GROEP BIOMEDISCHE WETENSCHAPPEN HERESTRAAT 49, O&N II – BUS 700 BE-3000 LEUVEN
Contracten onbepaalde duur voor medewerkers van het ATP op kredieten Het Groepsbestuur Biomedische Wetenschappen wil een positief humanresourcesbeleid (HR-beleid) realiseren voor de medewerkers van het administratief en technisch personeel. Medewerkers van het administratief en technisch personeel (ATP) met minstens 5 dienstjaren en een goede evaluatie zal een contract van onbepaalde duur worden aangeboden. Die actie kan gerealiseerd worden omdat het Groepsbestuur de nodige financiële middelen als garantie deponeert bij de centrale financiële dienst. De omschakeling naar een contract van onbepaalde duur vindt plaats op het moment van de eerstvolgende contractverlenging van een medewerker met minstens 5 dienstjaren en op voorwaarde van een goede evaluatie.
1
SITUERING .................................................................................................................... 2
2
BELEIDSBESLISSING....................................................................................................... 4
3
PROCEDURE VOOR OPVOLGING PRESTATIE .................................................................. 5
4
PROCEDURE VOOR OPVOLGING FINANCIERING ........................................................... 6
5
EMPLOYABILITY-principes ............................................................................................ 7
6
PROCEDURE VOOR OPVOLGING SOCIALE VERPLICHTINGEN ......................................... 8
1
SITUERING
Biomedisch onderzoek van hoogstaand niveau steunt op de professionele omkadering door administratief en technisch personeel. Er is nood aan inzetbare, opgeleide, ervaren, competente en geëngageerde medewerkers om dit hoogstaand biomedisch onderzoek te realiseren. Administratief en technische medewerkers worden in de groep Biomedische Wetenschappen hoofdzakelijk via projectgebonden onderzoeksmiddelen gefinancierd. Die financieringseindigheid wordt overgenomen in de contracttypes voor medewerkers van het ATP, zijnde ‘contracten van bepaalde duur’. Als medewerkers van het ATP via opeenvolgende bediendencontracten van bepaalde duur worden tewerkgesteld, dan kan dit arbeidsrechterlijk in bepaalde gevallen beschouwd worden als een contract van onbepaalde duur. Competentieverwerving en ervaringsverrijking zijn sterktes van de organisatie. Steeds opnieuw aanwerven, opleiden en laten uitstromen van medewerkers zou een niet te verwaarlozen kostprijs hebben. Een professionele omkadering van de corebusiness heeft baat bij de inzet van ATP-medewerkers die een loopbaan lang inzetbaar kunnen zijn. Hierna worden de contracttypes opgesomd en wordt toegelicht hoe de arbeidsrechtbank omgaat met opeenvolgende contracten van bepaalde duur: Contract van bepaalde duur Bij een contract van bepaalde duur weet men bij aanvang precies hoelang de overeenkomst zal duren. Arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, afgesloten voor 01.01.2014, kunnen in principe niet vroegtijdig beëindigd worden, tenzij in onderlinge overeenstemming of met verbreking met schadevergoeding gelijk aan het loon van de resterende termijn (met een maximum van tweemaal de wettelijke opzeggingstermijn bij een overeenkomst van onbepaalde duur). Een diensthoofd kan een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur afgesloten vanaf 01.01.2014 voortijdig opzeggen (met opzegtermijn) wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: 1. het is de eerste arbeidsovereenkomst van de werknemer aan de KU Leuven EN 2. de werknemer zit nog in de eerste helft van zijn/haar contract EN 3. de werknemer is maximaal 6 maanden in dienst.
2
De wetgever erkent de opeenvolging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten op voorwaarde van de onderstaande beperkingen: -
maximaal 4 opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van elk minimum 3 maanden met een maximale totale duur van 2 jaar
Een uitzondering kan, mits er voorafgaandelijke toestemming is van de inspectie sociale wetten, toegestaan worden voor een periode van 36 maanden met contracten van minimaal 6 maanden. Deze beperkingen gelden niet als de duur van de tijdelijke arbeidsovereenkomst(en) strikt overeenkomt met de duur van het (de) onderzoeksproject(en). Deze laatste situatie is echter zeer strikt te begrijpen, zelden zuiver aantoonbaar en de bewijslast ligt, bij discussie, bij de werkgever. Opeenvolgende bediendencontracten van bepaalde duur worden door de wetgever in bepaalde gevallen beschouwd als een feitelijk contract van onbepaalde duur, waardoor de overeenkomstige regels bij beëindiging van toepassing kunnen zijn. Contract van onbepaalde duur Een contract van onbepaalde duur heeft letterlijk een onbepaalde looptijd Een contract van onbepaalde duur kan door beide partijen te allen tijde beëindigd worden mits de regels inzake opzegging of verbreking gerespecteerd worden. Als een contract van onbepaalde duur beëindigd wordt op initiatief van de werkgever, dient de werkgever in te staan voor de wettelijk voorziene sociale verplichting, zijnde de opzeg- of verbrekingsvergoeding. Om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen, leggen werkgevers een provisie aan, ook ‘het sociaal passief’ genoemd. De termijnen en vergoedingen die van toepassing zijn, verschillen naargelang de overeenkomst afgesloten werd voor of na 01.01.2014. De hervorming in het kader van het eenheidsstatuut arbeiders-bedienden grijpt inderdaad sterk in op de duur van de opzeggingstermijnen. Voor werknemers die voor 01.01.2014 in dienst waren, spreken we van een ’rugzak‘ aan opzeggingstermijnen die verder opgebouwd wordt met de nieuwe berekeningswijze inzake opzeggingstermijnen na 01.01.2014.
3
2
BELEIDSBESLISSING
Het Groepsbestuur kiest voor een positief humanresourcesbeleid en zal een contract van onbepaalde duur aanbieden aan medewerkers van het ATP. Er wordt beslist dat medewerkers van het ATP met minstens 5 dienstjaren aan de KU Leuven en een evaluatiescore ‘goed’ een contract van onbepaalde duur zal worden aangeboden. De omschakeling zal gespreid verlopen: bij elke aanvraag voor verlenging na 5 jaar dienstjaren wordt de contractaanpassing naar onbepaalde duur uitgevoerd, op voorwaarde dat recent een goede evaluatie werd behaald. In praktijk neemt de kredietbeheerder de beslissing tot contractverlenging. Als deel van de administratieve opvolging zal de personeelsdienst een recente evaluatie opvragen en een loopbaanoverzicht 1 opstellen. Bij een goede evaluatie wordt bij die contractverlenging het contract omgezet naar een contract van onbepaalde duur. Deze beleidsbeslissing kan gerealiseerd worden omdat het Groepsbestuur de nodige financiële middelen als garantie voor de sociale verplichtingen reserveert in een ‘calamiteitenfonds’. Bij dit positieve beleid voor contracten van onbepaalde duur voor het ATP dient voor de volgende aspecten de nodige opvolging voorzien te worden: -
-
opvolging van prestaties van medewerkers van het ATP opvolging van financiering employability-principes, hiermee bedoelen we de brede inzetbaarheid van medewerkers door permanente aandacht voor ontwikkeling en tewerkstellingsmogelijkheden binnen de organisatie opvolging van sociale verplichtingen
De hiervoor beschikbaar gestelde procedures komen hierna aan bod.
1
Indien de wervingsprocedure onvoldoende formeel beschikbaar is, dan wordt de loopbaan van de medewerker gemotiveerd aan de hand van o.a. promotiebeslissingen, het traject, etc.
4
3
PROCEDURE VOOR OPVOLGING PRESTATIE
Als basis voor een kwaliteitsvolle begeleiding van medewerkers worden de volgende principes over de hele universiteit gehanteerd: • •
Elke leidinggevende heeft de expliciete verantwoordelijkheid om in een adequate begeleiding te voorzien van zijn/haar medewerkers. Elke medewerker heeft recht op deze begeleiding, ongeacht het statuut of de tijdelijkheid van het mandaat.
Het is een cruciale verantwoordelijkheid van de leidinggevenden om regelmatig concrete en directe feedback te geven aan de medewerker over diens prestaties, resultaten en attitude. Deze feedback is essentieel om mensen richting en sturing te geven en te coachen naar groei en resultaten. Het is een verantwoordelijkheid van de leidinggevenden om feedback te geven aan de medewerker. Er gelden twee procedures in de KU Leuven: Functioneringsgesprek De KU Leuven als werkgever neemt aan dat open communicatie en wederzijdse dialoog de sleutel is tot een goede begeleiding van medewerkers. Een goede begeleiding gebeurt met aandacht voor twee soorten overleg: -
-
dagelijks overleg binnen de samenwerking tussen medewerker en diensthoofd: afstemming over lopende opdrachten, projectvergaderingen, werkoverleg, concrete vragen en problemen, stand van zaken van het onderzoek … regelmatig overleg over de samenwerking op langere termijn tussen medewerker en diensthoofd (functioneringsgesprekken). Als beleidslijn binnen de Groep Biomedische Wetenschappen wordt een jaarlijks functioneringsgesprek verwacht. Tijdens deze overlegmomenten wordt afstand genomen van de dagelijkse operationele problemen om verwachtingen en engagementen uit te spreken over: o de vooropgestelde resultaten o de groei en ontwikkeling van de medewerker o de onderlinge samenwerking
De toelichting over functioneringsgesprekken is beschikbaar via deze link: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/organisatie_functiedesign/functioneringsbegeleiding .html#section-1
Evaluatiemoment Functioneringsgesprekken zijn duidelijk te onderscheiden van de formele evaluatiemomenten waarin loopbaanbeslissingen (formele evaluatie, promotieaanvraag) worden genomen. 5
De omzetting naar een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur is een dergelijke loopbaanbeslissing en daarom moet een formeel evaluatiemoment plaatsvinden. De toelichting over evaluatiegesprekken is beschikbaar via deze link: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/wegwijs_voor_diensthoofden/rol_evaluatie.html#se ction-3 Een evaluatie is een formele procedure waarin loopbaanbeslissingen (evaluatie, promotie …) worden genomen. De toelichting over het promotieproces is beschikbaar via deze link: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/evaluatie/promotieproces_ATP.html Bij medewerkers die onvoldoende functioneren kan het diensthoofd de procedure inzetten tot ontslag. Informatie rond het beëindigen van een contract is te vinden op de volgende intranetpagina: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/einde_contract/ontslag/ontslagATP_wetenschappelij kmedewerkers_onderzoekskader_contractuelen
4
PROCEDURE VOOR OPVOLGING FINANCIERING
De overgang naar een contract van onbepaalde duur wijzigt de financieringsverantwoordelijkheid niet. De kredietbeheerder dient te voorzien in de financiering van het mandaat van de ATPmedewerker. Vanaf de uitvoering van deze beleidsbeslissing is een proactieve opvolging van de beschikbare financiering cruciaal. De proactieve opvolging van de beschikbare financiering is een verantwoordelijkheid van de ZAP-kredietbeheerder. Vanuit het Groepsbestuur en de personeelsdienst wordt in een tool voorzien voor de opvolging van contractdata van ATP-functies op departementsniveau. Die tool wordt door de departementaal beheerder opgevolgd. Bij de reguliere opvolging is het cruciaal om de opvolging van financiering voor te leggen aan de ZAPkredietbeheerder. Het is eveneens belangrijk om de inzetbaarheid van medewerkers van het ATP proactief te bewaken en bespreekbaar te maken bij de huidige financierder of binnen het departement. Dit is de employability van medewerkers – zie hierna. De uiterste check bij die financieringsopvolging is dat de lopende beschikbare financiering voldoende dient te zijn om de opzegtermijn of –vergoeding, alsook de eventuele vergoeding voor outplacementkosten, te dekken.
6
5
EMPLOYABILITY-principes
De kennis en het inzicht over de tewerkstellingsmogelijkheden van medewerkers van het ATP zijn cruciaal in de context van deze positieve beleidsbeslissing. Er wordt naar gestreefd om de specifieke expertise van mensen optimaal te benutten de ontwikkeling ervan te stimuleren, in lijn met de verwachtingen van het individu.
Volgens de alertheid op basis van de opvolgingstool, signaleert de departementaal beheerder de bedreiging voor de financiering van de tewerkstelling. Een knipperlicht voor een bedreiging is o.m. het emeritaat van de kredietbeheerder. De personeelsdienst neemt het engagement om actie te nemen voor de concrete gesignaleerde bedreigingen en voor het proactief werken aan de employability. Hiervoor worden o.a. de volgende initiatieven aangeboden: - het project van ‘Organisatie- en Functiedesign’ biedt een kader met mogelijke opportuniteiten voor instroom en doorstroom van medewerkers; in het departement; of in de andere departementen van de groep; of in andere diensten van de KU Leuven (‘van werk naar werk’); - aan de hand van het departementaal beleidsplan kunnen opportuniteiten voor ATP-functies aangekaart worden; - met de medewerker kan een talent-review worden uitgewerkt en er is een aanbod voor bijscholing en omscholing; - een SAP-toepassing zal uitgewerkt worden voor de registratie en rapportering van opleidingen en certifiëringen - …/… contact met het career center Onderstaande overwegingen zijn relevant voor het perspectief van talentmanagement en loopbaanlange inzetbaarheid: •
Onderzoeksfinanciering is per definitie tijdelijk en projectgebonden. De nood aan inzetbare, opgeleide, ervaren, competente en geëngageerde medewerkers is dat - over onderzoeksgroepen heen - niet. Steeds opnieuw aanwerven, opleiden en laten uitstromen heeft een niet te verwaarlozen kostprijs.
•
Een aantal meer generieke technische, administratieve en/of organisatorische competenties zijn ‘overdraagbaar’. De meer specifieke competenties zijn in de KU Leuven opgebouwd en verworven en kunnen eveneens op langere termijn (beter en opnieuw) benut worden. Dat vergt aandacht voor toekomstige competenties. Dit kan enkel georganiseerd worden op een grotere schaal, door het zoeken naar synergie en het tijdig opsporen van nieuwe behoeften.
•
Ook al is de ‘levenslange’ loopbaan als concept minder relevant geworden, werkgever en werknemer hebben baat bij een duurzamer loopbaanperspectief. Enkel een samenwerking op langere termijn maakt kennisverdieping en ervaringsverrijking mogelijk. Het langere 7
samenwerkingsperspectief steunt daarenboven op een expliciete dagelijkse coaching, wat ten goede komt aan prestaties, resultaten en ontwikkeling en onnodige opzeggingen van sterke presteerders vermijdt. •
6
Vanuit het project organisatie- en functiedesign wordt in de komende maanden in alle departementen een blauwdruk getekend van de functies en de competenties die nodig zijn op een termijn van 3 tot 5 jaar. Dit biedt houvast voor de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers uit het professionele kader ATP.
PROCEDURE VOOR OPVOLGING SOCIALE VERPLICHTINGEN
Bij het aanbieden van een contract van onbepaalde duur dient in principe een deel van dit sociaal passief te worden opgebouwd en dient een ‘forfaitaire waarborg’ te worden gestort. In het kader van deze beleidsbeslissing voorziet het Groepsbestuur Biomedische Wetenschappen in het nodige bedrag van de waarborg voor alle contracten die omgezet worden naar onbepaalde duur. Ingeval van onvoldoende functioneren of ingeval van economische redenen of omwille van andere redenen waarbij de voorgaande opvolgmechanismen geen uitkomst boden, wordt de tewerkstelling van een medewerker beëindigd. Op dat moment dienen de sociale verplichtingen te worden voldaan. De benodigde middelen voor die sociale verplichtingen dienen zoveel mogelijk ter beschikking gesteld te worden door de betrokken kredietbeheerder-diensthoofd van het ATP-lid. Dit kan met een goede proactieve opvolging. Indien onvoldoende middelen beschikbaar zijn bij de kredietbeheerder, worden vanuit een solidariteitprincipe de middelen binnen het departement opgevraagd. Die opvraging verloopt in overleg tussen het groepsbeheer en de departementsvoorzitter. In de situatie waarbij geen oplossing wordt gevonden via het solidariteitsonderzoek, wordt het dossier als een calamiteit beschouwd. In het geval van een calamiteit wordt het sociaal passief ten laste genomen door het waarborgfonds (calamiteitenfonds) van het Groepsbestuur.
8
