De werkzaamheden die van centraal naar de scholen overgaan (voor een gedetailleerde beschrijving zie bijlage 2):

BEDRIJFSVOERING BINNEN STICHTING MARKLAND COLLEGE De adviezen die de Raad van Toezicht en de GMR hebben gegeven over de notitie `Consequenties van de uitvoering van de versnelling van de sturingsfilosofie’ hebben het managementteam en het College van Bestuur van Stichting Markland College aanleiding gegeven een aantal zaken binnen de ondersteunende diensten en de bedrijfsvoering nader uit te werken. De totale uitwerking dient budgettair neutraal te verlopen. De versnelling van de uitvoering van de vastgestelde sturingsfilosofie betekent dat per 1 augustus 2014 en per 1 januari 2015 een deel van de centrale bedrijfsvoering van centraal naar de scholen gaat. Vanuit zijn/haar integrale verantwoordelijkheid dient de directeur dan ondersteund te worden in de bedrijfsvoering op de school door een deskundige op het gebied van bedrijfsvoering. Deze medewerker heeft op hoofdlijnen de volgende werkzaamheden (voor een gedetailleerde beschrijving zie bijlage 1): 1. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het meerjarenbeleid van de school; 2. Ontwikkelt beleidsvoorstellen op de gebieden financiën, personeel, ICT, facilitaire dienstverlening, beheer, advies en ondersteuning; 3. Bewaakt de uitvoering en de voortgang van de planning en control; 4. Is belast met de uitvoering en de voortgang van de administratieve organisatie en interne controle; 5. Draagt zorg voor de afstemming met (geautomatiseerde) informatiesystemen met betrekking tot financieel-economische en schooladministratieve aangelegenheden; 6. Geeft leiding aan OOP medewerkers van de school. De naamgeving van deze deskundige op de scholen varieert binnen schoolorganisaties. In lijn met de naamgeving op de COD kiezen we voor hoofd bedrijfsvoering. De veranderingen binnen de COD Door het decentraliseren van een aantal taken en verantwoordelijkheden dienen de middelen hiervoor ook van centraal naar decentraal te gaan, zoals in de sturingsfilosofie beschreven is. De werkzaamheden die van centraal naar de scholen overgaan (voor een gedetailleerde beschrijving zie bijlage 2): Financiën: • Zorgdragen voor de uitvoering en de voortgang van de planning en control van de totale inkomsten en uitgaven van de school. Leerlingadministratie: • Het beheren van de leerlingenadministratie; • Het toepassen van regelingen (c.q. laten toepassen) in het kader van inschrijving en bekostiging; • Het voeren van de pedagogische administratie en het examensecretariaat.

Besproken met de Raad van Toezicht op 3 oktober 2014 Positief advies van de GMR op 14 oktober 2014 Definitief vastgesteld door het College van Bestuur op 15 oktober 2014

1

Roosterzaken: • Het opstellen van een jaarplanning met betrekking tot het les- en lokalenrooster. Leidinggeven aan de schoolconciërges. Het beheren van het externe boekenpakket. Organisatiemodel van de scholen Het hoofd bedrijfsvoering werkt onder verantwoordelijkheid van de directeur. Hij/zij ondersteunt de directeur die integraal verantwoordelijk is , met zijn/haar deskundigheid op het gebied van bedrijfsvoering, zoals omschreven in de werkzaamheden. De directeur neemt de besluiten, het hoofd bedrijfsvoering bereidt deze voor en voert deze uit. Dit alles binnen de vastgestelde centrale kaders. Daarnaast geeft het hoofd bedrijfsvoering leiding aan het OOP binnen de school en krijgt hiervoor gemandateerde bevoegdheden van de directeur. De plaats van het hoofd bedrijfsvoering binnen de schoolorganisatie wordt weergegeven in de volgende organigrammen: Markland College Zevenbergen

Directeur

Hoofd bedrijfsvoering OOP

Teamleider Team mavo

Teamleider Team havo


Teamleider Team vwo

2

Markland College Oudenbosch

Directeur

Hoofd bedrijfsvoering OOP

Teamleider Team beroepsgericht onderbouw

Teamleider Team beroepsgericht bovenbouw

Teamleider Team mavo

Teamleider Team havo

Teamleider Team vwo

Welke werkzaamheden worden centraal aangestuurd Na het overhevelen van een aantal werkzaamheden binnen de bedrijfsvoering van centraal naar de scholen blijven een aantal werkzaamheden centraal uitgevoerd worden. Naast het gespecialiseerd ondersteunen van de directie en de hoofden bedrijfsvoering scholen gelden op hoofdlijnen de volgende activiteiten (voor een gedetailleerde omschrijving zie bijlage 3): Op het gebied van Personeel en Organisatie: 1. Het adviseren van het College van Bestuur en de directeuren over de ontwikkeling en inrichting van het P&O-beleid en de daarbij behorende instrumenten; 2. Het uitvoering geven aan het personeelsbeleid; 3. Het evalueren van de uitvoering van het vastgestelde P&O-beleid; 4. Het leidinggeven aan de afdeling P&O. Op het gebied van Financiën: 1. Het adviseren van het College van Bestuur en het managementteam inzake de jaarlijkse financiële cyclus van Stichting Markland College bestaande uit de begrotingsvoorbereiding, rapportage en het opstellen van de jaarrekening en de uitvoering ervan coördineren; 2. Het beheren van de financiële middelen van Stichting Markland College; 3. Het leidinggeven aan de afdeling financiën. Op het gebied van ICT: 1. Het adviseren van het College van Bestuur en het managementteam over het te voeren ICT-beleid voor Stichting Markland College; 2. De uitvoering van het ICT-beleid verzorgen en coördineren; 3. Het leidinggeven aan de afdeling ICT (inclusief applicatiebeheer). Op het gebied van huisvesting, beheer en onderhoud: 1. Het coördineren en verrichten van werkzaamheden op het gebied van huisvesting, beheer en onderhoud; 2. Het leidinggeven aan de technische dienst. Besproken met de Raad van Toezicht op 3 oktober 2014 Positief advies van de GMR op 14 oktober 2014 Definitief vastgesteld door het College van Bestuur op 15 oktober 2014

3

Op het gebied van Planning en Control: 1. Het ontwikkelen van control beleid; 2. Het inrichten en bewaken van de planning en control cyclus; 3. Het houden van toezicht op de bedrijfsvoering. Op het gebied van inkoop: Het coördineren van de inkoop binnen de kaders van de wettelijke voorschriften en de aanvullende richtlijnen van het College van Bestuur (Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Stichting Markland College). Plaats van de centrale bedrijfsvoering binnen de organisatie Het College van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de centrale bedrijfsvoering binnen Stichting Markland College en wordt daartoe ondersteund door een aantal deskundigen op deelgebieden van de bedrijfsvoering (afdelingen). Het College van Bestuur geeft direct leiding aan de verantwoordelijke deskundigen van de onderscheiden organisatorische eenheden binnen de centrale bedrijfsvoering. Binnen deze organisatorische eenheden kunnen meerdere personeelsleden werken onder verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd. De plaats van de centrale bedrijfsvoering binnen Stichting Markland College kan als volgt worden weergegeven:

College van Bestuur

COD 1. Financien 2. P&O 3. ICT en Inkoop 4. Huisvesting, beheer en onderhoud 5. Planning en control

Directeur

Directeur

MCZ

MCO


4

Verhouding managementteam en centrale ondersteuning In het managementstatuut van Stichting Markland College is in artikel 6 de positie van het managementteam als volgt bepaald: 1. Binnen Stichting Markland College fungeert een managementteam als geïnstitutionaliseerd overlegorgaan van het College van Bestuur en de directeuren. 2. Bij de besluitvorming van het managementteam wordt gestreefd naar consensus. De directeuren hebben daarbij een adviserende rol. In alle gevallen neemt het College van Bestuur het definitieve besluit. Indien er geen eensluidende opvatting is binnen het managementteam, wordt het besluit minimaal 2 weken uitgesteld. In deze periode wordt minimaal nog éénmaal over dit onderwerp overleg gevoerd binnen het managementteam. 3. De vergaderingen van het managementteam worden voorgezeten door het College van Bestuur. 4. Het management team vergadert in beginsel 12 maal per jaar. 5. De voorbereidingen van de vergaderingen van het managementteam worden gecoördineerd door het College van Bestuur. De deelnemers aan het managementteam overleg kunnen agendapunten inbrengen. De voorzitter bepaalt of deze agendapunten voldoende gedocumenteerd zijn. 6. In het managementteam vindt overleg plaats over: - de algemene beleidskaders van Stichting Markland College, - het initiëren, bewaken en stimuleren van de samenwerking tussen de scholen, - het op elkaar afstemmen van het beleid van de scholen. Deskundigen vanuit de centrale bedrijfsvoering kunnen door het managementteam uitgenodigd worden te adviseren ten aanzien van voorgenomen besluitvorming binnen het managementteam. Totale kosten leidinggevenden Afgesproken is dat deze veranderingen niet zouden leiden tot meer leidinggevenden binnen Stichting Markland College. Er vindt wel verschuiving plaats van duurdere leidinggevenden naar goedkopere leidinggevenden. Aantal leidinggevenden binnen Stichting Markland College: Leidinggevenden (centraal) College van Bestuur Directeur bedrijfsvoering Hoofden Subtotaal Leidinggevenden (decentraal) Schooldirecteuren Teamleiders Hoofden Subtotaal

1-8-2013 1 1 3,8 5,8

1-8-2014 1 1 3,8 5,8

1-8-2015 1 0 3,8* 4,8

3 9 0 12

3 9 0 12

2 8 1,6 11,6

Totaal

17,8

17,8

16,4

*via natuurlijk verloop zal het aantal hoofden binnen de COD teruggebracht worden. Geconcludeerd kan worden dat deze voorgestelde veranderingen binnen het afgesproken kader blijven.


5

Bijlage 1 Hoofd bedrijfsvoering schoolgebonden Werkzaamheden: 1. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het meerjarenbeleid van de school door: - een visie te ontwikkelen op de gevolgen voor aspecten van bedrijfsvoering van de school in relatie tot de onderwijskundige ontwikkeling van de school; - mede het beleid te ontwikkelen ten aanzien van de inzet van de bedrijfsvoering (personeel en financiën, ICT, facilitair, beheer, advies en ondersteuning). 2. Ontwikkelt beleidsvoorstellen door: - het vertalen van de schoolstrategie naar beleid op de gebieden financiën, personeel, ICT, facilitaire dienstverlening, beheer, advies en ondersteuning; - het geven van (beleids)adviezen op het financieel-economisch en administratief terrein, alsmede op het gebied van de randvoorwaarden en bedrijfsvoering; - het toetsen van beleidsvoornemens op hun financieel-economische consequenties en het aandragen van alternatieven; - het coördineren bij de verzameling en op basis van analyse van financiële gegevens adviseren ten behoeve van het beleid en evaluatie; - het ondersteunen van de directeur in financieel-economische aangelegenheden bij externe contacten; - het creëren van randvoorwaarden voor het opzetten en onderhouden van een (meerjaren )schoolinvesteringsplan; - het initiëren van en deelnemen aan diverse bedrijfseconomische projecten waaronder nieuw(ver)bouw , samenwerkingsprojecten, calculatiemodel en kostprijsberekeningen; - het doen opstellen van een onderhoudsprogramma voor gebouwen en terreinen; - het geven van invulling aan de Arbowetgeving. 3. Draagt zorg voor de planning en control binnen de school door: - het belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de jaarlijkse (ontwerp)begroting, de meerjarenbegroting, de begrotingswijziging, de jaarrekening en tussentijdse rapportages; - het geven van ondersteuning aan de teamleiders van de school bij de opstelling van de deelbegrotingen, meerjarenramingen en jaarrekeningen en het beoordelen van de voorstellen; - het (doen) verstrekken van tussentijdse (management)informatie; - het belast zijn met het uitvoeren van een juiste financiële administratie; - het beheersen (controlling) van de aan doelen gekoppelde middelen binnen de school door onder andere het weergeven van effectieve (management)rapportages gebaseerd op analyses; - het beheersen van de financiële activiteiten binnen Stichting Markland College, onder meer door vergelijking van uitvoering versus budget/planning, het signaleren van afwijkingen, het aangeven van oorzaken en de totstandkoming van verantwoordingen. 4. Is belast met de uitvoering en voortgang van de administratieve organisatie en interne controle: - het uitvoering geven aan de eigen administratieve organisatie binnen de vastgestelde kaders; - het gebruik maken van de geautomatiseerde informatiesystemen op financieel en administratief gebied binnen de vastgestelde centrale kaders; - het optimaliseren en bewaken van de administratieve organisatie/interne controle; - het signaleren, optimaliseren en implementeren van procesverbeteringen en controleprocessen.


6

5.

6.

7.

Draagt zorg voor de uitvoering van (geautomatiseerde) informatiesystemen met betrekking tot financieel-economische en schooladministratieve aangelegenheden door: - het volgen van ontwikkelingen op met name financieel-economisch gebied en leerlingenadministratie en het adviseren met betrekking tot het aanpassen c.q. vernieuwen; - het desgewenst (doen) opzetten van een implementatieplan; - het ontwerpen en onderhouden van een systeem voor het genereren van statistische informatie en kengetallen ten behoeve van de beleidsvoering. Geeft leiding aan OOP medewerkers van de school: - het leiding geven aan onderwijs ondersteunend personeel binnen de school; - toezicht te houden op de beleidsuitvoering binnen de school; - zorg te dragen voor een werkklimaat dat bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van de school. Stelt de investeringsbegroting op en verzorgt de voorbereiding van de inkoop van goederen op ` basis van het inkoopbeleidsplan.

Van deze medewerker wordt de volgende kennis en vaardigheden verwacht: Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en van het begrotingsproces binnen de school; Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de school, de daarbij behorende bedrijfsvoeringsactiviteiten en de financieel-economische en bestuurlijke context en consequenties daarvan alsmede de vaardigheid om het begrotingsproces binnen de organisatie daarop af te stemmen binnen de centraal vastgestelde kaders met ondersteuning van de centraal verantwoordelijke medewerker; Kennis van en inzicht in de organisatie en werkwijze van de schooladministraties; Brede kennis op het gebied van geautomatiseerde informatieverwerking; Vaardig in het opstellen en verdedigen van beleidsadviezen; Vaardig in het leidinggeven aan medewerkers; In staat samenwerking te bevorderen; Vaardigheid in het creatief oplossen van problemen.


7

Bijlage 2 De werkzaamheden die van centraal naar de scholen gaan zijn Financiën: • Het bewaken van de planning en control van de totale inkomsten en uitgaven van de school (incl. personele inkomsten en uitgaven) door het belast zijn met de voorbereiding en uitvoering van de jaarlijkse (ontwerp)begroting, de meerjarenbegroting, de begrotingswijziging, de jaarrekening en tussentijdse rapportages binnen de formats zoals opgesteld door de controller en vastgesteld door het College van Bestuur. Leerlingadministratie: • Het beheren van de leerlingenadministratie door:  het (doen) verzorgen van de invoer van persoonsgegevens in de leerlingenadministratie aan de hand van op volledigheid gecontroleerde formulieren,  het (laten) inwinnen van aanvullende informatie,  het doen van suggesties ter verbetering van registratieprocedures voor de leerlingenadministratie en de uitvoering van wettelijke regelingen en besluiten in deze. • Het toepassen van regelingen (c.q. laat deze toepassen) in het kader van inschrijving en bekostiging:  het (laten) beoordelen van aanvragen en het zorgen voor een juiste betaalbaarstelling van de diverse vergoedingen,  het (laten) geven van uitleg over de interpretatie en uitvoering van de regelingen aan leerlingen en andere belangstellenden,  het (schriftelijk) (laten) beantwoorden van vragen en geven van inlichtingen over (de uitvoering van) bestaande regelingen als geheel en toegepast in individuele zaken,  het doen van de eindmelding aan de IBG,  het verrichten van de eindcontrole op de voorlopige tellijst. • De pedagogische administratie en het examensecretariaat door:  het met behulp van softwareprogramma's (laten) genereren van rendements- en studiegegevens,  het (laten) invoeren en muteren van onderwijs- en persoonsgegevens,  het (laten) beantwoorden van vragen van leerlingen en docenten over de verwerking van gegevens van uiteenlopende studie aangelegenheden,  het coördineren van de werkzaamheden, in de breedste zin des woords, de examens betreffende,  het uitvoering (laten) geven aan de handelingen zoals beschreven in het draaiboek examens. Roosterzaken: • Het opstellen van een jaarplanning met betrekking tot het les- en lokalenrooster en de centrale criteria die daarbij gelden. • Het opstellen van notities over (langere termijn) knelpunten in het roosterproces en het aandragen van oplossingen daarvoor. • Het adviseren op het raakvlak tussen onderwijsorganisatie en ICT (met name daar waar het roosterzaken betreft).


8

• De algehele coördinatie en de (jaar)planning van de verschillende onderwijsactiviteiten en de toewijzing van onderwijsfaciliteiten door:  het (laten) verzamelen van informatie over onderwijsprogramma's, aantallen klassen/groepen, inzetbaarheid van docenten, beschikbare onderwijsruimten e.d.,  het (laten) inventariseren van de roosterwensen van docenten,  het zoveel mogelijk vertalen van de wensen van de diverse belanghebbenden in het (concept) jaarplan,  het bespreken daarvan en het aangeven van alternatieven en consequenties,  het (laten) maken van jaar-, kwartaal- en lesroosters aan de hand van centraal vastgestelde criteria,  het (laten) aanpassen van roosters na overleg met betrokkenen als gevolg van bijzondere c.q. wijzigende omstandigheden,  het (laten) verwerken van de dagelijkse roosterwijzigingen,  het (laten) maken van diverse roosters zoals bijv. het proefwerkrooster, het rooster voor de rapportvergaderingen, het lesrooster tijdens rapportvergaderingen, het rooster bij vervanging personeelsleden, het rooster tijdens excursies e.d.,  het tijdig (laten) informeren van docenten en leerlingen over roosters en roosterwijzigingen en het eventueel verstrekken van aanvullende informatie,  het (laten) produceren van overzichten van alle roosteractiviteiten,  het bijhouden van onderwijstijd. Leiding geven aan de schoolconciërges. Het beheren van het externe boekenpakket.


9

Bijlage 3 Welke werkzaamheden worden centraal aangestuurd: Op het gebied van Personeel en Organisatie: 1. Het adviseren van het College van Bestuur en de schooldirecteuren over de ontwikkeling en inrichting van het P&O-beleid en de daarbij behorende instrumenten door: * het signaleren van relevante ontwikkelingen en het bestuderen daarvan via literatuurstudie, contacten met de Besturenorganisaties, het ministerie van OCW etc., van maatschappelijke ontwikkelingen, (externe) regelgeving en ontwikkelingen op het vakgebied (beloningsmanagement, arbeidsvoorwaarden, Arbo, mobiliteit, deskundigheidsbevordering, sociaal beleid als strategische component etc.) en het daarover adviseren aan de directie, * het verrichten van onderzoek naar en het adviseren over personele en organisatorische aangelegenheden/vraagstukken, * het ontwerpen van richtlijnen, procedures, reglementen en instrumentarium op de onderscheiden gebieden van P&O-beleid, * het opstellen van plannen voor de formatieve inrichting van de scholengemeenschap. 2. Het uitvoering geven aan het personeelsbeleid door: * het adviseren over de invulling van het personeelsbeleid aan het management, * het bewaken van de kwaliteit en uitvoering van werving- en selectieprocedures en functionerings- en beoordelingsgesprekken en het formatiebeheer, * het adviseren over en begeleiden van de uitvoering van reorganisatie- en veranderingsprocessen en het zorgdragen voor de ontwikkeling van een sociaal plan, * het adviseren over de aanpak inzake aanstelling, overplaatsing, ontslag, opleiding en/of conflictsituaties, * het adviseren over en het vertegenwoordigen van het (lijn)management bij beroepszaken betreffende rechtspositionele aangelegenheden, * het bewaken van de uitputting van de personeelsbegroting, * het adviseren over arbeidsomstandigheden. 3. Het evalueren van de uitvoering van het vastgestelde P&O-beleid door: * het toetsen of en in hoeverre het door de directie vastgestelde P&O-beleid is gerealiseerd, het adviseren hierover en het opstellen van adviezen inzake de bijstelling van het beleid, * het opstellen van discussie- en beleidsnota's over aanpassingen en bijstellingen van te voorziene lange termijnontwikkelingen, * het evalueren van reorganisatie- en veranderingsprocessen en het daarbij ingezette instrumentarium, * het verrichten van onderzoeken naar de werkwijze en de structuur binnen de organisatie. 4. Het leidinggeven aan de afdeling P&O. Op het gebied van Financiën: 1. Het mede adviseren van het College van Bestuur en het managementteam inzake de jaarlijkse financiële cyclus van Stichting Markland College, bestaande uit de begrotingsvoorbereiding, rapportage en het opstellen van de jaarrekening en de uitvoering ervan coördineren door: * het analyseren en becommentariëren van gegevens uit begrotingen van voorgaande jaren, het analyseren van de consequenties van nieuw beleid en (voorgenomen) wijzigingen in bestaand beleid en het aan de hand daarvan opstellen van een beleidsnota met beslispunten, * het beoordelen van conceptbegrotingen van de scholen en het adviseren van het College van Bestuur daarover,


10

* het in dit kader opstellen van rapportages, waarbij indien noodzakelijk, tevens voorstellen worden gedaan voor wijzigingen in de conceptbegrotingen of voor beleidsalternatieven, * het uitvoeren van voorbereidend overleg bij de opstelling van de conceptbegrotingen en meerjarenramingen met de directeuren en het ondersteunen van de directie van de scholen bij hun intern overleg, * het mede opstellen van analyses en nadere adviezen inzake de verantwoordingsrapportages, * het bij beleidswijzigingen doorrekenen van financiële consequenties en het formuleren van Beleidsalternatieven, * het mede beoordelen van de financiële rapportage op basis van de vastgestelde begroting en Meerjarenramingen, * het mede beoordelen van de rechtmatige en doelmatige besteding van budgetten en de naleving van randvoorwaarden, * het tijdens het lopende begrotingsjaar mede analyseren en beoordelen van voorgenomen beleidswijzigingen op budgettaire consequenties voor de betreffende begrotingen en meerjarenplannen. 2. Het beheren van de financiële middelen van Stichting Markland College door: * het doen van voorstellen ten aanzien van financieringen, investeringen en overig financieel beheer, * het adviseren tot het nemen van maatregelen ter beheersing van kosten, * het analyseren van de bedrijfseconomische-en financiële doelmatigheid en het doen van voorstellen ter verbetering, 3. Het leidinggeven aan de afdeling Financiën. Op het gebied van ICT: 1. Het adviseren van het College van Bestuur en het managementteam over het te voeren ICTbeleid voor Stichting Markland College door: - het aan het College van Bestuur, het managementteam en het overige lijnmanagement adviseren over aan de orde zijnde ICT-vraagstukken en over de gevolgen van voorgenomen of gewijzigd beleid voor (aspecten van) het ICT-beleid, - het zorgdragen voor de nodige afstemming van de eigen (beleids)voorbereidende werkzaamheden op het beleid van Stichting Markland College en het decentrale schoolbeleid (indien van toepassing), - het initiëren en leiden van multidisciplinaire projectgroepen (incl. externe deskundigen) ter nadere uitwerking van de ontwikkeling van geautomatiseerde beheersinformatiesystemen en informatiesystemen voor het onderwijsproces en de onderwijsorganisatie (bv. roosterzaken), - het bijdragen aan multidisciplinaire projectgroepen ter nadere uitwerking van de automatiserings- en technische ondersteuning van onderwijsontwikkeling en onderwijsorganisatie, - het inventariseren van de informatiebehoefte van gebruikers, - het vertalen van gebruikerswensen in informatiserings- en automatiseringsplannen, - het aangeven van de financiële, organisatorische, personele en materiële consequenties van voorgenomen ontwikkelingsprojecten binnen het vastgestelde taakgebied, - het opstellen en indienen van de begroting op ICT-gebied, - het opstellen en indienen van een meerjaren ICT-beleidsplan, - het bepalen van de hoofdlijnen voor en het laten uitwerken van beveiligingsplannen.


11

2. De uitvoering van het ICT-beleid verzorgen en coördineren door: - het inhoudelijk coördineren van de werkzaamheden (al dan niet in projectteams) met betrekking tot informatieanalyse, functioneel en technisch ontwerp en systeemprogrammering, - het adviseren bij de aanschaf van apparatuur en programmatuur en het maken van afspraken met leveranciers over prijzen en leveringsvoorwaarden, - het coördineren van de invoering, het onderhoud en het technisch beheer van systemen, netwerken en applicaties alsmede de gebruikersondersteuning. 3. Het leidinggeven aan de afdeling ICT (inclusief applicatiebeheer). Op het gebied van Huisvesting, beheer en onderhoud: 1. Het coördineren en verrichten van werkzaamheden op het gebied van huisvesting, beheer en onderhoud door: - het houden van toezicht op de voortgang en kwaliteit van lopende onderhouds- en Huisvestingsprojecten, - het mede opstellen van kostencalculaties, - het binnen de door Stichting Markland College gestelde kaders en budgetten, inkopen van materialen en diensten (bijvoorbeeld schoonmaakartikelen, meubilair, servicecontracten etc.), - het toezien op de staat van onderhoud van gebouwen en inventaris en het adviseren met betrekking tot vervanging en reparatie, - het toezien op het naleven van regelgevingen (met name Arbo wetgeving) voor de beveiliging van (de gebruikers van) de gebouwen en terreinen, - het opstellen van het jaarlijks onderhoudsplan dat wordt afgeleid van het meerjarenonderhoudsplan (MOP) en het na vaststelling zorgdragen voor de uitvoering ervan, - het doen van voorstellen voor de begroting, - het voeren van overleg met leveranciers, fabrikanten, bedrijven en de gebruikers van de gebouwen en terreinen over geleverde of gewenste goederen of diensten (waaronder beveiliging), het aanvragen en beoordelen van offertes, - het beoordelen van door de gebruikers ingediende vernieuwings- of vervangingsaanvragen op technische haalbaarheid, doelmatigheid en wenselijkheid, - het uitvoeren van het energiebeheer op de locaties, - het coördineren van schoonmaakwerkzaamheden, - het coördineren van activiteiten in het kader van Arbo wetgeving en overige veiligheidsvoorschriften. 2. Het leidinggeven aan de technische dienst. Op het gebied van Planning en Control: 1. Het ontwikkelen van control beleid: • het proactief signaleren van de noodzaak van nieuw beleid en het ontwikkelen van beleidsvoorstellen op financieel-economisch en administratief technisch gebied, • het toetsen van beleidsvoornemens op hun financieel-economische consequenties en het aandragen van alternatieven, • het concipiëren van richtlijnen voor de opstelling van de begroting(en), meerjarenramingen, de jaarrekening/het jaarverslag en andere financiële plannen, • het opstellen van financiële analyses, ken- en stuurgetallen en het daaruit destilleren van beleidsvoorstellen en adviezen, • het signaleren, ontwikkelen, aansturen, implementeren en optimaliseren van procesverbeteringen en controleprocessen, waaronder Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC).


12

2.

3.

Het uitvoeren van de planning en control cyclus: • het voorbereiden en opstellen van de meerjarenbegroting, de jaarlijkse begroting, tussentijdse rapportages en de jaarrekening/het jaarverslag, • het coördineren van en het opstellen van verbetervoorstellen inzake de financiële administratie, het cashmanagement, het liquiditeitsbeheer en de jaarlijkse accountantscontrole, • het initiëren van en deelnemen in diverse bedrijfseconomische projecten, waaronder nieuw/(ver)bouw van scholen/locaties, samenwerkingsprojecten en het in dat kader opstellen van (deel)begrotingen, calculatiemodellen en kostprijsberekeningen, • het creëren van randvoorwaarden voor het opzetten en onderhouden van (meerjaren) investeringsplannen, (meerjaren)onderhoudsplannen enz., • het bewaken en beoordelen van de rechtmatige en doelmatige besteding van ingediende (project)subsidies en het afleggen van verantwoording hierover, • het ondersteunen van het College van Bestuur en de directeuren bij financieel-economische aangelegenheden in contacten met onder meer het ministerie, gemeenten, GMR, leveranciers, bedrijven, instellingen e.d., • het optreden als onafhankelijke adviseur van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de directeuren ten aanzien van de (kritische) bedrijfsprocessen, beleidsmatige vraagstukken, risicomanagement, organisatieontwikkeling, integriteit, normen en waarden, houding en gedrag en cultuur. Het houden van toezicht op de bedrijfsvoering: • het opstellen van control plannen en het plannen/coördineren van audits naar de kwaliteit van jaarplannen, bestedingsplannen, begrotingen, meerjarenramingen, tussentijdse rapportages, beheerssystemen, voor- en nacalculaties e.d., • het bewaken en beoordelen van de voortgang met betrekking tot jaarplannen, de begroting, meerjarenramingen en de verantwoording van integrale (beleids)producten en inkooptrajecten, • het beoordelen van de rechtmatige en doelmatige besteding van budgetten, de naleving van randvoorwaarden en het doen van aanbevelingen ter verbetering, • het voeren van overleg met budgethouders om het financiële bewustzijn te bevorderen, over oplossingen met betrekking tot budgetover- en budgetonderschrijdingen en om hen te adviseren over beheersmaatregelen, • het adviseren over de optimalisering van budgetbeheer en -sturing en over de inrichting van het primaire financiële proces, • het, op basis van onderzoek, beoordelen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van (voorgestelde) (beleids)producten en het onderkennen en analyseren van (financiële) risico's, • het voeren van overleg met het management om op basis van control plannen en audits tot verbeteringen te komen, • het maken en bewaken van afspraken met derden over financieel economische en administratief technische aangelegenheden.


13

Op het gebied van Inkoop: Het coördineren van de inkoop binnen de wettelijke voorschriften: • verantwoordelijk voor opstellen en ijken inkoopbeleid, • verantwoordelijk voor opstellen en beheren inkoopprocedure, • verantwoordelijk voor opstellen en beheer leveranciers- en contractmanagement, • uitvoering bovenschools contractbeheer, • afsluiten contracten en raamovereenkomsten, • verantwoordelijk voor aanleveren van managementinformatie op gebied van inkoop, • verantwoordelijk voor aanbestedingstrajecten.


14

De werkzaamheden die van centraal naar de scholen overgaan (voor een gedetailleerde beschrijving zie bijlage 2):

Recommend Documents