De essenties (en plaats) van procesmanagement in ons beroep
11 december 2012 Jaap Walter, p2 managers te Rossum
Wetenschappelijke uitkomsten • 9% van de vernieuwingen geschiedt zonder externe partij, 91% met twee of meer waarvan 41% met drie of meer • Samenwerkingsverbanden mislukken voor meer dan 50% door gebrekkige fit tussen partners (voortkomend uit gebrek aan ervaring, kennis, management vaardigheden, competenties)
Samenwerking & innovatie, de Man/Duijsters 2002 P2 procesmanagement
Definitie van projectmanagement (vandaag?!) Het managen van een aantal in tijd gefaseerde activiteiten, die leiden tot een gewenst (en begrepen) eindresultaat
P2 procesmanagement
Procesmanagement * (vandaag!?) Het managen van een opeenvolgende reeks van activiteiten of gebeurtenissen leidend tot een uitgewerkt idee, gewenst resultaat of voorlopige toestand • In overheid. • In bedrijfsleven: Idea Development Management? P2 procesmanagement
Een geheel ontwikkelingstraject Verrijking
Uitwerking
Handhaving
R
Gewenst resultaat
1e
Besluit
Ontwerp of ontwikkeling Voorbereiding Realisatie: bouwen of leren
Rood > procesmanagement
Borging en routine
(On)bekendheid initiatief bepaalt mede de aanpak? • • • • • • • • •
Hoge snelheidsfietspad Yoghurt waar je gezond van wordt Elektriciteit geleidende verf Dierenvoer met vaccin Akker managementsysteem op basis van satellietbeelden Intern verzelfstandigd ingenieursbureau Omgelegde spoorbaan Nieuw stadhuis Operationeel case management
P2 procesmanagement
(On)voorspelbaarheid netwerk bepaalt mede de aanpak Voorspelbaar netwerk
Onvoorspelbaar netwerk
Productmanagers, verkopers, customer-service medewerkers, directeur marketing en agenten rond de ontwikkeling van een product dat beter is dan dat van de concurrentie
Rayonmanagers, aandeelhouders, lokale politici, busondernemers, toeleveranciers rond de ontwikkeling van één chipcard voor het openbaar vervoer
P2 procesmanagement
Kies een aanpak
P2 procesmanagement
Geen “on”: Projectmanagement Wel “on” : Procesmanagement
draagvlak
actoren
macht
MKDHmodel
ideehebber
factoren
idee
P2 procesmanagement
kracht
haalbaarheid
intrinsiek
extrinsiek
Oefening • Formuleer individueel een “HKI” die nu van toepassing in je eigen opdracht. Een HKI is een vraag die begint met “Hoe kan ik…..”
• Kies soepel een van de HKI’s aan tafel die verder gebruikt zal worden.
P2 procesmanagement
Oefening • Roep een aantal ideeën als antwoord op de in de groep gekozen HKI (geen discussie, wel verheldering!)
• De eigenaar van de HKI mag de definitieve keuze maken welk idee voorgesorteerd wordt en schrijft dit op.
P2 procesmanagement
Oefening • Verrijk het gekozen idee met aanvullingen. De nieuwe versie van het idee staat op papier. • Spelregel: iedereen aan tafel mag een en ander toevoegen behalve de ideehebber: degene wiens idee in de vorige stap is gekozen. Deze kijkt en luistert slechts toe: geen bijdrage!
P2 procesmanagement
Essentie 1: partijen verschuiven hun positie dankzij verrijking! Vertrouwen
Gedeeld belang
Tegengesteld belang
P2 procesmanagement
Vriend
Tegenstander
Wantrouwen
Coalitiepartner
Vijand
Goed idee?
Criteria voor idee formulering Wel
• Beschrijf de inhoudelijke stand van zaken van het idee. • Ook tegenstellingen dienen verwoord te worden. • Ook betrokken partijen erin formuleren. • Maak onderscheid tussen feiten en P2 procesmanagement meningen.
Niet
• Beoordeling goed niet goed. • Eigen mening alleen als partij verwoorden. • Aangeven hoe het was, dan wel zou moeten zijn.
Check op beschrijving van idee aan tafel
Essentie 2: onderscheid idee en goed idee Een idee is een denkbeeld met een niet-stoffelijk karakter Een goed idee is een idee dat omarmd is door de machtigen én dat onderbouwd is met feiten en cijfers P2 procesmanagement
Oorspronkelijke opdracht in Arnhem De wethouder wil een wijkgerichte toegang voor vragen van burgers in het kader van de WMO (welzijn, wonen, zorg en gemeentelijke voorzieningen) (On)bekendheid resultaat? (On)voorspelbaar netwerk? (On)gerichte besluitvorming? P2 procesmanagement
Projectmatige opdracht in Arnhem Het college en directies van huisvesting-, zorg- en welzijnsorganisaties willen een inloopfaciliteit in een aantal Arnhemse gebieden. De faciliteit (met WMOimago) fungeert als makelaar in vragen/kansen, en heeft instrumenten en medewerkers met vaardigheden passend bij het vraaggerichte takenpakket: vraagverheldering, advisering, doorverwijzing, informatieverschaffing, signalering van latente vraag én ontwikkeling in de wijk, initiëren en afhandeling van eigen trajecten en trajecten verder in de keten. Er zijn routines voor rapporteren van ervaringsgegevens, terugmelding naar vragenstellers en overdracht naar opvolgers in de keten. Er is een beheerorganisatie die de kwaliteit en ontwikkelingen volgt. P2 procesmanagement
Dus vaak eerst procesmatig met een idee op pad NZO wil de productie van Nederlandse kaas garanderen. Zij wil dat doen door bescherming van het merk Goudse Kaas op Nederlandse bodem. De Nederlandse kaas moet herkenbaar zijn in de winkel. Een en ander betekent dat afspraken maken over ingrediënten en inrichting van het productieproces. NZO start een initiatief met verschillende belanghebbenden als ministerie, producenten, distributeurs, verkopers, boeren P2 procesmanagement
19
Verderop een project- of routinematige aanpak
Wyberen: divergeren>convergeren>consolideren draagvlak
ruimte scheppen
ruimte invullen
consolideren
haalbaarheid P2 procesmanagement
Praktijkvoorbeeld: wybers Bespreking opvattingen in HAGRO
Toetsing gemeenschappelijkheid
Ontstaan samenwerkings verband huisartsen Alle huisartsen gemeente X
Wat
Start
Individuele beantwoording vragenlijst
Wie
Contactgroep
Individuele huisarts
Individuele HAGRO
Contactgroep
Oktober
November/ december
Januari
Tijd
September
Beelden over samenwerking
Concept samenwerking binnen HA
Wat willen we wel/niet in vogelvlucht Samenwerking binnen HAGRO P2 procesmanagement
16 januari
Aanloop naar andere partijen Uitwerking /uitbouwen Samenw. GedeleGedelegeerden geerden van Van HA betrokken partijen februari – juni
Vanaf juni
Intentieverklaring ZV’s, PPCF, SVGR, gemeente
Samenwerking binnen samenwerkingsverband en opstelling naar externen
Operationele samenwerking in project!
Even stoeien met de werkwijze Stel je hebt net besloten met elkaar te trouwen. Tussen het moment dat je dat met z’n tweeën hebt besloten en het moment van je bruiloft zitten vaak een flink aantal activiteiten! Gaan ze over draagvlak of haalbaarheid? Zijn het divergerende of convergerende activiteiten?
P2 procesmanagement
Activiteiten: Gaan ze over draagvlak of haalbaarheid? Zijn ze divergerend of convergerend?
• Op de website van het budgetadviescentrum zoeken naar wat de Nederlander gemiddeld aan een bruiloft uitgeeft. • De geliefden maken samen eerste selectie ‘genodigden’ maken, met parkeerlijst voor ‘discussie gevallen’ • Met een jurist voor en nadelen in onze ogen van verschillende huwelijks voorwaarden op een rij zetten • Samen op de bank wegdromen over je ideale bruiloft
P2 procesmanagement
Instrument: voorbeelden van divergerende werkvormen • • • • • • • • •
Consultatieronde Expertbijeenkomst; ook met doelgroep! Interview, marktonderzoek o.i.d. Cursus, lezing, congres etc. Groepsdiscussie, open space aanpak Excursie, schouw Creativiteitssessies zoals mindmapping Internetscan Media analyse
P2 procesmanagement
Instrument: voorbeelden van convergerende werkvormen • • • • • • • •
Stemmen, voorkeur peilen, enquête PMI: plus- en minpunten aangeven Box twee assen en twee criteria Rondetafel, group decision room Scorekaart, prioriteren met punten Consentbenadering Consensus/verschillen opstelling Kosten – Baten uitwerking
P2 procesmanagement
Instrument: partijen werken met hetzelfde idee: de consolidatie!
P2 procesmanagement
Consolidatie (ook informeel) Top Darlings according to group 1:
Points
1) Use of Change management file/ order
48
2) Involvement of execution in definition phase
39
3) Roll- out of Viper
37
4) Improve scope definition
28
5) Improve use of handover documents
26
Weet de projectleider wat het MT –deelnemers in groèp 1 – vindt?!
Instrument: de zeven T’s
Toneel
Tol Tempo
Timing
Toon Thema
Toegang
(Tijdgeest: expliciteren van overheersende opinies). P2 procesmanagement
Voorbeeld van Thema’s
Instrument: spelregels voorbeeld 1. Alle relevante partijen worden bij besluitvorming betrokken (relevant is blokkade- en productiemacht en/of (moreel)belang 2. Proceskeuzen vooraf aan inhoudelijke keuzen 3. Commitment aan het proces, niet aan het resultaat 4. Deelnemers hebben hoge posities in eigen organisaties (weinig ruggespraak, “inleveren” mogelijk) 5. Wel of geen wederzijds instemmingsrecht bij toetreding van nieuwelingen 6. Mate van vertrouwelijkheid vs. openbaarheid van informatie 7. Alle betrokken partijen krijgen alle bij partijen beschikbare informatie 8. X beheert (actuele) informatie P2 procesmanagement
Essentie 3: Naast de projectcompetenties zijn dus ook procescompetenties van belang! Greep: Procesontwerpen maken, momentopname in krachtenveld weergeven,goede ideeën beschrijven, volgorde van discussies bepalen, toepassen van divergentie en convergentietechnieken, hanteren onderscheid feiten en meningen, aard van de management opgave duiden, itereren, spelregels formuleren, synchroniseren van partijen, voorkomen van besluitvorming (kortom regisseren?)
P2 procesmanagement
Kortom: vragen bij ontwikkeling van ideeën (de voorkant van initiatieven) • Hoe hanteren we meerdere partijen bij implementeren van ideeën? • Hoe zorgen we dat goede ideeën ook tot uitvoering komen? • Hoe zorgen we dat enthousiasme van initiatiefnemers in stand blijft?
P2 procesmanagement
Antwoord: procesaanpak/IDM is essentieel voor ons beroep • Manage gelijktijdig partijen/personen (=meningen: macht) en
feiten (=onderbouwing: kracht). • Noem ‘misvorming’ van het onderwerp ‘verrijking’. • Voorkom snelle besluitvorming, maar werk met divergentie- en convergentieslagen per timebox met samenvatting van de status per thema. • Manage voortschrijdend inzicht door steeds het laatste verrijkte idee als uitgangspunt te nemen.
Boeken: a) T. Bekkering, J. Walter Managen van processen b) E. ten Heuvelhof e.a. Procesmanagement
P2 procesmanagement
Begrijpen
Samenvatting aanpak
Ingrijpen
Management opgave
Procesontwerp P2 procesmanagement
Spelregels
