De algemene vergadering van uw vennootschap
De jaar- of bijzondere algemene vergaderingen vormen een belangrijke gebeurtenissen in het leven van een vennootschap. Omdat rond deze periode heel wat jaarvergaderingen op stapel staan, is het wellicht nuttig om een kort overzicht te geven van de inhoudelijke en de vormvereisten. Een klein foutje kan immers grote gevolgen hebben, onder meer bij conflicten tussen aandeelhouders. En uiteraard kan u de vergadering ook een echte inhoud geven, zodat het meer wordt dan een verplichting.
Wie kan de algemene vergadering samenroepen? In principe de raad van bestuur of de zaakvoerder(-s). • Een individuele bestuurder kan dit niet, tenzij uitzonderlijk ingevolge een algemene of bijzondere bevoegdheidsopdracht. Veelal zullen de rechtbanken een vergadering ongeldig verklaren wanneer zij niet is samengeroepen door het bevoegde orgaan. •
Is de enige zaakvoerder van een BVBA overleden en voorzien de statuten niet in een opvolgende zaakvoerder, dan zijn alle vennoten bevoegd om de vergadering samen te roepen, en ook erfgenamen van de overleden zaakvoerder zouden die mogelijkheid bezitten.
• Aandeelhouders of vennoten kunnen dit evenmin, maar zij kunnen de raad van bestuur of de zaakvoerder hiertoe verplichten indien zij samen ten minste één vijfde van de aandelen vertegenwoordigen deze regel geldt bijvoorbeeld niet voor de CV tenzij statutair voorzien. De oproeping moet dan volgen binnen de drie weken na het verzoek en de vergadering moet worden gehouden binnen een redelijke termijn. Bestuurders of zaakvoerders die aan dit verzoek geen gevolg geven riskeren strafsancties. Evenwel, wanneer een deel van de bestuurders weigert gevolg te geven aan dergelijk verzoek, kan de oproeping geldig uitgaan van de overige bestuurders. • De commissaris-revisor kan steeds, onafhankelijk van het bestuur of de zaakvoerder, een algemene vergadering samenroepen, onder meer bij • stilzitten van bestuur of zaakvoerder ingeval van aanmerkelijke verliezen, of
1
• bijvoorbeeld wanneer de normale werking van de vennootschap gevaar loopt bij een fundamenteel conflict tussen bestuurders. • Vergeet niet dat de wet soms verplicht tot samenroeping, bijvoorbeeld : • binnen de twee maanden nadat kon vastgesteld worden dat aanmerkelijke verliezen werden geleden, • bij een voorgenomen quasi-inbreng of • een inkoop van eigen aandelen en in enkele andere situaties die wij hier niet exhaustief kunnen opnoemen. Behandelt de vergadering : • een statutenwijziging, • een inkoop van eigen aandelen, • de uitgifte van converteerbare obligaties of warrants of • bespreekt zij de opheffing van het voorkeurrecht bij een kapitaalverhoging, dan moet de vergadering worden gehouden voor een notaris. In andere gevallen is dit niet verplicht, maar uiteraard steeds toegelaten.
De oproeping De oproeping zelf is mogelijk onder verschillende vormen : • bij aangetekend schrijven aan alle aandeelhouders indien er alleen aandelen op naam zijn; • door publicaties in het Belgisch Staatsblad en in twee dag- of weekbladen, indien er ook aandelen aan toonder zijn of effecten aan toonder met inschrijvingsrechten (uit deze regel kan worden afgeleid dat ook de houders van effecten met inschrijvingsrechten de vergadering mogen bijwonen en dus moeten worden uitgenodigd). Uiteraard kan de algemene vergadering steeds samenkomen zonder deze vormvereisten indien : • alle aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn en • zich akkoord verklaren met deze wijze van samenkomen en met de agenda dit akkoord is dus best te noteren in het verslag. De opgelegde vormvereisten, ook ten aanzien van de agenda waaraan men vrij punten kan toevoegen, vervallen immers indien alle aandeelhouders er eenparig mee akkoord gaan. In de concrete praktijk zal men voor de oproeping twee hypothesen onderscheiden: a) alle aandelen zijn op naam, en er zijn geen effecten aan toonder met inschrijvingsrechten: • oproeping bij aangetekende brief, verzonden ten minste acht kalenderdagen (dus inclusief zonen feestdagen) voor de vergadering de dag van de verzending telt mee, de dag van de vergadering niet, wat betekent dat men ten vroegste kan samenkomen op de negende dag (concreet: met een uitnodiging verzonden op de eerste van de maand, kan men ten vroegste vergaderen op de negende van de maand); b) er zijn aandelen aan toonder, en-of effecten aan toonder met inschrijvingsrechten. • publicatie in het Belgisch Staatsblad, ten minste acht dagen voor de vergadering; • plus twee publicaties, in twee dag- of weekbladen waarvan één met landelijke verspreiding en één uit de streek, met een tussentijd van ten minste acht dagen en de tweede publicatie ten minste acht dagen voor de vergadering; • plus een oproeping bij gewone brief aan de houders van aandelen op naam. Ook voor de data in de bladen moet worden opgelet. Opnieuw een concreet voorbeeld: bij een eerste publicatie op de eerste van de maand volgt de tweede publicatie ten vroegste op de tiende
2
van de maand, voor een vergaderdatum ten vroegste op de achttiende van de maand. In de praktijk kan enkel worden aangeraden om iets ruimere marges te nemen. Vergeet ook niet dat de jaarrekening en de verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris-revisor moeten worden toegevoegd aan de oproepingsbrief gericht aan de houders van aandelen op naam, en ook vijftien dagen voor de vergaderdatum beschikbaar en ter inzage moeten liggen op de zetel van de vennootschap.
De vermelding van plaats, dag en uur, en van de agenda De oproeping, bij brief of via publicaties, moet vanzelfsprekend duidelijk plaats, datum en uur van de vergadering vermelden. De jaarvergadering moet in beginsel worden gehouden in de stad of gemeente en op de datum en het uur die in de statuten zijn opgenomen. Voor de bijzondere algemene vergaderingen is dit in principe vrij: meestal zullen de statuten aan de raad van bestuur of aan de zaakvoerder de macht verlenen om plaats, datum en uur te bepalen. Toch stellen gezaghebbende auteurs dat het niet is toegelaten een vergadering in het buitenland samen te roepen, en dat de vergadering ongeldig kan worden verklaard indien plaats, datum en uur bewust zijn gekozen om bepaalde aandeelhouders te verhinderen aanwezig te zijn. De oproeping moet ook duidelijk de agenda vermelden, voldoende concreet en gedetailleerd om aan de aandeelhouders toe te laten zich een beeld te vormen van het belang en het voorwerp van de vergadering. Agendapunten zoals Wijziging van de statuten voldoen niet. Evenmin Allerlei, Varia, enz.: onder deze agendapunten kunnen wel mededelingen worden gedaan en zelfs gedachtewisselingen gevoerd, maar geen beslissingen van enig belang worden genomen omdat (onder meer de afwezige) aandeelhouders dit niet konden voorzien.
Wie moet worden opgeroepen, en wie heeft het recht om de vergadering bij te wonen? Uiteraard : • alle aandeelhouders met stemrecht, maar ook • de houders van aandelen zonder stemrecht, en ook • de obligatiehouders want zij hebben het recht de vergadering bij te wonen met raadgevende stem. • De houders van aandelen buiten kapitaal moeten eveneens worden opgeroepen indien de statuten dit voorzien. • Er kan enige twijfel bestaan bij aandelen die gesplitst zijn in blote eigendom en vruchtgebruik: men neemt aan dat beiden de vergadering mogen bijwonen wat niet impliceert dat zij allebei stemrecht hebben. Meestal zullen de statuten de oplossing aandragen. Werd niets bepaald, dan is het stemrecht geschorst tenzij zij het onderling eens worden. Maar het kan ook voorkomen dat beiden mogen stemmen, resp. voor verschillende agendapunten naargelang zij resp. de belangen van de blote eigenaar (kapitaalwaarde) of van de vruchtgebruiker (genotsrechten) raken. • De bestuurders, ook indien zij geen aandeelhouder zijn, en de commissaris-revisor moeten steeds worden uitgenodigd: zij hebben in beginsel zelfs de plicht de vergadering bij te wonen want ze moeten, desgevraagd, antwoorden op vragen van de aandeelhouders over hun verslag, de jaarrekening of andere agendapunten. Wel wordt aanvaard dat niet alle bestuurders aanwezig moeten zijn omdat niet elke bestuurder moet antwoorden maar de raad als college. • Op grond van art. 64 2 mag een vennoot worden vertegenwoordigd of bijgestaan door een accountant. • Een advocaat mag de vergadering bijwonen indien hij de raadsman is van de vennootschap zelf. Over de vraag of een advocaat dit ook mag namens een individuele aandeelhouder zijn de rechtsspraak en de rechtsleer verdeeld: de meerderheid neemt aan dat het niet mag tenzij de persoonlijke belangen van een aandeelhouder voorwerp van bespreking zijn, bijvoorbeeld bij een voorstel tot uitsluiting als vennoot. Uiteraard kan de vergadering steeds haar instemming betuigen.
3
Journalisten mogen enkel aanwezig zijn als de vergadering hiermee akkoord gaat. In feite bepalen de statuten de formaliteiten om tot de vergadering te worden toegelaten, en deze formaliteiten moeten in de oproeping worden vermeld. Bevatten de statuten terzake geen bepalingen dan zou het orgaan dat de vergadering samenroept (bijvoorbeeld de raad van bestuur) geen formaliteiten meer kunnen opleggen. In geval van betwisting of iemand al dan niet wordt toegelaten is het de vergadering zelf die hierover uitspraak doet, niet de voorzitter en zelfs niet het bureau. Alle stemgerechtigde aandeelhouders kunnen stemmen in persoon of bij volmacht en dit recht kan hun niet worden ontnomen, maar wel worden gemoduleerd (bijvoorbeeld slechts één volmacht per aandeelhouder, voorafgaande melding, enz.). Stemmen per brief kan enkel wanneer de statuten dit voorzien. Uiteindelijk: wanneer al deze regels en regeltjes stipt werden nagekomen, kan de vergadering worden geopend en kan zij rechtsgeldig beraadslagen en beslissen maar daarover gaat het volgende week.
Het bureau en de aanwezigheidslijst Voor de aanvang van de vergadering moet de aanwezigheidslijst worden opgesteld en ondertekend, met vermelding van : • de naam, de voornaam en de woonplaats van de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders en • het aantal aandelen. Bij toonderaandelen worden de nummers opgetekend. De volmachten worden geverifieerd en aangehecht. Het geheel van deze verplichtingen rust op het bureau waarvan de samenstelling meestal is geregeld in de statuten. Klassiek is de bepaling dat de algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, of bij zijn afwezigheid door de oudste bestuurder in leeftijd, met vervolgens een regeling voor de samenstelling van het bureau. De statutaire bepalingen moeten dus vooraf worden nagezien en uiteraard ook strikt worden gevolgd. Werd er statutair niets voorzien, dan kan een voorlopig bureau worden samengesteld, bestaande uit 1. de oudste aanwezige aandeelhouder als voorzitter, 2. de jongste als secretaris en 3. als stemopnemers de twee aandeelhouders met de meeste aandelen in hun bezit. De taak van dit voorlopig bureau is voornamelijk het opstellen van de aanwezigheidslijst en de organisatie van de verkiezing van het definitieve bureau. De aanwezigheidslijst is verplicht bij de NV en bij de CVA. Bij de BVBA is dit bijvoorbeeld niet wettelijk opgelegd, maar toch wenselijk in de praktijk, vooral bij latere betwistingen. De lijst kan hier ook worden opgenomen als onderdeel van de notulen die uiteraard ook kunnen vermelden dat alle vennoten aanwezig zijn. Het onderzoek van de regelmatigheid van de oproepingen en van de hoedanigheid van de aanwezigen (zijn zij gerechtigd de vergadering bij te wonen en te stemmen?) en van volmachten, behoort normalerwijze tot de taken van het definitieve bureau, maar logischerwijze moet ook het voorlopig bureau zich hierover buigen bij betwisting: de samenstelling van de vergadering kan immers ook een invloed hebben op de verkiezing van het definitieve bureau. Het bureau kan de voorlegging vragen van de aandelen aan toonder, of van de inschrijving in het aandelenregister. Vereisen de statuten bijvoorbeeld een voorafgaande deponering van de aandelen en heeft een aandeelhouder hieraan niet voldaan, dan kan hij toch tot de vergadering worden toegelaten door een beslissing (bij gewone meerderheid) van de vergadering zelf, dus niet van het bestuur, van de voorzitter of van het bureau.
4
De leden van het definitieve bureau worden in beginsel verkozen bij geheime stemming. Voorzitter en secretaris moeten niet noodzakelijk aandeelhouders zijn. Vooral in KMOs is het vrij gebruikelijk te notuleren dat de vergadering beslist geen bureau samen te stellen gelet op het beperkt aantal aanwezigen: dergelijke beslissing kan volkomen rechtsgeldig worden genomen, aangezien de vergadering hier zelf normerend is, althans bij gebreke aan imperatieve bepalingen in de statuten. Maar alle voorgaande verrichtingen verlopen haast automatisch wanneer de statuten de nodige bepalingen bevatten.
Het quorum Het blijft een wijdverbreid misverstand dat de vergadering in aantal moet zijn om geldig te kunnen beslissen. De gewone jaarvergadering vereist helemaal geen aanwezigheidsquorum : 1. één enkele aandeelhouder kan de jaarrekening goedkeuren en kwijting verlenen, wel onder 2. de uitdrukkelijke voorwaarde dat de oproepingen correct werden gedaan. Merk op dat de statuten wel een quorum kunnen voorzien, dat uiteraard moet worden gerespecteerd. Voor bepaalde bijzondere algemene vergaderingen is wel een quorum vereist: de wet regelt dit uitdrukkelijk naargelang de aard van de beslissingen die moeten worden genomen. Gaat het bijvoorbeeld om een statutenwijziging, dan moet wel degelijk : • de helft van het kapitaal vertegenwoordigd zijn. • Is aan deze voorwaarde niet voldaan en wordt een tweede vergadering samengeroepen, dan is er opnieuw geen enkel quorum vereist. • Bij een statutenwijziging moet de beslissing bovendien worden goedgekeurd met een meerderheid van 3/4 van de stemmen (ook op deze tweede vergadering) en worden ongeldige stemmen en onthoudingen als tegenstemmen beschouwd. Men kan deze tweede vergadering niet meer samenroepen als • de eerste wel degelijk in aantal was, • maar de meerderheid van 3/4 niet werd gehaald: dergelijke nieuwe oproeping is dan weer een eerste vergadering met een noodzakelijk quorum.
De stemverhoudingen Behalve wanneer er specifieke bepalingen in de wet of de statuten opgenomen zijn, beslist de vergadering bij gewone meerderheid. Vergeet ook niet dat op een algemene vergadering de voorzitter bij een staking van stemmen geen doorslaggevende stem kan hebben: zelfs een dergelijke bepaling in de statuten zou nietig zijn. Het kan wel in de raad van bestuur, omdat daar wordt gestemd per hoofd, maar de algemene vergadering stemt per aandeel. Dit biedt dus geen oplossing voor patsituaties. Oplossingen kunnen hier wel worden gezocht via een bindend derdenadvies of door het toekennen van wipaandelen aan derden, maar beide regelingen vereisen de inschakeling van niet-aandeelhouders en moeten in beginsel vooraf uitgewerkt zijn, in de statuten of in het huishoudelijk reglement. Toch kan bijvoorbeeld in een vennootschap met twee evenwaardige groepen, de toekenning van twee wipaandelen aan een onafhankelijke derde die het vertrouwen van beide groepen heeft, een zeer goede oplossing zijn.
5
Het afwerken van de agenda De voorzitter leidt de besprekingen en heeft de politie over de vergadering. Hij verleent en ontneemt aanwezigen het woord, zij het met respect voor hun vraag- en spreekrecht. Aandeelhouders hebben het recht de vergadering te verlaten, bijvoorbeeld ook voor onderling overleg, en opnieuw bij te wonen (de leden van het bureau en de aanwezige bestuurders zouden dit recht niet hebben) en zij mogen ook te laat aankomen. Maar ze hebben niet het recht om de heropening van de bespreking of een nieuwe stemming te vragen met betrekking tot agendapunten die tijdens hun afwezigheid werden afgehandeld. De voorzitter moet zich houden aan de agenda zoals vermeld in de oproeping, en hier zeker geen punten aan toevoegen, wat immers zou plaatsvinden buiten weten van de afwezige aandeelhouders. Wel mag de vergadering tot op zekere hoogte amenderen, maar enkel in de marge van punten die wel op de agenda staan. Toch mogen bij hoogdringendheid punten aan de agenda worden toegevoegd: meestal wordt aanvaardt dat de vergadering kan beslissen tot het ontslag van een bestuurder, ook als dit punt niet voorkomt op de agenda, indien op de vergadering ernstige feiten of motieven aan het licht komen die op het ogenblik van de oproeping niet bekend waren. Indien alle aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn, bijvoorbeeld in een KMO, heeft de vergadering vanzelfsprekend het meest volstrekte recht om bij unanimiteit de agenda te wijzigen of aan te vullen. Mag de jaarvergadering de voorgelegde jaarrekening enkel goed- of afkeuren, of mag zij deze ook wijzigen? Hoewel de literatuur niet eenduidig is, wordt overwegend aangenomen dat men niets mag veranderen, met uitzondering van vormwijzigingen of rechtzettingen van materiële vergissingen die de essentie van de voorgestelde jaarrekening niet aantasten. Men mag enkel goed- of afkeuren. In dit laatste geval moet het bestuur een nieuwe ontwerpjaarrekening opstellen en voorleggen. Er zijn nog enkele punten die heel concreet de aansprakelijkheid van bestuurders en zaakvoerders raken. Vooreerst moet, in voorkomend geval, de agenda steeds worden begonnen met het verslag van de raad van bestuur over de verrichtingen waarbij een bestuurder of zaakvoerder een persoonlijk belang van vermogensrechtelijke aard had (vroeger: tegenstrijdig belang, cfr. art. 60 Venn.W. voor de NV en de overeenkomstige bepalingen voor andere vennootschapsvormen). De vergadering kan ook gehouden zijn artikel 103 Venn.W. (140 voor de BVBA) toe te passen, als door verliezen het nettoactief is gedaald tot onder de helft van het maatschappelijk kapitaal. Er moet dan trouwens een vergadering worden samengeroepen binnen de twee maanden, nadat het verlies werd vastgesteld of kon worden vastgesteld en deze vergadering moet welbepaalde agendapunten bevatten.
Het vraagrecht van de aandeelhouders De aandeelhouders hebben een vraagrecht, dat de statuten niet kan uitsluiten en zelfs niet beperken. De voorwaarde dat vragen vooraf en schriftelijk moeten worden gesteld, is ongeldig: aandeelhouders hebben immers ook het recht het stemgedrag van anderen door hun argumenten te beïnvloeden. Dit vraagrecht kan betrekking hebben op de verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris en op de jaarrekening, maar ook op punten die bijvoorbeeld in het verslag hadden moeten voorkomen, maar door de raad werden weggelaten. De raad kan enkel weigeren te antwoorden om zeer ernstige redenen in het belang van de vennootschap, bijvoorbeeld indien zij haar onderhandelingspositie tegen concurrenten zou prijsgeven of indien er een contractuele geheimhoudingsplicht bestaat.
6
De stemming De stemmingen gebeuren in principe geheim. In de praktijk is dit meestal niet het geval, maar aandeelhouders kunnen wel een geheime stemming vragen. Zij kunnen onder bepaalde voorwaarden ook stemafspraken maken, onder meer ingegeven door een overkoepelende holding of door een administratiekantoor na certificering van hun aandelen. De oude stemkrachtbeperkingen (die bepalen dat niemand aan de stemming mag deelnemen voor meer dan een vijfde van de stemmen verbonden aan de effecten in hun geheel of voor meer dan twee vijfde van het aantal op de vergadering vertegenwoordigde effecten) is sinds de wet van 18 juli 91 opgeheven, tenzij de regeling nadien statutair werd bekrachtigd. Het is dus best de statuten te onderzoeken.
De verdaging van de vergadering Bij de jaarvergadering, niet bij andere algemene vergaderingen, heeft de raad van bestuur het recht om, tijdens de zitting, de vergadering met drie weken uit te stellen. Dit ongewone prerogatief dat overigens haast alleen in het Belgisch Vennootschapsrecht voorkomt, is voornamelijk ingevoerd om de raad een middel aan te reiken tegen onverwachte stemmingmakerij tijdens de vergadering. In de rechtsleer wordt vrij algemeen aangenomen dat hierbij het belang van de vennootschap moet vooropstaan en niet het belang van het zittend bestuur. Deze verdaging kan enkel betrekking hebben op de bespreking van en de stemming over de jaarrekening. Daaruit volgt dat de vervallenverklaring enkel deze punten treft: alle al genomen beslissingen over andere agendapunten blijven dus bestaan. Minder eensluidend is de doctrine over de vraag of de vergadering nog andere agendapunten kan behandelen nadat zij tot de bedoelde verdaging heeft beslist. Toch wordt overwegend aangenomen dat dit kan. In deze meerderheidsopvatting kan men de dus vergadering verdagen ten aanzien van de jaarrekening, maar toch alle andere agendapunten afwerken. De verdaging kan enkel het gevolg zijn van een deliberatie van de raad van bestuur en geldt slechts voor drie weken. Vergeet niet dat de kwijtingen aan de bestuurders en de commissaris slechts ter stemming kunnen worden gelegd na de goedkeuring van de jaarrekening, wat dus betekent: enkel op de verdaagde vergadering;
Notulen of proces-verbaal De samenstelling van een volledig bureau is niet altijd verplicht. Toch is er naast een voorzitter ook een secretaris of verslaggever nodig: er moeten immers notulen worden opgesteld. Zij worden ondertekend door de leden van het bureau, en door de aandeelhouders die er om vragen. Hieruit volgt dat zij ter plaatse en uiterlijk op het einde van de vergadering moeten worden opgesteld. Dit belet niet dat handgeschreven notulen achteraf kunnen worden uitgewerkt en rondgestuurd, maar dit moet dan wel een getrouwe weergave zijn van de originele notulen. Indien de vergadering voor notaris wordt gehouden, wat soms verplicht is, vormt zijn akte het proces-verbaal. Moeten of mogen de notulen het individuele stemgedrag opnemen per aandeelhouder? In principe niet, maar het moet wel indien een tegenstemmende aandeelhouder hier uitdrukkelijk om verzoekt, wat ook zinvol is bij een latere vordering tot nietigverklaring. Tegenstemmen moeten zeker nominatief worden opgenomen met betrekking tot de kwijting aan de bestuurders en de commissaris, omdat de tegenstem hier een substantieel element is voor wie achteraf toch nog een procedure wil opstarten tegen bepaalde bestuurders of tegen de commissaris. Opgemaakt te Erembodegem
Devloo Pieter
7
