DE LIEFDE VOOR BACH ALS BASIS VOOR VRIENDSCHAP Beleidsplan 2014-‐2018 Stichting Vrienden van de Nederlandse Bachvereniging
INLEIDING De Stichting Vrienden van de Nederlandse Bachvereniging heeft tot doel het stimuleren van de belangstelling voor de activiteiten van de NBV en het verlenen van financiële steun daaraan. Dit doet zij onder andere door het uitbrengen van publicaties, het werven van – particuliere-‐ begunstigers, het organiseren van activiteiten ten behoeve van begunstigers en het verkrijgen en beheren van gelden en verlenen van financiële steun. Het Bachfonds maakt onderdeel uit van de Vriendenstichting en werft particulieren die via fiscaal aftrekbare lijfrenteschenkingen over een periode van 5 jaar € 5.000,-‐ doneren. Zowel Vrienden als Bachfonds leden dragen in grote mate bij aan het draagvlak voor de NBV en onderstrepen hun betrokkenheid bij de NBV en met de muziek van Bach door financieel bij te dragen. Het is de ambitie en uitdrukkelijke wens van de Vriendenstichting om alle Vrienden met eenzelfde warme betrokkenheid tegemoet te treden en de waardering voor hun bijdrage op meerdere manieren tot uiting te laten komen. Met dit beleidsplan wil het bestuur van de Vriendenstichting de ambities voor de komende vier jaar formuleren. Het zal dienen als handvat om de ambities en voorgenomen activiteiten te vertalen naar concrete acties door het bestuur van de Vriendenstichting en door de NBV. ORGANISATIE Het bestuur van de Vriendenstichting bestaat uit zes leden en komt minimaal 3 maal per jaar bij elkaar. Een van de leden is een musicus uit het ensemble. De secretaris heeft tevens zitting in het bestuur van de Stichting Ondersteuning van de NBV. De zakelijk leider en de secretaris van het bestuur van de NBV nemen structureel deel aan de bestuursvergaderingen van de Vriendenstichting. Op die manier wordt de eenheid van beleid van de gehele NBV geborgd. Het Bachfonds is een specifieke portefeuille binnen het bestuur. De functie van de bestuursleden is onbezoldigd. De Vrienden De Vriendenstichting heeft in de periode 2012-‐2013 ongeveer 3000 leden die zijn verdeeld over 5 verschillende vriendenniveaus gekoppeld aan een bijbehorend donatiebedrag. 2012 2013 Vrienden voor het leven: 532 532 Bachfonds: 55 68 Andante: 1132 1096 Allegro : 717 711 Presto: 658 675 TOTAAL 3094 3082 FINANCIËLE EN FISCALE POSITIE De stichting streeft een gezonde financiële positie met een gezonde solvabiliteit na. Jaarlijks worden de cijfers gecontroleerd door de accountant van de NBV. De stichting heeft geen werknemers in dienst.
2
Van de inkomsten uit Vriendenbijdragen wordt tussen de 20 en 25 % besteed aan uitgaven ten behoeve van activiteiten voor de Vrienden, zoals het Vriendenconcert. Jaarlijks stelt het bestuur van de Vriendenstichting bij het vaststellen van de jaarrekening de bijdrage vast die zal worden uitgekeerd aan de NBV. Dit is conform de statutaire doelstelling van de Vriendenstichting en het door het bestuur van de Vrienden opgestelde aanwendingsstatuut. Alle donaties die via het Bachfonds binnenkomen worden per 1 januari 2012 rechtstreeks gestort op de rekening van de NBV. De Vriendenstichting NBV heeft vanaf 1 januari 2008 de ANBI status en vanaf 1 januari 2012 de status van Culturele ANBI. Dit houdt in dat natuurlijke personen die giften aan deze stichting doen, deze donaties tot een maximum van 125% kunnen aftrekken bij de aangifte inkomstenbelasting. AMBITIES EN ACTIVITEITEN 2014-‐2018 De Vriendenstichting hecht grote waarde aan opgebouwde tradities en succesvolle activiteiten zoals het Vriendenmagazine, de Vriendenconcerten en de openbare repetities. Graag zetten we deze activiteiten voort in de komende periode. Een aantal aanvullingen en aanpassingen op het bestaande beleid zijn daarnaast noodzakelijk. De nadruk ligt op een integraal beleid, waarbij activiteiten en communicatie elkaar versterken en geworteld zijn in de bedrijfsvoering van de NBV en (de samenstelling van) het bestuur van de Vriendenstichting. Juist omdat er veel succesvolle NBV-‐activiteiten bestaan, al dan niet voor Vrienden, zal in de komende periode ingezet worden op het optimaal benutten en het elkaar laten versterken van die activiteiten. Een marketing-‐ en communicatieplan en een activiteitenplan waarin de hieronder geformuleerde ambities worden vertaald, is hiervoor van groot belang. In de komende beleidsperiode van de Stichting Vrienden wordt ingezet op drie sporen: BEHOUD, GROEI en VERJONGING. De Vriendenstichting is zich ervan bewust dat elke afzonderlijke ambitie een eigen aanpak vereist en dat de capaciteit bij de NBV beperkt is. Om die reden zijn prioriteiten gesteld en wordt in opeenvolgende fasen gewerkt aan de ontwikkeling en uitvoering van het Vriendenbeleid. In dit plan beperken we ons wat betreft concrete voornemens tot de periode tot 2018. We maken een onderscheid tussen de eerste periode (2014-‐2015) waarbij de nadruk ligt op behoud en voorzichtige groei en de tweede fase (2016-‐2017) waarbij ingezet wordt op groei en verjonging. FASE 1: 2014-‐2015 VANUIT BEHOUD NAAR GROEI Investeren in een database Aan de basis van een helder Vriendenbeleid staat een goed functionerend klantvolgsysteem. In die database is informatie over het vriendenniveau, startdatum van de vriendschap, betalingen en reserveringen inzichtelijk. In overleg met de NBV en in aansluiting op hun ict-‐ beleid wordt een geïntegreerd systeem ontwikkeld. Doel van dit systeem is tweeledig. In de
3
eerste plaats zal het de communicatie, service en handling bij reserveringen of bestellingen verbeteren. De NBV kan met de gegevens over wie en waar hun Vrienden zijn pro-‐actiever inspelen op de specifieke behoeften van bestaande Vrienden, langdurige vriendschappen herkennen en loyaliteit belonen. In de tweede plaats kan via de gegevens uit het systeem het inzicht in de effectiviteit van activiteiten en het gedrag van de Vrienden worden vergroot. Met die kennis kan in een later stadium ook worden ingezet op groei van het aantal Vrienden. De Vriendenstichting streeft ernaar dat er in 2016 een goed functionerend systeem is ontwikkeld waarmee de dienstverlening kan worden geoptimaliseerd. -‐ In 2014 en 2015 wordt een klantvolgsysteem ontwikkeld en in gebruik genomen. -‐ Vanaf 2016 zijn de Vrienden herkenbaar als zij een reservering doen of op andere wijze contact zoeken met de NBV. -‐ Vanaf 2016 kan de NBV met het klantvolgsysteem analyses op het Vriendenbestand toepassen zodat meer inzicht wordt verkregen in het gedrag van de Vrienden. Welke kaarten kopen zij? Welke Vrienden maken gebruik van welke privileges? Hoe vaak bezoekt men concerten van de NBV? In welke plaatsen? etc. Deze kennis wordt ingezet om Vrienden gerichter te informeren over voor hen interessante acties of concerten. -‐ Vanaf 2016 kan een systeem worden ingevoerd om loyaliteit te belonen, zoals attenties bij een jubileum (een cd, een gratis concertkaartje) en voorrang op plaatsen naar anciënniteit. -‐ Vanaf 2016 kan een transparant placeringssysteem voor de MP in Naarden worden ontwikkeld, bijvoorbeeld door middel van roulatie. -‐ Vanaf 2016 is het opvolgen van een opzegging of aanmelding minder arbeidsintensief uitvoerbaar. De Vriend in kwestie krijgt direct een geautomatiseerd mailbericht met een aantal vragen over de reden van opzegging of aanmelding. -‐ Vanaf 2016 kunnen Vrienden via digitale nieuwsbrieven (in de periodes tussen de verschijningsdata van de Vriendenmagazines in) benaderd worden met op maat gesneden nieuws en aanbiedingen. Klanttevredenheid vergroten Als aanvulling op de invoering van het klantvolgsysteem zal worden ingezet op het verhogen van de klanttevredenheid bij bestaande Vrienden. -‐ Vanaf 2015 (pilot) wordt ingezet op een speciale extra uitvoering van de MP die exclusief toegankelijk is voor Vrienden. Dit zal met name de tevredenheid van bestaande Vrienden verhogen en daarmee bijdragen aan het behoud van het vriendenaantal. Ook zullen Vrienden expliciet worden uitgenodigd voor de MP in andere steden dan Naarden. Uiteraard biedt een extra MP ook mogelijkheden tot het werven van nieuwe leden, maar eerste doelstelling is het behoud van bestaande Vrienden. Aan die Vrienden die de MP niet kunnen bezoeken vanwege fysieke beperkingen of omdat ze geen plaats hebben gekregen, kan een exclusieve live stream van het concert worden aangeboden. -‐ Om de klanttevredenheid van de Bachfonds leden te behouden wordt het relatiebeheer verstevigd. In dat kader is het wenselijk om in 2015 een bescheiden activiteit te organiseren met een exclusief karakter en met een sterke
4
netwerkfunctie. Hiertoe moet geïdentificeerd worden in welke regio de meeste Bachfonds leden wonen zodat daarbinnen een ontvangst en meet&greet kan worden georganiseerd voor leden en hun (zaken)relaties. Coördinator Vriendenbeleid aanstellen De feitelijke uitvoering van het Vriendenbeleid kan niet door één enkele persoon worden gedaan, het is juist prettig dat de hele organisatie zich verbonden voelt met de Vrienden en actief meedenkt en doet. Vooruitlopend op het organisatieadvies dat de NBV in 2014 door een externe partij laat uitvoeren, acht de Vriendenstichting het wenselijk om een medewerker aan te wijzen die het overzicht over en de eindverantwoordelijkheid voor het Vriendenbeleid in zijn totaliteit heeft. Daaronder valt in ieder geval het ontwikkelen van een werkend klantvolgsysteem, het behoud van bestaande Vrienden en Bachfonds leden, het werven van nieuwe Vrienden en het coördineren en evalueren van de activiteiten. De verantwoordelijke medewerker van de NBV is tevens contactpersoon voor het bestuur van de Vriendenstichting en schuift aan bij de vergaderingen. -‐ In 2014 worden de taken met betrekking tot het Vriendenbeleid bij één verantwoordelijke medewerker van de NBV ondergebracht. In overeenstemming met het vriendenbestuur wordt jaarlijks een activiteitenplan opgesteld om de ambities van het vriendenbestuur en de activiteiten nader te formuleren. -‐ In nauwe samenwerking met de NBV wordt een marketing-‐ en communicatieplan opgesteld. Zichtbaarheid vergroten De Vriendenstichting kan zichtbaarder vertegenwoordigd worden via uitingen van de NBV. Een aparte webpagina op de website van de NBV is een eerste vereiste. Per 1 januari 2014 gelden nieuwe voorwaarden voor ANBI instellingen, zoals publicatie van de financiële verantwoording van de stichting en vermelding van de namen en functies van de bestuursleden. De webpagina kan ook benut worden door informatie over de vriendenniveaus en privileges te vermelden, een agenda, testimonials van bestaande Vrienden, bestuursleden en musici. Ook de zichtbaarheid op andere plekken zal vergroot worden, met als tweeledig doel het gevoel van betrokkenheid bij bestaande Vrienden te versterken en het kunnen aantrekken van nieuwe Vrienden. Denk aan exclusieve Vriendenontvangsten bij goed bezochte concerten, duidelijke vermelding in het jaarverslag en, in de verdere toekomst, persoonlijke Vriendenpagina’s op de All of Bach website. -‐ In 2014 wordt een nieuwe uitgebreidere webpagina ontwikkeld voor de Vriendenstichting (als onderdeel van website van de NBV). Op deze pagina worden in ieder geval de verplichte onderwerpen gepubliceerd die horen bij een ANBI-‐status. -‐ Vanaf 2015 wordt het aantal en de zichtbaarheid van exclusieve Vriendenontvangsten tijdens belangrijke concerten op de kernplekken vergroot. -‐ Openbare repetities vinden gespreid over de kernplekken plaats (Naarden, Utrecht, Amsterdam, Eindhoven, Groningen en Maastricht). Per jaar wordt gestreefd naar 3 openbare vriendenrepetities per jaar.
5
FASE 2: 2016-‐2017 GROEI EN VERJONGING De Vriendenstichting heeft een groeiambitie van 10% geformuleerd over de periode 2014-‐ 2018. Dit geldt voor zowel de Vrienden als de leden van het Bachfonds. Naar verwachting valt deze groei vooral te behalen in 2016 en 2017 wanneer de eerste fase, waarin een klantvolgsysteem ontwikkeld is en de klanttevredenheid is vergroot, succesvol is afgerond. Tijdens de gehele beleidsperiode 2014-‐2018 zal de postercampagne in aanloop naar de MP in Naarden in stand worden gehouden. Dit levert gezien de eerdere ervaringen veel nieuwe Vrienden op en biedt bovendien al vanaf 2015 de gelegenheid om resultaten van dergelijke campagnes te meten. Relatiemanagement versterken Relatiemanagement speelt bij de wens om te groeien een cruciale rol. Bij het organiseren van activiteiten ten behoeve van Vriendenwerving zal dan ook veel aandacht worden gegeven aan het opvolgen van de communicatie met de bestaande en (potentiële) nieuwe Vrienden. Om te kunnen oogsten wat gezaaid wordt, is het van belang dat de activiteiten, de communicatie en het daaropvolgende relatiebeheer naadloos op elkaar aansluiten. Om het aantal Bachfonds leden te doen toenemen, gelden bovenstaande voorwaarden nog nadrukkelijker. In het verleden is gebleken dat een persoonlijke relatie met een vertegenwoordiger van de NBV essentieel is en haar vruchten afwerpt, met als resultaat een stijging van ruim 20 % tussen 2012 en 2013 en bijna een verdubbeling tussen 2011 en 2012. Het bureau van de NBV speelt een niet te onderschatten rol. Nieuwe leden kunnen worden geworven via de huidige Bachfonds leden (die hun relaties uitnodigen op speciale bijeenkomsten), via de contacten die er zijn binnen de Stichting Ondersteuning (bedrijfsleven), via de Rabo Kerstconcerten en andere bedrijfsgerelateerde ontvangsten. Door in de toekomst een private banker bij de van de Vriendenstichting te betrekken kan ook meer toegang tot potentiële leden worden verkregen. -‐ In 2015 worden de mogelijke ‘leveranciers’ voor Bachfonds leden geïnventariseerd, de bestaande contacten aangehaald en uitgebouwd. -‐ In 2015 wordt beleid en een procedure op het gebied van relatiebeheer en opvolging van nieuwe connecties geformuleerd. -‐ In 2016 en 2017 worden activiteiten gericht op de werving van nieuwe Vrienden uitgevoerd, gemeten en geëvalueerd. Zoals bijvoorbeeld specifieke acties waarbij het aanbrengen van een nieuwe Vriend wordt beloond. Deze acties zijn met name zinvol in de kernplekken. Vrienden nemen nieuwe Vrienden mee en profiteren van de vriendenkorting of krijgen toegang tot speciale ontvangsten. Voorwaarde is dat de NAW gegevens van de introducé worden doorgegeven zodat daar een vervolg aan kan worden gegeven. -‐ Doordat de uitkoop van uitvoeringen door de zalen steeds minder gangbaar is, wordt kennis en bereik van het publiek steeds belangrijker. In 2014 en 2015 wordt, al dan niet in samenwerking met andere podia in de randstad, bezien op welke wijze adressenbestanden een rol kunnen spelen bij het behoud en de werving van nieuwe Vrienden. -‐ Vanaf 2016 wordt een private banker ingezet (al dan niet als bestuurslid van de Vriendenstichting) die via persoonlijke contacten Bachfonds leden kan werven en die
6
daarnaast ook advies kan geven over schenkingen en legaten.
Verjonging Vanaf 2016, wanneer het klantvolgsysteem optimaal functioneert, kunnen de niveaus en privileges van de Vrienden worden herzien. Dit leidt tot een overzichtelijker, klantvriendelijker en efficiënter systeem. Er ontstaat bovendien ruimte voor een doelgroep die binnen de huidige Vriendenpropositie niet bediend wordt, namelijk de jongere liefhebber van Bach of cultureel geïnteresseerde young professional. De Vriendenstichting is ervan overtuigd dat ook de muziek van Bach een jongere groep voldoende aanspreekt. De NBV had een Young Professionals Programme. In het verleden zijn er exclusieve bijeenkomsten voor deze doelgroep georganiseerd in The Grand in Amsterdam, in Utrecht en in Rotterdam. Het een nieuw leven inblazen van het Young Professionals Programme is aan te bevelen. Het bijbehorende netwerk kan als basis dienen voor het verjongen van de Vrienden en kan eventueel uitgebreid worden via de contacten bij de Rabobank en zakelijke partners (Stichting Ondersteuning). Overige werving onder een jongere doelgroep kan via conservatoria en relaties/familieleden van bestaande Vrienden plaatsvinden. Educatieve activiteiten zoals de openbare repetities en masterclasses voor jonge musici kunnen een meerwaarde bieden bij het enthousiasmeren van de doelgroep. De NBV investeert hiermee in het publiek van de toekomst. Het bestuur van de Vriendenstichting kan, gezien de wens tot verjonging, op termijn overwegen het bestuur uit te breiden met een vertegenwoordiger van de jongere doelgroep of een jonge aansprekende muzikant. In 2014 is All of Bach gelanceerd. Een prestigieus en ambitieus project met een internationale uitstraling dat in de prille beginfase al meer dan 100.000 individuele bezoekers heeft getrokken. Door deze website zal het bereik van de NBV zowel nationaal als internationaal exponentieel toenemen. Het biedt dan ook vele aanknopingspunten voor de toekomst, vooral wat betreft mogelijkheden in het bereiken van een nieuw en jong publiek. In de huidige vorm is er geen link naar de NBV, noch naar de Vriendenstichting. Het is echter, gezien het te verwachten bereik wel van belang om een koppeling te maken tussen de Vrienden en All of Bach. Denk aan het aanbieden van een persoonlijke pagina, exclusieve previews en making of’s en het kunnen bijwonen van de opnames. Op die manier heeft het ook voor een (inter)nationaal publiek een meerwaarde om Vriend te worden. -‐ In 2016-‐2017 wordt overwogen een nieuw bestuurslid aan te stellen die de jongere doelgroep vertegenwoordigt en zich expliciet inzet voor verjonging van de Vrienden. -‐ Vanaf 2016 worden de verschillende vriendenniveaus herzien, waarbij de laagste niveaus gebundeld kunnen worden. -‐ In 2017 wordt een specifiek niveau voor een jongere doelgroep (tot 40 jaar) toegevoegd. Voor deze bijzondere vriendengroep wordt een speciaal programma ontwikkeld dat extra achtergrondinformatie biedt en gelegenheid tot onderling netwerken. -‐ Vanaf 2016 worden jongere Vrienden geworven onder bestaande zakenrelaties, via openbare repetities, masterclasses en op festivals.
7
-‐
Vanaf 2016 kan een specifieke strategie worden ontwikkeld om de potentie van All of Bach voor de Vriendenstichting ten volle te benutten.
Tenslotte Met dit meerjaren beleidsplan 2014-‐2018 zet de Stichting Vrienden de komende vier jaren in op drie sporen: BEHOUD, GROEI en VERJONGING van de vrienden van de Nederlandse Bachvereniging. Het meerjaren beleidsplan is ambiteus en realistisch. Het bestuur van de Vriendenstichting is zich ervan bewust dat elke activiteit een eigen aanpak en extra inzet vereist. Nauwe samenwerking met de NBV is daarom van essentieel belang. Het Vriendenbestuur is ervan overtuigd dat dit meerjarenbeleidsplan het mede mogelijk zal maken dat de muziek van Johann Sebastian Bach en zijn tijdgenoten voor de kring trouwe Bachliefhebbers en een breed publiek op profesioneel niveau ten gehore wordt gebracht. De Nederlandse Bachvereniging heeft haar Vrienden hard nodig. Samen met de Vrienden en de sponsors verschaffen zij de middelen om de werken van Bach en zijn tijdgenoten ook daadwerkelijk voor velen te kunnen uitvoeren. Wij verheugen ons op nog meer mooie en gedenkwaardige uitvoeringen van de Nederlandse Bachvereniging.
8
