De Digitale Bouwaanvraag en het Omgevingsloket DIGITALE BOUWAANVRAAG Workshop Leiedal – april 2015
Doelstelling Digitale Bouwaanvraag >
Nastreven digitale ‘end-to-end’-afhandeling voor aanvragen stedenbouwkundige vergunning en meldingen
Dit impliceert: > > >
Digitaal aanvraagdossier Digitale beoordeling (adviezen en voorbereiding beslissing) Digitale beslissing
De Omgevingscheck > Doel >
>
Ondersteunen aanvrager/architect/adviesinstanties/overheid bij aftoetsen bestemming en impact omgeving Hoe? > Aftoetsen polygoon locatie aan beschikbare WFSthemalagen (Web Feature Services) > > > > > >
Ruimtelijke Informatie (DSI) Milieu en Natuur Water Onroerend Erfgoed Infrastructuur (in voorbereiding) Op termijn: leidingen
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg) >
>
DSI plancheck als onderdeel van Omgevingscheck > Idealiter alle lagen beschikbaar in DSI (gewest, provincie, gemeente) – contouren geven echter reeds info! > Plancheck gebruikt technische buffer ifv precisie ondergrond > Interpretatie door bevoegde ambtenaar blijft ALTIJD noodzakelijk bij ‘grensgevallen’ Beschikbaarheid Omgevingscheck > Webservice > ‘DBA’-loket > Op termijn: publiek loket
Stand van zaken ‘Digitale Bouwaanvraag’ > >
>
1 september 2014 > 3 gemeenten: Brasschaat, Maasmechelen en Wetteren 15 april 2015 > 17 gemeenten: Alken, Balen, Bertem, Brasschaat, Dendermonde, Dilsen-Stokkem, Gingelom, Ham, Heistop-den-Berg, Hoeselt, Lummen, Maasmechelen, Mechelen, Putte, Staden, Tervuren en Wetteren. Cf. www.omgevingsloket.be
Eerste ervaringen… > Attitude: pragmatisch & dynamisch > Bewuste keuze voor de toekomst > Actieve prospectie en communicatie > Bijsturing organisatie op basis van ervaring > Overgangsperiode > Analoge dossiers > meestal nog analoog ingediend > Aanpak inhoud verloopt digitaal anders…
> Voorbereidingsfase digitale dossiers nodig > Opstart verloopt gradueel…
Ervaringen Maasmechelen > Algemeen > Architecten: >
Veel positieve reacties, voor sommige iets moeizamer
> Particulieren >
Momenteel ofwel via architect, ofwel verandabouwer
> Adviezen > > > > >
Niet alle adviesinstanties werken digitaal Digitale dossiers worden niet afgedrukt en analoog verstuurd: digitaal via loket of mail Algemene aanspreekpunten Uitwisseling met loket werkt vlot Beslist om ook adviezen van analoge dossiers digitaal aan te vragen
> Dossierstukken worden NIET geprint (uitzondering: brief aangrenzenden en affiche OO)
Ervaringen Maasmechelen (vervolg) > Algemene voordelen > Alles is digitaal beschikbaar > > >
Archief Eenvoudig te raadplegen Snel
> Nauwelijks nog brieven posten; enkel bij openbaar onderzoek > Bijna geen documenten meer afdrukken > Transparant proces (ook naar architecten en bouwheren) > Basis om zoveel mogelijk te digitaliseren (ook adviezen bij analoge aanvragen)
Ervaringen Maasmechelen (vervolg) > Moeilijkheden > Adviesinstanties die niet digitaal willen werken >
Aantal is eerder beperkt
> Toegang tot dossiers ivm CBS > Ondertekening documenten door burgemeester en secretaris > > >
Via DTP (per mail) Op zich vlot Maar: documenten in map ter beschikking stellen en opvolgen
Bron ervaringen Maasmechelen:
[email protected]
Impact op werking lokaal bestuur >
Impact dossierssysteem – IT - infrastructuur > Hangt af van eigen IT-beheer: > > >
>
Kwaliteit netwerk, versie servers Eindgebruikersinfrastructuur: schermen, recente PC’s, … Versie dossiersysteem (recent/verouderd)
Hangt af van dienstleverancier > > >
Evolutie/aanpassing software-systeem Aanpak ondersteuning gebruik software Nood aan bijkomende opleiding…
Impact op werking lokaal bestuur (vervolg) >
Impact organisatie > Hangt af van organisatiestructuur en -cultuur > > > > >
Interne processen Interne communicatie tussen diensten Communicatie met politieke overheid Gebruik van digitale informatiekanalen Wijze van dienstverlening aan burger
Aandachtspunten >
> >
Geen ‘papieren dossier’: > Dossierinfo ‘automatisch’ in behandelsysteem (niks meer overtikken) > Maar ook geen papier meer op bureau: > dossieropvolging! (wie doet wat wanneer, termijnbewaking,…) Normenboeken > Nodig voor digitale beoordeling plannen Communicatie naar burger / architecten > Informeren over mogelijkheden/aanschrijven/eigen website > Ondersteuning aan infobalie: begeleiden bij invoer…
Aandachtspunten (vervolg) >
> >
IT-infrastructuur > Scherm(en) in vergaderza(a)l(en) (55 inch…) > Minstens 2 schermen voor behandelaars (24-27 inch) > PC voor raadpleging/ondersteuning burger (Openbaar Onderzoek, invoer, …); opgelet! Vermijden mogelijkheid tot kopiëren stukken (bv. geen beschikbare USB) Beschikbaarheid IT-dienstleverancier > ‘wachtlijst’ Checken volledigheid > Aftoetsen normenboek, nachecken inhoud en bestanden > Bij onvolledigheid: dossier stopt; aanvrager dupliceert, corrigeert en dient opnieuw in…. (>< omgevingsvergunning)
Aandachtspunten (vervolg) >
Adviesverlening > ‘structurele’ adviesinstanties (centraal beheerd) >
>
>
Momenteel 1 contactpunt (binnenkort meerdere mogelijk)
> Ad hoc adviesinstanties (toegang op basis van URL) Openbaar Onderzoek / bekendmaking > Beschikbaarheid digitale dossiers in intern loket binnen de voorziene termijnen > Infrastructuur/ondersteuning voor de gebruiker Agendering College > Toegang tot / presentatie van dossiers aan College BS
Aandachtspunten (vervolg) >
Digitale beslissing > Digitale ondertekening vs. analoge handtekening > DTP > >
>
Digitale signataire >
> >
momenteel via mail, binnenkort via webservices Momenteel 1 samengestelde pdf, later meerdere pdf’s in 1 beslissing Opvolging ondertekening met e-id door secretaris en burgemeester
Leerproces > Vraagt tijd en inzet: investering die zich later terug betaalt Impact digitale dossiers derden (beroep/bijzondere procedures, …) > Digitaal proces wordt onvermijdbaar
Ondersteuning Vlaamse Overheid >
> >
> >
Subsidie > Tussen 7.500 en 12.500 euro (cf. besluit Vlaamse Regering) Website > Documentatie, presentaties, faq… Helpdesk – relatiebeheerders > Mail, telefoon, … Nieuwsbrief voor opgestarte gemeenten > In opmaak Infosessies voor architecten > Provinciaal georganiseerd
De Digitale Omgevingsvergunning > > > > >
Geïntegreerd luik ‘stedenbouw’ – ‘milieu’ – ‘verkaveling’ Zelfde structuur / aanpak als ‘DBA’ Uitvoeringsbesluiten in opmaak > Precieze modaliteiten moeten nog vastgesteld worden! Richtdatum start: medio 2016 Streefdoel Digitale Omgevingsvergunning: > Digitale aanvraag wordt een recht > Behandeling/adviesverlening altijd digitaal (ook voor analoge dossiers) > Timing/aanpak streefdoel nog te bepalen
De Digitale Omgevingsvergunning (vervolg) >
Impact omgevingsvergunning > Aangepaste termijnen (korter) > Samengestelde dossiers (impact op IT-systeem, organisatie, processen, …) > Wijzigingslus (flexibiliteit samenstelling dossier) > Digitale dossiers bij Provincie / Vlaamse Overheid > > >
Lokaal bestuur als adviesinstantie Lokaal bestuur als organisator Openbaar Onderzoek Gebruik loket >< behandelsysteem
Verdere evolutie >
>
Aanvullende digitale procedures > Socio-economische vergunning > Natuurvergunningen > Attesten (stedebouw, EPB, isolatie, as-built, …) > … Verdere communicatie/afstemming IT-systemen > Geo-informatie en alfanumerieke informatie > Kadastrale informatie
Minimale eisen Digitale Bouwaanvraag >
Gebruik van het internetloket > Formele beslissing CBS aanvaarden digitale aanvragen (en meldingen indien van toepassing) > Generiek mailadres voor berichtgeving digitaal proces > Internetverbinding > Inlichten departement Ruimte Vlaanderen met startdatum
Opgelet! Op dat ogenblik heb je (nog) geen verbinding met je eigen dossiersysteem!
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag 1. Evaluatie organisatiecultuur > Politiek standpunt t.o.v. digitaal werken? > Administratie ‘klaar’ voor digitaal werken? > Strategie implementatie (creëren intern draagvlak) 2. Procesanalyse behandeling vergunningsaanvraag > Overlopen elke stap in behandelingsproces met aanduiding en oplossing voor elke digitale impact > Uitwerken stappenplan bijsturen interne processen (voorafgaand digitale werking, tijdens implementatie, na implementatie) > Deze analyse moet permanent bijgestuurd worden (ook na invoering digitale behandeling!)
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag (vervolg) 3. Interne evaluatie IT-infrastructuur > Hardware- en eindgebruikersinfrastructuur > Toepassing dossiersysteem > Strategie voor ‘updating’ IT-infrastructuur 4. Overleg met IT-dienstleverancier > Concreet stappenplan en uitwerken timing > Formeel vaststellen datum opstart 5. Uitvoeren vastgesteld stappenplan IT 6. Uitvoeren stappenplan proces-bijsturing (cf. procesanalyse)
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag (vervolg) 7. Beslissing CBS tot opstart DBA met datum inwerkingtreding > Meedelen beslissing aan dRV (zie ook subsidie) met vermelding generiek mailadres (productie (en eventueel oefen (zie verder))) 8. Aanvragen certifica(a)t(en) > Connectie dossiersysteem met uitwisselingsplatform 9. Optioneel: Oefenfase > Aanvragen toegang VVO-loket oefenomgeving aan dRV 10. Optioneel: Aanvragen subsidie VO 11. Opstart ‘Digitale Bouwaanvraag’ in productie
Vragen ?
Meer info: - www.omgevingsloket.be
