De zachte factoren van business IT alignment
Hemke Havinga 12 maart 2013
Hemke Havinga RE RA MMI Auditmanager Auditdienst Rijk (ADR)
[email protected] 06 – 5569 2781
Inhoud • Wat is Business-IT alignment (BITA) • Beïnvloeden van BITA • Onze onderzoeken BITA • Vertaling naar de auditpraktijk
BUSINESS-IT ALIGNMENT (BITA)
Wat is (business-IT) alignment? • Alignment betekent “op één lijn brengen” • Business-IT alignment (BITA) betekent dus business en IT op één lijn brengen; IT in lijn brengen met de business … • ... dit is lang niet eenvoudig • … en hoe kunnen we dit dan vaststellen?
Nog steeds actueel!
Wat is het probleem? • • • •
Er gaat veel mis door slecht alignment Het belang van business-IT alignment is groot Het alignmentprobleem is voorlopig niet opgelost * Er zijn geen eenvoudige oplossingen voorhanden
* Trends in IT-onderzoek www.bitti.nl
Modellen (1) • Strategic Alignment Model (SAM) Henderson en Venkatraman (1993)
Alignment is te bereiken door een strategische en functionele fit. Alle alignmentperspectieven starten met strategie als uitgangspunt.
Strategic Alignment Model Vier afstemmingsperspectieven: 1. 2. 3. 4.
Uitvoering van de bedrijfsstrategie Transformatie door technologie Benutting van IT-potentieel Optimaliseren van de IT-service
Modellen (2) • Negenvlaksmodel Maes (1999)
Variatie op SAM Alle onderdelen zijn even belangrijk. Meerdere alignmentperspectieven (tijdpaden) zijn mogelijk.
Negenvlaks model (Amsterdams Informatie Model) • Scheiding van verantwoordelijkheden: - business - informatie (IV) - technologie (IT) • Besturingslagen maken onderscheid in doelen • Model schetst alle taken en verantwoordelijkheden binnen automatiseringsfunctie.
Modellen (3) • Volwassenheidsmodel Luftman (2000)
Er zijn factoren die alignment bevorderen en hinderen. Meerdere variabelen spelen een rol bij het bereiken van alignment.
Volwassenheidsmodel • Communicatie: uitwisselen van ideeën/ kennis/ informatie • Waardemeting: service levels, benchmarken
• Besluitvorming: (ICT)planning, organisatiestructuur, budget control • Samenwerking: wederzijds vertrouwen, waarneembare bijdragen
• Architectuur: volwassenheid IT-middelen/ informatievoorziening • Personeel: opleiding en training, innovatie, veranderbereidheid
Samengevat • Alignment is een wederzijds (tussen vraag en aanbod) en continue proces: alignment is dus nooit 100% • Alignment is geen doel op zich, maar kan op een hoger niveau worden gebracht • Een grote uitdaging om te onderzoeken welke set van interventies leidt tot een verbetering in de alignment tussen business en IT
BEÏNVLOEDEN VAN BITA
Enablers and inhibitors BITA
(Luftman en Brier, 1999)
Alignmentbevorderende interventies • • • •
Strategie (Strategic interventions) Technologie & structuur (Techno-structural interventions) Mensen (Human resource management interventions) Sociale processen (Human Process interventions) (Poels, 2006)
• Interventies om de dialoog te bevorderen • Interventies om de financiële besturing van ICT te verbeteren • Interventies om de ICT-kerncompetenties te versterken (Poels, 2006 en Wolfs, 2009)
Harde enen zachte interventies Harde zachte interventies Hard Strategie
Technologie & structuur
Zacht
Mensen Sociale processen
Een serie geplande veranderingsactiviteiten die erop gericht zijn de effectiviteit van de organisatie te helpen te vergroten (de Caluwé en Vermaak, 2000)
Voorbeelden •
•
•
•
Strategie: vertalen business-strategie naar IT-strategie en v.v., veranderingen in organisatie of processen Technologie en structuur: organisatiestructuur, centraal of decentraal, procedures, inhoud Mensen: meten, belonen en waarderen, kennis en vaardigheden Sociale processen: (samen) doelen stellen, verbeteren samenwerking, verbeteren communicatie/ signaleren kansen
Verband interventies en BITA
X
X X X
X X X
Personeel
X
Architectuur
Samenwerken
X
Besluitvorming
Strategische interventies Opstellen IT-governance rules Werken in zelfsturende teams Inrichten kennismanagement Technologie en structuur Versterken macht vraagkant Inrichten IT-portfoliomanagement Opstellen van een informatiearchitectuur Mensen Gelijkschakelen HRM-instrumenten Job-rotation tussen business en IT Trainen IT’ers: denken en praten in businesstaal Sociale processen Games spelen gericht op samenwerking Business en IT fysiek dicht bij elkaar brengen Ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal
Waardemeting
Interventies
Communicatie
Alignment
X
X X X
X X
X
X X X
X X X
X
(Brey, 2011)
“Managing people is perhaps the most critical skill in achieving alignment between business and IT” (Jerry Luftman)
Onze onderzoeken BITA
Doel onderzoeken Rol zachte aspecten nagaan: - Begrip - Samenwerking - Gedeeld beeld van elkaar nodig hebben - Open en eerlijke communicatie
Onderzoeksvraag Hemke Focus op de zachte aspecten: • Cultuur • Dialoog • Samenwerking in de (interne) keten • Leiderschap
Onderzoeksvraag Wouter Verband tussen: • Veranderkundige interventies • Mate van BITA Invloed visie op veranderen en macht
Cultuur
Cultuur Cultuur is van belang bij alignment De cultuur kan stimulerend (of juist niet) werken op verbinding en vertrouwen in eigen kunnen en op trots op de organisatie Cultuur bepaalt de kleuring van de aspecten dialoog, samenwerking en leiderschap Bureaucratie heeft cultuuraspecten
Dialoog
Dialoog Goede en open communicatie is essentieel voor alignment Verschillende betekeniswolken Gelijkwaardigheid en vertrouwen zijn van belang: vraagkant vaak minder machtig dan aanbodkant
Agile scrum geeft effect: meer samen en sneller bijsturen
Samenwerking
Samenwerking Samenwerking voor verbetering vatbaar Kloof verschuift: IT <>business architecten <> business Denk meer in ketens
Neem meer initiatief: wees nieuwsgierig naar de andere wereld
Leiderschap
Wat heeft het met mij te maken dat zij zich zo gedragen?
Leiderschap Zachte kant ook hier belangrijk: met name houding en gedrag Reflectie en zelfkennis van belang Vormen van macht Praat en gebruikstheorie lopen uiteen
Managersonline Relatie IT en business verbetert door vrouwelijke CIO 6 november 2012 - Meer vrouwelijke invloed is zeer gewenst binnen de IT. 75 procent van de Nederlandse CIO’s denkt namelijk dat de relatie tussen IT en de business verbetert als er meer vrouwelijke CIO’s zouden zijn. Daarnaast denkt 77 procent dat vrouwelijke CIO’s de samenwerking tussen verschillende teams bevorderen en wordt er meer creativiteit en innovatie van hen verwacht (69 procent).
Alignment in beweging krijgen Meer van hetzelfde werkt niet Door te werken aan de toekomst de cultuur veranderen (geen apart traject cultuurverandering) Kijk meervoudig naar vraagstukken Niet van ist naar soll (blauwdruk) Maar samen van ist naar etwas
VERTALING NAAR DE AUDITPRAKTIJK
Soorten BITA-audits Gerichte vraag naar alignment onderzoek: hoe is de alignment te verbeteren
Onderzoeken waar alignment een rol speelt: overal waar business en IT beide een rol spelen Alignment beïnvloedt de kwaliteit van veel processen en producten.
Belangrijkste leerpunt onderzoek Structuur = opzet Cultuur = werking
Bestuurders moeten aandacht aan beide geven, Auditors ook. Alignment blijft mensenwerk!
Andere attentiepunten Bij bepalen aanpak audits meer letten op cultuur Meervoudig kijken is kracht van een auditor Voor audit: harde en zachte aspecten zijn van belang
Bij audit: wees je bewust van beheersingsdenken
Auditen van verandering
Paradigmaverschuiving van auditen van een statische omgeving naar een dynamische omgeving
Anders kijken
Lezenswaardig (veranderkunde) Ardon, A.J. (2011). Doorbreek de cirkel! Hoe managers onbewust verandering blokkeren de Caluwé L. & Vermaak H. (2006), Leren veranderen: een handboek voor de veranderkundige Homan, T. (2005). Organisatiedynamica: theorie en praktijk van organisatieverandering van Leeuwen, M., & Wesel, D. (2007). Voorbeeldige veranderaars: succesvolle aanpak voor het veranderen van ICT-organisaties Wierdsma, A.F.M. & Swieringa, J. (2011). Lerend organiseren en veranderen; als meer van hetzelfde niet helpt
Lezenswaardig (business-IT alignment) Luftman, J.N. (2000), Assessing Business – IT Alignment Maturity, Communication of AIS, jrg.4, nr.14 Poels, R. (2006), Beïnvloeden en meten van business-IT alignment, Academisch proefschrift Vrije Universiteit Krol, G.J. (2009), Business-IT alignment, rol voor de IT-auditor?, de EDP-auditor 3, jaargang 18
