SM Gemeente
+ZIUsselstein BeleidenStrategie
bezoekadres Overtoom 1 3401 BK Usselstein
postadres Postbus 26, 3400AA Usselstein
Leden Gemeenteraad Postbus 26 3400AA USSELSTEIN
betreft
t 14030 f 030 6884350 e
[email protected]
Definitief besluit toetreding tot de Coöperatie ParkeerService
uw kenmerk uw brief van behandeld door A. van Koolwijk
ons kenmerk
2012/28395
datum 21 november 2012 blad 1van 1 bijlagen
Geachte raadsleden, Op25januari jl. hebben wij uschriftelijk geïnformeerd over ons besluit om het parkeerbeheer op afstand tezetten en ons voornemen tot deelneming inde coöperatie ParkeerService. Ubenttevens, gelet opde bevoegdheden uw raad, indegelegenheid gesteld hierover wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Deze brief vormde onderdeel van de clusterbehandeling Ruimte van 9februari en isvervolgens als hamerstuk inde raad van 1maart behandeld en conform voorstel besloten. Via deze brief informeren wij uover ons definitieve besluit om toetetreden tot de Coöperatie ParkeerService. Hetdefinitieve besluit hebben wij gebaseerd opde businesscase parkeren. Hieruit blijkt onder andere dat de kosten voor parkeerbeheer binnen definanciële ruimte van de onlangs vastgestelde parkeerexploitatie vallen. Bovendien isdoor schaalgrootte enerzijds efficiencywinst en anderzijds verbetering van de kwaliteit van dedienstverlening mogelijk. Deze businesscase leggen wijvoor uter inzage bijde griffier. Nagoedkeuring van Gedeputeerde Staten,welke opgrond van de gemeentewet noodzakelijk is, wordt samen met ParkeerService een implementatietraject doorlopen.Tijdens het implementatietraject wordt onder andere een uitgebreid communicatietraject doorlopen envindt de uitgifte van ruim2.000 vergunningen plaats. Het implementatietraject iserop gericht op per 1 maart 2013 hetgereguleerd parkeren inde binnenstad uitte breiden. Voor meer informatie kunt ucontact opnemen metde heerVan Koolwijk viatelefoonnummer 14030 ofvia
[email protected]. Hoogachtend, BURGEMEESTER ENWETHOUDERS VAN IJSS desecretaris, de burger
drsTP.C.vanden Brink
Bankrelatie Rabobank 159202515 ING 145053
Business Case Parkeren Samenwerken ineen coöperatie
Inhoud 1. Inleiding opde Business Case parkeren
3
1.1 Op naar eenAutoluwe Binnenstad
3
1.2 Taakvelden rondom parkeren
3
1.3 Doelvan de business case
3
2. ParkeerService als partner 2.1 Het ontstaan endevoorzieningen van ParkeerService 2.2 Samenwerken ineen coöperatie
4 4 4
2.3 Innovatie
5
2.4 Procedure lidmaatschap coöperatie
5
3.Taken enwerkzaamheden 3.1 Hetwerkterrein van ParkeerService 3.1.1 Beheer van de parkeervoorzieningen
6 6 6
3.1.2 Uitgifte en beheer van vergunningen, abonnementen en gehandicaptenparkeerkaarten
6
3.1.3 Handhaving
6
3.1.4 Geldgaring engeldverwerking
7
3.1.5 Klantinformatie 3.1.6 Verzorgen van managementrapportages en contractmanagement 3.2 Rol van degemeente
7 7 7
4. Personele aspecten
8
4.1 Uitgangspunten arbeidsvoorwaarden
8
4.2 Deformatie
8
5. Financiën
9
5.1 De parkeerexploitatie
9
5.2 Uitgifte gehandicaptenparkeerkaarten
9
5.3 Financiële verrekening en risico's 6. Huisvesting 7. Informatievoorziening en processen 7.1 Informeren 7.2 Intake en behandelen Bijlage 1:Checklist ondernemingsraad
9 10 10 10 10 11
1. Inleiding op de Business Case parkeren Tijden veranderen en ook detaken van gemeenten veranderen ingrijpend.Omtoekomstbestendigte kunnen zijn, kiest onze gemeente ervoor om (samen met Montfoort) regiegemeente teworden. Dit betekent datwe de uitvoering niet meer zelf zullen doen en datwegaan focussen op regievoering en processturing. Momenteel vindt een reorganisatie plaats om ditte bereiken. De business case parkeren iséén van deonderdelen vandeze reorganisatie en gaat over hetopafstand zetten van de uitvoering van het parkeerbeheer.
1.1 Op naar een Autoluwe Binnenstad In het kader van het programma 'Verbeterde Binnenstad'wordt de binnenstad autoluw gemaakt. Op 22december 2011 heeft de gemeenteraad ingestemd met hetvoorkeursscenario op hoofdlijnen voor de inrichting van een autoluwe Binnenstad. Deuitbreiding van het gereguleerd parkeren inen rondom de binnenstad is hier een belangrijk onderdeel van. Deomvang en wijze van regulering van het parkeerareaal heeft direct invloed op de inrichting van de parkeerorganisatie.
1.2 Taakvelden rondom parkeren Op hoofdlijnen worden bij parkeren vier taakvelden onderscheiden: beleid,eigendom,exploitatie en beheer. Van deze vier taakvelden vormt de beleidsvorming een onvervreemdbaar onderdeel van het publieke takenpakket van degemeente. De overige taakvelden zouden, inmeer of mindere mate, op afstand kunnen worden gezet van de eigen gemeentelijke organisatie. De keuze om één of meerdere taakvelden op afstand te plaatsen isonder andere afhankelijk vande criteria: risico's, de matevan regie en het (financiële) resultaat. Injanuari 2012 heeft hetcollege van Burgemeester en Wethouders besloten om hetexploitatierisico en eigendom van hetvastgoed vooralsnog bijde gemeente te houden. Na deaanloopperiode, als er duidelijke gegevens beschikbaar zijn endeexploitatie isgestabiliseerd, kan hierover opnieuw een afweging worden gemaakt. Vanaf het moment waarop een beleidskader aanwezig isen gegevens over de exploitatie beschikbaar zijn, hoeft een marktpartij minder risico's inte prijzen,en kan deze ook een scherpere bieding doen. Hiermeewordt voorkomen dat de gemeente, die als beleidsmaker instaat is deexploitatie te optimaliseren, betaald voor tijdelijke risico's. Tevens heeft hetcollege van Burgemeester enWethouders injanuari 2012 besloten het parkeerbeheer op afstand te zetten. Dit kanvia uitbesteden aan de markt of door samen tewerken metandere gemeenten binnen een coöperatie. DeCoöperatie Parkeerservice biedt gemeenten de mogelijkheid om het parkeerbeheer door een gespecialiseerde organisatie te laten uitvoeren. Dit model houdt indat samen metandere leden (gemeenten of 100% overheidslichamen) een gezamenlijke organisatie wordt geleid diede taken voor de leden van deze organisatie uitvoert. De gewenste uitvoerende taken worden met een dienstverieningsovereenkomst inbesteed bijde coöperatie. Deze vorm van uitplaatsen sluit het beste aan bij het project USP. Hetcollege heeft dan ook besloten om het parkeerbeheer in principe onder te brengen bijde Coöperatie Parkeerservice.
1.3 Doel van de business case Devoorliggende business case iseen beslisdocument op basis waarvan hetcollege definitief kan beslissen over detoetreding tot de Coöperatie ParkeerService.
2. ParkeerService als partner 2.1 Het ontstaan en de voorzieningen van ParkeerService Alszelfstandige organisatie is ParkeerService ontstaan vanuit de gemeente Amersfoort. Een stad met voor parkeerbeheer specifieke kenmerken: een sterk aanzuigende regiofunctie, een autoluwe historische binnenstad en een bovengemiddeld aanbod. Inmiddels hebben zij de dienstenportfolio uitgebreid tot een volwaardig aanbod. Eentotaaloplossing waar ook andere gemeenten inmiddels hun voordeel mee kunnen doen.Op dit moment maken o.a. de gemeenten Alphen a/d Rijn, Amersfoort, Barneveld, Hilversum, Nieuwegein,Woerden en Zeist deel uitvan decoöperatie. ParkeerService beschikt over een kernteam van circa 80 deskundige medewerkers eneen netwerk van uitvoerende specialisten. Daarnaast hebben zij een moderne meldkamer ingericht (zie ook figuur 1). Dit is het kloppend hart van het dagelijks beheer. Van hieruit geven zij automobilisten ondersteuning, 24 uur per dag, 7dagen in de week. Dankzij videobewaking houdt de meldkamer op afstand een oogje in hetzeil. Medewerkers op locatie dragen persoonlijk zorg voor controle en ondersteuning.
Figuur 1: Meldkamer ParkeerService
2.2 Samenwerken in een coöperatie De keuze voor een Coöperatieve vereniging UA(Uitgesloten Aansprakelijkheid) iseen zeer bewuste keuze. Dit model houdt indat samen met andere leden (gemeenten of 100%overheidslichamen) een gezamenlijke organisatie wordt geleid die de taken voor de leden van deze organisatie uitvoert. De gewenste uitvoerende taken worden met een dienstverleningsovereenkomst inbesteed bij de coöperatie. Degemeente isvrij inwat zij wel of niet inbesteedt bijde coöperatie. In- en uittreden zijn aan minimale voorwaarden verbonden. Dezevorm van samenwerken biedt een aantalvoordelen: • Decoöperatie isvoor en door leden. Dat betekent dat ergeen winstoogmerk is.Als er enig voordeel isals gevolg van schaalgrootte (inkoopvoordeel, lagere variabele kosten) vloeit dat altijdterug naar de leden; • Door schaalgrootte iserenerzijds efficiencywinst en anderzijds verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening mogelijk. Variabele kosten worden lager, omdat ze gedeeld worden,er is inkoopvoordeel en 90%van hetwerk isgelijk aan andere gemeenten,dus kan gestandaardiseerd worden; • Er hoeft niet aanbesteed teworden, maar er isflexibele inbesteding,waardoor maatwerk mogelijk is; • Degemeente houdt, door haar lidmaatschap en deelname aan deze organisatie, invloed op het beleid van de organisatie en houdt haar eigen beleidsvrijheid op hetdagelijks beheer; • Als overheidsgedomineerd bedrijf is ParkeerService al 10jaar gewend om als zakelijk bedrijf teopereren ineen bestuurlijke omgeving; • Decoöperatie ParkeerService iseen coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid, dus individuele leden zijn nietaansprakelijk voor eventuele verliezen van andere leden. De gemeente kan dus niet geconfronteerd worden metverliezen van andere gemeenten; • Eenvoudig en collegiaal kan informatie en kennis worden gedeeld en uitgewisseld. Ten opzichte van hetgeheel ineigen beheer uitvoeren van detaken-met eigen personeel-geldt voor decoöperatie dat de directe invloed van degemeente op bijvoorbeeld de inzet van het uitvoerend personeel minder isen indirect plaatsvindt.
Wat betreft de invloed op decoöperatie geldt voor de leden indeAlgemene Ledenvergadering het principe 'one manonevote',daarmee is iedere gemeente medebepalend voor het beleidvan de coöperatie. Dat uitgangspunt biedtvoldoende garanties voor de mogelijkheden tot uitoefenen van invloed opdecoöperatie. Voor het uitvoeren vandewerkzaamheden door ParkeerService, namens de gemeente IJsselstein, zullen door middel van mandatering bepaalde bevoegdheden van uwcollege aan ParkeerService worden opgedragen. Ukunt hierbij denken aan het mandateren van de bevoegdheid om parkeervergunningen teverlenen.
2.3 Innovatie Coöperatie ParkeerService isvoortdurend opzoek naar mogelijkheden om het parkeren nog makkelijker te maken.Zowel voor gemeenten, als voor automobilisten. Daarbij worden nieuwe technologieën en nieuwe samenwerkingsvormen benut. Decoöperatie ziet innovatie als een belangrijk instrument om tot structurele verbeteringen te komen. Nualzijn er inde markt bijvoorbeeld technologieën beschikbaar om het betalen en handhaven gemakkelijker te makenzoals betaling per GSM. Automatische herkenning van kentekens ineen parkeergarage kan elke directe betalingshandeling zelfs volledig overbodig maken. Metdetechniek van kentekenherkenning kan ook handhaving op straat efficiënter plaatsvinden. Zo kunnen auto's metspeciale camera's langs geparkeerde auto's rijden en automatisch controles uitvoeren.
2.4 Procedure lidmaatschap coöperatie DeGemeentewet (art. 160) schrijft voor hoe de deelneming -het lidmaatschap- ineen coöperatie tot stand komt. Hetcollege isbevoegd te besluitentot deelname ineen coöperatie maar nieteerder dan nadat de raad wensen en bedenkingen heeft kunnen maken op hettoegezonden voorgenomen besluit tot deelneming. Daarna behoeft het besluit tot deelneming tenslotte goedkeuring van gedeputeerde staten. Goedkeuring kanslechts worden onthouden als het besluit instrijdwordt geacht met het recht of het algemeen belang.Aangezien de provincie bekend is met decoöperatie en onder andere deelname van Zeist, Nieuwegein en onlangs ook gemeenteWoerden heeft goedgekeurd lijktdit slechts een formaliteit.
3.Taken en werkzaamheden 3.1 Hetwerkterreinvan ParkeerService Parkeerservice wordt verantwoordelijk voor de volgende taken: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Beheer van de parkeervoorzieningen; Uitgifte en beheer van vergunningen, abonnementen en gehandicaptenparkeerkaarten; Handhaving; Geldgaring en geldverwerking; Klantinformatie; Verzorgen van managementrapportages en contractmanagement.
Indevolgende paragrafen volgt een beknopte beschrijving van dezetaken.
3.1.1Beheer van de parkeervoorzieningen ParkeerService wordt verantwoordelijk voor het beheer van de parkeergarages en de parkeerapparatuur op straat (zie ook figuur 2). Het beheer omvat alle activiteiten die nodig zijn om een garage (of terrein) inclusief de parkeerapparatuur te latenfunctioneren. De beheerders zijn daarnaast voor de parkeerders ook 'zichtbaar' aanwezig. Bezoekers kunnen bij de beheerders terecht met praktische vragen of problemen. De bezoekers van de parkeeraccommodaties moeten Figuur 2:Beheer parkeerapparatuur ook hulp kunnen krijgen als er geen personele bezetting is indegarage. Voor dit "beheer op afstand" heeft ParkeerService een meldkamer ingericht. Deze is 365 dagen perjaar, 24 uur per dag bereikbaar. Een bezoeker van een parkeeraccommodatie kan contact leggen met de meldkamer door gebruik te maken van het intercomsysteem ofdoor een storingsnummer te bellen. De bediening van de bollards (verzinkbare palen) inde binnenstad zal ook via deze meldkamer worden geregeld.
3.1.2 Uitgifte en beheer van vergunningen, abonnementen en gehandicaptenparkeerkaarten Inhetvoorjaar van 2013wordt vergunningparkeren ingevoerd inde binnenstad en decentrumschil. Als gevolg hiervan moeten vergunningaanvragen worden beoordeeld,vergunningen worden verstrekt, verlengd, gewijzigd en ingevorderd. Het beheer en de uitgifte van de vergunningen en abonnementen wordt bij ParkeerService ondergebracht. Mensen meteen lichamelijke beperking kunnen ook via ParkeerService een Gehandicaptenparkeerkaart aanvragen. Belanghebbenden kunnen bezwaar maken als zij het niet eens zijn met de beslissing over de vergunningaanvraag. Indien het bezwaar wordt afgewezen dan kan de aanvrager beroep aantekenen bijde rechtbank. Het afhandelen deze bezwaar- en beroepsschriften wordt ook bij ParkeerService ondergebracht.
3.1.3 Handhaving Handhaving is een belangrijke voorwaarde voor de uitvoering van het parkeerbeleid. Hiervoor worden handhavers van ParkeerService ingezet. Automobilisten die niet betaald hebben of de parkeertijd hebben overschreden, krijgen een naheffingsaanslag. ParkeerService wordt ook verantwoordelijk voor het proces voor het invorderen van de naheffingsaanslagen en hetafhandelen van bezwaarschriften hieromtrent. Indegebieden waar alleen met een parkeervergunning geparkeerd magworden ontvangen parkeerders zonder (geldige) parkeervergunning een beschikking. Invordering van beschikkingen is eentraject dat loopt via het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB).
3.1.4 Geldgaringen geldverwerking ParkeerService draagt zorg voor de inning van de parkeergelden uitdeticketautomaten op straat en inde parkeergarages. Hetdoelvan dewerkzaamheden isdat deticketautomaten worden geleegd en dat dittijdig gebeurt. Tijdig betekent datapparatuur niet buiten werking geraakt als gevolg van een volle muntcassette evenals dat geen te grote bedragen inde apparatuur aanwezig zijn waardoor diefstal kanworden uitgelokt.
3.1.5 Klantinformatie Standaardvragen worden door de gemeente IJsselsteinzelf afgehandeld (eerste lijn).Alleen vragen die nietdoor de eerste lijn kunnen worden beantwoord,worden doorgezet naar ParkeerService. De medewerkers van de BackOffice van ParkeerService handelen de binnengekomen vragen verder af. Daarnaast richt ParkeerService op haarwebsite een speciaal gedeelte invoor de gemeente IJsselstein. Bezoekers kunnen vanaf de homepage direct naar ditgedeelte doorklikken.
3.1.6 Verzorgen van managementrapportages en contractmanagement ParkeerService legt verantwoording afover degeleverde diensten aan degemeente als opdrachtgever. Via periodieke managementrapportages wordt gerapporteerd over diverse financiële en nietfinanciële prestatie-indicatoren. Bovendien voert ParkeerService als gedelegeerd opdrachtgever voor ons het contractmanagement uit voor o.a. de parkeersystemen, de bollards en de gebouwgebonden installaties.
3.2 Rol van de gemeente Door hetafsluiten van een dienstverleningovereenkomst met decoöperatie worden gewenste taken uitgevoerd. Degemeente houdt volledige beleidsvrijheid en voert de regie opde uitvoering. Er isdus sprake van een kniptussen beleid en regie enerzijds en uitvoering anderzijds. Vanuit haar regierol bemoeit het gemeentebestuur zich met de bestuurlijke kerntaken (hetwat: de doelstellingen van het parkeerbeleid binnen definanciële kaders) en niet metde bedrijfsmatige aspecten van de uitvoerende organisatie ("het hoe"). De gemeente neemt de rol opzich van een outputgerichte sturingsorganisatie. Hetonderdeel Bedrijf richtzich op het beleggen, monitoren en evalueren van de uitvoering bij ParkeerService. Tevens verzorgt zij de terugkoppeling over de kwaliteit en prestaties aan de intern gemeentelijk opdrachtgever (onderdeel Strategie). Om de kwaliteit van de uitvoering te monitoren en waar nodig bijte kunnen sturen,wordt een Service LevelAgreement bijgevoegd als onderdeel van de overeenkomst met ParkeerService. Hierin worden afspraken vastgelegd aangaande hette leveren niveau van deservice van de overeengekomen dienstverlening. Degemeente IJsselstein blijftvia het KCC de eerste overheid voor haar burgers. Alle vragen rondom (gereguleerd) parkeren worden in principe door het KCC afgehandeld. Specifieke vragen die niet door medewerkers van het KCC afgehandeld kunnen worden,worden doorgezet naarde BackOffice van ParkeerService. Aanvragen voor het verlenen, intrekken enwijzigen van vergunningen en abonnementen gaan rechtstreeks via ParkeerService. Het iswel mogelijk om bijde balie in het gemeentehuis aanvraagformulieren op te halen en hulpte krijgen bij het invullen hiervan.
4. Personele aspecten 4.1Uitgangspunten arbeidsvoorwaarden Opde business case parkeren is het Sociaal Plan 2012Gemeente IJsselstein van toepassing, zoals inapril2012 isovereengekomen binnen de kadersvan het georganiseerd overleg. Belangrijke uitgangspunten binnen dit sociaal plan zijn: 1. Geen gedwongen ontslagen; 2. Mens volgt werk; 3. Behoud van de ambtelijke status. Deovergang van personeel naar ParkeerService voorziet niet in behoud van de ambtelijke status. De aanstelling van het personeel geschiedt namelijk via het burgerlijk recht. Dit iseen afwijking van de expliciete afspraken die hierover in het Sociaal Plan met het GOzijn gemaakt. Een overgang van personeel naar ParkeerService geschiedt dan ook enkel opvrijwillige basis. Als hetcollege instemt met het principe van devoorliggende business casedanworden hierover met het GO nieuwe afspraken gemaakt. Parallel aan de besluitvorming zijn degesprekken met het GOen de betreffende medewerkers hierover al gestart.
4.2Deformatie De huidige formatie voor het parkeerbeheer bedraagt 1.89 fte. Op basis van het uitgangspunt "mens volgtwerk" zal deze formatie, opvrijwillige basis,deovergang maken naar ParkeerService. Daarnaast blijft een deelvan de bestaande formatie achter waarvan hetwerk wel meegaat naar ParkeerService (bijvoorbeeld de uitgifte van gehandicaptenparkeerkaarten). Dit komt omdat deze werkzaamheden te beperkt zijn qua omvang (circa 0,4 fte verspreid over 2 medewerkers) om formatie op basis van het principe "mensvolgtwerk" overte latengaan. Doordat vanaf het voorjaar 2013 hetgereguleerd parkeren inde binnenstad wordt uitgebreid, worden niet alleen bestaande taken bij ParkeerService ondergebracht. Ook nieuwe taken worden bij ParkeerService ondergebracht waardoor meer werk dan personeel overgaat. Hierover ismet ParkeerService overeengekomen dat inde eerste tweejaar nade start van het lidmaatschap van IJsselstein minimaal twee fte personeelscapaciteit wordt ingevuld met medewerkers van de gemeente IJsselstein. Onderstaande figuren beschrijven welke formatie van IJsselstein betrokken wordt bijde business case parkeren. Dezewordt afgezet tegen de beschikbare formatie bij ParkeerService op grond van trekkingsrechten. Per saldo brengen wij dus meer formatie bij ParkeerService onder dan we inde huidige situatie hebben op parkeren. Functies Bestaand Nieuw Totaal
Huidige fte 2.29 0
Trekkingsrecht 1.89 2
Verschil
2.29
3.89
1.6
ISTsituatie bezetting IJsselstein Functienaam .V.!*'* • •«.•».,»;<"••••, Medewerker technische uitvoering B Medewerker technische uitvoering C
Taakveld Parkeerbeheer Parkeerbeheer
schaal 5 4
fte 1 0.89
8
5. Financiën 5.1 De parkeerexploitatie Op20 september 2012 heeft de gemeenteraad de parkeerexploitatie (PEX) vastgesteld. Inde parkeerexploitatie komen alle kosten enopbrengsten dieaan hetgereguleerd parkeren worden toegerekend samen. Om hetvoorstel van ParkeerService financieel te kunnen beoordelen iseen vergelijking gemaakt van de (jaarlijks terugkerende) kosten uit de concept diensverleningsovereenkomst (DVO) en de PEX. Beide documenten zijn echter verschillend opgebouwd waardoor deze nietéén opéénte vergelijken zijn. Om beide documenten toch te kunnen vergelijken zijn kostenposten gegroepeerd enzijn een aantal aannames gedaan. Inde onderstaande tabel isdeze vergelijking weergegeven:
Kostenpost Algemene kosten Off street parkeren Onstreet parkeren Vergunningverlening Eindtotaal
Somvanconcept DVOCPS Somvan begrotingPEX €28.000 €145.000 €172.000
€30.000 €141.000 €209.000
€56.000
€44.000
€401.000
€ 424.000
Uit bovenstaande tabel kanworden afgeleid dat, op basis van de huidige inzichten, hetvoorstel van ParkeerService past binnen de huidige begroting (zie ook hoofdstuk financiële verrekening en risico's). Opeen aantal onderdelen is ParkeerService echter wel duurder dan begroot. Ditwordt gecompenseerd door andere onderdelen waar de kosten lager zijn (voornamelijk bij on-street parkeren).
5.2 Uitgifte gehandicaptenparkeerkaarten Deuitgifte van gehandicaptenparkeerkaarten wordt ook bij ParkeerService ondergebracht. De kosten hiervan kunnen niet uitde parkeerexploitatie worden betaald omdat er geen relatie is met het gereguleerd parkeren. Dejaarlijkse kosten worden begroot op€ 12.500enworden gedekt uit het formatiebudget voor USP (Begraafplaats / leerlingenvervoer / parkeren).
5.3 Financiële verrekening en risico's •
•
•
•
• •
ParkeerService werkt ten behoeve van haar Leden zonder winstoogmerk op een "kosten plus"-basis. Datwilzeggen, dat, zodra de financiële situatie dit toelaat, de overschotten terug gesluisd worden naar de Leden. Bovendien zullen ook financiële voordelen als gevolg van schaalgrootte terugvloeien naar deleden; Eenfinancieel risico isdat hetvoorstel van ParkeerService isgebaseerd op een inschatting van de kosten.Achteraf vindt nacalculatie plaats waardoor dewerkelijke kosten hoger uit kunnen vallen. Indien dit hetgeval dreigt teworden kan uiteraard onderling worden overlegd hoe hier meewordt omgegaan; Decoöperatie ParkeerService iseen coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid, dus individuele leden zijn nietaansprakelijk voor eventuele verliezen van andere leden. De gemeente kan dus niet geconfronteerd worden metverliezen van andere gemeenten; De implementatiekosten voor de invoering van het gereguleerd parkeren worden verspreid over de looptijd van deovereenkomst (9jaar). Indien wij ervoor kiezen om het lidmaatschap eerder opte zeggen danzullen deze kosten uiteraard verrekend moetenworden. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk plaats tevinden tegen heteinde van het boekjaar met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste twaalf maanden; Na positieve besluitvorming over devoorliggende business casewordt de concept dienstverleningsovereenkomst door Bedrijf verder uitgewerkt ineen contract. Door deze uitwerking kunnen (kleine) afwijkingen optreden inde eerder genoemde bedragen.
6. Huisvesting ParkeerService isgevestigd inAmersfoort. Vanuit hierworden onder andere het beheer opafstand en de backoffice werkzaamheden verricht. Het beheer op locatie wordt geregeld vanuit de parkeergarages Overtoom en Eiteren. Deaanwezige werkplekinrichting en voorzieningen worden om niet aan ParkeerService beschikbaar gesteld.
7. Informatievoorziening en processen Degemeente ontwikkelt zichtot regiegemeente en gaatzichfocussen op regieen processturing en nietop uitvoering. De nieuwe gemeentelijke wendbare organisatie kent 10hoofdprocessen.Twee van deze hoofdprocessen hebben betrekking op het proces klant: 1. Het proces informeren richtzich op het"inéén keer goed en direct" beantwoorden van informatievragen van klanten (inwoners en bedrijven/instellingen). Het betreft een basistaak van de gemeente. Degemeente isvoor inwoners deeerste overheid. Uitgangspunt isdat voor alle vragen inwoners lokaal kunnen aankloppen bij de gemeente, fysiek, telefonisch en virtueel (e-dienstverlening); 2. Het proces intake &behandelen richtzich op hetanalyseren van de klantvraag ende achtergrond van de klantvraag. Inveelgevallen worden behandelen en besluiten leveren extern uitgevoerd. Ineen klein aantal gevallen (Burgerlijke stand) liggen deze fase bijde gemeente. Service normen worden bewaakt aan de voorkant en regie opdevoortgang wordt actief gevoerd vanuit het KCC.
7.1 Informeren Alle vragen rondom (gereguleerd) parkeren worden in principe door het KCCafgehandeld. Specifieke vragen die niet door medewerkers van het KCC afgehandeld kunnen worden,worden doorgezet naar de BackOffice van ParkeerService. De medewerkers van de BackOffice handelen de binnengekomen vragen verder af. ParkeerService streeft ernaar klanten zoveel mogelijk direct antwoord tegeven en garandeert datzij binnen een werkdag reageren opvragen dietijdens kantooruren binnenkomen.
7.2 Intake en behandelen Intake: Het aanvragen,wijzigen,verlengen en invorderen van vergunningen, abonnementen en gehandicaptenparkeerkaarten gaat rechtstreeks via ParkeerService. Opdewebsite van ParkeerService wordt een speciaal gedeelte voor de gemeente IJsselstein ingericht waarop deze formulieren tevinden zijn. Op het stadhuis zijn bovendien ook formulieren aanwezig en medewerkers van het KCC kunnen ondersteunen met het invullenervan. Behandelen: De behandeling van aanvragen,wijzigingen en hetverlengen vanvergunningen, abonnementen en gehandicaptenparkeerkaarten wordt door ParkeerService uitgevoerd. Ook de behandeling van bezwaar- en beroepsschriften rondom naheffingen en vergunningenaanvragen worden door ParkeerService behandeld.
7.3 Regie op dienstverlening Regie op de dienstverlening van ParkeerService vindt plaats door de gemeentelijke accounthouder van de afdeling bedrijf i.s.m. de beleidsadviseur parkeren van de afdeling strategie. Ditvindt plaats op basis van een dienstverleningovereenkomst en prestatieafspraken. Hetgemeentelijk KCC heeft een signalerende functie naardeaccounthouder waar het de dienstverlening van ParkeerService betreft. Het gemeentelijk KCC houdt op individueel klantniveau geen regie op dedienstverlening van ParkeerService. De rolvan het gemeentelijk KCC beperktzich hoofdzakelijk tot het informeren. Deze vorm van regievoering op de klant wijkt afvan hetgeen in het gemeentelijk inrichtingsplan is opgenomen.
10
Bijlage 1:Checklist ondernemingsraad Deondernemingsraad heeft een aantal opmerkingen en vragen geformuleerd die hier worden behandeld: Is het resultaat van een business case onomkeerbaar? Antwoord. Needooropzegging vanhetlidmaatschap kandeze omkeerbaar gemaaktworden. Opzeggingvanhetlidmaatschap dientschriftelijkplaats tevindentegenheteinde vanhet boekjaar metinachtneming vaneen opzegtermijn vantenminste twaalfmaanden.De implementatiekosten voordeinvoering vanhetgereguleerdparkeren die zijn verspreidover delooptijd vandeovereenkomst (9jaar) moeten inditgeval verrekendworden. Zoja, opwelk moment? Antwoord: Inprincipe kan ditopelkemoment. Waarom wordt er bij sommige business cases algekozen voor samenwerking met één bedrijf? Antwoord: Voorhet uitplaatsen vanhetparkeerbeheer iseen afweginggemaakt tussenin-of uitbesteden. Gekozenis vooreeninbesteding viaParkeerService aangezien diteen vormvan samenwerken isdie veelvoordelen metzichmeebrengt (zieookhoofdstuk 2.2vande business case). Wat isdeonderbouwing voor die keuze? Antwoord: zie voorgaandevraag. Wat zijn de randvoorwaarden en eisen die gelden voor het bureau wat ingeschakeld wordt? Antwoord: n.v.t. Op basiswaarvan zijn de opdrachtnemers gekozen? Antwoord:n.v.t. Wat zijn de uitgangspunten van de gemeente? Antwoord: Voordeuitbreiding vanhetgereguleerd parkeren iseenparkeerorganisatie nodig. Deze istotopheden zeerbeperkt en spitszich voornamelijktoeophetbeheer vande bestaande Overtoomgarage. Inde nieuwesituatie moeten een veelheidaan takenworden uitgevoerd omhetgereguleerd parkeren vormtegeven en tebeheren. Het uitgangspunt hierbij isdatdeexploitatie vanhetparkeren opeenefficiënte enklantvriendelijke wijze plaatsvindt. Waarmee moet in ieder geval rekening worden gehouden bijde verschillende business cases? Antwoord: Ziede voorliggende businesscase. Over welke medewerkers gaat het bij de verschillende business cases? Antwoord: Medewerkers meteen USPstatus parkeren. Wat gebeurt er als de business cases niettot hetgewenste resultaat leidt? Antwoord: Daarwordtniet vanuitgegaan. Als ditwelhetgeval blijkt tezijndanligthet alternatief uitbesteden aandemarkt hetmeest voordehand.Zelf doenpast nietbinnende visievanderegiegemeente enis vooreengemeente meteenschaalgrootte vanIJsselstein bovendien niet aantrekkelijk. Wordt er dan een nieuwe opdracht geformuleerd? Antwoord: Zie antwoord vorigevraag. Opwelke manier is het MT betrokken bijdeze business cases? Hetgaat immers over hun mensen en hunafdelingen. Antwoord: Eenaantalmanagers isbetrokken bij diverse onderdelen voordeuitwerking vande business case.Methen is waarnodig bilateraal overleggevoerd. Wat is het gewenste resultaat per business case? Antwoord: Desamenwerking metdecoöperatie ParkeerService moetertoe leiden datde exploitatie vandeparkeervoorzieningen opeenklantvriendelijke enkostenefficiënte wijze wordtuitgevoerd. FTE: hoegaat de herplaatsing plaatsvinden? Antwoord: Opbasis vanhetprincipe "mensvolgtwerk"wordtaande betreffende medewerkers een voorstel voorgelegd. Opbasis vanvrijwilligheidkunnen zijhier opingaan (zieookhoofdstuk 4 vandebusiness case). Hoewordt er omgegaan metdeverschillende arbeidsvoorwaarden? Antwoord: Zie vorigevraag.Eenovergang binnendezebusiness casekanenkel opbasisvan vrijwilligheidtotstandkomen. Kosten en Huisvesting.
11
Antwoord: Ziehoofdstuk 5en 6van voorliggende businesscase. Hoeomte gaan met ICT, andere systemen|conversie|zaaksysteem. Antwoord: Dit wordtindeimplementatiefase verderuitgewerkt. Voortgangsrapportage. Antwoord: Viadiverse kanalenzijn/wordenbetrokkenen geïnformeerd overde voortgangvan debusinesscase.
12
