"De meeste mensen zijn niet van plan te falen; ze falen er alleen in een plan te maken." (John L. Beckley) Na de vorige les weet je dat je je als ondernemer meestal moet inschrijven in het Handelsregister. Maar wat is dat precies, waarom moet dat eigenlijk en hoe werkt dat dan? Daarnaast ga je jouw bedrijf een naam geven, de handelsnaam. Dit is iets dat veel starters vaak heel leuk vinden, toch zijn er ook een aantal aandachtspunten. In hoofdstuk 6 geven we je een aantal tips. Ook zul je de algemene voorwaarden op papier moeten gaan zetten. Als het goed is voorkom je hiermee meningsverschillen en dus uiteindelijk ontevreden klanten. Veel succes!
Inhoudsopgave les 3: 5. Het handelsregister 5.1 Inschrijven 5.2 Producten
6. De handelsnaam 6.1 Controle 6.2 Verzinnen van een naam
7. Algemene voorwaarden 7.1 Deponeren 7.2 Voorbeeld- en standaardversies 7.3 Zakendoen via internet, postorder of telefoon
8. Toestemming nodig? Afsluiting Waar kun je nu mee aan de slag? Wat kun je verwachten van de volgende les? Interessante links
5. Het handelsregister Ieder bedrijf moet in principe staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) in de plaats of regio waar het bedrijf is gevestigd. De bedoeling van het handelsregister is om de rechtszekerheid in het bedrijfsleven te vergroten.
1 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
5.1 Inschrijven Wanneer je je inschrijft bij de KvK worden een aantal belangrijke gegevens van jouw bedrijf openbaar zodat anderen kunnen zien met wie ze officieel te maken hebben. Ook kun je dus zelf het handelsregister raadplegen om uit te zoeken met wie je in zee gaat of wie jouw concurrenten zijn.
Leveranciers, banken en de belastingdienst kunnen je vragen om een uittreksel uit het handelsregister te overleggen. Het is daarom handig om dat meteen bij inschrijven te vragen. Na inschrijving krijg je een handelsregisternummer dat je in alle bedrijfscorrespondentie moet vermelden. Voor de inschrijving heb je een geldige legitimatie en originele documenten nodig. Gegevens die in het handelsregister worden opgenomen zijn:
De handelsnaam De vestigingsplaats De datum van vestiging Nevenvestigingen De rechtsvorm Een korte omschrijving van het bedrijf De namen en adressen van eigenaren, bestuurders, commissarissen of vennoten Het aantal personen dat in het bedrijf werkt
Je bent verplicht na de inschrijving wijzigingen in jouw gegevens zelf op te geven bij het handelsregister. Jaarlijks betaal je een bepaald bedrag voor de inschrijving. De hoogte is afhankelijk van de rechtsvorm van het bedrijf. Daarnaast kan jouw bedrijf worden ingedeeld bij een product- of bedrijfschap. Dit is verplicht en je moet er een heffing voor betalen. 5.2 Producten Je kunt als ondernemer ook hele nuttige informatie halen uit het handelsregister. Zo kun je bijvoorbeeld uittreksels van andere bedrijven opvragen en daardoor beter weten met wie je zaken doet. Elke onderneming die potentiële klanten wil bereiken heeft betrouwbare adresgegevens nodig. Je kunt uit het handdelsregister eenvoudig digitaal een adressenbestand samenstellen. Ook bijvoorbeeld bedrijfsprofielen, jaarrekeningen en algemene voorwaarden zijn te verkrijgen.
6. De handelsnaam Elk bedrijf heeft uiteraard een bedrijfsnaam. Deze bedrijfsnaam kun je zelf verzinnen maar je mag niet zomaar elke naam kiezen. Jouw naam moet voldoen aan de eisen van de Handelsnaamwet. Om verwarring te voorkomen mag je bijvoorbeeld niet dezelfde naam als een bestaand bedrijf gebruiken of een naam die daar sterk op lijkt. ‘Rose escortservice’ lijkt door de telefoon bijvoorbeeld wel erg veel op ‘Roos exportservice’. Wel maakt het uit of jouw bedrijf in dezelfde branche of in hetzelfde marktgebied zit als het gelijknamige bedrijf.
2 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
6.1 Controle Bij de inschrijving in het handelsregister controleert de KvK of de naam al in dezelfde plaats voorkomt. Als je daarna nog meer zekerheid wil, kan de KvK tegen betaling een landelijk handelsnaamonderzoek uitvoeren. Dan wordt bijvoorbeeld ook bekeken of de naam het zelfde klinkt als een andere. Je kunt natuurlijk ook zelf zoveel mogelijk onderzoek doen. Bij het Benelux Merkenbureau in Den Haag kun je ook controleren of de naam niet geclaimd is door een bepaald merk. Een andere eis die aan de naam wordt gesteld, is dat de gegevens juist zijn. Je mag bijvoorbeeld als kleine onderneming geen naam kiezen die de indruk wekt dat je een groot internationaal bedrijf hebt. Ook moet de rechtsvorm kloppen. Je mag bijvoorbeeld niet ‘BV’ achter een naam zetten als je in werkelijkheid een VOF hebt opgericht. 6.2 Verzinnen van een naam Voor het verzinnen van een goede naam bestaat geen advies. Een brainstormsessie met vrienden of bekenden wil nog wel eens helpen. En natuurlijk kun je er ook professionals (reclamebureaus) voor inhuren. Je moet over het algemeen lang doen met deze bedrijfsnaam. Daarnaast moet de bedrijfsnaam goed bij jou en de activiteiten passen en het liefst ook nog inzicht geven in wat je doet. Een aantal tips: -
Kort en krachtig Kies in ieder geval voor een krachtige naam. Eentje die blijft hangen en die gemakkelijk is te onthouden. Dat laatste wordt door de opkomst van Internet steeds belangrijker. Het is wel zo handig als mensen gelijk jouw naam kunnen intikken, zonder dat je deze via de telefoon of radioreclames moet spellen. Ook met het oog op een domeinnaam is dat wel zo handig.
-
Wees duidelijk Zeg met jouw bedrijfsnaam wat je doet. Gebruik geen onduidelijke en onuitspreekbare afkortingen. Wat is er mis met Den Boer Beton of Klaassen Bouw? Het geeft precies aan wat deze bedrijven doen. Eventueel kun je ook een afbeelding of plaatje in het logo gebruiken.
-
Passende naam Kies een naam die bij jou als persoon en jouw activiteiten past. De naam is natuurlijk wel een eerste indruk. Een uitvaartbedrijf met een frivole naam zal niet bij iedereen goed vallen. En ook accountants en notarissen zullen wat voorzichtiger moeten zijn. Maar juist creatieve bedrijven kunnen het zich wél permitteren om verrassende of gekke namen te kiezen. Een saaie naam kan dan juist tegen je werken.
-
Oppassen met humor Humor kan natuurlijk helpen bij het verkrijgen van naamsbekendheid. Toch raden we je aan hier voorzichtig mee te zijn Want zo’n naam staat natuurlijk ook jouw visitekaartje. En het zou de suggestie kunnen wekken dat je je werk niet zo serieus neemt.
-
Toetsen van de naam Als je een naam hebt gevonden, is het goed om deze eerst eens te testen. Laat hem vallen bij vrienden, collega’s en bekenden en vraag wat ze ervan vinden. Welke associaties roept het bij hen op en vinden ze de naam bij jou passen.
3 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
-
Domeinnaam Het vinden van een goede naam hangt ook nauw samen met de beschikbaarheid van een eventuele domeinnaam. TIP: Check bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland) of de naam die je in gedachten hebt nog “vrij” is, www.sidn.nl/home/ Zo ja, claim ‘m dan onmiddellijk!
7. Algemene voorwaarden Bij een offerte horen de leveringsvoorwaarden. Deze zijn via brancheverenigingen verkrijgbaar. En anders heeft de concurrent ze wel liggen. Meld dat je ze hebt en verwijs naar de bijlage. Ook om onredelijke eisen of onduidelijke verwachtingen van opdrachtgevers of klanten te voorkomen, kun je een aantal algemene voorwaarden opstellen die dan gelden voor ieder contract dat je afsluit. Door het opstellen van algemene voorwaarden heb je iets in handen om het risico dat je loopt bij levering, betaling en schade te beperken. Bovendien scheelt het tijd en onkosten als je aan iedere klant of opdrachtgever dezelfde standaardvoorwaarden kunt geven voordat je een overeenkomst sluit. Een ander voordeel is dat je in een aantal gevallen meningsverschillen kunt voorkomen. In de algemene voorwaarden kun je, afhankelijk van het soort bedrijf, bijvoorbeeld regelen:
-
De offerte. De levertijd. De betaling. De eigendomsoverdracht. De garantie. De aansprakelijkheid. Het vervoer en de aansprakelijkheid tijdens het vervoer. Auteursrecht.
7.1 Deponeren Je kunt de algemene voorwaarden steeds zelf aan jouw klanten sturen. Dit moet in ieder geval gebeuren voor of tijdens het afsluiten van het contract, bijvoorbeeld bij een offerte. Als je voorwaarde pas op jouw factuur zet, is dat te laat omdat je er alleen rechten aan kunt ontlenen als je de klant vooraf op de hoogte stelt. Daarnaast kun je in het contact met potentiële klanten of opdrachtgevers verwijzen naar de plek waar je jouw algemene voorwaarden hebt laten deponeren. Dat kan bij de KvK of bij de rechtbank. Daarmee heb je meteen een bewijs voor het bestaan en de inhoud van jouw algemene voorwaarden.
4 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
7.2 Voorbeeld- en standaardversies De KvK heeft een voorbeeldversie van algemene voorwaarden. Sommige bedrijfstakken hebben eigen algemene voorwaarden zoals de BOVAG- voorwaarden voor garages. Wij adviseren om deze versies te gebruiken of te bekijken voordat je zelf algemene voorwaarden opstelt. Ze moeten namelijk voldoen aan de eisen van het Burgerlijk Wetboek. Als je deze zelf opstelt, is kun je het laten controleren door een advocaat of een juridische adviseur.
7.3 Zakendoen via internet, postorder of telefoon Ondernemers die hun producten of diensten verkopen via internet, postorder of telefoon, moeten rekening houden met extra regels. De informatie op jouw website moet begrijpelijk en ondubbelzinnig zijn. Je bent verplicht uitgebreide bedrijfsgegevens en jouw KvK-nummer te vermelden. Daarnaast moeten prijs, kenmerken van het product, betalingswijze, garantie en levering helder zijn. Bij de prijs geef je ook aan of deze in- of exclusief btw is, wat het btw-percentage is en of overige kosten, zoals verzendkosten, zijn inbegrepen. Je stuurt de klant een schriftelijke bevestiging of email van de bestelling met daarin voorwaarden, garantiebepalingen en adresgegevens. Dit doe je uiterlijk bij de levering. Bedenktijd en terugzending Klanten van webwinkels hebben een bedenktijd van minstens 7 werkdagen. Binnen deze periode mogen zij het product terugsturen zonder dat zij hoeven te betalen. Voor bepaalde producten geldt dit niet, bijvoorbeeld bij etenswaren, reizen en tijdschriften. De verzendkosten van het terugsturen zijn voor de klant. Bescherming persoonsgegevens Op jouw site moet je aangeven welke persoonsgegevens je van klanten gebruikt en waarvoor. Zonder toestemming van de klant mag je deze gegevens niet aan derden doorgeven. Ook bent je verplicht om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik door werknemers of hackers. Download voor meer informatie de handleiding voor het verwerken van persoonsgegevens (zie hoofdfstuk 8) Betaalsystemen bij de webwinkel Elk geldig betaalmiddel mag ook op internet. De populairste zijn Paypal en iDEAL. Wat je kiest, hangt af van jouw wensen voor veiligheid, toepasbaarheid, kosten en gebruiksgemak voor jouw klant.
8. Toestemming nodig?
Intellectuele eigendomsrecht beschermt het werk van uitvinders, ontwerpers, ontwikkelaars en auteurs. Hiermee kan de maker/uitvinder anderen verbieden de creaties te gebruiken, tenzij zij daarvoor toestemming voor hebben gevraagd. Voorbeelden zijn het auteursrecht, merkenrecht en octrooi.
5 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
En wist je dat je ook voor het afspelen van radiomuziek of CD’s in het openbaar toestemming nodig heb? Bijvoorbeeld in een kantoor, winkel of restaurant. Voor meer informatie kun je terecht bij Buma/Stemra.
Het is voor jou als ondernemers van groot belang om een directe relatie te kunnen onderhouden met bestaande klanten en om nieuwe klanten te kunnen werven. Maar je mag bijvoorbeeld niet zomaar een e-mail sturen naar een adressenbestand, hier zijn regels aan verbonden. Om je te helpen je aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) te houden, heeft het ministerie van Justitie een handleiding gemaakt. Deze kun je downloaden vanaf www.cbpweb.nl.
Afsluiting Wat kun je verwachten van de volgende les? Hoe ziet jouw product of dienst eruit? Wat ga je nu precies verkopen en wat heeft de klant hier aan? Wie is jouw doelgroep? Hoe onderzoek je de markt? Les 4 gaat dus over Marketing.
Interessante links www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/intellectueel-eigendom www.bedrijvenloket.nl www.bumastemra.nl www.sidn.nl www.cbpweb.nl
6 OT Excellent Les 3 Startwijzer ©
