De voorzitter vraagt of de commissievoorzitter discussiepunten naar voren wil brengen

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015

UR/15/8804 Aanwezig:

5

10

15

1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 15:04 uur en heet iedereen van harte welkom. Voor het agendapunt model-OER’en zal er een delegatie van de Faculteitsraad der Rechtsgeleerdheid op de publieke tribune plaatsnemen. Bij de bespreking van Loopbaanbeleid WP zal een groot deel van de Commissie Van Haaften zitting nemen op de publieke tribune. Desgevraagd bevestigt de voorzitter dat diegenen die zitting hebben op de publieke tribune geen spreekrecht hebben. Agendapunten 3 en 4 worden omgedraaid in verband met de aanwezigheid van de Dean van de Honours Academy en de plaatsvervangend directeur Academische Zaken. 2.

20

Verslag vorige vergadering  UR/14/38106, verslag 172e UR-vergadering d.d. 1 december 2014.

Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld. 4.

25

Augusteijn, Bakker, Bouterse, Brüsewitz, Brussee, Van Diepen, Van Duijn, Fatah-Black, Hogenhuis, De Kort, Krol (voorzitter), O’Neill, Vermolen, Van der Voet, Weeda (griffier),Wolters, Poletiek en Xasan.

Onderwijsreglement Honours Academy  UR/15/343, onderwijsreglement Honours Academy,  UR/15/910, aanbiedingsbrief d.d. 8 januari 2015,  advies commissie Onderwijs en Onderzoek.

De voorzitter vraagt of de commissievoorzitter discussiepunten naar voren wil brengen.

30

35

40

45

De commissie wil erop aandringen dat er een duidelijkere verdeling komt van taken tussen de examencommissie van de Honours Academy en de examencommissie van de Faculteiten. Ieder honours college zou een eigen reglement moeten hebben maar heeft dat nog niet. En in het reglement van de Honours Academy komen een aantal verwijzingen naar de website voor. De Raad wil graag dat zaken worden opgenomen in het reglement en niet geregeld worden via de website. De Dean van de Honours Academy geeft aan dat er in het reglement uiterste kaders worden aangegeven. Er moet een honours class gevolgd worden en tenminste 20 van 30 punten besteed worden aan onderzoeks-en onderwijsactiviteiten. Maar in hoeverre er bijvoorbeeld gebruik gemaakt kan worden van stages, dat is aan de faculteiten. Binnen die grenzen moeten faculteiten zelf hun honoursprogramma’s invullen. Er moet wel één honours-certificaat blijven. De faculteiten wachten met de vaststelling van hun reglement totdat het reglement van de Honours Academy is vastgesteld. Op de faculteiten is men al vrij ver met de ontwikkeling van de eigen reglementen. De reglementen zullen er naar de verwachting van de Dean van de Honours Academy snel zijn. Men is daar erg geïnteresseerd in de grotere flexibiliteit van honours binnen de bachelor, bijvoorbeeld via de individuele tracks. De voorzitter van O&O vraagt of alle faculteiten bezig zijn met de ontwikkeling van hun reglementen voor de Honours Colleges. De Dean van de Honours Academy geeft aan dat zij geen signalen heeft gekregen dat er faculteiten zijn waar dit niet serieus wordt opgepakt. De Raad vraagt aan de Dean of de Honours Colleges uit de voeten kunnen met dit reglement van de Honours Academy. De Dean antwoordt dat dit reglement tot stand is gekomen onder uitgebreide consultatie van alle stakeholders bij de faculteiten.

1

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015 De Raad vraagt of het reglement goedgekeurd is door de Sirius-Commissie. De Dean antwoordt dat het reglement zelf niet is voorgelegd aan deze commissie maar dat er wel een notitie naar Sirius is gegaan met de plannen. Sirius heeft deze goedgekeurd. Er kan dus aan worden genomen dat de Siriuscommissie het reglement zou goedkeuren.

5

10

Vanuit de Raad wordt gevraagd hoe het komt dat er al informatie over het nieuwe programma op de website staat terwijl het reglement nog niet is vastgesteld. De Dean HA antwoordt dat hier lang over nagedacht is. Er is met alle betrokkenen overlegd over het reglement. Hoe dichter men bij de hoofdlijnen kwam. hoe meer er is gecommuniceerd op de website. Omdat er binnenkort al voorlichtingsactiviteiten zijn, is besloten om alvast informatie te delen. Zo is er bijvoorbeeld binnenkort een fair. De regels gaan pas gelden als het reglement vastgesteld is. De Raad geeft aan dat hij graag eerder geïnformeerd was geweest over de ontwikkeling van het nieuwe reglement.

15

20

25

30

35

De Raad komt een vraag over de verhouding van de verantwoordelijkheden tussen enerzijds de examencommissies van de faculteiten en anderzijds de examencommissie van de Honours Academy. Er is aangegeven dat de facultaire examencommissie zorgdraagt voor de invulling van de Honours onderdelen die deel uitmaken van de faculteit en de examencommissie van de HA voor de bovenfacultaire onderdelen. De Universiteitsraad vreest dat deze verdeling van verantwoordelijkheden zal leiden tot situaties die niet ten gunste zijn van de honours-student, met name bij de individuele trajecten. Na een lange discussie zegt de Dean toe dat het Onderwijsreglement dusdanig wordt aangepast dat de examencommissie van de Honours Academy randvoorwaarden voor de individuele trajecten opstelt en dat zij voor de invulling en goedkeuring volledig op de examencommissies van de faculteiten vertrouwt. De Raad is hierover te spreken. Door het conceptreglement heen wordt meerdere malen naar de website verwezen waar verdere regelingen vermeld staan. De Universiteitsraad vindt dit onwenselijk aangezien de inhoud van deze websites niet kan worden vastgelegd, wat in het nadeel kan werken voor de rechtszekerheid van studenten. De Universiteitsraad geeft aan dat deze verwijzingen vervangen zouden moeten worden door het opnemen van de kaders in de daadwerkelijke reglementen. Wijzigingen kunnen doorgevoerd worden door aanpassingen van het onderwijsreglement. De Dean van de Honours Academy geeft aan op deze manier de informatie over de onderwijsonderdelen zo actueel mogelijk kan blijven. Als er teveel in het onderwijsreglement staat, wordt het moeilijk om voor wat betreft de inhoud van het onderwijs op de praktijk in te spelen. Uiteindelijk wordt er afgesproken dat het met het oog op de gewenste flexibiliteit, voor de inhoud van onderwijsonderdelen verwezen kan worden naar de website, maar dat er voor de toelatingscriteria en eindvoorwaarden kaders worden opgenomen in het Onderwijsreglement. De Raad krijgt uiterlijk vrijdag een aangepast onderwijsreglement toegezonden. In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van de conceptreactie van de raad vast worden gesteld.

40

2

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015 3.

5

10

15

20

25

30

Model-OER’en 2015-2016  UR/14/46515, adviesaanvraag d.d. 13 november 2014 inzake de model-OER’en 2015-2016 inclusief bijlagen en een reactie van het CvB op een eerder advies UR,  advies commissie Onderwijs en Onderzoek.

De voorzitter vraagt de commissievoorzitter om het advies toe te lichten. Het voornaamste bezwaar van de commissie is de optie die de model-OER de faculteiten biedt om eisen te stellen voor de mogelijkheid om een hertentamen te maken. De mogelijkheid van een herkansing kan ontnomen worden als de student de eerste tentamenmogelijkheid niet benut heeft, of niet voldaan heeft aan andere, door de desbetreffende examencommissie te stellen eisen. De indruk is dat er steeds meer studenten in de problemen komen door de veelheid aan rendementsverhogende maatregelen zoals het tweede BSA. Door dichtere opeenhoping van tentamens is het vaak moeilijk om alle tentamens goed voor te bereiden. Studiecoördinatoren adviseren studenten daarom vaak juist om `tactisch’ tentamens te af te leggen. Raadslid Augusteijn heeft onderzoek gedaan naar daadwerkelijke aantal weken studietijd. Drie opleidingen bieden daadwerkelijk de beloofde 21 weken studeertijd; 18 weken lijkt echter de norm. Vanuit de Raad komt nog op de opmerking dat deze optie strijdig lijkt te zijn met de inschrijvingsplicht. Als deelname aan de eerste kans hoe dan ook vereist is, zullen studenten ook ingeschreven moeten zijn voor dit tentamen. In de Model-OER is de regeling voor de judicia gewijzigd. De verlaging van de grens van ‘met tenminste een 7.0’ naar ‘met tenminste een 6.0’ voor de verkrijging van het predicaat ‘cum laude’ in het diploma-supplement , zou een vereenvoudiging van het systeem moeten opleveren. De commissie betwijfelt dit en vermoedt dat er op korte termijn wederom een wijziging zal moeten plaatsvinden vanwege problemen met de uitvoering. Daarnaast is de vraag of de propedeuse-resultaten moeten meewegen in het judicium, aangezien de propedeuse een eigen judicium heeft. Er wordt opgemerkt dat de toelatingseisen voor wat betreft het niveau van de Nederlandse en Engelse taal onduidelijk zijn. Het is voor de Raad wenselijk om voor de volgende model-OER’en universiteitsbreed beleid vast te stellen voor wat betreft dit punt. Voor de OER’en van 2015-2016 is het van belang dat er op het niveau van de faculteiten heldere toelatingseisen worden vastgesteld. Tevens is het onduidelijk wat er precies bedoeld wordt met `buiten Nederland genoten vooropleiding’. Wat is hierbij bijvoorbeeld de status van een opleiding gevolgd bij een in Nederland gevestigde ‘International School’?

35

40

De eerdere opmerkingen van de UR omtrent de minoren zijn door het College ter harte genomen. De commissie is hierover te spreken. Er ontstaat een discussie over de vraag of in het advies moet worden teruggekomen op het punt omtrent de geldigheidsduur van tentamens. In feite heeft het College van Bestuur al aangegeven dat de Faculteit der Rechtsgeleerdheid opnieuw toestemming zal krijgen om hierin van de model-OER’en af te wijken. Bekend is ook dat de vierjaarsregeling in feite niet wordt toegepast. De Raad blijft bij het principiële standpunt dat er geen aanvullende voorwaarden aan de geldigheidsduur van tentamens gesteld mogen worden. Het College zal hierop gewezen worden en gevraagd worden hierop te reageren.

3

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015

In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van het conceptadvies vast worden gesteld.

5

10

15

20

25

5.

Regeling inschrijving, collegegeld en examengeld 2015/2016  UR/15/344, Regeling inschrijving, collegegeld en examengeld 2015/2016,  UR/15/345, adviesaanvraag d.d. 18 december 2014,  advies commissie Financiën en Huisvesting

De commissie F&H heeft weinig op te merken bij de regeling zelf. Er waren zorgen over de overgang van 10 inningstermijnen naar vijf inningstermijnen collegegeld, die dit jaar is ingegaan. Maar volgens de informatie van de ambtenaar heeft dit nauwelijks tot extra betalingsproblemen geleid. Wel zijn er zorgen over het vervallen van het doorstromingsrecht van de bachelor naar de master. Door de wet Kwaliteit in Verscheidenheid is het niet meer vanzelfsprekend dat student die een bachelor heeft gevolgd daarop aansluitend de gelijknamige master kan volgen. Het wordt door het College aan de faculteiten overgelaten hoe hiermee wordt omgegaan. Voor zover bekend loopt er bij Politicologie een pilot met een selectieve master. Bij andere opleidingen speelt dit kennelijk nog niet. De Raad vindt toegankelijkheid van masteropleidingen van belang. De arbeidsmarkt biedt thans geen of weinig ruimte voor mensen met slechts een universitaire bachelor. Een (universitaire) bachelor zou in alle gevallen toegang moeten verlenen tot een (universitaire) master. Besloten wordt om de zorgen omtrent de doorstroom van bachelors naar master op te nemen in het advies omtrent de model-OER’en. In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van het (concept)advies vast worden gesteld.

30

35

40

6. ICT-projectenkalender  UR/15/375 Aanbiedingsbrief ICT-projectenkalender d.d. d.d. 5 januari 2015,  UR/15/372 ICT-projectenkalender 2015,  advies commissie Financiën en Huisvesting De voorzitter van de UR-commissie F&H geeft aan dat de commissie naar aanleiding van deze stukken en het gesprek met de desbetreffende ambtenaar zich grote zorgen maakt. Het blijkt dat ICT-projecten veel te ambitieus worden gepland. Er is veel uitloop en de kosten liggen uiteindelijk veel hoger dan begroot. De ambtenaar gebruikte tijdens de commissievergadering van F&H het woord opportunisme; als een project eenmaal loopt wordt er vanuit gegaan dat er makkelijk extra middelen worden toegewezen. Het opstarten van projecten kost veel tijd omdat personeel opgeleid moet worden om om te gaan met nieuwe systemen. Schokkend is hierbij is de gang van zaken rond de ontwikkeling van de nieuwe website. Deze staat in de ICT-projectenkalender voor zes ton begroot, maar blijkt 2 miljoen extra te gaan kosten. De indruk is dat het College slecht op de hoogte is van kosten van de ICT-trajecten. De ontwikkeling bij Universiteit Leiden lijkt geheel in lijn met landelijke ontwikkelingen.

45

Een verbetering zou tot stand moeten worden gebracht door het gebruik van het zogenaamde PRINCE2-systeem. In dit systeem zitten zogenaamde go/no go-momenten. Als een project uit de hand dreigt te lopen kan besloten worden om te stoppen.

4

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015 Vanuit de Raad komt de suggestie om te adviseren een onafhankelijke commissie in te stellen die ICTprojecten toetst en evalueert inzake planning, doelmatigheid en kostenontwikkeling. In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van de conceptreactie vast worden gesteld.

5

10

15

20

25

30

35

40

7.

Loopbaanbeleid Wetenschappelijk Personeel  UR/15/349, aanbiedingsbrief d.d. 22 december 2014  UR/15/347, rapport van de stuurgroep loopbaanbeleid WP getiteld: `Loopbanen in onderwijs en onderzoek’ inclusief bijlagen  reactie commissie Personeelszaken Studentzaken en internationalisering

De waarnemend commissievoorzitter geeft aan dat de commissie zeer te spreken is over de wijze waarop er aandacht is besteed aan het loopbaanbeleid van wetenschappelijk personeel. Vanuit de Raad wordt gevraagd waar hij nu precies advies over uit moet brengen: dit stuk of het beleid dat op basis hiervan wordt ontwikkeld en geïmplementeerd. De griffier antwoordt dat dit stuk ter bespreking voorligt. Het universiteitsbreed beleid dat hieruit voortkomt wordt te zijner tijd voorgelegd aan de Universiteitsraad. Er wordt opgemerkt dat de implementatie zo objectief mogelijk dient plaats te vinden. De leidinggevende zou wel een stem moeten hebben in de loopbaanontwikkeling maar niet uitsluitend. De waarnemend commissievoorzitter vult aan dat het beleid zich zou moeten richten op eenvoudig meetbare zaken, zoals vrouwen in bepaalde posities. Er moet voor gewaakt worden dat er geen nieuwe bureaucratische controleprocedures ontstaan; er mag geen “enorme rapportagemolen” worden opgezet. Een belangrijk aandachtspunt is het formele beleid ten opzichte van de praktijk. Vaak is er al goed beleid maar schiet de uitvoering hiervan te kort. Dit verschilt ook vaak erg per faculteit. De Raad vindt het goed dat het rapport adviseert om een betere balans tussen onderwijs en onderzoek te bewerkstelligen. Docenten zullen vervangen moeten worden door universitaire UD’s, maar hier zit wel een financiële uitdaging . Er zal meer personeel aangetrokken moeten worden om een gelijke hoeveelheid onderwijs te kunnen geven. Het inzetten van PhD’s op onderwijs, zou deels ruimte kunnen geven, maar de PhD’s moeten dan wel goed begeleid worden. Momenteel zijn er grote verschillen in de inzet van PhD’s in het onderwijs. Bij Geesteswetenschappen komt dit vrij veel voor, bij andere faculteiten duidelijk minder. De zogenaamde ‘vlootschouw’ zou een goed instrument kunnen zijn om te bezien wat er voor wat betreft wetenschappelijk personeel in huis is. Echter, een aantal zaken rondom de vlootschouw is wel onduidelijk. Wat is precies het doel en hoe vindt de vlootschouw precies plaats? Ook hierbij wordt er vanuit de Raad op gewezen dat in de beoordeling van het personeel niet alleen het beeld van de direct leidinggevende een rol mag spelen. Voor leden van het wetenschappelijk personeel die eigenlijk op een hoger niveau werken dan hun functietitel is de erkenning hiervan belangrijk.

45

50

55

Bij het aannemen van personeel wordt, als het aan de commissie loopbaanbeleid WP ligt, ervaring buiten Universiteit Leiden een vereiste. De Raad vindt dit de hard gesteld. Er zouden mogelijkheden moeten blijven om hier van af te wijken. Het College van bestuur heeft het moment dat het onderwerp werkdruk besproken zou worden steeds vooruitgeschoven naar het moment dat de commissie Van Haaften zijn rapport uit zou brengen. Er wordt in het rapport echter geen aandacht gegeven aan dit onderwerp. De Raad zal vragen hoe er naar aanleiding van het rapport ingegaan zal worden op het onderwerp werkdruk. Tenslotte merkt de Raad op dat het rapport zich niet richt op het gehele wetenschappelijke personeel. PhD’s en postdocs spelen geen rol. Het wordt wenselijk gevonden om ook voor deze groep naar de loopbaanmogelijkheden te kijken.

5

VERSLAG VAN DE 173e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 26 januari 2015

In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van de conceptreactie vast worden gesteld. 8.

5

Faciliteitenregeling Universiteitsraad  

10

UR/15/350, brief van het College van Bestuur d.d. 22 december 2014 met onder meer een instemmingsverzoek met een voorgestelde wijziging van de Faciliteitenregeling UR reactie commissie Personeelszaken Studentzaken en internationalisering

De commissie is te spreken over de voorstellen die door het College worden gedaan en heeft dus verder weinig mee te geven aan de Raad. Vanuit de Raad komt de opmerking dat dit punt oorspronkelijk aan de orde was gebracht omdat er meer duidelijkheid moest komen over waar een personeelslid precies recht op heeft als men deelneemt aan de medezeggenschap. Het gaat hierbij met name over de urenfacilitering.

15

In de aansluitende extra vergadering zal de inhoud van de conceptreactie vast worden gesteld. 9.

20

Ingekomen en verzonden stukken  UR/15/351, schriftelijke reactie op UR-advies met betrekking tot het Werkplan Diversiteit en Inclusiviteit d.d. 18 december 2014  conclusies van de CvB-vergaderingen vanaf 18 november 2014.

Naar aanleiding van de ingekomen stukken zijn er geen vragen of opmerkingen binnengekomen bij voorzitter en griffier.

25

10. Rondvraag LVS geeft aan de rondvraag omtrent de inning van collegegeld in vijf termijnen in te willen trekken. Raadsbrede Rondvraag reactietermijnen examencommissies

30

Rondvragen PhDoc 1. Stand van zaken promotiereglement 2. Experiment promotiestudenten

35

3. Kiesrecht Contractpromovendi 4. Open access

40

Rondvragen Abvakabo 1. Ombudsfunctionaris

45

2. Planning Dies . Rondvragen BeP 1. Biologisch afbreekbare koffiebekertjes 2. Handhaving Verhoging alcoholleeftijd 3. Problemen coschappen LUMC

50

11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17:07 uur.

6