XIII. Consultatiefase Bijlage II Voorbeeld Consultatieprotocol
DBFM-CONTRACT PROJECT X (EG 200X/XXX-XXXXXX)
DATUM
Uitsluitend voor intern gebruik projectorganisatie
2
Inhoudsopgave consultatieprotocol
1. 2. 3. 4.
Inleiding ......................................................................................................................................... 4 Regels en documenten die bij het protocol van toepassing zijn ................................................... 4 Rol van de Aanbestedende Dienst................................................................................................ 4 Consultatieproces.......................................................................................................................... 5 4.1. Proces en planning op hoofdlijnen........................................................................................... 5 4.2. Consultatieteam ....................................................................................................................... 5 4.3. Algemene inlichtingen bijeenkomst ......................................................................................... 5 4.3.1. Aanwezigen namens de Aanbestedende Dienst .............................................................. 5 4.3.2. Aanwezigen namens Gegadigde ...................................................................................... 6 4.3.3. Locatie en tijdstip van de bijeenkomst .............................................................................. 6 4.3.4. Agenda en taakverdeling .................................................................................................. 6 4.3.5. Beantwoording vragen van Gegadigden tijdens de algemene inlichtingenbijeenkomst... 6 4.3.6. Verslaglegging................................................................................................................... 7 4.4. Individuele bijeenkomsten ....................................................................................................... 7 4.4.1. Aanwezigen namens Aanbestedende Dienst ................................................................... 7 4.4.2. Aanwezigen namens Gegadigden .................................................................................... 7 4.4.3. Locatie en tijdstippen van de individuele bijeenkomsten .................................................. 7 4.4.4. Huishoudelijke regels ........................................................................................................ 7 4.4.5. Gedragsregels................................................................................................................... 8 4.4.6. Procedure beantwoording vragen die tijdens de individuele bijeenkomst worden gesteld door de Gegadigde...................................................................................................................... 9 4.5. Mogelijke extra vragenronde na de individuele bijeenkomsten............................................. 10 4.6. Inlichtingen/schriftelijke vragen.............................................................................................. 10 4.6.1. Nota('s) van Inlichtingen.................................................................................................. 10 4.7. Omgang met onverwachte situaties ...................................................................................... 11 4.8. Mogelijke verlenging consultatiefase ..................................................................................... 11 4.9. Verwerken van de uitkomsten van de consultatie (data) en goedkeuring............................. 11 5. Dataroom..................................................................................................................................... 12 6. Communicatie uitkomsten consultatie......................................................................................... 12 6.1. Interne communicatie ............................................................................................................ 12 6.2. Externe communicatie ........................................................................................................... 12 Bijlage A: Planning ........................................................................................................................... 14 Bijlage B: Overzicht vervanging ....................................................................................................... 17 Bijlage C: Aanwezigheidsoverzicht algemene bijeenkomst ............................................................. 18 Bijlage D: Vraag- en antwoordenlijst voor algemene bijeenkomst (apart bijgevoegd)..................... 19 Bijlage E: Overzicht individuele bijeenkomsten................................................................................ 19
3
1. Inleiding In dit consultatieprotocol DBFM-contract Project X, wordt de interne procedure beschreven die de Aanbestedende Dienst tijdens de consultatiefase volgt.
Het protocol is uitsluitend voor intern gebruik van de projectorganisatie van Project X. In dit consultatieprotocol wordt voor de woorden die met een hoofdletter beginnen verwezen naar de definities in de aanbestedingsdocumentatie.
2. Regels en documenten die bij het protocol van toepassing zijn De Aanbestedende Dienst maakt gebruik van de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, zoals vastgelegd in de Europese Richtlijn werken (richtlijn 93/37/EEG zoals gewijzigd bij Richtlijn 97/52/EG en Richtlijn 2001/78/EG).
De volgende documenten, zijn de voornaamste documenten die ten grondslag liggen aan de consulatiefase: •
Bekendmaking Aanbesteding
•
Selectieleidraad inclusief bijlagen
•
Nota van inlichtingen op de Selectieleidraad
•
Consultatieleidraad inclusief bijlagen
•
Consultatieprotocol DBFM-contract Project X inclusief bijlagen.
3. Rol van de Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst draagt eindverantwoordelijkheid voor het resultaat van de consultatiefase zoals beschreven in dit protocol en beslist formeel wat en hoe er geconsulteerd wordt. De Aanbestedende Dienst heeft de consultatieleidraad en dit consultatieprotocol inclusief bijlagen goedgekeurd en dient tevens de oplossing voor eventuele onverwachte situaties, de nota’s van inlichtingen en de eventuele wijzigingen die in het concept-DBFM-contract – waaronder de Outputspecificatie - goed te keuren. De Aanbestedende Dienst zal hiertoe worden geadviseerd door de projectleider.
De Aanbestedende Dienst houdt zich het recht voor bij één of meerdere bijeenkomsten in het kader van het consultatieproces een ambtenaar als toehoorder aanwezig te doen zijn.
4
Alle correspondentie naar gegadigden wordt in concept opgesteld door de projectorganisatie Project X en wordt, nadat eventuele wijzigingen zijn doorgevoerd en met de inhoud van het concept is ingestemd, ondertekend en verzonden door de daartoe bevoegde ambtenaar (naam) van de Aanbestedende Dienst.
4. Consultatieproces 4.1. Proces en planning op hoofdlijnen De consultatiefase bestaat op hoofdlijnen uit de onderstaande onderdelen.
a)
Algemene inlichtingen bijeenkomst (paragraaf II.2.1 van de consultatieleidraad)
b)
Individuele bijeenkomsten (paragraaf II.2.2 van de consulatieleidraad)
c)
Inlichtingen (paragraaf II.3 van de consulatieleidraad)
d)
Verwerken van de uitkomsten van de consultatie en start biedingsfase
Een indicatieve planning is bijgevoegd in bijlage A.
4.2. Consultatieteam Het consultatieteam bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende partijen (noem schoolorganisatie, directie van de te bouwen school, eventueel adviseurs, etc.).
Het volledige consultatieteam bestaat in beginsel uit: -
namen, inclusief projectleider en notulist(en)
De planning is bijgevoegd in de bijlage planning (bijlage A)
Per onderdeel van de consultatiefase kan het zo zijn dat een deel van het consultatieteam (dus niet het volledige team) hierbij betrokken is.
4.3. Algemene inlichtingen bijeenkomst Paragraaf II.2.1 van de consultatieleidraad 4.3.1. Aanwezigen namens de Aanbestedende Dienst De volgende personen van het consultatieteam zullen aanwezig zijn: - namen, inclusief projectleider en notulist(en)
5
Eventueel ander aanwezigen (Aanbestedende Dienst, wijk projectbureau, etc.). 4.3.2. Aanwezigen namens Gegadigde De aanmeldingen voor de algemene bijeenkomst (inclusief het aantal aanwezige personen) moeten uiterlijk datum bij vertegenwoordiger aanbestedende dienst (naam) binnen zijn.
Bij binnenkomst van de bijeenkomst moet elke persoon zich aanmelden en het aanwezigheidsoverzicht (zie bijlage C) invullen. Indien blijkt dat er namens een Gegadigde meer personen aanwezig zijn dan het van te voren opgegeven aantal, dan wordt dit toegestaan.
4.3.3. Locatie en tijdstip van de bijeenkomst De bijeenkomst vindt plaats op: datum, plaats en duur van de bijeenkomst..
4.3.4. Agenda en taakverdeling De concept-agenda is bij de uitnodiging tot consultatie gevoegd. De voorzitter besluit of een wijziging van de concept-agenda, noodzakelijk is. Indien dit het geval is, zal de voorzitter bij aanvang van de bijeenkomst de gewijzigde agenda presenteren en toelichten.
4.3.5. Beantwoording vragen van Gegadigden tijdens de algemene inlichtingenbijeenkomst De vragen die in de algemene inlichtingenbijeenkomst door de Gegadigden worden gesteld, zullen als volgt behandeld worden: a)
Indien het een vraag is die op de bijgevoegde vraag- en antwoordlijst voorkomt (zie bijlage D), zal het desbetreffende antwoord door de voorzitter gegeven worden. De vraag en het antwoord zullen door de notulist genotuleerd worden. De Gegadigden kunnen het antwoord op deze vragen in het proces-verbaal van de bijeenkomst teruglezen.
b)
Indien de vraag niet voorkomt op de vraag- en antwoordenlijst in bijlage 2, kan de projectleider annex voorzitter besluiten, de vraag al dan niet tijdens de bijeenkomst te beantwoorden. Vragen met betrekking tot de biedingsfase (bijv. de gunningscriteria/beoordeling van de biedingen) worden in ieder geval niet beantwoord. Indien de vraag tijdens de bijeenkomst wordt beantwoord worden de vraag en het antwoord genotuleerd. Alle vragen die niet tijdens de bijeenkomst worden beantwoord, worden ook door de notulist genotuleerd.
c)
De aanbestedende dienst is niet verplicht de vragen te beantwoorden. De projectleider besluit, eventueel na ruggespraak met juridisch adviseur, of wordt besloten over te gaan tot beantwoording van een vraag. Indien wordt besloten een vraag te beantwoorden die niet reeds tijdens de bijeenkomst is beantwoord, gebeurt dit middels een algemene Nota van inlichtingen. Voor de beantwoording van deze vragen geldt de procedure en planning, zoals onder paragraaf 4.6 uitgewerkt.
6
4.3.6. Verslaglegging Door de notulist wordt een proces-verbaal van de bijeenkomst gemaakt. Dit proces-verbaal moet in beginsel door alle leden van het consultatieteam die bij de bijeenkomst aanwezig waren, worden gelezen en goedgekeurd. Het proces-verbaal inclusief begeleidend schrijven wordt, na ruggespraak met juridisch adviseur, door (naam) naar de Aanbestedende Dienst verzonden. Na instemming met de inhoud, zal de correspondentie met de Gegadigden ondertekend en ter kennisgeving verzonden worden door de daartoe bevoegde ambtenaar (naam) van de Aanbestedende Dienst. Het proces-verbaal zal uiterlijk 10 dagen na de algemene inlichtingen bijeenkomst, dus uiterlijk datum aan de Gegadigden worden toegestuurd.
4.4. Individuele bijeenkomsten Paragraaf II.2.2 van de consultatieleidraad.
4.4.1. Aanwezigen namens Aanbestedende Dienst De aanwezigen namens de Aanbestedende Dienst zijn: - namen, inclusief projectleider en notulist(en)
4.4.2. Aanwezigen namens Gegadigden Paragraaf II.2.2.1 van de consultatieleidraad.
Per Gegadigde mogen maximaal 6 personen aanwezig zijn. Zijn er meer personen aanwezig, dan bepaalt de projectleider of zij het al dan niet toestaat dat er vanuit de Gegadigde meer dan 6 personen aanwezig zijn.
4.4.3. Locatie en tijdstippen van de individuele bijeenkomsten De bijeenkomsten vinden plaats bij de (naam). Een overzicht van de individuele bijeenkomsten met Gegadigden (datum, tijdstip en zaal) is te vinden in bijlage E.
4.4.4. Huishoudelijke regels De projectleider zal bij aanvang van de bijeenkomst de Gegadigden wijzen op de volgende punten: -
Indien er een bandopname wordt gemaakt wordt dit medegedeeld aan de Gegadigden;
-
Verwijzing naar paragraaf II.2.2.1.Consultatieleidraad: De individuele bijeenkomsten hebben in beginsel een vertrouwelijk karakter. De inhoud van de individuele bijeenkomst wordt dus in beginsel niet aan overige Gegadigden bekendgemaakt. Dit lijdt echter uitzondering wanneer bepaalde informatie uit een individuele bijeenkomst, waaronder een 7
vraag van een Gegadigde (en de beantwoording hiervan) naar het oordeel van de Aanbestedende Dienst, van algemene strekking is en/of ten behoeve van de objectiviteit en transparantie bekendmaking hiervan vereist is. De projectleider benadrukt dat verwacht wordt dat de Gegadigde hier bij het stellen van eventuele vragen rekening mee houdt: de Gegadigde stelt dus vragen op eigen risico. -
Indien een Gegadigde niettemin van oordeel is dat een bepaalde vraag (zeer) vertrouwelijk/gevoelig is dient hij dit bij het stellen van de vraag duidelijk aan te geven. Doet hij dat, dan wordt de gestelde vraag in ieder geval niet tijdens de individuele bijeenkomst beantwoord. De Aanbestedende Dienst zal dan nadien beoordelen of de vraag van algemene strekking is en/of ten behoeve van de objectiviteit en transparantie bekendmaking hiervan verseist is. Is dat het geval, dan wordt de Gegadigde (schriftelijk/per email) in de gelegenheid gesteld de vraag in te trekken binnen een bepaalde termijn. Trekt de Gegadigde de vraag niet in (binnen die termijn), dan wordt de vraag beantwoord in de Nota van Inlichtingen (indien tot beantwoording wordt overgegaan). Is de vraag niet van algemene strekking en besluit de Aanbestedende Dienst de vraag te beantwoorden, dan wordt de door de desbetreffende Gegadigde gestelde vraag enkel schriftelijk aan hem beantwoord. Indien een Gegadigde dus niet bij het stellen van de vraag aangeeft dat deze vertrouwelijk/gevoelig is, dan komt het dus voor zijn risico als de Aanbestedende Dienst nadien besluit deze in de Nota van Inlichtingen mee te nemen.
-
De Aanbestedende Dienst is niet verplicht vragen te beantwoorden, noch tijdens de bijeenkomsten, noch schriftelijk of in een Nota van Inlichtingen.
-
De procedure van de beantwoording van de vragen wordt ook kort uitgelegd (zie 4.4.6).
-
Tijdens de individuele bijeenkomst worden In ieder geval de onderwerpen uit paragraaf II.2.2 van de consultatieleidraad besproken.
4.4.5. Gedragsregels De namens de Aanbestedende Dienst aanwezigen bespreken elke individuele bijeenkomst voor. De voorbespreking zal een uur voor elke individuele bijeenkomst plaatsvinden.
De namens de Aanbestedende Dienst aanwezigen mogen de Gegadigden vragen om per onderdeel van de vragenlijsten van de consultatieleidraad, aan te geven hoe/waar hij dit in zijn schetsontwerp of het essay heeft verwerkt. Hierbij mag doorgevraagd worden. •
Leveren dagelijkse prestaties
Aan het einde van het onderdeel het leveren van de dagelijkse prestatie, wordt door de voorzitter tevens aangegeven of er ten aanzien van de wijze waarop de Gegadigde denkt de gevraagde dagelijkse prestaties te kunnen leveren strijdigheden worden gezien met de visie van de Aanbestedende Dienst. Indien er wel strijdigheden worden gezien, wordt dit niet als zodanig aan de Gegadigde worden medegedeeld, maar kunnen bijvoorbeeld vragen worden gesteld waarom de Gegadigde denkt op de voorgestelde wijze de dagelijkse prestatie te kunnen leveren. Eventueel
8
kan worden opgemerkt dat de Gegadigden bepaalde onderdelen van zijn voorgestelde wijze nog eens nader moet onderzoeken. Ook hierbij wordt benadrukt dat het DBFM-contract naar aanleiding van de consultatiefase mogelijk gewijzigd wordt. •
Toetsing aan de Outputspecificatie middels schetsontwerp
Aan het einde van het onderdeel toetsing aan de Outputspecificatie middels een schetsontwerp van de individuele bijeenkomst wordt door de voorzitter aan de Gegadigde medegedeeldvoorzover van toepassing - dat er op basis van het huidige schetsontwerp en de huidige conceptOutputspecificatie geen strijdigheden worden gezien. Hierbij wordt benadrukt dat het om een eerste, voorlopige impressie gaat en dat de Outputspecificatie naar aanleiding van de consultatiefase mogelijk gewijzigd wordt. Indien tijdens de presentatie van het schetsontwerp wél strijdigheden met de Outputspecificatie worden gezien, wordt dit niet als zodanig aan de Gegadigde verteld, maar kunnen bijvoorbeeld vragen worden gesteld waarom de Gegadigde het desbetreffende onderdeel van de Outputspecificatie op die wijze heeft verwerkt. Eventueel kan worden opgemerkt dat de Gegadigden die bepaalde onderdelen in zijn schetsontwerp nog eens nader moet onderzoeken (in licht van de huidige concept- Outputspecificatie). Ook hierbij wordt benadrukt dat de Outputspecificatie naar aanleiding van de consultatiefase mogelijk gewijzigd wordt.
Er mag absoluut geen subjectief oordeel worden gegeven (bijvoorbeeld of iets mooi wordt gevonden of niet) en er mag niet aangegeven worden hoe de Gegadigde het anders zou kunnen doen (bijv: heeft u al gedacht aan…..). De namens de Aanbestedende Dienst aanwezigen hebben zich op deze bijeenkomsten voorbereid door middel van het spelen van een rollenspel.
De notulist zal een vertrouwelijk proces-verbaal opstellen. Dit proces-verbaal moet in beginsel door alle leden van het consultatieteam die bij de bijeenkomst aanwezig waren, worden gelezen en goedgekeurd. Het proces-verbaal inclusief begeleidend schrijven wordt, na ruggespraak met juridisch adviseur, door de projectleider naar de Aanbestedende Dienst verzonden. Na instemming met de inhoud, zal het proces-verbaal ter kennisgeving verzonden worden door de daartoe bevoegde ambtenaar (naam) van de Aanbestedende Dienst. Binnen 5 dagen na de laatste individuele bijeenkomst zal de Aanbestedende Dienst elke Gegadigde het proces-verbaal van de desbetreffende individuele bijeenkomst toesturen. Bij het verzenden van de processen verbaal wordt vanwege de vertrouwelijkheid de grootste zorgvuldigheid betracht en nauwlettend in de gaten gehouden dat aan iedere Gegadigde enkel het proces verbaal wordt toegezonden van "zijn" individuele bijeenkomst.
4.4.6. Procedure beantwoording vragen die tijdens de individuele bijeenkomst worden gesteld door de Gegadigde De projectleider kan besluiten, maar is niet verplicht, om een vraag van een Gegadigde tijdens de individuele bijeenkomst te beantwoorden. De projectleider kan hierbij ruggespraak met de andere
9
aanwezigen van het consultatieteam houden. De vraag en het antwoord zullen door de notulist genotuleerd worden. Iedere Gegadigde kan het antwoord op de vragen die hij tijdens de individuele bijeenkomst heeft gesteld teruglezen in het proces-verbaal van "zijn" bijeenkomst.
Alle vragen die niet tijdens de bijeenkomst worden beantwoord, worden ook door de notulist genotuleerd en in het proces-verbaal opgenomen. De Aanbestedende Dienst is niet verplicht om vragen te beantwoorden. Indien door de projectleider, na ruggespraak met juridisch adviseur, wordt besloten over te gaan tot beantwoording van een vraag, wordt de vraag middels een algemene Nota van inlichtingen beantwoord. Voor de beantwoording van deze vragen geldt de procedure en planning, zoals onder paragraaf 4.6 van het consulatieprotocol uitgewerkt. Ook vragen die tijdens de individuele bijeenkomst zijn gesteld en mogelijk reeds zijn beantwoord worden in de nota van inlichtingen opgenomen, voorzover de vraag van algemene strekking is en/of ten behoeve van de objectiviteit en transparantie bekendmaking hiervan vereist is. Of dit het geval is wordt beoordeeld door de projectleider, in overleg met juridisch adviseur.
4.5. Mogelijke extra vragenronde na de individuele bijeenkomsten De projectleider kan, na ruggespraak met de Aanbestedende Dienst, besluiten om na de individuele bijeenkomsten een extra vragenronde (mondeling/schriftelijk) in te voegen. Wanneer hiertoe besloten wordt, zal de Aanbestedende Dienst de Gegadigen hiervan (en van de procedure) schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
4.6. Inlichtingen/schriftelijke vragen Gegadigden kunnen tijdens de algemene en individuele bijeenkomsten mondelinge vragen stellen en tot uiterlijk datum schriftelijk vragen stellen en verzoeken om inlichtingen bij de Aanbestedende Dienst indienen. Vragen of verzoeken om inlichtingen die na deze datum worden ingediend worden niet beantwoord.
De mondelinge vragen die tijdens de algemene informatiebijeenkomst en individuele bijeenkomsten door Gegadigden gesteld en beantwoord zijn, staan (inclusief de gegeven antwoorden) in de processen-verbaal van deze bijeenkomsten. 4.6.1. Nota('s) van Inlichtingen De vragen die niet in de algemene en individuele bijeenkomsten beantwoord zijn en de schriftelijke vragen worden, mits de projectleider in overleg met juridisch adviseur besluiten tot beantwoording van de vraag, via een Nota van Inlichtingen beantwoord. Ook vragen die tijdens de individuele bijeenkomst zijn gesteld en daar mogelijk reeds zijn beantwoord worden in de nota van inlichtingen opgenomen, voorzover de vraag van algemene strekking is en/of ten behoeve van de objectiviteit en transparantie bekendmaking hiervan vereist is. De mondelinge vragen worden tijdens de algemene bijeenkomst vastgelegd door de notulist. Deze vragen worden via het verslag van de bijeenkomst naar projectleider gestuurd.
10
De schriftelijke vragen komen via een schriftelijk bericht van de Gegadigden bij projectleider binnen.
De projectleider zet de vragen vervolgens direct, met deadline voor beantwoording, bij betrokkenen (projectleiders, werkgroepen, projectleden, adviseurs van Project X e.d.) uit.
De antwoorden op de uitgezette vragen worden toegezonden aan projectleider. De projectleider zal een algemene nota van inlichtingen opstellen. De nota van inlichtingen wordt, na overleg met juridisch adviseur, door projectleider ter goedkeuring voorgelegd aan de Aanbestedende Dienst.
De nota van inlichtingen wordt bij de biedingleidraad gevoegd en vervolgens door de Aanbestedende Dienst naar de Gegadigden verstuurd. Indien er sprake is van een vraag/vragen waarvan beantwoording vóór verzending van de biedingleidraad zou moeten plaatsvinden, kan op een eerder tijdstip gedurende de consultatiefase een nota van inlichtingen worden verstuurd. Dit zal de projectleider beoordelen, in overleg met juridisch adviseur..
Er bestaat altijd de mogelijkheid dat vragen die de Gegadigden stellen niet duidelijk of multiinterpretabel zijn. Per geval zal door de projectleider beoordeeld worden of aan de desbetreffende Gegadigde een schriftelijke specificatie/verheldering/aanvulling gevraagd wordt. Hierbij wordt richting de Gegadigde aangegeven dat dit niet betekent dat de vraag na specificatie/verheldering/aanvulling beantwoord zal worden.
4.7. Omgang met onverwachte situaties Indien zich situaties voordoen die niet kunnen worden opgelost aan de hand van de regels in de consultatieleidraad of in dit protocol, zal de projectleider, na overleg met juridisch adviseur en vervolgens na ruggespraak met de Aanbestedende Dienst, bepalen hoe de situatie wordt opgelost.
4.8. Mogelijke verlenging consultatiefase Wanneer de projectleider na ruggespraak met het consultatieteam en de Aanbestedende Dienst het noodzakelijk achten om de consultatiefase te verlengen, wordt de consultatiefase verlengd. De Aanbestedende Dienst zal de Gegadigden zo spoedig mogelijk na het besluit hiervan schriftelijk op de hoogte stellen.
4.9. Verwerken van de uitkomsten van de consultatie (data) en goedkeuring Naar aanleiding van de consultatiefase, zullen de werkgroep DBFM-contract (DBFM-contract) en de technische werkgroep (Outputspecificatie) al dan niet een gewijzigd concept DBFM-contract – waaronder begrepen de Outputspecificatie opstellen. Indien er wijzigingen worden gepleegd, zullen zij deze voor de interne projectorganisatie zichtbaar maken door middel van een gemarkeerde versie en een korte toelichting op de wijzigingen. Tevens maken de werkgroep DBFM-contract en
11
de technische werkgroep een overzicht waarin de gewijzigde artikelen van het DBFM-contract respectievelijk de gewijzigde onderdelen uit de Outputspecificatie worden opgesomd.
Uiterlijk [datum] moet het gewijzigde concept-DBFM-contract door de werkgroep DBFM-contract en de technische werkgroep voorgelegd worden aan de AWG en de Aanbestedende Dienst. Vervolgens wordt het op [datum] bij de biedingsleidraad gevoegd en door de werkgroep biedingsleidraad naar de Aanbestedende Dienst en de projectleider verzonden op [datum]. De Aanbestedende Dienst moet de biedingsleidraad goedkeuren. De projectleider zorgt voor goedkeuring van de biedingsleidraad door het bestuur van de schoolorganisatie. Deadline voor goedkeuring is van de biedingsleidraad is [datum], zowel voor de goedkeuring door de Aanbestedende Dienst als school organisatie.
5. Dataroom Indien er aanvullende documenten in de dataroom zijn opgenomen, zal de projectleider eens per week een overzicht van de aanvullende documenten per e-mail aan de contactpersonen bij de Gegadigden sturen. Daarbij wordt tevens kenbaar gemaakt op welke wijze de aanvullende documenten aan de Gegadigden worden verstrekt. Wanneer er geen aanvullende documenten zijn toegevoegd, zal er geen e-mail naar de contactpersonen worden gezonden.
6. Communicatie uitkomsten consultatie 6.1. Interne communicatie Door de projectleider worden de uitkomsten van de consultatie als volgt teruggekoppeld aan alle projectmedewerkers.
Zodra deze beschikbaar zijn worden de volgende documenten verstrekt: •
Het goedgekeurde proces-verbaal van de algemene bijeenkomst.
•
De schriftelijke beantwoording van de vragenlijst door de Gegadigden, en de goedgekeurde processen verbaal van de individuele bijeenkomsten. Aangezien deze processen verbaal zeer vertrouwelijk zijn, worden in de versies voor de projectmedewerkers alleen de codenamen gebruikt.
•
De Nota(’s) van inlichtingen.
6.2. Externe communicatie De projectleider is de contactpersoon voor de Gegadigden tijdens de consultatiefase. Dit houdt in dat de Gegadigden, afgezien van de algemene en individuele bijeenkomsten, met projectleider contact op moeten nemen.
12
Voor alle interne projectbetrokkenen betekent dit dat indien externen contact met hen opnemen over de aanbesteding Project X, zij deze personen onverwijld en zonder beantwoording van hun vragen naar projectleider door moeten sturen.
De Gegadigden krijgen na afronden van de consultatiefase, bij de uitnodiging tot bieding, door de Aanbestedende Dienst de volgende documenten schriftelijk toegezonden: a) De biedingleidraad. Hierin is een mogelijk gewijzigde versie van het concept DBFMcontract –waaronder de Outputspecificatie- opgenomen. b) De Nota('s) van inlichtingen c) Indien er wijzigingen doorgevoerd zijn in het DBFM-contract, een overzicht met de gewijzigde artikelen en paragrafen van het concept DBFM-contract, waaronder de Outputspecificatie.
13
Bijlage A: Planning
Datum evt. tijd
Actie
Deadline aanmeldingen
Wie
Gegadigden
Gegadigden
Algemene bijeenkomst
Deadline ontvangst huiswerk
Gegadigden
van Gegadigden.
10 dagen na algemene
Verzending proces-verbaal
bijeenkomst
algemene bijeenkomst naar Gegadigden en binnen project
Procesverbaal: projectleider
Projectleider zendt stukken naar Aanbestedende Dienst
Verzending door Aanbestedende Dienst naar Gegadigden Concept biedingsdocument
Werkgroep biedingsdocument
naar AWG en Aanbestedende Dienst Individuele bijeenkomst 1 met de Gegadigde 1
Individuele bijeenkomst 2 ; met Gegadigde 2 Individuele bijeenkomst 3: met Gegadigde 3 Individuele bijeenkomst 4 ; met Gegadigde 4 Verwerken uitkomsten
14
Werkgroep DBFM-conctract
consultatie
(outputspec.).
Beslissing extra vragenronde
projectleider (na ruggespraak
(schriftelijk dan wel
consultatieteam),
bijeenkomst)
Aanbestedende Dienst
Uiterlijke verzending
Procesverbaal: projectleider
processen-verbaal individuele bijeenkomsten
Verzending naar aanbestedende Dienst
Verzending naar Gegadigden: Aanbestedende Dienst
Concept biedingsdocument
Werkgroep biedingsdocument
(90% naar leden AWG en Aanbestedende Dienst voor schriftelijke commentaar ronde) Schriftelijke vragen
Gegadigden
Gegadigden tot 12.00u. mogelijk
Bespreken uitkomsten
Werkgroep DBFM-conctract
consultatie en voorstel
(outputspec.).
verwerking in documenten
Nota van inlichtingen gereed
Juridisch adviseur
Verzending definitief concept
Juridisch adviseur naar AWG
biedingsleidraad inclusief aangepast DBFM-contract –
Projectleider naar
waaronder outputspecificatie- ,
Aanbestedende Dienst
en Nota van inlichtingen naar AWG en Aanbestedende Dienst.
15
Goedkeuring AWG,
AWG, schoolorganisatie en
schoolorganisatie en
Aanbestedende Dienst
Aanbestedende Dienst biedingdocument inclusief aangepast contract – waaronder outputspecificatieen Nota van inlichtingen. )
Verzending biedingleidraad
Verzending naar
(inclusief DBFM-contract –
Aanbestedende Dienst:
waaronder outputspecificatie,
projectleider
en Nota van inlichtingen)
Verzending naar Gegadigden:Aanbestedende Dienst
16
Bijlage B: Overzicht vervanging Persoon
Vervanger
17
Bijlage C: Aanwezigheidsoverzicht algemene bijeenkomst
Naam persoon
Aanwezig namens
18
Bijlage D: Vraag- en antwoordenlijst voor algemene bijeenkomst (apart bijgevoegd)
Bijlage E: Overzicht individuele bijeenkomsten
19
Naam Gegadigde
Datum en tijdstip bijeenkomst
20
Zaal bijeenkomst
