Verslag DATUM
VERSLAG VAN BESPREKING
DATUM BESPREKING
OPGEMAAKT DOOR
30 maart 2016
Vergadering Algemeen Bestuur GBLT
30 maart 2016
G.A. Posthumus-Hakvoort
DEELNEMERS
Aanwezig: de heer Bussink, de heer Dragt, de heer Nagel, de heer Stegeman, de heer Van Amerongen, de heer Maenhout, de heer Odink, de heer Van Helden, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel. Afwezig: de heer Doorn, de heer Van Leeuwen, de heer Van Veelen, en de heer Brink.
1. Opening en vaststellen agenda De heer Bussink opent de vergadering om 10.09 uur en heet iedereen welkom. De heer Doorn, de heer Brink, de heer Van Leeuwen en de heer Van Veelen zijn afwezig. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Van Helden deelt mee dat de heer Van Hussel GBLT gaat verlaten en dat zijn functie anders ingevuld zal worden. De heer Van Helden deelt mee dat het Dagelijks Bestuur besloten heeft een portefeuilleverdeling af te spreken. Mevrouw Lepage deelt de stand van zaken m.b.t. de productieplanning mee. Het opleggen van de aanslagen verloopt volgens planning. GBLT is wel afhankelijk van de 93 gemeenten voor de aanlevering van de WOZ-gegevens. Een aantal gemeenten ervaart problemen met de aansluiting op de landelijke voorziening waardoor zij niet kunnen leveren. De planning m.b.t. de watersysteemheffing wijzigt daardoor. Ook de oplegging van de gemeentelijke aanslagen en de WOZ-beschikkingen verloopt volgens planning. Dit volgens de vereisten van de WaKa. De WaKa komt half april a.s. weer langs voor een toetsing. De uitwerking van het Tranisitieplan WOZ loopt eveneens op schema. Mevrouw Lepage deelt mee dat er naar aanleiding van de huurdersbeschikkingen weinig reacties binnengekomen zijn. De termijn voor het indienen van bezwaar is nog niet voorbij, maar de verwachting is niet dat er veel bezwaarschriften binnen zullen komen. Ook zijn er nog geen signalen dat er veel bezwaarschriften door ‘no cure, no pay’-bureaus ingediend zullen worden. 3. Verslagen: a. Verslag vergadering Algemeen Bestuur GBLT d.d. 6 januari 2016 Redactioneel -
VERSLAG VAN BESPREKING
Vergadering Algemeen Bestuur GBLT DATUM
30 maart 2016
Naar aanleiding van Pagina 1, agendapunt 2. De heer Stegeman merkt op dat de voorzitter benoemd is voor een periode van één jaar. De heren Dragt en Nagel geven aan daar niet van op de hoogte zijn. De heer Bussink legt uit dat dat afgesproken is een vooroverleg, en dat het gemeld is in de vergadering van het Dagelijks Bestuur. Afgesproken wordt een procedurevoorstel te maken voor de benoeming van de volgende voorzitter. Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 januari jl. wordt ongewijzigd vastgesteld. b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 6 januari 2016 c. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 3 februari 2016 Naar aanleiding van een vraag van de heer Nagel over het vertrek van de Manager Bedrijfsbureau/Concern Controller legt de heer Van Helden uit dat de heer Van Hussel gevraagd is voor het project ‘Lean’. De heer Van Hussel heeft daarop besloten zijn ontslag in te dienen, en door te gaan als zelfstandig ondernemer. Het Dagelijks Bestuur heeft ermee ingestemd de heer Van Hussel voor een half jaar in te huren voor dat project. d. Besluitenlijst extra vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 18 februari 2016 e. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 9 maart 2016 Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de besluitenlijsten van het Dagelijks Bestuur. 4. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Naar aanleiding van een opmerking van de heer Maenhout legt de heer Van Hussel uit dat de accountant toetst aan wetgeving en dat dit beleid daar ook aan voldoet. Voorstel: Aan het bestuur wordt voorgesteld om de drempelbedragen voor inkoop en aanbesteding aan te passen aan de Europese norm per 01-01-2016. Daarnaast wordt voorgesteld de norm voor het 'enkelvoudig onderhands aanbesteden' vast te stellen op € 50.000,-- conform de Gids Proportionaliteit. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 5. Verordening afhandeling rechtspositionele bezwaren bij GBLT Voorstel: Vast te stellen de gewijzigde Verordening afhandeling rechtspositionele bezwaren bij GBLT 2016. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 6. Jaarrekening 2015 De heer Bussink leidt dit onderwerp in. Voorstel: 1. Neem kennis van de jaarstukken 2015 met daarin het jaarverslag en de jaarrekening; 2. Stem in met het jaarverslag 2015; 3. Stem in met het vormen van een bestemmingsreserve voor de uit te betalen proceskostenvergoedingen WOZ, waaraan een bedrag van € 249.000 wordt toegevoegd; 4. Stel de jaarrekening 2015 vast; 5. Verleen decharge aan het dagelijks bestuur en de directie. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel.
VERSLAG VAN BESPREKING
Vergadering Algemeen Bestuur GBLT DATUM
30 maart 2016
a. Accountantsverslag De heer Dirk Kuperus van Deloitte, die aanwezig is bij de bespreking van dit agendapunt, stelt zich zelf voor, en licht het verloop van de controle en het accountantsverslag toe. Het jaarverslag is beoordeeld en het oordeel is goedkeurend op getrouwheid en rechtmatigheid. De heer Maenhout vraagt of GBLT m.b.t. de invorderingskosten en –opbrengsten nu de juiste methodiek hanteert en op het juiste niveau zit. De heer Kuperus bevestigt dat. b. Bespreking Jaarverslag, inclusief jaarrekening en accountantsverklaring en decharge De heer Kuperus deelt mee dat de controleverklaringen voor de zes waterschappen nog niet afgegeven kunnen worden. Bij twee van de zes waterschappen zijn fouten gezien, en is aanvullend onderzoek en aanvullende werkzaamheden nodig. De controle is dus nog niet afgerond. De heer Kuperus verwacht dat die volgende week wel afgerond kan worden. De heer Stegeman benadrukt met klem dat GBLT er volgend jaar naar moet streven om 15 maart wel te halen. De heer Maenhout vraagt of de accountantsverklaring voor de overige vier waterschappen wel afgegeven kan worden. De heer Kuperus antwoordt dat de verklaringen voor de zes waterschappen tegelijkertijd afgegeven zullen worden, mits de controles voor Groot Salland en Vallei & Veluwe nog meer tijd zullen kosten. Dan kunnen de controleverklaringen voor de overige vier waterschappen wellicht eerder afgegeven worden. De heer Van Helden refereert aan de afspraak van 21 maart jl. tussen GBLT en Deloitte om de cijfers niet meer aan te passen. De heer Kuperus antwoordt dat die afspraak blijft staan, maar dat het wel effect kan hebben op het oordeel. De heer Maenhout vraagt of de tabel op pagina 20 definitief is. De heer Van Hussel bevestigt dat. De heer Van Helden licht de tabel toe. c. Terugblik op de belastingverantwoording. Deloitte licht toe de aanbevelingen uit het onderzoek naar de interne beheersing. De heer Bussink leidt dit onderwerp in en licht de historie toe. Voorafgaand aan deze vergadering heeft een vergadering van het Dagelijks Bestuur van GBLT plaatsgevonden. Het Dagelijks Bestuur heeft de directie de opdracht gegeven een onderzoek naar de interne beheersing uit te laten voeren door Deloitte. De resultaten van dit onderzoek zijn vanmorgen gepresenteerd aan het Dagelijks Bestuur. De leden van het Algemeen Bestuur hebben het concept rapport en de brief van de directie ontvangen, en zullen tijdens deze vergadering verder geïnformeerd worden. Mevrouw Charlotte Dijkgraaf van Deloitte presenteert de resultaten van het onderzoek naar de interne beheersing bij GBLT. Diverse vragen worden beantwoord. De heer Maenhout merkt op dat hij de indruk krijgt dat de materie te complex is, waardoor GBLT het niet aan kan en vraagt of dat klopt. Mevrouw Dijkgraaf legt uit dat de omvang groot is. Dus absoluut gezien is het schrikken van de aantallen, maar relatief gezien is het juist heel beperkt. De heer Dragt vraagt of de omvang te groot is voor manueel ingrijpen, maar dat de automatisering niet op orde is. Mevrouw Dijkgraaf bevestigt dat. GBLT is op weg om een automatiseringsbedrijf te worden. De heer Maenhout vraagt of de uitval niet te complex is om geautomatiseerd te verwerken. De heer Van Helden legt uit dat er destijds verkeerde keuzes gemaakt zijn bij het overstappen naar een ander belastingpakket. Er zijn inrichtingsfouten gemaakt, en vanaf dat moment zijn we bezig met het repareren. Mevrouw Dijkgraaf vervolgt haar presentatie, en verlaat daarna de vergadering. De heer Van Helden licht de reactie van de directie op de resultaten van het onderzoek toe. De directie is blij met de onderzoeksrapportage. De directie stelt drie maatregelen voor die op korte termijn zonder verstoring in de organisatie behoorlijke verbeteringen in werking kunnen zetten. Ten eerste zal het voltallige management van GBLT voortaan wekelijks gaan vergaderen. Op die manier kan er sneller
VERSLAG VAN BESPREKING
Vergadering Algemeen Bestuur GBLT DATUM
30 maart 2016
gereageerd worden op de operationele vraagstukken en de monitoring daarvan. Ten tweede wil de directie meer aandacht bij het MT voor de logistiek van de organisatie. Momenteel zijn we meer gericht op de geldstroom, dan op de logistiek/de werkvoorraden daarachter. Het concept ‘Lean’ zal daarom versterkt worden in de organisatie. Ten derde stelt de directie voor om onderscheid te maken tussen management control en business control. Het rapportageproces verdient meer aandacht en de nieuw aan te trekken controller gaat daarmee aan de slag. De voorgestelde maatregelen zijn ondergebracht in bestaande projecten. De directie is geen voorstander van een organisatie wijziging. Het Algemeen Bestuur zal geïnformeerd worden over de voortgang ervan via de gebruikelijke kanalen. De heer Bussink deelt mee dat het Dagelijks Bestuur kennis genomen heeft van de resultaten van het onderzoek en ingestemd heeft met de aanbevelingen door Deloitte en de voorgestelde maatregelen door de directie. De leden van het Algemeen Bestuur geven elk hun reactie op het onderzoek en op de voorgestelde maatregelen. De heer Maenhout stelt voor een vervolg te geven aan de themabijeenkomst van het bestuur van 21 januari jl. De heer Nagel vraagt naar het verschil tussen achterstand en werkvoorraad. Hij stelt voor zo snel mogelijk de achterstanden weg te werken. De heer Van Helden legt uit dat GBLT een seizoengevoelig bedrijf is. De piek in de werkzaamheden ligt niet evenwichtig verdeeld over het jaar. De consequentie van het ‘Lean’ organiseren van de processen is het wegwerken van de piek zodra die ontstaat. Dat heeft gevolgen voor de capaciteit. De heer Van Amerongen geeft aan dat het onderzoeksrapport de problemen goed weer geeft. Hij waardeert het dat de directie en het MT direct aan de slag gegaan zijn met de aanbevelingen. Het Dagelijks Bestuur blijft monitoren hoe de aanbevelingen en maatregelen opgevolgd worden. De heer Dragt merkt op dat er vanuit de organisatie signalen komen, maar dat daar niets mee wordt gedaan. Dat zegt iets over de organisatie. Hij vraagt zich af of als het signaal wel goed doorgekomen was, een groot verlies was voorkomen of dat de waterschappen dan eerder geïnformeerd waren geweest. De heer Van Helden legt uit dat de oorspronkelijke schatting onjuist was, maar dat onbekend was in welke mate. De prognose was verkeerd. De heer Van Helden denkt dat er dan alsnog een verlies te boeken zou zijn. De heer Bussink deelt mee dat het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur zal blijven informeren over de voortgang via de gebruikelijke kanalen. De suggestie van de heer Maenhout om een vóór de zomer een vervolg te geven aan de themabijeenkomst wordt overgenomen. Het Dagelijks Bestuur doet een voorstel voor een geschikt moment daarvoor. 7. Kadernotitie 2017 – 2020 De heer Bussink leidt dit onderwerp in. De heer Dragt merkt op dat in paragraaf 5 gesproken wordt over een lening van € 2 miljoen die afgelost moet worden en geeft aan dat de gemeente Leusden bereid is om met GBLT in gesprek te gaan om te kijken of die lening via de gemeente verstrekt kan worden. Afgesproken wordt hierover te spreken met de financiële contactpersonen en naar aanleiding daarvan een voorstel te doen. De heer Dragt vindt dat de uitgangspunten die genoemd staan in de Kadernotitie duidelijk en helder verwoord moeten zijn. Hij vindt dat echter niet het geval voor de genoemde investeringen op het gebied van ICT. Hij is het eens met de voorgestelde koers en de investeringen, maar vindt dat het er te verhullend staat. Afgesproken wordt de teksten onder de loep te nemen bij de bespreking van begroting. De heer Maenhout heeft, in het kader van strategische personeelsplanning, behoefte aan een notitie met het beeld voor de toekomst. De heer Van Helden deelt mee dat het management van GBLT bezig is met de uitwerking. Hij is er geen voorstander van de toekomstige formatie te fixeren, omdat hij van mening
VERSLAG VAN BESPREKING
Vergadering Algemeen Bestuur GBLT DATUM
30 maart 2016
is dat het een cyclisch proces is. Hij zou graag de flexibiliteit willen houden om eventueel tussentijds bij te stellen. Afgesproken wordt dit onderwerp te agenderen voor de volgende vergadering en het Algemeen Bestuur te informeren. De heer Van Helden brengt een schriftelijke opmerking van de heer Brink in. De gemeente Zwolle vindt de kwaliteit van de dienstverlening een permanent punt van aandacht. Burgers moeten goed te woord worden gestaan. Voorstel: Besluit de geformuleerde kaders voor de begroting 2017 en de meerjarenraming 2018 tot en met 2020 vast te stellen. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 8. Risico management De heer Van Hussel leidt dit onderwerp in. De heer Stegeman vraagt waarom een bestemmingsreserve structureel ingezet wordt. De heer Van Hussel legt de reden hiervan uit en dat reserves voor incidentele dekking zijn maar dat ze ook structureel ingezet kunnen worden. GBLT heeft normaal gesproken geen reserves. Voorstel: Bij het vaststellen van de nota Risicomanagement 2016-2019 en de directie opdracht te geven een implementatieplan te maken en uit- te laten voeren. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel. 9. Wat verder ter tafel komt De heer Odink maakt zijn complimenten voor de goed georganiseerde inloopavonden bij de gemeenten na het versturen van de aanslagen. De heer Maenhout deelt mee dat de provincie Flevoland bezwaar gemaakt heeft tegen de differentiatie wegen. Dat bezwaar is afgewezen. De provincie heeft beroep ingesteld. De heer Maenhout heeft de reactie van GBLT gezien en vindt dat GBLT e.e.a. prima opgepakt heeft. Er is nog geen oplossing maar de aanpak is goed. De heer Van Helden refereert aan het memo over integriteit dat ter informatie gestuurd is aan het Algemeen Bestuur. De leden van het Algemeen Bestuur verklaren dat zich geen situaties van belangenverstrengeling voor gedaan hebben. De heer Maenhout neemt het woord en bedankt de heer Van Hussel voor zijn inzet bij GBLT, en wenst hem veel succes toe. Namens het Algemeen Bestuur biedt de heer Maenhout hem een attentie aan. 10. Sluiting De heer Bussink sluit de vergadering om 12.28 uur, en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng.
