INFORMATIEBUNDEL
MEDEWERKER BURGERZAKEN Voltijds/deeltijds - arbeidsovereenkomst onbepaalde duur Aanleg wervingsreserve
Laarne is een landelijke en groene gemeente met een solidair karakter waar het goed samenleven is met oog voor de specifieke noden van elke bevolkingsgroep Een gemeente waar men gaat voor een hedendaagse en efficiënte aanpak en waar men “verantwoord” omgaat met de beschikbare budgetten
1
Bedankt voor uw interesse in onze vacature ! In deze bundel verneemt u meer over de functie waarin u geïnteresseerd bent. U vindt er : de tekst van de publicatie Deze vacature werd o.a. bekendgemaakt via volgende kanalen : Publicatie in Het Nieuwsblad Publicatie op de gemeentelijke website en op deze van de VDAB Affiches in diverse gemeentelijke gebouwen de functiebeschrijving de geldelijke voordelen de aanwervings- en toelatingsvoorwaarden, vervat in de rechtspositieregeling voor het personeel van de gemeente Laarne info over de selectieproeven, zoals vastgelegd in de rechtspositieregeling het inschrijvingsformulier, te gebruiken bij de sollicitatie Wenst u nog meer inlichtingen, of is iets niet helemaal duidelijk, neem dan gerust contact op met de personeelsdienst tel. 09/365 46 32, of mail
[email protected] Solliciteren kan tot uiterlijk 17 augustus 2015. Hiervoor stuurt u, bij voorkeur aangetekend, het inschrijvingsformulier dat u vindt achteraan deze brochure samen met een sollicitatiebrief, curriculum vitae, kopie van het gevraagde diploma en een uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud, naar College van Burgemeester en Schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne. U kunt deze stukken ook komen afgeven bij de personeelsdienst op dit adres, tegen ontvangstbewijs. Sollicitaties per mail worden niet aanvaard. Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor een duur van twee jaar. Wegens pensionering van een personeelslid, zal nog in het najaar van 2015 alvast een eerste aanstelling gebeuren. Kandidaten met een arbeidshandicap worden verzocht hiervan melding te maken bij het indienen van het sollicitatiedossier. Wij zullen dan in de mate van het mogelijke de hinderpalen, verbonden aan de handicap, door redelijke aanpassingen trachten te verhelpen.
2
Het gemeentebestuur van Laarne legt een wervingsreserve aan voor de functie van
MEDEWERKER BURGERZAKEN Arbeidsovereenkomst onbepaalde duur Je functie : De medewerker burgerzaken vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor is hij/zij mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen. Je profiel : Je hebt een getuigschrift van hoger secundair onderwijs Aanbod : Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur, voltijds/deeltijds - boeiende functie - opleidings- en ontwikkelingskansen - gunstige vakantieregeling - salarisschaal C1-C3 - maaltijdcheques fietsvergoeding. Relevante beroepservaring uit privé of zelfstandige activiteit kan in aanmerking genomen worden voor maximum zes jaar Interesse ? Een infobundel voor deze functie is beschikbaar op www.laarne.be of kan je opvragen via mail naar
[email protected] of telefoon 09/365 46 32. Solliciteren kan met inschrijvingsformulier, vergezeld van sollicitatiebrief, cv, kopie vereiste diploma en uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud - schriftelijk, gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne - via afgifte van uw dossier bij de personeelsdienst tegen ontvangstbewijs Sollicitaties worden verwacht tegen uiterlijk 17 augustus (datum poststempel of ontvangstbewijs telt). Als er minder dan 5 kandidaturen zijn bij het afsluiten van de kandidatuurstelling kan de aanstellende overheid opteren om een nieuwe oproep te doen om zo het aantal potentiële kandidaten te verhogen.
3
FUNCTIEBESCHRIJVING Medewerker Burgerzaken
1. Identificatiegegevens Functietitel : medewerker burgerzaken Dienst : Burger en welzijn Niveau C Rang : Cv Weddecategorie : C1-3
2. Positionering in het organogram Rechtstreekse chef : het diensthoofd burger en welzijn Geeft geen leiding
3. Doel van de functie De medewerker burgerzaken vangt enerzijds de burgers klantvriendelijk op aan het loket en voert anderzijds zorgvuldig de administratieve taken verbonden met de burger- en welzijnsdienst uit. Hierdoor is hij/zij mede verantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid van de gemeentelijke taakstellingen.
4. Functie-inhoud Resultaatsgebieden op vlak van planning en organisatie : De medewerker verzorgt de uitvoerende taakstellingen en opdrachten verbonden met één of meerdere van volgende productpaletten, eventueel volgens toebedeelde specialisatie binnen de burger- en welzijnsdienst : Productpalet bevolking -
-
dossiersamenstelling voor adreswijzigingen van Belgen naar de gemeente Laarne, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente opmaken en versturen van uittreksels uit getuigschriften opgemaakt aan de hand van de registers op schriftelijke vraag van derden opmaak van diverse verklaringen (afstand van lichaam aan de wetenschap, afstand organen, euthanasie, wilsbeschikking betreffende ter aardebestelling, …) dossiersamenstelling voor het bijwerken van de registers op basis van : geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwistingen vaderschap, verandering naam, overlijdens, … opmaken van identiteitsstukken voor volwassenen en kinderen opmaak van paspoorten inschrijvingen en afvoeringen van ambtswege wettigen handtekening en eensluidend verklaren van documenten afleveren rijbewijzen behandeling aanvragen pensioenen en inkomensgarantie voor ouderen
4
Productenpalet vreemdelingen - dossiersamenstelling voor de adreswijzigingen van vreemdelingen naar de gemeente, naar een andere gemeente, naar het buitenland of binnen de gemeente - opmaken van verblijfsbewijzen - opmaken van attesten (machtigingen tot vestiging, tot terugkeer, tenlasteneming, aankomstverklaringen, bevelen om het grondgebied te verlaten, …) - opmaken en uitreiken van arbeidskaarten en beroepskaarten Productenpalet burgerlijke stand -
aannemen van aangiften (balie) afwerken dossier aannemen, opstellen en verbeteren van akten aanbrengen van de nodige randmeldingen, kanttekeningen i.v.m. de akten bijhouden en opstellen van statistieken, jaarstaten, maandstaten afleveren van uittreksels, attesten en getuigschriften uit of op basis van de aktes organisatie van de ondertekening van de akten administratie i.v.m. begravingen, crematies, ontgravingen en grondvergunningen aannemen van de ondertrouw, huwelijksafkondigingen opmaken van getuigschriften van huwelijksafkondigingen bijhouden van de registers en tijdig overmaken aan de bevoegde overheden bijstaan van de schepen van burgerlijke stand/burgemeester bij huwelijken
Productenpalet strafregister -
bijwerken strafregister (veroordelingbulletins, minnelijke schikkingen, overlijdens, …) opzoekingen strafregister opmaak uittreksel uit strafregister
Productenpalet verkiezingen -
opvolgen van de kieswetgeving organisatie van de verkiezingen : vervullen van alle administratieve taken i.v.m. de verkiezingen en opvolging van de verkiezingen tijdens de kiesdag
Productenpalet balieservice en administratie (allerlei) -
-
verzorgen van een correcte informatieverstrekking inzake alle voorgaande productenpaletten, zowel aan de fysieke balie als op schriftelijk /telefonisch/ digitaal gebied (e-loket, brieven, mails, …) op drie niveaus : aan de burger, aan andere gemeentelijke diensten, aan andere openbare diensten begeleiden van opzoekingen in de bevolkingsregisters opmaken van het gemeentelijk jaarverslag op niveau van burgerzaken dossiers straatnaamgeving en hernummering huisnummers afhandelen organiseren van landbouwtellingen opmaken en selecteren van lijsten :kieslijst, geboortelijst, …. klasseren en archiveren van documenten en dossiers
5
Productenpalet welzijn -
-
-
-
-
meehelpen aan de realisatie van het lokaal sociaal beleidsplan (binnen MJP) : ° administratieve ondersteuning geven omtrent verschillende sociale thema’s kaderend binnen LSB ° voorstellen doen m.b.t. welzijn individuele dienstverlening verzorgen en instaan voor een beleid inzake correcte sociale doorverwijzing informeren, helpen en begeleiden van de burger met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening : aanspreekpunt vormen, geven van inlichtingen en doorverwijzen van de burger (indien nodig), uitleg geven omtrent bepaalde procedures, meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures, opvolgen van de informatie die de burger opvraagt, opzetten van sensibiliseringsacties (indien nodig), bijhouden van klachten/suggesties/opmerkingen van burgers op gebied van allerhande sociale thema’s verzorgen van een maatschappelijke dienstverlening (inlichtingen verstrekken inzake dossiers gehandicapten, fiscale en sociale voordelen voor gehandicapten of algemene inlichtingen inzake allerlei sociale thema’s, sociaal tarief elektriciteit en gasvrijstelling, parkeerkaart/vrijstelling van dragen veiligheidsgordel, ...) ondersteuning van tijdelijke projecten of tijdelijke acties kaderend binnen bestaande samenwerkingsinitiatieven, zoals drugspreventie, familiaal geweld, diversiteit, gelijke kansen, sociale tewerkstellingsprojecten …
Resultaatsgebieden op niveau van financieel management -
verzorgen van kastoezicht, kascontrole en afrekening van de financiële verrichtingen verbonden aan de diverse taakstellingen van de productpaletten instaan voor de inning van geringe dagontvangsten door : ° Bijhouden overzicht van ontvangsten en opvolgingsdocument bezorgen aan de financiële dienst ° Opvolging van de ontvangsten en problemen signaleren ° Regelmatig rapporteren aan de dienst financiën ° Goede afspraken maken voor wat opvolging en registratie van ontvangsten betreft
Resultaatsgebieden op vlak van innovatie en processen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken :
Mee instaan voor de continue werking en voor de permanente verbetering van structuren en interne processen, en de er aan verbonden controle in het kader van het interne controlesysteem Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de diensten op een aanvaardbaar niveau te houden Mee helpen introduceren en invoeren van en werken met (nieuwe) begeleidende informaticapakketten verbonden aan de goede afwerking van de dossiers Voorstellen doen om de werking van de dienst te verbeteren en waar mogelijk en gewenst actief meewerken aan verbetering voor de gehele organisatie Actief deelnemen aan dienstenoverleg
6
Resultaatsgebieden vanuit het administratief perspectief Dit omvat onder meer volgende taken: (Mee helpen) opmaken van voorstellen van beslissing, adviezen … die aan de gemeenteraad, aan de gemeenteraadscommissies, en/of aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd Correct uitvoeren van de administratieve taken ter ondersteuning van de goede werking van de dienst, zoals daar zijn : - Brieven, e-mails, faxen opstellen en/of verwerken conform de huisstijl en richtlijnen - Telefoonoproepen beantwoorden en/of doorschakelen - Behandelen van in- en uitgaande post - Klasseren en archiveren van dienstgebonden documenten - Opmaken van voorbereidende notulen voor gemeenteraad en/of colleges, verder opvolgen en afwerken en indien nodig budgettair verwerken - Bestanden en databases bijhouden - Notuleren bij vergaderingen en/of de opmaak van verslagen Toegewezen dossiers controleren en vervolledigen, waarbij de correcte procedures worden toegepast Verruimende bepaling: op vraag van de gemeentesecretaris, verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere gemeentelijke diensten
5. Competenties Technische competenties - Gemeentelijke wetgeving kennen - Functiespecifieke wetgeving kennen - PC-vaardigheden hebben - Kennis van de werking van de gemeentelijke organisatie in zijn geheel Kerncompetenties o Klantgerichtheid o Resultaatgericht werken o Zich waardig en integer gedragen Functiegerelateerde competenties Mondelinge communicatie Rapporteren Samenwerken en teamwork Schriftelijk communiceren Nauwkeurig werken Efficiënt werken Zich flexibel opstellen Regelgericht werken organisatiebetrokkenheid veranderingsbereidheid Analyseren Probleemoplossend werken
Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend, en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente 7
Geldelijke voordelen : 1. Salarisschaal :
salarisschalen Minimum Maximum Verhoging
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
C1
C2
C3
13.550 21.950 1x1x600 1x2x600 1x2x550 8x2x600 1x2x550 1x2x600 1x2x700
14.250 22.800 1x1x550 9x2x600 1x2x550 2x2x600 1x2x850
15.900 24.800 1x1x650 2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x650 2x2x600 1x2x850
13.550 14.150 14.150 14.750 14.750 15.300 15.300 15.900 15.900 16.500 16.500 17.100 17.100 17.700 17.700 18.300 18.300 18.900 18.900 19.500 19.500 20.100 20.100 20.650 20.650 21.250 21.250 21.950
14.250 14.800 14.800 15.400 15.400 16.000 16.000 16.600 16.600 17.200 17.200 17.800 17.800 18.400 18.400 19.000 19.000 19.600 19.600 20.200 20.200 20.750 20.750 21.350 21.350 21.950 21.950 22.800
15.900 16.550 16.550 17.150 17.150 17.750 17.750 18.400 18.400 19.000 19.000 19.650 19.650 20.250 20.250 20.850 20.850 21.500 21.500 22.100 22.100 22.750 22.750 23.350 23.350 23.950 23.950 24.800
8
De gemeente Laarne werkt met het stelsel van de functionele loopbaan. Dwz dat het personeel wordt aangeworven in de eerste salarisschaal (in dit geval C1), na 4 jaar kan overgaan naar de tweede salarisschaal (hier C2), en na 18 jaar de derde salarisschaal kan verwerven (hier C3). Voor de overgang naar de tweede, en later de derde salarisschaal, moet het personeelslid naast deze anciënniteitvereiste, ook gunstig geëvalueerd worden door zijn overste(n). Het maandelijkse brutosalaris wordt bekomen door het jaarsalaris te delen door 12 en het bekomen getal te vermenigvuldigen met de geldende index (momenteel 160.84, te delen door 100). De eerste kolom van de tabel betreft het aantal jaar anciënniteit. Was u reeds eerder werkzaam in een openbare dienst ? Dan tellen deze jaren/maanden mee voor de berekening van uw weddetrap. Hebt u in voorgaande tewerkstellingen in de private sector of als zelfstandige reeds relevante ervaring opgedaan ? Dan kunnen deze voor maximum zes jaar meegerekend worden. 2. Maaltijdcheques € 6.5/gewerkte dag met een werknemersbijdrage van € 1.09 per cheque 3. Fietsvergoeding € 0.21 per kilometer 4. Vakantie minimum 30 dagen jaarlijks vakantieverlof 14 feestdagen 5. Hospitalisatieverzekering 6. Vorming Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen en vormingen
9
Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur moeten de kandidaten : 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen, die hij samen met het uittreksel aan het gemeentebestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerking van de kandidaat in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk en haar uitvoeringsbesluiten en het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers.
Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten voor de functie van medewerker Burgerzaken : 1. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2. houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs 3. slagen voor de selectieprocedure
10
De selectieprocedure : De selectie gebeurt door een daartoe door het college van burgemeester en schepenen aangestelde selectiecommissie. De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De selectieproeven bestaan uit : 1. Een schriftelijk selectiegedeelte bestaande uit drie proeven: a) een schriftelijk gedeelte om te kunnen oordelen over de algemene vorming van de kandidaten, dat omvat het samenvatten en kritisch becommentariëren van een tekst over een onderwerp van algemene aard op het peil van de te begeven functie; b) een schriftelijk gedeelte over de kennis van de vakken, gekozen volgens de aard van de te begeven functie dat tot doel heeft de beroepsgeschiktheid van de kandidaten te beoordelen, c) een schriftelijk gedeelte omvattend een gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken en deze aan de hand van een verslag weer te geven 2. Een mondeling selectiegedeelte De geslaagde kandidaten voor het schriftelijke gedeelte worden beoordeeld over hun motivatie en de interesse voor het werkterrein. Deze proef strekt er ondermeer toe om de kandidaat te testen op de kennis, de vaardigheden en de attitudes waarover hij of zij volgens het functieprofiel dient te beschikken Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure is 60%. Op iedere afzonderlijk selectiegedeelte dient 50% behaald te worden. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moet bovendien 50% van de punten worden behaald op elk van die proeven. Onverminderd de bepalingen hierboven kan een preselectie plaatsvinden. Deze preselectie omvat onder meer een georganiseerde selectiesessie die een psychologische vragenlijst behelst, gericht op de persoonlijkheidskenmerken in het functieprofiel van de betreffende functie of graad of omvat een multiplechoicetest gericht op het kennisniveau dat voor de functie vereist is. Punten die een kandidaat behaalde in een eventuele preselectieproef worden niet meegeteld voor de rangschikking van de kandidaten. Zij worden enkel gehanteerd om de kandidaten al dan niet toe te laten tot de verdere selectieprocedure. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn worden voor het volgende selectiegedeelte opgeroepen. De niet geslaagde kandidaten worden hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Kandidaten die zich niet aanbieden voor een selectiegedeelte of die afzien van deelneming van een gedeelte verzaken aan hun kandidatuur. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat.
De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
11
De meeste geschikte kandidaat wordt door het college van burgemeester en schepenen gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en de verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. Voor deze vacature wordt een wervingsreserve aangelegd. De duurtijd is gelijk aan twee jaar, en kan maximum tweemaal voor de duur van ten hoogste één jaar verlengd worden. De geldigheidsduur van de reserve vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie. Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten die niet onmiddellijk worden aangesteld, worden in de wervingsreserve opgenomen in alfabetische volgorde, met vermelding van het resultaat.
12
INSCHRIJVINGSFORMULIER SELECTIEPROCEDURE VOOR DE AANLEG VAN EEN WERVINGSRESERVE VOOR DE FUNCTIE VAN MEDEWERKER BURGERZAKEN
Ondergetekende, Naam
…………………………………………………………………………………………………………………
Voornaam
…………………………………………………………………………………………………………………
Woonplaats
…………………………………………………………………………………………………………………
Straat en nummer
…………………………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer
…………………………………………………………………………………………………………………
E-mail
…………………………………………………………………………………………………………………
Stelt zich hierbij kandidaat voor een functie van medewerker Burgerzaken
En bezorgt hierbij aan het gemeentebestuur van Laarne een sollicitatiedossier dat volgende documenten bevat : - een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier - een sollicitatie-/motivatiebrief gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 2 te 9270 Laarne - een curriculum Vitae - een kopie van het gevraagde diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig - een uittreksel uit het strafregister van maximum drie maanden oud
Het sollicitatiedossier kan ingediend worden via - de post - overhandiging bij de personeelsdienst, tegen ontvangstbewijs
Tegen uiterlijk 17 augustus 2015. Datum poststempel of ontvangstbewijs telt
De kandidaat verklaart hierbij over zijn /haar politieke en burgerrechten te beschikken
Te ……………………………………………….., op ……………………………………………………………………………………………
(handtekening)
13
