De inspanning die vereist is voor elk van de genoemde punten hangt af van:

Oberman Telecom Management Consultants bv

De Wingerd 4 3951 XK Maarn tel: 0343 - 444301 e-mail [email protected]

Titel: Migratie van PABX naar VoIP, big bang, geleidelijke overgang of spagaat. Februari 2005 Telecommagzine, auteurs: Charles Heering, Maarten Oberman De vernieuwing van een spraakinfrastructuur is een proces, dat bij grote organisaties gemiddeld één keer in de 10 tot 12 jaar plaatsvindt. Dat betekent ook dat er uitzonderingen zijn, 16 tot zelfs 20 jaar. Een compliment voor de technologie van toen, maar met significante risico’s. Hoe dan ook, de migratie naar een zelfde soort systeem of een infrastructuur gebaseerd op dezelfde technologie, als die er nog is, of een andere technologie vergt nadenken. De praktijk heeft geleerd dat gronding nadenken zijn rendement oplevert: Vragen die hierbij gesteld moeten worden zijn op hoofdlijnen: • Wat is er nodig aan functionaliteit en waarom • Hoe gaan we van oud naar nieuw • Hoe organiseer ik het aanbestedings- en invoeringsproces De inspanning die vereist is voor elk van de genoemde punten hangt af van: • • • •

de omvang en complexiteit van de communicatieinfrastructuur, de gewenste functionaliteit, het migratiepad, de besluitvaardigheid van de organisatie.

In diverse gevallen zal de huidige infrastructuur als uitgangspunt gebruikt worden. Echter in de praktijk blijkt dat dat toch weinig relevant is, omdat het technische verband tussen verleden en toekomst na zo’n ”doorlooptijd” er niet echt meer is. Vervanging? De vervanging van een communicatie-infrastructuur is technisch gezien eenvoudig en financieel gezien overzichtelijk als het een enkelvoudig systeem, een locatie, betreft. De afwegingsproblemen worden echter complexer wanneer het gaat om verschillende systemen in diverse locaties. Per locatie kan, en zal dus, het merk, type, de ouderdom, de versie/release kunnen verschillen en meestal zelfs maximaal divergeren. In de praktijk komt het nauwelijks voor dat bij een organisatie alle systemen een gelijke “afloopdatum ” hebben en financieel compleet afgeschreven zijn. Zelfs als een organisatie “netjes” begint, dan nog zijn er in de loop van de tijd veranderingen door verhuizingen, verandering van vestigingen en locaties. Latere uitbreidingen verschillen na verloop van tijd steeds meer. Voornamelijk uit zich dat in de financiële consequenties tegen het eind van een technische of bedrijfseconomische levensduur van de eerste systemen. Men heeft dan feitelijk ‘de handen niet vrij’ om de totale infrastructuur te vervangen. Men zit dan gebonden aan: Ø Resterende boekwaarde van “jongere” systemen. Ø Onderhoudscontracten die voortijdig beëindigd moeten worden met afkoop of boete. © OTMC bv, www.otmc.nl

1



Ø Recente investeringen in uitbreidingen of aanpassingen, die nog jaren mee kunnen. Juist in een overgangsfase waar vandaag aan de dag diverse spraakcommunicatie omgevingen zich bevinden, is de financiële onderbouwing van het overgangscenario interessant en noodzakelijk. Alles in een keer vervangen lijkt financiële verspilling van middelen die nog goed functioneren. Geleidelijke vervanging lijkt een migratie perpetuum. Functioneel zijn er argumenten voor direct vervangen, organisatorisch zijn er argumenten voor een geleidelijke vervanging. Toch wordt vaak de keuze gedicteerd door de financiën. Het gaat dan uiteindelijk niet om de financiën van het moment (investering en inbedrijfstelling) maar wel om de financiën gedurende de looptijd van de infrastructuur waarin die actief moet zijn voor een organisatie (Total Cost of Ownership). Om het financiële rendement te vinden van een vervanging van een communicatie infrastructuur, is niet altijd even eenvoudig. Naast het verleden speelt daar ook de toekomst direct doorheen. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn: Ø Gaat de vervanging gefaseerd gebeuren, of wordt alles in één keer vervangen? Ø Welke investeringsschema’s zijn aan de orde voor beide scenario’s? Ø Welke exploitatiekosten zijn er aan verbonden? Ø Welke afkoop van contractuele verplichtingen van de aanwezige systemen is aan de orde? Ø Welke functionele voor- of nadelen zitten er aan? Ø Wat zijn de consequenties voor het beheer? Ø Wat betekent later bijvoegen van nieuwe systemen voor de continuïteit van de infrastructuur? Dit zijn vele punten, die het voor de toekomst zo mogelijk nog complexer maken dan het afschrijven van het verleden. Onderstaand worden een aantal afwegingen gegeven voor het vervangen van grootschalige infrastructuur, veelal verdeeld over meer locaties, op basis van een scenario directe of een scenario gefaseerde vervanging. Migratie Een nieuwe infrastructuur vergt op zich een grote investering in één keer. Dat zou kunnen leiden tot de overweging om delen van de oude infrastructuur uit te faseren en de nieuwe geleidelijk in te faseren, zodat de investeringen gespreid worden. Dit leidt tot een aantal afwegingen: 1. Over het geheel genomen betekent het dat de inspanningen voor projectvoering en beheer groter zijn dan wanneer alles in één keer wordt vervangen. 2. Het brengt het risico van verstoringen met zich mee door extra aanpassingen, op elkaar laten aansluiten van oude en nieuwe apparatuur en een scala aan noodverbanden. © OTMC bv, www.otmc.nl

2



3. De totale investeringen zullen ook hoger liggen door extra personele inspanning, tussenoplossingen, nodige upgrades van al vernieuwde delen als na een periode uitgebreid wordt, etc. 4. De gewenste situatie en dus het functionele rendement, wordt pas na de migratieperiode bereikt. 5. De levensduur van het geheel wordt bepalend door het eerst geplaatste systeem. Later geplaatste systemen worden dus versneld afgeschreven. 6. Fasering betekent, dat wanneer het laatste geplaatst wordt het eerste qua software niveau aangepast moet worden, daarnaast zijn door het tijdverloop hardware inconsistenties of erger incompatibiliteiten mogelijk. Koppeling tussen oud en nieuw

big bang Niet nodig

investering

Alles in een keer

mensinzet

Veel maar korte duur

voorbereiding

Voorovergang, plannen, tijd intensief gedurende vaste periode leverancier Verstoringen direct na de overgang

kennis gebruikersaspecten rendement

Na de overgang

Geleidelijk Noodzakelijk, dimensionering en functionaliteit is noodzakelijk Gefaseerd voor de toestellen en evt licenties, Komt bovenop de reguliere beheertaken Plannen, gedurende lange periode, zelf te bepalen en bij te stellen opdrachtgever Continue gewenning voor de volgende gebruikersgroep Evenredig met de ingevoerde omvang

De vervanging in één keer vraagt een piekinspanning van de eigen organisatie enerzijds en anderzijds heeft eigenlijk geen enkele organisatie die ervaring met zijn eigen infrastructuur. De vorige vervanging was eigenlijk al 10 jaar of meer geleden en de mensen die dat deden zijn er veelal niet meer, nog afgezien van het feit dat de kennis en ervaring van zo lang geleden nog nauwelijks relevant is. In de praktijk blijkt overigens dat met een gedegen voorbereiding en schaduwdraaien een integrale vervanging de beste resultaten op basis van prijs/ performance geeft. Enerzijds is de inspanning hoog, maar de organisatie is er ook toe bereid omdat men met die inspanning weer jaren verder kan. Het is niet zo dat met VoIP systemen de vervanging principieel anders is dan met de bestaande Pabx omgevingen. Het te kiezen overgangsscenario hangt af van een aantal praktische omstandigheden. Bijvoorbeeld is de organisatie verdeeld over verschillende panden of bedrijfsgebouwen dan ligt een geleidelijke overgang, namelijk per pand voor de hand. Tijdrovend en tijdkritisch bij een overgang is wanneer elke © OTMC bv, www.otmc.nl

3



werkplek bezocht zou moeten worden voor het nieuwe toestel en het verwijderen van het oude. Maar ook punten van, is er nog te koppelen met de antieke infrastructuur, welke capaciteit, wat is het risico van herstarten van de oude infrastructuur etc. De overgang naar een volgende infrastructuur brengt ook de discussie op gang of dit nu kort en dus wellicht hevig moet, of dat het geleidelijk uitgesmeerd in de tijd kan plaatsvinden. Uitgangspunt in al die overgangsafwegingen zal zijn dat men dat risicomijdend en beheersbaar zal willen doen. Een overgang die lang duurt zal in alle gevallen een koppeling vereisen tussen de oude en de nieuwe infrastructuur gedurende die periode. Het is niet denkbaar om een organisatie communicatie technisch voor een periode in tweeën te delen. Ook is het niet haalbaar om die, schuivende onderdelen gedurende die overgangsperiode, elkaar van het openbare met te laten bellen onderling. De capaciteit van de systemen zijn daar niet geschikt voor. Kosten maken in de bestaande infrastructuur is defacto een desinvestering. Voorts is het veelal onduidelijk wat de communicatiecapaciteit moet zijn tussen de oude en de nieuwe omgeving. Een ander probleem kan nog om de hoek komen kijken wanneer de leverancier van de oude infrastructuur niet degene is die de nieuwe levert. Er bestaat dan de mogelijkheid dat er weinig enthousiasme is aan medewerking om de koppeling te realiseren tussen oud en nieuw. Veelal zijn bij vervangingen de systemen zo oud dat de nieuwe omgeving alleen maar gehinderd wordt door de ouderdom van de protocollen met de koppeling van oud naar nieuw. Er bestaat dan ook een duidelijk risico dat de koppeling van invloed is op de performance van de nieuwe omgeving. Dat kan al beginnen bij de synchronisatie van systeem klokken, het kan eindigen bij een verschillende interpretatie van het communicatieprotocol, het eindigt bij het “omzeep helpen” van de communicatie-infrastructuur. Hoewel het uitgangspunt bij alle vervanging gelijk is, minimalisatie van de risico’s en verstoringen, hangt de keuze af van de praktische omstandigheden end ervaring met de verschillende systemen en kennis van de leverancier in deze. Uitbreiden met bestaand, geleidelijk vernieuwen, uitbreiden met nieuw? Er is een aantal mogelijkheden om verder te groeien in het licht van een migratiestrategie met een communicatieinfrastructuur. Uitbreiden met de bestaande infrastructuur betekent een korte afschrijfduur omdat het systeem al op leeftijd is. Dat betekent dus een relatie dure investering als dat tegen het begrip cost of ownership afgezet wordt. Investeren in een volgende technologie en infrastructuur heeft alleen maar zin als deze, volgende infrastructuur, op de cruciale punten compatibel met het verleden is. De cruciale punten zijn dan onder andere, gebruikers functionaliteit, bediening en eventueel beheer mogelijkheden. Er zijn VoIP systemen op de markt die goed zijn in koppelfunctionaliteiten tussen de bestaande systemen op en markt en de nieuwe VoIP systemen. Genoemd kunnen worden de oude Philips iS3000 serie en de NEC systemen die Philips ziet als opvolging van de iS3000 systemen, maar ook de Mitel, op basis van het DPNSS koppelprotocol met de Philips iS 3000 systemen en ook met de Realitis systemen. Voorts biedt ook Siemens verdergaande koppelmogelijkheden met bijvoorbeeld Philips systemen. Dat men © OTMC bv, www.otmc.nl

4



met deze laatste type systemen graag wil koppelen, is vanwege het nog steeds vrij grote marktaandeel in de bestaande omgeving, de ”installed base”. Basic call als gemeenschappelijke functionaliteit is niet voldoende voor een naadloze doorgroei met een ander systeem. Daar komt meer voor kijken, koppelprotocollen, die functionaliteit bieden zijn daar noodzakelijk voor. Genoemd kunnen worden DPNSS, Qsig. Details van de functionaliteiten die de verschillende koppelprotocollen van diverse systemen bieden zijn opgenomen in de VoIP almanak 2005 © OTMC BV, Tussen oud en nieuw In feite wordt met de realisatie van een overgangssituatie een organisatie in twee communicatie eilanden verdeeld, er tussen werkt er bijna niets en binnen het eiland zelf werkt er veel. Voor de gebruiker dus geheel onverwacht wanneer en wat er dan eigenlijk wel werkt aan functies binnen de eigen organisatie. Voor een deel zullen gebruiker dan ook storing gaan aanmelden, die eigenlijk veroorzaakt worden door een laag functionele koppeling. Wanneer zo'n koppeling over de meest gebruikte functies zou beschikken, dan zal het aantal problemen en klachten zo is de ervaring, drastisch gaan afnemen. Het gaat dan bij voorbeeld om functies als: doorverbinden, terugbellen bij bezet, driegesprek, maar ook gemeenschappelijke bediening. Voorts is het natuurlijk kosteneffectief als gebruik gemakt kan worden van functies die beschikbaar zijn via het “oude” systeem. Hierbij moet dan concreet gedacht worden aan Voice mail en paging installatie. Op die wijze hoeven deze functies bij zo’n migratie niet dubbel uitgevoerd worden. Conclusie De overgang van oud naar nieuw is door de komst van VoIP systemen enerzijds complexer geworden en anderzijds eenvoudiger. De keus voor een geleidelijke overrgang kan alleen maar goed uitgevoerd worden als er gemeenschappelijke functionaliteit is gedurende de migratie periode. . Gaat het om uitbreidingen van bestaande systemen met een VoIP omgeving, dan zal er de top 10 aan basis functionaliteit en b

© OTMC bv, www.otmc.nl

5

De inspanning die vereist is voor elk van de genoemde punten hangt af van:

Recommend Documents