De vrijblijvendheid voorbij noodzakelijke netwerkvorming in de bibliotheekbranche

“De vrijblijvendheid voorbij” noodzakelijke netwerkvorming in de bibliotheekbranche

Hoofdstuk 1: aanleiding, opdracht en opzet 1. Waarom deze notitie In het verlengde van het proces van bibliotheekvernieuwing ligt de noodzaak van samenwerking in de bibliotheekbranche. Netwerkvorming, provinciaal en landelijk, is daar de belangrijkste uitdrukking van. Tot nu toe is dit (te) vrijblijvend van aard geweest. De noodzaak voor een goed geregisseerde netwerksamenwerking wordt groter. Versnippering, en een gebrek aan een gezamenlijke opvatting over waar de branche zich naar toe moet bewegen, moet worden tegengegaan. Netwerkvorming versterkt een zelfbewuste en innovatieve sector. Deze notitie, tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van het Procesbureau Bibliotheek Vernieuwing, maakt aan de vrijblijvendheid een eind. Samenhang en eenheid in de bibliotheekkolom zijn de vrijblijvendheid voorbij!

2. Waarom netwerkvorming Bij netwerkvorming, de noodzaak tot samenwerking in de branche, gaat het om samenhang en eenheid, waarbij recht gedaan wordt aan bestaande bestuurlijke verantwoordelijkheden en de noodzaak tot lokale maatschappelijke inbedding. De bibliotheekbranche heeft een belangrijke maatschappelijke opdracht. Vandaar die focus op eenheid en samenhang, waarbij doelmatigheid, doeltreffendheid en herkenbaarheid een belangrijke rol spelen. De noodzaak tot focus op netwerkvorming kan het best worden geïllustreerd aan de hand van de snelle ontwikkelingen in de samenleving. Er is sprake van een steeds snellere ontwikkeling en verandering in de media – en informatiewereld. Mede daarom stelt de gebruiker van de bibliotheek steeds hogere eisen aan het geleverde product. Omdat partijen slechts in een gezamenlijke inspanning dit gevraagde product kunnen leveren, ontstaat er afhankelijkheid tussen basisbibliotheken (ook onderling), service organisaties en VOB. Elk van deze partijen vindt daarom voor zijn functioneren baat bij samenwerking met andere partijen. Slechts in deze samenwerking kan het geheel meer zijn dan de som der delen. In netwerkverband kan deze meerwaarde structureel tot stand worden gebracht en onderhouden. Door deze notitie heen treft u, in een kader, een aantal good practises aan, die de noodzaak tot netwerkvorming in de bibliotheekbranche, en de urgentie daarvan, illustreren.

3. De opdracht Deze notitie is tot stand gekomen op basis van de volgende opdracht: Benoem, vanuit de bibliotheekinhoud, functionele eisen ten aanzien van het provinciale en landelijke bibliotheeknetwerk in termen van verantwoordelijkheden, taken en afspraken en vul dit aan met een uitwerking voor de samenwerking van de bibliotheekorganisaties op landelijk niveau. Bij de uitwerking van de opdracht zijn definities gebruikt: • Onder netwerk wordt “een samenhangend geheel van actoren en afspraken” verstaan. Voor het functioneren van het netwerk is het van belang dat een goede regie wordt gevoerd. • Regie is “met het oog op een bepaald resultaat sturen op een samenhangend geheel, gericht op afstemming van actoren, hun doelen en hun handelingen”. • Regie op landelijk en / of provinciaal niveau betekent ook “centrale sturing daar waar nodig” 4. Opzet van de notitie In hoofdstuk 2 wordt dieper ingegaan op de uitgangspunten voor netwerkvorming. Ook de actoren en de taken van de bibliotheeknetwerken komen aan de orde en wordt ingegaan op het landelijke - en provinciale bibliotheeknetwerk. Tenslotte wordt een aantal functionele eisen geformuleerd waaraan de bibliotheeknetwerken dienen te voldoen. De notitie eindigt met een aantal aanbevelingen over de te nemen stappen om tot besluitvorming te komen.

De vrijblijvendheid voorbij. 23 mei 2007

1

Hoofdstuk 2: De bibliotheeknetwerken 1. De opbrengst van bibliotheeknetwerken Bibliotheekorganisaties dienen op een slagvaardige wijze samen te werken op basis van onderlinge consensus en duurzame, verplichtende afspraken. Netwerken maken een dergelijke vorm van samenwerken mogelijk. Het sleutelbegrip van een netwerk is dat alle deelnemende partijen participeren, een actieve rol vervullen. Leden van een netwerk opereren doorgaans vanuit een welbegrepen eigen belang: ze brengen iets, ze halen iets. In het netwerk wordt het principe van “vrijheid in gebondenheid” gehanteerd: de keuze om te participeren is vrij. Voor de deelnemer geldt wel de verplichting om alle gemaakte afspraken in netwerkverband na te komen. Bibliotheken zullen door een nauwere samenwerking de volgende resultaten (wel in samenhang te bezien) boeken: • • • •

meer profijt voor de eindgebruiker het aanbieden van een breed assortiment bibliotheekdiensten van een hoge kwaliteit tegen een lage prijs aan burgers, maatschappelijke instellingen, scholen en overheden kwaliteit en innovatie het bundelen van kennis resulteert in een verhoogde kwaliteit en vernieuwingen kosteneffectiviteit het genereren van schaalvoordelen maakt middelen vrij voor andere productontwikkeling slagkracht het gezamenlijk organiseren van producten en diensten ter versterking van het culturele ondernemerschap en de marketing van de bibliotheek als “merknaam”.

Uitgangspunt is dat het werkgebied van de bibliotheeknetwerken zich, in aansluiting op de drie overheidslagen, laat leiden door een verstandige invulling van het adagium van de centrale regie gekoppeld aan een lokale inbedding. Anders gezegd: • doe lokaal wat lokaal het beste kan • doe bovenlokaal wat beter bovenlokaal kan • doe landelijk wat landelijk moet Het hierboven genoemde adagium is ook de leidraad van het herstructureringsproces. Basisbibliotheken zijn overwegend van onderaf vormgegeven. Om dat lokale niveau zo goed mogelijk tot zijn recht te laten komen is een sterk landelijk bibliotheeknetwerk nodig, zoals recentelijk ook door de Raad van Cultuur is bepleit. Voor een verdere impuls van de landelijke vernieuwing zullen nu door de branche grote projecten versneld tot ontwikkeling moeten worden gebracht. Daarmee komt “dat wat landelijk moet” uitdrukkelijk in beeld. Bij de vormgeving hiervan wordt natuurlijk samengewerkt met provinciale en lokale bibliotheekorganisaties, waar ook de uitvoering verder ter hand kan worden genomen. Gezamenlijk (door de branche geformuleerd en bestuurlijk geaccordeerd) geformuleerde functionele eisen bieden een kader op basis waarvan de producten en diensten effectief en efficiënt kunnen worden ontwikkeld en uitgevoerd. Het is aan de actoren in het landelijke en provinciale bibliotheeknetwerk om dit zelf verder vorm te geven. Van belang daarbij is te onderkennen dat enkele provincies hier al mee bezig zijn, terwijl anderen nog zoeken naar passende samenwerkingsvormen, waarbij tal van verschijningsvormen denkbaar zijn. Wat betreft het landelijke niveau kunnen nog veel resultaten ten aanzien van netwerkvorming worden geboekt.

2. Actoren in de bibliotheeknetwerken Bij de actoren wordt onderscheid gemaakt tussen overheden en de bibliotheekorganisaties. De overheden hebben vooral een randvoorwaardenscheppende rol en vullen het opdrachtgeverschap in. De opdrachtnemende bibliotheek - organisaties zijn gericht op ontwikkeling en uitvoering. De uitvoerende taak ligt daarbij vooral op decentraal niveau, terwijl het landelijke en provinciale niveau zich meer richt op het ontwikkelen, het coördineren en het initiëren.


2

Het landelijk bibliotheek netwerk (LBN) is een optelsom van de provinciale netwerken, met daarbij bijzondere aandacht voor de ontwikkelkracht van specifieke bibliotheekorganisaties (zoals grote stads bibliotheken en de provinciale service organisaties - PSO’s - ) en de Vereniging Openbare Bibliotheken (VOB). Er is (geheel in lijn van een netwerkorganisatie) geen hiërarchie tussen de verschillende netwerkpartners. En vanzelfsprekend is er ruimte voor verschillende samenwerkingsverbanden in het LBN, al naar gelang de aard van en inhoud van de werkzaamheden. Het provinciale bibliotheeknetwerk (PBN) is een optelsom van basisbibliotheken (gerepresenteerd door het provinciale directeurenoverleg (PDO) en de PSO.

3. De taken van bibliotheeknetwerken Onder “netwerktaken” worden alle taken in het bibliotheeknetwerk verstaan. Dit zijn alle taken waaraan de actoren zich besluiten te binden door het maken van bepaalde afspraken. Het speelveld voor de bibliotheeknetwerken is begrensd: 1. De directe klantcontacten behoren niet primair tot de provinciale of landelijke bibliotheeknetwerken. 2. De primaire bibliotheekprocessen en bibliotheektaken behoren niet tot de taak van de provinciale of landelijke bibliotheeknetwerken. Bij de invulling van taken wordt een onderscheid gemaakt tussen bibliotheekinhoud en – bedrijfsvoering (kan gaan om zowel generieke als bibliotheekspecifieke taken). Focussen op bedrijfsvoering in het bibliotheeknetwerk is efficiënt. Focussen op bibliotheekinhoud in het bibliotheeknetwerk is noodzakelijk. Ter behoud en versterking van de maatschappelijke positie van de bibliotheek dient een aantal taken op landelijke schaal te worden ontwikkeld: • Afstemming van alle beschikbare collecties en de landelijke ontsluiting daarvan • Integratie van de digitale en mediale ontwikkelingen in de dienstverlening van bibliotheken • Kennisontwikkeling en – verspreiding • Organisatie – en kwaliteitsontwikkeling • Cultureel ondernemerschap • Innovatie • Marketing en profilering Een verdere precisering leidt tot het volgende overzicht: • • • • • • • Bibliotheek - • inhoud • • • • • • • • Bedrijfs voering

• •

Kwaliteitszorg/certificering Marketing en acquisitie ICT- infrastructuur Financiële administratie HRM – P&O regulier / administratief IBL (Interbibliothecair leenverkeer) Transport en logistiek Collectioneren (rationeel collectioneren, landelijke collectie, zwaartepuntfuncties, etc) Digitale bibliotheek (Al@din, zoek&boek, schoolbieb.nl, etc) Functionele verbreding (zoals vitaal platteland, grote steden, integratie, etc.) Bibliobus HRM – ontwikkeling (functieprofielen, competentiemanagement, loongebouw, etc) Benchmark en onderzoek Strategie en beleid Productontwikkeling Regie op ontwikkeling / uitstroom / implementatie van bovenlokale projecten (onderbrengen als continue netwerktaak) Kennisuitwisseling; fungeren als stimulans voor / bij innovaties en kennisdeling en kennisverbreding Ondersteuning van specialismen


3

Bovenstaande taken komen in alle bibliotheeknetwerken voor, zowel bovenlokaal, provinciaal als landelijk. De attentiewaarde per taak kan verschillen. Zo zal een startend bibliotheeknetwerk meer aandacht geven aan communicatie, logistiek en coördinatie, terwijl een gevorderd bibliotheeknetwerk zich al meer met kwaliteitsontwikkeling en marketing kan bezighouden.

4. Noodzaak tot regie De noodzaak om landelijk en provinciaal te regisseren is evident. De bijgevoegde good practises illustreren deze noodzaak. De meerwaarde die netwerkvorming (en daarmee samenwerking) in de branche kan opleveren is alleen te borgen indien er samenhangend wordt geregisseerd ten aanzien 1 van de bibliotheeknetwerken. De regie vloeit voort uit, en hoort bij, de opdrachtgevende rol van de overheden. Zij immers vervullen, door de juiste voorwaarden te scheppen en in die zin als opdrachtgever te fungeren, de regie ten aanzien van de bibliotheeknetwerken. • Provinciale bibliotheeknetwerken verbinden zich tot uitvoering van hun taken voortvloeiend uit de scharnierfunctie tussen het lokale niveau en het landelijke niveau. Daaruit vloeit een regierol van de provincie voort. • De rijksoverheid (het Ministerie van OCW) heeft, via de constructie van bestuurlijk overleg, een parallelle regiefunctie ten opzichte van de landelijk belegde taken voortvloeiend uit haar functie. Deze regie is primair gericht op het tot stand doen laten komen van ondersteuning voor / van de stelseltaken. De VOB vervult daarbij (in opdracht van het Ministerie van OCW) een centrale rol. • De VOB positioneert zich als landelijk ontwikkel –en kennisinstituut / landelijk expertisecentrum, met de taken: 1. Strategie ontwikkeling en het aangaan van strategische allianties 2. Concepten van nieuwe dienstverlening (innovatie) 3. Kwaliteits – en organisatie ontwikkeling 4. Bewaking en Coördinatie 5. Maatschappelijke positionering van de bibliotheeksector • Uitvoerende taken worden zoveel mogelijk neergelegd bij (delen van) de provinciale netwerken

5. Positie VOB De VOB zal zich, met haar positionering in het bibliotheeknetwerk, nog meer dan nu al het geval is, voor keuzes gesteld zien. Op dit punt is dan ook in de vereniging een strategische discussie gestart. De VOB is een hybride organisatie. Als vereniging is zij afhankelijk van de richting die de leden in wensen te slaan. Als opdrachtnemer van de regietaak is zij tegelijkertijd stuurman. Dat levert mogelijk spanning op. In het komende veranderproces zal duidelijk moeten worden hoe daarmee wordt omgegaan.

1

Met regie wordt in het verband van deze notitie vooral bedoeld regie over de netwerken. Het is evident dat er ook regie in de netwerken aan de orde is.


4

Hoofdstuk 3: Functionele eisen voor LBN en PBN 1. Opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap Een allereerste functionele eis is de noodzaak om de verhouding tussen overheid en branche, op de verschillende niveaus (van gemeente, provincie en rijk) te gieten in de relatie opdrachtgeverschap / opdrachtnemerschap. Hierbij dienen de begrippen “opdrachtnemer” en “opdrachtgever” te worden gehanteerd als uitdrukking van good governance. Dat houdt in dat de overheid als subsidient/opdrachtgever de beleidskaders vaststelt en de voorwaarden schept voor het kunnen uitvoeren door de bibliotheekorganisatie van haar autonome taakopdracht. De bibliotheekorganisatie kan alleen als opdrachtnemer functioneren als zij haar taak invulling geeft als onderdeel van een zelfbewuste, innovatieve en doelgerichte sector.

Dynamiek en wisselwerking In de bibliotheeknetwerken gaat het om vaststellen van de “spelregels”, die de actoren dienen toe te passen op het maken van afspraken voor de werkwijze in algemene zin en bij de uitwerking van een specifieke taak. Het hele proces van opdrachtgeverschap / opdrachtnemerschap (horizontaal) en van samenwerking tussen de verschillende lagen in de kolom (verticaal) is dynamisch. De praktijk wijst immers uit dat opdrachtnemende partijen plannen/programma’s opstellen op basis van voorafgaande plannen/programma’s, waarbij opdrachtnemende partijen vaak het initiatief nemen voor nieuwe voorstellen. De opdrachtgevende overheid en de opdrachtnemende organisatie beïnvloeden elkaar dus wederzijds. Er is sprake van een “iteratief” proces. Er is wisselwerking tussen deze partijen. In een dynamisch proces waarbij verschillende rollen aan de orde zijn (de expertrol, de adviesrol, de opdrachtgevende rol, de opdrachtnemende rol) komen er randvoorwaarden en afspraken met betrekking tot resultaten en prestaties tot stand. En ook gedurende de realisatie daarvan is er sprake van een permanente en wezenlijke beïnvloeding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De verantwoordelijkheden zijn echter wel gescheiden: regie, aansturing en toetsing horen vooral bij de opdrachtgever; visieontwikkeling, signalering, innovatie, expertise en uitvoering veel meer bij de opdrachtnemer. Evenzeer is er sprake van dynamiek en wisselwerking langs de verticale lijn. De uitvoering van taken beweegt heen en weer tussen het landelijke, provinciale en gemeentelijke niveau, vaak ook afhankelijk van het ontwikkelingsstadium. Dat is soms volgordelijk het geval (taken die in eerste instantie landelijk zijn ontwikkeld en belegd komen uiteindelijk op uitvoerend niveau terecht), maar soms ook parallel (taken worden op meerdere niveaus tegelijkertijd uitgevoerd). Bestuurlijke en inhoudelijke complementariteit -Voorop staat dat de bibliotheeksector moet functioneren als een zelfbewuste, innovatieve en doelgerichte sector door zich te organiseren in elkaar overlappende netwerken. Tegelijk is duidelijk dat daarnaast de bestuurlijke aansturing ook een vorm moet krijgen die aansluit bij de samenhang van het bibliotheekstelsel. Centraal staat daarbij dat er op elk van de drie bestuurlijke lagen sprake is van een zogenaamde één op één relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. OCW als opdrachtgever op landelijk niveau (VOB en afgeleid het LBN), de provincie op provinciaal niveau (voor PSO en afgeleid het PBN) en de gemeente op lokaal niveau (voor de basisbibliotheek). De afspraken in de bibliotheekkolom dienen te worden gespiegeld in de overheidskolom. De opdrachtgevende rollen van gemeenten, provincies en het Ministerie moeten op elkaar aan sluiten. De samenwerking in de bibliotheekkolom is gekoppeld aan de opdrachtgevers / opdrachtnemersrelaties op de drie bestuurlijke niveaus. Om die reden dient, als pendant van de samenwerking in de bibliotheekkolom, ook de bestuurlijke samenhang gewaarborgd te zijn. Er is dan sprake van een verticale relatie (samenwerking inde bibliotheekkolom, bestuurlijk overleg) als een horizontale relatie (de één op één relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer).


5

Beleidsgestuurde prestatieafspraken Voor de invulling van het opdrachtgeverschap en het opdrachtnemerschap gelden de volgende algemene uitgangspunten voor beleidsgestuurde prestatiebekostiging: • • • • • •

•

De opdrachtgever formuleert de randvoorwaarden voor het bereiken van de verwachte resultaten en prestaties De opdrachtgever omschrijft de wijze waarop verantwoording dient te worden afgelegd door de opdrachtnemer De opdrachtnemer geeft, aan de hand van prestatieafspraken, aan op welke manier en tegen welke prijs zij de opdracht van de overheid kan uitvoeren De opdrachtgever beoordeelt deze prestatieafspraken en stelt deze vast Opdrachtgever en opdrachtnemer leggen de afspraken in een overeenkomst (op hoofdlijnen) vast Opdrachtgever en opdrachtnemer maken afspraken over: o De rol en verantwoordelijkheid van elk der partijen o Tussentijdse communicatie en bijstelling van de overeenkomst o Eindrapportage en registratie o De wijze waarop wordt beoordeeld (tot subsidievaststelling wordt overgegaan) o De wijze waarop de resultaten van de beoordeling van invloed zijn op het beleidskader en de opdrachtgeving voor een volgende periode Opdrachtnemer zorgt voor een adequate uitvoering van wat is overeengekomen

2. Functionele eisen bestuurlijk Hier gelden de volgende functionele eisen: Algemeen • De opdrachtgever heeft de relatie met de opdrachtnemer geformaliseerd en geoperationaliseerd in de jaar (meerjaren) programma’s, die voldoen aan de algemene eisen van het opdrachtgeverschap – opdrachtnemerschap (zie paragraaf 1 van dit hoofdstuk). • Tussen de drie overheidslagen is het opdrachtgeverschap onderling afgestemd. Voor wat betreft de uitoefening van het opdrachtgeverschap op decentraal niveau ondersteunen provincie (regierol) en gemeenten elkaar en is er sprake van onderlinge bestuurlijke afstemming. • Een bibliotheekorganisatie is een zelfstandig rechtspersoon, in de meeste gevallen een privaatrechtelijke, maar soms ook publiekrechtelijke. Beide organisatievormen zijn op gelijke wijze deelnemer in het bibliotheeknetwerk. Gemeente • De gemeente (cluster van gemeenten) is de primaire opdrachtgever voor de basisbibliotheek en heeft (indirect) invloed op de (meerjaren) programma’s van de PBN’s. Provincie • De provincie is de regisseur van het provinciale vernieuwingsproces en de primaire opdrachtgever voor het PBN. De provincie geeft concrete invulling aan de regietaak door het opdrachtgeverschap voor de meerdere actoren in het PBN eenduidig en transparant te organiseren, resulterend in een efficiënt en effectief functionerend PBN. De provincie ziet daarbij toe op een adequate rolbeoefening van de verschillende actoren. • De provincie draagt er voor zorg dat de subsidieverlening en de communicatie, overeenkomstig de afgesproken opdrachtgeving en beïnvloedingswijze, tot stand komt. • Er is een PBN - structuur die recht doet aan de klant / afnemer van diensten (basisbibliotheken / PDO) en de leverancier (PSO / basisbibliotheken), waarbij geen bestuurlijke verknoping ontstaat tussen de verschillende actoren.


6

Ministerie • Het Ministerie van OCW is de primaire opdrachtgever voor de landelijk te organiseren taken waaronder collectioneren, digitale bibliotheek, HRM - ontwikkeling, benchmark - onderzoek, certificering, functionele verbreding, marketing en kennisuitwisseling, vast te leggen in prestatieafspraken op basis van een advies van de actoren in de branche (PBN’s, andere bibliotheekorganisaties, provincies, gemeenten). • Het Ministerie van OCW effectueert en bewaakt daarbij de landelijke samenhang.

3. Functionele eisen in de bibliotheekkolom In de bibliotheeknetwerken gelden de volgende functionele eisen: Provinciale bibliotheeknetwerken • Er is op provinciaal niveau een PDO, dat de samenwerkende basisbibliotheken op provinciaal niveau representeert. • Op basis van vraagoriëntatie, schaalvoordelen en / of provinciaal beleid bestaat er een PSO op (inter)provinciaal niveau, dat diensten levert aan de basisbibliotheken, het PDO, de provincie, de gemeenten en maatschappelijke instellingen. De PSO onderhoudt functionele relaties met deze organisaties (in een uit te werken vorm). Hierbij geldt niet bij voorbaat - mits passend binnen het provinciale beleidskader – de binding aan de provinciegrens (een PSO is een cultureel ondernemer). De PSO kan daarbij facilitaire diensten leveren, maar ook als kennisinstituut op basis van partnerschap innovatieve producten ontwikkelen. • In het PBN is de besluitvorming duidelijk en slagvaardig georganiseerd, ook voor wat betreft het oplossen van mogelijke impasses. • Het is wezenlijk dat deelname aan het bibliotheeknetwerk niet vrijblijvend is. Alleen maar “halen” is onaanvaardbaar. Niet participeren in een netwerk leidt in laatste instantie tot een vanzelfsprekende sanctie, namelijk dat de diensten die beschikbaar zijn in het bibliotheeknetwerk niet kunnen worden afgenomen (dan wel hooguit tegen marktconforme prijzen kunnen worden afgenomen). • Voor de aansluiting met het landelijke bibliotheeknetwerk heeft het PBN de verantwoordelijkheid belegd bij één coördinatiepunt, onder te brengen bij het PDO, de PSO of een basisbibliotheek.

Landelijk bibliotheeknetwerk • De brancheorganisatie VOB fungeert als landelijk kennis – en ontwikkelinstituut (landelijk expertisecentrum) en is de primaire opdrachtnemer op landelijk niveau. • De VOB laat landelijke taken zo mogelijk op decentraal niveau uitvoeren door de PSO, de PDO en/of de basisbibliotheken • De VOB fungeert als opdrachtnemer ook als duurzame en continue factor voor vernieuwing en implementaties in de bibliotheekbranche. • Het landelijk bibliotheeknetwerk / de VOB spelen een belangrijke rol op het terrein van innovatie en ontwikkeling. Ten aanzien van deze functionele eis van de volgende toelichting: innovatie gedijt in het juiste klimaat. De stelseltaak voor de VOB die betrekking heeft op innovatie – en implementatie van vernieuwing houdt in dat de VOB de opdracht heeft een dergelijk innovatieklimaat te creëren en te onderhouden, zo mogelijk samen met provinciale netwerken. Innovatie ontstaat vaak op de werkvloer. Daar waar praktijk en reflectie elkaar ontmoeten. Landelijk en provinciaal dienen er waarborgen te zijn dat de innovaties op het niveau van de bibliotheken worden gefaciliteerd (denkkracht, menskracht, soms middelen) en gestimuleerd. De zelfstandige innovatiekracht die de landelijke en provinciale bibliotheeknetwerken ook hebben, fungeert als stimulans en als voorbeeld.


7

Hoofdstuk 4: Aanbevelingen en vervolgstappen 1. Aanbevelingen Aan de stuurgroep wordt aanbevolen: I. Deze notitie vast te stellen en als uitgangspunt te gebruiken bij de verdere vorming van bibliotheeknetwerken. En daarvoor in de branche commitment te verwerven (uiterlijk vast te stellen eind 2007). II. De verdere vorming van de bibliotheeknetwerken (zowel landelijk als provinciaal) te baseren op hetgeen in deze notitie is vastgelegd: a. De verhouding opdrachtgever / opdrachtnemer in de bibliotheekbranche is gebaseerd op de uitgangspunten zoals verwoord in hoofdstuk 3, paragraaf 1 van deze notitie. b. Er is een één op één relatie bij het opdrachtgever / opdrachtnemerschap: i. Ministerie OCW VOB als partner van het LBN ii. Provincies PSO als partner van het PBN iii. Gemeenten Basisbibliotheken c. Het inrichten van een bestuurlijk pendant voor de samenwerking in de bibliotheekkolom. d. De regievoering ten aanzien van de bibliotheeknetwerken primair neerleggen bij de overheden (De rijksoverheid ten aanzien van het landelijk bibliotheeknetwerk, de provincie ten aanzien van het provinciaal bibliotheeknetwerk) e. De spelregels vaststellen voor de werkwijze in de bibliotheeknetwerken (zie hoofdstuk 3 bij paragraaf 4) f. De wijze waarop in de bibliotheeknetwerken zal worden samengewerkt vaststellen (zie eveneens hoofdstuk 3 bij paragraaf 4) g. De taken die worden uitgevoerd in de bibliotheeknetwerken vaststellen (zie hoofdstuk 2 bij paragraaf 3) III. Een tijdpad op te stellen voor de verdere vorming van de bibliotheeknetwerken: a. Uiterlijk 31 december 2007 zijn tussen de betrokken partijen in iedere provincie afspraken gemaakt over de inrichting van het provinciale netwerk overeenkomend met de uitgangspunten in deze notitie (in termen van verantwoordelijkheden en taken), en is een daaraan verbonden uitvoeringsplan voor de realisering van het provinciale netwerk overeengekomen. b. Uiterlijk per 1-1-2009 functioneren er in elke provincie provinciale bibliotheeknetwerken, conform de uitgangspunten van deze notitie. c. Uiterlijk per 1-1-2009 functioneert het landelijke bibliotheeknetwerk conform de uitgangspunten van deze notitie. IV. Opzetten van een commubnicatietraject (ten behoeve van de bibliotheekbranche en de drie overheidslagen)

2. Vervolgstappen Te zetten stappen: I. II. III. IV. V. VI.

Verkennende gesprekken in de branche Besluitvorming in stuurgroep Vaststelling notitie in bestuurlijk overleg Opstellen communicatietraject Uitvoering communicatietraject Effectuering afspraken netwerkvorming


mei / juni 2007 31 mei 2007 voor de zomer 2007 voor de zomer 2007 e 2 helft 2007 e 2 helft 2007

PBV Stuurgroep Bestuurlijk overleg PBV PBV PBV

8

Bijlage: Samenstelling denktank Deze notitie is opgesteld door een groep kenners (werknaam: de denktank) uit de bibliotheekbranche. De denktank is samengesteld op basis van een representatie uit het veld (PSO, PDO / basisbibliotheken, provincies, gemeenten) op persoonlijke titel en wordt ondersteund door een onafhankelijke voorzitter en het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing. De denktank is drie keer voor 8 maart bijeen gekomen en vier keer na 8 maart 2007. Deze notitie is het eindresultaat van het werk van de denktank. De volgende personen hebben zitting genomen in de “denktank”: De heer R. Bögels, beleidscoördinator provincie Gelderland De heer J.M.F.T. van Dijk, directeur OB Breda Mevrouw I. Gunneweg, directeur OB Aan den IJssel De heer W. Kamerman, manager procesbureau bibliotheekvernieuwing Mevrouw C. Klompen, manager VOB De heer J. Kok, directeur Cubiss Noord-Brabant De heer H. Pilon, secretaris Biblionet Groningen De heer B. Siepel, beleidscoördinator provincie Flevoland Facilitering vanuit het procesbureau bibliotheekvernieuwing: De heer J. Kruithof (onafhankelijk voorzitter, Stade Advies) De heer P. Laban (secretaris)


9

Titel “Good Practice” Inhoud en doel van het project (korte beschrijving)

Betrokken partijen en rol en inbreng van deze partijen (aandacht voor verschillende projectfases: initiatie, voorbereiding, realisatie, implementatie)

Financiën (financieringswijze, inverdieneffecten)

Resultaat, effecten, voordelen (zichtbaar/concreet/cijfermatig, mbt eigen bedrijfsvoering, partners, gebruikers)

Toegevoegde waarde vanuit het netwerk


Biblioservicebus Behoud en versterking van de sociale cohesie op het platteland door in te spelen op de verschraling van het voorzieningenniveau door de realisatie van een biblioservicebus met diensten die niet of nauwelijks meer in kleine kernen te verkrijgen zijn. Met gebruikmaking van draadloze breedbandtechnologie realiseren van een aanbod van producten (geld, postzegels, strippenkaarten, telefoonkaarten, ticketservices en van informatie over arbeid, openbaar vervoer, zorg, overheid, cultuur, toerisme Initiatie/voorbereiding: commerciële partners en subsidiepartners (gemeenten, provincie) Realisatie: samenwerkingspartners zoals commerciële partners aanbod van diensten: bedrijven en non-profit instellingen op gebied van zorg, cultuur, vervoer (NS, Connexxion), arbeid, telecommunicatie, post etc. Intermediair: ouderenorganisaties, dorpsraden, zorginstanties, werkgevers, bedrijven, Zeeuwse Vereniging van kleine Kernen. Eindgebruikers: in mobiliteit gehandicapte volwassenen, ouderen, jongeren, jeugd, toeristen Initiële kosten (circa € 600.000): projectsubsidies Europa, provincie, gemeenten, Rijk en grote sponsor bank Exploitatiekosten: alle samenwerkingspartners (bedrijven en non-profit instellingen) Eigen bijdrage In kernen < 3.000 inwoners stijging 110% informatievragen Waardering rapportcijfer >8 Stijging gebruik eigen diensten plus aantal bezoekers 30.000 bezoekers samenwerkingspartners nu ook weer afzetkanaal op platteland top-4 producten: pinnen, strippenkaarten, postzegels, kadobonnen, treinkaartjes Ruime financieringsmogelijkheden (EU, sponsors), provinciebrede spreiding van de bibliotheekdienstverlening

10

Titel “good Practice” Inhoud en doel van het project (korte beschrijving)

Betrokken partijen en rol en inbreng van deze partijen (aandacht voor verschillende projectfases: initiatie, voorbereiding, realisatie, implementatie) Financiën (financieringswijze, inverdieneffecten) Resultaat, effecten, voordelen (zichtbaar/concreet/cijfermatig, mbt eigen bedrijfsvoering, partners, gebruikers) Toegevoegde waarde vanuit het netwerk


Provinciale bibliotheekpas Groningen In 2006 is voor de gehele provincie Groningen de provinciale bibliotheekpas ingevoerd. Het bijzondere aan deze pas is dat de klant er niet alleen in zijn eigen bibliotheek mee kan lenen en inleveren, maar dat hij dat kan in alle 64 bibliotheken in de provincie Groningen. In de provinciale bibliotheekpas zit tevens een chip waarmee in de toekomst veel meer mogelijk is zoals bijvoorbeeld het gezamenlijk organiseren van acties met bijvoorbeeld bioscopen, theaters of musea. Het volume van in totaal 185.000 passen was voor het Dagblad van het Noorden aanleiding voor een intensieve samenwerking. Naamsvermelding van het Dagblad op de pas biedt voor het provinciaal netwerk (onder andere) ruime gratis advertentiemogelijkheden voor de bibliotheken. Bovendien heeft het invoeren van de provinciale bibliotheekpas geleid tot het versterken van het netwerkgevoel van het personeel dat binnen Biblionet werkzaam is. Met inzet van de rijksmiddelen bibliotheekvernieuwing heeft Biblionet Groningen in een kort tijdsbestek het voorstel voor de bibliotheekpas kunnen ontwikkelen en uitvoeren, met instemming van de provincie, de gemeenten en de basisbibliotheken. De bibliotheekpas is in nauwe samenwerking met de VOB ontwikkeld en is de eerste stap tot de Nationale Bibliotheekkaart. De invoering van de provinciale bibliotheekpas is mogelijk geworden met een bijdrage van € 240.000 uit bibliotheekvernieuwingsmiddelen. Een stijging van het leenverkeer tussen de bibliotheken met 50%.

Pilot van landelijk project, provinciebrede ontsluiting van gehele collectie

11

Titel “Good Practice” Inhoud en doel van het project (korte beschrijving) Betrokken partijen en rol en inbreng van deze partijen (aandacht voor verschillende projectfases: initiatie, voorbereiding, realisatie, implementatie)

Financiën (financieringswijze, inverdieneffecten)

Resultaat, effecten, voordelen (zichtbaar/concreet/cijfermatig, mbt eigen bedrijfsvoering, partners, gebruikers)



Opleidingstraject bibliotheekkader Noord-Nederland Aanvraag van ESF 3 –subsidie, Scholing voor werkenden, om een kwaliteitsimpuls te kunnen geven in het kader van de bibliotheekvernieuwing. De betrokken partijen zijn de pso’s en de openbare bibliotheken in de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel. Zij zijn dit traject ingegaan, in het kader van verdergaande samenwerking tussen de provincies. Hiervoor hebben de directies een overeenkomst gesloten en één van de organisaties aangewezen als penvoerder van het project. Er is een regiegroep ingesteld met vanuit elke organisatie een vertegenwoordiging voor de uitvoering. De subsidieaanvraag bij SZW is formeel ingediend door de Gemeente Assen. De organisaties hebben hiervoor een overeenkomst getekend met de gemeente. De projectperiode loopt 1-5-2005 t/m 31-12-2007. Via aanbesteding is er een project-accountant aangetrokken en een administratiekantoor ingeschakeld, die de provinciale administraties verwerkt en officiële rapportages verricht naar de organisaties en naar het ESF-agentschap van SZW. Het inhoudelijke deel van de aanvraag is een gezamenlijk opleidingsplan. De diverse opleidingsactiviteiten zijn/worden conform de ESF-regels aanbesteed en gegund. Regelmatig vindt er onderling afstemming plaats over de correcte administratieve en financiële afhandeling van de aanvraag. Tevens worden waar mogelijk opleidingsactiviteiten gezamenlijk uitgevoerd dan wel opgezet. ESF-gelden komen beschikbaar voor gerealiseerde opleidingsactiviteiten, conform de ESF-subsidieregels uitgevoerd!, voor maximaal 50% van de kosten (opleidingskosten, vervangingskosten, kosten van interne docenten, overheadkosten). Meer (financiële) mogelijkheden om invulling te geven aan de kwaliteitsverbetering in het kader van de bibliotheekvernieuwing. De gezamenlijke aanvraag beloopt 6 miljoen, waarvan 3 miljoen ESF subsidie en 3 miljoen eigen bijdrage. Daarnaast biedt dit traject een basis voor verdere samenwerking op het gebied van opleidingen in de betrokken provincies. Uitvoering en ESF subsidie alleen haalbaar door grootschalige aanpak vanuit 4 bibliotheeknetwerken

12

Titel “good Practice” Inhoud en doel van het project (korte beschrijving)

Netwerken van Uitpunten in Noord-Brabant Het realiseren per 1 februari 2007 van een provinciedekkend netwerk van UITpunten zodanig dat de UITinformatie voor alle inwoners en bezoekers van de provincie Noord-Brabant op eenvoudige wijze bereikbaar is volgens de onderstaande uitgangspunten: • alle bestaande en nieuw op te richten UITpunten leveren een basispakket dienstverlening volgens vaste kwaliteitsnormen • elk UITpunt participeert in een programma kwaliteitsverbetering van de dienstverlening, waarmee een fundament wordt gelegd onder de bestaande UITpunten en waarmee ze hun rol voor het lokale en regionale culturele veld nu en in de toekomst kunnen vervullen. • de UITpunten ontwikkelen zich tot intermediair om in samenwerking met de culturele en educatieve instellingen de cultuurparticipatie en -educatie in de provincie Noord-Brabant te bevorderen. • Verhogen van de cultuurparticipatie en cultuureducatie i.sm. andere culturele instellingen en het onderwijs. • Opbouw cultuurnetwerk en vergroten synergie in het culturele lokale netwerk, • Opzetten ticket service voor met name het amateurveld Het regionaliseren en versterken van de backofficediensten Betrokken partijen en rol en Het Project Uitpunten is aanvankelijk gestart als autonoom project in de inbreng van deze partijen Bibliotheek Breda. Daarna is het overgenomen door een aantal (aandacht voor Brabantse bibliotheken. Vervolgens is het als speerpuntproject verschillende projectfases: ingebracht in de netwerkbrede vernieuwing van bibliotheken in Noordinitiatie, voorbereiding, Brabant. De Provincie cofinancierde het project binnen het Actieplan realisatie, implementatie) Cultuurbereik vanwege het grote belang voor: • vernieuwing van de informatiefunctie bij bibliotheken • verbinding met Uitmarketing in Brabant • koppeling met uitgaan en toerisme in Brabant De gemeenten hebben als mede-opdrachtgever samen met de provinciale opdrachtgever besloten een koppelsubsidierelatie aan te gaan. Het procesbureau Bibliotheekvernieuwing heeft het project aangemerkt als een van de meest vernieuwende projecten in Nederlandse bibliotheken. Binnen het project zijn verschillende vormen van partnership aangegaan met: Omroep Brabant, Uit-in-Brabant, Uitbureau Brabant, VVV’s, Culturele instellingen, Nederlands Uitbureau Financiën 2005: € 135.500,--, 2006: € 136.500,--, 2007: € 250.000,-(financieringswijze, Voor cultuureducatie zijn tot en met 2008 financiën beschikbaar gesteld inverdieneffecten) door provincie en gemeenten om lokale initiatieven te ondersteunen. Na deze periode zal een deel van de activiteiten door het bibliotheeknetwerk of in de lokale activiteiten worden overgenomen. In 2009 is het huidige Actieplan Cultuurbereik afgelopen en zal ongeveer € 460.000,beschikbaar moeten zijn voor instandhouding (+ € 460.000,- via gemeenten). Resultaat, effecten, • Per 1 februari 2007 is een virtueel dekkend netwerk van Brabantse voordelen uitinformatie opgeleverd. (zichtbaar/concreet/cijfermat • In 17 van de 23 basisbibliotheken is een virtueel en fysiek Uitpunt ig, mbt eigen opgericht bedrijfsvoering, partners, • In 10 van deze 17 basisbibliotheken is de dienstverlening van het gebruikers) Uitpunt visueel toegankelijk gemaakt in alle vestigingen. • In 14 van deze 17 basisbibliotheken heeft de gemeentelijke overheid de rol van structurele opdrachtgever op zich genomen en is een structurele financieringsrelatie aangegaan • Er is een toolkit UITpunten (intranet) ontwikkeld voor alle basisbibliotheken.


13

•


Er is een provinciebrede expertgroep van UITpunt-coördinatoren opgericht die permanent werken aan de verbetering en integratie van Uitinformatie in de reguliere bibliotheekproductenlijn. • De gezamenlijke UITpunten hebben één adressensysteem ingericht • Er is een marktplaatssite ontwikkeld (CLIP), die alle UITpunten / basisbibliotheken voor hun eigen gemeente kunnen inzetten. • Er is een ‘Dossier Cultuureducatie en Marktplaatsen, handreiking voor basisbibliotheken en UITpunten’ opgesteld. • Er is een structurele samenwerkingsrelatie aangegaan met de culturele instellingen in het werkgebied • Er is een structurele samenwerkingsrelatie aangegaan met cultuurpartners in de provincie Noord-Brabant • Vernieuwing van de informatiefunctie bij bibliotheken Gezamenlijke informatiebeheer en marketing; provinciaal informatienetwerk door samenwerking lokale uitpunten


14

De vrijblijvendheid voorbij noodzakelijke netwerkvorming in de bibliotheekbranche

Recommend Documents