jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant Gemeente Amstelveen AMSTELVEEN – Op 10 en 17 december 2013 ging al een groep van 9 enthousiaste Serious Ambtenaren aan de slag met de opdracht van de gemeente Amstelveen. Dit was de eerste opdracht die werd uitgevoerd van de derde editie van Serious Ambtenaar. Bijzonder.
Opdrachtomschrijving
De
opdracht
van
de
gemeente
Amstelveen mocht het spits afbijten: zij hadden het geluk om als eerste hun opdracht uitgevoerd te zien. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in maart wilde de gemeente onderzoeken welke creatieve vormen bedacht konden worden om de opkomst voor het stemmen te vergroten. Hoe krijgt de gemeente Amstelveen zoveel mogelijk mensen naar de stembus?
Resultaten Op de eerste dag werd onder begeleiding van Ynnovator Marieke van der Berg enthousiast gebrainstormd om hieraan vorm te geven. Er zijn ruim 280 ideeën uit de brainstormsessie gekomen. Daarna werden de ideeën geprioriteerd. De groep vrijwilligers bestond uit mensen uit alle hoeken van het land, vanuit gemeentes of rijksoverheid en van beleidsmedewerker tot projectleider. Iedereen nam zijn of haar kennis, ervaring en bovenal enthousiasme mee. “ Op dag 1 hebben we meer dan 280 ideeën bedacht.”
Wat deze dagen centraal stond was samenwerking, het delen van kennis en transparantie. De Serious Ambtenaren hebben daadwerkelijk ervaren wat er gebeurt wanneer we de samenwerking opzoeken, niet meer in hokjes denken en onze kennis en ervaring delen. “Volgens mij is dit een tipje van de sluier van ‘de nieuwe overheid’ zoals het zou kunnen zijn in de toekomst”
jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant
Bestuursacademie ZALTBOMMEL – Op 21 en 28 maart ging een groep van vijf enthousiaste Serious Ambtenaren aan de slag met de opdracht ‘Opleidingsprogramma van de ambtenaar van de toekomst’ van de Bestuursacademie in Zaltbommel.
Opdrachtomschrijving
De
Bestuursacademie verzorgt al
jaren opleidingen voor ambtenaren. Dit betreffen vaak traditionele opleidingen, die heel klassikaal gericht zijn. De wereld om ons heen verandert echter en ook de overheid moet daar in mee. De Bestuursacademie beseft dat zij qua opleidingsaanbod mee moet met de veranderende wereld. Maar wat wil haar klant, de ambtenaar, waar het gaat om opleiding? Hoe moeten de opleidingen van de toekomst eruit zien? Het gewenste resultaat is een nieuw ingerichte opleiding ‘Adviseur lokale overheid’.
Resultaten Tijdens de eerste dag dacht het team na over het profiel van de ambtenaar van de toekomst. Hierbij werd een muurtje gebouwd van de competenties/kenmerken die hij of zij moet hebben: de onderste laag is het fundament en elke laag erboven bestaat uit extra te ontwikkelen vaardigheden. “Hoe meer bouwstenen uit de lagen bovenop de basis een ambtenaar heeft, hoe dichter hij of zij komt bij het ideaalbeeld van de “ambtenaar van de toekomst” Tijdens de tweede dag werd gebrainstormd over de werkvormen die tijdens de opleiding ingezet kunnen worden
voor ontwikkeling van de genoemde compenties en kenmerken. Door praktijkvoor-beelden in te brengen en opdrachten uit te voeren op de eigen werkplek, wordt de theorie direct naar de eigen situatie van de deelnemer vertaald. Hiermee is de theorie voor iedereen toe-pasbaar en wordt zowel van eigen opdracht als van de ervaringen van andere geleerd.
De opzet vraag om een nieuwe rol van de docent. Deze docent is meer procesbegeleider dan traditionele overbrenger van kennis. Hij of zij is in staat theorie en praktijk te combineren en de deelnemers uit te dagen in hun eigen situatie het verschil te maken. De uitkomsten werden gepresenteerd aan de directeur en het team van de Bestuursacademie. Hierna volgde een discussie over de gemaakte keuzes. “De sfeer was erg goed en er was ruimte voor ieders inbreng. Gezien de compacte omvang van de groep kon de hele opdracht gezamenlijk opgepakt worden.
DUO+ Ouderkerk aan de Amstel – op 21 en 28 maart 2014 heeft een groep van 10 enthousiaste vrijwilligers zich intensief gestort op een opdracht van de gemeenten Diemen, Uithoorn, Ouder-Amstel en De Ronde Venen. Opdrachtomschrijving
Dag 2
De vier gemeenten verkennen om ambtelijk te gaan samenwerken om de nieuwe taken en eisen die op gemeenten afkomen het hoofd te kunnen bieden. Tegen deze achtergrond luidde de vraag aan de groep: Hoe zorgen we er nu voor dat een gevoel van gezamenlijkheid tussen de medewerkers van de vier gemeenten bevorderd wordt?
Op dag twee ging de groep in gesprek met een aantal medewerkers van de vier gemeenten om een gevoel te krijgen bij wat er leeft. Daaruit bleek dat de medewerkers graag betrokken en gehoord wilden worden. Activerend en positief communiceren richting medewerkers en laagdrempelige ontmoetingen faciliteren zijn van groot belang om een gevoel van gezamenlijkheid te creëren.
Dag 1 Op de eerste dag heeft de groep aan de hand van diverse creatieve technieken een heleboel ideeën bedacht. In de uitwerking werd al snel duidelijk dat het essentieel is om de medewerkers van de vier gemeenten met elkaar in contact te brengen en ze actief te betrekken bij de vormgeving van de samenwerking.
Terugkomen De opdrachtgever was zo enthousiast over de opbrengst dat de groep is uitgenodigd haar presentatie nogmaals te geven voor o.a. de gemeentesecretarissen van de vier gemeenten en vertegenwoordigers van de OR’en om zo draagvlak te creëren voor deze aanpak.
jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant
GGD West Brabant Breda – Op 21 en 28 maart gingen vrijwilligers, onder begeleiding van Astrid Rutten-Steijns de uitdaging aan: het afschaffen van vergaderen!
Opdrachtomschrijving
Bij
de
GGD
West
Brabant
wordt
veel vergaderd, waarbij men zoekt naar de ultieme consensus. De meest harmonieuze oplossing, zo lijkt het. Bovendien wordt er niet vaak onderscheid gemaakt tussen ‘nice to know’ en ‘need to know’. Hoe kan het vergader-proces verbeterd worden? De opdracht was om een werkwijze zonder vergaderen te ontwikkelen. Een grote uitdaging!
Resultaten Op de eerste dag is met behulp van diverse creatieve technieken een enorme hoeveelheid ideeën gegenereerd. Aan het einde van de dag werden drie ideeën uitgewerkt: - “wat komt er in de plaats voor een vergadering?” - “ontwikkel sociaal intranet en maak app-groepen” en -“zorg voor kennis over en van elkaar”.
“Hoe kan een frisbee ervoor zorgen dat er binnen de GGD niet meer vergaderd wordt?”
Tijdens de tweede dag zijn met behulp van scrum-achtige technieken de ideeën uitgewerkt. Dat heeft een concreet plan van aanpak opgeleverd. Compleet met een omschrijving van de missie, foto’s, beelden, opzet van inspiratiesessies etc. Het management kan direct aan de slag met dit materiaal! Het is ongelofelijk hoeveel werk deze groep in twee dagen heeft verzet! “Bedenk manieren om het vergaderen af te schaffen bij de GGD: Niks verminderen! Maar afschaffen!!”
jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant
Gemeente Oss Oss – Op 7 en 14 maart gingen 9 enthousiaste vrijwilligers, onder begeleiding van Ynnovator Yvonne Hospers, aan de slag met een interessante opdracht voor de Gemeente Oss.
Opdrachtomschrijving
Door
de recessie en de opkomst
van het internet ervaart Oss veel leegstand van gebouwen, terugloop van omzet, ontevreden ondernemers maar ook veel verloop naar concurrerende omliggende steden. De opdracht van Dimphy van Grinsven was om een ideeteam mee te laten denken over nieuwe kansen voor het centrum van Oss. Welke creatieve ideeën kunnen bijdragen aan een beter stadsbeeld en hogere populariteit van het centrum?
Resultaten De deelnemers gingen eerst het centrum van Oss verkennen. Ze zaten al vol ideeën hoe het aantrekkelijker kon worden. Met inzet van diverse creatieve technieken werden er in totaal zo'n 150 ideeën verzameld met wisselende thema's, zoals beleving, imago en entertainment.
“De “Bende van Oss” (theather), “Bandjes van Oss” (muziek), “Passion of Oss” (theather en muziek), “Oss aan het spit” (culinair), “Zoek de Os” (speurtocht), de “Wizard van Oss” (verkiezing) zijn een greep uit de evenementen waar beeldmateriaal van samengesteld werd.
Op dag 2 leverde het ideeteam de eindvisie op aan het panel, inclusief de wethouder en directeur stadsbeleid : “In Oss wil je zijn”. Met behulp van een vormgever en beeldmateriaal werden locaties in Oss omgetoverd tot inspirerende plekken, kregen de belangrijkste routes en bezienswaardigheden een impuls en er werd een longlist opgesteld van evenementen en blijvende trekkers die Oss een boost gaan geven onder de overkoepelende titel TotalOss. “Wat een leuke reacties. De complimenten werden over en weer van harte in ontvangst genomen.” Op het Symposium van 31 maart werd het beeldmateriaal getoond aan de ondernemers van Oss. Met het beschikbare budget werd daar gekeken welke ondernemers aan de ideeën willen meewerken.
jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant
Provincie ZuidHolland Oss – Op 7 en 14 februari ging een groep enthousiaste vrijwilligers aan de slag met de opdracht van de provincie Zuid-Holland over de aanbesteding van het openbaar vervoer: Second Opinion Concessie
Opdrachtomschrijving
De
opdracht
van
de
provincie
Zuid-Holland was dat de groep Serious Ambtenaren uit verschillende vakgebieden een frisse blik ging werpen op de concessie uitvraag om vervolgens hierop vanuit de verschillende specialiteiten een advies te geven. Het doel was om de mogelijke knelpunten, aandachtspunten of onduidelijkheden uit de concessie uitvraag te halen. Een concessie is een pakket van lijnen en/of andere vervoersdiensten die de regio onder bepaalde voorwaarden exclusief toekent aan een vervoerder. De uitvraag is de totale actie vanuit de provincie om voor deze regio de concessie te gaan maken.
Resultaten Aangezien niet iedereen op de hoogte was van de complexiteit van een concessie uitvraag heeft de groep de eerste dag veel gehoord over de achtergrond en geschiedenis van de uitvraag. Daarnaast is uitgelegd hoe tot deze uitvraag is gekomen. Waarom zijn verschillende afwegingen gemaakt en wat hoopt men hiermee te bereiken?
De tweede dag hadden de Serious Ambtenaren zich goed voorbereid door de concessie gelezen te hebben. Met die kennis in het achterhoofd heeft de groep een Serious Game gespeeld. Vragen die daarbij centraal stonden waren: welke aspecten van openbaar vervoer vind jij belangrijk? Denk hierbij aan gratis openbaar vervoer voor ouderen, extra kosten voor snelbussen of juist goede voorzieningen bij de bushalte. “welke aspecten van openbaar vervoer vind jij belangrijk?” Deze keuzes leverde een bepaald bedrag op. Dit bedrag werd naar het beschikbare bedrag gelegd, waardoor afgewogen kon worden welke aspecten achterwegen gelaten laat of juist toevoegt. Vervolgens werd de concessie besproken en werden aandachtspunten benoemd en verdere tips gegeven.
jaargang 3
De Serious Ambtenaar III krant
RVO.nl DEN HAAG – Op 21 en 28 maart ging een groep enthousiaste Serious Ambtenaren aan de slag met de opdracht van de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) ‘Hoe kan de afdeling interne communicatie het verschil maken om RVO.nl te laten schitteren in 2017?
Opdrachtomschrijving
De
opdracht was: bedenk op basis
van de toekomstschets, de context waarin RVO.nl zich nu bevindt (veel talent, inhoudelijk sterke medewerkers, uitvoerende medewerkers in plaats van beleidsmedewerkers, geografisch verspreid) en welke ambities zij heeft (duurzaamheid, klantwaarde en maatschappelijke waarde vergroten, efficiency, kennis delen) welke interne communicatiestrategie zij moet hanteren om haar medewerkers te bereiken en betrokken te laten voelen. Het gewenste resultaat is een overdraagbaar advies hoe de communicatie in 2017 georganiseerd moet zijn om haar doelen en ambities te behalen, rekening houdend met de situatie en met een kritische reflectie op de haalbaarheid van ideeën.
Resultaten Op de eerste dag is een intensieve, inspirerende en ook uitputtende creatieve brainstormsessie gehouden. Op deze dag zijn er meer dan 740 ideeën bedacht. “ Op dag 1 hebben we meer dan 740 ideeën bedacht.”
Uit de ideeën is aan het eind van de eerste dag een eerste selectie gemaakt en die ideeën zijn gecombineerd tot vier potentiële concepten. Op de tweede dag zijn de vier concepten verder uitgewerkt en vormgegeven. Uiteindelijk is een integraal advies opgesteld dat op creatieve wijze door de groep Serious Ambtenaren is gepresenteerd. Daanaast is het intergrale advies opgeleverd in een 17 pagina’s tellend rapport! Dit is feestelijk overhandigd aan de opdrachtgever. “ Het integrale advies is opgeleverd in een 17 pagina’s tellend rapport opgeleverd! Dat hebben we feestelijk overhandigd aan de opdrachtgever”
