Werkkostenregeling De werkkostenregeling is bedoeld als eenvoudige vervanger van alle bestaande regels voor onbelaste vergoedingen aan werknemers. Het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen kon tot en met 2014 voortgezet worden middels een overgangsregeling, echter heeft staatssecretaris Wiebes van Financiën aangegeven dat de werkkostenregeling met ingang van 2015 verplicht zal worden voor alle werkgevers. De regeling komt er op neer dat 1,2% (2014: 1,5%) van de totale loonsom –hierna het forfait- onbelast mag worden vergoed aan uw werknemers. Voorbeeld: bij een jaarloonsom van € 200.000 is dus € 2.400 (€ 200 per maand) aan onbelaste kostenvergoeding te “verdelen”. Naast het forfait blijven er vrijstellingen bestaan voor bepaalde zakelijke kosten. Indien de vergoedingen hoger zijn dan het forfait, dan moet u beslissen of u over het meerdere zelf belasting (80% eindheffing) gaat betalen of in overleg met uw werknemers de belasting bij hen gaat inhouden. Voor een soepele invoering is tijdige voorbereiding raadzaam. Hieronder geven wij een korte toelichting op de volgende aspecten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Nieuw loonbegrip, intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen Loon in natura Eindheffing Gebruikelijkheidstoets Administratie Arbeidsrecht rond wijziging arbeidsvoorwaarden Stappenplan
Toelichting 1.1
Nieuw loonbegrip; vergoedingen zijn belast loon
De werkkostenregeling heeft als uitgangspunt dat alle vergoedingen tot het belaste loon horen. U moet, voordat u een vergoeding betaalt, beslissen of u deze belast bij uw werknemer of dat u de werkkostenregeling toepast en de vergoeding onderbrengt in het forfait. Is het forfait opgebruikt dan heeft de keuze voor de werkkostenregeling tot gevolg dat u over het meerdere 80% eindheffing moet betalen. Er zijn twee soorten vergoedingen die onbelast blijven en niet ten laste komen van het forfait:
1.2
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt in opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Het gaat dan veelal om kosten gemaakt voor zaken die eigendom zijn of worden van de werkgever. De vergoeding van Intermediaire kosten is geen loon, kunnen onbelast worden betaald en verminderen het forfait niet. Voorbeeld Als een werknemer kosten maakt voor de auto van de zaak (parkeerkosten, autowasserij), deze kosten declareert en vervolgens vergoed krijgt, is er sprake van intermediaire kosten. Dit is dan geen vergoeding van kosten van de werknemer welke ten laste komen van het forfait.
1.3
Gerichte vrijstellingen
De gerichte vrijstellingen hebben betrekking op vergoedingen waarbij het zakelijk karakter voorop staat. Veelal zijn dat vergoedingen waarvoor ook nu al bepaalde vrijstellingen van toepassing zijn. Gerichte vrijstellingen zijn onbelast en verminderen het forfait niet. Er zijn gerichte vrijstellingen voor o.a. reis- en verblijfkosten, vakliteratuur, studiekosten en verhuiskosten, zie overzicht gerichte vrijstellingen. Voor zowel intermediaire kosten als voor gerichte vrijstellingen kan een vaste periodieke vergoeding worden betaald maar dan moet u wel een onderzoek hebben gedaan naar de werkelijke kosten. Dit onderzoek houdt in dat uw werknemers allemaal 3 maanden (hun) bonnen moeten bewaren ter onderbouwing van de vergoeding en dat u dit vastlegt in de administratie. Dit geldt ook voor nieuwe werknemers en bij nieuwe situaties (bijv. verandering van functie). Is er geen onderzoek gedaan dan vallen de vergoedingen in het forfait. Voorbeeld U wilt reiskosten vergoeden. De werkelijke kosten voor zakelijke reizen, inclusief woon-werkverkeer blijven vrijgesteld. Deze moeten onderbouwd worden door facturen en bonnetjes. U mag ook € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden, ongeacht het vervoermiddel. De administratieve verplichtingen en regels voor vaste reiskostenvergoedingen zoals we die nu kennen blijven van toepassing. Vergoedt u meer dan € 0,19 per kilometer dan valt het meerdere in het forfait of is belast loon. Is het forfait opgebruikt dan moet u eindheffing betalen.
Noodzakelijke (lees: onmisbare) hulpmiddelen zoals gereedschappen, computers en aanverwante apparatuur en programmatuur en mobiele communicatiemiddelen zijn met ingang van 2015 eveneens gericht vrijgesteld. Voorwaarde is dat de werkgever bepaalt onder welke voorwaarden welke hulpmiddelen worden aangeschaft en dat er geen bijdrage van de werknemer gevraagd wordt, tenzij de werknemer bijvoorbeeld een luxer model verlangt als het standaard door de werkgever aangewezen model. Een personeelskorting op eigen produkten onder de 20% van de waarde in het economisch verkeer en minder dan € 500 per persoon per jaar is gericht vrijgesteld. Het meerdere is belast loon of valt in het forfait. 2.
Loon in natura
Loon in natura of niet in geld genoten loon wordt bij de werkkostenregeling in aanmerking genomen naar de waarde in het economische verkeer. Als u hiervoor een (inkoop)factuur ontvangt van een derde, bijvoorbeeld de leverancier, moet het factuurbedrag inclusief BTW in aanmerking worden genomen. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage aan u, dan vermindert deze eigen bijdrage het factuurbedrag dat in aanmerking wordt genomen. Het restant is dan, afhankelijk van uw keuze, belast loon of het valt in het forfait. Bij verstrekking van branche-eigen producten van en door de werkgever wordt de inkoopprijs (inclusief BTW) of, als u geen factuur heeft, de consumentenprijs in aanmerking genomen. De waarde van worden ge- of dan de waarde en waardering maaltijden op
voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek verbruikt kan in een aantal gevallen lager worden vastgesteld in het economische verkeer, zie overzichten nihilwaarderingen op lagere waarde. Het gaat dan om bijvoorbeeld consumpties en de werkplek en werkkleding.
De auto van de zaak, de dienstwoning en boetes vallen helemaal niet onder de werkkostenregeling maar zijn verplicht loon voor de werknemer. 3.
Eindheffing
Als u heeft gekozen voor de werkkostenregeling en u vergoedt meer dan het forfait, dan bent u over het meerdere eindheffing verschuldigd van 80%. Dit is alleen anders als u hierover vooraf met uw werknemers afspraken maakt (zie hierna punt 5). De vergoeding kan dan als loon worden aangemerkt, waarbij de loonheffing wordt ingehouden op het loon van de werknemer. Voorbeeld Aantal werknemers Totale fiscale loonsom: Forfaitaire ruimte: 1,2% x € 500.000
15 € 600.000 € 7.200
De werkgever wil aan 10 werknemers een fiets ter waarde van € 700 geven. Voor fietsen geldt geen vrijstelling meer, ook niet voor de fiets voor woon-werkverkeer. Toch kan het onbelast omdat er nog ruimte binnen het forfait is. Er kunnen dan geen andere vergoedingen meer (onbelast) worden betaald aan de werknemers.
Wil de werkgever aan al zijn werknemers een fiets van € 700 geven, dan moet hij over € 3.300 belasting betalen: 15 fietsen à € 700 Forfaitaire ruimte: 1,2% x € 600.000 Te belasten Belasting: 80% eindheffing x € 3.300
4.
€ 10.500 € - 7.200 --------€ 3.300 € 2.640 =========
Gebruikelijkheidstoets
Om extreem calculerende werkgevers tegen te gaan is er een gebruikelijkheidstoets. De vergoedingen onder de werkkostenregeling mogen niet meer dan 30% hoger zijn dan wat in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is. Voorbeeld U geeft een werknemer een kerstpakket van € 1.000. Als uw werknemer in het 52%-tarief valt zou u hierover € 1.083 loonheffingen af moeten dragen. In de werkkostenregeling zou u hierover 80% X € 1.000 = € 800 loonheffingen af dienen te dragen. Een gecalculeerd voordeel dus. Stel dat u aan andere werknemers een kerstpakket van € 70 geeft. Uw kerstpakket is meer dan 30% duurder dan wat gebruikelijk is. U moet € 909 (€ 1.000 -/- 130% x € 70) als loon belasten.
5.
Administratie
De administratie moet aangepast worden aan de werkkostenregeling. Er moet immers getoetst kunnen worden of de vergoedingen die u betaalt al dan niet binnen het forfait vallen. Er is tot en met 2014 keuze uit drie berekeningswijzen: a. het forfait wordt berekend over het loon in het aangiftetijdvak (maand of 4 weken) en de in dat tijdvak betaalde vergoedingen worden daaraan getoetst. Ieder tijdvak wordt dus opnieuw bekeken of u loonheffing moet betalen over de vergoedingen; b. het forfait wordt berekend over het loon van het voorafgaande kalenderjaar. De in een aangiftetijdvak betaalde vergoedingen worden dus steeds getoetst aan hetzelfde forfait. Na afloop van het jaar wordt het forfait opnieuw berekend op grond van het werkelijk uitbetaalde loon. Dit kan leiden tot bijbetaling of een teruggaaf; c. het forfait wordt berekend over het loon van het voorafgaande kalenderjaar, er wordt echter pas loonheffing betaald vanaf het aangiftetijdvak waarin door de cumulatieve vergoedingen het forfait wordt overschreden. Na afloop van het jaar wordt opnieuw getoetst aan het werkelijk uitbetaalde loon. Dit kan leiden tot bijbetaling of een teruggaaf.
Met ingang van 2015 zal er nog maar één berekeningswijze zijn: na afloop van het kalenderjaar moet de werkgever de eventuele overschrijding van het forfait bepalen en de eindheffing afdragen uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het nieuwe jaar. Vergoedingen, die in het forfait vallen, hoeven niet meer per werknemer te worden geadministreerd en u hoeft van de werknemer voor de loonheffing geen bonnen of andere bewijzen te vragen. Wel kan in bijzondere gevallen de gebruikelijkheidstoets door de belastingdienst gehanteerd worden. Als in de financiële administratie bedragen exclusief de BTW worden vermeld, moet de BTW voor de loonadministratie worden bijgeteld. 6.
Arbeidsrecht rond wijziging arbeidsvoorwaarden
Als een vergoeding niet onder de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten valt, heeft u de keuze om de loonheffing over de vergoeding bij de werknemer in te houden dan wel de eindheffing toe te passen. Als het forfait is opgebruikt, betaalt u over het meerdere 80% eindheffing; u neemt dan dus de loonheffing voor uw rekening. Als u op dit moment vergoedingen afspraken met uw werknemers moet dat als de werkkostenregeling de uw werknemers u hiertoe niet toe
betaalt, is de kans groot dat u de aanpassen. Wat zonder meer duidelijk is ruimte geeft om meer onbelast te vergoeden kunnen verplichten.
U zult echter wel nieuwe afspraken moeten maken als het totaal van de huidige vergoedingen hoger wordt dan 1,2% van uw totale loonsom. Gaat u dan over het meerdere de eindheffing voor uw rekening nemen of gaat u loonheffing inhouden bij uw werknemers? Het kan ook zijn dat u de (hoogte van de) vergoedingen wil aanpassen. U moet de keuze maken voordat u de vergoeding betaalt. Het kan zijn dat u al jaren onbelaste vergoedingen betaalt aan uw werknemers. U moet er dan rekening mee houden dat u deze vergoedingen niet zonder meer kunt verlagen.
Wat is er afgesproken? Of u de vergoedingen kunt aanpassen is in eerste instantie afhankelijk van de afspraken zoals die in de bestaande arbeidsovereenkomst, CAO of in het arbeidsreglement zijn vastgelegd. Als er een fiscale wetswijziging is, dan leidt dat er niet automatisch toe dat de betreffende arbeidsvoorwaarden kunnen worden aangepast. Hiertoe zijn, behalve bij verplichte CAOregelingen, steeds nadere afspraken tussen u en uw werknemers nodig. Hoe denkt de rechter hier over? Uit de rechtspraak over eerdere fiscale wetswijzigingen kan worden afgeleid dat de redelijkheid en billijkheid met zich mee brengen dat de gevolgen van een fiscale wetswijziging tussen werkgever en werknemer moeten worden verdeeld. Met andere woorden: de gevolgen van een fiscale wetswijziging zijn een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. Het criterium redelijkheid en billijkheid is subjectief en zal in iedere situatie tot een andere uitkomst leiden. Van belang is wat de aard van de afspraken is die u met uw werknemers heeft gemaakt.
U heeft een netto-vergoeding afgesproken Als u uitdrukkelijk een netto-vergoeding met uw werknemer heeft afgesproken dan kunt u de vergoedingen niet zonder meer verlagen of loonheffingen er op inhouden. Dat u ten tijde van het maken van de afspraak met de betreffende werknemers een wetswijziging niet had kunnen voorzien, doet daar niet aan af. U heeft een bruto-vergoeding afgesproken In de situatie waarin u een bruto-vergoeding heeft afgesproken en deze hoger is dan wat u onder de werkkostenregeling onbelast kunt vergoeden, zal het verschil tussen het onbelast te vergoeden bedrag en de afgesproken hogere bruto vergoeding als belastbaar loon aangemerkt moeten worden. Als u geen eindheffing voor uw rekening wilt nemen dan kan loonheffing bij de werknemers worden ingehouden. Toch zijn er naar onze mening situaties denkbaar waarbij de werknemers dusdanig benadeeld worden dat het niet redelijkheid is dat het belastingnadeel volledig op de werknemer wordt afgewenteld. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een werknemer aantoonbaar (meer) kosten maakt, maar het forfait al is opgebruikt voor vergoedingen aan zijn collega’s. De schriftelijke afspraak is niet duidelijk Het is mogelijk dat in de regeling uitsluitend een vergoeding wordt genoemd zonder enig voorbehoud. Een dergelijke (open) regeling zal tot discussie met uw werknemers leiden en als het tot een gerechtelijke procedure leidt, zal de rechter een afweging maken op basis van opgewekt vertrouwen, redelijkheid en billijkheid, bedoeling van partijen etc. Hoe de afweging zal uitpakken is op voorhand niet te zeggen. Heronderhandelen met uw werknemers is dus noodzakelijk. Mogelijkheden om discussie te voorkomen Mogelijk betaalt u op dit moment een vaste kostenvergoeding aan een bepaalde groep werknemers. Deze vaste kostenvergoeding moet naar aard en omvang van de kosten zijn gespecificeerd. Het zou wel eens kunnen dat onder de werkkostenregeling bepaalde kosten onder de gerichte vrijstellingen vallen en andere juist niet meer. Of misschien zijn er wel intermediaire kosten opgenomen in de vaste vergoeding, die u zonder meer onbelast kunt betalen. De vaste kostenvergoedingen moeten dan ook herzien worden. Hiermee kunt u wellicht discussie met uw werknemers voorkomen over het belasten of verlagen van de vergoeding.
Voorbeeld U geeft op dit moment een onbelaste vaste onkostenvergoeding van € 135 per maand. Deze is opgebouwd uit verschillende onderdelen. In de laatste kolom is te zien hoe de verschillende onderdelen onder de werkkostenregeling benoemd zullen worden. Onkostenvergoeding Parkeerkosten Autowassen Consumpties onderweg Lunches onderweg werknemer Lunches onderweg klanten Relatiegeschenken Kosten mobiele telefoon PC (< 90% zakelijk gebruik) Totaal
Werkkostenregeling € 15 € 15 € 15 € 20 € 25 € 10 € 20 € 15 ----€ 135 =====
Intermediaire kosten Intermediaire kosten Gericht vrijgesteld Gericht vrijgesteld Intermediaire kosten Intermediaire kosten Forfait Forfait
De intermediaire kosten kunnen middels declaraties (bonnetjes) vergoed worden, maar kunnen ook, tezamen met gericht vrijgestelde kosten als een vaste vergoeding periodiek uitbetaald worden. U moet deze vergoeding dan aantoonbaar kunnen onderbouwen (voor iedere werknemer drie maanden bonnetjes sparen) en deze onderbouwing op verzoek van de belastingdienst kunnen herhalen. De overige kosten komen in het forfait terecht. Als u deze vergoeding niet splitst en/of onvoldoende kunt onderbouwen wordt het volledige bedrag onder het forfait gebracht. Als het forfait is opgebruikt betaalt u hierover 80% eindheffing.
7.
Stappenplan
Wij adviseren u uw pakket arbeidsvoorwaarden te beoordelen en vooral of en wanneer u het wenselijk acht de vergoedingen die u betaalt aan uw werknemers aan te passen vanwege de nieuwe regeling. In de tijd gaat het om de volgende stappen: 1. Inventarisatie van kostenvergoedingen in de onderneming (zie de checklist onder aan dit document) 2. Bepalen van de gevolgen van de nieuwe regeling op de situatie 3. Keuze maken hoe u wilt omgaan met de gevolgen: wel/niet eindheffing c.q. wel niet aanpassen vergoedingen 4. Eventueel afstemming met personeel(vertegenwoordiging) 5. Aanpassingen arbeidsvoorwaarden en vastlegging daarvan 6. Communicatie hiervan richting werknemers 7. Inregeling financiële- en de loonadministratie op de nieuwe situatie.
Overzicht gerichte vrijstellingen a. Vervoer in kader van de dienstbetrekking waaronder woon-werkverkeer Openbaar vervoer: de werkelijke kosten of € 0,19 per kilometer Ander vervoer: € 0,19 per kilometer, met de mogelijkheid om een vaste vergoeding te geven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar reist naar een arbeidsplaats. Deze vergoeding mag dan worden berekend alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die arbeidsplaats reist. b. Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking Tijdens dienstreizen -maaltijden met ten minste 10% zakelijk belang -overnachtingen De vrijstelling geldt ook voor een vergoeding of verstrekking van maaltijden tijdens overwerk of op koopavond. Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op de gewone tijd (tussen 17.00 en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. c. Cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke Deze moeten van belang zijn voor de dienstbetrekking. Ook de desbetreffende reizen en het verblijf zijn vrijgesteld. d. Outplacement e. Opleiding of studie Onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister. Het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning. Hieronder valt ook het volgen van een procedure erkenning verworven competenties (EVC-procedures) waarvoor een verklaring is afgegeven door een erkende instantie. De vrijstelling voor inschrijving in een beroepsregister geldt voor registraties die vereist zijn voor de uitoefening van de functie. Dit geldt zowel voor wettelijk voorgeschreven registraties als voor registraties, die vanuit de beroepsgroep worden opgelegd, met het oog op het veiligstellen en bewaken van bepaalde kwaliteitsnormen. Het lijkt er dus op dat vakbondscontributie hier niet onder valt en dat de vergoeding hiervan slechts onbelast kan blijven als deze in het forfait valt. f. Extraterritoriale kosten en de 30%-regeling Dit is een regeling voor werknemers uit het buitenland die tijdelijk in Nederland werken. De werkgever kan 30/70 van het fiscale loon onbelast vergoeden. g. Verhuiskosten De kosten van het verhuizen van de inboedel vermeerderd met € 7.750 als sprake is van een verhuizing in verband met de dienstbetrekking. Iedere verhuizing binnen twee jaar na de aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing binnen de bestaande dienstbetrekking waarbij de woon-werkafstand voor de verhuizing ten minste 25 kilometer was en door de verhuizing de woon-werkafstand met ten minste 60% wordt verkleind, wordt beschouwd als een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking. h. Vakliteratuur i. Noodzakelijke (lees: onmisbare) hulpmiddelen zoals gereedschappen, computers en aanverwante apparatuur en programmatuur en mobiele communicatiemiddelen zijn met ingang van 2015 eveneens gericht vrijgesteld. Voorwaarde is dat de werkgever bepaalt onder welke voorwaarden welke hulpmiddelen worden aangeschaft en dat er geen bijdrage van de werknemer gevraagd wordt, tenzij de werknemer
bijvoorbeeld een luxer model verlangt als het standaard door de werkgever aangewezen model. j. Een personeelskorting op eigen produkten onder de 20% van de waarde in het economisch verkeer en minder dan € 500 per persoon per jaar is gericht vrijgesteld. Het meerdere is belast loon of valt in het forfait. k. Registratie beroepsregister Dit zijn de inschrijvingskosten voor wettelijk voorgeschreven registratie en voor registratie die vanuit een beroepsgroep worden opgelegd met het oog op veiligstellen en bewaken van kwaliteitsnormen.
Overzicht nihilwaarderingen Let op! De hierna volgende regelingen gelden niet voor vergoedingen van de genoemde kosten. Om duidelijk te maken dat de nihilwaardering ook geen betrekking heeft op de situatie dat de eigendom overgaat naar de werknemer, wordt de term ‘ter beschikking gesteld’ gebruikt. De werkgever blijft dan eigenaar van de zaken. De waarde van de volgende voorzieningen, in redelijkheid, wordt gesteld op nihil, ingeval deze geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: a.
Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze buiten de werkplek te gebruiken of verbruiken Voorbeelden: − het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en van de vaste telefoon op de werkplek; − de koffie- en frisdrankautomaat; − de fietsenstalling of de parkeergarage in het bedrijfsgebouw van de werkgever; − het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek; − ter beschikking gestelde materialen, gereedschappen en hulpmiddelen die op de werkplek gebruikt worden voor zover het gebruikelijk is deze daar na afloop van de werktijd achter te laten. Zoals pennen, papier en dergelijke.
b.
Voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid van de werkgever Voorzieningen in het kader van een zogenoemd ARBO-plan, worden op nihil gewaardeerd. Voorbeelden: − geneeskundige keuringen of bij inentingen in het kader van preventie- en verzuimbeleid; − een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser, een zonnebril voor een chauffeur of piloot, of een beeldschermbril; − een EHBO-cursus; − speciale isolerende of beschermende kleding; − een stoelmassage op de werkplek.
c.
Ter beschikking gestelde kleding Het betreft hier kleding die 1. uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen, of 2. aantoonbaar achterblijft op de werkplek, of 3. werkkleding met een logo van ten minste 70 cm² 4. door de Arbeidsomstandighedenwet wordt voorgeschreven, in combinatie met een arboplan. Andere kleding komt, als de werkgever deze als eindheffingsbestanddeel heeft aangewezen, tegen de factuurwaarde of waarde in het economische verkeer ten laste van het forfait. Kleding(kosten) die u vergoedt of verstrekt valt altijd in het forfait.
Voorbeelden van werkkleding genoemd onder C1: 1. het uniform van de politieagent, brandweerman, piloot, militair en stewardess 2. de sloof van een medewerker in de horeca, het jasschort van de slager; 3. de doorwerkjas in de bouw. Ook de reinigingskosten van deze kleding komen niet ten laste van het forfait. d.
Consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd; Het kan hierbij gaan om allerlei consumpties zoals koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek. Verstrekte consumpties tijdens personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten gegeven op de werkplek of bedrijfsvestiging zijn onbelast. Indien deze feesten op een externe locatie plaatsvinden is dit belast.
e.
Ter beschikking gestelde hulpmiddelen Met hulpmiddelen worden ook bedoeld computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die ook buiten de werkplek gebruikt kunnen worden. Bijkomende voorwaarde is dat de hulpmiddelen voor ten minste 90% zakelijk gebruikt worden. De waarde van het privégebruik (dus maximaal 10%) van laptops (notebooks en netbooks), die op de werkplek maar ook daarbuiten worden gebruikt, is nihil. We benadrukken nog dat het ter beschikking gestelde hulpmiddelen betreft, waarbij ervan wordt uitgegaan dat deze hulpmiddelen eigendom van de werkgever blijven. Met ingang van 2015 is op deze hulpmiddelen het noodzakelijkheidscriterium van toepassing. Dat houdt in dat als de werkgever de hulpmiddelen noodzakelijk acht voor de werknemer om zijn dienstbetrekking goed uit te kunnen oefenen deze onbelast vergoed of ter beschikking gesteld mogen worden. De term ‘noodzakelijk’ is niet licht op te vatten en kan eerder als ‘onmisbaar’ omschreven worden.
f.
Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang is. Het gaat hier niet om computers en dergelijke apparatuur maar bijvoorbeeld om de mobiele telefoon, inclusief een blackberry of smartphone. Het zakelijk gebruik meer dan 10% moet bedragen. De nihilwaardering is ook van toepassing in de situatie dat de werknemer gebruik maakt van een eigen mobiele telefoon en de werkgever hem daarvoor een telefoonabonnement ter beschikking stelt. Ook op deze communicatiemiddelen kan het noodzakelijkheidscriterium toegepast worden.
g.
Openbaar vervoer- en voordeelurenkaart De waarde van het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde openbaarvervoer- of voordeelurenkaart wordt, als aannemelijk is dat deze kaart mede dient voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, gesteld op nihil.
h.
Personeelsleningen Voor personeelsleningen geldt dat, voor zover de verschuldigde rente minder bedraagt dan de rente die in het economische verkeer verschuldigd zou zijn, dit voordeel tot het belaste loon behoort.
Er is een uitzondering voor het rentevoordeel van een personeelslening (en de hieraan verbonden kosten) voor de eigen woning. De nihilwaardering is van toepassing wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: − De werknemer verklaart schriftelijk aan de werkgever, onder vermelding van het bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke bescheiden, dat de geldlening kan worden aangemerkt als een geldlening waarvan de rente in de inkomstenbelasting aftrekbaar is. − De werknemer voegt kopieën van aankoopbewijzen, rekeningen e.d. bij de verklaring. − De werkgever bewaart de verklaring en bescheiden bij de loonadministratie. − De werkgever vermeldt de toepassing van de nihilwaardering van het rentevoordeel in de aangifte loonheffingen. Er geldt ook een nihilwaardering voor personeelsleningen voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter. Voorwaarde daarbij is dat de werknemer deze fiets, elektrische fiets of elektrische scooter in overwegende mate voor (een deel van) zijn woon-werkverkeer gebruikt.
Overzicht waardering op een lagere waarde De waarde van de volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, wordt gesteld op de daarbij vermelde bedragen: a.
Maaltijden De waarde van op de werkplek verstrekte maaltijden (ontbijt, lunch of diner) wordt gesteld op € 3,15 (2014). Dit geldt voor maaltijden die worden genuttigd in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes op de plaats waar de arbeid wordt verricht. De regeling kan ook gelden voor maaltijden van ambulante werknemers maar pas vanaf het moment dat sprake is van een vaste arbeidsplaats.
b.
Huisvesting en inwoning op de werkplek De waarde wordt gesteld € 5,35 (2014) per dag inclusief de eventueel verstrekte energie, water en bewassing. Het gaat hier niet om de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning. Bij huisvesting op de werkplek gaat het uitsluitend om huisvesting op een plaats waar de werknemer niet woont, maar in het kader van zijn werkzaamheden verblijft, zoals zich dat voor kan doen aan boord van een schip, op een boorplatform of in een kermiswagen. Net als bij de verstrekking van maaltijden geldt bij ambulante werknemer dat de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten van toepassing is tot het moment dat sprake is van een vaste arbeidsplaats.
c.
Kinderopvang Door de werkgever verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak op een kinderopvangtoeslag onderscheidenlijk aanspraak op een tegemoetkoming kan ontstaan op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. De waarde wordt gesteld op het aantal uren genoten kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld in die wet. Als de werkgever kinderopvang verstrekt die door hem zelf wordt verricht buiten de werkplek, wordt de kinderopvang gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer of factuurwaarde. De forfaitaire waarderingsregel geldt ook niet voor de verstrekking van kinderopvang die de werkgever bij een derde inkoopt.
d.
Dienstwoning De waarde in het economische verkeer van het genot van een ter beschikking gestelde woning, wordt ten hoogste gesteld op 18% van het op jaarbasis geldende loon bij een overeengekomen arbeidsduur van 36 uur per kalenderweek. Het gebruik moet wel voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking vereist zijn. Voorbeelden van dienstwoningen zijn de portierswoning, de woning van de brugwachter of de pastorie.
Checklist vergoedingen en verstrekkingen In combinatie met de vaststelling van het forfait is het mogelijk de financiële impact van de werkkostenregeling in beeld te krijgen. Onderstaande lijst kunt u gebruiken om inzicht te krijgen in uw vergoedingen- en verstrekkingenstructuur. Het zijn posten die in de werkkostenregeling invloed hebben op het forfait. In de kolom ‘bedrag’ kunt u aangeven hoeveel geld met de betreffende vergoeding per jaar is gemoeid of van plan bent uit te geven. Het gaat daarbij om de vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel! Vermeld onder bedrag de factuurbedragen (incl. BTW). Waar hieronder over ‘verstrekking’ wordt gesproken wordt bedoeld dat de zaak eigendom wordt van de werknemer. Blijft de zaak eigendom van de werkgever dan wordt gesproken van ‘ter beschikking stellen’ Bedrag Kerstpakketten Andere geschenken bij jubilea, feestdagen, bijv. Iris-cheques, boekenbonnen, hotelovernachting, etc. Ook geschenken met ideële waarde Parkeergelden (indien werknemer geen auto van de zaak heeft en de vergoeding bovenop € 0,19 per kilometer komt). Door werkgever verstrekte lunch eigen bijdrage werknemer in de lunchkosten
€
€
€ ja/nee ja/nee
Niet op werknemer verhaalde verkeersboetes
€
‘Vrijdagmiddag’borrel (buiten de deur)
€
Personeels-/jubileumfeest, receptie op externe locatie
€
Producten uit eigen bedrijf (consumentenprijs minus eventuele eigen bijdrage van de medewerker)
€
Personeelskorting indien korting hoger is dan 20% van consumentenprijs of meer dan € 500 per medewerker per jaar
€
Vergoeding/verstrekking telefoon, iPhone, etc. <10% zakelijk
€
Vergoeding/verstrekking computer/laptop <90% zakelijk
€
Vergoeding telefoon-/computerkosten
€
Vergoeding werkplek thuis
€
Algemene onkostenvergoeding zonder onderbouwing
€
Vergoeding/verstrekking fiets en fietskosten
€
Kleding (geen werkkleding)
€
Bedrijfsfitness buiten de werkplek
€
Rentevoordeel personeelslening
€
Kilometervergoeding zakelijke reizen boven € 0,19
€
Andere vergoeding . . . . . . . . . . . . . . . .
€
De volgende vergoedingen hoeft u niet in bovenstaand overzicht op te nemen:
-
Vergoeding zakelijke reiskosten (ook woning/werk) minder dan € 0,19 per kilometer.
-
Studiekostenvergoeding
-
Vergoeding intermediaire kosten (zie betreffende onderdeel)
-
Vergoeding kosten openbaar vervoer inclusief een terbeschikkinggestelde (mede) zakelijk gebruikte OV-kaart of kortingskaart
-
Auto van de zaak
-
Zakelijke cursussen, congressen, excursies
-
Zakelijke maaltijden (dienstreis, overwerk, koopavond)
-
Producten uit eigen bedrijf (indien korting < 20% van consumentenprijs of korting < € 500 per medewerker per jaar)
-
Verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling van mobiele telefoons, tablets, computers, gereedschappen en apparatuur mits deze noodzakelijk (dus onmisbaar) zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking.
-
Terbeschikkinggestelde kleding welke nagenoeg alleen geschikt is om in te werken (overall, uniform) of die op het werk achterblijft.
Hoewel bij de samenstelling van deze special de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene kader van deze uitgave, is deze niet bedoeld als enige vorm van professioneel advies en derhalve niet zondermeer geschikt voor het nemen van financiële beslissingen. Voor toepassing in individuele gevallen raden wij u aan contact met ons op te nemen.
