing te volgen bij zijn herinschrijving.

Gelet op het feit dat een permanente bijscholing noodzakelijk is voor de erkende (stagiairs) boekhouders(-fiscalisten) rekening houdend met hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en de snel wijzigende wetgeving betreffende de materies waarin zij hun cliënteel bijstaan en adviseren; Gelet op het feit dat onderstaande norm noodzakelijk is opdat elk BIBF lid alsook elke organisator van vormingen perfect op de hoogte is welke vorming in aanmerking komt in het kader van de bijscholingsverplichting van de BIBF leden; Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.63-75

Gelet op het adviezen van de Hoge Raad van Economische Beroepen, van 15 juni 2004 en van 18 januari 2006 betreffende deze norm. Heeft de Nationale Raad op haar vergaderingen van 25 november 2005, 24 februari 2006 en 19 mei 2006 onderstaande norm goedgekeurd; 2) Welke vorming komt in aanmerking (onderwerpen van de bijscholing) ? a) Algemene erkenningscriteria betreffende de inhoud van de gevolgde vorming Enkel de bijscholingsactiviteiten, die rechtstreeks verband houden met de dagdagelijkse en specifieke beroepsactiviteit van een erkend boekhouder(-fiscalist)/stagiair boekhouder(-fiscalist) en waarvoor een aanwezigheidsattest op naam van de deelnemer werd uitgereikt aan het einde van de vormingssessie, dat overeenstemt met het aantal effectief gevolgde uren vorming, komen in aanmerking. Het essentiële criterium opdat een bepaalde vorming wordt erkend in het kader van de huidige norm is dus de inhoud en de kwaliteit (via de opleidingsverstrekker :zie hieronder) van deze vorming. Een exhaustieve lijst met alle erkende seminaries en studiedagen (georganiseerd door de opleidingsverstrekkers onder punt 3)a) 3° tot 5° van deze norm) kan worden geraadpleegd op de website van het BIBF www.bibf.be (rubriek “seminaries”). b) Specifieke omschrijving van de erkende vormingsmateries In uitvoering van punt 2 a) komen, met name seminaries, studiedagen, congressen en lessencycli in aanmerking die één van de volgende onderwerpen behandelen: 1° algemene boekhouding, 2° wetgeving op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen; 3° het financieel beheer; 4° het opstellen, de analyse en de kritische beoordeling van de jaarrekening; 5° organisatie van de boekhoudingdiensten en van de administratieve diensten van de onderneming; 6° belasting op de toegevoegde waarde 7° personenbelasting ; 8° vennootschapsbelasting; 9° belastingsprocedures ; 10°vennootschapsrecht en de wetgeving in verband met ondernemingen in moeilijkheden; Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.64-75

11° registratie- en successierechten; 12° douane en accijnzen 13° het arbeids- en sociaal zekerheidsrecht 14° plichtenleer van de erkende boekhouders en boekhouders-fiscalisten. 15° handelsrecht 16° burgerlijk recht 17° economie van de onderneming 18° alle andere beroepsspecifieke domeinen die een rechtstreeks verband hebben met de beroepspraktijk van een (stagiair) erkend boekhouder(-fiscalist) c) Activiteiten die nooit in aanmerking komen voor de permanente vorming: - De seminaries met een duidelijk commercieel karakter (vb. demonstratie gegeven door een verdeler of producent van computers, de lancering van een financieel programma door een bank, infosessies over computerprogramma’s, ....) - Het zetelen in een examenjury - Het verbeteren van examens - taalcursussen 3) Erkende vormingsinstellingen en organisaties bij het BIBF (opleidingsverstrekkers) a) Algemeen Voor zover de door hun georganiseerde vorming beantwoordt aan de hogervermelde inhoudelijke criteria, komt de vorming van volgende organisatoren in aanmerking voor de permanente vorming van de BIBF leden en stagiairs: 1° Het BIBF 2° Het IAB en het IBR 3° erkende onderwijsinstellingen middenstandsopleidingen)

(Universiteiten,

Hogescholen,

centra

voor

4° De door het BIBF erkende beroepsverenigingen die zetelen in de consultatieve commissie voor de beroepsverenigingen. 5°.De overige beroepsverenigingen, Instituten, Ordes, organisaties, professionele informatieverstrekkers, vennootschappen, VZW’s en andere ondernemingen met al dan niet een direct of indirect commercieel doel. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.65-75

b) Bijzondere bepalingen betreffende opleidingsverstrekkers

De vorming georganiseerd door de onder punt 3 a) 1° tot 2° vermelde opleidingsverstrekkers, en uiteraard voor zover deze beantwoordt aan de hogervermelde inhoudelijke criteria, komt zonder verdere formaliteiten in aanmerking voor de permanente vorming van de BIBF leden of stagiair. De vorming georganiseerd door de onder punt 3 a) 3° tot 5° vermelde opleidingsverstrekkers komt slechts in aanmerking voor de permanente vorming van de BIBF leden en stagiairs als volgende erkenningsvoorwaarden worden gerespecteerd: 1. deze beantwoordt aan de hogervermelde inhoudelijke criteria onder punt 2. 2. minstens één maand voor aanvang van deze activiteit moet het BIBF het volledige programma (onderwerp, spreker, duur …) ontvangen van de organisator. Dit kan via elektronische weg gebeuren. 3. de syllabus van deze activiteit moet bezorgd worden aan het BIBF, eventueel via elektronische weg 4. De erkenning moet aangevraagd en verkregen zijn voor elk seminarie dat georganiseerd wordt en voor hetwelk de organisator een attest van permanente vorming wenst af te leveren. Dit gebeurt via een elektronische procedure (zie www.bibf.be). 5. de organisator dient op de uitnodiging en op het aanwezigheidsattest te vermelden dat de erkenning BIBF bekomen is alsook het aantal uren dat in aanmerking komt. 6. In het kader van de kwaliteitsbewaking kan het Instituut een persoon afvaardigen om aanwezig te zijn op de bedoelde activiteit.

Vormingsactiviteiten die niet georganiseerd worden door de bovenvermelde klassieke opleidingsverstrekkers maar die niettemin bijdragen tot de bijscholing van de erkende BIBF leden en stagiairs, kunnen eveneens, en voor in totaal maximaal 20 % van het totaal aantal vormingsuren per jaar ( vb. bij jaarlijkse verplichting tot volgen van 40 uren : 8 uur maximaal ) in aanmerking komen in het kader van de vormingsplicht. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan volgende vormingsactiviteiten:

Het schrijven van artikels of publicaties met betrekking tot beroepgerelateerde domeinen. Hierbij kan 1 uur ingebracht worden per gepubliceerde pagina. Het geven van lessen of seminaries. Hierbij wordt,rekening houdend met de voorbereidingstijd, per onderwerp, het dubbele van het aantal gedoceerde uren in aanmerking genomen.Wanneer eenzelfde onderwerp meerdere malen wordt gedoceerd, kan dit uiteraard maar éénmaal in rekening gebracht worden. het volgen van vormingen via het internet of via CD-Rom (e- learning) op voorwaarde dat deze voldoende betrouwbare controlemechanismen bevatten, met name betreffende de zekerheid dat de aangeboden leerstof integraal gevolgd werd, alvorens er enig attest wordt uitgereikt, hetzij rechtstreeks door het betrokken programma hetzij via een opleidingsverstrekker. De opleidingsverstrekker die dergelijke vorming wenst te laten erkennen dient dit Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.66-75

voorafgaandelijk aan de Raad voor te leggen. Het aantal uren dat in aanmerking wordt genomen is gelijk aan het aantal effectief gevolgde en controleerbare uren via deze vormingsmethode. het deelnemen aan vaktechnische werkgroepen en commissies, ten belope van het aantal uren deelname, voorzover deze beantwoorden aan de algemene criteria van punt 2 van deze norm en voorzover de Raad voorafgaandelijk hiervoor zijn goedkeuring heeft verleend. elke andere vormingsactiviteit, die in deze norm niet expliciet werd uitgesloten, en mits voorafgaande erkenning door de Raad van het Instituut. Deze zal, naast de inhoudelijke criteria conform punt 2, tevens nagaan of er voldoende controlemechanismen mogelijk zijn opdat de door de beroepsbeoefenaar voorgelegde vormingsactiviteit in aanmerking kan genomen worden. De aanvraag tot erkenning moet steeds ingediend worden door de organisator van de opleiding . c) Erkenningsprocedure bij het BIBF De voorafgaandelijke erkenningsprocedure van de bedoelde vormingsactiviteiten bij het BIBF verloopt als volgt: • de aanvraag van de opleidingsverstrekker om een bepaalde vormingsactiviteit te erkennen, dient steeds schriftelijk ingediend te worden ter attentie van de voorzitter van het BIBF. Dit gebeurt via een elektronische procedure op de website www.bibf.be • deze aanvraag dient uiterlijk één maand voor aanvang van deze vormingsactiviteit op de zetel van het BIBF toe te komen. • Het BIBF zal zijn beslissing nemen op basis van de erkennings – en kwaliteitscriteria vermeld in punt 2 van deze norm • het aantal uren dat in aanmerking zal genomen worden zal steeds gelijk zijn aan het aantal uren dat de beroepsspecifieke vorming duurt of een gelijkgesteld aantal uren die effectief besteed worden aan dergelijke vorming. • binnen de 5 werkdagen nadat het BIBF een beslissing heeft genomen, wordt de opleidingsverstrekker hiervan schriftelijk en indien mogelijk via elektronische weg op de hoogte gebracht . • Indien het BIBF haar beslissing niet heeft meegedeeld aan de verzoeker uiterlijk twee weken voorafgaandelijk aan de activiteit, dan wordt deze vormingsactiviteit geacht in aanmerking te komen voor de permanente vorming. 4) Aantal uren jaarlijkse vorming en jaarlijkse rapportering door de BIBF leden en stagiairs a) De boekhouder(-fiscalist) en de stagiair boekhouder(-fiscalist) moet jaarlijks minstens het door de Raad vastgestelde aantal uren besteden aan de vervolmaking van zijn/haar beroepskennis. De Raad bepaalt jaarlijks dit aantal uren en maakt dit kenbaar via de nieuwsbrief “Pacioli” alsook via de website van het Instituut. b) De boekhouder(-fiscalist)/stagiair boekhouder(-fiscalist) stelt het programma van zijn/haar permanente vorming zelf samen. De gevolgde uren moeten verspreid zijn over meerdere vakgebieden. Het spreekt voor zich dat de Nationale Raad de erkende Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.67-75

boekhouders(-fiscalisten) en de stagiairs sterk aanbeveelt om bijzondere aandacht te besteden aan de actualiteit en specifiek aan die materies die in de loop van het betreffende jaar gewijzigd werden. c) De jaarlijks gevolgde bijscholing, die het minimum aantal te volgen uren overstijgt, kan niet worden overgedragen naar een volgend kalenderjaar. De beoordeling van het jaarlijks gemiddeld aantal gevolgde uren zal niettemin gebeuren over een driejaarlijkse periode. d) Voor meer algemene opleidingen die betrekking hebben op meerdere vakdomeinen, kunnen enkel die uren in aanmerking genomen worden die betrekking hebben op de beroepspraktijk van een zelfstandig boekhouder(fiscalist) conform punt 2 van deze norm, e) Aan de opleidingsverstrekkers wordt de mogelijkheid geboden om hun erkende seminaries op de website www.bibf.be (onder rubriek seminaries) te publiceren. Deze kunnen door toedoen van deze opleidingsverstrekkers zelf op de website geplaatst worden nadat zij een paswoord ontvingen vanwege het Instituut. f) De BIBF leden en stagiairs dienen de door hun gevolgde vorming jaarlijks aan het Beroepsinstituut te rapporteren. Dit gebeurt via de door het Instituut speciaal daartoe ontwikkelde module op het extranet (voorbehouden deel van de site voor BIBF leden en stagiairs) van www.bibf.be. De originele aanwezigheidsattesten dienen door de boekhouder(-fiscalist) gedurende 5 jaar bewaard te worden en slechts op vraag van de bevoegde Uitvoerende Kamer, Kamer van Beroep of de diensten van het BIBF te worden voorgelegd. 5) Sanctionering bij niet naleving van de vormingsverplichting Het niet volgen van de permanente vorming of de verslaggeving dienaangaande conform de regels van de plichtenleer, kan aanleiding geven tot tuchtrechterlijke procedures voor de bevoegde tuchtkamers (Uitvoerende Kamer, Kamer van Beroep) van het BIBF. Deze kunnen desgevallend één van de bij artikel 10 van de Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen voorziene, tuchtstraffen opleggen. 6) Inwerkingtreding Deze norm treedt in werking de dag waarop zij wordt gepubliceerd in Pacioli132 en vervangt vanaf die datum alle voorheen gepubliceerde normen betreffende de permanente vorming.

132

Zie Pacioli 2006, nr 211


XIV. BETREFFENDE DE OPDRACHTBRIEF Artikel 11 van het Reglement van Plichtenleer voorziet in de mogelijkheid dat de boekhouder(-fiscalist) en de cliënt hun wederzijdse professionele rechten en plichten nader omschrijven in een “opdrachtbrief”. Het Instituut achtte het reeds in 2000 nuttig om aan haar leden een model van dergelijke opdrachtbrief voor te stellen. Deze tekst werd thans inhoudelijk gemoderniseerd en in een nieuw kleedje gestoken en kan u terugvinden op www.bibf.be :

De nieuwe tekst, goedgekeurd door de Nationale Raad op 28.11.2008, werd opgevat als een kadertekst waaruit de erkende boekhouder(-fiscalist) en de cliënt een opdrachtbrief op maat van het individuele dossier kunnen maken en dit van bij de start van de samenwerking tot het einde ervan met de overdracht van het dossier aan de cliënt of een confrater. Het model van “opdrachtbrief” bestaat uit 7 fiches waaruit één bundel kan gedistilleerd worden. 1.

inhoud

2.

Fiche – Identificatie

3.

Fiche – Opdrachtbrief – zonder bijlagen

4.

Fiche – Opdrachtbrief – met bijlagen

4.1.

Fiche - omschrijving van de opdracht

4.2.

Fiche – praktische organisatie

4.3.

Fiche – omschrijving van de erelonen

5.

Fiche – Volmacht

6.

Fiche – Permanent dossier

7.

Fiche – Overdracht dossier

De fiches 3 en 4 behandelen de opdrachtbrief alsdudanig. In functie van de eigen voorkeur kan men kiezen voor één document (fiche 3) of voor één basisdocument dat met gedetailleerde bijlagen wordt aangevuld (fiche 4).


Deze fiches zijn louter een model en kunnen aangepast worden in functie van de behoeftes. Het opstellen en invullen van deze fiches blijft steeds de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaar en de cliënt. Daar waar het opstellen en ondertekenen van een opdrachtbrief in het kader van reeds lang bestaande professionele relaties moeilijk kan zijn, is het ten zeerste aanbevolen dit te doen met nieuwe cliënten. Het opmaken van een opdrachtbrief is een bewijs van de professionaliteit van de leden van het Instituut en heeft het grote voordeel dat de wederzijdse verbintenissen en verwachtingen van alle betrokken partijen duidelijk afgelijnd worden, waardoor bv in moeilijke tijden overbodige conflicten kunnen vermeden worden. Het kan niet genoeg aanbevolen worden om van het opmaken en ondertekenen van een opdrachtbrief een goede gewoonte te maken.


XV. GRATIS EERSTELIJNSADVIES - WET VAN 22/04/2010

Het derde lid van artikel 51 van de wet van 22/04/1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen bepaalt dat:

"De Nationale Raad kan tevens de regels bepalen volgens dewelke de leden een gratis eerstelijns advies verstrekken aan ondernemingen die erom verzoeken in de loop van hun eerste activiteitenjaar "

DOELSTELLING VAN DE WETGEVER Gelet op de vaststelling dat startende ondernemers in de oprichtingsfase vaak struikelen over o.a. boekhoudkundige en fiscale problemen achtte de wetgever het raadzaam een mechanisme uit te werken waardoor starters zouden gestimuleerd worden beroep te doen op externe deskundige adviseurs zoals bv de boekhouders, zonder echter in een bijkomende financiële belasting te voorzien. De wetgever heeft het aan de Nationale Raad overgelaten om de details vast te leggen.133 INTERPRETATIE VAN DE BASISCRITERIA Wat moet verstaan worden onder: "leden": die term omvat de leden, erkende boekhouders(-fiscalisten) van het BIBF. "gratis eerstelijns advies": Het gaat om een EERSTELIJNS ADVIES aan de startende ondernemer: Ter vergelijking kan verwezen worden naar het systeem van eerste raad zoals het bestaat bij de Orde van Advocaten. Vb advies inzake de verschillende vennootschapsvormen. Onder EERSTELIJNS ADVIES kan evenwel niet verstaan worden: bv het voeren van de boekhouding of het verwerken van de fiscale aangiftes inzake directe en indirecte belastingen. Het advies wordt GRATIS verstrekt: er wordt dus geen ereloon aangerekend bv voor de consultatie. Dit eigenlijk in afwijking van artikel 13 van het Reglement van Plichtenleer dat o.a. bepaalt dat een onverantwoord laag ereloon eigenlijk niet kan. "ondernemers die erom verzoeken" Het verzoek om advies moet rechtstreeks van de ondernemer uitgaan en niet van een andere tussenpersoon (vb financiële instelling). Het is dus niet bedoeling dat de erkende boekhouders zelf de starters gaan aanschrijven met het oog op het verstrekken van gratis eerstelijnsadvies. Het Instituut tracht in

133

Een gelijkaardige regeling bestaat ook binnen het IAB


samenwerking met de bevoegde federale en regionale ministeries zoveel mogelijk kenbaarheid te geven aan deze regeling. Het verstrekken van eerstelijnsadvies langs elektronische weg (e-mail, website en dergelijke) moet nog grondig bekeken worden, vooral in het licht van de recente wijzigingen inzake de erkenning van de elektronische handtekening. Onafhankelijk van de technische evoluties ter zake zal de boekhouder toch maar een goed advies kunnen opstellen mits hij over alle gegevens kan beschikken. "in de loop van hun eerste activiteitenjaar": Worden alleen bedoeld, personen die nooit eerder zelfstandig zijn geweest Worden daar bijgevolg van uitgesloten: bv: -

de zelfstandige die een nieuwe (bijkomende) activiteit start of die van activiteitendomein verandert. de zelfstandige die zijn activiteit voordien als natuurlijke persoon uitoefende en die beslist om over te schakelen op een vennootschap of omgekeerd

De boekhouder zal de cliënt vragen zich duidelijk te identificeren (naam, adres BTW-nr, Ondernemingsnummer, aansluiting bij een sociale zekerheidskas voor zelfstandigen) en te verklaren dat hij/zij voordien134 nooit zelfstandig is geweest en bijgevolg niet beschikte over enig BTW-nummer en/of ondernemingsnummer, zowel in de hoedanigheid van natuurlijke persoon als in die van zaakvoerder van een rechtspersoon". VORMASPECTEN 1. Dit advies kan informeel mondeling advies zijn 2. Het kan resulteren in een geschreven stuk Teneinde onduidelijkheden en discussies te vermijden is een geschreven weerslag nuttig en dit voor beide partijen. Rekening houdende met recente wetswijzigingen inzake rechtsgeldigheid van elektronische handtekening kan de communicatie ter zake ook bv per e-mail gebeuren.

134

Het gaat om een eerstelijnsadvies. Dit impliceert dat de cliënt zich niet kan en mag verwachten aan uitgebreide encyclopedische studie. Een kort en bondig advies zal vaak ook veel duidelijker en nuttiger zijn dan een studie van 30 blz. De waarde van het advies zal voor een deel ook afhangen van de medewerking van de cliënt. Een advies is maar een advies. Het is geen sleutel tot een verzekerd succes. Het moet steeds geëvalueerd worden door de cliënt om te zien of het eigenlijk wel een antwoord geeft op zijn vragen.

Bedoeld wordt het eerste activiteiten jaar


XVI. BIBF EN HET FINANCIEEL PLAN IN HET LICHT VAN DE WET VAN 22/04/1999

Artikel 51 tweede lid van de wet van 22/04/1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen bepaalt dat:

"...De Nationale Raad kan tevens de regels bepalen volgens dewelke de stagiairboekhouders worden belast met de opstelling, ten kosteloze titel en onder toezicht van hun stagemeester, van een financieel plan zoals bedoeld bij artikel 29ter van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen* voor de ondernemers in het kader van hun eerste vestiging.[*nu = art.440 van het Wetboek van Vennootschappen.] DOELSTELLING De wet wil de stagiair-boekhouders-(fiscalisten) belasten met de kosteloze opstelling van een ontwerp van financieel plan voor de ondernemers die zich voor de eerste keer vestigen. Die opdracht zou uitgevoerd moeten worden onder toezicht van de stagemeester. De wet laat aan de Nationale Raad van het Instituut de zorg om de regels op te stellen die moeten worden gevolgd voor de organisatie van die kosteloze dienstverlening. INTERPRETATIE VAN DE BASISCRITERIA Wat moet verstaan worden onder: "ondernemers die zich voor de eerste keer vestigen" De inhoud van die termen dient verduidelijkt te worden aangezien: Het financieel plan zou kunnen worden opgevat in de strikte betekenis van artikel 440 van het Wetboek van Vennootschappen. Bijgevolg zouden bv alle gevallen van een overstap naar een vennootschap bedoeld worden, zelfs indien de ondernemer reeds meerdere jaren gevestigd was als zelfstandige "natuurlijke persoon". Maar de wet spreekt wel degelijk over "ondernemer" en over "eerste vestiging", zonder enige verwijzing naar het begrip vennootschap. COMMISSIE FINANCIEEL PLAN De bedoeling is het op een efficiënte manier verwezenlijken van de doelstelling van de wetgever en daarbij alle betrokken partijen een maximale zekerheid te bieden. Bijgevolg heeft de Nationale Raad een "commissie -FINANCIEEL PLAN" opgericht die zal optreden op meerdere niveaus teneinde hulp en logistieke ondersteuning te bieden aan de stagiairs en hun stagemeesters.. Syllabus Deontologie 07-09-2010/ p.73-75

Taak van de Commissie : Deze Commissie zal als het ware de taak van de stagiair en de stagemeester vergemakkelijken en aanvullen. 1) Creëren van een gegevensbank: De commissie is op dit ogenblik bezig een gegevensbank te creëren waarin cijferwaarden worden verzameld betreffende verschillende activiteitendomeinen. Die waarden zullen vergelijkingspunten bieden met het oog op het verstrekken van nauwkeurigere evaluaties. 2) Een werkmethode bieden aan de stagiairs: De Commissie zal de stagiairs en stagemeesters bijstaan door hen een werkmethode aan te reiken samen met een checklist waarin alle basisinformatie werd opgenomen die ze bij de "starter" dienen te verzamelen, evenals de voorzorgsmaatregelen (briefwisseling ter bevestiging van de meegedeelde gegevens) die moeten genomen worden ten overstaan van de klant. De betrouwbaarheid van het financieel plan zal immers in grote mate afhangen van de gegevens die door de klant worden meegedeeld. 3) Collegiale controle van het ontwerp van financieel plan opgesteld door de stagiair Nadat het ontwerp door de stagiair werd opgesteld (in samenspraak met zijn stagemeester)kunnen zij het voor te leggen aan de commissie die zal overgaan tot een confraternele controle. WAAROM EEN FINANCIEEL PLAN Waarom heeft de wetgever deze regeling uitgewerkt en waarom zou een startende ondernemer beroep doen op een boekhouder om dergelijk plan te laten opstellen ?

De wetgever stelde vast dat de meeste faillissementen voorkomen in de eerste drie levensjaren van een onderneming. De oorzaak lag zelden bij het gebrek aan ondernemingszin van de starter maar vooral bij een gebrekkig inzicht in de bedrijfseconomische situatie en evolutie van de onderneming. Typisch vb zijn de totaal verkeerde inschattingen van kapitaalsbehoeften en dergelijke. Aldus worden ondernemingen opgericht door een gebrek aan inzicht al snel uitzichtloos worden. Teneinde de ondernemingszin in dit land op een blijvende wijze te stimuleren werden reeds tal van initiatieven ontwikkeld. De uitwerking van een financieel plan is er één van maar wel een belangrijke voor elke startende ondernemer. Door een professioneel opgesteld financieel plan135 zal de startende ondernemer inzicht bieden in de overlevingskansen van de het ondernemingsproject.

135

De termen “business plan “of “ondernemingsplan” maken veel duidelijker waar het eigenlijk over gaat


Nu had de wetgever evengoed elke startende136 ondernemer bij wijze van vestigingsvoorwaarde kunnen verplichten dergelijk financieel plan op te stellen en bv neer te leggen bij de Rechtbank van Koophandel. Verplichtingen worden door ondernemers niet altijd goed onthaald en het risico was niet onbestaande dat vele starters zich zouden laten verleiden om een uiterst rudimentair financieel plan op te stellen. Het opstellen van een degelijk financieel plan is echter geen kinderspel en wordt dus bij voorkeur door bekwame en daartoe opgeleide mensen opgesteld. Aldus werd dan snel de link gelegd naar de economische beroepsbeoefenaars en in het bijzonder de boekhouder137.

De boekhouder kan bij het opstellen van dergelijk plan beroep doen op zijn scholing en praktijkervaring .

De boekhouder zal namelijk twee (liefst drie of meer) in de toekomst geprojecteerde balansen en resultatenrekeningen uitwerken en die aanvullen met een tabel van bronnen en bestedingen en eventueel ook ratio’s. Zo kan men bv inzicht verwerven in de evolutie van de financiële middelen138. Om een degelijk financieel plan139 uit te werken moet de boekhouder in het bezit gesteld worden van gegevens, die alleen de cliënt kan bezorgen: geplande ontvangsten, uitgaven, leningen, borgen, investeringen… . Opnieuw zullen cliënt en boekhouder goed moeten samenwerken. De boekhouder moet informatie vragen aan zijn cliënt en deze laatste moet alle informatie geven aan de boekhouder. Zonder dergelijke uitwisseling van informatie kan nooit een goed financieel plan worden opgesteld. De werkwijze en houding van de betrokken partijen bij het opstellen van een financieel plan geeft reeds een inzicht hoe zij in de toekomst zullen (samen)werken. Het weze benadrukt dat het plan geen garantie inhoudt voor het toekomstig succes van de onderneming en dat het plan enkel gebaseerd is op door de cliënt verstrekte gegevens.

Het ondernemen is en blijft de verantwoordelijkheid van de ondernemer. Een goed opgesteld en regelmatig geconsulteerd financieel plan kan hierbij helpen

136

Een eerste aanzet hiertoe werd recent gegeven met de BVBA Starter Ook bij de accountants bestaat dergelijke regeling . 138 Een dergelijk plan zal vaak ook door banken gevraagd worden nalv een kredietaanvraag 139 Voor een uitgewerkte technische nota & nuttige software: via /Documentatie/vennootschapsrecht 137


www.bibf.be

DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER ALGEMENE PRINCIPES EN CONCRETE TOEPASSINGEN 1

Recommend Documents