De noodzaak van een geïntegreerd ECD

De noodzaak van een geïntegreerd ECD

Whitepaper

2

UNIT4  |  De noodzaak van een geïntegreerd ECD

De noodzaak van een geïntegreerd ECD Papieren dossier maakt plaats voor geïntegreerd ECD dat multidisciplinair werken optimaal ondersteunt Gaat het over de toekomst van de zorg, dan spreken politici en experts over kosten­ beheersing en cliëntparticipatie. Bezuinigen, meer doen met minder, formele zorgverleners om de zorg betaalbaar te houden en een grotere rol voor informele zorgverleners. Maar hoe dan? De kaasschaaf er overheen of taken uitbesteden aan informele zorgverleners als vrijwilligers, mantelzorgers en facilitair dienstverleners? Om de zorgkwaliteit te behouden, of zelfs te verbeteren en meer efficiëntie te realiseren, is multidisciplinair werken een must. Een grotere mix van informele en formele zorgverleners –

baar is. Dat vergt in sommige gevallen een cultuuromslag.

van diverse organisaties - zijn betrokken bij de zorg rondom

De verschillende zorgverleners leggen hun bevindingen

één cliënt. Communicatie tussen deze zorgverleners is

nog veelal vast in aparte systemen; op papier, digitaal of

mede bepalend voor de kwaliteit en veiligheid van zorg. Een

een combinatie van beide. Daarbij worden eigen methodes

goede samenwerking tussen de diverse partijen voorkomt

gehanteerd. De informatie is daardoor moeilijk vindbaar en

fouten, dubbele handelingen en bespaart tijd in het zoeken

deelbaar. Vaak vindt informatiedeling tussen zorgverleners

naar informatie. Bovendien stijgt de cliënt- en medewerkerte­

pas plaats als hier expliciet om wordt gevraagd. Het gebeurt

vredenheid, als zorgverleners beter op de hoogte zijn.

niet automatisch. Indien dit wel zo zou zijn, zouden fouten voorkomen worden; er is dan immers geen sprake meer van

Daarom is multidisciplinair werken voorwaarde om te kun­

een onvolledige of gedateerde informatievoorziening.

nen overleven in de toekomstige zorgwereld. Een geïnte­ greerd ECD ondersteunt daarbij. Deze whitepaper legt uit

Zorgorganisaties die relevante cliëntinformatie delen, kunnen

wat een geïntegreerd ECD is, hoe deze multidisciplinair

kwalitatief betere en efficiëntere zorg verlenen, waardoor

werken ondersteunt, wat de voordelen zijn en hoe u het

de cliënttevredenheid stijgt. Deze zorgorganisaties zullen

juiste systeem kiest. Dit is minder ingewikkeld dan op het

op den duur meer cliënten aantrekken dan concurrerende

eerste gezicht lijkt.

partijen. Met oog op de toekomst lopen deze organisaties een stapje voor.

De aanleiding voor multidisciplinair werken­in de zorg Door de hervorming van de langdurige zorg krijgen cliënten

Welke rol speelt het ECD in een zorg­ organisatie?

met steeds meer zorgverlenende partijen te maken. Om de

Het ECD is de spil van het zorg verlenen. Het is niet alleen

cliënt goede zorg te kunnen leveren, is het van belang dat

een systeem waarin alle zorgverleners rondom een cliënt

relevante informatie voor alle partijen - specialisten, ver­

hun bevindingen vastleggen en die van anderen raadple­

pleegkundigen, vrijwilligers, verzorgers, verwanten, finan­

gen. Het ECD is meer en meer een communicatiemiddel

ciers - rondom de cliënt eenvoudig toegankelijk en uitwissel­

voor zorgprofessionals van diverse zorgorganisaties, en ook

3

UNIT4  |  De noodzaak van een geïntegreerd ECD

mantelzorgers. En, bovenal de cliënt. Een ECD dat aansluit

Hoe ondersteunt een ECD het multi­ disciplinaire werken?

bij de multidisciplinaire werkwijze van instellingen is onmis­

Doordat iedereen de beschikking heeft over actuele cliënt­

baar voor de moderne zorgorganisatie.

gegevens:

daarbuiten. Denk hierbij aan huisartsen, fysiotherapeuten en

• kan de cliënt beter de regie voeren over zijn leven, omdat hij weet wat hij kan verwachten wat betreft de zorg­ verlening; • zijn ook verwanten op de hoogte van de actuele toestand van hun familielid; • kunnen alle disciplines rondom de cliënt betere beslissin­ gen nemen; • ontstaat transparantie over de zorgtaken; • bespaart u tijd en is foutherstel achteraf te vermijden; • ontstaat inzicht over de te leveren zorg, de geleverde zorg, wie deze heeft geleverd en de financiering; • gaat de zorgkwaliteit omhoog;

Naast dat het ECD als communicatiemiddel wordt ingezet,

Voordelen van een geïntegreerd ECD

gebruiken zorgorganisaties het ECD om de geleverde zorg

• gegevens hoeven slechts één keer bij de bron te

te verantwoorden richting de diverse instellingen, om de

worden ingevoerd;

kwaliteit van zorg te beoordelen en voor het naar boven

• kans op fouten neemt af;

halen van managementinformatie. Het ECD kan tegenwoor­

• administratieve lasten nemen af;

dig niet meer fungeren als een losstaand pakket, want het

• meer tijd voor zorg;

maakt onderdeel uit van een groter geheel, het algehele

• medewerkertevredenheid stijgt;

bedrijfsproces. Het wisselt voortdurend informatie uit met

• cliënttevredenheid stijgt;

HRM-, salaris, financiële, BI en logistieke pakketten. Door

• inzicht in actuele en correcte stuurinformatie;

te kiezen voor een geïntegreerd ECD kan deze informatie-

• transparantie richting stakeholders (financier, over­

uitwisseling op veel vlakken geautomatiseerd worden. Ge­ gevens worden bij de bron één keer juist ingevoerd en deze worden gedurende het primaire proces automatisch verwerkt in het juiste systeem.

heid, cliënt, medewerker).

4

UNIT4  |  De noodzaak van een geïntegreerd ECD

Stappenplan voor de invoering van een geïntegreerd ECD

6 Zorg dat de juiste personen toegang hebben tot de voor

hen relevante informatie;

De invoering van een geïntegreerd ECD klinkt als een zeer omvangrijk ICT-project. Dit valt echter mee bij een gestruc­ tureerde aanpak waarbij alle belanghebbenden rondom een

7 Train formele en informele medewerkers in de nieuwe

manier van werken;

cliënt worden betrokken. De lean-aanpak kan zorgorgani­ saties hierbij helpen. Lean is een methode om verspilling te elimineren. De klant staat centraal en daarom heen zijn processen zo

8 Neem het nieuwe of opnieuw ingerichte systeem in

gebruik; 9 Evalueer het systeem periodiek waarbij de wensen van

georganiseerd dat ze direct waarde toevoegen aan het pro­

de cliënt centraal staan en stel de werkwijze desgewenst

duct of de dienst die de klant afneemt. Welke stappen kunt u

bij.

volgen? Zorgorganisaties die nog geen ECD hebben of een systeem 1 Detecteer de wensen van de cliënt;

dat niet geschikt is voor multidisciplinair werken, starten een selectietraject. Een bestaand ECD is vaak multidisciplinair

2 Analyseer huidige processen en benoem de knelpunten

in te richten, waardoor zijn grote investeringen in software te

en definieer op basis hiervan een zorgproces dat de

vermijden zijn en het opnieuw inrichten van het bestaande

cliënt het beste ondersteunt;

ECD is voldoende om te profiteren van geïntegreerd werken. Dit is vaak wel noodzakelijk, want:

3 Creëer draagvlak bij alle disciplines voor de nieuwe

manier van werken, waarbij de cliënt centraal staat;

• een geïntegreerd geheel van zorgregistratie en financiën is noodzakelijk voor het verkrijgen van budget; • multidisciplinair werken levert pas voordelen op als mede­

4 Verifieer bij de huidige leverancier van het ECD of de

nieuwe manier van werken is te ondersteunen met de huidige software en of de software open te stellen is voor informele zorgverleners, de cliënt en specialisten buiten de organisatie;

werkers hierin worden ondersteund door onder andere de juiste softwaremiddelen. • zorginstellingen beschouwen het ECD als leidend onder­ deel van de automatisering binnen de organisatie; • zorgorganisaties zien dat de roep om informatiedeling steeds sterker wordt.

5 Richt de software opnieuw in;

5

UNIT4  |  De noodzaak van een geïntegreerd ECD

Samenvatting Door veranderingen in de zorgfinanciering door onder meer de hervorming van de lang­ durige zorg en de focus op cliëntparticipatie krijgen cliënten met steeds meer partijen te maken. Om een goed beeld te krijgen van de zorgbehoefte van de

Voor de invoering van een geïntegreerd en multidisciplinair

cliënt, de kwaliteit van de geleverde zorg en de financiering

ECD zijn niet altijd investeringen in een nieuw software­

ervan, is een goede informatie-uitwisseling tussen verschil­

pakket nodig. Veel zorginstellingen kunnen volstaan met

lende specialisten, verzorgers en andere hulpverleners

het opnieuw inrichten van de software. Om ervoor te zorgen

noodzakelijk. Ze moeten hun informatie delen aan hen voor

dat de software volledig aansluit op de werkwijze is het

wie het relevant is om het werk goed te kunnen doen. Een

van belang de werkprocessen eerst goed onder de loep

geïntegreerd en multidisciplinair ECD maakt dit mogelijk. Via

te nemen. Lean is een verhelderende methode voor het in

dit systeem kunnen de personen in het zorgnetwerk van de

kaart brengen van de processen en het optimaliseren ervan.

cliënt hun bevindingen invoeren en delen met hen voor wie

Mede­werkers zijn volop bij het verandertraject betrokken,

de informatie relevant is. Dit kunnen andere specialisten zijn,

wat leidt tot draagvlak voor de veranderingen. Het belang

maar ook zorgmedewerkers en vrijwilligers van diverse orga­

van de cliënt wordt binnen de lean-methode als uitgangspunt

nisaties én de cliënt en zijn verwanten. Door integratie met

genomen en processen hier om heen geoptimaliseerd. Een

administratieve domeinen als financiën, HR en planning is

geïntegreerd en multidisciplinair ECD is te benaderen via

er inzicht in de indicaties en gaat administratieve verwerking

pc, laptop, tablet en smartphone. De privacy en informatie­

automatisch en hoeft dus niet dubbel te worden gedaan. Dit

beveiliging zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Met een

voorkomt fouten, een vermindering van de administratieve

geïntegreerd en multidisciplinair ECD zijn zorgorganisaties

lasten en leidt tot meer tevreden medewerkers en cliënten.

in staat om tijdig in te spelen op de voortdurende veranderin­ gen in de sector en er hun voordeel uit te halen. Zowel voor de cliënt, de medewerker als de organisatie.

6

UNIT4  |  De noodzaak van een geïntegreerd ECD

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, kijkt verder dan vandaag. Stabiele organisaties willen ondersteuning van software die nu al klaar is voor toekomstige veranderingen. Wij begrijpen dat. Sterker nog, wij beloven dat onze software klaar is voor morgen.

Organisaties zijn niet alleen geïnteresseerd in technisch vernuft, maar willen goed draaien en groeien. Voorwaarde is dat hun software hen ondersteunt in continu veranderende organisaties. Software die dus snel en tegen lage kosten is aan te passen.

Dat is Software Vooruitgedacht. Daarom zijn wij continu bezig met verbeteren en innoveren. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die altijd werkt. In tijden van snelle verandering beloven wij één ding: stabiliteit.

Onze klanten kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, veranderen zij gemakkelijk mee.

www.unit4cura.nl

Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo T 074 245 54 44 F 074 245 54 45 E [email protected] I www.unit4cura.nl

0005.NL.05.03/07-14_ECD

UNIT4 Gezondheidszorg B.V. Postbus 313, 7550 AH Hengelo