DELFLANDS ONDERNEMINGSRAAD recht door zee
secr.: Phoenixstraat 32, Postbus 3061, 2601 DB DELFT
tel. : 015-2608120 fax :015-2124968 e-mail:
[email protected] Aan:
De WOR-Bestuurder
Van:
De Ondernemingsraad
Datum:
19 oktober 2007
Onderwerp:
Doorontwikkeling organisatiestructuur
No 26/ 2007 Geachte heer Spaak, Hierbij geeft de Ondernemingsraad van het Hoogheemraadschap van Delfland haar reactie op de adviesaanvraag over het voorgenomen besluit ten aanzien van de doorontwikkeling van de organisatiestructuur: Opbouw advies: Dit advies is opgebouwd uit vier paragrafen. I.
Algemeen. Hierin geeft de Raad aan van welke informatie gebruik is gemaakt.
II.
Overwegingen. In deze paragraaf staan de overwegingen opgesomd die hebben geleid tot het advies
III. Advies. Deze paragraaf bevat het eigenlijke advies IV. Procedure. Deze paragraaf geeft aan welke procedurele stappen de Raad van u als WOR-bestuurder verwachten naar aanleiding van dit advies. I.
Algemeen In de vergadering van 18 oktober 2007 heeft de Ondernemingsraad het collegestuk “Doorontwikkeling organisatiestructuur”, kenmerk 646625, besproken. De Commissie Personeelszaken en CAO van de Ondernemingsraad heeft dit stuk reeds voorbehandeld en van een preadvies voorzien. Hiervoor is op 18 september 2007 een gesprek gevoerd met de secretaris-directeur (WORbestuurder). Van dit gesprek is een verslag opgesteld en ondertekend door de secretaris-directeur (WOR-bestuurder). Dit verslag maakt deel uit van de adviesaanvraag en het advies. Dit verslag is als bijlage bij dit advies gevoegd. Daarnaast is vooruitlopend op het voorgenomen collegebesluit in een extra ingelaste overlegvergadering op 11 oktober 2007 met de WOR-bestuurder de doorontwikkeling besproken.
2 II.
Overwegingen a. De Ondernemingsraad en de WOR-bestuurder stellen zich tot doel het nieuwe Sociaal Statuut in te laten gaan per 1 januari 2008; b. Indien het nieuwe Sociaal Statuut met de start van de doorontwikkeling nog niet van kracht is dan zal vooruitlopend hierop en voor zover dit van toepassing is in de geest van het nieuwe Sociaal Statuut worden gehandeld; c. Het advies geldt vooralsnog alleen voor de doorontwikkeling van de Topstructuur; d. Voor de doorontwikkeling van de sector(en) / team(s) zal per uitgewerkt organisatieplan een advies bij de Raad worden aangevraagd. e. De memo voor de onderbouwing van de plaats van de calamiteitenorganisatie in de organisatie.
III.
Advies De Ondernemingsraad vindt de onderbouwing om de calamiteitenorganisatie bij EFZ onder te brengen niet overtuigend en adviseert de plaats van de calamiteitenorganisatie nader te bezien. De Ondernemingsraad geeft alleen op de doorontwikkeling van de organisatiestructuur voor wat betreft de topstructuur een positief advies en stelt voor het voorlopige collegebesluit van 16 oktober 2007 voor dit deel om te zetten in een definitief besluit. Over de uit de doorontwikkeling verder voortvloeiende organisatieaanpassingen ontvangt de Ondernemingsraad, zonodig in delen, vooraf een advies aanvraag en/of aanvragen conform de Wet op de Ondernemingsraden.
IV.
Procedure
Ten aanzien van de verder rond deze advisering te volgen procedure maken wij u attent op de volgende passages uit de Wet op de Ondernemingsraden Artikel 25 lid 5 "Indien na het advies van de ondernemingsraad een besluit als in het eerste lid bedoeld wordt genomen, wordt de ondernemingsraad door de ondernemer zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis gesteld. Indien het advies van de ondernemingsraad niet of niet geheel is gevolgd, wordt aan de ondernemingsraad tevens medegedeeld, waarom van het advies is afgeweken. Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit." Artikel 25 lid 6: "Tenzij het besluit van de ondernemer overeenstemt met het advies van de ondernemingsraad, is de ondernemer verplicht de uitvoering van zijn besluit op te schorten tot een maand na de dag waarop de ondernemingsraad van het besluit in 2
3 kennis is gesteld. De verplichting vervalt wanneer de ondernemingsraad zulks te kennen geeft. Het is de ondernemer verboden een besluit uit te voeren gedurende de periode waarin de uitvoering van het besluit moet worden opgeschort." Namens de Ondernemingsraad: H.Roodenburg
H.v.Schie
Voorzitter
Secretaris
3
4
Bijlage
DELFLANDS ONDERNEMINGSRAAD recht door zee
secr.: Phoenixstraat 32, Postbus 3061, 2601 DB DELFT tel. : 015-2608120 fax :015-2124968 e-mail:
[email protected]
Verslag bespreking brief 24, “Doorontwikkeling organisatiestructuur” d.d. 19 september 2007, 08.00 uur. Aanwezig: Frits Spaak, Bert Zijlstra, Huub van Schie en Peter den Hartog, verslaglegging. Bert Zijlstra stelt voor dat Frits , na goedkeuring het verslag ondertekent, zodat er later geen misverstanden kunnen ontstaan. Alsmede daardoor het verslag als beantwoording van de door de Cie gestelde vragen aan te merken. Frits stemt hiermee in.. Vraag1. Algemeen De werkgroep is echter daarbij van mening dat de controller (met een klein team), gelet op haar specifieke rol, beter onder het directe aandachtsveld van de Secretaris-Directeur geplaatst kan worden. Wel met een rechtstreekse rapportage lijn naar het bestuur om haar onafhankelijkheid te borgen. Het team Planning en Control kan binnen de sector blijven. Dan wel, dat de controller (met een klein team), gelet op haar specifieke rol, beter onder het directe aandachtsveld van de Secretaris-Directeur geplaatst kan worden. Wel met een rechtstreekse rapportage lijn naar het bestuur om haar onafhankelijkheid te borgen. Antwoord: Planning en Control en de controller. Bij de eerdere reorganisatie is er voor gekozen om Planning en Control en de Controller aan elkaar te koppelen zodat er een kwaliteitsverbetering zou plaatsvinden. Die kwaliteitsslag wordt op dit moment steeds duidelijker en terugplaatsing zou een stap terug betekenen. Nu is Control meer in de lijn geplaatst. Het voorstel is wel overwogen en besproken, doch de controlcyclus begint zijn vruchten af te werpen. Alle PIJOFA taken zijn nu bijeen gebracht ; ( P(ersoneel) , I(nformatie) , J(uridisch), O(rganisatie),F(inancial) control en Accountant) Alle bedrijfskundigen hebben een controlerende taak en zijn in de lijn geplaatst.
4
5 Vraag 2 Management-, sector-, en teamassistentes. De werkgroep vraagt uw aandacht voor de posities van de assistentes (directie- , management-, sector- en teamassistentes) en hoe deze in de nieuwe organisatie worden ingepast. Antwoord: De discussie met de management-assistentes is op dit moment gaande. 1 persoon heeft naar een andere functie gesolliciteerd. Waneer zij aangenomen wordt blijven er 3 over die functievolger zijn. Naar de Sector- en Teamassistentes wordt extra gekeken. Op 20/9 wordt dit in het BMO besproken. Het instellen van een bedrijfsbureau onder de directie is ook besproken. Wanneer dat gedaan wordt komt de controller verder af te zitten (er ontstaat een laag tussen de directie en EFZ) en kan niet over middelen zeggen. EFZ staat ten dienste van de gehele dienst. Binnen de Sectoren wordt een kwaliteitsslag verwacht. De directie krijgt bedrijfskundige ondersteuning vanuit EFZ. Vraag 3 Doorontwikkeling. Er zal op basis van werkprocessen verder gekeken worden hoe verder gegaan wordt. De Sectorhoofden krijgen een grove hoofdstructuur, waarbij men samen met de directie moet doorstructureren. Er worden alleen richtlijnen meegegeven dat het rustig moet gebeuren en op basis van werkprocessen. Zij krijgen zeker niet mee dat men b.v. 10% personeel moet besparen. Opgemerkt wordt dat er nog altijd 40 vacatures niet vervuld kunnen worden. Na 2002 is de organisatie zich gaan doorontwikkelen. Het worden van een volwassen organisatie, veranderd inzicht, veranderde wetgeving en externe ontwikkelingen moeten ingepast worden( b.v. samenwerking met Schieland). De teams Belastingen van Delfland en Schieland gaan samenwerken. Wellicht kan Rijnland in de toekomst aanschuiven. De teamleiders krijgen meer verantwoordelijkheid en het integraal management moet in de organisatie belangrijker worden. Vraag 4. Waterplannen. In hoeverre is rekening gehouden in de nieuwe organisatie met eerder gegeven adviezen over uitbreidingen? (Waterplannen, Kaderichtlijn water, Waterkeringen enz.). In hoeverre wordt, indien er een grens (norm) voor “span of control” is, dit met de nieuwe organisatie ook meegenomen op het niveau van sectorhoofden en teamleiders? Wanneer worden er binnen een team teamcoördinatoren aangesteld? Antwoord: De Sectorhoofden moeten de Span of Control in de gaten houden, om te besluiten of er al dan niet coördinatoren komen. Het aanwijzen van coördinatoren is kostenverhogend. Het is dus duidelijk dat dit geen bezuinigingsronde is. Dit punt wordt ook op 20/9 in het BMO besproken. Er wordt gekeken naar de eerder gegeven adviezen betreffende uitbreidingen. (Kaderichtlijn water, Waterplannen en Waterkeringen.)
5
6 Vraag 5. Sociaal Statuut. Welk Sociaal Statuut wordt toegepast? Het thans vigerende of het per 1 januari 2008 in te voeren herziene Sociaal Statuut. De Ondernemingsraad stelt voor, gezien ook de lange overlegperiode, snel tot een besluit te komen en het nieuwe Sociaal Statuut toe te passen. Antwoord: Het moment van uitvoering is bepalend welk vigerende Sociaal Statuut wordt toegepast. Wanneer het beslispunt vlak voor de invoering van het nieuwe Sociaal Statuut ligt en het nieuwe Sociaal Statuut zou gunstiger zijn, wordt het nieuwe Sociaal Statuut toegepast. Doestelling en visie: Over ongeveer 5 jaar zou Delfland moeten kunnen werken met 1 Secretaris-Directeur met daaronder Sectorhoofden die nog meer zelfstandigheid hebben. Om dit te realiseren zal er nog een kwaliteitsslag geleverd moeten worden in het lager management. Met het bestuur wordt over de visie op langere termijn gesproken. De visie van de directie en van het bestuur moeten op elkaar aansluiten. Vraag 6: Contractmanagement Noord en Regio Zuid. Het lijkt niet onlogisch dat deze 2 onderdelen in de zeer nabije toekomst samengevoegd worden. Wel dient met het onderscheid tussen het managen van een complex contract en het runnen van zuiveringen niet te lichtvoetig te worden omgegaan. Specifieke skills zijn onontbeerlijk. Is er al nagedacht over de eventuele personele consequenties (o.a. meerdere zuiveringstechnologen, bedrijfskundigen). Zo ja, welke zijn deze en (hoe) wordt hier al op ingespeeld? Antwoord: De verwachting is dat dit in de toekomst bij elkaar gebracht zou kunnen worden. Er is echter beslist geen tijdsfactor bepaald en is tevens afhankelijk van invloeden van buitenaf. Eerst dan zullen en kunnen de personele consequenties meegenomen worden. Vraag 7: EFZ. Het plaatsen van het bureau Calamiteitenzorg onder EFZ vindt de werkgroep onlogisch. De werkgroep is van mening dit bureau te plaatsen onder sector Operationeel Waterbeheer of eventueel onder de stafafdeling Communicatie –Bestuursondersteuning. . Wat is de filosofie om GEO data niet onder de sector Middelen (team ICT-services) te plaatsen? Nu wordt een op zich beleidsarme eenheid geplaatst bij een beleidsrijke eenheid. Antwoord: Het hoofd Calamiteitenzorg heeft een stuk in voorbereiding over de plaats van de Calamiteiten zorg. Calamiteiten zorg heeft een coördinerende functie. Het hoofd heeft echter direct toegang tot de Dijkgraaf en het College. Er is wel een discussie geweest om Calamiteiten zorg onder Beleid en Onderzoek te plaatsen. Mede omdat in EFZ meerdere coördinerende factoren zitten is voor deze constructie gekozen. 6
7 Over de definitieve plaatsing wordt nog nagedacht. GEO data: Gekozen is om het gehele team te verplaatsen. GEO zou eventueel opgesplitst kunnen worden in beleid en uitvoering. In Middelen komt echter geen beleid. De Span of Control van het hoofd EFZ zal wat evenwichtiger worden. Het datagebeuren ondergaat naar verwachting de komende 5 jaar een enorme ontwikkeling. Mede door bovenstaande is gekozen GEO data voorshands voorlopig onder EFZ te plaatsen. Er zal goed gekeken worden naar de teams zoals ze nu gevormd en geplaatst zijn en of de teamsamenstelling nog wel de meest logische is. Denk hierbij oa aan het team bedrijfsondersteuning. Maar dat geldt voor alles. Vraag 8. Middelen. Wat zijn de consequenties voor het hoofd P&O in het kader van BMO (teamleiders maken geen deel uit van het BMO) en haar specifieke rol in de organisatie en haar functie in relatie tot de functiebeschrijving en -waardering? Antwoord: Er zal in het BMO besproken gaan worden : 1e Hoe gaan we directie voeren. 2e Welke kennis, kunde en vaardigheden laten we in het BMO toe. Ik zal voorstellen om het hoofd P&O gewoon in het BMO toe te laten. Daarbij wordt ook gekeken dat er een BMO kan zijn die wisselt in samenstelling. Naar alle functies, in relatie tot de functiebeschrijvingen, moet worden gekeken. Als functies verzwaard worden, moet worden gekeken wat er mee moet gebeuren. Tevens is de gedachte uitgesproken om tot 3 lagen Sectorhoofden te komen.
7
