Dé ERP-oplossing voor de zorg

Dé ERP-oplossing voor de zorg

Vidaví – dé ERP-oplossing voor de zorg Vidaví staat voor Visie, Daadkracht en Vitaliteit. Deze kernwaarden gelden voor zowel VCD Healthcare als voor de zorgmarkt in zijn geheel. Wij ontwikkelen oplossingen voor de lange termijn die zorginstellingen de slagkracht bieden om ook in de toekomst hun rendement te behouden en verder uit te bouwen. Vidaví is een totaalconcept dat de complexe inkoop, logistieke en fi nanciële processen ondersteunt voor zorginstellingen in de breedste zin. De basis van het concept wordt gevormd door het Microsoft Dynamics platform, waardoor synergie ontstaat door de bewezen technologie van Microsoft en de branchekennis van VCD. Op basis van jarenlange ervaring hebben we dit krachtige ERP verrijkt met specialistische functionaliteit om uw processen optimaal te faciliteren. Onderstaand vindt u een korte beschrijving van de verschillende onderdelen van Vidaví die op dit moment beschikbaar zijn voor de markt. VCD breidt Vidaví nog dit jaar uit met HRM/Payroll en CRM. Bovendien wordt in samenspraak met de markt onderzocht of en hoe in de toekomst invulling wordt gegeven aan het onderdeel Facilitair.

Vidaví Webportaal Via het Vidaví webportaal kunnen uw medewerkers artikelen aanvragen. VCD heeft haar jarenlange ervaring in de zorg gebruikt om in het webportaal ook aanvragen voor zichtzendingen en diensten te ondersteunen. Doordat Vidaví een geïntegreerd pakket is, kan er ook rechtstreeks op projecten worden aangevraagd. Vanuit het webportaal hebben uw bestellers inzage in de status van hun bestelling. Via uitgebreide workflow is het mogelijk allerlei autorisaties toe te passen, bijvoorbeeld voor budgethouders, managers en materiedeskundigen. Ook het aanvragen op het portaal van de leverancier vanuit het Vidaví webportaal is mogelijk, inclusief de benodigde autorisatie niveaus.

Figuur 1: Screenshot van het Vidaví Webportaal

Vidaví Inkoop / Logistiek Binnen de rol van Inkoop kan het volledige inkoopproces worden gevolgd en bewaakt. Op strategisch niveau worden de afspraken en contracten beheerd. Met de Vendor Rating functionaliteit kunnen de onderhandelingen met leveranciers gefundeerd worden gevoerd. Het operationele inkoopproces zorgt daarbij voor: • • • • • •

Bundelen van aanvragen voor minimale orderkosten; Signalering (prijsafspraken, contracten, beoordelen van artikelen etc.); Eventuele splitsing van processen (bijvoorbeeld ‘alleen Medisch’ of ‘alleen Magazijnartikelen’); Uitgebreide traceermogelijkheden (serienummers, lotnummers, houdbaarheidsdatum); Inzage in retourstromen; Ordering via fax, mail of volledig digitaal.

De magazijnfunctionaliteit binnen Vidaví is zeer uitgebreid, wat u ook van een volledig Warehouse Management Systeem mag verwachten: • • •

• • • • • • • • • • •

Ontvangsten scannen vanaf de verpakking; Scannen van kasten; Overzichtelijk magazijnleveringsscherm met ondersteuning van: » Inlezen scanners; » Innemen en verzenden van retouren en reparaties; » Magazijnlevering met ondersteuning van zogenaamde ‘Beleveringsroutes’; » Vereiste ontvangstbevestiging (bijvoorbeeld voor levering van duurdere artikelen aan afdelingen waarvoor ontvangstbevestiging gewenst is). Scannen van koopartikelen; Opslag en Pick scannen vanaf de verpakking; Voorraadbeheer en scannen van OK artikelen; Ondersteuning van Zichtartikelen en Consignatie; Instelbaar per afdeling of een artikel een Koopartikel of een Voorraadartikel is; Meerdere magazijnen; Rechtstreekse belevering op de afdeling door leveranciers; Automatische berekening van optimale bestelhoeveelheid, inclusief seizoensinvloeden; Scannen van serienummers, batches en houdbaarheidsdata voor meerdere locaties; Altijd en overal inzage in artikelbeschikbaarheid en zo nodig op een eenvoudige wijze terugroepen van artikelen; Cycle Counting.

Vidaví Financieel Transparante en actuele informatie over uw financiën met uitgebreide (standaard meegeleverde) management informatie is wat Vidaví u biedt. Niet alleen kent Vidaví een uitgebreide grootboekadministratie, ook uw activa en projecten zijn geïntegreerd. De activa module biedt daarbij tevens de mogelijkheid van onderhoudsregistratie en verzekeringsregistratie. De projecten module biedt naast een volwaardige projecten(sub)administratie ook de mogelijkheid tot het maken van een projectenplanning en bewaking middels een projectenbudget. De projectenmodule kent de voor de zorg kenmerkende ‘Kostenprojecten’ en ‘Investeringsprojecten’. Bij de laatste is ook directe activering mogelijk.

Contact Wilt u meer informatie over Vidaví of een afspraak maken voor een demonstratie? Neem dat contact op met ons salesteam via telefoonnummer 050-5975500 of stuur een e-mail naar [email protected].

Met de budgetteringsmogelijkheden van Vidaví kunt u meerdere budgetversies gebruiken. Budgetten kunnen worden opgesplitst in bijvoorbeeld opleidingsbudget en investeringsbudget. Bij het investeringsbudget worden automatisch de aangevraagde investeringsartikelen ten laste van het investeringsbudget gebracht en vindt automatisch activering van het artikel plaats. Kenmerkend voor Vidaví zijn de ‘doorklik’ mogelijkheden: direct inzicht in alle debiteurgegevens, doorklikken op de ‘Open posten’ en van daaruit inzage in de factuurhistorie, inclusief alle (deel)betalingen. Natuurlijk biedt Vidaví ondersteuning voor meerdere administraties met intercompany boekingen en diverse consolidatie opties, inclusief de in veel administratiepakketten ontbrekende eliminatiefunctionaliteit. De BTW-problematiek is typerend voor de zorg. Met Vidaví kunt u dit op eenvoudige wijze sturen zodat inkoop voor een BTW-plichtige kostenplaats automatisch tot terugvordering van BTW leidt. Voorraadartikelen die met BTW verkocht worden, zullen automatisch terugvorderingposten genereren. Met Vidaví kunt u daadwerkelijk met één druk op de knop uw BTW aangifte vanuit Vidaví regelen. De automatische verplichtingen administratie zorgt voor inzicht, niet alleen voor de financiële administratie, maar ook voor uw budgethouders. Het budget voor de budgethouders bestaat uit Budget minus Werkelijk minus Verplichtingen. Hierdoor heeft de budgethouder ook inzicht in de verplichtingen op zijn budget. Het systeem waarschuwt de budgethouder daarbij als het saldo te laag wordt. Met de uitgebreide Telebankieren functionaliteit is het mogelijk betalingen te doen (inclusief betaalschema’s) en dagafschriften in te lezen. Automatische vereffening van posten is uiteraard mogelijk.

Vidaví Crediteuren Met Vidaví Crediteuren is het mogelijk inkomende facturen te scannen, te herkennen en te matchen met de order en ontvangst (zogenaamde ‘Three-way-match’). Facturen die kunnen worden gematched, worden direct geboekt en vereisen geen enkel handmatig nawerk. Facturen die niet matchen of niet-order gebonden facturen kunnen via workflow worden uitgezet bij budgethouders of andere functionarissen, zelfs als deze geen deel uitmaken van uw organisatie. Op elk moment is inzichtelijk wat de status van de factuur is, bij wie de factuur in behandeling is en kan de scan van de factuur getoond worden. Scenario boekingen helpen om terugkerende facturen eenvoudig te verwerken.

Vidaví Debiteuren Vidaví Debiteuren biedt de mogelijkheid van gedetailleerd debiteurenbeheer, inclusief DBC-informatie op regelniveau. Het is mogelijk elke interactie met een debiteur vast te leggen. Hierbij hoort ook de eventuele dossiervorming. Natuurlijk wordt het aanmaanproces volledig ondersteund, inclusief diverse aanmaanniveaus. Bovendien behoort periodieke facturering voor terugkerende kosten (waskosten, huur etc.) en/of magazijnverzendingen standaard tot de mogelijkheden binnen Vidaví Debiteuren.

Vidaví in vogelvlucht Geïntegreerde oplossing Vidaví is een geïntegreerde oplossing voor de zorg. De complexe processen van Inkoop, Logistiek en Financieel worden geautomatiseerd, maar vooral geïntegreerd ondersteund. Elke voorraadwijziging leidt real-time tot een grootboekwijziging. Uw budgethouders hebben op elk moment inzicht in de financiële wijzigingen op hun budget, maar ook op artikelposten die tot deze wijziging geleid hebben.

Gebruiksvriendelijk Vidaví is gebaseerd op het Microsoft Dynamics platform. Dit is een wereldwijd platform met een rolgebaseerde, intuïtieve interface. De schermen zijn overzichtelijk en bieden onmiddellijk inzicht in de processen en de individuele (op de gebruiker gerichte) taken.

Figuur 2: Screenshot van het Microsoft Dynamics Rolcentrum

Microsoft Office Vidaví is sterk geïntegreerd met Microsoft Office. Alle gegevens zijn eenvoudig te exporteren naar Excel, Word of Outlook. Rechtstreekse import vanuit Excel (voor bijvoorbeeld budgetten en prijsafspraken) is mogelijk. Een groot aantal management rapportages kunnen rechtstreeks in Excel geopend worden. Workflow is geïntegreerd met Outlook waardoor de workflow taken ook via de mail uitgezet (kunnen) worden.

Workflow Met de workflow van Vidaví kan op een flexibele manier uw eigen workflow ingericht worden. Naast standaard ingerichte workflow van de belangrijke processen binnen Vidaví is het voor u ook mogelijk om workflow zelf toe te passen op vragen van uw organisatie. Bijvoorbeeld: • Voor betalingen boven EUR 100.000,00 dienen één of meerdere functionarissen (digitaal) te tekenen; • Als het bankrekeningnummer van een leverancier is gewijzigd door de daartoe bevoegde functionaris moet er ook een mail gaan naar de Controller; • Als een post van een debiteur de status ‘Naar incasso’ krijgt dient het dossier gemaild te worden naar het incassobureau.

Schaalbaar Vidaví is geschikt voor zowel kleinere als hele grote zorginstellingen. U kunt op elk onderdeel en niveau instappen en stap voor stap groeien afhankelijk van uw situatie en ambitie. Kortom, het Vidaví concept biedt perspectief voor de lange termijn.

VCD IT Groep De VCD IT Groep richt zich met een breed portfolio op de zorgmarkt. Vanuit verschillende divisies werken we al meer dan 30 jaar voor en samen met relaties in de zorg. Gezamenlijk streven we naar kwaliteit, optimalisatie en voortgang. VCD Healthcare De divisie VCD Healthcare richt zich op het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van software oplossingen ter ondersteuning van de complexe fi nanciële, inkoop, logistieke en medicatie processen voor zorginstellingen in de breedste zin. Daarnaast voorzien we in diensten die geheel of gedeeltelijk bedrijfsprocessen uit handen nemen, zoals de facturatie en inning van DBC’s. Adres Eindhoven Esp 120, 5633 AA Eindhoven Postbus 1166, 5602 BD Eindhoven Adres Groningen Eemsgolaan 17, 9727 DW Groningen Postbus 917, 9700 AX Groningen Tel: 050-5975500 Fax: 050-5975597 www.vidavi.nl [email protected]