De Goede Woning - Integriteitscode versie 31 mei 2012 Inleiding De Goede Woning richt zich primair op het verhuren, bouwen en onderhouden van goede, betaalbare sociale huurwoningen en heeft mede als doelstelling het realiseren van leefbare wijken en buurten. Wij bevorderen dat de lagere inkomens en bijzondere doelgroepen voldoende kansen hebben voor kwalitatief goede, passende en betaalbare huisvesting. Wij zijn een private rechtspersoon met privaat vermogen in een sector waar miljarden vermogen in zit. We dienen dus grote belangen en beheren een aanzienlijk vermogen. Het aansturen van een woningcorporatie vergt kwaliteit en integer handelen van het gehele management. Raad van commissarissen en leden van het MT en medewerkers moeten elkaar waar nodig stimuleren of juist remmen. Daarnaast fungeren Bestuur en MT als voorbeeldfunctie voor alle medewerkers binnen de organisatie. Het is belangrijk de primaire taak naar behoren uit te voeren en er voor te zorgen dat iedereen daar naar handelt. Bij het naar behoren uitvoeren van deze taak hoort naast vakmanschap, integer handelen. Afspraken over integer handelen leggen we vast in de integriteitscode. De integriteitscode is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de organisatie treft om het integer handelen te bewaken en bevorderen. Integriteit gaat over verschillende gedragingen waarvan we afwegen of ze wel of niet passen binnen aanvaarde normen en waarden van De Goede Woning en in het maatschappelijk verkeer. Integriteit gaat ons allen aan. Van hoog tot laag in de organisatie. De impact van integriteitsschendingen kan grote schade veroorzaken. Financiële schade maar ook imagoschade, politieke schade, publieke schade en onzekerheid onder werknemers. Het is van belang met elkaar spelregels vast te stellen. Dit doen we aan de hand van deze integriteitscode. Hierin worden de spelregels rond integer handelen vastgelegd. Waarom deze Integriteitscode? Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die onder andere schriftelijk zijn vastgelegd in deze integriteitscode en als algemeen maatschappelijk aanvaarde omgangsvormen worden beschouwd. Daarmee bedoelen we niet alleen de normen die wij zelf belangrijk vinden maar ook van onze collega´s verwachten. Immers wij worden als organisatie met 60 gezichten er op aangesproken als een van ons of iemand namens ons niet integer handelt. Wij moeten kunnen rekenen op elkaars integriteit. Daar maken we afspraken over en iedereen binnen De Goede Woning kent die afspraken. De Goede Woning bevindt zich net als alle andere woningcorporaties, als maatschappelijk ondernemer in een glazen huis: We werken voor mensen op de krappe woningmarkt, met, om die reden, vele toezichthouder- en belanghoudersogen op ons gericht. Transparant handelen alsmede een positief imago vinden wij belangrijk en is voor ons van essentieel belang. Daaraan wil De Goede Woning via deze integriteitscode een bijdrage leveren. In deze integriteitscode willen wij een aantal belangen veilig stellen: Het belang van onze klanten Het belang van onze medewerkers Het belang van De Goede Woning (rechtspersoon) Het belang van de samenleving
Integriteitscode 31 mei 2012
Op sommige punten formuleren wij de code in de vorm van concrete regels; op veel andere punten in de vorm van algemene gedragslijnen. Hiervoor is bewust gekozen. De code heeft als doel dat medewerkers/representanten hun handelen binnen de specifieke context goed interpreteren, beoordelen en afwegen. Niet om deze verantwoordelijkheid van hen over te nemen. Voor wie is de integriteitscode bedoeld? De integriteitscode is een openbaar document. Wij willen op de inhoud te allen tijde aanspreekbaar zijn. Huurders, woningzoekenden, externe relaties en andere belanghebbenden kunnen de code inzien op de website van De Goede Woning. Deze integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens De Goede Woning. Dus niet alleen voor medewerkers (inclusief tijdelijke medewerkers en stagiaires), bestuur, Raad van Commissarissen, maar ook voor bedrijven en instanties die werken in opdracht van De Goede Woning. Alle representanten en dus ook leveranciers en andere externen zijn op de hoogte gebracht van de code. Van organisaties die met De Goede Woning samenwerken, verwachten wij dat zij zich conformeren aan deze integriteitscode. Waar in dit document wordt gesproken van ‘de medewerker’, wordt dus ook gedoeld op alle representanten van De Goede Woning voor zover die maatregel gezien de contractuele verhouding van toepassing is. Hoe werkt de integriteitscode in de praktijk? Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen De Goede Woning te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. We vragen medewerkers, managers en bestuurder voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega’s en leidinggevenden. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, moet die toetsing plaatsvinden. Voor de bestuurder geldt bovendien dat hij zich ook formeel extern moet kunnen verantwoorden. Integriteit is echter niet alleen een persoonlijke verantwoordelijkheid, de organisatie moet hierin een helder en eenduidige standaard neerzetten. Wanneer er een duidelijk toetsingkader ligt, is dit behulpzaam bij de individuele afweging inzake integriteit. Maar ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het de eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom is deze code uitsluitend een ‘denkraam’ op basis waarvan medewerkers, managers, directie en bestuurder zelf beslissingen moet nemen en toetsen. De code heeft ook als doel het mensen gemakkelijker te maken om elkaar aan te spreken op het afgesproken gedrag. Als principe voor de gehele code geldt: “Bij twijfel, niet inhalen!”. Overleg dan eerst met een collega of collega’s. Uitgangspunt van deze integriteitscode is dat medewerkers van De Goede Woning zich er voortdurend van bewust moeten zijn, dat hun handelen het belang van De Goede Woning, in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder, moet dienen. Elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan moet daarom worden vermeden. Meld gevallen waarin je het gevoel hebt dat integriteit een rol speelt altijd bij je direct leidinggevende of de bestuurder. Neem beslissingen waarbij de eigen of algemene integriteit in het gedrang kan komen, altijd in overleg met en in bijzijn van je direct leidinggevende of zijn vervanger.. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. Draag, in zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, taken altijd over in overleg met je direct leidinggevende. Elke vier jaar wordt de code met de Ondernemingsraad geëvalueerd en in het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband relevant zijn. De directie heeft deze integriteitscode vastgesteld en de Raad van Commissarissen (RvC) heeft hem goedgekeurd. De RvC houdt toezicht op de werking van de integriteitscode. De integriteitscode komt aan de orde in het functioneringsgesprek met de bestuurder. Het onderwerp komt minimaal een keer per jaar aan de orde in het directieverslag.
2
Wat zijn de spelregels? Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, zijn spelregels opgesteld. Ze zijn in deze code geformuleerd. Zoals al eerder aangegeven niet als ‘tien geboden’, maar als een denkraam. Het is van belang dat juist op het snijvlak van wat er wel of niet kan, de discussie ontstaat binnen de werkorganisatie. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de integriteitscode. Over de keuzes die hier gemaakt worden, moet openheid en transparantie worden betracht ten opzichte van collega’s. Hiermee wordt bevorderd dat na vaststelling van de integriteitscode, een ‘gangbare praktijk’ wordt ontwikkeld. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de code en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. In gevallen waarin zich interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van ‘overtreden van de integriteitscode’ speelt, is primair een rol weggelegd voor de direct leidinggevende. Naast het preventief bespreken van de toepassing van de integriteitscode, moet er altijd ruimte zijn om incidenten te melden, desnoods anoniem. Hiervoor is een klokkenluiderregeling ingesteld. Van schendingen van de integriteitscode wordt een aantekening gemaakt in het personeelsdossier. Hiervan wordt de betrokken medewerker altijd per omgaande op de hoogte gesteld. Van strafbare feiten wordt aangifte gedaan. In de nu volgende paragrafen wordt aandacht geschonken aan de spelregels voor een aantal belangrijke onderwerpen over ‘integriteit’ voor De Goede Woning. Achtereenvolgens wordt gekeken naar de volgende onderwerpen: nevenfuncties en onverenigbaarheden, geschenken en giften, uitnodigingen van derden, informatie, omgang met klanten en collega’s, besluitvorming, scheiding werk en privé, uitgaven en declaraties en gedrag op kantoor en de werkplek. Spelregel: Nevenfuncties en onverenigbaarheden Zakelijke nevenfuncties De Goede Woning gaat uit van het scheiden van zakelijke belangen en privébelangen. Conform de CAO Woondiensten is een werknemer verplicht vooraf schriftelijk toestemming te vragen voor alle nevenactiviteiten. De Goede Woning zal geen toestemming geven voor nevenactiviteiten die concurrerend zijn of die tegenstrijdige dan wel aanpalende belangen hebben. De corporatie doet geen zaken met bedrijven die in eigendom zijn of al dan niet rechtstreeks aangestuurd worden door onze medewerkers, leidinggevenden of directie, of partners en familieleden van al dezen in de eerste graad. In bijzondere gevallen kan de directie hieraan ontheffing verlenen. Bijvoorbeeld bij een bedrijf waarvoor feitelijk geen alternatieven bestaan. Voor zakelijke nevenactiviteiten die zich niet op het werkterrein van de corporatie richten, wordt toestemming verleend, indien deze geen nadelige invloed hebben op de werkzaamheden en niet lijden tot overbelasting van de werknemer. Want ook als er geen zakelijke relaties zijn, kan het hebben van een zakelijke nevenactiviteit gevolgen hebben voor het werk bij De Goede Woning en de prioriteiten die mensen stellen. Voor meer indirecte financiële belangen zoals aandelen en opties ligt de situatie lastiger. Medewerkers, leidinggevenden, management en directie doen altijd opgave van hun financiële belangen in bedrijven en instellingen waarmee De Goede Woning zaken doet. Medewerkers doen hiervan melding bij hun direct leidinggevende die dit schriftelijk vastlegd in het personeelsdossier. De bestuurder meldt dit bij de voorzitter van de RvC, net als de RvC-leden. De voorzitter van de RvC meldt dit aan de overige leden van de RvC. Dit geldt ook voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een leidinggevende positie bekleden. Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld.
3
Voor medewerkers die daadwerkelijk betrokken zijn bij de besluitvorming rondom zakelijke transacties met leveranciers geldt dat zij op geen enkele manier financiële of andere relaties met deze leveranciers hebben, anders dan de collectief geldende regelingen die De Goede Woning heeft ingesteld. Medewerkers van De Goede Woning zijn voorzichtig met contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van de corporatie. Hierbij wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers bij het beoordelen of de relatie integer is. Dit geldt ook voor deelname aan netwerken, waarin ook leveranciers opereren, ook hierbij is terughoudendheid gewenst. Onverenigbaarheden Met zakelijke transacties in de privésfeer met leveranciers van De Goede Woning moet zeer terughoudend worden omgegaan. Transacties met leveranciers in de privésfeer moeten altijd worden gemeld aan de leidinggevende. De marktconforme afspraak wordt vastgelegd in het personeelsdossier. De Goede Woning gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers en doet een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijkheid bij het beoordelen of een relatie ‘integer en marktconform’ is. Voor beslissers geldt dat zakelijke relaties onder geen enkele voorwaarde aan de orde zijn. Want ook al gebeurt dit onder marktconforme voorwaarden, dan nog kan het leveren van (bijvoorbeeld) diensten bij verbouwingen of onderhoud van het eigen huis leiden tot imagoschade voor De Goede Woning. In zaken waar sprake is van mogelijke belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, worden de betreffende taken in overleg met de direct leidinggevende altijd overgedragen. Maatschappelijke nevenfuncties De Goede Woning waardeert het dat medewerkers, management en directie bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Maatschappelijke betrokkenheid bevordert het optreden als maatschappelijk ondernemer en kan positief werken op de wijze van samenwerken met klanten en belanghouders. Ook bestuurlijke nevenfuncties kunnen echter leiden tot strijdige belangen. Daarom geldt ook hiervoor de regel van de goedkeuring vooraf. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de medewerker, manager op verzoek van de directie terug uit deze nevenfunctie. Indien in het kader van deze bestuurlijke nevenfuncties conferenties of buitenlandse reizen aan de orde zijn, melden de deelnemers de voorwaarden aan hun leidinggevende ter beoordeling. Sponsoring De Goede Woning sponsort geen initiatieven waarbij het (de) persoonlijk(e) belang(en) van een (of meer) medewerker(s) van De Goede Woning meer dan bijkomstig is. Evenmin als het de sponsoring betreft van een organisatie waarbinnen een De Goede Woning-medewerker op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden. Spelregel: Geschenken en giften Medewerkers van De Goede Woning nemen in principe geen geschenken of giften in geld of natura aan. Dit geldt zeker voor geschenken of giften die op het privéadres worden afgeleverd. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan De Goede Woning worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van De Goede Woning en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woonen/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar De Goede Woning bezit heeft of binnen De Goede Woning-complexen. De directie besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een geringe waarde en met een alledaags karakter (bos bloemen of een fles wijn). Alle giften, cadeaus en geschenken worden altijd ter beschikking van de organisatie gesteld. Dit soort relatiegeschenken worden volgens een door de directie toepasselijke geachte wijze ‘herverdeeld’ (bijvoorbeeld door donatie aan de personeelsvereni-
4
ging, een loterij rond kerstmis, of schenking aan een goed doel). Van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften wordt altijd melding gemaakt bij de direct leidinggevende. Ook van geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan wordt het geweigerd of geretourneerd. Indien een gift op het privé-adres wordt afgeleverd, meld je dit bij de leidinggevende. De leidinggevende bericht dan de gever. Voor de goede orde: deelname aan (sport)toernooien, seminars, congressen en beurzen, die gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, mogen alleen worden geaccepteerd in overleg met het managementteamlid en/of de directie. Heeft het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter, dan is een uitnodiging of geste acceptabel na overleg met de direct leidinggevende. Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan gering (circa € 50,-) is. Is de (geldelijke) beloning substantieel dan vloeit het in de middelen van De Goede Woning. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de medewerker gemoeide kosten, voor rekening van De Goede Woning komen. Spelregel: Uitnodigingen van derden Uitnodigingen voor lunches, diners en feestjes worden alleen aangenomen als ze in het belang zijn van De Goede Woning. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming. Waar mogelijk betaalt De Goede Woning de kosten van lunches en diners waar medewerkers aan deelnemen. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners geldt dat ze altijd worden gemeld aan de direct leidinggevende en dat in overleg bepaald wordt of de uitnodiging wordt geaccepteerd. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd:
zorgvuldigheid en doelmatigheid (beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is, de onafhankelijkheid moet gewaarborgd zijn); wederkerigheid (de medewerker heeft van zijn/haar kant namens De Goede Woning de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden); soberheid (wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid en het gebruik van alcohol); openheid (aangenomen uitnodigingen worden altijd gemeld bij de direct leidinggevende van betrokken medewerker).
Spelregel: Informatie, omgang met klanten/collega’s Informatie Het is van belang om zorgvuldig om te gaan met de informatie waarover medewerkers beschikken. Oneigenlijk gebruik van die kennis is niet toegestaan, zowel binnen de eigen organisatie als ten behoeve van andere organisaties. De Goede Woning is een transparante en open organisatie en wil dat graag blijven. De Goede Woning tracht zo transparant mogelijk om te gaan met informatie. Veel informatie binnen De Goede Woning is echter wel privacygevoelig of van financieel-strategische aard (bepaalde begrotingsstukken, calculaties, projectgegevens, et cetera). Bij het hanteren van kennis worden de normale privacyregels in acht genomen. Vertrouwelijke informatie wordt ook vertrouwelijk behandeld. Interne discussies over deze informatie zijn alleen toegestaan als deze in directe relatie met de problematiek staan en ertoe leiden dat de betreffende problematiek wordt opgelost. Niemand houdt informatie achter die in het belang van De Goede Woning is. Medewerkers zorgen dat informatie over of in het belang van De Goede Woning, deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. De medewerkers zijn er verantwoordelijk voor, dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot aan hen beschikbaar gestelde gedigitaliseerde informatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk
5
en worden niet uit handen gegeven aan collega’s of derden. De afspraken over dit gebruik zijn vastgelegd in het gedragsprotocol computergebruik, internet & mail & sociale media. Op tijdelijk verlaten werkplekken moet aanwezige computerapparatuur zijn uitgelogd, dan wel zijn vergrendeld. Vertrouwelijke gesprekken zullen in een daartoe geschikte ruimte plaatsvinden. De medewerkers van Woonservice hebben een eigen verantwoordelijkheid om klanten daarop te wijzen. Zij laten zich in deze niet uitsluitend leiden door de opvattingen van de klant. Omgang met klanten en collega’s Medewerkers van De Goede Woning hebben een professionele houding. Dit manifesteert zich onder andere in zakelijk en betrokken gedrag, nette, niet gezichtsbedekkende kleding (ter beoordeling leidinggevende) en zorgvuldige en duidelijke verbale en non-verbale communicatie. Over huurders, klanten en collega’s wordt altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedrag. Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde met respect ten opzichte van De Goede Woning, de klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Dit geldt ook voor het roddelen over klanten, medewerkers en relaties of zo door hen kan worden ervaren. Het werken in de woning van een huurder, vereist extra zorgvuldigheid. Medewerkers behandelen de eigendommen van de huurder en zijn huis als een goede huisvader. De werkplek in het “huis” wordt altijd opgeruimd, ook als de werkzaamheden tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en de direct leidinggevende. De Goede Woning is in principe altijd verantwoordelijk voor herstel of vergoeding van die schade aan de eigenaar, ongeacht of deze vervolgens door enigerlei verzekering wordt gedekt. Eigendommen van huurders, die aangetroffen worden, nadat de huurder de woning verlaten heeft, worden altijd afgevoerd en niet aangewend voor eigen gebruik. Besluitvorming Niet transparante besluitvorming is vaak een bron van onduidelijkheid en levert risico op. Zeker als het gaat over besluiten in relatie met leveranciers. Besluiten en beslissingen waarmee De Goede Woning zich verbindt worden daarom altijd schriftelijk vastgelegd. Van bijeenkomsten en vergaderingen worden duidelijke besluitenlijsten opgesteld en vastgelegd. Spelregel: Scheiding werk en privé In dit stuk wordt een aantal situaties geschetst waar het privéleven van directie, managers en werknemers en De Goede Woning met elkaar in conflict kunnen komen door tegengestelde belangen in verschillende rollen. De Goede Woning verwacht van iedere medewerker dat zij privé niets doen waarvan duidelijk is dat het de belangen van De Goede Woning zal schaden. Hierbij zal wel een relatie moeten bestaan met de functie binnen De Goede Woning. Hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden de functie binnen De Goede Woning met zich meebrengt, met des te meer aspecten in privé moet dan soms rekening gehouden. In principe is het privéleven van medewerkers buiten De Goede Woning een eigen zaak, waar De Goede Woning niets mee te maken heeft. Het gebruik van eigendommen van De Goede Woning voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan conform de daarvoor in het bedrijfsreglement vastgelegde regels in het gedragsprotocol computergebruik, internet & mail & sociale media. Familie, vrienden en bekenden Heeft een medewerker vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij De Goede Woning dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Zaken worden dan niet door deze medewerker behandeld. Wanneer dat niet mogelijk is, dan wordt hierbij altijd de direct leidinggevende betrokken.
6
Het is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van De Goede Woning betreft, inclusief de toewijzing en inrichting van woningen. Zakelijke verbindingen Het is niet toegestaan dat voor privédoeleinden gebruik wordt gemaakt van de producten en/of diensten (waarbij de prijs van het product en/of dienst beïnvloedbaar is) van een bedrijf of instelling waarmee De Goede Woning zakelijke bindingen heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad. Alleen wanneer een collectieve regeling met de betreffende organisatie is opgesteld voor het voor eigen gebruik afnemen van producten en/of diensten van een leverancier, is dit toegestaan. Dergelijke transacties verlopen dan altijd via de administratie van De Goede Woning. Aan deelname aan collectieve contracten kunnen door medewerkers geen rechten worden ontleend voor de toekomst. Met organisaties waar geen collectieve regeling mee is afgesloten, worden door medewerkers van De Goede Woning zo weinig mogelijk privé-transacties afgesloten. Als dit om wat voor reden dan ook wel gebeurt, gebeurt dit tegen marktconforme voorwaarden en wordt dit gemeld aan de leidinggevende. Overige aangelegenheden Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van De Goede Woning is niet toegestaan. Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, als medewerker gebruik te maken van diensten van De Goede Woning, tenzij de medewerker huurder is van De Goede Woning. Voor medewerkers die ook huurder zijn bij De Goede Woning gelden uiteraard dezelfde rechten en plichten als voor iedere huurder. Indien medewerkers van De Goede Woning hun huurwoning willen kopen van De Goede Woning, betalen zij marktconforme prijzen. Spelregel: Uitgaven en declaraties Onkosten die gemaakt worden in het kader van het uitoefenen van de functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen en (belasting-)wetgeving. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium. Hiermee wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van De Goede Woning direct gediend moet zijn. Dit is altijd ter beoordeling van de leidinggevende. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen of onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van De Goede Woning dienen. Hierbij wordt onder meer gedoeld op uitgaven of onkosten die uitgelegd kunnen worden als zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- of pretuitgave. Ook hier zijn transparantie en openheid van belang. Spelregel: Gedrag op kantoor en werkplek Werkplek Het werken bij een maatschappelijke organisatie stelt specifieke eisen aan medewerkers. De medewerkers van De Goede Woning zijn verantwoordelijk voor al wat zich in en om hun werkplek afspeelt. Bij beëindiging van de werkdag, dan wel in geval van tijdelijke afwezigheid zorgt de medewerker ervoor dat vertrouwelijke informatie goed opgeborgen is, zodat deze voor onbevoegden niet toegankelijk is. De eigen werkplek is geen ‘persoonlijk eigendom’. Anderen kunnen deze, indien noodzakelijk, ook gebruiken. Daar staat tegenover, dat het alleszins is toegestaan, dat werkruimtes en werkplekken, die in het algemeen niet voor bezoekers toegankelijk zijn, binnen redelijke grenzen naar eigen smaak worden ingericht. Uiteraard wordt daarbij beschadiging van eigendommen van De Goede Woning vermeden. Privé communicatie via telefoon, mail of internet moet conform de vastgestelde regels in het gedragsprotocol internet & mail & sociale media plaatsvinden. Het bezoeken van pornografische, racistische en gewelddadige internetsites is verboden.
7
Kantoorruimten De Goede Woning De medewerkers van De Goede Woning gaan met zorg om met eigendommen van De Goede Woning en anderen. De samenwerking tussen collega's moet integer zijn. Voorkomen moet worden dat mensen vanuit hun hiërarchische rol of een andere relatie misbruik maken van hun positie. Seksuele intimidatie wordt onder geen beding getolereerd binnen De Goede Woning. Alle ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn en ruimtes waar andere bezoekers toegang hebben worden geheel vrij gehouden van persoonsgebonden uitingen en zaken die niet strikt met de dienstverlening van De Goede Woning van doen hebben. Eventueel tijdelijk aangebrachte versieringen in verband met jubilea, verjaardagen en dergelijke beperken zich tot de werkplek van betrokkene en worden aan het ei.nde van de betreffende feestdag verwijderd (mede in verband met het alarm). Gebruik van alcoholhoudende dranken en verdovende middelen is in werktijd verboden conform het personeelsbeleid. Privé gebruik mag er niet toe leiden dat het werk er onder leidt. Roken is alleen toegestaan op de daarvoor vastgestelde plaats. Hoe worden spelregels gehandhaafd? Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de integriteitscode. Ook hierin moet openheid en transparantie worden betracht, ten minste jegens collega’s en leidinggevenden. Het betrachten van openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de integriteitscode, een ‘gangbare praktijk’ wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van De Goede Woning is daarmee gediend. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen De Goede Woning een cultuur te handhaven of te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de integriteitscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. Een reactie als “waar bemoei je je mee” op momenten dat collega’s elkaar aanspreken, is dan ook de verkeerde. Aan de andere kant moet medewerkers kunnen accepteren dat binnen De Goede Woning ook weloverwogen besluiten worden genomen waar niet iedereen het mee eens is en die medewerkers zonde van het geld vinden: dit zijn geen misstanden die intern of extern aan de kaak gesteld moeten worden. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van ‘overtreden van de integriteitscode’ speelt, is primair een rol weggelegd voor de directie na overleg met de verantwoordelijke manager. Zo houden wij de code levend Het is van belang de code in te bedden in het personeelsbeleid van de organisatie. Op de volgende wijze wordt de code toegepast in het bedrijfsreglement. Voorafgaand aan de aanstelling van een nieuwe medewerker wordt een screening op persoonskenmerken uitgevoerd. De code komt ter sprake in de sollicitatieprocedure. Er wordt een VOGverklaring (verklaring omtrent gedrag) opgevraagd voor managersfuncties, directie en leden van RvC. Elke medewerker tekent de verklaring kennisname bedrijfsreglement en een geheimhoudingsverklaring en verbindt zicht hiermee aan de afspraken. Twee keer per jaar komen de afspraken en de beleving van deze code terug in afdeling/team overleggen en tijdens de ontwikkelgesprekken. Daarnaast zal hieraan periodiek organisatiebreed aandacht worden besteed met gerichte acties. Verantwoording Elke melding van overtreding wordt serieus onderzocht en wordt intern geregistreerd door het directiesecretariaat en extern door de vertrouwenspersoon. Jaarlijks zal gerapporteerd worden aan directie, MT en de RvC. In het jaarverslag zal een specifieke paragraaf opgenomen worden met de resultaten van naleven van de code. De code wordt geagendeerd in de teamoverleggen, het D/MT en het overleg met de RvC. Elke vier jaar, of als er eerder aanleiding is, wordt de code met de ondernemingsraad geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.
8
Meldingen Hoe rigide gaan we om met de afspraken? Er is altijd sprake van een grijs gebied waarin zich voorvallen kunnen voordoen waarbij twijfel is of dit de integriteit schaadt. Er is een aantal manieren waarop je melding kunt maken van schending van de integriteitsafspraken. Eerst bij direct leidinggevende, manager of directie. Indien anoniem dan vertrouwenspersoon (klokkenluidersregeling) en/of landelijk meldpunt. Vertrouwenspersoon integriteit Misstanden zijn aan te kaarten via de zelfstandige procedure van de klokkenluidersregeling. Hierin wordt de vertrouwenspersoon gemeld die de meldingen in behandeling neemt. Meer informatie is te vinden op de website http://www.dgw.nl/Paginaview.aspx?SearchQuery=klokken&MenuId=143&LngId=1 De bedrijfsarts is vertrouwenspersoon als het gaat om meldingen van seksuele intimidatie. Meldpunt Sinds 7 april 2009 is het meldpunt integriteit woningcorporaties open. Bij dit meldpunt kan iedereen terecht om signalen door te geven die te maken hebben met mogelijk niet integer handelen. Het meldpunt is bedoeld om alle zaken te melden die betrekking hebben op integriteit, waar het gaat om fraude en zelfverrijking. Het meldpunt is niet bedoeld voor meldingen die gaan over het algemeen functioneren van woningcorporaties. Het meldpunt is ook niet bedoeld voor klachten over huurverhoging of onderhoud van de woning of de wijk. De meldingen kunnen worden gemeld bij:
Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Directie Woningmarkt t.a.v. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Postbus 20011 2500 EA Den Haag E-mail:
[email protected] Sancties De code is niet vrijblijvend. Het niet naleven van de afspraken kan leiden tot sancties. In het ernstigste geval kan dit leiden tot: schriftelijke berichtgeving over andere eisen aan gedrag schorsing ontslag medewerker en/of het ontbinden van een afspraak met een leverancier Elke melding van overtreding door een medewerker zal serieus onderzocht worden en gemeld worden aan de direct leidinggevende. De leidinggevende zal dit melden aan de directie. Gesprekken over dit onderwerp worden vastgelegd in een verslag of brief en toegevoegd aan het personeelsdossier. De directie zal bepalen welke sanctie op de situatie van toepassing is nadat alle betrokkenen gehoord zijn. Betreft het een melding over een manager dan zal dit gemeld worden aan de bestuurder. Betreft dit een melding over de directie dan zal dit gemeld worden aan de RvC. De RvC zal bepalen welke sanctie van toepassing is. Betreft dit een melding over de RvC dan zal dit gemeld worden middels de klokkenluidersregeling. Tot slot Nogmaals, integriteit is primair een persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je denken en doen kunt verantwoorden op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal: we zijn er voor en door onze klanten. Handel indachtig het motto “bij twijfel niet inhalen”.
9
