Verslag DATUM
VERSLAG VAN BESPREKING
DATUM BESPREKING
OPGEMAAKT DOOR
9 april 2014
Algemeen Bestuur
9 april 2014
G.A. Hakvoort
DEELNEMERS
Aanwezig: De heer Boersma, de heer Van Amerongen, de heer Doorn, de heer Maenhout, de heer Oggel, de heer Piek, de heer Jansma, de heer De Graaf, de heer Groeneveld, mevrouw Lepage, de heer Van Hussel. Afwezig: de heer Stegeman en de heer Broens.
1. Opening en vaststellen agenda De heer Boersma opent de vergadering om 10.10 uur en heet iedereen welkom. De heren Broens en Stegeman zijn met kennisgeving afwezig. De heer Jansma is verlaat. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Groeneveld deelt mee dat dhr. Theo Bouwmeester, afdelingsmanager Innen, aan zal schuiven bij de bespreking van agendapunt 6 (Kwijtschelding en Oninbaarheid). De heer Groeneveld deelt mee dat op verzoek van de contactpersonen van de deelnemers een kort verslag van deze vergadering gemaakt wordt, zodat zij eerder op de hoogte zijn van genomen besluiten. Afgesproken wordt het kort verslag ook toe te zenden aan de leden. De heer Groeneveld meldt verder dat het accountantsverslag en de controleverklaring inmiddels ontvangen zijn. De heer Groeneveld deelt tenslotte mee dat de termijn voor het indienen van WOZ-bezwaren volgende week sluit en dat op dit moment ca. 300 bezwaren ontvangen zijn. Dat is ca. 80% minder dan vorig jaar. 3a. Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 8 januari 2014 Redactioneel Pagina 3, agendapunt 7, 1e alinea, 1e zin. ‘ongenoegen’ moet zijn: ‘verbazing’. Naar aanleiding van -
Het verslag wordt goedgekeurd. 3b. Kort verslag vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 12 maart 2014 De heer Maenhout vraagt of de accountantsdienst weer gezamenlijk met andere partijen aanbesteed zal worden. De heer Groeneveld bevestigt dit. Het algemeen bestuur neemt kennis van de besluitenlijst van het DB van 12 maart jl. 4. Kadernotitie Begroting 2015 De heer Boersma leidt dit onderwerp in. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout legt de heer Van Hussel uit dat de pensioenpremie door het ABP verhoogd is. De effecten van de wijzigingen binnen het huidige pensioenstelstel zijn verwerkt. De effecten van de nieuwe pensioenwet zijn nog niet bekend, en daarom nog niet verwerkt. Naar aanleiding van een opmerking van de heer Maenhout over de zgn. ‘no cure, no pay’-bureaus deelt de heer Groeneveld mee dat dat de VNG samen met het Ministerie bezig is de proceskostenvergoeding naar beneden bij te stellen. 5. Jaarverslag 2013 inclusief accountantsverslag en controleverklaring De heer Groeneveld licht dit onderwerp toe. De accountant heeft een verklaring met beperking afgegeven, omdat bij een aantal aanbestedingen van de inhuur van externe bureaus, waarvan de overeenkomst verlengd werd, de Europese aanbestedingsregels en de eigen interne richtlijnen niet gevolgd zijn. Intern zijn maatregelen getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. V.w.b. de overige thema’s heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven. De heer Van Hussel licht de gang van zaken verder toe. Op verzoek van de deelnemers zegt de heer Groeneveld toe hierover een kort memo met achtergrondinformatie t.b.v. de deelnemers op te stellen. Jaarverslag, pagina 4, Kerncijfers. De heer Oggel merkt op dat aanzienlijk meer aanmaningen verzonden zijn dan het jaar daarvoor. De heer Groeneveld deelt mee dat dat de nasleep is van de vertragingen in 2012. In 2013 is er een dubbele productie gedraaid. De heer Oggel stelt voor het taalgebruik van de jaarrekening aan te passen aan de lezer, en vraagt voor in de toekomst een vereenvoudiging van het taalgebruik. Pagina 14. De heer Oggel vraagt of GBLT een boete verschuldigd is bij het te laat afhandelen van bezwaarschriften. De heer Groeneveld antwoordt dat dat niet automatisch het geval is. De bezwaarmaker moet GBLT dan eerst in gebreke stellen en vervolgens heeft GBLT nog een maximum termijn van 14 dagen om alsnog te beschikken. Pagina 25. Naar aanleiding van een vraag van de heer Oggel over de voorzieningen antwoordt de heer Van Hussel dat dit te maken heeft met de gekozen conversiestrategie, waardoor er een aantal taken achterblijven bij de gemeente Zwolle. De voorziening is niet gebruikt.
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur DATUM
9 april 2014
De heer Maenhout spreekt zijn waardering uit voor het behaalde resultaat en het feit dat daardoor de kosten voor de deelnemers omlaag gegaan zijn. De heer Maenhout is er verder voorstander van om meer inspanning te plegen om de organisatie in control te krijgen. Hij vindt het oplossen van problemen in de organisatie belangrijker dan bezuinigen op de organisatiekosten. Hij vraagt daar aandacht voor. De heer Groeneveld onderstreept dat eveneens en geeft aan dat daarom bewust gekozen is voor stabilisatie en consolidatie van de organisatie in 2014 en 2015. We moeten de organisatie daarvoor de tijd geven. De klantdienstverlening is aanzienlijk verbeterd ten opzichte van vorig jaar. In de periodieke contacten met (vertegenwoordigers van) de deelnemers is gesproken over volledigheid. Daarover gaan we nader in gesprek om een gedeeld beeld te krijgen. De heer Maenhout vraagt de directie van GBLT het bestuur regelmatig te informeren over de voortgang. Dat wordt toegezegd. De heer Maenhout deelt mee dat de GBLT-waterschappen in een vergelijking m.b.t. discrepantie aan de bovenkant zitten. De heer Groeneveld legt uit dat discrepantie tevens te maken heeft met de sociale structuur in het gebied. De belastingoplegging is een signaal dat aangeeft dat er sprake is van discrepantie. GBLT kan slechts assisteren bij de oplossing ervan. Het is de verantwoordelijkheid van het waterschap. De heer Doorn merkt op dat in landelijk gebied meer illegaal geloosd wordt, en dat in het oosten van het land de gemiddelde gezinsgrootte hoger is. De heer Boersma geeft aan dat in het jaarverslag de kosten per aanslag genoemd staan, maar dat het de bedoeling is om over te stappen naar de kosten per aanslagregel. De heer Groeneveld deelt mee dat dat mogelijk is en dat dat ook in de begroting 2015 zal gaan gebeuren. De heer Van Amerongen vraagt bij pagina 44 naar de bijdrage per deelnemer. Is een gedeelte van het voordeel 2013 afgezonderd en gebruikt als dekking voor de extra kosten die gemaakt worden voor de WOZ-bezwaren 2014? De heer Van Hussel legt uit dat dit in de jaarrekening op deze manier verwerkt moet worden. Een en ander komt terug in de bestuursrapportage. Naar aanleiding van een vraag van de heer Oggel m.b.t. de opleidingskosten legt mevrouw Lepage uit dat de organisatie er in het kader van de reorganisatie voor gekozen heeft een pas op de plaats te maken vanwege het oprichten van de GBLT-academie. Zodra die er is, zal ook het budget Opleidingen veel meer gebruikt gaan worden. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 6. Notitie analyse kwijtschelding en oninbaarheid 2011/2013 De heer Theo Bouwmeester, afdelingsmanager Innen, schuift aan bij de bespreking van dit onderwerp. Hij licht de notitie en de totstandkoming ervan toe. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout bij de tabel op pagina 5 legt de heer Bouwmeester uit dat het voor de belastingschuldige mogelijk om tijdens de dwanginvordering nog kwijtschelding aan te vragen.
3/6
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur DATUM
9 april 2014
Naar aanleiding van een opmerking van de heer Maenhout over verjaring deelt de heer Bouwmeester mee dat dit zoveel mogelijk voorkomen wordt. Soms lukt dat niet. Hij noemt daarbij het voorbeeld van een (zekerheids)beslag op een onroerende zaak. De heer Oggel merkt op dat een hoger percentage kwijtschelding te verwachten is door samenwerking met gemeenten en waterschappen. Loont het om kwijtschelding weer zelf te doen? De heer Bouwmeester deelt mee dat de betreffende belastingschuldigen ervan op de hoogte zijn dat ze in aanmerking komen voor kwijtschelding en dat ze de aanvraag dus altijd zullen doen, ook als dat niet meer via de gemeente gaat. En de perceptiekosten gaan omhoog. Verder levert het meer werk op in het invorderingsproces en het percentage oninbaar zal stijgen. De heer Bouwmeester deelt mee dat het wel van belang is dat het kwijtscheldingbeleid bij de gemeenten hetzelfde blijft als bij de waterschappen. Als dat nl. niet het geval is, moet altijd een herberekening gedaan worden door GBLT en geeft dus hogere uitvoeringskosten. Naar aanleiding van een vraag van de heer Boersma legt de heer Bouwmeester uit dat alleen die gevallen, die in het verleden volledig kwijtschelding gekregen hebben, getoetst kunnen worden bij het Inlichtingenbureau. Dus niet de nieuwe gevallen. We kunnen ca. 60% van het aantal van vorig jaar geautomatiseerd kwijtschelding verlenen. De overige 40% uitval kan aangeven of de persoonlijke financiële situatie gewijzigd is sinds het moment van toetsing door het inlichtingenbureau. De heer Boersma vraagt of er conclusies m.b.t. de betalingsmoraal te trekken zijn sinds het zelf heffen en innen. De heer Bouwmeester deelt mee dat de machtigingen voor automatische incasso niet overgenomen konden worden. Steeds meer mensen geven nu een machtiging af. De verwachting is ca. 60% aan het einde van dit jaar. Dat heeft invloed op de begrote opbrengsten. De betalingsmoraal is minder maar dat is niet cijfermatig te onderbouwen vanwege het ontbreken van het goede vergelijksmateriaal. Het algemeen bestuur neemt kennis van de notitie. Dit onderwerp wordt ook geagendeerd voor het overleg met de hoofden Middelen van de deelnemers. 7. Stand van zaken Huisvesting GBLT Mevrouw Lepage licht de laatste stand van zaken mee. De aanbesteding is afgerond; de aannemers zijn bekend, en hebben zich geconformeerd aan de planning. Het lijkt erop dat dat we binnen het budget blijven, maar de exacte consequenties moeten nog doorgerekend worden. Namens GBLT zal een externe zitting nemen in het bouwteam. Hij bewaakt de planning en de kwaliteit van de uitvoering. Vanmorgen is het huurcontract, met een paar kanttekeningen, goedgekeurd door de stuurgroep Huisvesting. Het contract wordt volgende week dinsdag ondertekend. Bij het huurcontractie is een demarcatielijst gevoegd. In een DVO worden de facilitaire zaken geregeld. Hierover moeten nog afspraken gemaakt worden.
4/6
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur DATUM
9 april 2014
De projectgroep is bezig de interne organisatie voor te bereiden op de verhuizing en het flexibel werken. Er is een interne klankbordgroep die actief meedenkt. Het personeel pakt een en ander positief op. Vooralsnog gaan we ervan uit dat er op tijd opgeleverd wordt. We houden de vinger aan de pols. 8. Wat verder ter tafel komt en Rondvraag Wat verder ter tafel komt Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout bij het gewijzigde inkoopbeleid antwoordt de heer Van Hussel dat deze verhoging slechts voor 2014 geldt. Dit om een beperking van de accountant volgend jaar te voorkomen. Er is nu druk op de bedrijfsvoering, vandaar de tijdelijke verhoging voor 2014. Het dagelijks bestuur heeft ingestemd met de tijdelijke ophoging. De heer Boersma geeft tevens aan de hij vernomen heeft van dhr. Stegeman dat hij tegen de tijdelijke verhoging van het inkoopbeleid is. De heer Maenhout merkt op dat er één week was waarin de doelstelling m.b.t. de telefonische bereikbaarheid niet bereikt is en vraagt naar de oorzaak daarvan. Mevrouw Lepage legt uit dat er in die week drie dagen sprake was van een telefoonstoring, waardoor GBLT onbereikbaar was. De oorzaak van die storing lag buiten de organisatie. Mevrouw Lepage vindt de behaalde resultaten tot nu toe behoorlijk verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Naar aanleiding van een vraag van de heer Boersma deelt mevrouw Lepage mee dat de producties volgens planning opgelegd zijn en worden. De controles zijn aangescherpt om fouten te voorkomen. De heer Maenhout vraagt of het belastingsysteem voldoet. Mevrouw Lepage deelt mee dat dat deels het geval is. De WRA-koppeling, die het berichtenverkeer regelt, werkt nog niet goed. Dat geldt voor alle Centric gebruikers. Centric is op de hoogte van de urgentie. De heer Piek blikt terug op de eerste aanslapoplegging voor de gemeente Zwolle. Op verzoek van de heer Maenhout deelt de heer Groeneveld de aanleiding voor de notitie GBLT en Basisregistraties mee. Op verzoek van een gemeente gaat GBLT een offerte uitbrengen voor het beheer van de basisregistraties BAG en BGT (die beiden nauw verweven zijn met de WOZbasisregistratie). ANG is daarover advies gevraagd. Momenteel worden voor- en nadelen van het uitvoeren van basisregistraties ten behoeve van deelnemende gemeenten, in kaart gebracht. Rondvraag De heer Oggel vraagt naar de totstandkoming van de flyer bij het aanslagbiljet. De heer Groeneveld deelt mee dat die door het waterschap of gemeente zelf gemaakt wordt. GBLT draagt alleen zorg voor het versturen van deze flyer mét het aanslagbiljet. De heer Van Hussel haakt hierop in en geeft aan dat GBLT bezig is met het (opnieuw) aanbesteden van het druk- en printwerk m.i.v. 2016. Daarbij wordt ook het digitaal versturen van aanslagen betrokken. De heer Oggel deelt mee dat de WGR gaat wijzigen. Het zal in de toekomst mogelijk zijn om een zgn. bedrijfsvoerings-gemeenschappelijke regeling te vormen.
5/6
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur DATUM
9 april 2014
Voor de heren De Graaf, Jansma en Piek is dit de laatste vergadering bij GBLT. De voorzitter dankt hen voor hun inzet en bijdrage. 9. Sluiting De heer Boersma sluit de vergadering om 12.02 uur.
6/6
