De kunst van het klein maken Samen sterk, patientveiligheid in regionaal perspectief 12 November 2012 Marije Stoffer en Philip Backx
Welkom! Wie zijn wij? Wie zijn jullie? Eerste opdracht: korte kennismaking (5 minuten): 1. Naam 2. Functie 3. Recent voorbeeld van situatie waarin patientveiligheid in het geding was
Tweede opdracht (10 minuten) Selecteer 1 probleem uit de praktijk (een probleem waar 1 van de teamleden dagelijks mee te maken heeft) Beschrijf het probleem als volgt: 1. Naam team 2. Probleem 3. Doelstelling
4. Hoe kunnen we zien dat we de doelstelling behaald hebben? 5. Per wanneer?
Wat gebeurt er bij een probleem in de praktijk? Om het probleem heen werken (workaround) Zelf of met leidinggevende een aantal dingen regelen Inbrengen van probleem in werkoverleg en/of een verbeterproject opstarten
Consequenties Om het probleem heen werken Er verandert in wezen niets: het echte probleem wordt niet aangepakt (symptoombestrijding)
Zelf of met leidinggevende een aantal dingen gaan regelen Weinig draagvlak voor verandering + geen of weinig leereffect
Inbrengen van probleem in werkoverleg en/of een verbeterproject opstarten
Maandenlang vergaderen zonder direct resultaat Gedetaileerde beschrijvingen van gewenst proces Iedereen moet zijn goedkeuring geven aan de bedachte verbeteringen Niet iedereen is bereid de bedachte verbeteringen door te voeren (weerstand) Bedachte verbeteringen blijken maar deels te werken in de praktijk Het blijkt lastig ingezette veranderingen vast te houden: ‘borgingsproblemen’
Huidige remedie: trainen, opleiden en elkaar aanspreken!
Nieuwe verbeteraanpak: Betere balans tussen links en rechts Projectaanpak
Continu verbeteren
Ontwerp door experts op afstand
Ontwerp door degenen die het proces in praktijk uitvoeren
Grootschalig door maanden in projectteam te zitten
Kleinschalig ontwerpen, testen en aanpassen
Gericht op 100% ontwerp
Gericht op een steeds beter wordend ontwerp dat in de praktijk getest is
Er ontstaat een gevoel van ‘hard werken en beter je best doen’
Veranderaanpak levert energie op: van idee naar doen!
Continu verbeteren
Doelstelling van vandaag Kennis en ervaring opdoen met de ‘kunst van het klein maken’ Discussie over de vraag in welke situaties je deze methodiek kunt toepassen
Opdracht 3 Kies een onderwerp waarvan je de uitkomst wilt verbeteren Maak een beschrijving van dit proces in 3 tot 5 stappen Zet dit proces op de flip over Bepaal in welke stap van het proces de meeste fouten ontstaan/de meeste winst te verwachten is
Voorbeeld: Toedienen van antibiotica 1 uur voor de operatie
Opdracht 4 Bevestig nogmaals de stap waarin de meeste fouten ontstaan (of waar de meeste winst te verwachten is) Hoe ziet deze stap er nu meestal uit? Wie doet nu wat, wanneer, waarmee en hoe? Zet dit op de flip-over Bedenk met elkaar redenen waarom in deze stap fouten optreden
Opdracht 5 Beschrijf nu voor die ene stap het nieuwe gewenste proces Doe dat als volgt: beschrijf concreet: wie, wat, waar, wanneer, waarmee en hoe Zet dit op de flip-over
Wat gebeurt er nu meestal in de praktijk?
Iedereen uit de vergadering, maar……... Wie doet nou wat precies morgen? Wie informeert betrokkenen? Wat is allemaal nodig om de test mogelijk te maken en wie gaat dat organiseren?
14
Opdracht 6: Testen en meten
Methode “Ja maar” is verboden Het is nodig om mee te denken met ideeen van anderen: ideeen zijn bijna altijd goed. Streef niet naar perfectie: ‘perfection is the enemy of good design, simplicity is the key’! Het testen van een idee is beter dan het bedenken van het beste idee. Van ‘fouten’ leer je het meest over wat er wel en niet werkt in de praktijk Wees nieuwsgierig Vraag elkaar aan het einde van de bespreking: weet een ieder wat hij/zij nu moet doen?
Verbeterbord Datum
Naam
Waar loop ik tegen aan?
Verbeter voorstel
Actie
Wie
Datum evaluatie
Verbeterbord Doel ‘verbeterbord’: Samen met collega’s problemen oplossen Collega’s informeren over verbeteringen Noteer tijdens ‘dagstart’: Zaken die voor jou of patiënten belangrijk zijn Zaken waarop jij en je collega’s invloed hebben De verbetering kost minimale middelen!
Waar hang je het ‘verbeterbord’ op? In een ruimte die bereikbaar is voor alle deelnemers Je hebt ruimte om 5 à 10 minuten met collega’s rond het bord te staan Je collega’s zien het dagelijks, zoals in een koffieruimte, zodat het onderwerp van gesprek wordt
Een voorbeeld uit de praktijk
Het afsprakenbord: zo werken wij! Werkafspraak
Tip
Eigenaar
Datum
Waarmee? Op dit bord leg je afspraken vast, die volgen uit de geslaagde testen op het ‘verbeterbord’ Ook bepaal je wie het aanspreekpunt wordt Benodigdheden: Verbeterbord + afsprakenbord Zwarte whiteboardstiften Whiteboardreiniger
Doelstelling van vandaag Kennis en ervaring opdoen met de ‘kunst van het klein maken’ Discussie over de vraag in welke situaties je deze methodiek kunt toepassen
Nieuwe verbeteraanpak: Betere balans tussen links en rechts Projectaanpak
Continu verbeteren
Ontwerp door experts op afstand
Ontwerp door degenen die het proces in praktijk uitvoeren
Grootschalig door maanden in projectteam te zitten
Kleinschalig ontwerpen, testen en aanpassen
Gericht op 100% ontwerp
Gericht op een steeds beter wordend ontwerp dat in de praktijk getest is
Er ontstaat een gevoel van ‘hard werken en beter je best doen’
Veranderaanpak levert energie op: van idee naar doen!
Verdiepen
De kunst van het klein maken
Informatie over deze workshop Morgen in uw mailbox een mail met: Starterskit om morgen aan de slag te gaan: Hand out: samenvatting van vandaag Presentatie van vandaag Worksheet om veranderingen te testen
Contactgegevens Marije Stoffer:
[email protected] Philip Backx:
[email protected] Institute for Healthcare Improvement: www.ihi.org Zie ook blog: http://dekunstvanhetkleinmaken.blogspot.com en http://leandenkenindezorg.blogspot.com (zoek op ‘klein maken’)
