BIOS 2 BIBLIOTHEEK INFORMATIE - en OPVOLGINGSSYSTEEM 2 DEFINITIES

BIOS 2 BIBLIOTHEEK INFORMATIE - en OPVOLGINGSSYSTEEM 2 DEFINITIES

Vlaamse overheid Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Team Lokaal Cultuurbeleid & Team Beleidsondersteuning en Management Arenberggebouw Arenbergstraat 9 B 1000 Brussel [t] 02 553 42 29 – 02 553 41 18 [f] 02 553 42 39 [e] [email protected] [email protected] [w] www.vlaanderen.be/lokaalcultuurbeleid

januari 2011

1

Structuur van de gegevensregistratie voor openbare bibliotheken De gegevensregistratie bestaat uit semi-vaste en veranderlijke gegevens. De semi-vaste gegevens vult u eenmalig in. Daarna moet u ze jaarlijks bevestigen en actualiseren als nodig. U kunt deze gegevens gedurende het hele jaar wijzigen. De semi-vaste gegevens vindt u onder de rubrieken ‘Adresgegevens, Bibliotheekgegevens en Jaargegevens: personeelsformatie en specifieke dienstverlening’. De veranderlijke gegevens moet u jaarlijks vóór 1 juni aanleveren. De veranderlijke gegevens vindt u onder de rubrieken ‘Jaargegevens: personeel, bezit, werking en financiële gegevens’.

1 Adresgegevens 1.1

Inrichtende macht

Het type inrichtende macht en de bijhorende definitie vindt u onder rubriek 2.1 Rechtsvorm. Indien de gemeente kiest voor een vorm van verzelfstandiging voor de bibliotheek budgethouderschap, IVA (intern verzelfstandigd agentschap), AGB (autonoom gemeentebedrijf), EVA (extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm) - blijven we toch de gemeente als verantwoordelijke inrichtende macht beschouwen. Met interlokale vereniging bedoelen we een samenwerkingsverband tussen twee of meer gemeenten waarbij de deelnemende gemeenten op basis van een overeenkomst afspraken over de bibliotheekwerking maken, bv. Blankenberge en Zuienkerke, Sint-Truiden en Nieuwerkerken. We bedoelen hier dus niet de regionale samenwerkingverbanden, zoals bv. BibArt, Zovla,… Gegeven Naam van § bevoegde schepen of burgemeester § voorzitter van de inrichtende macht § naam van collegelid

Voornaam van deze persoon Titel van deze persoon Geslacht van deze persoon

januari 2011

Toelichting Hier vult u de naam in van de verantwoordelijke van de inrichtende macht: § in geval van gemeente: de bevoegde schepen of de burgemeester § in geval van interlokale vereniging: de bevoegde schepen of de burgemeester van de pilootgemeente § in geval van intergemeentelijke vereniging mét rechtspersoonlijkheid: de voorzitter van de Raad van Bestuur § in geval van Vlaamse Gemeenschapscommissie: het bevoegde collegelid

schepen of burgemeester, voorzitter, collegelid, …

2

Naam van de inrichtende macht § gemeente § intergemeentelijke vereniging § Vlaamse Gemeenschapscommis sie Locatie Straat Huisnummer / busnummer Postcode

Gemeente Deelgemeente Provincie of Brussels Hoofdstedelijk Gewest Telefoon Fax E-mail Webadres Verwijzing naar deelnemende gemeenten

In geval van een intergemeentelijke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (interlokale vereniging) vult het systeem de naam van de pilootgemeente in.

locatie of gebouw (bv. Kasteel van …) – optioneel veld straat waar de inrichtende macht is gevestigd huisnummer en busnummer van de straat waar de inrichtende macht is gevestigd postcode van de gemeente waar de inrichtende macht is gevestigd; wordt automatisch ingevuld op basis van (deel)gemeente gemeente waar de inrichtende macht is gevestigd deelgemeente waar de inrichtende macht is gevestigd Brussels Hoofdstedelijk Gewest of provincie waarin de zetel van de inrichtende macht is gevestigd; wordt automatisch ingevuld op basis van de postcode telefoonnummer van de inrichtende macht faxnummer van de inrichtende macht (niet verplicht) e-mailadres van de inrichtende macht (niet verplicht) URL van de inrichtende macht (niet verplicht) is geen zichtbaar veld binnen het systeem

1.2 Gemeente(n) Meestal is de gemeente ook de inrichtende macht van de bibliotheek en vallen deze gegevens samen. Dan neemt de applicatie de gegevens automatisch over. Indien niet de gemeente de inrichtende macht is (bv. in een samenwerkingsverband) registreren we een aantal gegevens over elke deelnemende gemeente. De administratie vult de adresgegevens in, u vervolledigt de andere velden. Gegeven Naam van de gemeente Locatie Straat

Huisnummer / busnummer

Postcode Provincie of Brussels hoofdstedelijk gewest januari 2011

Toelichting naam van de individuele deelnemende gemeente; wordt ingevuld door de administratie locatie of gebouw (bv. Kasteel van …) – optioneel veld straat waar de gemeente haar correspondentieadres heeft; wordt ingevuld door de administratie huisnummer en busnummer van de straat waar de gemeente haar correspondentieadres heeft; wordt ingevuld door de administratie postcode van de individuele deelnemende gemeente; wordt ingevuld door de administratie Brussels hoofdstedelijk gewest of provincie waarin de gemeente is gelegen;

3

Telefoon Fax E-mail Webadres Naam van bevoegde schepen Voornaam van deze persoon Titel van deze persoon

Geslacht van deze persoon

1.3

wordt automatisch ingevuld op basis van de postcode telefoonnummer van de gemeente faxnummer van de gemeente e-mailadres van de gemeente URL van de gemeente naam van de schepen die bevoegd is voor de bibliotheek binnen de gemeente voornaam van de schepen die bevoegd is voor de bibliotheek binnen de gemeente officiële titulatuur van de schepen die bevoegd is voor de bibliotheek binnen de gemeente bv. schepen van cultuur en onderwijs geslacht van de schepen die bevoegd is voor de bibliotheek binnen de gemeente

Bibliotheek

Gegeven Naam van de bibliotheek Naam 2 van de bibliotheek

Locatie Straat Huisnummer / busnummer Postcode

Gemeente Deelgemeente Telefoon Fax E-mail Lokaal automatiseringssysteem Webadres

Webadres catalogus

januari 2011

Toelichting niet-wijzigbaar veld; bevat altijd “openbare bibliotheek” optionele bijkomende naam van de bibliotheek. Indien de bibliotheek een eigen naam heeft, kunt u die hier ingeven. bv. “De Biekorf” te Brugge, “Omer Wattez” te Maarkedal locatie of gebouw (bv. Kasteel van…, cultuurcentrum, oud stadhuis, …) – optioneel veld straat waar de hoofdbibliotheek is gevestigd huisnummer en/of busnummer van de hoofdbibliotheek postcode van de (deel)gemeente waar de hoofdbibliotheek is gevestigd; wordt automatisch ingevuld op basis van (deel)gemeente naam van de gemeente waar de hoofdbibliotheek is gevestigd naam van de deelgemeente waar de hoofdbibliotheek is gevestigd algemeen telefoonnummer van de hoofdbibliotheek algemeen faxnummer van de hoofdbibliotheek (niet verplicht) algemeen e-mailadres van de hoofdbibliotheek de naam van het door de hoofdbibliotheek gebruikte softwarepakket (bv. Vubissmart, Brocade, Bidoc…) URL-adres van de hoofdbibliotheek Indien de bibliotheek geen eigen website heeft, vult u hier de URL in van de website waar de bibliotheek deel van uitmaakt. Indien mogelijk neemt u de URL zo op dat men rechtstreeks op de bibliotheekpagina terechtkomt. bv. www.bibliotheek.gent.be URL-adres waarop de catalogus raadpleegbaar is (niet verplicht)

4

Webadres provinciaal bibliotheeknetwerk

1.4

URL-adres van het provinciaal bibliotheeksysteem waarop de hoofdbibliotheek is aangesloten (niet verplicht)

Bibliothecaris(sen)

Gegeven Type van bibliothecaris

Naam Voornaam Prestatiebreuk

Functieniveau

Studieniveau

Diploma

januari 2011

Toelichting Hier houdt u de gegevens over de bibliothecaris bij. U geeft altijd de bibliothecaris met de hoogste graad op. Indien de bibliothecarisfunctie wordt uitgeoefend door twee deeltijds werkende bibliothecarissen, vult u de gegevens van de twee bibliothecarissen in. Mogelijkheden zijn: § 1ste bibliothecaris § 2de bibliothecaris familienaam van de bibliothecaris voornaam van de bibliothecaris geeft de effectieve dienstprestaties weer van de bibliothecaris, uitgedrukt in %. De standaardwaarde is 100%. Indien de bibliothecaris voltijds werkt, blijft de 100% onveranderd. Indien de bibliothecaris géén voltijdse dienstprestatie levert, past u de waarde aan en drukt u dit uit in een geheel getal. bv. Een voltijdse dienstprestatie in de gemeente bedraagt 38u op weekbasis. De bibliothecaris werkt 31/38. Procentueel is dit dus (31/38*100) = 81,57% of afgerond 82%. U vult hier dus het getal 82 in. geeft aan op welk niveau de bibliothecaris binnen de gemeente is ingeschaald. Keuzemogelijkheden zijn: A4 en hoger A1-A3 B4-B5 B1-B3 geeft het niveau aan van het hoogst behaalde diploma van de bibliothecaris. We voorzien de nieuwe indeling in bachelor en master als een aparte mogelijkheid. Keuzemogelijkheden zijn: § universitair of hoger onderwijs (2 cycli) § master § hoger onderwijs korte type (1 cyclus) § bachelor geeft de naam van het hoogst behaalde algemeen diploma. U krijgt een keuzelijst met de meest voorkomende algemene diploma’s in het bibliotheekwezen met als bijkomende optie “andere”. In dit laatste geval kunt u in een bijkomend vrij veld het juiste diploma invoeren. bv. Iemand heeft een universitair diploma behaald in de kinesitherapie. Dit diploma komt niet voor in de keuzelijst met

5

Bibliotheekdiploma of -getuigschrift

Statuut

Geslacht Geboortejaar E-mail bibliothecaris Jaar van indiensttreding

diploma’s. In dit geval vult u de rubriek “andere” in met de vermelding “licentie in de kinesitherapie”. geeft de naam van eventueel behaalde specifieke diploma(s) m.b.t. het bibliotheekwezen. Meerdere antwoorden zijn mogelijk. Keuzemogelijkheden zijn: § akte van bekwaamheid tot het houden van een openbare bibliotheek § initiatie in de bibliotheek-, documentatie- en informatiekunde § einddiploma bibliotheekwetenschappen uitgereikt door de onder het stelsel van het sociaal hoger onderwijs van het korte type voor sociale promotie erkende leergangen § einddiploma van speciaal licentiaat in de documentatieen bibliotheekwetenschap uitgereikt door de Universiteit Antwerpen § diploma van de aanvullende studie documentatie- en bibliotheekwetenschap uitgereikt door de Universiteit Antwerpen § diploma van de gespecialiseerde studie informatie- en bibliotheekwetenschap uitgereikt door de Universiteit Antwerpen § andere: ook hier is er een bijkomende optie “andere”; een niet in de lijst voorkomend diploma of getuigschrift (bv. Franstalig of buitenlands) kunt u specificeren de hoedanigheid waaronder iemand werkt. Er zijn twee keuzemogelijkheden: § statutair: is hetzelfde als vast benoemd § contractueel: omvat alles wat niet statutair is M V geboortejaar van de bibliothecaris Indien de bibliothecaris een eigen e-mailadres heeft (naast het algemene e-mailadres van de bibliotheek) vult u dit hier in. het jaar van indiensttreding als bibliothecaris in de huidige gemeente

1.5 Andere bedieningspunten Een bedieningspunt hangt af van de hoofdbibliotheek en levert dezelfde diensten of een beperkt gedeelte van de diensten van de hoofdbibliotheek. Kenmerkend voor een bedieningspunt zijn in elk geval: § de aanwezigheid van een fysieke collectie § op vaste tijdstippen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet de locatie maar wel de algemene toegankelijkheid vormt dus het doorslaggevend criterium. Een vestiging in een school die enkel toegankelijk is voor de leerlingen van de school, beschouwen we dus niet als een bedieningspunt. Is diezelfde vestiging bv. ’s avonds ook voor niet-schoolgangers toegankelijk, kunnen we wel van een januari 2011

6

bedieningspunt spreken. De collectie in een gevangenis telt u dan ook als wisselcollectie. Voor elk bedieningspunt moet u eenmalig alle gegevens invullen.

Gegeven Naam van bedieningspunt

Soort bedieningspunt

Locatie Straat Huisnummer / busnummer Postcode Gemeente Deelgemeente Telefoon Fax E-mail

januari 2011

Toelichting Indien men intern aan het bedieningspunt een specifieke naam geeft, kan u die hier invullen. bv. “Filiaal 1”, “Sint-Rita”, “Heikant”, … Via een keuzelijst geven we aan om welk soort bedieningspunt het gaat: § klassiek: enkel en alleen de bibliotheek gebruikt de locatie § geïntegreerd: de bibliotheek deelt de locatie met andere diensten, bv. als onderdeel van een dienstencentrum of een cultuurcentrum § mobiel: rijdend bedieningspunt; bibliotheekdiensten worden aangeboden via speciaal uitgeruste vervoermiddelen (bibliobussen) gebouw (bv. dienstencentrum, oud gemeentehuis,…) straat waar het bedieningspunt is gevestigd. huisnummer en/of busnummer van het bedieningspunt. postcode van de (deel)gemeente waar het bedieningspunt is gevestigd. naam van de gemeente waar het bedieningspunt is gevestigd. naam van de deelgemeente waar het bedieningspunt is gevestigd (indien verschillend van de hoofdgemeente). telefoonnummer van het bedieningspunt. faxnummer van het bedieningspunt (niet verplicht) e-mailadres van het bedieningspunt (niet verplicht)

7

2

Bibliotheekgegevens

2.1

Rechtsvorm

De administratie vult deze velden in, met uitzondering van de vorm van verzelfstandiging. Gegeven Type van inrichtende macht

Toelichting Mogelijkheden zijn: § gemeente ook bij een vorm van verzelfstandiging voor de bibliotheek blijft de gemeente de verantwoordelijke inrichtende macht § intergemeentelijke vereniging Conform het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking kunnen twee of meer gemeenten samenwerkingsverbanden afsluiten met of zonder rechtspersoonlijkheid en met of zonder beheersoverdracht. In totaal onderscheiden we vier vormen: Er is één vorm van samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid: de interlokale vereniging: een samenwerkingsverband tussen twee of meer gemeenten waarbij de deelnemende gemeenten meestal op basis van een overeenkomst afspraken over de bibliotheekwerking maken. bv. Blankenberge en Zuienkerke, Sint-Truiden en Nieuwerkerken. Er zijn drie vormen van een samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid: - de projectvereniging: een samenwerkingsverband zonder beheersoverdracht dat tot doel heeft een omschreven project te plannen, uit te voeren en te controleren; - de dienstverlenende vereniging: een samenwerkingsverband zonder beheersoverdracht dat tot doel heeft een duidelijk omschreven dienst te verlenen aan de deelnemende gemeenten, eventueel voor verschillende beleidsdomeinen; - de opdrachthoudende vereniging: een samenwerkingsverband mét beheersoverdracht waaraan de deelnemende gemeenten de uitvoering van één of meer duidelijk omschreven bevoegdheden m.b.t. één of meer functioneel samenhangende beleidsdomeinen toevertrouwen. bv. Ivebic: samenwerkingsverband Hemiksem-Schelle.

januari 2011

8

Soort intergemeentelijke vereniging

Startjaar als decreetbibliotheek Beheersvorm

Vorm van verzelfstandiging

januari 2011

§ Vlaamse Gemeenschapscommissie specifieke regeling voor de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek Brussel Indien de bibliotheek functioneert binnen een intergemeentelijke vereniging, zal de administratie aanduiden voor welk type vereniging is geopteerd. Mogelijkheden zijn: § interlokale vereniging § projectvereniging § dienstverlenende vereniging § opdrachthoudende vereniging jaartal 9a beheersorgaan met vertegenwoordigers van de politieke fracties, bijgestaan door vaste commissie van advies met vertegenwoordigers van de gebruikers § 9b gemengd beheer: zowel vertegenwoordigers van de gebruikers als vertegenwoordigers van de politieke fracties in de gemeenteraad § 9b+ zoals 9b, maar aangevuld met maximaal 1/3 gecoöpteerde deskundigen § 9c beheer alleen door vertegenwoordigers van de gebruikers de gemeente kiest voor een vorm van verzelfstandiging voor de bibliotheek: § Geen / Niet van toepassing § Budgethouderschap:een bijzondere vorm van delegatie § Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA): een vorm van verzelfstandiging zonder eigen rechtspersoonlijkheid, belast met bepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang die beschikt over operationele autonomie § Autonoom Gemeentebedrijf (AGB): een publiekrechtelijke vorm van verzelfstandiging met eigen rechtspersoonlijkheid, belast met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang, die tevens betrokken kunnen worden bij de beleidsvoorbereiding § Extern Verzelfstandigd Agentschap (EVA) in privaatrechtelijke vorm: een privaatrechtelijke vorm van verzelfstandiging met eigen rechtspersoonlijkheid, belast met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang, die tevens betrokken kunnen worden bij de beleidsvoorbereiding §

9

2.2

Hoofdbibliotheek

2.2.1 Infrastructuur van de hoofdbibliotheek Gegeven Totale oppervlakte hoofdbibliotheek

Oppervlakte publieksruimte in de hoofdbibliotheek

Oppervlakte afzonderlijke personeelsruimte in de hoofdbibliotheek

Aantal werkplaatsen voor publiek in hoofdbibliotheek

Aantal werkstations voor publiek Aantal werkstations met vrije internettoegang voor publiek Hotspots

Aangesloten op PBS

Webcatalogus

januari 2011

Toelichting de som van de oppervlakte (in m²) van alle ruimten die permanent door de hoofdbibliotheek worden gebruikt, al dan niet toegankelijk voor het publiek (dus ook met inbegrip van magazijnruimten, kantoorruimten…); ook gedeelde ruimten (sanitair, stookplaats, …) met bv. het cultuurcentrum mag u tellen de som van de oppervlakte (in m²) van alle ruimten die toegankelijk zijn voor het publiek en die permanent door de hoofdbibliotheek worden gebruikt: de uitleenafdeling, de muziekafdeling, de leeszaal, de jeugdafdeling, de zithoeken, de krantenhoek, de polyvalente ruimte, een koffiehoek, de inkomhal, de vestiaire, het sanitair, de traphal, …; gedeelde ruimten met bv. het cultuurcentrum mag u hier niet tellen de som van de oppervlakte (in m²) van alle ruimten binnen de hoofdbibliotheek die enkel toegankelijk zijn voor en gebruikt worden door het personeel, exclusief de ruimte achter de uitleenbalie(s); ook een vergaderruimte of keuken die enkel door het bibliotheekpersoneel wordt gebruikt, mag u meetellen, maar dus niet de gedeelde personeelsruimten (met bv. het cultuurcentrum) een werkplaats is meer dan een zitplaats; een werkplaats omvat steeds een zitplaats met daarbij ook faciliteiten die studiewerk mogelijk maken (aparte tafel of deel van een grotere tafel); werkstations worden hier niet geteld stand alone computers, computers in een netwerk en terminals die het publiek kan gebruiken, ongeacht of de werkstations vrije toegang bieden tot het internet het totaal aantal computer werkstations in de hoofdbibliotheek die het publiek kan gebruiken én die vrije toegang bieden tot het internet heeft de bibliotheek een of meerdere hotspots? - ja - neen Hotspots zijn draadloze internetaansluitpunten waarbij een gebruiker met eigen laptop kan aanloggen. Is de hoofdbibliotheek aangesloten op het provinciaal bibliotheeksysteem? - ja - neen is de catalogus van de hoofdbibliotheek via het internet

10

Webcatalogus met uitleengegevens

Aparte leeszaal in hoofdbibliotheek

Leescafé in hoofdbibliotheek

Polyvalente zaal in hoofdbibliotheek

Gamezone in hoofdbibliotheek

januari 2011

raadpleegbaar? - ja - neen is de catalogus van de hoofdbibliotheek via het internet raadpleegbaar en bevat ook uitleengegevens: materiaal aanwezig of uitgeleend / mogelijkheid om te reserveren of te verlengen? - ja - neen beschikt de hoofdbibliotheek over een aparte leeszaal? - ja - neen Een leeszaal is een aparte ruimte binnen de hoofdbibliotheek die toegankelijk is binnen de openingstijden met volgende kenmerken: § er zijn tafels en stoelen aanwezig § een aantal naslagwerken en/of quick reference werken bevinden zich in de onmiddellijke nabijheid § de nadruk ligt op studie en opzoekwerk, niet op ontmoeting beschikt de hoofdbibliotheek over een leescafé? - ja - neen Een leescafé is een speciaal ingerichte aparte ruimte binnen het bibliotheekgebouw waar bezoekers de mogelijkheid hebben om drank of etenswaren te consumeren. De nadruk ligt hier op het ontmoetingsaspect. Ook een buitenterras of een binnentuin met deze faciliteiten beschouwen we als een leescafé. Een hoekje in de bibliotheek met bv. koffiefaciliteiten of een drankautomaat, komt niet als leescafé in aanmerking. beschikt de hoofdbibliotheek over een eigen polyvalente zaal? - ja - neen Een polyvalente zaal is een afgescheiden ruimte waarin u kleinschalige activiteiten met publiek kunt organiseren en die geïntegreerd is in of aansluit bij de infrastructuur van de hoofdbibliotheek en waar de bibliotheek een voorkeurrecht heeft inzake het gebruik. Externen kunnen de ruimte dus wel gebruiken, maar enkel met het akkoord van de bibliotheek. Beschikt de hoofdbibliotheek over een ruimte waar permanent games kunnen worden gespeeld? - ja - neen De bibliotheek stelt hiervoor spelconsoles of pc’s ter beschikking. De ruimte is het hele jaar toegankelijk; dus niet het ter beschikking stellen van toestellen tijdens

11

Zelfuitleenbalies

RFID

Inleverbox (boekenschuif)

evenementen, promodagen,… zijn er in de hoofdbibliotheek één of meerdere zelfuitleenbalies in gebruik? - ja - neen Een zelfuitleenbalie is een toestel dat de mogelijkheid biedt om binnen de openingsuren van de bibliotheek en zonder tussenkomst van een personeelslid materialen uit te lenen en terug in te leveren. beschikt de hoofdbibliotheek over RFID? - ja - neen Radio Frequency Identification: informatie wordt via een radioverbinding van en naar een drager (bv. een chip in een boek) gelezen en eventueel ook geschreven. De essentiële onderdelen van het systeem zijn de chip (informatiedrager), de leesapparatuur en de connectie naar het beheerssysteem. Werken met RFID is dus niet gelijk aan werken met barcode (scanners). beschikt de hoofdbibliotheek over één of meerdere inleverboxen? - ja - neen Onder inleverbox begrijpen we de mogelijkheid om buiten de openingsuren materialen terug te brengen (meestal, maar niet noodzakelijk, onder de vorm van een schuif met box, al dan niet geïntegreerd in de bibliotheek). Niet: innameschuif die bij de zelfuitleenbalie hoort

2.2.2 Openingstijden van de hoofdbibliotheek Gegeven Dag in de week

januari 2011

Toelichting U vult de reguliere openingstijden in (uren en kwartieren). U registreert de ruimste openingstijden, ook als niet alle afdelingen geopend zijn. Bv. indien de jeugdafdeling minder openingstijden telt dan de volwassenenafdeling, registreert u de ruimste openingstijden. Een afwijkende zomer- en vakantieregeling wordt niet geregistreerd. Er is een keuzemenu voor elke dag van de week: MA, DI, WO, DO, VR, ZA, ZO Per dag kunt u maximaal drie tijdsblokken invoeren: - voormiddag: van 8u tot 13u - namiddag: van 13u tot 18u - avond: vanaf 18u tot 23u Binnen deze blokken kunt u dan per dag telkens de reële openingsuren invullen via uitvallijsten. bv. WO: -10u-12u

12

-14u-17u -19u-21u Als de bibliotheek om 17u opent en om 19u sluit, moet je namiddag (begin 17u – eind 18u) en avond (begin 18u – eind 19u) invullen. maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag

zaterdag zondag

beginuur voormiddag einduur voormiddag beginuur namiddag einduur namiddag beginuur avond einduur avond

2.2.3 Tarieven van de hoofdbibliotheek Omdat er zoveel verschillende tarieven mogelijk zijn, pikken we enkele items uit. bv. lidgeld: het maximaal bedrag dat - op jaarbasis - wordt gevraagd om van de dienstverlening van de bibliotheek te kunnen genieten. Gegeven tarieven: - lidgeld - leengeld cd - leengeld dvd - reservering

2.3

Toelichting maximaal bedrag

Andere bedieningspunten

2.3.1 Infrastructuur van de bedieningspunten Voor elk bedieningspunt moet u alle gegevens eenmalig invullen. Gegeven Geautomatiseerd catalogus Geautomatiseerd - uitleen

januari 2011

Toelichting via de keuzemogelijkheden “ja” of “neen” geeft u aan of de catalogus van het betreffende bedieningspunt geautomatiseerd is via de keuzemogelijkheden “ja” of “neen” geeft u aan of de uitleen in het betreffende bedieningspunt geautomatiseerd verloopt

13

Totale oppervlakte bedieningspunt

Aantal werkstations voor publiek

Aantal werkstations met vrije internettoegang voor publiek

de totale oppervlakte van het bedieningspunt uitgedrukt in m²; de ruimten die permanent door de bibliotheek worden gebruikt, komen in aanmerking, ook de gedeelde ruimten (sanitair, stookplaats, …) met bv. een dienstencentrum bv. een terminal of pc waarop de catalogus van de bibliotheek kan worden geraadpleegd, ongeacht of deze vrije toegang biedt tot het internet; werkstations die ook door het personeel worden gebruikt, mag u ook tellen indien zij gedurende de openingsuren integraal ter beschikking staan van het publiek werkstations die ook door het personeel worden gebruikt én vrije toegang bieden tot het internet, mag u ook tellen indien zij gedurende de openingsuren integraal ter beschikking zijn van het publiek

2.3.2 Openingstijden van de bedieningspunten Gegeven Dag in de week

januari 2011

Toelichting U vult de reguliere openingstijden in (uren en kwartieren) van de gedurende het hele jaar geopende bedieningspunten. U registreert de ruimste openingstijden, ook als niet alle afdelingen geopend zijn. Bv. indien de jeugdafdeling minder openingstijden telt dan de volwassenenafdeling, registreert u de ruimste openingstijden. Een afwijkende zomer- en vakantieregeling wordt niet geregistreerd. Er is een keuzemenu voor elke dag van de week: MA, DI, WO, DO, VR, ZA, ZO Per dag kunt u maximaal drie tijdsblokken invullen via uitvallijsten. bv. WO: -10u-12u -14u-17u -19u-21u Als de bibliotheek om 17u opent en om 19u sluit, moet u namiddag (begin 17u – eind 18u) en avond (begin 18u – eind 19u) invullen.

14

maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag beginuur voormiddag einduur voormiddag beginuur namiddag einduur namiddag beginuur avond einduur avond

[schema per bedieningspunt dat openstaat voor iedereen]

januari 2011

15

3

Jaargegevens

3.1

Personeel

3.1.1 Personeelsformatie (semi-vast gegeven) Gegeven Personeelsformatie van de bibliotheek

Toelichting In de gemeentelijke, goedgekeurde personeelsformatie staat beschreven welke functies voor hoeveel voltijdse equivalenten (vte) worden voorzien voor de bibliotheek. De formatie geeft het overzicht van de statutaire en contractuele functies, met uitzondering van Gesco’s. Hier geeft u het aantal op, uitgedrukt in voltijdse equivalenten en per niveau, ongeacht of alle vte effectief zijn ingevuld. Statutaire en contractuele vte telt u samen. bv. De personeelsformatie voorziet onder meer in 3,8 voltijdse functies van bibliotheekassistent, waarvan 3 voltijdse functies in statutair verband en 0,8 in contractueel verband. Alle functies situeren zich op het niveau C1-C3. In dit geval vult u in het veld C1-C3 het getal 3,8 in. Dit veld vult u eenmalig in en past u aan bij wijzigingen.

A4 en hoger A1-A3 B4-B5 B1-B3 C4-C5 C1-C3 D1-D3 E Aantal weekuren voor 1VTE

Het aantal werkuren per week dat door de gemeente werd vastgelegd voor 1 VTE, zonder rekening te houden met compensaties voor weekend -en avonddienst.

3.1.2 Personeelsbezetting op 31 december In tegenstelling tot de personeelsformatie brengen we hier de effectieve personeelsbezetting in kaart zoals ze bestond op 31 december van een bepaald werkjaar. Iemand die slechts gedurende een gedeelte van het jaar was tewerkgesteld (bv. van 1/4 tot 31/8) blijft dus buiten beschouwing. Met effectieve personeelsbezetting bedoelen we iedereen die op 31 december in de bibliotheek was tewerkgesteld, ongeacht het statuut. Ook Geco’s bv. tellen hier dus mee. Jobstudenten tellen niet mee, uitgezonderd als ze op de personeelsformatie zijn ingeschreven.

januari 2011

16

Hoe gaat u te werk? Vooreerst brengt u iedereen onder in de onderscheiden niveaus. Per niveau geeft u dan op hoeveel voltijdse equivalenten er zijn tewerkgesteld. U geeft ook telkens aan hoeveel er statutair zijn, hoeveel contractueel en hoeveel er in een ander statuut werkzaam zijn. Daarna geeft u op uit hoeveel mannen en vrouwen elke categorie is samengesteld. Het gaat hier dus niet meer om voltijdse equivalenten, maar om aantallen. bv. In een bibliotheek worden op 31 december volgende dienstprestaties geleverd: § 1 bibliothecaris B4, statutair, 28/38, vrouw § 1 bibliothecaris B1, contractueel, 15/38, man § 1 bibliotheekassistent, C1, statutair, 38/38, vrouw § 1 bibliotheekassistent, C1, contractueel, 38/38, man § 1 bibliotheekassistent, C1, Geco, 19/38, man § 1 bibliotheekbediende, D1, startbaan, 19/38, vrouw Het spreekt voor zich dat u mensen die tijdelijk afwezig zijn omwille van bv. ziekte, bevallingsverlof of vakantieverlof, ook meetelt. Deze personen zijn immers op 31 december officieel in dienst, ook al leveren zij op dat moment geen effectieve dienstprestaties. Werknemers die langere periodes afwezig zijn (bv. voltijdse loopbaanonderbreking van meer dan 3 maanden) worden niet meegeteld. Wat niet kan, is eenzelfde functie twee keer tellen. bv. Persoon X is langdurig afwezig wegens ziekte en is voor de duur van het ziekteverlof vervangen door persoon Y. In dit geval telt u alleen persoon Y mee. Anderzijds: X is een statutair personeelslid dat voltijds is aangesteld op B1-niveau, maar nu nog slechts 4/5 werkt in een stelsel van verminderde prestaties. Voor het resterende 1/5 wordt X via een vervangingsovereenkomst vervangen door Y die aangesteld is op C-niveau. In dit geval telt u beide personen gewoon voor hun effectieve prestaties (respectievelijk 0,8 VTE en 0,2 VTE). A4 en hoger Voltijdse equivalenten (VTE) Statutair Contractueel Andere statuten (Geco,…) Totaal per

januari 2011

A1A3

B4B5

B1B3

C4C5

C1C3

D1D3

E

Totalen

Totaal statutairen (in VTE) Totaal contractuelen (in VTE) Totaal andere statuten (in VTE) Totaal

17

niveau

(in VTE)

Aantal mannen Aantal vrouwen

Totaal mannen Totaal vrouwen Totaal (in aantal)

In het veld voor PWA-ers kunt u het aantal PWA-ers in VTE invullen, dus niet meer bij 'Andere statuten'. In het veld voor werklieden en onderhoudspersoneel, kunt u het aantal werklieden en onderhoudspersoneel in VTE invullen, dus niet meer in de twee bovenstaande invulschema’s. Indien PWA, plaatst u ze bij PWA.

3.1.3 Vrijwilligers Gegeven Aantal uren vrijwilligerswerk op jaarbasis

Toelichting vrijwilliger: persoon die onbezoldigd een activiteit in min of meer georganiseerd verband verricht, met onverplicht karakter, ten behoeve van anderen of van de samenleving (definitie Koning Boudewijnstichting) Niet: zetelen in het beheersorgaan van de bibliotheek, stageen eindwerkstudenten, uitvoerders van alternatieve strafmaatregelen, bibliotheekpersoneel,… Begeleiders van leeskringen, Kinder- en Jeugdjury, … wel.

Aantal vrijwilligers op jaarbasis

3.2

Bezit (collectiegegevens) en uitleningen

Bezit: een verzameling media: aantal eenheden, waarbij wordt geteld op objectniveau, per barcode. Het betreft hier alle materialen van de hoofdbibliotheek en van alle bedieningspunten. Met deze gegevens kunnen we de evolutie van de bibliotheekcollectie(s) opvolgen. De applicatie toont ter informatie de collectie van het voorgaande jaar. U vult het bezit huidig jaar, de aanwinsten en de afvoer in. Voor alle duidelijkheid: dit zijn geen rekenvelden omdat het bezit vorig jaar, vermeerderd met de aanwinsten en verminderd met de afvoer, niet gelijk hoeft te zijn

januari 2011

18

aan het bezit huidig jaar. Bv. materialen die van en naar het magazijn gaan worden hier niet geregistreerd. Met aanwinsten bedoelen we het aantal materialen dat in de loop van het jaar is verworven. Onder afvoer begrijpen we het aantal materialen dat in de loop van het jaar definitief uit de collectie is verwijderd. Dit zowel voor de open kast- als voor de magazijncollectie. Uitleningen van gedrukte materialen en van audiovisuele materialen: het aantal uitleningen van het betrokken kalenderjaar voor de hoofdbibliotheek en voor alle bedieningspunten, inclusief de wisselcollecties, ongeacht of ze tijdens of buiten de openingsuren plaatsvonden. Een verlenging telt u ook als een uitlening.

3.2.1 Collectie open kast Met de collectie open kast bedoelen we de verzameling materialen van de hoofdbibliotheek en van alle bedieningspunten, inclusief de eigen wisselcollectie binnen het werkgebied (school-, kinderdagverblijf- rusthuis- en gevangeniscollecties), maar exclusief de magazijncollectie en de wisselcollecties van derden.

3.2.1.1

Gedrukte materialen in open kast

Gedrukte materialen zijn materialen op papier. Tijdschriften telt u als volgt: Bezit: In de rubriek “tijdschriftenabonnementen” telt u de tijdschriftenabonnementen van het werkjaar (het invoerjaar), inclusief de tijdschriften voor de jeugd. Twee abonnementen van dezelfde titel registreert u als twee eenheden. (Aan te vullen losbladige werken beschouwen we niet als een tijdschrift, maar als naslagwerk jeugd of volwassenen.) Voortaan telt u ook de tijdschriftnummers (ingebonden of losse nummers) op barcodeniveau. Als u de tijdschriften niet registreert, plaatst u “0” in dit veld. Uitleningen: Uitleningen van losse nummers tijdschriften of van ingebonden tijdschriften vult u in bij de rubriek “tijdschriftnummers”.

Gegeven Jeugd fictie

januari 2011

Toelichting proza, poëzie, toneelwerken, essays (inclusief bloemlezingen, grootletterboeken, omnibussen) die opgesteld staan in de jeugdafdeling

19

Jeugd strips Jeugd non-fictie Jeugd naslagwerken

Volwassenen fictie

Volwassenen strips Volwassenen non-fictie Volwassenen naslagwerken

Bladmuziek Tijdschriftenabonnementen

Tijdschriftnummers

Krantenabonnementen

januari 2011

strips die opgesteld staan in de jeugdafdeling informatieve boeken en taalcursussen die opgesteld staan in de jeugdafdeling niet-uitleenbare informatieve boeken (alleen ter plaatse raadpleegbaar) die opgesteld staan in de jeugdafdeling; u telt het aantal objecten; een naslagwerk dat zowel digitaal als in gedrukte vorm beschikbaar is, mag u 2x tellen: eenmaal bij de gedrukte materialen en eenmaal bij audiovisuele materialen; ook abonnementen op losbladige werken mag u hier tellen; proza, poëzie, toneelwerken, essays (inclusief bloemlezingen, grootletterboeken, omnibussen) die opgesteld staan in de volwassenenafdeling strips die opgesteld staan in de volwassenenafdeling informatieve boeken en taalcursussen die opgesteld staan in de volwassenenafdeling niet-uitleenbare informatieve boeken (alleen ter plaatse raadpleegbaar) die opgesteld staan in de volwassenenafdeling; u telt het aantal objecten; een naslagwerk dat zowel digitaal als in gedrukte vorm beschikbaar is, mag u 2x tellen: eenmaal bij de gedrukte materialen en eenmaal bij audiovisuele materialen ook abonnementen op losbladige werken mag u hier tellen; aantal partituren, songbooks en partijen het aantal lopende abonnementen, inclusief de tijdschriften voor de jeugd; 2 abonnementen van dezelfde titel registreert u als 2 eenheden; aan te vullen losbladige werken beschouwen we niet als een tijdschrift, maar als naslagwerk jeugd of volwassenen; een tijdschrift dat zowel digitaal als in gedrukte vorm beschikbaar is, mag u 2x tellen: eenmaal bij de gedrukte materialen en eenmaal bij elektronische abonnementen het aantal uitleenbare objecten uit de tijdschriftencollectie; u telt op objectniveau, dus per barcode; als u verschillende tijdschriften laat inbinden en ze zo uitleent, geldt dit als 1 object het aantal lopende abonnementen; 2 abonnementen van dezelfde titel registreert u als 2 eenheden; een krant die zowel digitaal als in gedrukte vorm beschikbaar is, mag u 2x tellen: eenmaal bij de gedrukte materialen en eenmaal bij elektronische abonnementen

20

Totaal gedrukte materialen (automatisch berekend)

3.2.1.2

Audiovisuele materialen in open kast

Audiovisuele materialen (AVM) zijn niet-gedrukte materialen: cassettes, lp’s, cd’s, diareeksen, video’s, dvd’s, blu-ray discs, cd-roms, digitale spellen. Blu-ray discs worden als dvd’s geregistreerd. Ook gesproken boeken worden hier geregistreerd. Voor Daisy-boeken is een apart veld voorzien. Andere luisterboeken telt u als cd. Bezit audiovisuele materialen: verplicht is de opgave van het aantal AVM volgens drager (rij “subtotaal”). (Voorlopig) facultatief is de opgave van het aantal AVM volgens het onderscheid jeugd/volwassenen en fictie/non-fictie. Het is dus mogelijk om volgens drager totalen in te geven en pas daarna verder op te splitsen volgens onderscheid jeugd/volwassenen en fictie/non-fictie. Voor de uitleningen van AVM geldt hetzelfde als bij het bezit AVM. Verplicht is de opgave van het aantal AVM-uitleningen volgens drager. (Voorlopig) facultatief is de opgave van het aantal AVM-uitleningen volgens het onderscheid jeugd/volwassenen en fictie/non-fictie.

Gegeven Cd jeugd Cd volwassenen Subtotaal cd Cd-rom jeugd fictie Cd-rom jeugd non-fictie Cd-rom volwassenen fictie Cd-rom volwassenen nonfictie Subtotaal cd-rom Daisy-boeken

Dvd jeugd fictie

januari 2011

Toelichting cd’s die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk, inclusief de informatieve cd’s (niet verplicht in te vullen: n.v.) cd’s die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk, inclusief de informatieve cd’s (n.v.) cd-roms die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk, exclusief de informatieve cd-roms (n.v.) informatieve cd-roms die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk (n.v.) cd-roms die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk, exclusief de informatieve cd-roms (n.v.) informatieve cd-roms die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk (n.v.) Digital Accessible Information System: een gesproken boek op cd-rom met een navigatiestructuur, speciaal voor personen met een leesbeperking, dus niet: luisterboeken dvd’s die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk, exclusief de informatieve dvd’s (n.v.)

21

Dvd jeugd non-fictie Dvd volwassenen fictie Dvd volwassenen non-fictie Subtotaal dvd Muziekdvd jeugd Muziekdvd volwassenen Subtotaal muziekdvd Andere AVM jeugd fictie

Andere AVM jeugd non-fictie

Andere AVM volwassenen fictie

Andere AVM volwassenen non-fictie

informatieve dvd’s die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk (n.v.) dvd’s die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk, exclusief de informatieve dvd’s (n.v.) informatieve dvd’s die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk (n.v.) muziekdvd’s die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk (n.v.) muziekdvd’s die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk (n.v.) andere audiovisuele materialen, zoals cassettes, video’s, lp’s en digitale spellen (andere dan cd-rom) die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk, exclusief de informatieve materialen (n.v.) andere informatieve audiovisuele materialen, zoals cassettes, video’s, lp’s en diareeksen die zijn gecatalogiseerd als jeugdwerk (n.v.) andere audiovisuele materialen, zoals cassettes, video’s, lp’s en digitale spellen (andere dan cd-rom) die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk, exclusief de informatieve materialen (n.v.) andere informatieve audiovisuele materialen, zoals cassettes, video’s, lp’s en diareeksen die zijn gecatalogiseerd als volwassenenwerk (n.v.)

Subtotaal andere AVM Subtotaal AVM jeugd Subtotaal AVM volwassenen Totaal AVM

3.2.2 Magazijncollectie Het bezit en de uitleningen van de magazijncollectie registreert u apart: § aantal uitleenbare en niet-uitleenbare gedrukte materialen in magazijncollectie en uitleningen § aantal AVM in magazijncollectie en uitleningen. 3.2.2.1

Gedrukte materialen in magazijn

Gegeven Aantal uitleenbare gedrukte materialen in magazijn Aantal niet-uitleenbare gedrukte materialen in magazijn

januari 2011

Toelichting aantal op papier gedrukte materialen die niet in de rekken staan maar die zich in het magazijn bevinden en uitleenbaar zijn aantal op papier gedrukte materialen die niet in de rekken staan maar die zich in het magazijn bevinden en niet uitleenbaar zijn

22

3.2.2.2

Audiovisuele materialen in magazijn

Gegeven Aantal AVM in magazijn

Toelichting aantal cassettes, lp’s, diareeksen, cd’s, cd-roms, dvd’s, muziekdvd’s, video’s die niet in de rekken staan maar die zich in het magazijn bevinden

3.2.3 Wisselcollecties van derden 3.2.3.1

Gedrukte materialen uit wisselcollecties van derden

Gegeven Toelichting Aantal gedrukte materialen uit bv. uit de wisselcollecties van de provincie, de VGC of wisselcollecties van derden andere bibliotheken; indien een wisselcollectie niet het hele jaar aanwezig was in de bibliotheek, mag u die wel tellen voor het betreffende jaar 3.2.3.2

Audiovisuele materialen uit wisselcollecties van derden

Gegeven Aantal AVM uit wisselcollecties van derden

Toelichting bv. uit de wisselcollecties van de provincie, de VGC of andere bibliotheken; indien een wisselcollectie niet het hele jaar aanwezig was in de bibliotheek, mag u die wel tellen voor het betreffende jaar

3.2.4 Digitale toepassingen Gegeven Toelichting Elektronische abonnementen - aantal lopende, betalende abonnementen, voor publiek, op digitale informatiebronnen en databanken (bv. Biblion, Mediargus), exclusief gratis nieuwsbrieven, e-zines e.d. Niet: zoekmachines zoals Aquabrowser en Arachne. Biblion telt u als één elektronisch abonnement. - het aantal lopende, betalende abonnementen op tijdschriften en kranten in digitale vorm, inclusief digitale tijdschriften voor de jeugd - tijdschriften of kranten die zowel digitaal als in gedrukte vorm beschikbaar zijn, mag u 2x tellen: eenmaal bij de gedrukte materialen en eenmaal bij elektronische abonnementen - abonnementen die de provincie of de VGC betaalt, mag u meetellen Raadplegingen elektronische aantal keren dat een elektronisch abonnement wordt abonnementen: geraadpleegd

januari 2011

23

- Mediargus

- Biblion - Keesings Historisch Archief - Andere Totaal Internetgebruik in uren op jaarbasis voor de hoofdbibliotheek en alle bedieningspunten

Gebruik van de gamezone in uren op jaarbasis voor de hoofdbibliotheek en alle bedieningspunten

Digileen: - De bibliotheek biedt een link naar Digileen aan op de website - De bibliotheek biedt Digileen aan voor alle titels die reeds in eigen collectie aanwezig zijn - De bibliotheek integreert Digileen volledig

3.3

(betalende databanken met uitzondering van kranten en tijdschriften) u telt het aantal geopende artikels via mediasearch en de persmappen (het VCOB bezorgt u dit rapport maandelijks) (facultatief) u telt het aantal pageviews, dit is het aantal opgevraagde pagina’s (facultatief) (facultatief)

aantal uren (afgerond getal) dat internet wordt geraadpleegd tijdens het betrokken kalenderjaar; indien het niet haalbaar is deze telling continu te doen kunt u overwegen om dit periodiek te meten bv. door 1 volledige drukke week en 1 volledige minder drukke week en dit resultaat te extrapoleren op jaarbasis aantal uren (afgerond getal) dat de spelconsoles of pc’s in de gamezone worden gebruikt tijdens het betrokken kalenderjaar; indien het niet haalbaar is deze telling continu te doen kunt u overwegen om dit periodiek te meten bv. door 1 volledige drukke week en 1 volledige minder drukke week en dit resultaat te extrapoleren op jaarbasis (facultatief) op de bibliotheekwebsite wordt de link naar Digileen aangeboden Digileen wordt door middel van een webservice geïntegreerd in de catalogus voor alle titels die ook in de eigen collectie zijn terug te vinden Digileen wordt volledig geïntegreerd in de catalogus, ongeacht of de titels al dan niet aanwezig zijn in de eigen collectie

Werking

3.3.1 Publiek Werkgebied: de gemeente(n) die word(t)(en) bediend door de bibliotheek. Houder van een lenerspas: personen en groepen of organisaties worden apart geregistreerd. De lenerspas van de groep geldt als één lener. Wat schoolklassen betreft, kan de bibliotheek met groepskaarten werken, maar ze kan er ook voor opteren om elke leerling een lenerspas of leerlingenpas te geven. In dit geval worden ze bij de individuele leners geteld. Bij bereikte doelgroep vermeldt u alle leners die dankzij de kaarten voor niet-individuele leners worden bereikt en zelf niet over een individuele lenerspas beschikken. Er mogen dus geen dubbels worden geteld. U raamt de bereikte doelgroep of u telt deze op basis van lijsten.

januari 2011

24

Gegeven Aantal leners - jeugd die in het werkgebied wonen

Aantal leners - jeugd die buiten het werkgebied wonen

Aantal kaarten voor niet-individuele gebruikers – jeugd

Bereikte doelgroep jeugd

Totaal aantal leners - jeugd Aantal leners - volwassenen die in het werkgebied wonen

Aantal leners - volwassenen die buiten het werkgebied wonen

januari 2011

Toelichting aantal personen van 0 tot en met 14 jaar die in het werkgebied wonen en die tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk leenden; een persoon mag u slechts 1x tellen, ook al is die persoon in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener aantal personen van 0 tot en met 14 jaar die buiten het werkgebied wonen en die tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk leenden; een persoon mag u slechts 1x tellen, ook al is die persoon in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener aantal kaarten (lenerspassen) voor organisaties (bv. instelling, klas(sen), jeugdvereniging) van binnen en buiten het werkgebied. Deze niet-individuele gebruikers leenden tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk; een organisatie mag u slechts eenmaal tellen ook al is ze in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener. Lerarenkaarten die worden gebruikt voor klasuitleningen telt u ook hier. aantal leners die worden bereikt via de kaarten voor niet-individuele gebruikers – jeugd (op basis van een lijst of van een raming) en zelf niet over een individuele lenerspas beschikken. De personen die met deze kaarten worden bereikt én wel over een individuele lenerspas beschikken, mag u hier niet meer bijtellen, omdat ze reeds vermeld staan bij de individuele leners. aantal personen vanaf 15 jaar die in het werkgebied wonen en die tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk leenden; een persoon mag u slechts 1x tellen, ook al is die persoon in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener aantal personen vanaf 15 jaar die buiten het werkgebied wonen en die tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk leenden; een persoon mag u slechts 1x tellen, ook al is

25

Aantal kaarten voor niet-individuele gebruikers – volwassenen

Bereikte doelgroep volwassenen

Totaal aantal leners - volwassenen Totaal aantal leners Aantal bezoekers

die persoon in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener aantal kaarten (lenerspassen) voor organisaties (bv. instelling, volwassenenvereniging, andere bibliotheek) van binnen en buiten het werkgebied. Deze niet-individuele gebruikers leenden tijdens het betrokken kalenderjaar minstens 1 werk; een organisatie mag u slechts eenmaal tellen ook al is ze in meerdere bedieningspunten geregistreerd als lener aantal leners die worden bereikt via de kaarten voor niet-individuele gebruikers – volwassenen (op basis van een lijst of van een raming) en zelf niet over een individuele lenerspas beschikken. De personen die met deze kaarten worden bereikt én wel over een individuele lenerspas beschikken, mag u hier niet meer bijtellen, omdat ze reeds vermeld staan bij de individuele leners.

aantal bezoekers aan de hoofdbibliotheek, ongeacht of ze een werk uitlenen of zijn geregistreerd als lid (= het aantal personen dat door het teloog wordt geregistreerd)

3.3.2 IBL We registreren enkel het IBL-verkeer dat via Impala en via PBS (provinciaal bibliotheeksysteem) verloopt. De administratie zal de gegevens, verkregen via Impala, rechtstreeks in het systeem invoeren. Gegeven IBL aantal zelf aangevraagd IBL aantal gehonoreerd IBL aantal ontvangen aanvragen IBL aantal geleverd

Toelichting aantal eigen IBL-aanvragen aantal gehonoreerde IBL-aanvragen aantal ontvangen IBL-aanvragen van andere bibliotheken aantal geleverde IBL-aanvragen aan andere bibliotheken

3.3.3 Bibliotheekactiviteiten Om niet alleen de traditionele taken (collectievorming) te registreren, waardoor een belangrijk deel van de werking buiten beschouwing zou blijven, brengen we ook andere zaken in kaart.

januari 2011

26

U telt de bibliotheekactiviteiten die de bibliotheek zelf organiseert, of in samenwerking met anderen. Samenwerking impliceert dat de bibliotheek inhoudelijk en/of financieel participeert (bv. bij tentoonstellingen, internetcursussen, auteurslezingen, voorlees- en vertelsessies en workshops, leesclubs en –kringen, activiteiten om het lezen te bevorderen). Het aantal deelnemers, bezoekers, leden, mailings en updates zijn niet verplicht in te vullen. Een activiteit mag u meerdere keren tellen als ze meermaals wordt georganiseerd voor telkens nieuwe deelnemers, bv. een internetcursus mag u twee keer tellen als hij voor twee verschillende deelnemersgroepen wordt ingericht. Een activiteit mag u slechts eenmaal tellen, tenzij ze voor verschillende doelgroepen is bestemd. Bv. een themastand voor jeugd en volwassenen mag u bij de twee doelgroepen tellen, maar een voorleessessie mag u niet nog eens tellen bij een activiteit om het lezen te bevorderen. Een deelnemer die tot verschillende doelgroepen behoort, telt u slechts eenmaal.

Gegeven Bibliotheekintroducties en instructies - kleuters - lagere school - secundair onderwijs - leerkrachten - volwassenen - andere doelgroepen Themastands

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen Tentoonstellingen - jeugd - volwassenen - andere doelgroepen Themalijsten

Toelichting Bij aantal deelnemers: u telt het aantal deelnemende kinderen, niet het aantal klassen

bv. volwassenenvorming bv. minder mobielen, personen van vreemde afkomst als de bibliotheek een themastand maakt voor jeugd en volwassenen, mag u deze bij de twee doelgroepen tellen

hebben een tijdelijk karakter / zelf of door derden aangemaakt

als de bibliotheek één themalijst maakt voor jeugd en volwassenen, mag u deze bij de twee doelgroepen aanvinken

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen

januari 2011

27

Aanwinstenlijsten

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen Internetcursussen

Auteurslezingen

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen Voorlees- en vertelsessies, en workshops

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen Clubs en –kringen

als de bibliotheek één aanwinstenlijst maakt die aanwinsten voor jeugd en voor volwassenen bevat, mag u deze bij de twee doelgroepen aanvinken

één cursus bestaande uit verschillende sessies voor hetzelfde publiek, telt u als één cursus; één cursus die aan bv. vier groepen wordt gegeven, telt u als vier het aantal lezingen door auteurs; een lezing met twee auteurs, mag u als twee aparte lezingen tellen

voorlees- en vertelsessies die niet door auteurs worden gehouden; een voorlees- of vertelsessie of workshop voor twee verschillende groepen, telt u als twee

lees-, luister-, filmbespreekclubs en -kringen en dergelijke meer die door de bibliotheek zelf worden opgericht en georganiseerd, of door derden maar met ondersteuning van de bibliotheek; bv. Kinder- en Jeugdjury Vlaanderen u vult het aantal clubs- en kringen en het aantal leden van de club in, dus niet het aantal deelnemers per bijeenkomst

- jeugd - volwassenen - andere doelgroepen bv. thee met boekjes, babykoffertjes, cdActiviteiten om het bibliotheekgebruik te bevorderen / te presentatie, dvd’s aan halve prijs in de zomer promoten - jeugd u telt hier het aantal deelnemende kinderen en niet het aantal klassen - volwassenen - andere doelgroepen Algemene bibliotheekpromotie publiciteit voor de bibliotheek op eigen initiatief of op initiatief van derden - tijdschriftenartikels - kranten

januari 2011

28

- radio - televisie - gemeentelijk infoblad - nieuwsbrieven - e-zines - folders - brochures

- website

- mailings

- sms

- andere

aantal keren dat de bibliotheek in het infoblad verschijnt (niet het aantal artikels per infoblad)

Informatiedrukwerk, bv. een flyer publicatie van beperkte omvang, bv. scholenbrochure met alle activiteiten voor de kinderen in de loop van het schooljaar aantal updates als de bibliotheek deel uitmaakt van de gemeentelijke website telt u alleen de updates van de bibliotheekpagina’s aantal mailings 1 promotioneel bericht is 1 mailing, ongeacht het aantal adressen dat hiermee wordt bereikt aantal sms-berichten 1 promotioneel bericht is 1 sms, ongeacht het aantal nummers dat hiermee wordt bereikt twee invulmogelijkheden

3.3.4 Specifieke dienstverlening (semi-vast gegeven) Specifieke dienstverlening kan zowel een aangepaste collectie zijn als extra service of logistieke ondersteuning.

Gegeven De bibliotheek heeft een aangepaste dienstverlening voor: - scholen

Toelichting

bv. boekenkoffers op school, klasbezoeken buiten de openingstijden, klasuitleningen - volwassenenonderwijs bv. aangepast aanbod - verenigingen bv. langere uitleentermijn - bewoners van verzorgingsinstellingen bv. boekenkoffers of besteldienst - bezoekers van wijk- en buurthuizen, en bv. boekenkoffers of besteldienst dienstencentra - gevangenen bv. collectie in de gevangenis, of besteldienst - anderstaligen en/of personen van bv. aangepaste collectie: al dan niet in het vreemde afkomst Nederlands vertaalde collectie van bv. Spaanse, Italiaanse of Turkse auteurs, voorleesboekjes in twee talen - senioren bv. grootletterboeken - minder mobielen bv. besteldienst - studerenden bv. langere uitleentermijn of groter aantal uit te lenen materialen - leerkrachten bv. langere uitleentermijn of groter aantal uit

januari 2011

29

te lenen materialen Andere diensten - telefonische reservering - reservering via internet - telefonische verlenging - verlenging via internet

niet per e-mail maar via een interactieve catalogus niet per e-mail maar via een interactieve catalogus

Andere dan specifieke bibliotheekdiensten - spelotheek - jongereninformatiepunt JIP of andere - ticketverkoop - WIS-computer - afgifte van administratieve documenten van de gemeente - verkoop van grabbelpassen, swappassen - verkoop van toeristische brochures - verkoop van andere ‘producten’ van de gemeente of van de VGC

januari 2011

30

3.3.5 Samenwerking Gegeven De bibliotheek werkt samen met: - de cultuurbeleidscoördinator - het cultuurcentrum / het gemeenschapscentrum - de cultuurdienst - andere gemeentelijke/stedelijke diensten - lokale verenigingen - andere lokale culturele actoren - culturele actoren van buiten het werkgebied De bibliotheek werkt mee aan: - de jeugdboekenweek - de bibliotheekweek - andere (bv. kinder- en jeugdjury, fahrenheit 451) De bibliotheek maakt deel uit van een samenwerkingsverband tussen bibliotheken: - op intergemeentelijk of regionaal niveau - op provinciaal niveau (of niveau Brussels Hoofdstedelijk Gewest) - op Vlaams niveau - op Europees niveau De bibliotheek werkt samen met andere organisaties: - op intergemeentelijk of regionaal niveau - op provinciaal niveau (of niveau Brussels Hoofdstedelijk Gewest) - op Vlaams niveau - op Europees niveau 3.4

Toelichting

bv. de cultuurraad, galerie bv. museum, concertzaal

De bibliotheek heeft met een of meerdere bibliotheken een samenwerkingsverband afgesloten – formeel of informeel, al dan niet gesubsidieerd. bv. regionale samenwerkingsverbanden, zoals Biblio Waas, Zovla bv. WINOB, werkgroep PBS-bibliotheken

Bv. Werkgroep Bibnet bv. Delphi

bv. Comeet (Cultuuroverleg Meetjesland) bv. provinciale dienst cultuur bv. Week van de Amateurkunsten (WAK)

Financiële gegevens

We werken met de gegevens van de financiële rekening van de gemeente. In normale omstandigheden wordt de gemeenterekening van het voorbije jaar afgesloten vóór 31 maart van het daaropvolgende jaar. Aangezien u de BIOSgegevens moet aanleveren tegen 1 juni, mag er zich in principe geen probleem stellen.

januari 2011

31

Is de rekening op 31 mei nog niet goedgekeurd, dan geeft u de standopgave (voorlopige rekening) op dat moment. Wijzigen de cijfers nadien nog, dan kunt u aan de administratie vragen de cijfers alsnog aan te passen. De uitgaven en inkomsten worden gegroepeerd per boekjaar, bv. de uitgaven die in 2005 werden gedaan en de inkomsten die in 2005 werden geïnd, maar betrekking hebben op het werkjaar 2004 worden in 2004 geboekt. De meeste cijfers voor de bibliotheek zullen terug te vinden zijn bij de functie 767 van de gemeentelijke rekening die specifiek is bestemd voor openbaar bibliotheekwerk. Het is mogelijk dat u voor sommige categorieën ook buiten de functie 767 moet kijken. Enkele voorbeelden: § Geco’s en/of onderhoudspersoneel staan soms op een algemene begrotingspost. Hier maakt u dan een uitsplitsing voor het aantal uren dat toegewezen is aan de bibliotheek. § Soms maakt de bibliotheek deel uit van een groter complex (sportcentrum, jeugdcentrum, cultuurcentrum…) met bv. één telefooncentrale, één gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie…. In die gevallen bepaalt u op basis van bepaalde parameters (aantal toestellen, oppervlakte, openingsuren…) een benaderende verdeelsleutel. § Informatica is een ander voorbeeld van een begrotingspost die dikwijls ook gemeenschappelijk wordt beheerd. Voor dergelijke zaken zal u dus altijd een zo nauwkeurig mogelijke versleuteling moeten maken. Soms vragen we in de BIOS-cijfers ook een andere indeling dan in de rekening is voorzien. Hiervoor zult u soms beroep moeten doen op de ontvanger, de rekendienst of zijn/haar medewerkers om de gegevens in de gevraagde vorm te krijgen. 3.4.1 Uitgaven Uitgaven Personeel

Toelichting Het betreft hier de uitgaven voor het personeel dat in een bepaald jaar geheel of gedeeltelijk in de bibliotheek was tewerkgesteld. U hoeft geen onderscheid te maken naar statuut: de uitgaven voor vastbenoemden, contractuelen, Gesco’s, jobstudenten of andere speciale statuten neemt u samen. Het kan voorkomen dat bepaalde personeelsleden in verschillende diensten werkzaam zijn of in een andere dienst zijn ingedeeld maar toch taken in de bibliotheek uitvoeren. Voor die personen maakt u een proportionele splitsing van alle loonkosten. bv. persoon X heeft een halftijdse opdracht bij de gemeente (19 u/week), maar presteert slechts 6 u/week in de bibliotheek zelf. De loonlast voor de bibliotheek bedraagt dan 6/19 van de totale loonlast.

januari 2011

32

bibliotheekpersoneel werklieden en onderhoudspersoneel

Collectie

Collectie gedrukte materialen: jeugd fictie jeugd strips jeugd non-fictie jeugd naslagwerken volwassenen fictie volwassenen strips volwassenen non-fictie volwassenen naslagwerken bladmuziek totaal gedrukte materialen Kranten- en tijdschriftenabonnemente n Collectie audiovisuele materialen: cd jeugd cd volwassenen subtotaal cd cd-rom jeugd fictie cd-rom jeugd non-fictie cd-rom volwassenen fictie cd-rom volwassenen nonfictie subtotaal cd-rom

januari 2011

Het betreft hier evidente zaken zoals het brutoloon, patronale bijdragen in het kader van de sociale zekerheid, vakantiegeld, eindejaarstoelage, maar ook andere personeelsgebonden uitgaven zoals verzekering tegen arbeidsongevallen, bijdragen aan de arbeidsgeneeskundige dienst, bijdragen aan de gemeenschappelijke sociale dienst, reis- en verblijfsvergoedingen (ook fietsvergoeding), beroepsopleiding van het personeel, tussenkomst in vakbondspremies, functioneringstoelagen, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering,… alle personeelsleden die niet behoren tot de categorie werklieden en onderhoudspersoneel deze personen kunnen soms bij externe firma’s tewerkgesteld zijn of hebben vaak ook nog opdrachten bij andere gemeentediensten, maar u maakt een proportionele berekening voor de loonskosten in verhouding met de tijd dat ze in de bibliotheek werkzaam zijn Het grootste gedeelte van deze uitgaven zijn normaliter in de rekening opgenomen onder de rubriek “Technische uitgaven voor rechtstreeks verbruik” uitgaven voor de aankoop van gedrukte materialen. niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen uitgaven voor de aankoop van kranten en tijdschriften (doorgaans abonnementen) in papieren vorm. uitgaven voor de aankoop van audiovisuele materialen, exclusief uitgaven voor elektronische abonnementen. niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen

33

subtotaal Daisy-boeken dvd jeugd fictie dvd jeugd non-fictie dvd volwassenen fictie dvd volwassenen nonfictie subtotaal dvd muziekdvd jeugd muziekdvd volwassenen subtotaal muziekdvd andere AVM jeugd fictie andere AVM jeugd nonfictie andere AVM volwassenen fictie andere AVM volwassenen non-fictie subtotaal andere AVM subtotaal AVM jeugd subtotaal AVM volwassenen totaal AVM Digileen Elektronische abonnementen Werkingsuitgaven

ICT

Infrastructuur Werking:

niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen niet verplicht in te vullen

niet verplicht in te vullen

Dit betreft een zeer breed gamma van uitgaven en omvat alles wat niet onder te brengen is bij personeel, collectie, ICT of infrastructuur. bv. § administratieve werkingsuitgaven zoals kantoorbenodigdheden, abonnement en verbruik van telefoon, fax of internet, kosten voor drukwerk, frankering, de aankoop van boeken en documentatie voor het personeel…. § alle uitgaven voor de verzorging van de collectie § alle kosten i.v.m. uitbreidingsactiviteiten zoals honoraria en auteursrechten, promotie, receptie- en representatiekosten § verzekeringen collectie § uitgaven voor beveiliging (barcode, tags, …) uitgaven voor de aankoop, de huur (leasing) en het onderhoud van pc’s en ander informaticamaterieel (bv. printers), software, licenties, verzekering ICT, RFID, innamerobot, intelligente boekenkast, ADSL, … § §

januari 2011

werkingsuitgaven voor de gebouwen zoals verbruik van water, gas, elektriciteit, verwarming, …. allerhande verzekeringen (diefstal, brand, burgerlijke aansprakelijkheid)

34

Uitrusting: (excl. ICT)

§

uitgaven voor de aankoop, de huur (leasing) en het onderhoud van in principe roerende goederen bv. alle bureaumeubilair, bibliotheconomisch materiaal, fotokopieerapparaten, faxtoestellen, voertuigen,…

hier kunt u ook uitgaven voor onroerende goederen door bestemming onderbrengen bv. de installatie van een alarmsysteem, een beveiligingssyteem, antennes, poorten, een elektronisch oog,... uitgaven die betrekking hebben op de gebouwen zelf (zowel hoofdbibliotheek als bedieningspunten): § verbouwingen of grote renovatie- of herstellingswerken aan bestaande infrastructuur (hierbij bv. ook schilderwerken of het leggen van een nieuwe vloerbekleding) § uitgaven in het kader van een nieuwe huisvesting; hier zijn er verschillende mogelijkheden: - bv. de gemeente of de intergemeentelijke vereniging financiert zelf: in dit geval zal men gedurende een paar jaar hier een groot bedrag krijgen - bv. de gemeente of de intergemeentelijke vereniging sluit een lening of een leasingcontract af: in dit geval zal men gedurende een aantal jaren hier telkens een vast bedrag invullen voor de jaarlijkse aflossing van de lening of het leasingcontract § huur van gebouwen §

Gebouwen (incl. huur):

3.4.2 Inkomsten Inkomsten Eigen inkomsten Lidgeld

Maningsgeld Leengeld

Diversen

januari 2011

Toelichting zijn inkomsten die de bibliotheek zelf genereert het jaarlijks verschuldigd inschrijvingsgeld om materialen te kunnen ontlenen; indien u niet met een kalenderjaar werkt, geeft u het totale bedrag op dat in een bepaald jaar werd geïnd inkomsten die voortkomen uit het laattijdig terugbrengen van materialen inkomsten die voortkomen uit het uitlenen van nietgedrukte materialen; indien het dienstreglement bepaalt dat na het verstrijken van de eerste uitleentermijn men een vergoeding betaalt voor een nieuwe uitleenperiode (eventueel ook voor gedrukte materialen), dan boekt u deze inkomsten ook hier § alle eigen inkomsten die niet passen in één van de andere categorieën, bv. vergoeding voor verloren of beschadigde materialen, het eenmalig maakloon voor

35

Subsidies

Personeelssubsidie Vlaamse overheid Werkingssubsidie Vlaamse overheid voor SBB Subsidie Vlaamse overheid voor gevangenisbibliotheekwerking Subsidies voor Geco’s en andere speciale statuten (art. 60….)

nieuwe of verloren lenerspasjes, inkomsten die voortkomen uit het reserveren van materialen of het reserveren van internetsessies, verkoop van goederen, interbibliothecair leenverkeer, creditnota’s… § opbrengsten van bv. uitbreidingsactiviteiten (inkomgelden, verkoop van drank….) § inkomsten die voortkomen uit het maken van fotokopieën of afdrukken van op pc § vergoeding voor Vlacc-invoer § sponsoring: ondersteuning van initiatieven door privéfirma’s bv. een vergoeding die u ontvangt voor het aanbrengen van een logo op een affiche, het ophangen van vlaggen bij een uitbreidingsactiviteit, … maar met een commerciële bedoeling [sponsoring in natura (bv. een brouwerij die voor een receptie een streekbier wil promoten en ter beschikking stelt tegen een verminderde prijs…) kan u niet inbrengen, omdat hierdoor geen echte inkomsten worden gegenereerd; dit zal alleen leiden tot een kleinere uitgave langs de uitgavenzijde] § giften: (zeldzame) financiële giften van particulieren of bepaalde vzw’s (bv. vzw “Vrienden van de bibliotheek”); ook hier geldt dat u giften in natura (bv. boeken) niet kan inbrengen, omdat zij geen echte inkomsten genereren. financiële tussenkomst let wel: gelden die de bibliotheek “ontvangt” van de eigen inrichtende macht (meestal de gemeente) kan u nooit als subsidie inbrengen de administratie zal deze informatie rechtstreeks in het systeem invoeren de administratie zal deze informatie rechtstreeks in het systeem invoeren de administratie zal deze informatie rechtstreeks in het systeem invoeren

subsidiebedrag dat de gemeente ontvangt voor de Geco’s die in de bibliotheek zijn tewerkgesteld; ook eventuele vergoedingen voor personeelsleden die in een ander speciaal statuut zijn tewerkgesteld, brengt u hier onder (bv. OCMW art. 60, startbanen…) Provinciale subsidies of alle subsidies die de provincie of de VGC toekent, bv. voor subsidies van de VGC de ondersteuning van IBL, voor projecten… Provinciale subsidies of alle subsidies die de gemeente van de provincie of de VGC subsidies van de VGC ontvangt voor regionale samenwerkingsverbanden, zoals voor regionale BibArt, Zovla, … samenwerkingsverbanden enkel de gemeente of de beherende bibliotheek van het

januari 2011

36

Europese subsidies Andere subsidies Dotatie(s) van de deelnemende gemeente(n)

januari 2011

samenwerkingsverband die de subsidies ontvangt en beheert, vult deze in subsidies die de Europese Unie toekent, bv. in het kader van een project van Interreg of Euregio eventuele andere subsidies die u niet in één van de andere subsidierubrieken kunt inbrengen dotatie die de pilootgemeente of de intergemeentelijke vereniging binnen een samenwerkingsverband ontvangt van de deelnemende gemeente(n), bv. de dotatie die Blankenberge ontvangt van Zuienkerke; dotatie die de intergemeentelijke vereniging ontvangt van de deelnemende gemeenten, bv. de dotatie die Ivebic ontvangt van Schelle en Hemiksem

37