Verslag
Collegagroep SPONSORING Traject alternatieve financiële middelen 4 oktober 2011 Aanwezig: Hilde Smets (Passiefhuis-Platform), Katleen Verhaert (Velt), Claude Velter (VOC Oostende), Willy Van Overloop (ABLLO), Stijn Lewyllie (TreinTramBus), Inge Pauwels (Dialoog), Erik Tamboryn (Cheyron), Inge Overmeer (Corporate Funding Programme), Ilja De Coster (EthiCom), Danny Jacobs (BBL), Bram Dousselaere (BBL), Sarah Vandenbroucke (BBL), Kristel Maasen (BBL)
Opzet en agenda Opzet van de collegagroep Besparingen bij de overheid zullen wegen op de reguliere subsidies en op projectsubsidies. Daarnaast zijn er mogelijks wijzigingen rond subsidiëring op komst. In het voorjaar kwamen we een eerste keer samen met een aantal verenigingen om te bekijken op welke wijze we deze uitdaging kunnen aangaan. Een intensief traject van drie à vier samenkomsten zal voor elke deelnemende vereniging optimaal uitmonden in een helder en gedragen plan met stappen naar een grotere inkomstendiversificatie. De collegagroep sponsoring is de eerste thematische bijeenkomst binnen het traject. De collegagroep is gericht op financieel verantwoordelijken van regionale en gewestelijke verenigingen die het engagement aangaan om een inkomstendiversiteitsplan op te stellen voor hun organisatie op basis van de opgedane inzichten tijdens een of meer van de thematische bijeenkomsten. Agenda • •
•
Doelstellingen en werkwijze Spectrum van sponsormogelijkheden met aandacht voor: • sponsoring in de brede zin en minder klassieke sponsorvormen • vraagstukken, uitdagingen en obstakels Uitwisseling tussen collega’s • samen nadenken over de meest pertinente vraagstukken, uitdagingen en obstakels • uitwisselen van positieve en negatieve ervaringen • verkennen van (nieuwe) pistes voor je organisatie
Verslag
Bram Dousselaere en Sarah Vandenbroucke (BBL) begeleiden de bijeenkomst, en enkele specialisten zijn bereid gevonden om mee te denken. Tijdens de startbijeenkomst werden al enkele besprekingspunten geformuleerd, zoals creatieve manieren om een win-win te maken, (ethische) criteria voor sponsors, concurrentie tussen verenigingen, professionalisering en overwinnen van bescheidenheid. De collegagroep nam deze besprekingspunten een voor een aan, op basis van een inputpresentatie aangevuld met bijkomende punten. Bijlage: powerpointpresentatie die dienst deed als leidraad tijdens de uitwisseling. Dit verslag geeft de uitwisselingspunten, conclusies en bedenkingen kort weer.
WAT is sponsorbaar? -
-
-
-
-
-
-
aantal voorbeelden van gesponsorde activiteiten moeilijker: studiedag, cursussen (ook omwille van eigen redenen zoals onafhankelijkheid van de inhoud), beurs (ook omwille van kwaliteitseisen), beleidsbeïnvloeding opgepast bij organisatie beurs: geen schrik hebben om een bedrijf te weigeren, want wat je eigenlijk verkoopt is je geloofwaardigheid (soort label), je kan eventueel verschillende niveaus van labels toekennen adhv criteria tip bij organisatie beurs: je kan tarieven zetten per categorie (vb. chauffage), bedrijven verwachten doorgaans exclusiviteit enkel in hun categorie. Zo kan je ook kleinere bedrijven of bedrijven in groei een aangepast tarief bieden. opgepast bij organiseren cursussen of studiedag met sponsoring: ook al weet je zelf dat de inhoud niet beïnvloed is door het sponsorend bedrijf, toch is er de ‘schijn van sponsoring’ naar buiten toe tip: presenteer je organisatie en vraag naar samenwerking, bekijk daarna samen met het bedrijf welke bestaande activiteiten of eventueel nieuwe activiteiten/producten gesponsord kunnen worden. Zo gaat een bedrijf misschien makkelijker in op je vraag en kan je je aanbod afstemmen. tip: werk aan een korte en heldere uitleg van je activiteiten en maatschappelijke impact, bekeken vanuit de gewone mens en/of bedrijf. Dit blijkt vaak moeilijk voor verenigingen. opgepast: onderzoek welk soort financiering best past bij je organisatie en haar activiteiten. Welke is de essentie van je vereniging? Sponsoring is niet verenigbaar met activisme: een bedrijf staat niet graag lijnrecht tegenover iemand, je kan geen conflictmodel hanteren. Dan beter investeren in publieksfondsenwerving of lidgelden. Net zoals wij kritisch naar bedrijven kijken vooraleer we op hun toestappen, kijken ook zijn met zekere normen en principes naar verenigingen (oa. welke perceptie er is van je organisatie).
WIE sponsort ons? -
typische bedrijven die milieu- en natuurverenigingen sponsoren, sponsoring van bedrijven die vraagtekens oproepen, originele partnerschappen tip: het zijn niet bedrijven die sponsoren, het zijn mensen. We moeten die klik maken en netwerken, gebruik maken van persoonlijke contacten. Veel bedrijven
2
-
-
-
worden ook overstelpt met vragen naar sponsoring. Zorg dus ook voor een gedeeld engagement binnen je organisatie voor het opsporen van mogelijke sponsors en het leggen van contacten. Een gemaakt contact kan jaren later sponsoring opleveren. hoe omgaan met concurrentie op de sponsormarkt? En kunnen we dat ook positief bekijken als stimulans tot verbreding van de markt. Wat een probleem kan zijn is dat je elkaar gaat beconcurreren op ethiek. Wie gaat er onder het niveau? Dat komt vaak voor en leidt tot spanningen, want kan weerslag hebben op hele sector. Dit is een reden om een ethisch charter op te maken voor de sector met een aantal basisprincipes. ethisch charter of criteria voor sponsoring: een aantal verenigingen hebben dit op papier. In de gezondheidssector en in de noord-zuidsector bestaat er een soort ethisch charter voor de hele sector. Dit is niet heel restrictief en elke vereniging houdt flexibiliteit. Bijv. “de vereniging heeft procedures om intern inhoudsonafhankelijk te blijven”, “het sponsorende bedrijf mag niet veroordeeld zijn voor milieumisdrijven in de laatste 10 jaar”. zou het zinvol kunnen zijn om een beleid te hebben rond maximum sponsoring? Om op die manier identificatie met één sponsor te vermijden.
Moeten wij als sector werken aan een minimumcharter voor sponsoring? Reacties: - ja, het zou stimuleren om na te denken over ons sponsorbeleid. Nu is het telkens een ad hoc beslissing door onze Raad van Bestuur. - wat met spelers die zich niet houden aan de afspraken? En hoe compromis vinden tussen realo’s en fundi’s? Het blijft zelfregulering en organisaties kiezen of ze zich aansluiten of niet. - ja, al maakt sponsoring maar een relatief klein aandeel uit van de inkomsten, het betekent veel voor de uitstraling. Ook een onderdeel van de communicatiestrategie. - zou haalbaar kunnen zijn in de sector vandaag de dag. Besluit: dit in een later stadium terug opnemen. BBL werkt momenteel aan eigen charter. Dit kan eventueel een vertrekbasis zijn om het gesprek aan te gaan in de sector.
HOE werken we samen? -
-
uitwisseling rond nieuwe en originele vormen van sponsoring er is een verschuiving bezig in bedrijven van sponsoring als marketing instrument naar sponsoring als deel van human resource management of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bijv. IBM: als je vrijwilligers kunt motiveren, dan heb je potentieel goede leidinggevende te zijn. Bijv. Levis: park opruimen als teambuilding of activiteiten voor kinderen ondersteunen als personeelsvoordeel. Op deze evolutie kunnen verenigingen inspelen. Bijv. bedrijven die vrijwilligers ter beschikking stellen, ook specialisten in website ontwikkeling bijv. Het is wel niet evident om ad hoc een groep vrijwilligers op te nemen in de werking. Toekomstmogelijkheden ook in MVO. Er komen ook meer mogelijkheden om de grijze zone tussen sponsoring en verkoop van diensten in te vullen waar we creatief op kunnen inspelen. tip: wees assertief in prijsbepaling. Sponsoring is marketing voor bedrijven, je moet niet liefdadig zijn tav bedrijven. Als een bedrijf onmiddellijk ‘ja’ zegt, dan heb je waarschijnlijk te weinig gevraagd. Berekenen van waarde is niet makkelijk: zeker de interne kost uitrekenen en die eruit halen, je kan ook een verkennende ronde doen bij aantal bedrijven.
3
-
-
-
-
-
tip: je kan verschillende sponsorformules aanbieden, zodat er iets is voor verschillende bedrijfsbudgetten. Als nog te veel, dan kan je er bijvoorbeeld een extra advertentie tegenaan gooien voor die prijs. het is eigen aan onze sector dat er veel kleinere sponsors zijn. Kunnen we de stap zetten naar een grotere sponsor? Je organisatie als keurmerk of label inzetten, grotere publieksactiviteit organiseren (groeisprong enerzijds in bereik mensen, anderzijds in sponsoring), website platform vb. ecobouwers website, magazine als bijlage bij een krant (samenwerking met media: je hebt nog extra sponsors nodig maar dit is ook meerwaarde voor hen), duoabonnement. tip: straal uit dat je waardevol bent en iets waardevols te bieden hebt. Is er ervaring in onze sector om professionele bureaus in te schakelen voor sponsoring? Enkelen denken over. In het algemeen heeft verenigingssector eigenlijk weinig te bieden op vlak van harde commerciële sponsoring, eerder voor grotere evenementen. Het is wel zinvol om met een bureau na te denken over imago, producten… Eigenlijk uitvoering kan enkel renderen als je het zelf doet. Je hebt zeker iemand nodig die de organisatie goed genoeg kent. Voorbeeld Corporate Funding Programme: brengt bedrijven in contact met een aantal projecten van aangesloten noord-zuid NGOs, organiseert netwerkactiviteiten. Tip: opbouwen van een langetermijnrelatie is teamwerk. Bestuur speelt rol in netwerking, bureaus kunnen eventueel ondersteunen inzake training en research, de hoofdontmoeting speelt zich af op hoog niveau (directeurs praten met directeurs). Activiteitensponsoring kan je afhandelen met de marketing directeur of de HR afdeling. Wanneer het gaat over partnerships zit je op directeursniveau. Bijv. regelmatige ontmoeting tussen sponsorwerver en marketingdirecteur, en 1x per jaar meeting op directeursniveau. Een organisatie met directeur zonder tijd en geen geschikte bestuurders, kan misschien beter energie steken in ledenwerving of andere soorten inkomsten. In het begin is het goed te investeren in het bereiken van de directeur van het bedrijf, daarna is zijn ondergeschikte gemandateerd. Het is belangrijk te streven naar inkomstendiversificatie, maar in de opbouwfase kan je niet alles tegelijk doen en je moet keuzes maken gerelateerd aan je identiteit en rendabiliteit van de investering.
Is er behoefte aan ondersteuning? Reacties: - opmaak sponsordossier, voorbeeld - training hoe deuren openen, gesprekstechnieken - onderhandelen (latere fase, je moet al binnen zijn vooraleer je begint te onderhandelen) - hoe berekenen dat je niet onder de prijs werkt Besluit: behoeften en wensen worden doorgegeven en verzameld. Ook rondvraag andere verenigingen via bewegingsbabbel. Als voldoende interesse, dan wordt er iets opgezet.
Wat met neutraliteit en onafhankelijkheid? -
-
er zullen zowiezo neveneffecten zijn, dat kun je niet vermijden. hoe logischer de relatie, hoe risicovoller het kan zijn, omdat het een perceptieverhaal is en je riskeert je reputatie te verliezen. Je moet dan afwegen of het bedrag van de sponsoring reputatieverlies bij publiek of eigen leden kan compenseren. Oppassen daarom ook wanneer een bedrijf zelf op je afstapt. sponsoring op activiteitsniveau is minder risicovol dan op organisatieniveau. duidelijk laten weten dat sponsoring niet betekent dat je niet je gedacht zult zeggen
4
-
-
tip: bij twijfelgevallen zorgen dat je het goed kunt inkaderen, doen wat je kan om acceptatie te krijgen bij je leden. Bijv. sponsoring van producent bio pesticiden bij Velt binnen duidelijk verhaal dat preventie eerst komt, maar als er dan nog problemen zijn in de tuin liever bio pesticiden dan de gangbare. tip: expliciet weergeven welke kwaliteitscriteria gelden voor sponsoring en hoe inhoud bewaakt wordt. Zo communiceer je proactief en vermijdt je mogelijks problemen. Je kan daar ook creatief in zijn door bijvoorbeeld het publiceren van een interview met het bedrijf. Bij organisatie van een beurs kan je ook onderscheid maken tussen sessies die voldoen aan zekere kwaliteitscriteria en sessies die gesponsord worden door een bedrijf.
BTW en facturatie -
-
het is aan te raden om sponsoring ook te factureren en tegen te factureren (ook indien goederen, kan tegen 0-waarde): zo heb je er zicht op en is sponsoring geformaliseerd in je financieel beleid. Als de vzw btw plichtig is moet voor de sponsorcontracten zeker een verkoopfactuur verstuurd worden met btw. Dit is enerzijds verplicht binnen de btw wetgeving, maar dit maakt het ook duidelijk voor het financieel beleid van de vzw zelf. Indien het een ruilovereenkomst betreft wordt door de sponsor ook een tegenfactuur gestuurd. Zo is ook hun bedrijf in orde met de btw wetgeving en met hun stockoverzicht. vanaf het moment dat je handelsdaden stelt tegen betaling ben je btw-plichtig. Indien je enkel en alleen voor betalende leden werkt, ligt dit anders. Er is een grijze zone waar je mee weg kunt komen (afhankelijk van je locatie), maar voor de veiligheid zorg je beter dat de btw in orde is. Bij twijfel kan je contact opnemen met je plaatselijk btw kantoor. Eenmaal je btw plichtig bent, valt te bekijken of je als vzw ook een deel van de btw kan aftrekken. Dit kan interessant zijn omdat dit de kosten drukt. Ervaring van een vereniging: zelf toegestapt naar btw-kantoor en btw moest niet met terugwerkende kracht terugbetaald worden, nu duidelijke afspraken en rechtszekerheid.
Evaluatie
Sponsoring 4/okt/11 Gemiddelde
(scores op 10) Beantwoordde de vorming aan uw verwachtingen?
8
8
8
7
9
9
8,2
Was de vorming relevant voor uw organisatie?
8
8
8
8
9
8
8,2
Werden er voldoende herkenbare voorbeelden gebruikt?
8
6
Wat vond u van de lesgever?
8
Kan u met het geleerde direct aan de slag in uw vereniging?
8
Wat vindt u van de praktische organisatie?
8 aantal deelnemers
6
aantal evaluatieformulieren
6
aantal deelnemende verenigingen
6
8
9
9
8,0
10
9
9
10
9,2
7
8
8
9
7
7,8
8
9
9
9
10
8,8 8,4
opmerkingen: 1. Quid ethisch charter. Quid AS IS organisatiepeiling 3. Verschillende experten aanwezig geeft een mooie meerwaarde 4. Jammer dat er slechts een 6-tal verenigingen waren 5. Aanzet tot charter zou interessant zijn. Goed voorbeeld van een sponsordossier 6. Charter bespreken - uitwerken. Type sponsorcontract voorstellen.
5
