Verslag Vergadering Datum Plaats Aanvang Aanwezig
: : : : :
Algemene Ledenvergadering d.d. 15 november 2013 Agendapunt 2 / Bijlage 1
Algemene Ledenvergadering NEVI 15 december 2012 Van der Valk Hotel A1 - Amersfoort 11.00 uur Sluiting: 13.30 uur ± 30 leden van NEVI
1) Opening en welkom
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Omdat de opkomst op 7 december maar ongeveer 10 personen zou zijn (gezien de slechte weersomstandigheden) en er belangrijke onderwerpen op de agenda staan, die het begin van veranderingen aankondigen, is de vergadering verschoven. De opkomst is laag voor een vereniging met meer dan 6.000 leden. Dit is een punt van aandacht en zorg voor de toekomst. De agendapunten 4, 5 en 6 zullen als één blok behandeld worden. Het zijn 3 aparte processen die resulteren in één project welke bepalend is voor de toekomst van NEVI. Tussen agendapunten 3 en 4 zal afscheid worden genomen van een aantal bestuursleden.
2) Goedkeuring verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 2 december 2011
Voorafgaande aan de vergadering zijn geen vragen of opmerkingen over de notulen binnengekomen. Op de vraag van Arjan van Weele of er iets met zijn suggestie over continuïteit van bestuur is gedaan wordt geantwoord dat deze suggestie is opgeslagen maar nog niet ten uitvoer is gebracht. Dit hangt af van de discussie over het nieuwe besturingsmodel. In deze context zal het idee worden opgepakt. Hierna worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld.
3) Financiële Rapportage 2011-2012 en decharge Algemeen Bestuur
Jan Berger, vice voorzitter van NEVI geeft a.d.h.v. de presentatie een korte toelichting op de financiële rapportage die aan de leden is toegestuurd. Het afgelopen jaar was een lastig jaar mede door tweemaal een directiewisseling en de economische crisis welke op de budgetten drukten. In totaal is het netto resultaat iets verbeterd t.o.v. 2010-2011 maar wel achtergebleven bij de begroting. De ontwikkeling van het eigen vermogen met +4,4% is goed te noemen, aangezien we met weinig risico beleggen. De resultaten kunnen nu ook per productgroep weergegeven worden. Jan Berger benadrukt dat er vertrouwelijk moet worden omgegaan met deze cijfers. Bij Trainingen is de nettomarge na doorbelastingen met 2 ton gestegen. Hierdoor is het resultaat positief nadat het in het afgelopen boekjaar nog negatief was. Bij Vakopleidingen is de nettomarge na doorbelastingen iets afgenomen. Het resultaat is 1 ton lager dan in 2010-2011. De nettomarge voor Purspective is nog negatief, maar wel minder dan in 2011. Na doorbelastingen was het verlies 80k minder dan in het vorige boekjaar. Voor totaal NEVI Purspective BV is de nettomarge bijna verdubbeld t.o.v. 2011-2012. Na doorbelastingen is het resultaat na belastingen ook bijna verdubbeld maar wel ruim
Algemene Ledenvergadering NEVI d.d. 15 december 2012
Pagina 1/7
achtergebleven op de begroting. Doelstelling voor het Netwerk is om in 2014-2015 kostendekkend te zijn. Het uiteindelijke resultaat is 3 ton verbeterd. Vooral Kringen, Secties en Platforms hebben flinke bezuinigingen doorgevoerd. Netwerk is op de goede weg maar er is nog een lange weg te gaan. Bij het geconsolideerd resultaat is het resultaat na belasting 3,5 ton verbeterd. Het nettoresultaat is -2 ton t.o.v. -3,5 ton in de begroting. Het lopende boekjaar zal in zwarte cijfers eindigen. Voor het 3e jaar op rij staat er bijna 2 mln. aan vorderingen open. Er wordt een plan ontwikkeld om het aantal debiteurendagen terug te dringen. Ten aanzien van de Management Letter neemt het DB de volgende opmerkingen van de accountant over: - optimalisatie financiële administratie - vereenvoudiging van doorbelastingssystematiek - autorisatie betalingsbevoegdheid - procedure gebruikersrechten - beknopte procedure Micros
De vergadering krijgt nog gelegenheid tot vragen stellen. Gevraagd wordt waarom NEVI 3 niet is doorgegaan. Het programma was verouderd en daarom meegenomen in de Ontwikkelingsportfolio. Het nieuwe programma is inmiddels gestart en is zeer succesvol. Edwin Jacobs zegt dat een paar jaar geleden gesproken is over inkoopquote. Maakt NEVI gebruik van de kennis binnen de vereniging en wat is er aan de crediteurenkant gedaan. Wat doen we zelf aan inkoopbesparingen? Dit is een punt van aandacht. Zo wordt er momenteel aan gewerkt om hotelaccommodaties te bundelen en heeft het bureau indertijd de opdracht gekregen om te zorgen voor 15% bezuinigingen bij indirect spend. Het advies om gebruik te maken van het netwerk wordt ter harte genomen. Ton Weijers kan de onttrekking van ruim 8 ton op het eigen vermogen niet terugvinden in de inkomsten. Omdat deze vraag niet direct kan worden beantwoord, wordt toegezegd hierop schriftelijk terug te zullen komen. Ook deze informatie is persoonlijk/vertrouwelijk en dient na lezing vernietigd te worden. Jeroen Willems vraagt of NEVI subsidie aanvraagt voor onderzoeken en innovatie. In het afgelopen jaar niet, maar toch is er wellicht veel te halen. Men wil graag gebruik maken van de knowhow van Jeroen. Arjan van Weele complimenteert het bestuur met de presentatie op detailniveau. Hij is blij met de openheid van zaken en is van mening dat er beter bestuurd kan worden nu er inzicht is in de pijnpunten. Voorzitter Ton Trommelen vraagt om decharge van het Algemeen Bestuur voor het gevoerde beleid en om goedkeuring van de jaarrekening 2011-2012. De ALV stemt hiermee in. Nadat in de loop van het jaar al afscheid is genomen van de AB leden Janneke Orriëns, Patrick Stoteler en Sicco Santema wordt nu stilgestaan bij het vertrek van de AB leden Maaike Galama, Ab Tetteroo, Edwin Jacobs, Erik Krüse, Richard Holman en de aftredende voorzitter van de Stichting NEVI Examens Henk Klingenberg. Zij allen krijgen een cadeaubon en een bos bloemen. Joost Aarts, Rick Reijnders en Marcel Bergenhenegouwen nemen ook afscheid maar zijn niet aanwezig. Hun attentie zal worden opgestuurd of op een andere moment ter hand worden gesteld. De voorzitter kondigt tevens aan dat Hugo Brouwer Henk Klingenberg zal opvolgen als voorzitter van de Stichting NEVI Examens.
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 2/7
4) Reflectie
De voorzitter blikt terug op het afgelopen verenigingsjaar. Het was een jaar waarin veel is gebeurd om een slag te maken naar een beter functionerende/presterende NEVI. Hoewel het formuleren van de visie belangrijk is , bepaalt de uiteindelijke uitvoering het succes. Positieve punten zijn: Inkoopprofielen onderzoek Samenvoeging BV’s Verhuizing van Purspective naar Zoetermeer Vernieuwing kringenstructuur Nieuw Ontwikkelingsportfolio Opinierol bij professioneel opdrachtgeverschap, Aanbestedingswet en Duurzaam Inkopen NEVI wordt erg gewaardeerd. Uitreiking Global Standard In Nederland is men kritisch over NEVI maar internationaal zijn wij als eerste gecertificeerd. Dit moeten we te gelde maken. Lancering NEVI Gedragscode Ontzettend actueel. Het is een levend document dat zich zal ontwikkelen. De voorzitter maakt melding van een groep specialisten, verzameld binnen de ethiek commissie, die geconsulteerd kunnen worden bij dilemma’s. Aanstelling Algemeen Directeur Benoeming nieuwe voorzitter NRS Negatieve punten zijn: Het compenseren van een continue operationeel verlies met resultaat eigen vermogen De opbouw van de vaste kosten in goede tijden gaat ten koste van flexibiliteit nu Weinig kwantitatief inzicht en analytische kennis markt Traag inspelen op kansen in de markt Matig projectmanagement Diffuus en complex besturingsmodel Dat 2007-2008 als enig boekjaar een positief beeld geeft voor projecten komt doordat er dat jaar geen projecten zijn opgestart. Veranderingen zijn nodig, binnen maximaal 2 jaar, want we hebben te maken met een veranderende wereld, achterblijvende inkomsten en toenemende concurrentie. Nadruk moet komen te liggen op slagkracht en flexibiliteit.
5) Beleidsplan
Masterplan Algemeen Directeur Erik de Bruine licht het Masterplan toe a.d.h.v. een presentatie. Sinds 2 maanden worden, i.o.m. het DB, veranderingen doorgevoerd. Na zijn intreden per 1 mei jl. zijn hem de volgende zaken opgevallen Naamsbekendheid NEVI na 56 jaar is zeer gering Loonkosten zijn hoog Niet realiseren dat leden en klanten assets zijn De website bepaalt voor 62% het voortbestaan van NEVI en Accountmanagement maar voor 38%. De website wordt op dit moment aangepast omdat er teveel informatie op staat. Het is niet eenvoudig om lid te worden of om in te schrijven voor een training. Het financieel resultaat moet sterk verbeteren. We lopen 840k uit de begroting en de cash out is te groot. Er moeten voorstellen komen hoe de verslechterende opleidingsmarkt aan te pakken Zowel nationaal als internationaal neemt de concurrentie toe De visie Thought & Opinion Leadership blijft onveranderd. De doelstellingen zijn om eind 2014 de labels winstgevend (of tenminste break-even), kostendekkend Netwerk in 3 jaar en verhoging van het ledenaantal.
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 3/7
De strategie is; Focus Kanteling organisatie van verticaal naar horizontaal Innovatie Processen standaardiseren Contributie verhogen Concreet uit zich dit in: Lean/mean maken van de organisatie Heroriëntatie organisatie Fte reductie De voorziening van 640k in 2 jaar terugverdienen Implementatie nieuw Ontwikkelingsportfolio Kwaliteit trainersdatabase upgraden (inmiddels individuele gesprekken met trainers gaande) Investeren in groei in Nederland en Vlaanderen Groei Purspective van 8 naar 16 accounts Trainen business modellen Geïntegreerd E-learning programma Actieve ondersteuning Accountmanagement door Sales Support Open huis, het land in. Besturingsmodel Dagelijks Bestuurslid Jan Berger geeft een toelichting op het nieuwe Besturingsmodel waarmee eigenlijk in 2008 al is gestart. Tot nu toe liepen de volgende fases: goedkeuring en toetsing, strategie, beleidsvoorbereiding en executie, bij NEVI door elkaar heen. De 4 fases van professioneel besturen zijn: Organisatie (gebeurd) Relatie Directeur – Dagelijks Bestuur. De begroting wordt door het DB/AB vastgesteld. De directeur is vrij om te handelen binnen de begroting Relatie Dagelijks Bestuur – Algemeen Bestuur. Is besproken tijdens de laatste vergadering. De strategie en executie zijn gedelegeerd aan het DB. Ledenraad. Verantwoordelijk voor toetsing en goedkeuring. Dit ligt nu bij de ALV en is sterk afhankelijk van de opkomst. Er is behoefte aan een professionele Ledenraad. Randvoorwaarden voor de Ledenraad zijn: Representatieve afspiegeling. Dit wordt regionaal bekeken met regionale kieskringen en kiescommissie voor een landelijke kiescommissie. Transparante taken en bevoegdheden Werkbare omvang (30-35 leden) Profielschets Zittingsduur van 3+1 jaar (max. 4 jaar) In
het concept organisatiereglement voor de Ledenraad zijn de volgende taken opgenomen Goedkeuring begroting en jaarrekening en decharge Goedkeuring strategisch meerjarenbeleid Goedkeuring acquisities, afstotingen en beëindigingen Benoeming en ontslag voorzitter bestuur Vaststellen honoraria
Er moet een overgangsregeling komen omdat anders alle leden tegelijkertijd vertrekken. Aan een aantal AB leden zal worden gevraagd om 1 of 2 jaar in de Ledenraad zitting te blijven nemen ten einde de continuïteit van het bestuur te garanderen.
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 4/7
De werkgroep Besturingsmodel is verantwoordelijk voor: Profielschets Omvang en samenstelling Organisatiereglement en gedragscodes Verkiezingsprocedure Statuten en overgangsregeling Stappenplan Oktober 2012 Nu Maart 2013 Juni 2013 November 2013 Januari 2014 April 2014
Goedkeuring AB Goedkeuring ALV Tussenrapportage aan DB Presentatie en goedkeuring AB Presentatie en goedkeuring ALV Implementatie Eerste Ledenraad vergadering
De vergadering krijgt gelegenheid tot vragen stellen. Ton Weijers gebruikt zijn lidmaatschap voor persoonlijke ontwikkeling en het opbouwen van een netwerk voor een laag lidmaatschapsbedrag. De vereniging verandert nu meer in een beroepsorganisatie en hij vraagt zich af hoe leden elkaar kunnen blijven ontmoeten. De Ledenraad kan bijvoorbeeld een vergadering uitschrijven om de achterban te raadplegen. Dit is aan de Ledenraad. De voorzitter erkent dat het belangrijk is om gelegenheid te blijven bieden voor leden om elkaar te ontmoeten. Karel Haag vraagt of dit procedureel vastgelegd kan worden. De werkgroep is van mening dat niet alles voorgeschreven moet worden. De leden kiezen de Ledenraad en de Ledenraad moet de vrijheid hebben om de raadpleging van de leden zelf in te richten. Leo Stoelinga komt nog even terug op de onbekendheid van NEVI. Hij mist een duidelijk communicatie- en marketingplan. Er wordt nu gewerkt aan onderleggers, dit zijn marketing efforts die in een plan resulteren. NEVI moet meer outside-in leren denken maar we moeten onszelf niet verliezen in een geweldig plan, waardoor de uitvoering niet van de grond komt. De voorzitter geeft aan dat de Ledenraad zelf de onafhankelijk roulerend technisch voorzitter voor 1 jaar kiest. Dit geeft ook de onafhankelijke positie van de Ledenraad aan.
6) Begroting 2012-2013
Jan Berger geeft a.d.h.v. een presentatie een korte toelichting op de toegestuurde begroting. De focus ligt vooral op kansrijke producten, kostenreductie (600k in 2 jaar) en kwalitatieve upgrading van medewerkers. Bert Timmer stelt voor hieraan met name toe te voegen “welke toegevoegde waarde wij waar willen leveren” te gebruiken i.p.v. kansrijke producten. Speerpunten: inflatiecorrectie, opleidingen (NEVI 3 en vernieuwd NEVI 1 en 2), trainingen (incompany) en aanscherpen contracten, Purspective, Netwerk en operationele kosten. Jan Berger licht per productgroep de begroting toe. Trainingen Netto marge 379k t.o.v. 211k in 2011-2012 Operationeel resultaat 311k t.o.v. 164k Resultaat na belasting 133k verbetering Vakopleidingen Netto marge 1035k t.o.v. 747k in 2011-2012 Operationeel resultaat 893k t.o.v. 649k Resultaat na belasting 259k verbetering
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 5/7
Vakopleidingen draait de eerste 4 maanden van dit boekjaar conform begroting. Purspective Netto marge/operationeel resultaat -259k t.o.v. -342k in 2011-2012 Resultaat na belasting 24k verbetering Er moet grondig gekeken worden naar nieuwe plannen. Totaal NEVI Netto marge 1155k t.o.v. 617k in 2011-2012 Operationeel resultaat 945k t.o.v. 472k Resultaat na belasting 689k t.o.v. 273. Deze verbetering van ruim 400k komt ten goede van algemene reserves. Het Dagelijks Bestuur vindt dit een realistische begroting. Netwerk Netto marge -378k t.o.v. -781k in 2011-2012 Operationeel resultaat -655k t.o.v. -1070k Resultaat na belasting -655 t.o.v. -1068k; een verbetering van 413k Na -1,8mln 3 jaar geleden gaat we in stappen vooruit met als doel break-even in 2014. Het ledenaantal moet groeien van 6197 naar 6349. Het geconsolideerd resultaat kent een verbetering van 829k. Contributie Zoals in het ALV van 2011 besloten zal het netwerk kostendekkend moeten zijn. Het voorstel (incl. BTW) is: Lidmaatschap incl. Deal! van €199 naar €225 Lidmaatschap excl. Deal! van €129 naar €165 Studenten (2 jaar) blijft €45 Vooraf zijn 2 vragen over de contributieverhoging ontvangen. Deze zijn inmiddels per mail beantwoord. In 2008 is deze route met de ALV afgesproken. Men krijgt nog steeds veel voor dit bedrag zeker in vergelijk met het buitenland. De ALV stemt in met de voorgestelde begroting en de voorgestelde contributieverhoging.
7) Rondvraag en Sluiting
Op de vraag van Jeroen Willems of een business projectbeschrijving beschikbaar is voor de leden wordt geantwoord dat dit in wezen de begroting is. Wel zal Erik de Bruine een one-pager maken met een scorecard van onze activiteiten. Karel Haag heeft verleden jaar de vrees uitgesproken dat de herstructuring van de Kringen zou leden tot een grotere afstand tot het MKB. Zijn vrees is bewaarheid want het aantal bijeenkomsten met het MKB is in zijn regio afgenomen naar 3 à 4. Ook in de stukken is niets terug te vinden over het MKB terwijl het een groot potentieel is en dus in het Marketing Plan moet worden opgenomen. Erik de Bruine zal dit meenemen in het Marketing Plan. Wel wordt nog opgemerkt dat sommige Kringen zich actief bezighouden met het MKB. Ton Weijers vraagt o.a. aandacht voor betalingsmoraliteit en vraagt of de NEVI Gedragscode in diverse talen beschikbaar kan worden gesteld, deze t.b.v. de inkoopvoorwaarden. In het kader van maatschappelijke betrokkenheid vraagt hij ook aandacht voor www.inloophuisamsterdam.nl voor mensen met kanker. Dit kan d.m.v. een bijdrage/sponsoring of aandacht hiervoor in Deal!
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 6/7
Bert Timmer wijst wederom op zijn PvA Elektronische Inkoop. Hij is van mening dat NEVI een achterblijver is geworden en vraagt de leden wie van mening is dat NEVI elektronisch inkopen zou moeten invoeren. Jan Willem van der Meer geeft als reactie dat E-Procurement vervlochten is in de activiteiten en dat een opnieuw inrichten van een platform EP-NL momenteel geen speerpunt is, prioriteiten liggen op andere sectoren. Eugene Wijnbergen vraagt of in het Marketing Plan aandacht kan worden besteed aan de locatie van de inkopers in Nederland. Het feit dat NEVI wereldwijd op nummer 3 staat moeten we gebruiken om ons te profileren. Met dit laatste is al een aanvang gemaakt tijdens het ISMC congres. Maar we moeten de klant gaan gebruiken voor kwantitatieve gegevens. Dit is een onderlegger voor alle plannen. Eugene Wijnbergen vraagt of de Ledenraad uit de huidige Kringbesturen zal gaan bestaan. Dit is niet geval. Er komen regionale verkiezingen voor leden. De regio kijkt naar de leden en de gewenste vertegenwoordiging. Arjan van Weele geeft een korte beschouwing en heeft 2 suggesties/vragen. Hij vergelijkt NEVI altijd met de BV Nederland en is blij met het herstel van de eenheid van leiding. Hij complimenteert het dagelijks bestuur voor de ingeslagen richting. Verder vraagt hij wanneer er een gecertificeerde opleiding Public Procurement komt. Hij is ook van mening dat bestuurders altijd bij het ALV aanwezig moeten zijn. Hij mist vandaag een groot aantal van hen. Hij sluit af met de mededeling dat hij 3 positieve tweets heeft verstuurd waarvan de laatste ‘JOIN THE NEVI ALV” was. Hierna sluit de voorzitter de vergadering en dankt alle leden voor hun komst en bijdrage.
Verslag Algemene Ledenvergadering 15 december 2012
Pagina 7/7
