De toepassing Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinHostaPortal

De toepassing ‘Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinHostaPortal’ Helpdesk: in geval van problemen kan u contact opnemen met de helpdesk op volgend adres: [email protected] Voor de goede werking van de toepassing is het beter om steeds de knop ‘Terug’ te gebruiken op de webpagina zelf en niet de knop ‘Back’ van de Internetbrowser. U kan de toepassing ‘Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinHostaPortal’ gebruiken als de lokaal beheerder u als gebruiker gecreëerd heeft en u gemachtigd heeft voor de opvolging van het opladen, de controles, de globalisatie en het ter beschikking stellen (finalisatie) van de gegevens voor MZG, FINHOSTA of MPG van uw ziekenhuis. OPMERKING: bij de nieuwste versie van een browser kan het gebeuren dat niet alle elementen van een scherm zichtbaar zijn. Op dat moment zal de scrollbar rechts van het scherm zichtbaar zijn. Het volstaat dan om naar beneden te scrollen tot de andere elementen terug zichtbaar worden. Inhoudstafel

De toepassing ‘Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinHostaPortal’ .............................. 1 1. Inloggen ............................................................................................................ 2 2. Selectie van de applicatie ................................................................................. 2 3. Selectiecriteria .................................................................................................. 3 4. Overzicht van de uitgevoerde verwerkingen voor een ingediende zending ...... 5 5. Lijst van de controles met fouten ...................................................................... 7 6. Lijst van de fouten per controle ......................................................................... 8 7. De globalisatie .................................................................................................. 9 8. Ter beschikking stellen van de gegevens (finalisatie) ..................................... 10

1

1. Inloggen De handleiding ‘Inlogprocedure voor Portahealth’ beschrijft de inlogprocedure. Deze procedure moet u steeds volgen nadat u een van de beschikbare applicaties of feedbacks geselecteerd hebt. U vindt dit document hier.

2. Selectie van de applicatie Om de resultaten van de controles voor MZG, FINHOSTA of MPG te raadplegen, kiest u onder ‘1. Registratiesystemen’ de applicatie ‘Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinhostaPortal’. Pas daarna kunt u aanloggen.

Indien u voor meer dan een ziekenhuis kunt werken, zal er na de inlogprocedure eerst een scherm verschijnen om het ziekenhuis te kiezen waarvoor u moet / wil werken. Als u maar voor 1 ziekenhuis ‘Opvolgingssysteem’ (zie verder).

mag

werken,

ziet

u

onmiddellijk

het

scherm

2

U kiest een ziekenhuis door het bolletje links van de naam te selecteren en nadien onderaan de tabel op “Kies deze organisatie” te klikken. Na deze stappen zal bovenaan elk scherm de naam van het ziekenhuis en de gemeente weergegeven worden.

3. Selectiecriteria Het volgende scherm laat toe om in deze volgorde de flux (1), het jaar (2), de collecte (3) en de periode (4) te kiezen. Voor deze applicatie bent u niet verplicht om een of meerdere van de selectiecriteria in te vullen. Hoe meer u er in vult, hoe preciezer het zoekresultaat zal zijn.

1 3

2 4

Als u de knop ‘Opzoeken’ aanklikt, verschijnt onderaan het scherm een lijst met alle zendingen die aan de selectiecriteria voldoen. In ons voorbeeld hebben we alle selectiecriteria ingevuld, nl. ‘Ziekenhuis’ voor de flux, ‘2013’ voor het jaar, ‘MZG’ voor de collecte en ‘1’ voor de periode. U ziet dan slechts 1 lijn bij het resultaat van de bevraging.

3

U kunt enkel die flux en collecte selecteren waarvoor u toegangsrechten heeft. Als u geen selectiecriteria invult en onmiddellijk de knop ‘Opzoeken’ aanklikt, verschijnen alle zendingen voor elke flux en collecte waarvoor u van de lokale beheerder Portahealth de nodige toegangsrechten gekregen heeft.

De kolommen van deze tabel spreken voor zich. Ze bevatten de collecte, het jaar, de periode, het volgnummer van de zending, (dit nummer geeft het aantal zendingen weer dat het ziekenhuis tot dan voor eenzelfde periode heeft ingediend), de datum van het laatste statuut, en de laatste fase en het statuut.

4

4. Overzicht van de ingediende zending

uitgevoerde

verwerkingen

voor

een

Om de details van een ingediende zending te kunnen bekijken, selecteert u een regel in de lijst met zendingen door op het bolletje links van de regel te klikken (1). Vervolgens klikt u op de knop ‘Details van de zending’ (2).

1 2

De kolommen van de tabel spreken ook hier weer voor zich. Elke regel van de tabel staat voor een fase van de procedure voor de verwerking van de gegevens.

5

Dit scherm geeft alle doorlopen fasen en statuten weer. De fasen en statuten die doorlopen moeten worden, zijn niet voor elk registratiesysteem hetzelfde maar zijn in 2 grote groepen in te delen. - De technische controles: deze zijn gelijklopend voor elk van de registraties - De eigenlijke businesscontroles: deze zijn eigen aan elk van de registraties Voor de technische controles zijn er slechts 2 statuten mogelijk: • OK: er is geen probleem • NOK: er werden fouten gevonden – u moet die corrigeren. De verwerking stopt automatisch van zodra er een fout gevonden wordt. Dan wordt er een PDF-rapport en een CSV-bestand gecreëerd met voldoende details opdat de fouten gecorrigeerd kunnen worden. U ontvangt hierover ook een mail. U moet de fouten corrigeren en de bestanden opnieuw opladen. Voor de eigenlijke businesscontroles zijn steeds de volgende statuten mogelijk:  Fout met severity 1: in de zending is in deze fase van de controles minstens 1 fout vastgesteld met severity 1. Ook fouten met severity 2 en 3 kunnen voorkomen.  Fouten met severity 2: in deze fase van de controles is minstens 1 fout met severity 2 vastgesteld. Ook fouten met severity 3 kunnen voorkomen. Er zijn geen fouten met severity 1.  Fouten met severity 3: in deze fase van de controles is minstens 1 fout met severity 3. Er zijn geen fouten met severity 1 of 2.  OK: er werden geen fouten gevonden vastgesteld. Er zijn geen fouten met severity 1, 2 of 3. Voor elk van deze controlefasen zijn er csv-bestanden beschikbaar met de details van de fouten. Deze csv-bestanden kunnen gedownload worden (zie verder). Het csv-bestand is niet beschikbaar als er voor de betrokken fase geen fouten gevonden werden. De variabele ‘Aantal controles na fout’ is nuttig in de verschillende fasen van de controles: - Bij een status ‘Fouten met severity 1’ bevat deze kolom het aantal records met een fout bij de controles met severity 1, 2 en 3. - Bij een status ‘Fouten met severity 2’ bevat deze kolom het aantal records met een fout bij de controles met severity 2 en 3. - Bij een status ‘Fouten met severity 3’ bevat deze kolom het aantal records met een fout bij de controles met severity 3. Naast de csv-bestanden met de ‘echte’ controles zijn er rapporten in pdf-formaat beschikbaar (één per reeks controles en een finaal rapport of samenvatting). Ook deze pdfrapporten kunnen gedownload worden (zie verder bij de globalisatierapporten). De mogelijke statussen bij deze rapporten zijn: • OK – geen problemen gevonden • NOK – er zijn problemen gevonden: u moet de gegevens corrigeren en opnieuw opladen Op dit scherm staat ook de knop ‘Finalisatie’ die grijs en onbruikbaar is zolang de zending niet in orde is (de stap ‘Ter beschikking stellen van de gegevens (finalisatie)’ wordt verder beschreven).

6

5. Lijst van de controles met fouten Om toegang te krijgen tot de lijst van de controles met fouten voor een bepaalde fase en statuut, selecteert u een regel in het hieronder afgebeelde scherm door op het bolletje links van de regel te klikken. Daarna klikt u op de knop ‘Detail’.

Op het volgende scherm verschijnt de lijst van de controles met fouten voor de in het vorige scherm geselecteerde fase en status. De controles worden op volgnummer van de controle en op severity (ernst van de fout) gesorteerd.

7

De kolommen van de tabel worden hierna beschreven: Naam van de kolom Controle Nr Beschrijving Severity Aantal fouten

Beschrijving Nummer van de controle met fouten Beschrijving van de controle Ernst van de fout: severity 1 = fatale fout Aantal fouten voor deze controle

Opmerking: Bij sommige fasen (vooral bij de business controles) ziet u geen icoontje ‘EXCEL’. Dit betekent dat er voor deze groep controles geen fouten zijn.

6. Lijst van de fouten per controle Om toegang te krijgen tot alle details in verband met de fouten, klikt u op het icoontje ‘EXCEL’ in de taal van uw keuze rechts van de fase. U hebt dan de keuze: - het bestand openen - het bestand opslaan om later te kunnen raadplegen.

8

Elke regel in dit bestand staat voor een record met fouten en bevat voldoende informatie om het record met een fout eenduidig terug te vinden.

Opmerking: Voor een aantal fasen kan er geen bestand met bijkomende informatie gedownload worden. De icoontjes ‘pdf’ of ‘EXCEL’ zijn dan niet beschikbaar. Wanneer de gegevens ter beschikking van de FOD Volksgezondheid gesteld zijn (zie de rubriek ‘Ter beschikking stellen van de gegevens (finalisatie)’), is de lijst met de fouten niet meer beschikbaar.

7. De globalisatie De verschillende globalisatiebestanden worden aangemaakt en zijn toegankelijk van zodra de betrokken globalisatiefase uitgevoerd werd. U kunt de globalisatiebestanden downloaden of online raadplegen. Deze functie is toegankelijk vanaf het scherm met het overzicht van de uitgevoerde verwerkingen voor een ingediende zending. Door het icoontje op het einde van de lijn met de fase aan te klikken, kan u het globalisatiebestand in PDF-formaat en in de taal van uw keuze downloaden. U kunt deze raadplegen via de toepassing ‘Adobe Reader’ (beter bekend onder de naam ‘Acrobat’), die gratis kan worden gedownload op de volgende URL: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html Dit rapport start voor MZG steeds met een overzicht van de gevonden fouten. Een pagina uit een globalisatierapport (na het overzicht van de fouten) kan er voor MZG zo uitzien:

9

8. Ter beschikking stellen van de gegevens (finalisatie) Wanneer er voor controles met severity 1 geen fouten meer gevonden worden, krijgt de fase ‘finaal rapport’ (voor Finhosta en MPG) of ‘rapportering: samenvatting alle domeinen’ (voor MZG) het statuut ‘OK’. Als u tevreden bent met het resultaat van de globalisaties en de resultaten van de controles, kan u overgaan tot de volgende fase, namelijk de gegevens ter beschikking stellen aan de FOD Volksgezondheid (finalisatie). De persoon die de gegevens opgeladen heeft, ontvangt dan een mail met de volgende inhoud (voorbeeld voor MZG): Hallo, Wat betreft de zending: Identificatie:xxx-cccc-Z-2.0-2013-1-005 Flux: ZIEKENHUIS Collect: Z (MZG) Versie: 2.0 Jaar: 2013 Periode: 1 Nr van de zending: 5 Fase: RAPPORTERING: SAMENVATTING ALLE DOMEINEN Statuut: OK De follow-up van uw gegevens is beschikbaar via de betreffende applicatie, die toegankelijk is via de portaalsite van de FOD Volksgezondheid. U hebt de mogelijkheid om uw gegevens definitief ter beschikking van de FOD Volksgezondheid te stellen.

10

In de applicatie zal de knop ‘finalisatie’ nu beschikbaar zijn (en niet meer grijs).

Als u op deze knop klikt, krijgt u het volgende bevestigingsscherm:

11

Op dit moment van de verwerking van de gegevens is het belangrijk dat u zich bewust bent van de volgende punten:  het ziekenhuis is tevreden met het resultaat van de globalisaties, de resultaten van de controles en het ‘finale rapport’ of ‘rapportering: samenvatting alle domeinen’;  zodra het ziekenhuis de bestanden ter beschikking heeft gesteld van de FOD Volksgezondheid, kan het voor deze periode geen andere gegevens meer indienen;  de details van de fouten bij de controles zijn niet meer toegankelijk via de toepassing ‘Opvolgingssysteem MZG, MPG, FinHostaPortal’. De laatste fase van het ter beschikking stellen bestaat er in om op de knop ‘Ja’ te klikken.

Na deze laatste bevestiging ontvangt u een mail waarin het ter beschikking stellen van de gegevens bevestigd wordt. In deze mail wordt de zending op een eenduidige manier geïdentificeerd door een technische handtekening die berekend is op basis van het ZIPbestand. De mail kan de volgende inhoud hebben (alweer een voorbeeld voor MZG) Het ter beschikking stellen van uw gegevens aan de FOD VVVL (laatste stap) is voltooid. Identificatie van uw zending: xxx-cccc-Z-2.0-2013-1-005 Geheime code verbonden aan uw gegevens: 01234567890123456789abcdefghilklmnopqrst Deze informaties dienen te worden gekopieerd in uw officiële brief.

Deze technische handtekening moet opgenomen worden in een officiële brief waarin het ziekenhuis bevestigt dat de gegevens met die technische handtekening ter beschikking gesteld werden van de FOD (het model van deze brief is als Worddocument bij de mail gevoegd). Deze brief moet, met de vereiste handtekeningen, via de gewone post naar de FOD opgestuurd worden of via mail op het volgende e-mail adres: [email protected].

12