DDRFÜ Nonprofit Kft. SZMSZ 2014.
DDRFÜ DÉL-DUNÁNTÚLI REGIONÁLIS FEJLESZTÉSI ÜGYNÖKSÉG KÖZHASZNÚ NONPROFIT KORLÁTOLT FELELİSSÉGŐ TÁRSASÁG SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2014.07.15.
Tartalom I. Általános rendelkezések .................................................................................................................. 4 I.1. A Társaság tevékenysége, célja.......................................................................................................... 4
A Társaság által ellátott közfeladatok ........................................................................................ 4 I.2. A mőködés nyilvánossága ................................................................................................................... 4
II. A Társaság alapadatai..................................................................................................................... 4 III. A Társaság szervezeti felépítése és az egyes szervezeti egységek feladatai ...................... 5 III. 1. A Társasági legfıbb szervének (továbbiakban: Taggyőlés) kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatok .......................................................................................................................................... 5 III.2. A Felügyelıbizottság feladat és hatáskörei .................................................................................... 5 III.3. A könyvvizsgáló feladatai és hatáskörei ......................................................................................... 5 III.4. Az ügyvezetı és a vezetése alatt álló szervezeti egységek ......................................................... 6
III.4.1.A Társaság ügyvezetıje: .................................................................................................. 6 III.4.2. Az ügyvezetı közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek, munkatársak: ......................................................................................................................................................... 7 III.5. Az ügyvezetı helyettesei, az igazgatók, vagyis a meghatározó jelentıségő munkaköröket betöltı vezetık ............................................................................................................................................. 7 III.6. A szervezeti egységek, a Társaság szervezeti felépítése ........................................................... 7 III.6.1. A Közremőködı szervezet ............................................................................................................. 8 III.6.2. Operatív Igazgatóság ....................................................................................................................... 9
III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport ....................................................... 10 III.6.2.1.2. Projektkezelési és –monitoring csoport (PKMCS): ......................................... 11 III.6.2.1.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport (DEKOR): .................................. 13 III.6.3 Fejlesztési igazgatóság .................................................................................................................. 14
III.6.3.1. Külkapcsolati csoport .............................................................................................. 15 III.6.3.2. Tervezési csoport .................................................................................................... 15 III.6.3.3. Hazai program végrehajtási csoport: ................................................................... 16 III.6.4. Gazdasági igazgatóság ................................................................................................................. 17
III.6.4.1. Pénzügyi csoport: ........................................................................................................ 18 III.6.4.2. Kontrolling csoport ...................................................................................................... 19 III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport .................................................................................. 20 III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport .................................................. 20 III.6.4.5. Titkárság ....................................................................................................................... 21 III.6.4.6. Jogi és közbeszerzési csoport: ................................................................................. 21 2
III.6.5.
Szabálytalanságfelelısök ........................................................................................................ 22
III.6.6.
Belsı ellenırök .......................................................................................................................... 23
IV. MUNKÁLTATÓI ÉS MUNKAVÁLLALÓI JOGOK, KÖTELEZETTSÉGEK ........................... 24 IV.1 Az ügynökség személyi állományára vonatkozó rendelkezések .............................................. 24 IV.2 Utasítási jog ........................................................................................................................................ 24 IV.3. Felelısségi szabályok ...................................................................................................................... 25 IV.4. Összeférhetetlenségi szabályok..................................................................................................... 26 IV.5. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség ......................................................................................... 26
V. A TÁRSASÁG GAZDASÁGI MŐKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK ........................ 26 V.1. Kötelezettségvállalás, utalványozási jog ....................................................................................... 26 V.2. Bankszámla feletti rendelkezés ....................................................................................................... 26
VI. MŐKÖDÉSI REND ....................................................................................................................... 27 VI.1. Általános szabályok .......................................................................................................................... 27 VI.2. Szabályozási dokumentumok ......................................................................................................... 27 VI.3. Vezetıi értekezlet .............................................................................................................................. 28 VI.4. Értekezletek ........................................................................................................................................ 28
VI.4.1. Igazgatósági értekezletek ............................................................................................. 28 VI.4.2. Csoportmegbeszélések:................................................................................................ 28 VI.4.3. Szervezeti értekezlet, „Ügynökségi nap” .................................................................... 29 VI.4.4. Beszámolás, jelentéstétel rendje ................................................................................. 29 VI.5. Személyes képviselet ....................................................................................................................... 29 VI.6. Kiadmányozási jog............................................................................................................................ 30 VI.7. Bélyegzıhasználat ............................................................................................................................ 30 VI.8. A Társaság közleményeinek közzététele ...................................................................................... 30 VI.9. Nyilatkozat tömegtájékoztató, hírközlı szervek részére ............................................................ 31 VI.10. Információ- és titokvédelem, adatszolgáltatás .......................................................................... 31
VII. HELYETTESÍTÉS RENDJÉNEK SZABÁLYOZÁSA .............................................................. 31 VII.1. Az ügyvezetı helyettesítése........................................................................................................... 31 VII.2. A helyettes hatásköre ...................................................................................................................... 31 VII.3.
Az igazgatók helyettesítése ..................................................................................................... 32
VII.4.
Általános helyettesítési szabályok: ....................................................................................... 32
VIII. Üzleti titok megırzésére vonatkozó szabályok ...................................................................... 32 3
IX. Záró és átmeneti rendelkezések ................................................................................................ 33 X. Függelék/Szabályzatok jegyzéke ................................................................................................ 33
I. Általános rendelkezések I.1. A Társaság tevékenysége, célja A Társaság által ellátott közfeladatok A DDRFÜ Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság (a továbbiakban: Társaság) a területfejlesztésrıl és területrendezésrıl szóló 1996. évi XXI. törvény (a továbbiakban: Tftv.) alapján végzi a regionális fejlesztési ügynökségek számára meghatározott feladatokat. A Tftv. értelmében a régió területén mőködı megyei önkormányzatok területi operatív programok megvalósításával összefüggı fejlesztési döntések elıkészítésére és végrehajtására, valamint a területfejlesztési feladatokat ellátó területi szervek információval való ellátására és azok munkájának segítésére nonprofit korlátolt felelısségő társaságot mőködtet. A Társaság a 2007-2013 programozási idıszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjérıl szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet) foglaltak alapján Közremőködı Szervezetként vesz részt a Regionális Operatív Program Irányító Hatóság (a továbbiakban: IH) által meghatározott feladatok megvalósításában az arra vonatkozó szerzıdés keretei között rögzített, a Strukturális Alapok Operatív Programja(i) [továbbiakban: SA OP(k)] kezelésével kapcsolatos felhatalmazások, kötelezettségek és jogkörök alapján. A Társaság által ellátott közfeladatok felsorolását az Alapító Okirat 5. pontja tartalmazza. I.2. A mőködés nyilvánossága A Társaság mőködésével kapcsolatosan keletkezett iratokra vonatkozó közlési és nyilvánosságra hozatali szabályokat a Társaság Alapító Okiratának 13. pontja tartalmazza. A Dél-Dunántúli Operatív Program (a továbbiakban: DDOP) és az SA OP(k) pályázatok iratbetekintésének szabályait a Társaság Iratbetekintési Szabályzata tartalmazza. Az iratbetekintés a Társaság székhelyén, elıre egyeztetett idıpontban történik. Az egyeztetés a Társaság honlapján megadott elérhetıségek útján történik. II. A Társaság alapadatai A Társaság cégneve: DDRFÜ Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság A Társaság rövidített elnevezése:
DDRFÜ Nonprofit Kft. 4
A Társaság címei: Székhely: Fióktelepek: Telefon: Fax.: E-mail: Honlapcím:
7621 Pécs, Mária u. 3. 7400 Kaposvár, Szántó u. 5. 7100 Szekszárd, Liszt Ferenc tér 3. 72/513-760 82/527-980, 74/510-059 72/513-768 82/527-998,
[email protected] www.ddrfu.hu
A Társaság mőködési területe: Dél-dunántúli Régió: Baranya Megye Somogy Megye Tolna Megye A Társaság tulajdonosai a Tftv. 17. § (1) bekezdése alapján a régió területén mőködı megyei önkormányzatok. III. A Társaság szervezeti felépítése és az egyes szervezeti egységek feladatai III. 1. A Társasági legfıbb szervének (továbbiakban: Taggyőlés) kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatok A Taggyőlés kizárólagos hatáskörébe tartozó feladatokról a Társaság Társasági Szerzıdésének 10.6. pontja rendelkezik. III.2. A Felügyelıbizottság feladat és hatáskörei A Társaságnál 3 tagú Felügyelıbizottság mőködik. A Felügyelıbizottság tagjainak megbízatása határozatlan idıtartamra szól. A Felügyelıbizottság feladatait a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.), az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek mőködésérıl és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban: Civil törvény), valamint a Társaság Társasági Szerzıdésének 12. pontja, mőködési rendjét a Felügyelıbizottság Ügyrendje tartalmazza. A Felügyelıbizottság tagjainak felsorolását a Társaság Társasági Szerzıdésének Melléklete tartalmazza. III.3. A könyvvizsgáló feladatai és hatáskörei A Társaság könyvvizsgálójának feladat és hatásköreit a vonatkozó jogszabályok, valamint a Társaság Társasági Szerzıdésének 13. pontja tartalmazza. A 5
könyvvizsgáló tartalmazza.
személyét
a
Társaság
Társasági
Szerzıdésének
Melléklete
III.4. Az ügyvezetı és a vezetése alatt álló szervezeti egységek III.4.1.A Társaság ügyvezetıje: Az ügyvezetı nevét, lakcímét, megválasztásának idıpontját és megbízatásának idıtartamát a Társaság Társasági Szerzıdésének Melléklete tartalmazza. Az ügyvezetı feladata, hatásköre, felelıssége: Az ügyvezetı tisztségviselı, aki a Társaság ügyeit intézi, ellátja a munkaszervezet vezetésének feladatát, és a Társaságot képviseli. Az ügyvezetı a Társaság nevében önállóan és korlátozásmentesen jár el, hatóságokkal, harmadik személyekkel, jogi személyekkel, valamint jogi személyiséggel nem rendelkezı gazdasági társaságokkal szemben. Az ügyvezetı feladatait és hatáskörét a Társaság Társasági Szerzıdésének 11. pontja tartalmazza. Az ügyvezetı Társaság Társasági Szerzıdésében szabályozottakon kívüli egyéb feladatai különösen: • a Társaság munkaszervezetének kialakítása és irányítása, • az elfogadott éves munkatervbıl eredı munkafeladatok meghatározása, • a Taggyőlés határozatainak végrehajtásának megszervezése, • a Társaság fejlıdésére vonatkozó célkitőzések kidolgozása, • a Társaság legcélszerőbb szervezeti rendszerének, szervezetek mőködési rendjének kialakítása, • a Társaság összefogása és irányítása, a feladatok megosztásának megszervezése, a feladat-végrehajtás ellenırzése, • a Társaság mőködéséhez szükséges szabályzatok elkészítése, • a biztonságos és a munkavállalók egészségét óvó munkafeltételek biztosítása, • a Társaság kötelezettségvállalásaiban döntési jogkör, vállalkozási és egyéb szerzıdések megkötése, • a Taggyőlés kizárólagos döntési jogkörén kívül esı ügyekben a döntések meghozatala, • a Társaság jogi-, és munkaügyeinek felügyelete, • a Társasági Szerzıdésben, a Ptk.ban és a munkaszerzıdésében meghatározott egyéb feladatok. A közvetlen felelıssége alá tartozik: • munkáltatói jogok gyakorlása, a Társasági Szerzıdés 11.6.12. pontjában foglaltaknak megfelelıen, • a munkatársak munkájának szervezése, irányítása, ellenırzése és értékelése,
6
• • •
• •
a Társaság gazdálkodásának irányítása, könyvvezetésének és elszámolási rendjének megszervezése, a Társaság mőködésének jogi feltételeinek megteremtése, a Ptk. elıírásai, a Társasági Szerzıdésben, valamint jelen SZMSZ-ben foglalt hatáskörében tett intézkedések meghozatala, amely az átruházott hatáskörében tett intézkedésekre is vonatkozik, a Taggyőlésnek tett beszámolási kötelezettség megfelelı tartalmú és határidıre való elkészítése, a Taggyőlés haladéktalan értesítése minden olyan tényrıl, illetve körülményrıl, ami a Társaság céljainak elérését veszélyezteti, vagy a gazdálkodás eredményességét hátrányosan érinti.
Az ügyvezetı gyakorolja mindazon hatáskört, amelyek a fenti feladatok ellátásához szükségesek. Az ügyvezetı felelıssége: • Az ügyvezetı felelıs, hogy feladatait a jogszabályok és a tulajdonosok szándéka szerint legjobb tudása alapján végezze el. • Az ügyvezetı az ilyen tisztséget betöltı személyektıl általában elvárható gondossággal köteles eljárni. • Az ügyvezetı kötelezettségei megszegésével a Társaságnak okozott kárért a polgári jog általános szabályai szerint felelıs, a kárt köteles megtéríteni. • Köteles a Társaság üzleti ügyeirıl szerzett értesüléseit üzleti titokként kezelni és megırizni. III.4.2. Az ügyvezetı közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek, munkatársak: Operatív Igazgató Gazdasági Igazgató Fejlesztési Igazgató Szabálytalanság felelıs Belsı ellenırök III.5. Az ügyvezetı helyettesei, az igazgatók, vagyis a meghatározó jelentıségő munkaköröket betöltı vezetık Az ügyvezetı általános helyettese az operatív igazgató. A Társaság helyettesítési szabályairól a VII. pont rendelkezik. Meghatározó jelentıségő munkakört betöltı vezetınek minısül: Operatív igazgató Gazdasági igazgató Fejlesztési igazgató
III.6. A szervezeti egységek, a Társaság szervezeti felépítése A Társaság szervezeti felépítését tekintve összetett (ld.:Szervezeti ábra) rendszer: 7
Az ügyvezetı felel a Társaság törvényes mőködéséért és tevékenységéért. A Társaság tevékenységéért való részfelelısségek az elvégzendı feladatok alapján: Közremőködı szervezet mőködtetése, ezen belül a DDOP, a SA OP(k) és a régió egyéb, területfejlesztési tervezése, kapcsolódó projektfejlesztés és a DDOP végrehajtása, DDOP és szerzıdés alapján más SA OP(k) Közremőködı Szervezeti (a továbbiakban: KSZ) koordinációs-, kommunikációs, valamint szabálytalanság felelısi feladatainak ellátása. Felelıs: ügyvezetı, operatív igazgató, szabálytalanság felelısi feladatok tekintetében a szabálytalanság felelıs(ök) Fejlesztési igazgatóság mőködtetése, amely koordinálja a tervezési, a külkapcsolati és a hazai program végrehajtási csoport munkáját. Felelıs: fejlesztési igazgató A Társaság mőködésével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi, informatikai, jogi, közbeszerzési, mőszaki és adminisztratív tevékenységek, ellátása. Felelıs: gazdasági igazgató A kockázat menedzsment, ellenırzés és irányítási folyamatok hatékonyságának ellenırzése. Felelıs: belsı ellenırzési vezetı A Társaság szervezete a fenti funkciók szerinti elkülönített egységek szerint mőködik. Az egyes egységekben igazgatók, csoportvezetık, ezek helyettesei, vezetı projekt menedzserek, projekt menedzserek és menedzser asszisztensek dolgoznak. Az adott döntési szintnek megfelelıen az igazgatók, illetve helyetteseik, a csoportvezetıket a csoportvezetık csoportvezetı helyetteseket; a csoportvezetı helyettesek a vezetı projekt menedzsereket, a vezetı projekt menedzserek a projektmenedzserek munkáját koordinálják és ellenırzik, akiket a menedzser asszisztensek segítenek. Amíg a projekt menedzserek önálló projektekért tartoznak felelısséggel, az asszisztensek önálló projektet nem vezetnek. III.6.1. A Közremőködı szervezet A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendeletben foglaltak alapján a Társaság közremőködı szervezetként vesz részt a Regionális Fejlesztési Programok Irányító Hatósága által meghatározott feladatok megvalósításában, az arra vonatkozó szerzıdés keretei között rögzített, a Strukturális Alapok kezelésével kapcsolatos felhatalmazások, kötelezettségek, jogkörök alapján. Az ügyvezetı felelıs a DDOP lebonyolításában résztvevı közremőködı szervezet vezetıjeként, a DDOP lebonyolításában résztvevı közremőködı szervezeti feladatok szabályszerő ellátásáért, az IH és a szervezet között kötött megállapodás betartásáért.
8
A közremőködı szervezeti feladatokat ellátó egységek: • Operatív igazgatóság • Gazdasági igazgatóság • Szabálytalanságfelelısök • Fejlesztési Igazgatóság • Belsı ellenırök A Társaság által ellátott Közremőködı Szervezeti feladatok elosztása oly módon történik a társaság irodái között, hogy lehetıség szerint a Társaság ügyfeleinek a székhelye, vagy a projekt megvalósítási helye szerinti irodában történjen az ügyintézés. Amennyiben a feladatelosztás a fentiek szerinti módon az általános munkaszervezés figyelembevétele alapján nem ésszerő, hatékonytalan, a Társaság ügyfél székhelyétıl, illetve a projekt megvalósítási helyétıl eltérı irodája is kijelölhetı ügyintézési helyként. III.6.2. Operatív igazgatóság Vezetıje: operatív igazgató Az operatív igazgató az ügyvezetı irányítása alá tartozik, az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. •
Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában az operatív igazgató segíti. Az operatív igazgató felel a közremőködı szervezeti (KSZ) feladatok szabályszerő ellátásáért, az Irányító Hatóság és a szervezet között kötött megállapodás betartásáért. Az operatív igazgató feladata a KSZ feladatokkal kapcsolatos szerzıdésben rögzített feladatok ellátásának operatív irányítása az ügyvezetıvel történt egyeztetés alapján (operatív KSZ vezetı),
Az igazgatóság feladatai: • az alárendelt szervezeti egységek munkájának irányítása és összehangolása, • az igazgatóság feladatkörében jelentkezı kötelezettségekrıl, rendszeres és eseti feladatokról az ügyvezetı tájékoztatása, • a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, • az ügyvezetı akadályoztatása esetén az operatív igazgató jogosult az ügyvezetı általános helyettesítésére. Az igazgatóság kiemelt feladatkörei: • akciótervek kidolgozása és módosítása, a Program prioritásaihoz tartozó pályázati felhívások, tervezetek, javaslatok elkészítése, • a beérkezett pályázatok döntés elıkészítési folyamatának irányítása, • a támogatott projektek végrehajtásával kapcsolatos ellenırzés és monitoring feladatok felügyelete, • részvétel a szabálytalansági és kifogáskezelési ügyek felügyeletében, • szakmai kapcsolattartás az Irányító Hatósággal, • a közremőködı szervezeti feladatokkal kapcsolatos belsı munkautasítások kidolgozása, 9
•
• • • • •
az igazgató felel az Egységes Monitoring Információs Rendszerrel (a továbbiakban: EMIR) kapcsolatos feladatok határidıben történı elvégzéséért, valamint használatának szakszerőségéért, az igazgató a külsı szervezetek által végzett minıségirányítási ellenırzések során képviseli a Társaságot, felügyeli a kommunikációs és marketing munkát. a programozás és a végrehajtás közötti folyamatos koordináció kezdeményezése, a Társaság éves munkatervének elıkészítése, javaslattétel a módosítására, a közremőködı szervezet jelentéstételi tevékenységének felügyelete; a rendszeres és ad hoc adatszolgáltatás biztosítása.
Az operatív igazgató köteles a Társaság üzleti ügyeirıl szerzett értesüléseit üzleti titokként kezelni és megırizni. Az Operatív Igazgatóság szervezeti struktúrája és feladata: III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport III.6.2.2. Projektkezelési és monitoring csoport III.6.2.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport Az egyes csoportok feladata: III.6.2.1. Kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport Vezetıje: csoportvezetı A kommunikációs csoportvezetı a az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: • A KSZ belsı és külsı marketing kommunikációjának, marketing stratégiájának kialakításával kapcsolatos feladatai. • A KSZ belsı és külsı kommunikációjának, marketing stratégiájának kialakítása, összefogása, irányítása. Szükséges esetben a közbeszerzési eljárás szakmai elıkészítése, koordinálása, lebonyolítása. • Közremőködés Társaság munkatársaira vonatkozó belsı és külsı kommunikációs rendszer és a munkatársakkal szemben támasztott kommunikációs követelményrendszer kidolgozásában • A KSZ rendezvényeinek megszervezése, koordinálása, lebonyolítatása. • A Társaság üzleti tervének kommunikációról szóló részének elkészítése. • A KSZ marketing tevékenységérıl szóló beszámolók, elszámolások elkészítése és elküldése az érintett intézmény(ek)nek, szervezet(ek)nek. • A KSZ kommunikációs stratégia alapján az éves kommunikációs terv elkészítése, és ez alapján tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatok ellátása. • Az OP konstrukciókhoz kapcsolódó kommunikációs és marketing feladatok ellátása: tájékoztató kiadványok szerkesztése, tájékoztató elıadások szervezése. • A KSZ tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos adatok rögzítése a központilag biztosított integrált tájékoztatási rendszerben. 10
Az ügyfélszolgálati teendıkkel kapcsolatos feladatok: A pályázatokkal kapcsolatban személyes, telefonos és írásbeli tájékoztatás nyújtása az érdeklıdık részére. Feladataik: • • • • •
Közremőködnek a KSZ vonatkozásában a pályázói tájékoztató anyagok kidolgozásában. Javaslatot tesznek a KSZ vonatkozásában a pályázatok kezelésével foglalkozó munkatársak képzésére. A KSZ vonatkozásában a projektet jelentısen befolyásoló ügyekben részt vesznek a pályázókkal folytatott személyes megbeszéléseken. A KSZ vonatkozásában kezdeményezhetik a pályázókkal történı személyes egyeztetéseket az illetékes projektmenedzser részvételével.
DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó ügyfélszolgálati feladatok: Az ügyfélszolgálat fı feladata: az ügyfélszolgálati munkatársak írásbeli, szóbeli tájékoztatást adnak a potenciális pályázóknak. III.6.2.1.2. Projektkezelési és –monitoring csoport (PKMCS): vezetıje: csoportvezetı A projektkezelési és monitoring csoportvezetı az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó szerzıdéskezelési feladatok: • támogatási szerzıdések megkötése az IH által jóváhagyott támogatási szerzıdés minta alapján a Gazdasági igazgatóság bevonásával, • támogatási szerzıdések módosításával kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával, • támogatási szerzıdések megszüntetésével kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával, • biztosítéki szerzıdés megkötése, nem szerzıdéses biztosítékok (pl. bankgarancia) elfogadása, • az Európai Uniós források felhasználásával megvalósuló közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátása a Gazdasági igazgatóság bevonásával. • részvétel a közbeszerzési dokumentumok elızetes mőszaki-szakmai egyeztetésében, együttmőködés a Gazdasági igazgatósággal. DDOP támogatásigénylésekhez kapcsolódó feladatok: • elılegigénylések ellenırzése, elfogadása,
11
•
elszámolás formai és tartalmi ellenırzése, elfogadása, a kifizethetı összeg megállapítása.
DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó monitoring feladatok: • elırehaladási/fenntartási jelentésekkel és szakmai kapcsolatos feladatok ellátása, • egyéb szakmai projektmonitoring feladatok ellátása, • projektzárással kapcsolatos feladatok ellátása.
beszámolóval
DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó helyszíni ellenırzési feladatok: • folyamatba épített tervezet és rendkívüli helyszíni szemlék lefolytatása, • kockázatelemzés készítése, • ellenırzési munkaterv összeállítása, • ellenırzés elıkészítése, • ellenırzés végrehajtása, • ellenırzés utólagos dokumentálása, • intézkedési tervvel kapcsolatos feladatok koordinációja. DDOP pályázatkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok: • iktatási feladatok ellátása: dokumentumok fogadása, érkeztetése és iktatása EMIR-ben; EMIR adatrögzítések elvégzése, • irattározási feladatok ellátása, • közremőködés az EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátásában a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, • közremőködés a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozások elkészítésében a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, • közremőködés a külsı ellenırzésekkel kapcsolatos feladatok ellátásában a Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, • közremőködés az éves KSZ munkaterv elkészítésében Döntés-elıkészítı és koordinációs csoporttal együttmőködve, • közremőködés a KSZ beszámolási, jelentéstételi kötelezettségének és koordinációs csoporttal teljesítésében a Döntés-elıkészítı együttmőködve, • közremőködés az IH-val együttmőködve a kifogáskezelési eljárásokban és a kifogások kezelésében, • közremőködés a Szabálytalanság felelıssel és az IH-val a szabálytalansági eljárások lefolytatásában. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó pénzügyi feladatok: • kifizetések lebonyolításával kapcsolatos feladatok ellátása, • az engedélyezett kifizetési kérelmekbıl, projektenként forráslehívás készítése az EMIR-ben, • forráslehívási igény, utalványlap, hitelesítési jelentés összeállítása és megküldése az IH-nak, • a lebonyolítási számla könyvelése az EMIR-ben, • a lebonyolítási számláról átutalás indítása a kedvezményezett számlájára, • kifizetési kérelem elırejelzés elkészítése és továbbítása az IH felé, • a projekt pénzügyi zárásának végrehajtása, 12
•
követeléskezeléssel kapcsolatos feladatok ellátása.
III.6.2.1.3. Döntés-elıkészítı és koordinációs csoport (DEKOR): vezetıje: csoportvezetı A döntés-elıkészítı és koordinációs csoportvezetı az operatív igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül az operatív igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. DDOP támogatásközvetítéshez kapcsolódó pályázatkezelési feladatok: •
• • • • •
•
a pályázati felhívás tervezetének elkészítésében való részvétel a szaktárca, valamint a Tervezési csoport és Projektkezelési és monitoring csoport bevonásával, az IH koordinációja mellett a pályázói kérdések megválaszolásának segítése a beérkezett pályázatok és projektjavaslatok jogosultsági és tartalmi ellenırzésének végrehajtása, a pályázatok és projektjavaslatok tartalmi értékelésével kapcsolatos feladatok ellátása, a döntés elıkészítéshez kapcsolódó elızetes helyszíni szemlék elıkészítése, lefolytatása, dokumentálása, IH vezetı döntését elıkészítı és azt követı feladatok ellátása: elıterjesztés elkészítése, döntési adatlap és támogató/elutasító levél készítése, döntési adatlap ellenırzése, szükséges EMIR rögzítések, DDOP pályázatkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok: o iktatási feladatok ellátása: dokumentumok fogadása, érkeztetése és iktatása EMIR-ben; EMIR adatrögzítések elvégzése, o közremőködés az EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátásában a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozások elkészítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés az éves KSZ munkaterv elkészítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés a KSZ beszámolási, jelentéstételi kötelezettségének teljesítésében a Társaság adott szervezeti egységével, o közremőködés az IH-val együttmőködve a kifogáskezelési eljárások, kifogások kezelésében.
Stratégiai és koordinációs feladatok: • • • •
•
a konstrukciófejlesztés koordinálása a szükséges felügyeleti szervek, valamint a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeinek bevonásával, adatvédelmi, adatbiztonsági feladatok ellátása, kapcsolattartás az adatvédelemmel foglalkozó külsı szervezetekkel, a KSZ mőködéséhez szükséges szabályozás koordinációja a PKMCS bevonásával, az ellenırzési nyomvonal elkészítése és évente benyújtása az IH-nak jóváhagyás céljából, a KSZ egység belsı projektjeinek koordinációja, 13
• •
•
•
ügyintézéssel kapcsolatos kifogáskezelés, a KSZ éves munkatervének elkészítése a mőködési kézikönyvben szabályozott formában és módon jóváhagyás céljából a PKMCS-vel együttmőködve, a KSZ éves beszámolójának elkészítése a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeivel együttmőködve, és azt a Tulajdonosi jóváhagyást követı 15 munkanapon belül az IH részére megküldése, a KSZ mőködéshez szükséges szabályozás koordinációja a Társaság egyéb érintett szervezeti egységeinek bevonásával.
Szervezési feladatok: • •
az OP(k) keretében mőködı bizottságok (Regionális Monitoring Albizottság) titkársági feladatainak ellátása, szakmai fórumokra, rendezvényekre, az IH kérésére szakmai elıadó delegálása.
Az EMIR szakreferens feladatai: • •
• • • • •
biztosítja, hogy az EMIR-t a KSZ munkatársai napi munkájuk során használják, ehhez gondoskodik a jogosultságok beállításáról, EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátása EMIR szabályozási feladatok ellátása (jogosultságok igénylése, oktatás, hibák bejelentése, kezelése, kapcsolattartás, belsı EMIR útmutató elkészítése), EMIR koordinációs feladatok ellátása, EMIR adatvédelemmel és minıségbiztosítással kapcsolatos feladatok ellátása, a kulcsfelhasználóktól a rendszer mőködésérıl érkezı visszajelzéseket továbbítja az IH EMIR szakreferenséhez, a fejlesztések eredményeit oktatás keretében ismerteti meg a munkatársakkal, részt vesz a rendszer beüzemelésében, tesztelésében.
III.6.3 Fejlesztési igazgatóság Vezetıje: fejlesztési igazgató. A fejlesztési igazgató az ügyvezetı irányítása alá tartozik, az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában a fejlesztési igazgató segíti. A fejlesztési igazgatóság a következı feladatokat látja el: • • •
az igazgatósághoz tartozó csoportok munkájának koordinálása, az igazgatóság feladatkörében jelentkezı kötelezettségekrıl, rendszeres és eseti feladatokról az ügyvezetı tájékoztatása,
14
• • • •
•
•
a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, az OP-khoz kapcsolódó tervezési, projektfejlesztési feladatok irányítása, az OP-khoz kapcsolódó programozás és a végrehajtás közötti folyamatos kapcsolattartás és információ áramlás biztosítása, a régiót alkotó megyék területi tervezési, programozási tevékenységének nyomon követése, támogatása, együttmőködések kezdeményezése, részvétel a megyei tervezési feladatokban a régiót alkotó megyék önkormányzati, civil és vállalkozói szférája projektfejlesztési tevékenységének nyomon követése, projektek generálása hazai és nemzetközi viszonylatban is, együttmőködés a régió ágazati és szakmai szervezeteivel, a partnerség kiépítése és szervezése.
Az igazgatóság szervezeti struktúrája: III.6.3.1. Külkapcsolati csoport III.6.3.2. Tervezési csoport III.6.3.3. Hazai programvégrehajtási csoport Az egyes csoportok feladatai III.6.3.1. Külkapcsolati csoport Vezetıje: csoportvezetı A külkapcsolati csoportvezetı a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: • • • • • •
a megállapodáson alapuló kétoldalú – hazai és külhoni régiók és ügynökségek közti – kapcsolatok alakítása, projekt-alapú partnerségi kapcsolatok kialakítása és menedzselése az Európai Területi Együttmőködés keretein belül, egyéb program-alapú partnerségek kialakítása és menedzselése, a nemzetközi kapcsolatokért felelıs munkatárs(ak) munkájának irányítása, a nemzetközi pályázati források felkutatása, a nemzetközi forrásokból és nemzetközi partnerséggel megvalósuló pályázatok kezelése, nemzetközi projektek szervezése, azokban való részvétel, önálló nemzetközi projektek indítása.
III.6.3.2. Tervezési csoport Vezetıje: csoportvezetı A tervezési csoportvezetı közvetlenül a fejlesztési igazgató irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. 15
A csoport feladatai: •
• •
•
• • •
•
•
az EU-s és nemzeti támogatási rendszerek fogadásával kapcsolatos tervezési és programozási feladatok ellátása, az illetékes szakminisztériummal való megállapodás alapján, a Dél-dunántúli régiót alkotó megyék fejlesztési igényeinek naprakész, folyamatos vizsgálata és feldolgozása, a Dél-dunántúli régiót alkotó megyék fejlesztési koncepcióinak és stratégiáinak elkészítésében való részvétel, ezekhez kapcsolódó háttértanulmányok, kutatások elvégzése, az ágazati és területi operatív programok és akciótervek készítésében való részvétel, ezekben a régiót alkotó megyék fejlesztési igényeinek képviselete, a készülı programok és akciótervek véleményezése, hozzájuk kapcsolódó javaslatok megfogalmazása, az induló támogatási programok tervezésében való közremőködés, a régiót alkotó megyékben zajló tervezési feladatok folyamatos vizsgálata és feldolgozása, szükség szerint részvétel a tervezési folyamatokban, a régiót alkotó megyék önkormányzati, civil és vállalkozói szférája projektfejlesztési tevékenységének szakmai támogatása, a projektek feldolgozása, a tervezéshez kapcsolódó kapcsolattartási és koordinációs feladatok ellátása, együttmőködés a régió ágazati és szakmai szervezeteivel, a horizontális és vertikális partnerség kiépítése és szervezése; kistérségi projektek koordinációja, a megvalósult támogatási programok elemzése, értékelése, monitorozása.
A KSZ tevékenységéhez kapcsolódóan ellátott feladatok: • projektfejlesztés lefolytatása az azt igénylı konstrukciók esetén, • közremőködés az operatív igazgatósággal együttmőködve o a KSZ éves munkatervének a mőködési kézikönyvben szabályozott formában és módon történı kidolgozásában, o a KSZ éves beszámolójának elkészítésében, o a pályázati konstrukciók fejlesztésében, o a KSZ mőködéshez szükséges szabályozás kialakításában, o a külsı ellenırzésekkel kapcsolatos feladatok elvégzésében, o a pályázati felhívások kidolgozásában és egyeztetésében.
III.6.3.3. Hazai program végrehajtási csoport: vezetıje: csoportvezetı A hazai program végrehajtási csoportvezetı a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a fejlesztési igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport a hazai decentralizált pályázatokkal kapcsolatosan az alábbi feladatokat látja el: 16
• • • • • • • • • • • •
pályázati felhívások készítése, közzététele, döntés-elıkészítés, szerzıdéskötés, szerzıdések módosítása, dokumentum alapú és helyszíni ellenırzések lefolytatása, kifizetések jóváhagyása, együttmőködés és folyamatos kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, megyei önkormányzatokkal és a felelıs Minisztérium(okk)al, elıterjesztések készítése a megyei közgyőlések részére, megyei közgyőléseken és bizottsági üléseken való részvétel, a megyei közgyőlések döntéseirıl a kedvezményezettek, a Magyar Államkincstár értesítése, biztosítékok bejegyzésével, módosításával, törlésével kapcsolatos feladatok ellátása, pályázati rendszer mőködtetésével, szerzıdésállománnyal kapcsolatos nyilvántartások vezetése, jelentések, beszámolók készítése, támogatás visszavonásából keletkezett követelések nyilvántartása.
III.6.4. Gazdasági igazgatóság Vezetıje: gazdasági igazgató A gazdasági igazgató közvetlenül az ügyvezetı irányítása alá tartozik, közvetlenül az ügyvezetı felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Az ügyvezetıt szakmai feladatainak ellátásában a gazdasági igazgató segíti. Az
igazgatóság
Társaság
mőködtetésével
kapcsolatos
feladat-
és
hatásköre: ● a mőködési területét érintıen a Társaság éves munkaprogramjának elkészítése, az elfogadott éves munkatervbıl eredı munkafeladatok meghatározása, az elfogadott éves munka- és üzleti tervbıl eredı munkafeladatok végrehajtása az OP(k) Közremőködı Szervezetére vonatkozóan, ● hatékony költséggazdálkodás megszervezése és a pénzügyi tervnek megfelelı végrehajtás lebonyolítása és ellenırzése. A Társaság pénzügyi egyensúlyának folyamatos biztosítása, • a számviteli, munkaügyi, adózási, társasági, közbeszerzési, illetve egyéb vonatkozó jogszabályoknak, egyéb szabályoknak megfelelı mőködés és adminisztráció megszervezése, folyamatos fejlesztése. A Társaság ügyvitelének megszervezése, az ügyviteli rend betartatása, • az igazgató kötelezettséget vállal, és képviseleti feladatokat lát el a tervek végrehajtásához szükséges gazdasági vonatkozású kérdésekben, • a Társaság mindenkor hatályos Szerzıdéskötési-, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában foglaltaknak megfelelıen a gazdasági igazgató vállalhat kötelezettséget. Az általa vállalt kötelezettségekrıl hetente írásban köteles tájékoztatni az ügyvezetıt, ● a Társaság leltározásának megszervezése,
17
a munkatársak tájékoztatása azon gazdálkodási irányelvekrıl, elıírásokról, amelyeket a feladatok végrehajtása során követniük kell; ● a külsı szervezetek által végzett szakmai, pénzügyi és információbiztonsági ellenırzések során a gazdasági igazgató képviseli a Társaságot, a gazdasági, szervezeti mőködésre vonatkozó területeken, ● a munka törvénykönyve szerinti munkáltatói jogok gyakorlója által átruházott feladatok végrehajtása, ● a Társaságra vonatkozó jogi és közbeszerzési ügyek felügyeletének ellátása.
•
Az Igazgatóság szervezeti struktúrája és feladatai: III.6.4.1. Pénzügyi csoport III.6.4.2. Kontrolling csoport III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport III.6.4.5. Titkárság III.6.4.6. Jogi és közbeszerzési csoport III.6.4.1. Pénzügyi csoport: Vezetıje: csoportvezetı A pénzügyi csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A csoport feladatai: • •
• • • • • •
A szabályszerő pénzkezelés megszervezése és a végrehajtás rendszeres ellenırzése. Bejövı, kimenı számlák ügyintézése. Az éves pénzügyi terv és pénzügyi beszámoló, mérleg, kiegészítı melléklet kidolgozása, elıterjesztésre való elıkészítése, az éves üzleti terv készítésének koordinációja a szervezet érintett egységeinek együttmőködésével. A mérleg- valódiság biztosításához szükséges valamennyi tevékenység ellenırzése. Biztosítja az ügyvezetés tájékoztatását a Társaság pénzügyi- gazdálkodási folyamatáról, valamint ezen folyamatokat érintı jogszabályi változásokról. A Társasági vagyon és eszköz védelméhez szükséges elszámoltatási, okmány és bizonylati fegyelem biztosítása. Közremőködik az ügyvezetıi döntések elıkészítésében. Elıkészíti a tulajdonos és a Felügyelıbizottság elé kerülı pénzügyi vonatkozású dokumentumokat. Elkészíti az éves közhasznúsági mellékletet a hozzátartozó beszámolókkal és kimutatásokkal. Pénzügyi tervet készít a fejlesztési programok megvalósítása érdekében, szervezi a programok megvalósítását, részt vesz a programok – külön jogszabályban meghatározott – pénzügyi finanszírozási feladataiban, a programok megvalósításáról, a pénzügyi felhasználásról naprakész nyilvántartást vezet. 18
•
•
• •
A fejlesztések során együttmőködik és az ellenırzésekkor adatokat szolgáltat a belsı ellenırzésben és minıségirányításban dolgozó munkatársaknak. Végrehajtja az átruházott feladatokat. Végrehajtja a Társaság gazdasági tevékenységével kapcsolatos feladatait. Szakmailag irányítja, szervezi, összefogja a Társaság közgazdasági, számviteli, pénzügyi tevékenységét. A Társaságra vonatkozó közbeszerzési ügyekben részt vesz. Közremőködés a Társaság belsı pénzügyi tárgyú szabályzatainak elkészítésében, karbantartásában évenkénti felülvizsgálatában.
III.6.4.2. Kontrolling csoport vezetıje: csoportvezetı A kontrolling csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, és a gazdasági igazgatónak tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A kontrolling csoport által ellátott feladatok: •
•
• • • • • •
•
•
Részvétel a Társaság kontrolling és belsı ellenırzési munkájában, amely segíti az Társaság mőködését, és javítja annak minıségét. Munkájuk során részt vesznek a rendszeres és szabályozott módszerrel történı értékelésben, ami a mőködést, a folyamatirányítás hatékonyságát illeti, ezáltal segítik a szervezeti célok megvalósulását. Közremőködnek a Társaság KSZ feladatairól szóló, finanszírozási feltételeket biztosító (továbbiakban KSZ) szerzıdéshez kapcsolódóan a szerzıdéshez kapcsolódó elszámolásokban, és az esetleg felmerülı eltérések indoklásaiban. Közremőködnek az ügyvezetıi döntések elıkészítésében. Közremőködnek a tulajdonos és a Felügyelıbizottság elé kerülı pénzügyi vonatkozású dokumentumok elkészítésében. Részt vesznek az IH-nak rendszeresen, vagy eseti jelleggel készített jelentések, beszámolók, adatszolgáltatások elkészítésében. Részt vesznek az IH-KSZ közös szakmai fórumokon. Adatszolgáltatás alapján gazdasági elemzések készítése. A vizsgálatok elvégzése során a tények objektív értékelése, és ennek alapján független vélemény vagy következtetés levonása a vizsgált folyamatra, rendszerre vagy a vizsgálat egyéb tárgyára vonatkozóan, amelyrıl jelentést készítenek. Részvétel a szervezet irányításának, mőködésének és információs rendszerével kapcsolatos kockázati tényezık értékelésében, kiemelt figyelmet fordítva a pénzügyi és mőködési folyamatok megbízhatóságára és zártságára; az eredményes és hatékony mőködésre; a vagyonvédelemre; a szabályzatok és a szerzıdések betartására. Részvétel annak értékelésében, hogy a Társaság milyen mértékben éri el a céljait, és intézkedési javaslatok megtétele a folyamatok javítására (hatékony teljesítménymenedzselés, számon kérhetıség, kockázatok és az ellenırzési környezettel kapcsolatos információk hatékony kommunikálása a szervezet megfelelı területei felé).
19
•
• •
Közremőködés a külsı megbízatások tervezése során a cél, a vizsgálat tárgyának, a felelısségeknek, és az egyéb elvárásoknak rögzítésében a megbízóval közösen történı értékelésben. Közremőködés a KSZ szerzıdéshez kapcsolódó munkaterv készítésében és annak teljesülése során a terv és tényadatok közötti eltérések indoklásaiban. Részvétel a Társaság belsı szabályzatainak elkészítésében, karbantartásában évenkénti felülvizsgálatában, ügyvezetıi utasítások évenkénti felülvizsgálatában.
III.6.4.3. Humán erıforrás (HR) csoport vezetıje: csoportvezetı A HR csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Ellátott feladatok: • • •
• • • • • • • • •
Toborzás-kiválasztás teljes körő feladatainak ellátása (álláshirdetések kezelése, pályázatok szelektálása, interjúk szervezése és levezetése). Az új munkatársak szervezetbe történı beilleszkedésének segítése szóbeli tájékoztatással, írott anyagokkal. A Társaság képzési tervének elkészítése, a munkatársak humánerıforrás fejlesztése, továbbképzésének szervezése, a leghatékonyabb szervezeti struktúrára vonatkozó javaslat kidolgozása, munkaszerzıdések készítése, módosítások végrehajtása, a Társaság illetékes szervezeti egységeivel, valamint a megbízott ügyvédi irodával együttmőködve. A humán erıforrással és cégen belüli belsı koordinációval kapcsolatos feladatok elvégzése. Teljesítménymérési, ellenırzési és értékelési rendszer kidolgozása és mőködtetése. Teljesítmény- és kompetenciaértékelési feladatok ellátása. Humán és munkaügyi adminisztráció. Munkakörelemzés, munkakör meghatározás, munkaköri leírások karbantartása, együttmőködve az adott szakterület felelıs vezetıjével. Szakmai gyakorlatos és gyakornok program kialakítása és mőködtetése. A Társaság HR szoftverének feltöltése, folyamatos karbantartása és szükség szerint továbbfejlesztése. Hatékony munkaerı gazdálkodás elısegítése a szervezeten belül. A fenti pontokban felsorolt tevékenységek ellátása során együttmőködés • az ügyvezetıvel és a Gazdasági igazgatóság munkatársaival, • a Társaság felsı- és középvezetıivel, • a Társaság operatív munkatársaival.
III.6.4.4. Informatikai és telekommunikációs (ITK) csoport vezetıje: csoportvezetı
20
Az ITK csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgató felé tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. •
• • •
•
Elkészíti és folyamatosan fejleszti a Társaság informatikai belsı mőködését szabályozó utasítások, nyomtatott és elektronikus eljárásrendek rendszerét. Mőködteti és karbantartatja az ezeket támogató informatikai rendszerek hardver és szoftver elemeit. kapcsolatos mőszaki, informatikai, A Társaság mőködésével információbiztonsági, karbantartási feladatok ellátása, szervezése. A Társaság. - különös tekintettel a KSZ - ITK eszközeinek felügyelete, kapcsolattartás a hardver eszközök rendszergazdáival. A Társaság - különös tekintettel a KSZ - mőködését segítı ITK eszközök fejlesztése, beépítése a szervezeti kultúrába, teljesítményértékelés, belsı képzések tervezése, végrehajtása együttmőködve a humán erıforrás csoporttal. A Társaság honlapjának (http://www.deldunantul.eu) informatikai felügyelete, kapcsolattartás a portál rendszergazdájával és a kommunikációs és ügyfélszolgálati csoport vezetıjével.
III.6.4.5. Titkárság Vezetıje: titkárságvezetı A titkárságvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgatónak tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Feladatai: • A Társaság, adminisztrációs tevékenyégének ellátása, támogatása. • Ügykövetés, iktatás, postázás, aláíratás és titkársági feladatok. • Általános mőködési beszerzések valamint a gondnoki, takarítási teendık koordinálása. • A Felügyelıbizottság munkájának szervezése. • Kapcsolattartás a tulajdonosokkal, illetve az illetékes minisztériumokkal, kormányzati és államigazgatási, valamint önkormányzati szervekkel. • A Társaság Taggyőléseivel kapcsolatos munka szervezése. III.6.4.6. Jogi és közbeszerzési csoport: vezetıje: csoportvezetı A jogi és közbeszerzési csoportvezetı a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik, közvetlenül a gazdasági igazgatónak tartozik beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. Feladatai: • A Társaság tevékenységi körét, gazdálkodását érintı jogszabályok figyelése. • Biztosítja az ügyvezetés tájékoztatását a Társaság pénzügyi-, gazdálkodási és mőködési folyamatokat érintı jogszabályi változásokról, együttmőködve a pénzügyi csoporttal. 21
• A Társaság szerzıdéseinek felügyelete, a szerzıdéskötések és a teljesítések nyomon követése. Szerzıdések megkötésének elıkészítése és nyilvántartása, a teljesített szerzıdések lezárása, archiválása. • Közbeszerzési terv készítése és annak végrehajtása, a Társaság közbeszerzési feladatainak lebonyolítása. • Részvétel a belsı szabályzatok, ügyvezetıi utasítások kidolgozásában. • A jogi képviseletet és egyéb jogi tevékenységet ellátó ügyvédi irodákkal való kapcsolattartás. • Közremőködés az ügyvezetıi döntések elıkészítésében. • A Taggyőlés és a Felügyelıbizottság elé kerülı jogi vonatkozású dokumentumok elıkészítése. • A munkaszerzıdések és módosítások véleményezése, ellenırzése, a Társaság illetékes szervezeti egységeivel, valamint a megbízott ügyvédi irodával együttmőködve. A KSZ pályázati jogi és közbeszerzési feladatainak ellátása, az alábbiak szerint: • értékelıkkel történı szerzıdéskötés intézése az operatív igazgatóság bevonásával, • részvétel a pályázati munka körébe esı szerzıdések megkötésében, szerzıdéstervezetek készítésében, az operatív igazgatóság bevonásával, • közremőködés a támogatási szerzıdéskezelési feladatok ellátásában az operatív igazgatósággal együttmőködve: megkötött, módosított és megszüntetett szerzıdések jogi ellenırzése, • követeléskezelés koordinációja, a kapcsolódó feladatok ellátása, együttmőködve a PKMCS-vel. • pályázati, jogi tanácsadás, a pályázatkezelési munka operatív támogatása a KSZ belsı munkatársai számára, • a pályázati jog körébe esı, kötelezettségvállalást eredményezı nyilatkozatok tartalmi formai ellenırzése (a támogatási szerzıdéseket ide nem értve), • részvétel a szabálytalansági eljárásokban a szabálytalanságfelelıs vagy a vizsgálatvezetı felkérése alapján, • feljelentés készítése szabálytalanság esetén, • közremőködés a projektekhez kapcsolódó közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátásában az operatív igazgatóság együttmőködve, • részvétel a támogatási döntéssel, valamint a KSZ döntésekkel kapcsolatos kifogások kezelésében. Mőködést segítı feladatok ellátására a Társaság - amennyiben az szükséges - jogi képviseleti valamint közbeszerzési tanácsadási feladatokkal vállalkozói szerzıdéssel külsı szervezetet bíz meg. III.6.5. Szabálytalanságfelelısök A szabálytalanságfelelısök, a szabálytalanságfelelısi munkájuk tekintetében az ügyvezetı közvetlen irányítása alá tartoznak közvetlenül az ügyvezetı felé tartoznak beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel.
22
A szabálytalanság felelıs kinevezésének célja a szabálytalanságok, tévedések, illetve visszaélések feltárása és jelentése, valamint az ezek következtében szükségessé váló korrekciók haladéktalan végrehajtása, és ezáltal: • az EU, valamint a magyar költségvetés pénzügyi érdekeinek védelme, • a hazai támogatási rendszer tisztaságának, szabályszerőségének védelme, • bármilyen ok miatt jogtalanul kifizetett támogatások visszaszerzése és visszatérítése, • a hasonló szabálytalanságok, tévedések, és visszaélések megelızése, megakadályozása, • a megvalósítási rendszer hiányosságainak kiszőrése, a rendszer biztonságosabb mőködtetését szolgáló általánosítható tapasztalatok feltárása a szükséges korrekciók kialakítása érdekében, • együttmőködés az illetékes magyar és európai uniós szervekkel, illetve azok képviselıivel a visszaélések megelızése, feltárása és leküzdése érdekében. A szabálytalanság felelıs feladatai: • • • • • • •
a szabálytalanságok nyilvántartása az EMIR-ben, a szabálytalanság gyanúk kivizsgálásának megszervezése, intézkedés a kifizetések felfüggesztésérıl, a szabálytalanságok kivizsgálásának eredményérıl tájékoztatja a KSZ vezetıt, a szabálytalanságokkal kapcsolatos döntések végrehajtásának nyomon követése, a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentések összeállítása, a szabálytalansági eljárások szervezeten belüli elıkészítése, koordinációja.
Munkáját a szabálytalanságokra vonatkozó mindenkor érvényes hazai és uniós jogszabályoknak megfelelıen kell ellátnia. III.6.6. Belsı ellenırök A belsı ellenırök a Társaság szervezetén belül önálló, szervezetileg és funkcionálisan elkülönülten mőködnek és a Társaság ügyvezetıjének közvetlenül alárendelve végzik tevékenységüket, közvetlenül az ügyvezetı felé tartoznak beszámolási és jelentéstételi kötelezettséggel. A belsı ellenırök függetlenül alakítják ki munkatervüket, hajtják végre belsı ellenırzéseiket és készítik jelentéseiket a belsı ellenırzések eredményeirıl, kezdeményezésükre ad-hoc ellenırzések is végezhetık. Feladatukat a belsı ellenırzési szabályzat, továbbá a viselkedési és etikai kódex alapján végzik. Független és objektív munkájukkal, tanácsaikkal segítik és javítják a Társaság mőködését. Munkájuk során értékelik a kockázat menedzsment, ellenırzés és irányítási folyamatok hatékonyságát. A feltárt hiányok, problémák javításához, megoldásához 23
javaslatokat, illetve ajánlásokat kötelesek tenni. Ezek végrehajtását ellenırizni kötelesek. A belsı ellenırök a szervezet más feladataiban nem vehetnek részt. Feladataik: •
• • •
• • •
KSZ-hez kapcsolódó tevékenységek: belsı ellenırzési munkaterv elkészítése, annak az IH részére megküldése és a Felügyelıbizottság elé terjesztése, a tevékenységek munkafolyamatok „audit” jellegő vizsgálata a munkaterv és az eseti cél vizsgálatok szerint, az ellenırzési rendszer egyéb elemeinek – vezetıi ellenırzés, folyamatba épített ellenırzés – mőködtetése tárgyában javaslattétel, az általa végzett vizsgálatokban érintett szervezeti egységek által készített intézkedési tervekben foglalt feladatok megvalósulásának nyomon követése és ellenırzése, belsı ellenırzés mőködtetése, valamint belsı ellenırzési eljárásrend készítése, továbbá az irányítási és ellenırzési rendszerrıl szóló leírás, külsı ellenırzésekkel kapcsolatos feladatok irányítása, illetve a teendık koordinálása a Társaság többi szervezeti egységével együtt, évente egy alkalommal beszámoló készítése a Felügyelıbizottság számára.
Szervezeti struktúrája: a Társaságnál belsı ellenırzési vezetı és belsı ellenır mőködik. Az ügyvezetı biztosítja a belsı ellenırök funkcionális és szervezeti függetlenségét. Az ügyvezetı e funkciót a Társaság más munkavállalóira nem delegálhatja. IV. MUNKÁLTATÓI ÉS MUNKAVÁLLALÓI JOGOK, KÖTELEZETTSÉGEK IV.1 Az ügynökség személyi állományára vonatkozó rendelkezések A Társaság Társasági Szerzıdése, a jelen SZMSZ, valamint a munka törvénykönyvérıl szóló 2012. évi I. törvény értelmében a Társaság munkavállalói fölötti munkáltatói jogokat a Társaság ügyvezetıje gyakorolja. A munkáltatói jogkör gyakorlása a Társasági Szerzıdés 11.6.12. pontjában foglaltaknak megfelelıen történik. Az ügyvezetı a munkáltatói jogkör gyakorlását írásbeli meghatalmazással a Társaság jelen SZMSZ III.5 pontjában megjelölt vezetı állású munkavállalójára átruházhatja. IV.2 Utasítási jog A Társaság Társasági Szerzıdése, a jelen SZMSZ, valamint az munka törvénykönyvérıl szóló 2012. évi I. törvény értelmében a Társaság munkavállalói fölötti munkáltatói utasítási jogokat a Társaság ügyvezetıje gyakorolja. A projektként definiált tevékenységek esetében az elvégzendı feladatok kiadását az igazgatók irányába az ügyvezetı végzi. A projekt vezetıjét az érintett igazgató nevezi meg, a kijelölt személyrıl az ügyvezetıt tájékoztatja. 24
A projekten belüli feladatok kiadását és visszavonását, idıszakos átadását a projekt vezetıje végzi. A projektként nem definiált egyéb feladatok kiadása, visszavonása az ügyvezetı kizárólagos hatásköre, aki a feladatkiadás jogát a Társaság szervezet-felépítési hierarchiájának rendje szerint gyakorolja a közvetlenül alá tartózó vezetıkön, illetve munkatársakon keresztül. Az ügyvezetın kívül feladatkiadási joggal rendelkeznek még az igazgatók, és a csoportvezetık, valamint ezek helyettesei, akik ezt a jogukat a Társaság szervezetfelépítési hierarchiájának rendje szerint a közvetlenül alájuk tartózó munkatársakon keresztül gyakorolják. A vezetı projektmenedzserek utasítási jogosultsággal rendelkeznek a projektmenedzserek és a menedzser asszisztensek felé, a projektmenedzsereknek utasítási jogosultságuk csak a menedzser-asszisztensek felé van. A vezetı projektmenedzserek és a projektmenedzserek kölcsönös beleegyezéssel és a közvetlen felettes vezetıjük tájékoztatásával feladataikat megoszthatják egymás közt, de felelısségüket nem. A menedzser-asszisztensnek feladat átadási és utasítási jogosultsága nincs. Feladat kiadás-átvétel formái: • A Társaság ügyvezetıje feladatkiadást tehet szóban, írásos utasításban, illetve a belsı elektronikus levelezési rendszeren keresztül. • A munkatársak egymás közötti feladatátadását a belsı levelezési rendszeren keresztül meg kell erısíteni. • A munkatársak mind a feladatátadást, mind a feladatátvételt tájékoztatás céljából a közvetlen felettes vezetıjük részére is kötelesek megküldeni. • A Társaság egészére vonatkozó utasításokat az ügyvezetı írásos ügyvezetıi utasításban teszi közzé a belsı elektronikus levelezési rendszeren keresztül, a Lotus Notes ISO Office alkalmazásában, illetve nyomtatott formában az irattárban, amely minden munkavállaló számára betekintésre elérhetınek kell lennie. IV.3. Felelısségi szabályok A Társaság tevékenységéért az ügyvezetı a felelıs. A munkavállaló felelıs: • •
•
Az általa vállalt (hatáskörébe utalt) feladatok hiánytalan, szakszerő és határidıre történı teljesítésért és a neki felróható mulasztásokért. A munkavégzési kötelezettsége kulturált ügyintézés szabályai szerint teljesítéséért, mindenkor figyelembe véve a Társaság tekintélyének megırzését. A személyes használatába adott leltár szerint átvett vagyontárgyakért.
25
•
•
A vagyonvédelem és az üzleti titoktartás érdekében gondoskodni annak megakadályozásáról, hogy illetéktelenek a Társaság helyiségeibe belépjenek, és ott tartózkodjanak. Az irodahelyiségeket távozáskor a munkatársak kötelesek bezárni, a riasztót bekapcsolni és ezzel a hivatalos iratokat, pecséteket, elektronikus adathordozókat elzárni.
IV.4. Összeférhetetlenségi szabályok A Közremőködı szervezeti tevékenység kapcsán felmerülı összeférhetetlenségi kérdésekre a 4/2011 (I.28.) Korm. rendelet 14.§-ában, illetve egyéb vonatkozó jogszabályban foglaltak az irányadók. A Társaság munkavállalói kötelesek a szervezet mőködésére, az adott munkakörre vonatkozó jogszabályokban foglalt összeférhetetlenségi szabályokat betartani. Amennyiben a munkavállalóval szemben összeférhetetlenségi ok áll fent, köteles errıl haladéktalanul, de legkésıbb a jogszabályban meghatározott határidıben a munkáltatói jogok gyakorlóját írásban értesíteni.
IV.5. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség A Társaság Társasági Szerzıdésének 14. pontja valamint az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl szóló 2007. évi CLII. törvényben elıírtaknak megfelelıen a Társaság ügyvezetıje és a Felügyelıbizottság tagjai, valamint a pályázatok támogatására javaslatot tévı bizottságba a társaság által delegált szavazati joggal rendelkezı tag vagyonnyilatkozat megtételére kötelesek. V. A TÁRSASÁG GAZDASÁGI MŐKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK V.1. Kötelezettségvállalás, utalványozási jog A Társaság nevében kötelezettségvállalásra jogosultak körét, valamint a kötelezettségvállalás, illetve utalványozás szabályait a Társaság mindenkor hatályos Szerzıdéskötési-, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzata tartalmazza. V.2. Bankszámla feletti rendelkezés A bankszámla feletti rendelkezési jogot a Társaság ügyvezetıje gyakorolja. A Társaság ügyvezetıje által írásban felhatalmazott további munkavállalók – a banki aláírás-bejelentı formanyomtatványnak megfelelıen – együttesen jogosultak a bankszámla feletti rendelkezésre. A Társaság bankszámlái feletti rendelkezési jogról a Szerzıdéskötési-, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat rendelkezik.
26
VI. MŐKÖDÉSI REND VI.1. Általános szabályok VI.1.1. A Társaság munkavállalóinak munkavégzésének helye a munkáltató székhelye, fióktelepei, illetve a régió kistérségei. VI.1.2. A munkaidı heti 40 óra. A munkaidı hétfıtıl csütörtökig 8:00 - 16:50-ig, pénteken 8:00 - 14:20-ig tart. A napi munkaidın belül minimum 20 perc munkaközi szünetet (ebédidıt) kell biztosítani. Ettıl eltérı munkarendet egyéni kérelemre az ügyvezetı engedélyezhet. Munkaidıben a munkatárs köteles munkára képes állapotban megjelenni, és munkát végezni. Ha a munkára képes állapot nem áll fenn, vagy ennek vizsgálatát a munkatárs alapos indok nélkül megtagadja, İt a munkába állástól, avagy a munkavégzés folytatásától el kell tiltani és az esetrıl jegyzıkönyvet kell felvenni. A munkából való távolmaradást a munkatárs köteles legfeljebb 24 órán belül bejelenteni, a távolmaradás okát az ügyvezetı felszólítására a megadott határidın belül igazolni. VI.1.3. A munkabér kifizetése – a külön jogszabályokban meghatározott munkabért terhelı levonások után – a tárgyhónapot követı hónap tizedik napjáig történik. VI.1.4. Ha a munkavállaló a munkaviszony fennállása alatt további munkaviszonyt, vagy munkavégzésre irányuló jogviszonyt létesít, köteles azt a munkáltatójának írásban bejelenteni. A munkáltató a jogviszony létesítését akkor tilthatja meg, illetve a munkavállalót a jogviszony megszüntetésére akkor kötelezheti, ha a további jogviszony fenntartása a munkáltató jogos gazdasági érdekeit veszélyezteti. Munkaszerzıdés eltérı kikötése hiányában a munkáltató nem tilthatja meg olyan jogviszony létesítését, amelyet tudományos, oktatói, illetve szerzıi jogi védelem alá esı tevékenység végzésére létesítenek. A munkavállaló az ilyen jogviszony létesítését is köteles a munkáltatónak bejelenteni. VI.1.5. A Munkavállalót a törvényben elıírt alap- és pótszabadság illeti meg. Fizetés nélküli szabadságot – indokolt kérelemre – az ügyvezetı engedélyezhet. VI.2. Szabályozási dokumentumok A jelen SZMSZ-ben nem érintett, vagy teljes körően nem szabályozott kérdések vonatkozásában a Ptk.,, a Civil törvény, a számviteli törvény, a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI törvény, az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, a Magyarország gazdasági stabilitásáról szóló 2011. évi CXCIV. törvény, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb mőködésérıl szóló 2009. évi CXXII. törvény és az egyéb vonatkozó jogszabályok, a Társaság Társasági Szerzıdésének rendelkezései, valamint a Társaság szabályzataiban foglaltak az irányadóak.
27
VI.3. Vezetıi értekezlet A vezetıi értekezletet az ügyvezetı általa meghatározott rendszerességgel hívja össze. Vezetıi értekezlet összehívását az ügyvezetıhöz intézett kérés formájában soron kívül is kezdeményezhetik az igazgatók a javasolt téma megjelölésével. A vezetıi értekezleten az ügyvezetı, az igazgatók, a titkárságvezetı, a HR csoportvezetı, a jogi és közbeszerzési csoportvezetı és a belsı ellenır vesznek részt, szükség esetén az adott témáért közvetlenül felelıs csoportvezetı bevonásával. A vezetıi értekezleten a felsoroltak javaslatára részt vehet a Társaság azon munkatársa, illetve más kívülálló harmadik személy is, akinek a jelenléte az értekezleten tárgyalt kérdések, ügyek érdemi megtárgyalásához szükséges. Az értekezletrıl írásos emlékeztetı készül, melyet a titkárságvezetı, vagy az Ügyvezetı által kijelölt munkatárs készít el és küld meg a többi résztvevınek, valamint iktatja a Lotus Notes Ügykövetés rendszerében. VI.4. Értekezletek VI.4.1. Igazgatósági értekezletek Igazgatósági értekezleteket az igazgatók általuk meghatározott rendszerességgel hívják össze és vezetik a hozzájuk tartozó csoportok vezetıi, menedzserei és asszisztensei számára a soron következı feladatok függvényében. A megbeszélésekrıl írásos emlékeztetı készül, amelyet a kijelölt projektmenedzser készít, és továbbít minden résztvevınek valamint iktatja a Lotus Notes Ügykövetés rendszerében. Az esetleges hiányzókat csoportvezetıik tájékoztatják az elhangzottakról és a rájuk vonatkozó feladatokról. VI.4.2. Csoportmegbeszélések: A csoportmegbeszéléseket a csoportvezetık általuk meghatározott rendszerességgel hívják össze és vezetik a hozzájuk tartozó csoport vezetıi, menedzserei és asszisztensei számára a soron következı feladatok függvényében. A csoport megbeszélésen a munkatársak tájékoztatják egymást: • az elmúlt idıszak eseményeirıl, • az aktuális és soron következı feladatokról és azok megosztásáról, • vezetıi és munkavállalói távollétekrıl. A megbeszélésekrıl írásos emlékeztetı készül melyet a kijelölt projektmenedzser készít, és továbbít minden résztvevınek valamint iktatja a Lotus Notes Ügykövetés rendszerében.
28
Az esetleges hiányzókat a csoportvezetı helyettesek, vagy a vezetı projektmenedzserek tájékoztatják az elhangzottakról és a rájuk vonatkozó feladatokról. VI.4.3. Szervezeti értekezlet, „Ügynökségi nap” A szervezeti értekezleten („Ügynökségi napon”) lehetıség szerint a Társaság minden munkavállalója részt vesz. Az Ügynökségi nap célja a Társaság minden munkavállalóját érintı kérdések megbeszélése, tájékoztatás, információ és véleménycsere. A szervezeti értekezletet szükség szerint az ügyvezetı hívja össze és vezeti. VI.4.4. Beszámolás, jelentéstétel rendje Közvetlenül az ügyvezetınek köteles beszámolni, az igazgatók, illetve a minıségirányítási vezetı, az információ biztonsági vezetı, a belsı ellenırzési vezetı, valamint a szabálytalanságfelelıs(ök). Az igazgatóknak kötelesek beszámolni a hozzájuk tartozó csoportok vezetıi, vezetı projektmenedzserei és menedzserei a rendszerességgel megtartott igazgatói értekezleteken, illetve csoportmegbeszéléseken. Beszámolójuk az értekezlet, megbeszélés emlékeztetıjében kerül írásban rögzítésre. A projektként definiált feladatok esetében a projektmenedzser amennyiben az szükséges, köteles írásban elırehaladási jelentést készíteni az ügyvezetı és az érintett igazgató részére. Ebben ki kell térni a projekt szakmai és pénzügyi megvalósulására, a befejezésig várható teendıkre és pénzügyi kötelezettségekre. Eseti jelentéstételt, illetve beszámolót az ügyvezetı, az igazgatók és a csoportvezetık is elrendelhetnek a szervezet-felépítési hierarchiájának rendje szerint a közvetlenül alájuk tartózó munkatársaknak VI.5. Személyes képviselet A Társaságot a teljes tevékenységére kiterjedıen bármely jogi és természetes személy, valamint a bíróságok és hatóságok irányában az ügyvezetı képviseli. Az ügyvezetı akadályoztatása esetén általános helyettese az operatív igazgató, az általános helyettes akadályoztatása esetén a gazdasági igazgató. Az ügyvezetı képviseleti jogosultságát az operatív igazgatóság mőködési körébe tartozó ügyek esetében, valamint a gazdasági igazgatóság mőködési körébe tartozó ügyek csoportjára nézve, továbbá a fejlesztési igazgatóság mőködési körébe tartozó ügyekben a Társaság jelen SZMSZ III.5. pontjában meghatározott vezetı állású munkatársaira együttesen átruházhatja. Ennek érvényességéhez átruházási nyilatkozat szükséges. A Társaság munkatársai a rendszeresen hatáskörükbe utalt feladatok végrehajtása során átruházott hatáskörben, valamint a vonatkozó egyéb eljárásrendek alapján személyesen eljárhatnak. Tevékenységükrıl kötelesek folyamatosan tájékoztatni a
29
felettes vezetıt, aki errıl rendszeresen tájékoztatja az ügyvezetıt. A munkavállalókat üzleti titoktartás kötelezettsége terheli. A munkavállaló a rendszeresen feladatkörébe utalt feladatok végrehajtása során a munkáltató nevében csak az írásbeli meghatalmazás, vagy a munkaköri leírása keretei között, valamint a vonatkozó egyéb eljárásrendek alapján tehet jognyilatkozatot és vállalhat el a Társaság nevében kötelezettséget. Az ügyvezetı a Társaság munkavállalóját a hatályos jogszabályok szerinti írásbeli meghatalmazással látja el szükség szerint. VI.6. Kiadmányozási jog A Társaság nevében az ügyvezetı önállóan írhat alá. Az operatív igazgató, mint operatív KSZ vezetı, az igazgatók, valamint a projektkezelési- és monitoring csoportvezetı, illetve az elıbbiek helyettesei és a szabálytalanság felelısök, a feladatkörükbe utalt ügyekben önállóan írnak alá. A nevezettek átruházott hatáskörben személyesen eljárhatnak, a saját nevük és beosztásuk megjelölésével aláírási jogosultsággal rendelkeznek. Tevékenységükrıl kötelesek folyamatosan tájékoztatni az ügyvezetıt. VI.7. Bélyegzıhasználat A Társaság gondoskodik.
bélyegzıi
megrendelésérıl
és
nyilvántartásáról
az
ügyvezetı
A bélyegzık használatáért és rendelkezésre állásáért a kijelölt kezelı fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a bélyegzık illetéktelen kezébe ne kerüljenek. A bélyegzıket átvevı munkavállalók tudomásul veszik, hogy vétkességre való tekintet nélkül kötelesek megtéríteni az ırizetükben tartott, kizárólagosan használt vagy általuk kezelt bélyegzıkben esett kárt, valamint az ırizetükben tartott, kizárólagosan használt vagy általuk kezelt bélyegzıkkel történt visszaéléssel a Társaságnak okozott kárt. A Társaság használatban lévı bélyegzıirıl, illetve kijelölt kezelıirıl külön nyilvántartás készül. VI.8. A Társaság közleményeinek közzététele A Társaság közleményeit a honlapján teszi közzé. A honlap címe: www.deldunantul.eu
30
VI.9. Nyilatkozat tömegtájékoztató, hírközlı szervek részére A Társaság nevében nyilatkozattételre az ügyvezetı jogosult. A Közremőködı szervezeti tevékenységhez kapcsolódó nyilatkozattételhez az IH jóváhagyásának megszerzése is szükséges a tulajdonos felé történı tájékoztatási kötelezettség mellett. Az ügyvezetı helyettesítésére a nyilatkozattétel esetében is az általános helyettesítési szabályok az irányadók. VI.10. Információ- és titokvédelem, adatszolgáltatás A Társaság mőködésével összefüggésben az ügyvezetı és a Felügyelıbizottság tagjai, illetve a Társaság munkavállalói kötelesek valamennyi, tudomásukra jutott olyan információt üzleti titokként kezelni és nem hozhatják azokat harmadik személy tudomására, amelyeknek a nyilvánosságra hozatala, illetéktelenek által történı megszerzése vagy felhasználása a Társaság jogszerő pénzügyi, gazdasági vagy piaci érdekeit sértené, vagy veszélyeztetné, és amelynek titokban tartása érdekében a Társaság a szükséges intézkedéseket megtette. A Társaság munkavállalói, valamint tisztségviselıi kötelesek betartani a Társaság Információbiztonsági és iratkezelési szabályzataiban foglaltakat. Az ügyvezetı jogosult az információ és titokvédelem elıírásainak ellenırzése céljából a munkavállalók IT eszközeit, hagyományos és elektronikus levelezését, illetve az adatátvitel bármilyen úton történı továbbítását (részletezve az Információbiztonsági és iratkezelési szabályzatban) ellenırizni. VII. HELYETTESÍTÉS RENDJÉNEK SZABÁLYOZÁSA VII.1. Az ügyvezetı helyettesítése • az ügyvezetıt, távolléte idejére általános helyettesként az operatív igazgató (továbbiakban általános helyettes), • az általános helyettes távolléte, vagy akadályoztatása esetén a gazdasági igazgató, vagy a fejlesztési igazgató • az ı távolléte, vagy akadályoztatása esetén az eseti megbízott munkavállaló helyettesíti. (továbbiakban a gazdasági igazgató, a fejlesztési igazgató és az eseti megbízott munkavállaló együtt eseti megbízott helyettes). VII.2. A helyettes hatásköre • A meghatározott idıszakra, és a folyó ügyek tekintetében az általános helyettes, a gazdasági igazgató, a fejlesztési igazgató, illetve a témáért felelıs eseti megbízott munkavállaló gyakorolja az ügyvezetı aláírással való képviseleti jogát azzal a korlátozással, hogy a Társaság nevében kötelezettség vállalásra a halasztást nem tőrı ügyek kivételével nem jogosult. • Az általános-, illetve az eseti megbízott helyettes gyakorolja az ügyvezetı utasítási jogát. 31
•
•
Az általános-, illetve az eseti megbízott helyettes nem veheti át az ügyvezetı alapvetı munkáltatói jogkörét (munkaviszony létesítése, megszüntetése, javadalmazás, értékelés, jutalmazás). A jognyilatkozat érvényességére a 2012. évi I. törvény 20.§-ában foglaltak az irányadóak. Az általános-, illetve az eseti megbízott helyettes a Társaság pénzeszközei, illetve a Társaság által kezelt pénzeszközök tekintetében a intézet(ek) felé a Társaság Szerzıdéskötési-, pénzkezelı kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában foglaltaknak megfelelıen járhat el.
VII.3. Az igazgatók helyettesítése • A fejlesztési-, illetve a gazdasági igazgatót távolléte, vagy akadályoztatása esetén az általa írásban esetileg kijelölt csoportvezetı helyettesíti. Amennyiben helyettes kijelölésére nem kerül sor, akkor az ügyvezetı jelöli ki a helyettest. • A helyettesítés idején a helyettes, a kijelölésben esetileg átadott jogkört, vagy jogköröket gyakorolja. • Az ügyvezetı és az igazgatók együttes távolléte vagy akadályoztatása esetén a távol levı igazgató helyettesítését az esetileg kijelölt csoportvezetı, vagy vezetı projektmenedzser látja el, de csak a szigorúan halaszthatatlan esetek tekintetében, az igazgatókra vonatkozó képviseleti rend betartásával. • Az operatív igazgatót távolléte, vagy akadályoztatása esetén az operatív igazgató helyettes helyettesíti. VII.4. Általános helyettesítési szabályok: • A munkatársak munkából való távolléte idejére az érintett igazgató köteles a távol levı helyettesítésérıl gondoskodni, a távollevı pedig folyó ügyeit kijelölt helyettesének átadni. • A csoportvezetıt a távolléte esetére az illetékes igazgató, , vagy a csoportvezetı helyettes helyettesíti, vagy a csoport vezetı projekt menedzserei közül jelöl ki helyettest. • A munkából való bármilyen távollétet és az esetileg megbízott helyettes munkavállaló személyét elızetesen, a közvetlen felettes igazgató hagyja jóvá. • Az igazgatók illetve a közvetlenül irányítása alá tartozó munkavállalók távollétét elızetesen az ügyvezetı hagyja jóvá. VIII. Üzleti titok megırzésére vonatkozó szabályok A Társaság minden munkavállalója felelıs az általa kezelt, illetve munkája során tudomására jutott adatok tekintetében a személyes adatok védelméért, az adatok titkosságának biztosításáért. A Társaság mőködésével kapcsolatos adatokat csak az ügyvezetı engedélyével adhat át külsı személynek. Felelıs a számítógépes és egyéb nyilvántartások pontos kezeléséért. 32
Felelıs a jogszabályi elıírások, belsı szabályzatok betartásáért és betartatásáért. IX. Záró és átmeneti rendelkezések A Társaság Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a Társaság Taggyőlése a 20/2014 (VII.15.) számú Taggyőlési határozattal hagyta jóvá. A szabályzat a Taggyőlés általi jóváhagyás napján lép hatályba. Jelen SZMSZ hatályba lépésével egyidejőleg hatályát veszti a Társaság 2013. február 28. napján elfogadott Szervezeti és Mőködési Szabályzata.
X. Függelék/Szabályzatok jegyzéke A Társaság belsı szabályzatainak, ügyvezetıi utasításainak és eljárásrendjeinek naprakész nyilvántartása a Társaság Lotus Notes rendszerének ISO Office alkalmazásában található.
33
A DDRFÜ Nonprofit Kft. szervezeti ábrája
34
